BPMS

Integrantes:

AREVALO VERGARA GINO ANDRE20090067

BARBACHAN CALLIRGO OLENKA ALEXANDRA 20101356

CORDOVA DELGADO DIANA JAEL20102308

RUIZ CALVO ANTHONY KIN20102695

Trabajo de investigación:

Asignatura: Gestión de la información

¿Qué es un BPMS?

“Business process management suite” “Una nueva categoría de software empresarial que

permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.”(AuraPortal)

Áreas aplicables

Control de calidad Compras Facturación Ventas Recursos humanos Otros

Funciones de un BPMS

Asignar actividades: de forma automática y según cualquier criterio, o según cargas de trabajo.

Recordar actividades: las cuales son parte de una cola de WorkFlow.

Permite modificar los procesos on-line: permite modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano informáticamente. Además, a través de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar desde cualquier lugar.

Permite supervisar los procesos: Proveer una vista “on-line” para supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas.

Se integra fácilmente con otros sistemas (Por ejemplo: ERP)

Otros

Beneficios de un BPMS

Ahorra costos Incrementa la capacidad de análisis Mejora la eficiencia de la organización Permite la colaboración interna y externa Asegura el cumplimiento de políticas y estándares Mejoramiento continuo Eliminación de errores

Pasos para trabajar con un BPMS

Considerando el uso de un BPMS trabajando con AuraPortal:

1° Construir el diagrama del modelo del proceso 2° Definir los valores de los parámetros ( nombres,

roles,ejecutores,etc) 3° Poner en ejecución el proceso

Antecedentes del BPMS:Workflow

“El workflow es un software para la automatización de los procedimientos, o los flujos de trabajo, en los cuales actividades, documentos, información y datos, son pasados de un participante a otro, y basados en reglas de negocio.” (WFMC.org)

Evolución de los BPMS

Los BPMS nos permiten gestionar procesos en los que interviene personas (herederos de los workflow), capacidades de modelado, de proceso así como otras tecnologías y funcionalidades orientadas a la gestión por procesos de negocio ,su control y monitorización y una notación específica para modelar los procesos y poder convertir estos modelos en aplicaciones de software ejecutables.

La plataforma workflow predecesoras de los actuales BPMS, gestionan una secuencia de tareas ejecutadas en serie o en paralelo para dos o más individuos y proveen de soluciones de automatización en procesos basados principalmente en la gestión documental, controlando el flujo de un documento de un punto a otro y conservando todos los estados por los que este ha pasado.

Los BPMS además de las capacidades de modelado y workflow, permiten :l

La ejecución y control de los procesos

La integración con aplicativos interfaces humanas para la ejecución de el ciclo de vida completo de los procesos.

Permiten diseñar los procesos de negocios en un entorno gráfico

Evolución de los BPMS

Diferencias entre Workflow y BMPS

WorkFlow es el conjunto de actividades realizadas por dos o mas personas de un equipo de trabajo, siguiendo unas reglas de negocio previamente establecido con el fin de lograr un resultado exitoso.BPM, coordina las interacciones, pero además de considerar a las personas, considera información, máquinas y sistemas. BPM además de ayudar a la automatización de procesos de negocio, incluye workflow, herramientas de control y gestión para la eficacia estrategica del conjunto.

Workflow realiza tareas secuenciales por lo que solo realiza una tarea ala vez ;en cambio, BPMS puede ser considerado como un conjunto de workflows ya que realiza tareas inbdependientes por lo tanto puede hacer varias tareas en simultaneo

En el BPMS se puede realizar simulaciones de todo el proceso en workflow esto no es posible

Gráfico de Workflow

Soluciones BPMS disponibles en el mercado peruano

Diversos proveedores mundiales, pero la mayoría de ellos sin presencia

física en el país.

Softwares BPM diseñados para dar solución a sectores específicos.

PROVEEDOR SOFTWARE

AURAPORTAL AuraPortal Helium

PLAN BPM Cibernos

BOC GROUPAdonis 6.0.

Adonis Cloud

SOFTWARE AG webMethods BPM Platform

INVENSYS SKELTA Skelta BPM

TIBCO TIBCO ActiveMatrix BPM 3.0.

IBM

IBM BlueWorks Live

IBM BPM Blueprint

IBM Business Process Manager

IBM Case Manager

IBM Business Monitor

IBM WebSphere Lombardi Edition

METASONICMetasonic Suite 5

Metasonic Touch

VITRIA M3O BPMS

APPIAN Apian BPM Suite

AUREA Savvion BPM

ORACLE Oracle Business Process Management Suite 12c

Software en estudio

Proveedor: AuraPortal

Marca: Aura Portal Helium

Características principales:

Basado 100% en tecnología WEB.

No requiere programación extra, listo para ejecutar.

Simple, intuitiva y amigable al usuario.

El costo e implementación del software requieren menos tiempo y personal.

Estructura modular: resident modules y optional modules.

Puede trabajarse simultáneamente con SharePoint de Microsoft.

Multilenguaje y personalización.

Movilidad, se pueden adaptar diferentes interfaces para tablets, smartphones y PC’s.

Módulos:

Internet/Extranet Module: plataforma de colaboración que permite un flujo de

trabajo independiente del proceso y la comunicación entre empleados,

colaboradores internos o externos.

Document Management Module: permite el manejo, indexación y

recuperación de documentos y almacenarlos en el Database, Network Drives

o Hard Drives.

Content Management: permite la generación y publicación de contenido

directo para el E-commerce. Creación de páginas web con carros de compra y

salidas de pago check-out.

Procesos principales

Se identifican 5 procesos principales:

1. Modelación

2. Simulación

3. Ejecución

4. Monitoreo

5. Optimización

Modelación: etapa en donde los procesos son diseñados y

construidos. Para ello se hace uso de la herramienta

AuraPortal Modeler.

Simulación: puede ser estadística o real.

La simulación estadística asigna valores ficticios que representan la carga

de trabajo en el proceso y se ejecuta ‘n’ veces para obtener valores

aproximados antes de la ejecución real del proceso

La simulación real se lleva a cabo en escenarios del tipo ‘what-if’, utiliza

valores reales de trabajo para proveer un panorama más real de lo que

podría ocurrir en la ejecución del proceso.

Ejecución: es la fase productiva del proceso. Los usuarios usan los

procesos en su trabajo diario. Se utiliza un Task Inbox que permite

manejar los procesos de manera fácil y eficiente.

Monitoreo: los resultados obtenidos en la etapa de Ejecución son observados y

controlados usando herramientas de análisis. En esta fase se hacen uso de herramientas

incluidas en el AuroPortal como el Dashboard, el BAM (Business Activity Monitoring) y los

KPI’s.

Optimización: etapa en la que se realizan las modificaciones

pertinentes en los procesos una vez que las áreas de mejora han sido

identificadas en la etapa de Monitoreo.

Costo, Clientes y Requisitos

Costo: depende del alcance, la cantidad y los tipos de usuarios

(empleados, usuarios externos e invitados). Puede ser:

Alquilado con pagos mensuales, bimestrales o trimestrales.

Con instalación directa

Por medio del Cloud Service.

Para una empresa pequeña con 25 usuarios y sin módulos adicionales

AURAPORTAL cuesta 15,000 euros.

Principales clientes: Walmart, General Motors, Toyota, Yamaha, PEMEX,

Carrefour, Arcerlormittal y Frito Lay.

Requisitos para instalación: requiere un entorno Microsoft que contenga

los siguientes productos: .NET, Visio, SharePoint, ASP.NET, Exchange,

SQL Server, Visual Studio e Internet.

Para más informacion sobre manejo del software

EJEMPLO DE AURAPORTAL POR PFSGRUPO:

• https://www.youtube.com/watch?v=s7YymjaFpZg

• https://www.youtube.com/watch?v=q-NBTbTMADk

• https://www.youtube.com/watch?v=dK2j6vEoSSk

Caso de aplicación de un BPMS

Para el presente trabajo se analizara la aplicación GEA-TOYOTA

desarrollada mediante la Suite BPM de AuraPortal la cual permite

asegurar el cumplimiento de obligaciones legales ambientales,

utilizando los recursos humanos estrictamente necesarios. Esta

aplicación será desarrollada para la compañía TOYOTA España.

La problemática

Toyota España ha establecido entre la Red Oficial de Concesionarios la

implantación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 que ha sido adoptada

por un total de 65 concesionarios, lo que supone más del 80% del total de

concesionarios que Toyota cuenta en España, siendo su objetivo que el 100% de

los concesionarios esté certificado en un futuro próximo.

El proyecto de certificación de la Red de concesionarios se inició con este objetivo

y una serie de premisas adicionales a cualquier sistema de gestión ambiental:

- Minimizar la carga de trabajo para los concesionarios.

- Disponer de datos consolidados que permitan identificar buenas prácticas y áreas de

mejora.

- Garantizar la involucración de Toyota España junto a su Red de concesionarios.

La solución

AUREN realizó la consultoría para la adecuación de los procesos

ambientales de los distintos concesionarios de la red de TOYOTA ESPAÑA y

el apoyo previo a la certificación. Así mismo, puso a disposición de TOYOTA

ESPAÑA la plataforma AuraPortal BPMS sobre la cual se modelaron y

automatizaron los procesos correspondientes a la norma ISO 140001 y

otros procesos propios de TOYOTA ESPAÑA, construyendo la solución GEA-

TOYOTA.

El Administrador de Medio Ambiente en Toyota España, recibió formación

sobre la aplicación esto ha permitido que los procesos se puedan

automatizar y la gestión de gran parte del sistema para toda la Red, sea

posible controlarla por parte de uno o dos personas desde las mismas

oficinas centrales de Toyota España.

La solución

Tanto el personal corporativo de TOYOTA ESPAÑA como los distintos consultores y

auditores internos, responsables de medio ambiente de cada distribuidor y gerentes

de las distintas sociedades involucradas, tienen acceso al sistema, lo que les permite

de forma coordinada y homogeneizada participar en los procesos del sistema, así

como compartir la documentación almacenada en el gestor documental.

El sistema se complementa con una extensa colección de informes que permiten el

análisis de indicadores de forma global para toda la red, integrado en la solución GEA-

TOYOTA.

El Director Asuntos Corporativos Toyota España, Karl Van Dijck, dice: “La implantación

de una herramienta informática como GEA-TOYOTA basada en AuraPortal BPMS ha

permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los mismos criterios entre los

distintos concesionarios ubicados por toda la geografía española”.