Lesson 3:  Email and Internet Communication 

 

  

Goal of Lesson:  This lesson will familiarize users with the use of collaborative email.  Gmail will be used because it allows for easy to use collaboration tools, all within the same email account. 

­Signing up for an email account ­Sending and receiving messages ­Attaching documents and photos to messages ­Using Gchat as a quick efficient way of communicating within the email application 

 

 

 

 

 

A.  What is email used for? 

Email has become the primary method of communicating in today’s workplace.  People use email to send electronic messages to each other.  Many people use it for keeping in touch with friends or family.  Businesses increasingly use it for sending official business like memos, reports, and documents. 

Emails can carry attachments to the main message.  Attachments are usually documents files or photos that accompany the main written message.   

The BOSCO user will become familiar with the Google email service, called Gmail.  Gmail is the most advanced, easy to use, free email service on the web today. Furthermore, users will be able to open an email account that allows a number of easy‐to‐use collaborative communication services.  The user will learn how to use Gchat and Google Documents (later lesson).  

 

B.  Signing up for a Gmail account 

 

Task:  User should create a Gmail email account 

Turn on the computer; open the web browser and type the following web address into the browser:  www.gmail.com 

 

 

 

 

 

 

 

 

After typing the address, simply press enter on the key on the keyboard and wait for the browser to take you to gmail.com  After the page loads, click on the “Create New Account” link at the bottom right hand corner of the page 

 

 

 

 

 

 

           

 

 Start filling in the requested information in the boxes.  This includes  

1)First name 2)Last Name  3) Desired Login name  4) Choosing a password  5) Choosing a “Security Question” and answer and  6) Word Verification  

 

 

 

         

Tips:  Your login name is also your email address.  It should be something simple that incorporates part or all of your real name.  For example Okello Stephen might choose to use:  ostephen23 as his login name. 

‐Click “Check Availability” to see if your suggested login name has already been taken by another user ‐Choose a password that you can remember ‐Make sure it is 8 characters (numbers and letters) in length  

When you have completed the form click “I accept. Create my account” at the bottom of the page.  If you have made a mistake Google will ask you to retype the information.  As soon as you click “Create my account” Gmail will open your email inbox. 

     

 

 

 

 

C.  Sending and Receiving Email 

 

Task:  At least two users should sign up for a Gmail account and proceed to send and receive emails from each other  

‐First user should go to www.gmail.com and sign into their Gmail account 

 After signing in, your inbox will load and eventually open.  Click on the “Compose Mail” link at the top left portion of your page. 

 

•   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• After clicking on “Compose Mail” enter the recipients email address in the “To” box; make sure you enter the address correctly 

• Enter a subject in the subject box; a subject is a 1‐5 word summary of your message, for example, many people use the subject “Hello” or “Greetings” for messages to friends 

• Enter the body of your message (the main text) in the large box.  When you are finished simply click “Send” at the bottom or top of your message screen.  

 

Task:  Other partner should open email inbox and receive messages from users.  Partner should then reply to those emails.   

• Sign in to Gmail inbox following steps above • Click on new message 

           

 

 

 

 

  

After clicking on the new message, it will open. Simply read the message and then click “Reply,” found at the bottom of the message 

       

     

     

 After clicking “Reply,” simply type your response and then press “Send” when you are finished   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Practical exercise:  Members should practice sending and receiving email messages to each other 

D.  Sending Attachments in your email 

Attachments are used often in email.  An attachment is any document, photo, spreadsheet, or other item that you “attach” to your main email message.  For example a student may send a teacher a regular email asking her about the exam scores.  She might reply back with a message and an attached spreadsheet document that shows the exam scores.  Attachments are used to send anything that is too big or long to fit in a regular email message.   

Attachments are so important today because it is the primary method that individuals, businesses, and schools around the world send each other documents.  People no longer rely on the postal service to send reports and photos.  They simply send them through email, using attachments. 

 

Task:  User will sign into Gmail account and send a friend a message with any document attached.   

‐Sign into Gmail account ‐Click on “Compose mail” near top left of window ‐Fill out the “To” form with the recipients email address; fill out the subject form ‐Select a document to attach by clicking on the “Attach a file” link 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

‐When you click on “Attach a file” a window will pop up asking you to select a document.  You must find your document by searching through the folders in the window.  Once you find you document click on it once and then click the “Open” or “Select” button at the bottom of the popup window.   

 ‐Once you have clicked “Open” or “Select,” your document will begin uploading as an attachment in your Gmail message.  Just be patient while it uploads.  You should spend time writing the body of your email message while the attachment uploads.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ‐When the attachment is finished uploading and you have typed your message, just click send.   

Attachment uploading (see progress bar) 

E.  Email forwarding, Gchat, and other tools 

There are other important functions that you should know about when using Gmail.  We’ll discuss a few basic tools here that will help you stay organized and communicate more effectively.  

The first thing we’ll discuss is how to forward email messages.  Forwarding messages allows you to send copies of a message from one person to a third party.  For example, I might receive an invitation sent from my brother and then proceed to forward it to my mother.   

Secondly, archiving old messages (as opposed to deleting them) will be discussed; and finally, we’ll talk about an innovative email tool called Gchat that allows you to send messages to your contacts in “real time.” 

 

Task:  User will practice forwarding a message from his/her inbox to another user’s inbox 

‐Sign into your gmail account ‐Click on and open an unread email message ‐After reading message, click on the “Forward” link found below the message 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

‐After clicking “Forward,” enter the recipients email address and then you might also write some clarifying text in the body of the message, before pressing “send.”  Forwarding works especially well for attachments because once you receive an attachment in an email message you will not have to upload it again if you choose to forward it right away. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Task:  User will learn how to archive (save) old messages 

‐Gmail uses a tool called “Archive” to allow users to save old messages.  With Gmail, you have tons of memory space so you never have to delete a message (unless it is junk mail, e.g., advertising or a lottery ticket scam, which should always be deleted to prevent viruses) ‐Archiving is simple:  First open your gmail account by signing in; read your unread messages.  When you are finished just click “Archive” right above the message. 

  

 

 

 

 

 

 

This area is the forwarded message (original message) that you are passing on to someone else

 You can add your own     clarifying message here 

Once you have clicked “Archive” the message will disappear from your inbox.  However it is not gone forever!  You can find your old messages by searching for them. 

Task:  Search for your old archived messages within Gmail 

‐To search for old messages that have been archived, just type the name of the person who you sent the message to, email, address, subject, or anything else you can remember that remotely pertains to the message in the Gmail search box; then press  the “Search Mail” button  

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

‐After pressing “Search Mail” Gmail will show you the results of your search.  Simply browse the list to find the message you are looking for and click on it to open.  If you fail to find the message you are looking for, try refining your search by using another search term 

    

 

 

 

 The message I was searching for has appeared! 

Task:  Users will learn how to use the Gchat application within Gmail 

Gchat (aka Google Chat) is a simple application that allows you to chat instantly with other contacts you have who are also online at the same time as you.  This is preferable to email at times because you are chatting with them in “real‐time” rather than waiting for a response back  ‐Sign into your Gmail account or open your inbox if you already are signed in ‐On the left hand side of the window, near the bottom you’ll notice a box with your name in it with a green dot next to your name; the window should be labeled “chat” ‐You’ll have to add contacts to your Gchat list before you can chat with them;  To add a contact, click on the “Add contact” link in your Gchat window 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        After clicking on “Add contact” a pop up window will emerge; input the contact email of those you would like to chat with and press “Send Invites” 

 

‐If your contacts are online at the same time as you, you will see their name appear in the Gchat menu with a green dot next to their name, signifying that they are available. ‐To chat with them, simply click on their name ‐A popup chat window will appear in the bottom right hand side of your screen.  Begin typing in the box and press “Enter” on the keyboard to send your message                      Messages from the other person who is chatting with you will appear in the same place 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Practical Exercise:  Send partners emails with attachments and try to add contacts for Gchat