Bose Audio Allinco VCS Omschrijf de klant Bose Audio: Bij Bose heeft men een passie voor innovatie. Zij passen uitgebreid wetenschappelijk onderzoek en inventiviteit toe om nieuwe concepten en nieuwe producten te ontwikkelen. Ze creëren ervaringen die verhelderend, uniek en aangenaam zijn. Ze willen een omgeving creëren die uitdaagt uitmuntende prestaties te leveren en het beste uit henzelf te halen. Omschrijf de klantvraag Bose heeft met de diverse remote locaties in heel Europa enorme hoge reiskosten. Met Skype for Businesseen heeft Bose een oplossing gevonden voor haar interne communicatie uitdaging over de verschillende vestigingen. Hiermee zou de reistijd drastisch teruggebracht moeten worden. Onderlinge communicatie vanaf PC en laptop ging prima maar men had een uitdaging voor de samenwerkingsruimten. De vraag was, hoe men met een groter team kan samenwerken met de andere remote teams door heel Europa. Samenwerken door audio, video en content te delen of nog beter, zou het mogelijk zijn om direct en realtime te kunnen samenwerken in content en bijvoorbeeld een Whiteboard te delen. Op welke wijze is het probleem van de klant opgelost? Allinco VCS had als eerste in de Benelux een "Room system" voor Microsoft Lync in haar experience center. Dit room system draait uitsluitend op het Microsooft Lync platform en heeft diezelfde eenvoudige gebruikerservaring als de cliënt op de laptop. Met het Room system voor Lync waren de teams in staat om eenvoudig, in het voor hun bekende Lync platform de meetings te schedulen en te beleggen. Allinco VCS heeft 9 SMART Room systems geleverd aan Bose in 7 verschillende landen; Nederland, Belgie, Frankrijk, Duitsland, Spanje, Italie en Zweden. Het zal om in totaal 300 verschillende gebruikers zijn die van die ruimtes gebruik maken. Wat is de winst voor de klant? Door het Room systems voor Lync, tegenwoordig Skype for Business, is men nu sneller in staat onderlinge issues op te lossen, is het onderlinge contact hechter geworden en zijn de reiskosten aanzienlijk afgenomen. Doordat men in staat is om ondanks de grote onderlinge afstand kort samen te werken wordt ook de time to market drastisch korter geworden. Een bijkomend voordeel is dat de Lync clients op de pc en laptops ook intensiever werden gebruikt omdat men door het gebruik van het room system tot de "her-ontdekking" van de Lync client is gekomen. Wat maakt dit project bijzonder en innovatief? Dit project is bijzonder omdat Bose, door te investeren in Room systems van SMART Technologies, een Skype for business omgeving heeft waar gebruik wordt gemaakt van de SMART Touch screens. UC (unified Communications) werd UCC, Unified Communications en Collaboration. Real time samenwerken in content door te tekenen, processen schetsen en samen te werken in bijvoorbeeld PowerPoint. Omdat
Categorie Best UC Project
3
deze Room Systems van SMART uitgerust zijn met een datasharing cable is het ook heel eenvoudig om een eigen laptop aan te sluiten die direct gedeeld kan worden in de Skype call. UCC ten voeten uit! Overige opmerkingen Allinco VCS ( Visual Collaboration Solutions) heeft als primary target het inrichten van de ultieme vergader en trainings ruimten. Daarnaast zijn Huddle rooms en scrumm omgevingen een belangrijke aandachtsgebied. met onze unieke en hoogstaande oplossingen hebben we op ieder vraagstuk een oplossing. Naast hardware, software en consultancy vindt Allinco VCS het belangrijk de investering te borgen door samen met de klant te blijven evalueren. Samen werken aan Samenwerken is dan ook onze slogan! link naar aanvullende informatie http://www.allinco-vcs.nl
DRU Kremer Omschrijf de klant DRU uit Duiven. Ongeveer 150 medewerkers verdeeld over 3 landen te weten Nederland, Engeland en België.
DRU werd opgericht in 1754 en is daarmee een van de oudste bedrijven van Nederland. Grote bekendheid kreeg het bedrijf door de productie van gietijzeren potten en pannen. Later werd overgeschakeld naar kachels en sinds de ontdekking van het aardgas in Slochteren is DRU zich gaan specialiseren in de ontwikkeling en productie van een breed assortiment aan gas verwarmingsapparaten. Inmiddels biedt DRU een toonaangevend assortiment van gasgestookte en houtgestookte haarden en kachels. Omschrijf de klantvraag
Het optimaliseren van de interne communicatie tussen de vestigingen, vragen van klanten of dealers centraliseren in één UC communicatiesysteem.
Indien mogelijk met hergebruik van bestaande hardware.
Presence van de medewerkers over de 3 landen heen zodat de back-up van de totale organisatie daardoor gewaarborgd is qua optimale bereikbaarheid.
Op welke wijze is het probleem van de klant opgelost? Door het plaatsen van een Unify communicatiesysteem met hergebruik van bestaande Cordless Dect systeem inclusief bestaande vaste- en Dect-toestellen. Aan dit systeem zijn twee telco providers gekoppeld te weten Voiceworks via Wholesale model en Lloyds. Door gebruik te maken van UC middels o.a. Call center (My Agent) worden alle calls in de juiste taal beantwoord en afgehandeld door medewerkers verdeeld over de verschillende landen heen. Elk land heeft zijn eigen identiteit behouden middels lokale telefoonnummers. Wat is de winst voor de klant?
Grote kostenreductie op de gesprekskosten tussen medewerkers /vestigingen onderling (is nu € 0,) Afhandeling en registratie van calls is te monitoren en te rapporteren.
Inzicht in type calls van klanten/dealers
Efficiency: gesprekken lopen niet meer via de telefoniste maar komen nu over de landen heen direct bij de juiste medewerker terecht.
Wat maakt dit project bijzonder en innovatief? Koppeling over meerdere landen heen via één centraal UC communicatiesysteem gebruik makende van zo veel mogelijk bestaande hardware. Klanten/dealers komen nu direct bij de juiste medewerker binnen de totale organisatie terecht wat zowel voor de klant als medewerker als zeer prettig wordt ervaren. Dru heeft nu ook veel beter inzicht gekregen in hun totale telefonie afhandeling en kunnen daar nu beter op anticiperen en we hebben een aanzienlijke kostenreductie weten te realiseren. Service /onderhoud is nu ook gecentraliseerd (voorheen over 3 landen heen 3 verschillende centrales).
Categorie Best UC Project
6
UMC Utrecht - Polycom
Klantcase Opgeleverd door
UMC Utrecht Polycom Omschrijf de klant Polycom is wereldwijd toonaangevend in het helpen van organisaties bij het realiseren van nieuwe niveaus van teamwork, efficiency en productiviteit. Hun klant is het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht). Met meer dan 12.000 medewerkers is het Universitair Medisch Centrum Utrecht een van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland en de grootste werkgever in de regio. Zorg, onderzoek en onderwijs zijn de drie pijlers van het UMC Utrecht. De zorg in het UMC Utrecht is verdeeld in 12 divisies. Omschrijf de klantvraag Medische educatie is één van de pijlers van UMC Utrecht. UMC Utrecht is al bekend met de voordelen van video-oplossingen. Het universitair ziekenhuis gebruikt die om operaties op te nemen en uit te zenden voor het medisch onderwijs. UMC Utrecht wil pionier zijn op dit gebied. Chirurgen van het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) hebben in 2015 als eerste een Polycom-video-oplossing gebruikt om een operatie live in 3D uit te zenden. Het ging om een middenooroperatie (stapedotomie) waarbij een van de gehoorbeentjes werd vervangen bij een patiënt met otosclerose. Duizenden vakgenoten en studenten waren live getuige van de operatie. Op welke wijze is het probleem van de klant opgelost? Polycom leverde alle benodigde apparatuur om de operatie te gebruiken voor educatie. De chirurg gebruikte een ZEISS Trenion HD 3D-operatiemicroscoop om dit soort operaties uit te voeren. Daarnaast zette hij de video-oplossing van Polycom in om duizenden belangstellenden en medische studenten deelgenoot te maken van de operatie. Het team gebruikte Polycom® RealPresence® Group 700 series, top of the line samenwerkings-oplossing, in combinatie met een 3d lab feature + De Polycom® EagleEye™ IV camera met 4k sensor. Wat is de winst voor de klant? Voor het eerst waren vakgenoten en chirurgen in opleiding live getuige van een operatie via een 3D-videoconferentieverbinding. Via een 3D-televisie keken ze mee door de ogen van de chirurg. Wat maakt dit project bijzonder en innovatief? Deze revolutionaire aanpak in het chirurgisch onderwijs verhoogt niet alleen het inzicht in chirurgische ingrepen in het algemeen, maar ook in deze specifieke ingreep wanneer vakgenoten die zelf moeten uitvoeren. De HD-weergave van de microscoop op het scherm stelt de chirurg in staat om studenten beter te begeleiden en instructies te geven. Polycom levert geavanceerde belangrijker oplossingen, het is een game changer. Overige opmerkingen De Polycom® RealPresence® Group 700 series is ‘s werelds meest krachtige video verwerkingsunit die qua input- en outputcapaciteit uitstekend past binnen de medische wereld waar beelden en geluiden van de hoogste kwaliteit vereist zijn. Dit systeem is verder speciaal ontwikkeld om naadloos te integreren met Microsoft Skype for Business, en paste ook hier feilloos binnen het It-landschap.
Categorie Best UC Project
7
link naar aanvullende informatie http://www.polycom.nl/company/news/press-releases/2015/20151102-2.html
Gemeente Wageningen Telecom Service Oost Omschrijf de klant Wageningen is een bijzondere stad met bijzondere mensen. Stad der Bevrijding, City of Life Sciences, stad met een internationaal, sociaal, creatief en duurzaam karakter. Dit maakt Wageningen anders dan de andere steden in de wijde omgeving. De vele, internationale, studenten bepalen mede het straatbeeld en de gezelligheid op de diverse terrassen in het centrum. Als City of Life Sciences werkt Wageningen volop aan de kwaliteit van leven in de breedste zin van het woord. Denkt u bijvoorbeeld aan innovaties op het gebied van voeding en gezondheid. Daarnaast is Wageningen onlosmakelijk verbonden met de bevrijding van Nederland. In Wageningen werd immers op 5 mei 1945 de capitulatie getekend. Hotel De Wereld, waar deze historische gebeurtenis plaatsvond, is nog steeds een belangrijke trekpleister in de stad. Het is dan ook niet verwonderlijk dat deze gemeente heeft gekozen voor een telefonieoplossing die bijzonder maar ook uniek is in Nederland en zelfs in Europa. Omschrijf de klantvraag De wens van de gemeente was om naar een ‘Mobiel tenzij-situatie’ over te gaan, waarbij de medewerkers geen vaste werkplek meer hebben en waarbij alleen gebruik wordt gemaakt van smartphones. Op deze manier zijn de medewerkers van de gemeente niet meer gebonden aan een vaste werkplek op een van de drie locaties en kan ook vanuit huis gewerkt worden. De gemeente Wageningen was op zoek naar een communicatie oplossing voor 500 gebruikers welke locatie- en plaatsonafhankelijk kan functioneren mede i.v.m. de verbouwing van diverse gemeente locaties. Op het moment van aanbesteden maakten de ongeveer 500 medewerkers van de Gemeente Wageningen voor de telecommunicatie gebruik van vaste werkplekken op een van de drie locaties, met vaste bureautoestellen en een telefooncentrale op locatie. Op welke wijze is het probleem van de klant opgelost? De Gemeente schreef een aanbesteding uit voor een ‘Mobiel tenzij” oplossing waarbij de keuze voor vaste telefonie was gevallen op Telecom Services en de keuze voor het mobiele netwerk was gevallen op T-Mobile. Telecom Services vulde het in met een UC-oplossing van Unify om medewerkers plaatsonafhankelijk te kunnen laten werken, waarbij alle communicatie via smartphones verloopt middels Forced on PBX. Telecom Services leverde een Private Cloud oplossing van Unify het OpenScape Business platform in combinatie met de Sip Trunk en 450 mobiele abonnementen geleverd door T-Mobile. In mei 2016 is de nieuwe communicatieoplossing opgeleverd bij Gemeente Wageningen. Telecom Services ontwikkelde in combinatie met Unify en T-Mobile een Forced-on-PBX oplossing voor de Gemeente Wageningen met als doel om naast een volledige vast/mobiel integratie ook gebruik te kunnen maken van alle functionaliteiten van het OpenScape Business platform voor de mobile gebruikers.
Categorie Best UC Project
9
Het Unify OpenScape Business platform beschikt sinds kort over een nieuwe functionaliteit: het SIP Mex protocol. Hierdoor is volledige vast/mobiel integratie met een Forced-on-PBX provider mogelijk. Het Unify OpenScape Business platform is een “alles-in-één” communicatie oplossing met uitgebreide UC-mogelijkheden. Alle gebruikersfunctionaliteiten tot 1.500 gebruikers zijn standaard aanwezig binnen de OpenScape Business alles-in-één software en eenvoudig via één Web-based management interface te beheren. Per gebruiker kunnen de gewenste gebruikersfunctionaliteiten op elk moment, eenvoudig d.m.v. het activeren van licenties, modulair worden vrij geschakeld binnen het platform. De OpenScape Business communicatie oplossing is gedimensioneerd als “Private Cloud” oplossing binnen het gevirtualiseerde redundante datacenter van de Gemeente Wageningen waardoor de uptime van de applicatie en de beveiliging van de persoons gegevens maximaal gewaarborgd zijn. Daarnaast is ook de infrastructuur naar de drie gemeentelocaties en T-Mobile redundant uitgevoerd waardoor de gebruikers te allen tijde de beschikking hebben over de communicatie oplossing. Het OpenScape Business software platform is operationeel binnen de gevirtualiseerde redundante data omgeving van de Gemeente Wageningen. Deze Private Cloud omgeving voorziet de drie vestigingslocaties en 500 medewerkers van de Gemeente van:
2 telefonistes met de myAttandent telefoniste bedienpost software met ACD functionaliteit
30 vaste IP toestelgebruikers met de myAgent KCC cliënt
450 mobiele gebruikers met de myPortal for Outlook UC desktop applicatie in combinatie met de myPortal to Go smartphone UC App.
Categorie Best UC Project
10
Gegarandeerde optimale bereikbaarheid De centrale algemene telefoonnummers worden afgehandeld door twee telefonistes. Dit is mogelijk met de myAttendant PC bedienpost applicatie die is uitgebreid met de myAgent ACD software. Het KCC handelt daarnaast de diverse afdelingsnummers af met gebruik van de myAgent ACD software. De individuele medewerkers zijn bereikbaar op hun rechtstreekse doorkiesnummers. Door middel van status afhankelijk routeren kunnen ze hun bereikbaarheid zelf bepalen. Dit is mogelijk door integratie van de Outlook Agenda of door de beschikbaarheid handmatig via de myPortal applicatie in te geven met bijbehorende zelf in te stellen bereikbaarheidsprofielen. De medewerkers kunnen onderling hun beschikbaarheid c.q. status direct zien via de myAttendant, myAgent en myPortal (for Outlook en to Go). Hierdoor hoeven er geen onnodige communicatie pogingen plaats te vinden en kan de communicatie zo direct mogelijk verlopen. Naast deze volledig geïntegreerde vast-mobiel oplossing kunnen de gebruikers beschikken over alle denkbare communicatie functionaliteiten als: alle voorkomende telefooncentrale functionaliteiten; intern nummerplan, doorverbinden, chef/secretaresse schakelingen, terugbellen bij in gesprek enz; Groepsoproepen en ACD functionaliteit ook voor de mobiele gebruikers; De myPortal for Outlook desktop/ myPortal to Go mobile UC cliënt met uitgebreide functionaliteiten als:
Persoonlijke presence status instelling als: kantoor, bespreking, ziek, pauze, niet op kantoor,
vakantie, lunch, thuis of niet storen. (kan ook synchroniseren met agenda status outlook)
Status afhankelijke gesprek routering d.m.v. persoonlijke auto attendant instellingen per status
Visuele Voicemail: Voice-to-Email
Instant Messaging
Web Collaboration
Click-to-Dail vanuit elke applicatie
Conferenties op zetten
Integratie eigen outlook en algemene contactboeken met
uitgebreide zoek functie
Logboek met persoonlijke gemiste, ontvangen en uitgaande gesprekken per periode
Favorieten overzicht lijst met status overzicht collega’s
Eén nummer service, plaats en device onafhankelijk bereikbaar zijn onder één nummer
En tal van andere functionaliteiten
Hans Rothuis, teammanager facilitair management Gemeente Wageningen over de winst voor Gemeente Wageningen door het gebruik van deze nieuwe communicatieoplossing: “Voor onze organisatie heeft dit er vooral toe geleid dat we veel flexibeler zijn geworden. Daarbij is de toegenomen bereikbaarheid de belangrijkste winst. Maar ook de flexibiliteit voor de mensen is enorm toegenomen. Nu kan onze telefoniste gewoon telefoongesprekken doorzetten naar thuiswerkers, en dankzij een app kan ieder zijn bereikbaarheidsstatus doorgeven. We kunnen meteen aangeven of iemand in bespreking is, vrij is of iets anders. De beller kan meer info gegeven worden.”
Categorie Best UC Project
11
Wat maakt dit project innovatief en uniek? Antoon ter Brugge, directeur van Telecom Services: “Het unieke van het platform zelf is dat het een alles-in-één communicatieoplossing is, die volledig in een gevirtualiseerde, redundante netwerkomgeving kan draaien; het is alleen maar software. Alles-in-één betekent dat in deze oplossing daadwerkelijk alles zit en mogelijk is tot wel 1.500 gebruikers. Het enige dat wij als leverancier moeten doen, is per gebruiker een licentie aanvragen. Dat is veel eenvoudiger dan met oplossingen van andere vendoren.” Ter Brugge van Telecom Services: “OpenScape Business is de communicatieserver in het netwerk. Dit betekent dat alle communicatie altijd via die server verloopt. Er is daardoor permanent inzicht wie waar aan het bellen is; je kunt niet om die communicatieserver heen, ook al word je via een 06-nummer gebeld.” Dit is echte VaMo, ofwel: Vast-Mobiel Integratie, aldus Ter Brugge. “Andere telecomleveranciers realiseren zo’n oplossing met clients waarbij je apps op je smartphone moet installeren. In deze Unify-oplossing hoeft dat niet. Ook al heb ik een oud Nokia-toestel: via het simkaartje wordt het toestel automatisch onderdeel van het communicatieplatform en wordt alle communicatie geregistreerd. Daarnaast krijgt het toestel meteen alle functionaliteiten die een bureautoestel ook heeft, zoals presence en statusafhankelijk routeren. Verder bel je altijd met je vaste doorkiesnummer naar buiten. Er bestaat geen mogelijkheid voor de gebruiker om buiten dit systeem om te communiceren.”
Categorie Best UC Project
12
Timeos - Winvision
Klantcase Opgeleverd door
Timeos Winvision Omschrijf de klant Timeos is een pensioenuitvoeringsorganisatie, gevestigd in Amstelveen. De organisatie voert pensioenregelingen uit (beheert pensioenen) voor een aantal bedrijven, met name in de grafische. Timeos telt 400 medewerkers. Omschrijf de klantvraag Winvision was op andere gebieden al actief bij deze partij (levering van werkplekken). Winvision kwam met Timeos in gesprek over hun telefooncentrale; die was verouderd en had veel storingen. Hoewel de aanvankelijke vraag ging over het vervangen van de telefonie, ging het gesprek al snel over het feit dat telefonie niet meer los te zien is van de werkplek. De klant merkte dat telefonie slechts één manier van communiceren is, maar dat er meer kanalen zijn: Social Media, chat, webchat, videocommunicatie. Al deze kanalen wilde Timeos onderdeel maken van de werkplek. Hun uitdaging: al die kanalen in één platform vangen. Op welke wijze is het probleem van de klant opgelost? Winvision heeft voorgesteld om het communicatieplatform onderdeel te maken van het IT-landschap door Skype for Business in te zetten, met daarbovenop Anywhere365, om ervoor te zorgen dat al die verschillende communicatiekanalen in één platform gevangen konden worden. Skype for Business is eerst naast de oude PABX opgebouwd. Vervolgens is er een verkenning gedaan op de afdelingen wat behoeften waren op communicatiegebied, waarbij breder gekeken is dan telefonie. Daarmee heeft Winvision alle eisen en wensen opgehaald om per afdeling Skype for Business goed klaar te zetten en vervolgens is de klant in één weekend overgestapt. Er is daarbij gekozen om meteen naar de nieuwe wereld over te stappen. Daarom geen ISDN maar een SIP-verbinding van Vodafone. De klant wilde verder geen desktoptoestellen meer; alleen een Skyoe for Business-client op de pc of laptop met headsets. Medewerkers van Timeos bepalen zelf hun breikbaarheid: zijn ze niet ingelogd, dan bepalen zij zelf wat er met een inkomend gesprek gebeurt – die gaat naar voicemail, naar de mobiele telefoon of naar een collega. Iedereen heeft die vrijheid. Daarnaast is er keuzevrijheid of een gesprek altijd direct op alleen laoptop, alleen smartphone of op beide binnenkomt. Beangrijk onderdeel van dit project is de adoptie van de technologie door de medewerkers geweest. Het geeft veel vrijheid maar je moet gebruikers wel meenemen. Winvision heeft daar veel tijd in gestopt. Aantal trainingen gegeven vooraf, maar ook na de oplevering op de vloer om proactief de medeweerkers te helpen en ze mee te nemen in de functionaliteit en vrijheid. 1/3 van de projecttijd is opgegaan aan adoptie en ondersteuning. Het project kan technologisch perfect opgeleverd worden, maar wanneer je de medewerkers niet op de juiste manier meeneemt, kan een project bij nader inzien toch mislukken.
Categorie Best UC Project
13
Wat is de winst voor de klant? Timeos is in maart 2016 op deze oplossing overgegaan. De winst is drieledig: -Het communicatieplatform draait stabieler dan voorheen; minder storingen. -Timeos kan meerdere communicatiekanalen inzetten en dus kiezen hoe klanten met hun in contact komen. Daardoor is de organisatie klantvriendelijker geworden. Overleg kan bijvoorbeeld online, waarbij beeld gedeeld kan worden. Dat scheelt hun klanten ook tijd. -Met dit nieuwe platform kan Timeos voldoen aan de eisen van De Nederlandsche Bank: alle communicatie over aandelentransacties moet worden vastgelegd. Wat maakt dit project bijzonder en innovatief? De klant ziet de voordelen van deze nieuwe oplossing voor de interne communicatie. Maar de stap naar deze nieuwe manier van communiceren is door de klant vooral gezet om het voor haar klanten makkelijker te maken: de bedrijven en de gepensioneerden. Een voorbeeld: op de website van Timeos kunnen gepensioneerden inloggen en voor een vraag kunnen ze direct webchat gebruiken.
