Capitulo 9Capitulo 9

ACCOUNTING FOR RECEIVABLES

Determining maturity date

Computing interest

Recognizing notes receivable

Valuing notes receivable

Disposing of notes receivable

Notes Receivable

Types of Receivables

Recognizing accounts receivable

Valuing accounts receivable

Disposing of accounts receivable

Accounts Receivable

Statement Presentation and

Analysis of Receivables

Presentation

Analysis

STUDY OBJECTIVE 1STUDY OBJECTIVE 1

1 Identify the different types of receivables.

................................

El termino a cobrar (receivables) se refiere a las cantidades adeudadas de individuos y otras compañías; son reclamos que se esperan cobrar en efectivo Existen tres clases de “receivables” que son:

1 Cuentas por cobrar – cantidades adeudadas por

clientes que compran a crédito

2 Notas por Cobrar – reclamos por los cuales

un instrumento formal de crédito fue emitido

3 Otras a Cobrar – incluye “receivables” no

mercadéales Ejemplos de estos son los intereses

por cobrar y adelantos a los empleados

RECEIVABLESRECEIVABLES

Tres asuntos primarios de contabilidad están asociados con las cuentas por cobrar:1 Reconocer cuentas por cobrar2 El Valorar cuentas por cobrar.3 Disposición de las cuentas por cobrar

Cuentas por cobrarCuentas por cobrar

Objetivo de estudio 2Objetivo de estudio 2

2 Explicar como cuentas por cobrar se reconocen en las cuentas

................................

RECOGNIZING ACCOUNTS RECEIVABLE

RECOGNIZING ACCOUNTS RECEIVABLE

Cuando un negocio vende mercancia a un cliente a crédito. , Debito a Accounts Receivable y crédito a Sales Cuando un negocio vende mercancia a un cliente a crédito. , Debito a Accounts Receivable y crédito a Sales

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

July 1 Accounts Receivable – Polo Company 1,000Sales 1,000

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

RECOGNIZING ACCOUNTS RECEIVABLE

RECOGNIZING ACCOUNTS RECEIVABLE

When a business sells merchandise to a customer on credit, Accounts Receivable is debited and Sales is credited. When a business sells merchandise to a customer on credit, Accounts Receivable is debited and Sales is credited.

Cuando un negocio recibe devoluciones de mercancía vendida previamente a crédito, Se debita, Sales Returns and Allowances y acreditamos Accounts Receivable de la compañía que devolvió la mercancía

Cuando un negocio recibe devoluciones de mercancía vendida previamente a crédito, Se debita, Sales Returns and Allowances y acreditamos Accounts Receivable de la compañía que devolvió la mercancía

July 5 Sales Returns and Allowances 100

Accounts Receivable – Polo Company 100

RECOGNIZING ACCOUNTS RECEIVABLE

RECOGNIZING ACCOUNTS RECEIVABLE

When a business sells merchandise to a customer on credit, Accounts Receivable is debited and Sales is credited. When a business sells merchandise to a customer on credit, Accounts Receivable is debited and Sales is credited.

Cuando cobramos de un cliente por la mercancía previamente vendida a crédito durante un periodo de descuento, Cash y Sales Discounts son debitados y Accounts Receivable se acredita.

Cuando cobramos de un cliente por la mercancía previamente vendida a crédito durante un periodo de descuento, Cash y Sales Discounts son debitados y Accounts Receivable se acredita.

88218 900

STUDY OBJECTIVE 3STUDY OBJECTIVE 3

................................

3 Distinguir entre los métodos y emisión usados para valorar las cuentas por cobrar.

Para asegurarnos que los receivables no están sobreestimados en el balance sheet, se registran a su valor realizable en efectivo (cash realizable value).

Valor realizable neto en efectivo (cash realizable value es la cantidad neta que se espera recibir en efectivo y excluye cantidades que la compañía estima que no va a poder cobrar.

Perdidas por morosidad son debitadas a Gastos de Deuda Malos (Bad Debts Expense y se consideran un riesgo normal y necesario de hacer negocios.

Dos métodos para contabilizar las deudas

incobrables: 1 Direct write-off method (Método Directo) 2 Allowance method (Método Acumulación)

VALUING ACCOUNTS RECEIVABLE

VALUING ACCOUNTS RECEIVABLE

Bajo el método directo (direct write-off method), las perdidas por deudas malas no se anticipan y no se hace alguna acumulación.

No se hacen entradas para las deudas malas (bad debts) hasta que la cuenta no se determina que es incobrable que es en este momento que se carga a la cuenta de Bad Debts Expense.

Ningún intento de parear las bad debt a los ingresos de ventas o para presentar un valor en efectivo realizable en el Balance Sheet.

Consecuentemente, a menos que las perdidas por perdidas malas sean insignificantes este método NO es aceptable para propósitos financieros

DIRECT WRITE-OFF METHODDIRECT WRITE-OFF METHOD

DIRECT WRITE-OFF METHODDIRECT WRITE-OFF METHOD

Warden Co. elimina el balance adeudado de M. E. Doran’s de $200 como incobrable a diciembre 12. Cuando se usa el método directo el gasto de Bad Debt va a presentar solo las perdidas actuales de lo incobrable.

Warden Co. elimina el balance adeudado de M. E. Doran’s de $200 como incobrable a diciembre 12. Cuando se usa el método directo el gasto de Bad Debt va a presentar solo las perdidas actuales de lo incobrable.

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Dec. 12 Bad Debts Expense 200 Accounts Receivable – M.E. Doran 200

El “allowance method” es requerido cuando las deudas malas son de cantidades materiales.

Cuentas incobrables son estimadas y se llevan contra las ventas en el mismo periodo de contabilidad que las ventas ocurrieron.

THE ALLOWANCE METHODTHE ALLOWANCE METHOD

Deudas Incobrables son estimadas y se debitan a Bad Debts Expense y se acreditan a Allowance for Doubtful Accounts al final de cada periodo.

Deudas Incobrables son estimadas y se debitan a Bad Debts Expense y se acreditan a Allowance for Doubtful Accounts al final de cada periodo.

THE ALLOWANCE METHODTHE ALLOWANCE METHOD

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Dec. 31 Bad Debts Expense 12,000 Allowance for Doubtful Accounts 12,000

Incobrables actuales son debitados a Allowance for Doubtful Accounts y acreditadas a Accounts Receivable en el mismo periodo especifico que se elimino la cuenta.

Incobrables actuales son debitados a Allowance for Doubtful Accounts y acreditadas a Accounts Receivable en el mismo periodo especifico que se elimino la cuenta.

THE ALLOWANCE METHODTHE ALLOWANCE METHOD

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Mar. 1 Allowance for Doubtful Accounts 500 Accounts Receivable - R. A. Ware 500

Cuando se recupera una cuenta que ha sido eliminada:

1 Se reversa la entrada de eliminacion.

Cuando se recupera una cuenta que ha sido eliminada:

1 Se reversa la entrada de eliminacion.

THE ALLOWANCE METHODTHE ALLOWANCE METHOD

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

July 1 Accounts Receivable – R. A. Ware 500 Allowance for Doubtful Accounts 500

THE ALLOWANCE METHODTHE ALLOWANCE METHOD

2 Registra el cobro de la manera usual.2 Registra el cobro de la manera usual.

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

July 1 Cash 500 Accounts Receivable 500

Las compañías usan uno de estos métodos para la estimación de incobrables:1 Porcentaje de ventas2 Porcentaje de recibos

Ambos métodos siguen losGAAP; la decisión es de la gerencia

En cuanto a cual van a usar.

BASES USED FOR THE ALLOWANCE METHODBASES USED FOR THE ALLOWANCE METHOD

ILLUSTRATION 9-5 Comparasion de bases para los

metodos de incobrables

ILLUSTRATION 9-5 Comparasion de bases para los

metodos de incobrables

Percentage of Sales Percentage of Receivables

Énfasis en relación de Estado de Ingresos y Gastos

Énfasis en relación de Estado de Situación

En el percentage of sales basis, gerencia estima que porcentaje de sus ventas a créditos será incobrable.

Deudas incobrables

se determinan aplicando

el porcentaje a las ventas

del periodo corriente.Esta base parea mejor los gastos con los

ingresos.

PERCENTAGE OF SALES BASIS

PERCENTAGE OF SALES BASIS

PERCENTAGE OF SALES BASIS

PERCENTAGE OF SALES BASIS

Si las ventas netas a crédito para el año son $800,000, el estimado de deudas incobrables será de 8,000 (1% X $800,000).Si las ventas netas a crédito para el año son $800,000, el estimado de deudas incobrables será de 8,000 (1% X $800,000).

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Dec. 1 Bad Debts Expense 8,000 Allowance for Doubtful Accounts 8,000

Bajo el percentage of receivables basis, la gerencia estima que porcentaje de los “receivable” va a resultar en una perdida por cuentas incobrables.

La cantidad de la entrada de ajuste es la diferencia entre el balance requerido y el balance existente de la cuenta de allowance account.

Esta base produce un mejor estimado para el valor en efectivo realizable de los receivables.

PERCENTAGE OF RECEIVABLES BASIS

PERCENTAGE OF RECEIVABLES BASIS

PERCENTAGE OF RECEIVABLES BASIS

PERCENTAGE OF RECEIVABLES BASIS

Si el trial balance presenta una cuenta de Allowance for Doubtful Accounts con un balance credito de $528, un ajuste por $,1,700 ($2,228 - $528) es ncecesario.

Si el trial balance presenta una cuenta de Allowance for Doubtful Accounts con un balance credito de $528, un ajuste por $,1,700 ($2,228 - $528) es ncecesario.

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Dec. 1 Bad Debts Expense 1,700 Allowance for Doubtful Accounts 1,700

................................

STUDY OBJECTIVE 4STUDY OBJECTIVE 4

4 Descripcion de las entradas para registrar la disposicion de cuentas por cobrar

Compañías frecuentemente disponen de las cuentas por cobrar de 2 maneras:

1 venden a un factor tal como una compañía financiera o a un banco

2 hacen ventas a crédito Un factor compra los efectos

a cobrar de los negocios

por unos honorarios y

cobra los pagos directamente

a los clientes

DISPOSING OF ACCOUNTS RECEIVABLE

DISPOSING OF ACCOUNTS RECEIVABLE

SALE OF RECEIVABLESSALE OF RECEIVABLES

Hendrendon Furniture factura $600,000 de sus efectos a cobrar a Federal Factors, Inc. Federal Factors cobra un cargo por servicio de 2% del total de los efectos a cobrar vendidos.

Hendrendon Furniture factura $600,000 de sus efectos a cobrar a Federal Factors, Inc. Federal Factors cobra un cargo por servicio de 2% del total de los efectos a cobrar vendidos.

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Cash 588,000Service Charge Expense (2% x $600,000) 12,000 Accounts Receivable 600,000

Tarjetas de Crédito usadas frecuentemente por aquellos comerciantes que quieren evitar el papeleo de emitir crédito.

Comerciantes pueden recibir el dinero mas rápido de los emisores de las tarjetas de crédito.

Una venta de tarjetas de crédito ocurre cuando una compañía acepta una tarjetas de crédito nacionales tales como Visa, MasterCard, Discover, y American Express.

Ventas con tarjetas de credito

Ventas con tarjetas de credito

3 partes están envueltas en cuando se usan las tarjetas de crédito para las ventas:1 El emisor de la tarjeta,2 El comerciante3 El cliente

El comerciante paga al emisor de la tarjeta unos honorarios de un 2-6% del precio de la factura por sus servicios.

Desde un punto de vista de contabilidad, las ventas usando Visa, MasterCard, y Discover son tratadas diferente de las ventas usando American Express.

CREDIT CARD SALESCREDIT CARD SALES

VISA, MASTERCARD, AND DISCOVER SALESVISA, MASTERCARD,

AND DISCOVER SALESVentas en las que se uso VISA, MasterCard,

y Discover son consideradas ventas en efectivo por el comerciante.

Estas tarjetas son emitidas por los bancos.Al recibir el talonario de venta

con tarjeta de crédito del

comerciante, el banco

inmediatamente añade la

cantidad a la cuenta

del comerciante

VISA, MASTERCARD, AND DISCOVER SALESVISA, MASTERCARD,

AND DISCOVER SALES

Anita Ferreri compro unos cuantos CD para su restaurante de la compania Karen Kerr Music Co. por $1,000 using su VISA First Bank Card. El cargo por servicio del First Bank es 3%.

Anita Ferreri compro unos cuantos CD para su restaurante de la compania Karen Kerr Music Co. por $1,000 using su VISA First Bank Card. El cargo por servicio del First Bank es 3%.

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Cash 970Service Charge Expense 30 Sales 1,000

AMERICAN EXPRESS SALES

AMERICAN EXPRESS SALES

Ventas usando American Express son reportadas como ventas a crédito no como ventas en efectivo.

La conversión en efectivo no ocurre hasta que la compañía remite la cantidad neta a l comerciante

AMERICAN EXPRESS SALES

AMERICAN EXPRESS SALES

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Accounts Receivable – American Express 285Service Charge Expense 15

Sales 300

Un pagare es una promesa escrita para pagar una cantidad especifica de dinero cuando se solicite o a un periodo definido de tiempo.

La parte haciendo la

promesa es el hacedor. La parte al que el

pago se hace el payee.

NOTES RECEIVABLENOTES RECEIVABLE

Cuando la vida de la nota se expresa en terminos de meses, la fecha de vencimiento se encuentra contando los meses desde la fecha de emisión Ejemplo: La fecha de madurez de una nota

de 3 meses fechada May 31 a Agosto 31.

NOTES RECEIVABLENOTES RECEIVABLE

................................

STUDY OBJECTIVE 5STUDY OBJECTIVE 5

5 Compute the maturity date of and interest on notes receivable.

Cuando la vida de la nota se expresa en terminos de dias, necesitas contar el numero de dias.

Al contar, la fecha de emision se omite pero la fecha de vencimiento se incluye.

Ejemplo: La fecha de madurez de una nota de 60-dias fechada en Julio 17 es:

ILLUSTRATION 9-11DETERMINING THE MATURITY

DATE

ILLUSTRATION 9-11DETERMINING THE MATURITY

DATE

The basic formula for computing interest on an interest-bearing note is:

The interest rate specified on the note is an annual rate of interest.

ILLUSTRATION 9-13 FORMULA FOR COMPUTING INTEREST

ILLUSTRATION 9-13 FORMULA FOR COMPUTING INTEREST

Face Valueof Note

Annual Interest

Rate

Timein Terms of

One YearInterestX X =

Helpful hint: The interest rate specified is the annual rate.Helpful hint: The interest rate specified is the annual rate.

$ 730 X 18% X 120/360 = $ 43.80 $1,000 X 15% X 6/12 = $ 75.00 $2,000 X 12% X 1/1 = $240.00

ILLUSTRATION 9-14

COMPUTATION OF INTERESTILLUSTRATION 9-14

COMPUTATION OF INTEREST

................................

STUDY OBJECTIVE 6STUDY OBJECTIVE 6

6 Explain how notes receivable are recognized in the accounts.

RECOGNIZING NOTES RECEIVABLE

RECOGNIZING NOTES RECEIVABLE

Wilma Company receives a $1,000, 2-month, 12% promissory note from Brent Company to settle an open account.Wilma Company receives a $1,000, 2-month, 12% promissory note from Brent Company to settle an open account.

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

May 1 Notes Receivable 1,000 Accounts Receivable – Brent Company 1,000

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STUDY OBJECTIVE 7STUDY OBJECTIVE 7

7 Describe how notes receivable are valued.

Como las cuentas por cobrar, las notas a corto plazo son reportadas a su valor en efectivo cash (net) realizable value.

The notes receivable allowance account is Allowance for Doubtful Accounts.

VALUING NOTES RECEIVABLE

VALUING NOTES RECEIVABLE

................................

STUDY OBJECTIVE 8STUDY OBJECTIVE 8

8 Describe the entries to record the disposition of notes receivable.

HONOR OF NOTES

RECEIVABLE

HONOR OF NOTES

RECEIVABLE

A note is honored when it is paid in full at its maturity date. For an interest-bearing note, the amount due at maturity is the face value of the note plus interest for the length of time specified on the note. Betty Co. lends Wayne Higley Inc. $10,000 on June 1,

accepting a 4-month, 9% interest-bearing note. Betty collects the maturity value of the note from Higley

on October 1.

A note is honored when it is paid in full at its maturity date. For an interest-bearing note, the amount due at maturity is the face value of the note plus interest for the length of time specified on the note. Betty Co. lends Wayne Higley Inc. $10,000 on June 1,

accepting a 4-month, 9% interest-bearing note. Betty collects the maturity value of the note from Higley

on October 1.

10,300 10,000 300

HONOR OF NOTES

RECEIVABLE

HONOR OF NOTES

RECEIVABLE

If Betty Co. prepares prepares financial statements as of September 30, interest for 4 months, or $300, would be accrued.

If Betty Co. prepares prepares financial statements as of September 30, interest for 4 months, or $300, would be accrued.

300 300

HONOR OF NOTES

RECEIVABLE

HONOR OF NOTES

RECEIVABLE

When interest has been accrued, it is necessary to credit Interest Receivable at maturity.

When interest has been accrued, it is necessary to credit Interest Receivable at maturity.

10 300 10,000 300

DISHONOR OF NOTES RECEIVABLE

DISHONOR OF NOTES RECEIVABLE

A dishonored note is a note that is not paid in full at maturity. A dishonored note receivable is no longer

negotiable. Since the payee still has a claim against the maker

of the note, the balance in Notes Receivable is usually transferred to Accounts Receivable.

A dishonored note is a note that is not paid in full at maturity. A dishonored note receivable is no longer

negotiable. Since the payee still has a claim against the maker

of the note, the balance in Notes Receivable is usually transferred to Accounts Receivable.

Date Account Titles Debit Credit

General Journal

Oct. 1 Accounts Receivable 10,300Notes Receivable 10,000Interest Revenue 300

................................

STUDY OBJECTIVE 9STUDY OBJECTIVE 9

9 Explain the statement presentation

and analysis of receivables.

BALANCE SHEET PRESENTATION OF RECEIVABLES

En el balance sheet, los cobros a corto plazo son reportadas en la seccion de activos corrientes debajo de las inversiones a corto plazo

Se reportan ambos la cantidad bruta de los “por cobrar” y la cuenta de reserva para cuentas dudosas

ILLUSTRATION 9-15 ACCOUNTS RECEIVABLE TURNOVER

RATIO AND COMPUTATION

Coeficientes financieros son computados para evaluar la liquidez de las cuentas por cobrar de la compania.

La rotacion de las cuentas por cobrar es usada para verificar la liquidez de los “por cobrar” .

Si Kellogg tiene ventas netas a credito por $1,319.8 milliones para el año y el balance inicial de cuentas por cobrar es de $21.1 milliones, su rotacion de cuentas por cobrar se computa de la siguiente manera

$1,319.8 / ( $21.1 + $17.8)/2 = 68 times

Net CreditSales

Average Net Receivables

AccountsReceivableTurnover

/ =

ILLUSTRATION 9-16 AVERAGE COLLECTION PERIOD FOR

RECEIVABLES FORMULA AND COMPUTATION

El periodo promedio de cobro en dias es una variante en el coeficiente de rotacion hace que la liquidez se haga mas evidente.

Esto es hecho al dividir el coeficente de trotacion en 365 dias. La regla general es que el periodo de cobro no debe exceder el periodo de credito

Kellogg’s turnover ratio is computed as:

365 days / 68 times = 5.4 days Days in

Year

AccountsReceivableTurnover

/ = Average Collection

Period in Days