CAPITULO II MARCO TEORICO CONCEPTUAL A. ADMINISTRACION 1. Generalidades La administración es una de las actividades más importantes, ya que desde que se comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar de manera individual, la administración ha sido esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. Las empresas actualmente deben de llevar a cabo una eficiente administración de tal manera que logren alcanzar un excelente funcionamiento pues de ellas depende que tan adecuado sea el uso de los recursos con que cuentan para realizar sus operaciones. 1 2. Definiciones La administración se aplica tanto para organizaciones grandes como para organizaciones pequeñas no importando el rubro al que estas pertenezcan, la eficacia administrativa es de interés para todos sus empleados y en especial para los directivos, por lo tanto el termino administración encierra todo el quehacer de una empresa. 1/ Koontz, Harold; Welhrich, Heinz, Administración: una Perpectiva Global, 12a Ed. 2004, Editorial McGraW-Hill, Pág. 6
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CAPITULO II MARCO TEORICO CONCEPTUAL
A. ADMINISTRACION
1. Generalidades
La administración es una de las actividades más importantes, ya que desde que se
comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar de
manera individual, la administración ha sido esencial para garantizar la
coordinación de los esfuerzos individuales.
Las empresas actualmente deben de llevar a cabo una eficiente administración de
tal manera que logren alcanzar un excelente funcionamiento pues de ellas depende
que tan adecuado sea el uso de los recursos con que cuentan para realizar sus
operaciones.1
2. Definiciones
La administración se aplica tanto para organizaciones grandes como para
organizaciones pequeñas no importando el rubro al que estas pertenezcan, la
eficacia administrativa es de interés para todos sus empleados y en especial para
los directivos, por lo tanto el termino administración encierra todo el quehacer de
- El Objetivo. Debe determinarse con anticipación para facilitar la
identificación oportuna de las desviaciones actuales y futuras y poder
adoptar las medidas correctivas del caso.
- La Eficiencia. Debe determinarse la eficiencia mediante los costos que se
incurren en la instalación del control.
- La Responsabilidad. Es una función recomendada al administrador
responsable de todo o parte de los planes.
- El Control Indirecto. La necesidad de controles indirectos está en relación
inversamente proporcional a la calidad de los administradores y
subordinados.
- Correspondencia con los planes. Deben obedecer a los objetivos que se
señalan en los planes.
- Adecuación de la Organización. Los controles deben identificar en que
punto de la estructura radica la responsabilidad de los resultados.
- Individualidad del Control. Deben adecuarse a la posición, nivel, capacidad
de comprensión y necesidades del individuo que deberá ejercerlo.
- Existencia de Normas. La necesidad de establecer normas claras, precisas
y adecuadas a los planes sujetos a control que generan más eficiencia.
- Control de Puntos Críticos. Se debe concentrar la atención en factores
sobresalientes del desempeño que sean indicadores. 13
13/ Melgar Callejas, Jose Maria. Organización y Métodos, para el mejoramiento administrativo de las empresas. MBA.
San Salvador, Año 2003. UFG Editores, Pág. 7.
- Flexibilidad. El control debe permitir adaptaciones a las condiciones
externas e internas con la mayor rapidez.
- Principio de Acción. Un control se justifica siempre que ante la observación
de desviaciones, permitan la aplicación inmediata de medidas correctivas.
B. MODELOS
1. Generalidades
Los modelos representan una colección de herramientas para describir datos,
relacionados entre las variables, se caracterizan porque proporcionan capacidad de
estructuración flexible y permiten especificar restricciones en los datos
explícitamente.14
Un modelo muestra la relación causa y efecto entre objetivos y restricciones de tal
manera que permita resolver problemas que no se pueden efectuar en el sitio
debido a su magnitud, complejidad, estructura, tamaño, peso, volumen, situación
geográfica o características importantes del ambiente y condiciones15.
Los modelos pueden ser tan sencillos como una simple explicación con palabras de
lo fundamental de una realidad.
2. Definiciones
La creación de modelos es un medio que permite a los administradores analizar y
estudiar los problemas, así como también examinar las diferentes alternativas.
• Es una representación que simplifica las principales propiedades de un objeto,
de un suceso o relaciones reales, puede ser verbal, físico o matemático16.
14/ Garbia, Ramon. Relayo y Gross. Diccionario Básico Larosse, 3ra. Ed. 2002. Pág. 26 15/ ALEGSA, 11a Ed. Santa Fe, Argentina, 1998, Pág. 33 16/ Laudo David y Albert J. Della Bitta, Comportamiento del Consumidor: conceptos y apllicaciones. 4ta Ed. Mexico. 2000. Editorial Mc Graw Hill, Pág. 834
• Un modelo es una simplificación que imita los fenómenos del mundo real, de
modo que se puedan comprender las situaciones complejas y podamos hacer
predicciones17.
• Es una representación artificial de una situación del mundo real. Decidir cuáles
elementos son esenciales depende de cómo se utilizará el modelo.18
3. Características
Regularmente los modelos son explicables y predecibles ya que tienen una
secuencia lógica y permiten pronosticar los resultados de la aplicación del mismo,
en su entorno, se pueden citar las siguientes19.
a) General: contenido genérico e integro.
b) Alto en poder unificador: el modelo integra los objetivos y etapas para obtener
resultados.
c) Original: todo modelo es único e innovador.
d) Simple: la estructura es sencilla y escueta.
e) Apoyado de los hechos: es sustentado por sucesos.
f) Probable y verificable: es factible de realizar y variable de comprobar.
17/ Conceptos de modelo. Universidad de Nebrisca. www1.ceit.es/asignaturas/ecologia/hipertexto/01intrcompl/111model.htm (consultada 13 de febrero 2007) 18/ Samuel Alberto Mantilla, Informe COSO, Control Interno Estructura Conceptual Integrada, traducción español. 2da Ed. Santa Fe de Bogotá, Colombia, 2003. ECOE Ediciones, Pág.354 19/ ALEGSA, Ibidem. Pág. 35
4. Clasificación de los Modelos Los modelos se clasifican de la siguiente manera: 20
a) Modelo Físico: Representan la entidad estudiada en cuanto a su apariencia y,
hasta cierto punto, en cuanto a sus funciones.
• Modelos icónicos: Los cuales representa la entidad estudiada en cuanto a su
apariencia y hasta cierto punto en cuanto a sus funciones, con frecuencia
son versiones a escala reducida a lo real.
• Modelo analógico: Se recurre a una similitud que se puede establecer entre
una variable de interés y una a la cual se puede recurrir para su
presentación análoga.
5. Proceso de Implementación de un Modelo.
La implementación de un modelo, comprende las siguientes etapas:21
a) Presentación cognoscitiva.
Consiste en la presentación de una serie de conceptos básicos sobre las técnicas
claves que se deben aprender y los pasos necesarios para implementarlos en
una situación problemática. Este proceso se desarrolla en forma de conferencia y
esta diseñado para proporcionar la base conceptual necesaria para facilitar un
cambio permanente del comportamiento del sujeto de análisis.
b) Ensayo del comportamiento.
20/ Samuel Alberto Mantilla, Ibidem. Pág. 354 21/ Koontz, Harold. Curso de administración moderna: un análisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas,
El ensayo del comportamiento o representación estructurada en un papel, permite
practicar un nuevo modelo analítico de comportamiento en situaciones cada vez
más difíciles.
c) Retroalimentación y refuerzo.
En esta parte se ejemplifica la aprobación, animación y atención que sirven de
preparación para el modelo que se quiere implant22ar.42
Cada modelo se presenta como una alternativa ya que las investigaciones ponen
de manifiesto que la flexibilidad es un ingrediente clave de un comportamiento
eficaz.
d) Transferencia de la preparación al puesto de trabajo
A lo largo de todo periodo de preparación se hace hincapié en los principios de
mejora de la transferencia, esto ayuda a darle mejores resultados al modelo en el
que se esta trabajando.
e) Participación de la dirección.
Los manuales de los modelos son formas técnicas de refuerzo y sustentan la
responsabilidad del entrenamiento y asesoramiento de los participantes, además
de reforzar la utilización de las técnicas recién aprendidas por parte de los
mismos.
C. PROGRAMAS
1. Generalidades
22/ 6ª Edicion, Mexico, 1982, Editorial McGraw Hill, Pág. 125
Los programas se pueden dividir en subprogramas o proyectos, los cuales se
ejecutan en campos específicos, cada uno plantea metas parciales coherentes y
compatibles con los objetivos, contando con un sentido de responsabilidad que
permita alcanzar los objetivos propuestos en el tiempo justo y en menores costos.23
Se debe clarificar los objetivos ya que estos son el punto referencial hacia donde se
camina por medio de transformaciones que procuren el crecimiento y el desarrollo,
para ello se necesitan instrumentos básicos como: la planificación, la programación
y los proyectos; los cuales sirven de guías para marcar lo que se debe hacer en
cada momento, no quitan la autonomía al funcionamiento del programa.
2. Definiciones
Alcanzar las metas propuestas de una empresa u organización, como las de un
país es trabajar por el bienestar de los pueblos y de los ciudadanos es por ello que
los programas juegan un papel importante en el desarrollo de los países en vías de
desarrollo.
a) Son un conjunto de actividades integradas y no excluyentes, consecutivas y
diseñadas para lograr un mismo fin24.
b) Los programas disponen de un marco financiero y de tiempo por el cual se
pretenden conseguir los objetivos en el plan de desarrollo, de esta forma, las
metas propuestas en el plan van adquiriendo una forma cuantitativa
enmarcada en un intervalo de tiempo previamente determinado, en donde se
impulsan las acciones que intentan conseguir los propósitos establecidos
23/ Sapag Chain Nassir; Sapag Chain, Reinaldo. Preparación y Evaluación de Proyectos, 4ª Edicion, Santiago de Chile, 2000, Editorail McGrawHill, Pág.1 24/ Sapag Chain y otro. Ibidem. Pág.1
3. La planificación.
En la actualidad los países al igual que las empresas que buscan éxito económico
solamente tienen las alternativas de planificar o no planificar, la segunda es una
opción riesgosa ya que es poner en una actuación económica a la institución que le
ejecute sin antes pensar en las acciones y las opciones a seguir para la realización.
La existencia de un plan es siempre un instrumento que modernamente lo hacen no
solo las grandes empresas industriales sino también los organismos sin fines de
lucro, para llegar a alcanzar con éxito los objetivos propuestos.4525
Los planes públicos definidos por el gobierno que son destinados a Organismos no
Gubernamentales promueven el desarrollo económico de los pueblos, y
comprenden cualquier programa de inversión o proyectos específicos que se
realizan con fondos provenientes de cooperantes en función de propiciar
condiciones para que el beneficiado(s) se desenvuelva y desarrolle en un ambiente
mejor preparado.
La base de la planificación la constituyen los objetivos y metas diseñadas conforme
a la realidad objetiva del país en su entorno. Requiere contar con el apoyo del resto
de instrumentos de la economía política como la política económica, su estrategia,
instrumentos jurídicos y programas específicos.
Finalmente la planificación es un proceso dinámico y continuo, donde los planes
escritos son guías de consulta en la orientación y que el plan es el instrumento
diseñado para inducir el desarrollo, el cual debe ser apoyado y clarificado por
programas y proyectos.
25/ Sapag Chain y otro. Ibidem. Pág.1
4. Los programas de inversión social
Es un conjunto de proyectos desarrollados en una misma rama los cuales
persiguen un mismo objetivo, el brindar una solución a una problemática de
carácter social, económico, educación, salud y político. Han sido concebidos como
planes subordinados a un plan global macroeconómico o programación económica,
y su importancia estriba en ser herramienta especializada que focaliza su análisis a
un sector, región, producto, industria, servicio o bien a la cooperación
internacional.26
a) Evaluación de programas de salud. La intervención en salud (la prevención)
Este apartado nos lleva a definir dos campos de actuación en lo referente a la
salud:
• El tratamiento de los individuos enfermos. (La asistencia clínica)
El primer campo de actuación esta referido a lo individual, e idiosincrasia,
el objetivo del tratamiento es conseguir que el individuo pase de la
enfermedad a la salud y de ello se ocupa la medicina, la psicología clínica
o la medicina conductual, que atiende la demanda asistencial.
• El mantenimiento en la salud de las personas sanas, con un presumible
riesgo. (La prevención de enfermedades)
El segundo campo esta referido al conjunto de la población perteneciente a
un mismo ecosistema donde el objetivo del tratamiento es que los
individuos permanezcan en salud y por ello se ha de facilitar la interacción
entre el individuo y su medio, modificando su comportamiento, dotándolo
de habilidades de adaptación, modificando sus estilos de vida (tipo de 26/ Bettelhein, Charles. Problemas teóricos y prácticos de la planificación. 1ra Ed. San Salvador, 2002, Editoriales TECNOS. Pág. 131.
alimentación, actividad física, horas de sueño, ingesta de alcohol) o
modificando las características del ecosistema (control de aguas
residuales, polución del aire, dimensiones del hogar, servicios
comunitarios)
Por ello a la hora de evaluar programas de salud, no solo se deben de
considerar los resultados relativos a la ocurrencia de modificaciones en el
comportamiento de los individuos sino también que dichas modificaciones
correspondan con la mejora del funcionamiento del sistema biológico concreto.
D. PROYECTOS
1. Generalidades
Forman el último anillo en el estudio de la planificación y abarcan toda una técnica
que permite definir criterios para la toma de decisiones, sean los proyectos de
carácter macro y micro económico27.
Los proyectos en este contenido tienen un significado meritorio pues representan
un análisis realizado alrededor de la opción de crear una inversión real o en otros
términos de poder asignar recursos a un proceso de producción de un bien o un
servicio. Así mismo resolver un problema de género económico o social que
impulsa el crecimiento o desarrollo de una comunidad o de un país.
La inversión (neta) de ampliación-reposición es la variable estratégica para que una
economía o una empresa crezca por ello los grandes gobiernos establecen
condiciones instrumentos, incentivos y toda una serie de sus capitales en estos
El proyecto constituye el elemento operativo de un plan o programa nacional de
desarrollo. Presenta un punto de partida y un punto final específico, que tiende a
alcanzar objetivos específicos.
a) Proyecto facilita el proceso de toma de decisión, sobre todo cuando se va a
realizar una inversión, si es conveniente o no. Toda inversión (privada,
pública, económica y/o social) requiere de estudios previos como: verificar la
viabilidad técnica, comercial, económica, legal y financiera, todo ello dentro de
un contexto donde se cumplan con parámetros que conlleven a determinar si
el proyecto debe ejecutarse o no.28
b) Forma parte clara y distinta de un programa mayor, pudiéndose analizar como
si fuera un solo proyecto, pero en términos generales, es mejor que los
proyectos sean reducidos, cercanos al tamaño mínimo que resulte económica,
técnica y administrativamente viable29.
c) Búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema la
utilización de recursos ociosos disponibles o resolver entre muchas, una
necesidad humana.
3. Importancia
Radica en la solución que éstos puedan aportar en la erradicación de un problema
o necesidad humana, luego que se vuelve imprescindible medir el impacto y los
28/ Flores, Luis, Folleto Gestión Empresarial, Materia de Evaluación y Formulación de Proyectos. San Salvador, 2004, UFG. Pág. 1 y 2. 29/ Concurso de Proyectos. Instituto Científico Milenio, España, 2005, Pág. 10
beneficios que un proyecto pueda aportar hacia la solución de un problema de una
población determinada y de su repercusión en las metas de desarrollo las cuales
dependen.
a) Del tamaño del proyecto en relación con las dimensiones económicas del
sistema en que se desarrolla (medida, por ejemplo, por la relación entre su
valor agregado y el ingreso nacional).5030
b) De la naturaleza de sus insumos y de sus productos y de la posición de éstos
en el cuadro general de la economía nacional (examinada, por ejemplo, en la
matriz de relaciones ínter sectoriales).
4. Atributos
Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un juego único
de tareas interrelacionadas y el uso afectivo de los recursos.
Los atributos siguientes ayudan a definir un proyecto:
a) Se lleva a cabo mediante una serie de tareas interdependientes, es decir, un
número de tareas no repetitivas que es necesario realizar en un cierto orden
con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
b) Tiene un objetivo bien definido, un resultado o producto esperado.
c) Utiliza varios recursos para realizar las tareas.
d) Tiene un marco de tiempo específico, o tiempo limitado. Tiene un tiempo de
inicio y una fecha para la cual se tiene que lograr el objetivo.
e) Tiene un cliente el cual a su vez se convierte en una entidad que
proporciona los fondos necesarios para el logro del proyecto.
f) Incluye un grado de incertidumbre.
Antes de que se inicie un proyecto se prepara un plan sobre la base de ciertos
supuestos y estimados.31
5. Clasificación
El interés de la clasificación de los proyectos es de carácter metodológico, con lo
cual no se afecta en nada el análisis que se realice.
• Proyectos Sociales, requieren explicaciones especializadas y responden en
gran medida a intereses definidos en esquemas o guías establecidas por la
corporación internacional.
6. El proceso de preparación y evaluación
El estudio de un proyecto pretende contestar si es o no conveniente realizar la
inversión, esta recomendación solo será posible si se dispone de todos los
elementos del juicio necesarios para tomar la decisión 32
Con este objeto el estudio de factibilidad debe intentar simular con el máximo de
precisión lo que sucedería si el proyecto fuese implementado. De esta forma, se
conocerán los beneficios y costos que ocasionara y por lo tanto podrá ser evaluado.
31/ ILPES, Guía para la Presentación de Proyectos, 3ª Edición, México, 1975, Editorial Siglo XXI. Pág. 18. 32/ Ibáñez Jiménez, Javier Wenceslao, Responsabilidad Social de la empresa y finanzas sociales, 1ra. Ed. Madrid, 2004, Ed. Andalucía, 284 Pág.
La decisión de la inversión debe responder a un estudio previo de las ventajas y
desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice
dependerá de lo que aconseje cada proyecto en particular. Normalmente el estudio
de la inversión se centra en la factibilidad económica, tomando como referencia el
resto de variables. Sin embargo cada uno de los elementos señalados puede
determinar que un proyecto no se concrete en la realidad
Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercado asegurado como por ser
técnicamente factible. Sin embargo podrían existir algunas restricciones de carácter
legal que impedirían su funcionamiento en los términos que se pudiera haber
previsto, no haciendo recomendable su ejecución. En forma particular la decisión
del tamaño será fundamental puesto que condicionara el dimensionamiento de
todas las variables del proyecto y por lo tanto el monto de sus inversiones. El
tamaño del proyecto resulta a su vez de un análisis interrelacionado de la
tecnología del proyecto y del estudio.
La localización del proyecto tiene una importancia especial en la preparación del
mismo.
Referente a la rentabilidad de las inversiones estas pueden clasificarse en una
rentabilidad privada, rentabilidad social y una rentabilidad nacional. Cada una de
ellas refleja la condición de las inversiones y los receptores de los beneficios que
las mismas provocan.
La rentabilidad social define entre otros las clases sociales de la población
beneficiada, los factores y sectores que se están beneficiando, ya sea en forma
obtenida, para el desarrollo de la idea. Se entiende así que es un trabajo de
afinamiento de la primera etapa y que no ocuparía más de dos a tres meses.
Se tienen como excepciones aquellos casos de proyectos agropecuarios que
requieren hacer algunas comprobaciones o experimentos en el campo, que
necesiten verificarse algunos aspectos tecnológicos, referentes a
rendimientos, volúmenes, resistencias a condiciones climatéricas,
adaptaciones y otros aspectos que pueden durar una o dos temporadas para
tener datos requeridos.
• Fase de Factibilidad
Esta es la última de las etapas del proceso que sigue de la formulación de un
proyecto y el criterio de un inversionista (empresario, gobierno u otro ente) que
se decide a realizar una inversión real. Ello después de que el estudio de
prefactibilidad ha demostrado que existen buenas posibilidades para que el
proyecto sea elaborable y rentable al ejecutarse.
En esta fase cuando se trata de proyectos complejos normalmente se crean
equipos de trabajo multidisciplinarios con profesionales a quienes se les
entregan tareas particulares a ejecutar, según la disciplina o especialidad que
posean. Normalmente cuando el gobierno hace esto, porque la realización del
estudio es compleja y pueda durar un año o más tiempo, crea un fondo que se
denomina fondo de preinversión, destinado a cubrir todos los gastos que se
necesitan para que el equipo multidisciplinario realice el trabajo de formular el
estudio de factibilidad 37
En el caso de un empresario u otro ente, estos gastos son los resultados de
un pacto con un experto o una firma consultora para hacer el estudio. Fondos
37/ Gido y otros, Idem. Pag. 319
que se verán reflejados en los costos de la inversión en el concepto de pre-
inversión.
Hacer un estudio de factibilidad es desarrollar una serie de investigaciones en
distintos campos de las ciencias como economía, sociología, agronomía,
física, salud, ecología y otros más.
Por lo general con el estudio de factibilidad de una inversión real se termina el
proceso para la toma de decisiones por parte del inversionista. Los
componentes principales de esta clase de estudio de mercado, la ingeniería
del proyecto o estudio tecnológico, el tamaño y la localización, la organización
jurídica, su estructura administrativa, el análisis económico, el análisis
financiero y el análisis socio-económico.
Para el caso de los proyectos sociales, ecológicos, turísticos, comunales, de
desarrollo integral, de riego, cuencas hidrográficas, complejos habitacionales y
de otra naturaleza, los esquemas de contenido de estos pueden variar en
algunos aspectos, los cuales se mencionaran tangencialmente en esta obra,
pero queda el compromiso de dejar algunas guías y dar el aval para otro
trabajo en donde no solo se trate de este campo 5838
Al finalizar el estudio de factibilidad, debe ser sometido a una evaluación bajo
criterios técnicos que determinen la conveniencia o no de asignar los recursos
al proyecto.
• Evaluación de Proyectos
La evaluación adquiere una enorme significación ayuda a que los recursos se
emplean con el máximo de eficiencia posible y aseguren un alto grado de
efectividad.
38/ Gido y otros, Idem. Pag. 323, 324
Existen cinco momentos, en donde la evaluación de un proyecto se hace
necesaria:
• En la formulación del proyecto.
• En el agente financiador, sea público o privado.
• En la ejecución del proyecto.
• En la etapa de funcionamiento u operación del proyecto.
• En la etapa de finalización.
En el proceso de evaluar el proyecto en estos cuatro momentos, se pueden
hacer los siguientes tres tipos de evaluaciones:
• Evaluación ex – ante.
• Evaluación durante.
• Evaluación ex – post.
- Evaluación Ex post en la ejecución.
- Evaluación Ex post del funcionamiento.
b) Monitoreo de Proyectos
Existen dos etapas en el proceso de evaluación de proyectos que suceden a la
evaluación ex ante: la evaluación en la etapa de implementación, llamada
monitoreo, y la evaluación realizada del proyecto, llamada evaluación ex-post 39
El monitoreo o evaluación del proceso cubre dos aspectos para el proyecto. Por
una parte realiza un seguimiento de las tareas de puesta en marcha y de gestión
mediante el control en el cumplimiento de las metas, el ajuste de las tareas a la
programación y de ésta al desembolso financiero. Por otra parte, permite
identificar los desajustes del diseño que afectan la implementación. Este último
39/ Sapag Chain y otros. Ibidem. Pag. 15
aspecto es sumamente importante, sobre todo en los proyectos de desarrollo
rural y en los proyectos sociales, ya que a medida se va desarrollando se pueden
obtener resultados tempranos de la intervención. 40
c) Control de Proyectos
Una secuencia general para la toma de decisiones gerenciales que se requieren
en todos los proyectos es la planeación, la programación y el control.
El control del proyecto se mantiene si se supervisa cada actividad conforme se
lleva a cabo el trabajo en el proyecto. Las actividades deben monitorearse en
relación con su tiempo, costo y desempeño de acuerdo con el plan del proyecto.
Cuando se presenta una discrepancia significativa entre los resultados reales y el
plan, entonces debe efectuarse una acción correctiva. Estas acciones correctivas
pueden incluir revisión del plan, reasignación de fondos, cambios de personal u
otros cambios en los recursos. Como resultado de las acciones correctivas, el
plan debe volver a ser factible y realista.
La administración de proyectos en forma ideal debe de considerar todos los
aspectos de la planeación, programación y control, incluyendo los aspectos
cualitativos como cuantitativos.
d) Aspectos a considerar en la Preparación de Proyectos
Al formular un proyecto debe considerarse muchos aspectos que, en conjunto,
determinen hasta que punto será remunerador una inversión propuesta.
40/ Roura, H. y otros. Manual de identificación, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo rural. Dirección de Proyectos y Programación de Inversiones ILPES, Santiago de Chile, 1999. Pág. 299 y 300
Se deben formular preguntas en todo momento, a especialistas y técnicos que
participan en la elaboración del proyecto, para cubrir todos los aspectos
pertinentes y garantizar buenos resultados.
• Aspectos Técnicos.
El análisis técnico hace referencia a los insumos que requerirá el proyecto así
como a la producción de bienes y servicios, se debe definir con claridad
suficiente para alcanzar mayor precisión, en virtud de que del mismo se
derivaran el análisis y resultados de los demás aspectos de un proyecto 41
Con el análisis técnico, se examinaran las posibles relaciones técnicas de un
proyecto propuesto por ejemplo: suelos del área, disponibilidad de agua,
variedad de cultivos, especies ganaderas a utilizar, suministro de insumos ,
presencia de plagas, conveniencia o no de mecanización. Igualmente se
revisaran tipos de instalaciones para la comercialización, almacenamiento,
posibilidades de elaboración o procesamiento de productos a fines de agregar
valor. El análisis técnico facilita obtener información sobre precios y gastos en
insumos, salarios. Que serian datos necesarios para el análisis económico.
• Aspectos Comerciales.
Comprenden las medidas adoptadas para la comercialización de los productos
obtenidos y el suministro de los insumos necesarios para ejecutar y operar el
proyecto. Es necesario revisar con cuidado lo relativo al mercado,
determinando si lo que se producirá presenta una demanda tal que sea
atractivo al productor, debe revisarse donde se venderán los productos, si los
41/ Schoroeder, Roger G. Administración de Operaciones, 3a. Ed, México, 1992, Editorial McGraw Hill, Pág. 421 y 422
precios son remuneradores y estables, analizar competencia, sistemas de
distribución, posibilidades de exportación.
Algo muy importante es no descuidar la comercialización de los insumos,
(fertilizantes, biocidas, semillas) precios, modalidades de ventas, oportunidad
de entregas, financiamiento para comercializar.
• Aspectos Sociales.
Se debe tener presente consideraciones sobre el impacto que tendrá el
proyecto sobre las comunidades y el ambiente. Hay que examinar si los
resultados a obtener son compatibles con los objetivos nacionales, si afectara
niveles de ingresos, si el desempleo disminuirá a consecuencia de preverse
automatización o aumentos en maquinaras, si con el proyecto se aliviaran
problemas de viviendas, de centros de enseñanzas.
.
Por otra parte debe tenerse presente las incidencias que puedan ocurrir de
carácter ambientales, si por construir una obra se afectara la flora o la fauna y
otros aspectos relativos a la calidad de vida, aspecto importante sobretodo
cuando se incluye el tema de sustentabilidad y sostenibilidad. 42
• Aspectos Institucionales.
La preparación de un proyecto, usualmente se encuentra ligada a una
institución de carácter público o privado. Igualmente se relacionan con
organismo que establecen reglamentaciones, procedimientos orgánicos
nacionales o regionales. Por otra parte se debe tener claros el manejo
42/ Jiménez, Miguel – García, Miguel. http://www.monografias.com/trabajos6/auti/auti.shtml/ http://www.monografias.com/trabajos32/sistema-financiero/sistema-financiero.shtml (consultada el 18 de marzo de 2007)
administrativo del proyecto, modalidades de financiamiento, la estructura
organizativa.
• Aspectos Financieros.
Abarcan los efectos que puede ejercer un proyecto propuesto por cada uno de
los participantes, como los productores, empresas del sector privado,
entidades públicas y otros organismos nacionales o internacionales.
En el análisis financiero se plantea como objetivos determinar montos de
recursos de que dispondrán los participantes en especial los productores,
facilitando conocer las condiciones de financiamiento; plazos, nivel de los
intereses, años de gracias. Por otra parte el proyecto en si mismo requerirá de
recursos, en este sentido es conveniente precisar el monto de los mismos y si
tendrá las asignaciones presupuestarias necesarias, de donde o quienes
ofrecerán los fondos requeridos 6343
• Aspectos Económicos.
Se trata de determinar que el proyecto que se formula, contribuya con el
desarrollo de la economía y que se justifique la utilización de los escasos
recursos que se necesiten.
El análisis económico envuelve asuntos desde el punto de vista de la sociedad
y no de los participantes en formas individuales. Es el caso de los impuestos o
de las subvenciones, que constituyen Pagos de transferencias que tienen
incidencias en la sociedad.
43/ Gido y otros, Ibidem. Pag. 375, 378
E. CONTROL FINANCIERO
1. Generalidades
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo.44
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.
El control la última de las funciones del proceso administrativo, encierra el ciclo
del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas
contra el desempeño planeado.
2. Definiciones
a) Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de
una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección
de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la
formulación, instrumentación, ejecución, y evaluación de las acciones, con el
propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige y las
estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos
44/ Ministerio de Hacienda, Manual de Capacitación Contable Gubernamental para Municipalidades, 1ra Ed. El Salvador, 2006
b) Es indispensable para lograr el mejor manejo de los recursos financieros
en la ejecución de los proyectos, y de ello dependerá el logro de los
objetivos y metas planificadas, se puede decir que el control financiero es el
plan de organización, procedimientos y registros que conciernen a la
custodia y salvaguarda de los recursos de la entidad y verificación de la
exactitud, veracidad y confiabilidad45.
3. Características
El Control Financiero establece lineamientos para evitar pérdidas y costos
innecesarios y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la
organización, auxiliando de esta manera a la gerencia, en la toma de decisiones
para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos
financieros. El cual comprende:
a) Control y Seguimiento.
El control es una actividad trivial, que forma parte de la vida cotidiana del ser
humano, consciente o inconsciente. La finalidad básica del control es la
modificación del comportamiento de la persona u objeto que se controla;
consecuentemente, tratándose de la creación de sistemas de control es
fundamental preguntar, cual es el tipo de modificación que deberá acarrear
aquella en el comportamiento de la persona o del objeto sometido al control.
Esto significa que el control es una función dinámica, no solo porque admite
ajustes, sino también por estar presente en cada actividad humana,
renovándose ciclo tras ciclo.
4. Clasificación
45/ Gutierrez, Ricardo. Escuela Técnica. 17a Ed. Buenos Aires, Argentina, Pág. 24 D.
Aunque obedeciendo siempre al esquema conceptual general, los mecanismos de
control pueden clasificarse, dependiendo del momento en que se realice la acción
de control, en la forma que se indica a continuación:
a) Control direccional
El mecanismo de control actúa antes de que la actividad este totalmente concluida.
En este caso el control se realiza de modo continuo y no en puntos determinados,
de modo que cada elemento de la acción sea el resultado de la rectificación casi
instantánea de la acción anterior. Es lo que ocurre, por ejemplo, con un conductor
de carro, al orientar su trayectoria de acuerdo con los obstáculos que se
encuentran en el camino. El espacio de tiempo entre la percepción de la nueva
situación, la evaluación de la rectificación a efectuar, la decisión y la acción
correctiva debe ser mínimo, para no ocasionar un accidente. En proyectos, este
tipo de control se puede realizar cuando se tiene estructurado un sistema, que
permita controlar los diferentes factores de manera continua. 46
b) Control post-operacional
El mecanismo de control sólo se pone en funcionamiento después de concluida
toda la operación. La información para la acción correctiva en este tipo de control,
solo se utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie la planificación
para un nuevo ciclo de actividades. Ocurre, por ejemplo, en la evaluación final de
un curso de capacitación, o cuando el entrenador de un equipo de fútbol evalúa el
desempeño de sus jugadores después del juego. Este tipo de control se utiliza
también con la finalidad de dar premios e incentivos a los agentes que participaron
en la actividad.
46/ Apeppbly Robert. C. Consiga una mayor sensacion de control sobre su empresa. Modern Bussines Administration, Academia Pitman, Uruguay, 1994. Pág. 210.
Estos controles se pueden hacer al interior del proyecto (control por dentro) o por
intermedio de firmas, externas al proyecto, especializadas en control (control por
fuera).
Estos dos tipos de control no son mutuamente excluyentes, sino que más bien,
deben ser complementarios. La decisión de emplear un tipo aislado de control o
una combinación de los tipos antes mencionados, esta en función del carácter del
sistema que se desea controlar y del nivel de complejidad que se intenta introducir
en los mecanismos de control. En algunos casos, los contratistas exigen que se
haga un control externo al proyecto, para asegurarse de la buena marcha del
mismo.
5. El proceso del control
El control y sus resultados pueden analizarse desde diversos puntos de vista.
Desde el punto de vista administrativo, el control consiste en el conjunto de
actividades efectuadas por el agente con el propósito de que las actividades se
realicen lo más cerca posible al plan inicial. Esas acciones obedecen a una
secuencia determinada constituyendo el proceso de control, a continuación se
describe el proceso:
a) Definición de los parámetros de control
Los parámetros (metas y objetivos) son los elementos que permiten al sistema de
control determinar si las acciones están o no conduciendo al receptor en dirección
a la situación deseada. La determinación de esos parámetros ocurre durante el
proceso de planificación, en la etapa en que se definen determinados
componentes del sistema de control. En ese momento se funden planificación y
