Código de factores fundamentales de la responsabilidad social … · 2019-08-28 · 4.0 Desarrollo...

Código de factores fundamentales de la responsabilidad social (F2SR)Edición 1

2345 Crystal Drive, Suite 800 • Arlington, VA 22202 USA 202.220.0635 • www.sqfiethicalsourcing.com©2019 Food Marketing Institute. All rights reserved.

SQFI Ethical Sourcing (ES) Program

Fundamental Factors for Social Responsibility (F2SR)


Page 1 of 16

Código de factores fundamentales de la

responsabilidad social (F2SR)

5 de febrero de 2019

Edición 1.0

© Safe Quality Food Institute 2345 Crystal Drive, Suite 800

Arlington, VA 22202 EE. UU.

202-220-0635

www.sqfi.com

http://www.sqfi.com/




Page 2 of 16

SQF Institute is a division of the Food Marketing Institute (FMI).

Índice

Artículo Descripción Página(s)

Introducción ................................................................................................................. 3

1.0 Alcance ........................................................................................................................ 4

2.0 Política y manual sobre responsabilidad ética................................................................ 4

3.0 Objetivos y programas de gestión (objectives and management programs, OMP) de responsabilidad ética .................................................................................................... 5

4.0 Desarrollo del equipo de ES de la organización ............................................................. 5

5.0 Gestión social............................................................................................................... 6

6.0 Gestión de salud y seguridad ocupacionales ................................................................. 8

7.0 Preparación y respuesta ante emergencias ................................................................... 10

8.0 Gestión de proveedores y subcontratistas ..................................................................... 10

9.0 Verificación para respaldar la mejora continua en el desempeño de ES ......................... 11

10.0 Principios de gestión comercial para la gerencia sénior ................................................. 12

DEFINICIONES ............................................................................................................ 13




Page 3 of 16

Introducción

En el siglo XXI, la cadena de suministro se caracteriza por cambios fundamentales, en especial, en la

interfaz de ventas minoristas para el consumidor. Estos cambios están teniendo un impacto importante en

los proveedores. Se ha producido un cambio de una cadena de suministros impulsada por el productor o el

fabricante a una situación en la cual el consumidor tiene una influencia considerable. Los consumidores

ahora tienen demandas más altas sobre los productos y, a su vez, sobre las organizaciones que los fabrican;

desean calidad, inocuidad, frescura, variedad, conveniencia y una buena relación entre calidad y precio.

Las circunstancias en las cuales los productos se fabrican adquieren una importancia cada vez mayor para

los consumidores, especialmente aquellas que tienen un impacto en el tratamiento ético de las personas

involucradas en su producción. En respuesta a una creciente concientización respecto del bienestar de los

empleados y trabajadores, los consumidores están ejerciendo una mayor presión para que los proveedores

y minoristas eleven sus estándares y su desempeño. En este sentido, el consumidor determina quién

alcanza el éxito y quién no.

El Código de factores fundamentales de la responsabilidad social (Fundamental Factors for Social

Responsibility, F2SR) del Safe Quality Food Institute (SQFI) se proporciona a las organizaciones

contratistas y proveedores que están comprometidos con la implementación de prácticas responsables

relacionadas con programas de gestión social, incluidos aquellos relacionados con la gestión de la salud y

seguridad ocupacional (Occupational Health and Safety, OHS), y que desean una evaluación independiente

de su compromiso.

El Código F2SR ofrece un conjunto fundamental de requisitos que apuntan al desempeño y que guían a

una organización contratista o proveedor a la hora de documentar los procedimientos o las prácticas que

aplica del sistema de gestión para demostrar la implementación de la responsabilidad ética en sus

operaciones. Si bien la implementación es voluntaria, es necesario recomendar a las organizaciones

contratistas y los proveedores que, si optan por intentar obtener la certificación para el Código F2SR, se

deben abordar todos los elementos de dicho código.

El alcance de la responsabilidad ética, como se usa en el Código F2SR, abarca consideraciones sociales,

de OHS y prácticas comerciales éticas, así como actividades de cumplimiento normativo relacionadas con

estos temas. Hay otros factores que podrían considerarse “éticos” (p. ej., la manipulación humana de

animales), sin embargo, estos no se abordan en el Código F2SR de responsabilidad ética. El código incluye

referencias de diversos códigos o normas internacionales y de minoristas que han desarrollado requisitos

similares.

Las disposiciones de este Código F2SR del Programa de Responsabilidad Ética, no constituyen los

requisitos máximos. En todas las instancias, los requisitos nacionales, estatales, provinciales, locales o del

Código F2SR de Responsabilidad Ética del SQFI (los que brinden más protección a los empleados) se

aplicarán a las organizaciones que opten por implementar un programa de responsabilidad ética del SQFI.

El código no se interpretará como impedimento para superar los requisitos de la legislación nacional,

estatal/provincial o local.

Se alienta a todos los usuarios a brindar sugerencias que contribuyan a las mejoras de este documento y

sus anexos. Envíe las sugerencias por escrito a la siguiente dirección: SQFI | 2345 Crystal Drive, Suite 800

| Arlington, VA 22202 EE. UU.




Page 4 of 16

1.0 Alcance

1.1 La alta gerencia deberá identificar y documentar los límites de la organización a la que se aplica el Sistema de Gestión de Responsabilidad Ética (Ethical Sourcing Management System, ESMS). El alcance del programa debe cubrir todas las operaciones y actividades que están bajo el control de la organización, que van desde la selección de materias primas hasta la venta o el envío de los productos terminados (según el tipo de negocio).

1.2 Todas las actividades y operaciones de la organización que estén dentro del alcance definido se incluirán en el ESMS. El alcance se debe mantener actualizado.

2.0 Política y manual sobre responsabilidad ética

2.1 La alta gerencia de la organización debe desarrollar, documentar y firmar una política sobre responsabilidad ética (ES). El personal de alta gerencia actual debe comprender y apoyar los compromisos que se incluyan en la política sobre ES.

2.2 La política sobre ES de la organización debe incluir compromisos en cuanto a:

• implementar y mejorar continuamente el desempeño relacionado con la gestión social (sección 5.0), la gestión de salud y seguridad ocupacionales (sección 6.0) y las prácticas de la cadena de suministro que se incluyen en esta norma;

• identificar y cumplir los requisitos legales aplicables y otras obligaciones a las cuales la organización se atenga (p. ej., aquellas que emanen de asociaciones comerciales, clientes, etc.); e

• involucrar de forma eficaz a los empleados en el ESMS.

2.3 La política debe proporcionar una base para establecer y revisar los objetivos relacionados con la ES, así como las actividades del programa destinadas a lograr los objetivos establecidos.

2.4 Se debe documentar y mantener un manual en el que se describan los métodos que la organización usará para cumplir con los requisitos de esta norma. El manual sobre ES incluirá, como mínimo, lo siguiente:

• el alcance y la aplicabilidad del ESMS de la organización;

• la política sobre ES;

• un resumen de las políticas y los procedimientos relacionados con la ES y sus ubicaciones;

• los métodos que se utilizarán para hacer participar a los empleados en el ESMS; y

• la documentación que identifica cómo se han asignado las funciones y responsabilidades relacionadas con la ES.

2.5 La política sobre ES se debe comunicar a todas las personas que trabajan para la organización, y en nombre de esta, incluidos, entre otros, los empleados (permanentes, temporales y de medio tiempo), consultores, visitantes, contratistas, proveedores, etc.

2.6 La alta gerencia debe revisar la política sobre ES periódicamente para comprobar su adecuación con respecto al alcance actual del ESMS de la organización.

2.7 La política sobre ES se pondrá a disposición de todas las partes interesadas.




Page 5 of 16

3.0 Objetivos y programas de gestión (objectives and management programs, OMP) de responsabilidad ética

3.1 La organización debe desarrollar y documentar objetivos relacionados con la ES.

[Nota: Los asuntos relacionados con la ES abarcan factores sociales (sección 5.0), de salud y seguridad (sección 6.0), así como de la cadena de suministro dentro del alcance definido del ESMS.]

3.2 La organización debe desarrollar, documentar e implementar procesos de gestión y programar actividades diseñadas para lograr los objetivos establecidos relacionados con la ES.

3.3 La alta gerencia debe aprobar y proporcionar los recursos adecuados para concretar los objetivos y las actividades del programa de implementación.

3.4 La alta gerencia debe revisar periódicamente el estado de los objetivos aprobados y tomar las medidas apropiadas cuando el desempeño no esté dentro del rango establecido respecto de los objetivos.

3.5 Los objetivos y las actividades del programa de implementación deben:

• vincularse, pero no exclusivamente, con riesgos significativos en las áreas de gestión social, gestión de salud y seguridad y

gestión de la cadena de suministro;

• estar normalizados (p. ej., para la producción anual, el volumen de ventas, etc.) para respaldar la tendencia del desempeño;

• ser revisados a intervalos planificados; y

• ser cada vez más proactivos a medida que el ESMS evoluciona.

4.0 Desarrollo del equipo de ES de la organización

4.1 Debe haber evidencia de que la alta gerencia asume la responsabilidad general del ESMS.

4.2 La alta gerencia debe asignar un equipo interdisciplinario (cross-functional team, CFT) del nivel adecuado (p. ej., en el nivel de la instalación o departamento) para ayudar en la implementación satisfactoria y la mejora continua del ESMS; específicamente, en la gestión de: 1) proveedores y subcontratistas, 2) programas sociales/laborales y 3) salud y seguridad laboral (occupational health and safety, OHS).

4.2.1 Cuando sea posible, las personas asignadas deben ser miembros del equipo de gestión del centro.

4.2.2 Las funciones y responsabilidades del CFT se deben documentar y comunicar a toda la organización.

4.2.3 El personal asignado debe ser competente para lograr los objetivos designados en el apoyo del ESMS.

4.2.4 Entre las obligaciones de los miembros del CFT se encuentran el monitoreo del desempeño, la participación en

auditorías internas y el informe del estado sobre sus áreas de responsabilidad.

4.3 El CFT se debe reunir de forma programada para promover las comunicaciones y la mejora continua. Se deben escribir minutas de las reuniones y compartirlas con la gerencia y los asociados.

4.4 Se deben establecer metas y objetivos de desempeño para el personal que tiene responsabilidades relacionadas con la ES.

4.5 La alta gerencia debe revisar periódicamente el desempeño de las personas/los equipos asignados para apoyar la mejora continua del ESMS.




Page 6 of 16

5.0 Gestión social

5.1 La organización debe desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos que prohíban la discriminación previa al empleo (selección, contratación, etc.) y durante el empleo (compensación, ascenso, capacitación, etc.). No debe haber discriminación por razones de edad, género, religión, estado civil, raza, casta, procedencia social, enfermedad, discapacidad, embarazo, origen étnico o nacional, nacionalidad, membresía en organizaciones de trabajadores, incluidas afiliaciones políticas o sindicales, orientación sexual o cualquier otra característica personal.

5.2 Se deben desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos que prohíban amenazas, intimidación, coacción, hostigamiento, acoso o abuso (sexual, verbal, físico, cibernético, etc.) a los empleados/trabajadores y sus familias, por cualquier motivo. Se debe tratar a todos los empleados/trabajadores con respeto y dignidad.

5.3 La organización debe desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos relacionados con los salarios que traten los siguientes temas: tarifas de pago (mínimas, periódicas/horas extras), fechas y medios de compensación, retención de salarios y horas de trabajo normales.

5.3.1 Las tarifas salariales deben, como mínimo, estar de acuerdo con la legislación nacional, estatal/provincial y local, a modo de disposición en un acuerdo contractual legal, o bien estar de acuerdo con un convenio colectivo válido.

5.3.2 Las horas de trabajo estándar no deben superar las 48 horas por semana, sin incluir horas extra, y no deben superar un máximo de 60 horas por semana, incluidas las horas extra, como rutina habitual. Las horas extra se deben pagar a una tarifa prémium.

5.3.3 El cumplimiento de las pausas para descanso o comida debe estar de acuerdo con la legislación nacional, estatal/provincial y local, a modo de disposición en un acuerdo contractual legal, o bien, estar de acuerdo con un convenio colectivo válido.

5.3.4 Los salarios no se deben retener a menos que esté permitido por la legislación nacional, estatal/provincial y local, a modo de disposición en un acuerdo contractual legal, o bien por un convenio colectivo válido.

5.3.5 Se debe proporcionar a los empleados/trabajadores días de descanso de conformidad con las leyes nacionales, estatales/provinciales y locales. En ausencia de leyes aplicables, los trabajadores tendrán un (1) día de descanso cada siete (7) días calendario como rutina habitual.

5.4 Se deben desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos en relación con el programa de beneficios de la organización, incluso, si procede: vacaciones, feriados y licencias (p. ej., normal, por enfermedad, por maternidad/paternidad, etc.).

5.5 Se debe proporcionar a todos los empleados/trabajadores información escrita y comprensible sobre los términos de empleo, incluidos salarios, antes de comenzar el empleo, y detalles del salario recibido por cada periodo de pago.




Page 7 of 16

5.6 La organización debe desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos que describan las prácticas laborales justas de la organización y los términos de empleo, incluidos los derechos del empleador y de los empleados/trabajadores. Estas políticas y procedimientos deben abordar, como mínimo, los siguientes requisitos:

5.6.1 Todos los términos y condiciones de empleo deberán basarse en la capacidad de la persona para realizar el trabajo y no en sus creencias o características personales.

5.6.2 Todo trabajo debe llevarse a cabo de manera voluntaria y no bajo amenaza de penalización o sanción. Se prohíbe el trabajo forzado/penitenciario y en condiciones de servidumbre/servidumbre por deudas.

5.6.3 La edad mínima para el empleo es de 15 años. No obstante, si la edad mínima según la legislación local es de 14 años,

de acuerdo con las excepciones de país en desarrollo bajo el convenio 138 de la OIT, puede aplicarse esta edad mínima.

5.6.4 Se deben mantener los datos de la edad de todos los empleados/trabajadores.

5.6.5 Los empleados/trabajadores deben tener la libertad de dejar el empleo y las instalaciones del empleador en cualquier momento mediante la notificación adecuada.

5.6.6 Los empleadores no deben conservar ni retener los documentos de identidad de empleados/trabajadores (por ejemplo, pasaportes, tarjetas de identidad, etc.) ni tener acceso a las cuentas bancarias de los trabajadores.

5.6.7 Según lo permitido por las leyes nacionales, estatales/provinciales y locales, los empleados/trabajadores tienen derecho a

unirse a sindicatos de su propia elección, o formarlos, sin autorización previa de la gerencia, y tienen derecho a negociar de manera colectiva.

• La compañía no debe interferir, obstruir ni evitar las actividades legítimas y lícitas de este tipo.

• Los representantes de trabajadores/empleados debidamente electos deben tener acceso al lugar de trabajo para llevar a cabo sus funciones de representación (p. ej., las personas que han sido debidamente electas por los trabajadores en una ubicación para que los representen).

5.6.8 Se deben identificar las condiciones para la aplicación de medidas disciplinarias, que incluyen la suspensión y el despido. Todas las medidas disciplinarias deberán documentarse.

5.0 Gestión social (continuación)

5.7 Se deben desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos que rijan el compromiso de la organización con la prevención de fraude, soborno, blanqueo de capitales, fijación de precios y otras prácticas de gestión empresarial poco éticas. Esto incluye identificar y cumplir todas las leyes nacionales, estatales/provinciales y locales aplicables, así como los requisitos del sector que rigen dichas prácticas empresariales poco éticas.

5.8 Se debe comunicar la información sobre los derechos y las obligaciones del empleador y de los empleados/trabajadores, relacionada con los requisitos de este artículo, y debe existir un procedimiento de confirmación para garantizar la comprensión.

5.9 La organización debe implementar medios para estar al tanto de los cambios en las leyes y regulaciones aplicables en relación con los temas mencionados en este artículo.

5.9.1 La organización debe evaluar periódicamente su cumplimiento en relación con los requisitos legales aplicables y otras obligaciones asociadas a la gestión social. Se deben implementar acciones para corregir todo incumplimiento que se identifique.

5.10 Se debe implementar un procedimiento de gestión de cambios (management of change, MOC) que respalde la identificación proactiva de los riesgos relacionados con ES y las medidas de control adecuadas antes de realizar los cambios. Pueden producirse cambios en áreas como regulaciones, personal, compensación y beneficios, relaciones de subordinación, datos demográficos, etc.

5.11 Las actividades de evaluación de riesgos deben incluir consideraciones relacionadas a todos los programas de gestión social y las prácticas de gestión empresarial poco éticas que se abordan en este artículo.




Page 8 of 16

6.0 Gestión de salud y seguridad ocupacionales

6.1 La organización deberá desarrollar, documentar e implementar de forma coherente un procedimiento para identificar todos los peligros de salud y seguridad ocupacionales, analizar sus riesgos asociados y evaluar las medidas de control existentes para determinar la efectividad de estas medidas de control y la necesidad de crear medidas de control nuevas o adicionales. En el procedimiento se deben considerar los peligros reales y posibles asociados con lo siguiente:

• las operaciones rutinarias, no rutinarias y de emergencia;

• los contratistas, el personal de reparto y los visitantes; y

• las medidas de seguridad adecuadas contra incendios, y la resistencia, estabilidad y seguridad de edificios y

equipos.

6.1.1 Se deben documentar todos los peligros, los riesgos y las medidas de control identificados para la evaluación y la acción

posterior.

6.1.2 La identificación de peligros, el análisis de riesgos y la evaluación de controles de la organización se deben revisar como parte del MOC, después de un incidente de OHS y al menos una vez al año para garantizar que la lista esté completa y actualizada.

6.2 La organización debe realizar y documentar una evaluación integral de riesgos y priorizar los peligros que representan los mayores riesgos, reales o potenciales, para la salud y la seguridad.

6.2.1 La evaluación/priorización de riesgos debe incluir una estimación de la efectividad de las medidas de control existentes, así como la necesidad de realizar controles adicionales para llevar el riesgo a un nivel aceptable. Los riesgos más importantes que se identifiquen, se deben documentar para la inclusión en el plan de gestión de salud y seguridad ocupacionales (Occupational Health and Safety Management Plan, OHSP) de la organización.

6.2.2 Se deben volver a evaluar los peligros, los riesgos y las medidas de control para determinar su prioridad (importancia):

1. como parte de la revisión del MOC,

2. tras un incidente de OHS, y

3. al menos una vez al año. 6.2.3 Se deben documentar todas las revisiones de peligros y riesgos, y se deben conservar los registros.




Page 9 of 16

6.0 Gestión de salud y seguridad ocupacionales (continuación)

6.3 La organización debe desarrollar un OHSP para abordar (eliminar, controlar o reducir) los riesgos prioritarios asociados con los peligros para la salud y seguridad identificados.

6.3.1 El OHSP debe incluir medidas de control específicas asociadas con los peligros y riesgos prioritarios identificados.

6.3.2 La organización debe tener en cuenta la jerarquía de controles de seguridad al identificar medidas de control específicas para los peligros y riesgos prioritarios.

6.3.3 El OHSP debe incluir un procedimiento para identificar, acceder y mantenerse al día con las regulaciones de OHS aplicables y con otros requisitos asociados a las operaciones de la organización y los peligros y riesgos identificados.

6.3.4 La organización debe evaluar periódicamente su cumplimiento en relación con los requisitos legales y otras obligaciones de OHS aplicables. Se deben implementar acciones para corregir todo incumplimiento que se

identifique.

6.4 La capacitación para empleados/trabajadores nuevos/existentes debe incluir:

• capacitación general de inducción en OHS;

• capacitación continua según lo requerido por las leyes y regulaciones aplicables sobre OHS;

• instrucciones que describan cómo las tareas identificadas en el plan de OHS se realizarán de manera segura; esto incluye el uso efectivo de controles destinados a eliminar, controlar o reducir los peligros y los riesgos;

• el derecho de los empleados/trabajadores a no involucrarse en una situación laboral con una justificación razonable de que la situación presenta un peligro inminente para la vida o la salud; y

• gestión/manipulación de residuos y eliminación de productos químicos y otros materiales peligrosos.

6.4.1 Se debe proporcionar capacitación obligatoria durante las horas de trabajo remuneradas y sin costo para los empleados/trabajadores.

6.4.2 Se debe llevar un registro de capacitaciones que describa lo siguiente:

• el contenido de la capacitación y quién la brindó,

• quién ha recibido capacitación en las áreas pertinentes,

• los métodos empleados para demostrar competencia en los temas de la capacitación, y

• otra información que las regulaciones nacionales, estatales/provinciales o locales aplicables puedan exigir.

6.5 Se deben implementar procedimientos de control operativo que:

• documenten condiciones de operación seguras/normales e

• identifiquen las consecuencias de una desviación (p. ej., daños posibles, incumplimiento, etc.).

6.5.1 Se debe establecer una o más de las siguientes condiciones para los peligros y riesgos prioritarios:

• instrucciones que describan cómo se deben realizar las tareas de forma segura,

• capacitación para los empleados específica para el riesgo,

• instrucciones sobre medidas que se deben realizar en caso de desviación de las condiciones de funcionamiento seguras/normales.

6.5.2 La organización debe investigar y tomar medidas inmediatas para abordar toda desviación inaceptable de las

condiciones de funcionamiento seguras.

6.6 La organización debe establecer métricas de OHS que se monitoreen periódicamente para detectar tendencias del desempeño en salud y seguridad.

6.6.1 Los datos de monitoreo se deben mantener actualizados.

6.6.2 La organización debe tomar medidas inmediatas para abordar tendencias negativas.

6.7 Todo el equipo que se utiliza para brindar condiciones de trabajo saludables y seguras a los empleados/trabajadores, y

que se identifica en el OHSP, debe estar incluido en un programa de inspección, pruebas y mantenimiento preventivo

(inspection, testing, and preventive maintenance, ITPM) Todos los equipos que se utilicen para brindar condiciones de

vida saludables y seguras a los empleados/trabajadores también se deben incluir en un programa de ITPM.

6.7.1 Los registros de las actividades de ITPM, entre otros, los registros de calibración, se deben conservar de acuerdo con

los requisitos regulatorios o de conservación de registros organizativos.

6.7.2 La organización debe tener procedimientos que rijan cómo gestionar las deficiencias que se observen en las actividades de

ITPM.

6.7.3 Los procedimientos para gestionar las deficiencias de ITPM se deben comunicar a los empleados pertinentes.




Page 10 of 16

7.0 Preparación y respuesta ante emergencias

7.1 La organización debe identificar, evaluar y documentar posibles situaciones de emergencia que puedan afectar sus operaciones o a los empleados/trabajadores y sus familias.

7.2 La organización debe evaluar cada posible situación de emergencia identificada y determinar las medidas de respuesta y mitigación adecuadas para cada situación.

7.2.1 Todas las acciones de mitigación y respuesta planificadas deben cumplir con los requisitos legales aplicables.

7.3 Se deben establecer y mantener procedimientos que detallen las acciones de respuesta y mitigación apropiadas para abordar las situaciones de emergencia identificadas.

7.3.1 Los procedimientos se deben revisar y las críticas que se presenten en cuanto a su adecuación se deben tener en cuenta:

• después de un incidente que dispare la activación de los procedimientos,

• después de las actividades de simulacro, y

• al menos una vez al año.

7.3.2 Todos los empleados/trabajadores, contratistas y visitantes deben recibir capacitación sobre los procedimientos de respuesta ante emergencias aplicables, incluidos los procesos de evacuación de emergencias, refugio en el lugar y

activación/notificación.

7.3.3 La capacitación debe brindarse con la profundidad y frecuencia suficientes que permitan una respuesta/mitigación efectiva y el cumplimiento de los requisitos regulatorios y de certificación aplicables.

7.4 La organización debe realizar periódicamente simulacros de respuesta ante emergencias y pruebas de equipos de emergencia.

7.4.1 Se deben desarrollar y mantener registros para documentar los simulacros y las pruebas de equipos de emergencia.

8.0 Gestión de proveedores y subcontratistas

8.1 Se debe elaborar, documentar y aplicar un procedimiento que identifique los criterios relacionados con la ES para la evaluación inicial y la selección de proveedores y subcontratistas.

8.1.1 Los criterios de selección/evaluación relacionados con la ES se deben comunicar claramente a los proveedores y subcontratistas, los cuales incluyen las medidas correctivas requeridas para los problemas identificados (p. ej., en contratos, acuerdos de servicio, órdenes de compra, etc.).

8.1.2 Los proveedores y subcontratistas deben reconocer y aceptar estos requisitos.

8.2 La organización debe aplicar los mismos criterios de selección a los proveedores y subcontratistas existentes que a los

nuevos proveedores y subcontratistas en el momento de renovación, extensión u otra modificación de los contratos.

8.3 La organización debe desarrollar, documentar e implementar un procedimiento para la evaluación periódica continua de

su base de proveedores/subcontratistas.

8.3.1 El procedimiento escrito debe especificar las cualificaciones exigidas para el personal que realiza estas selecciones iniciales y las evaluaciones continuas.

8.3.2 Debe haber documentación disponible para confirmar que las evaluaciones se hayan realizado de acuerdo con los métodos, el nivel de detalle y la frecuencia exigidos, según lo estipulado en los requis itos de evaluación y selección.

8.3.3 La documentación disponible debe confirmar que los problemas derivados de las evaluaciones periódicas se hayan abordado en tiempo y forma.

8.4 Se debe identificar el período de conservación para los registros relacionados con la evaluación de proveedores/subcontratistas para garantizar el cumplimiento de los requisitos regulatorios/de la compañía aplicables en relación con la conservación de registros, y las prácticas recomendadas de gestión.

8.4.1 Los registros que se conservan deben contener suficiente información objetiva para respaldar las decisiones relacionadas con la selección y el desempeño continuo de los proveedores y subcontratistas.




Page 11 of 16

9.0 Verificación para respaldar la mejora continua en el desempeño de ES

9.1 La organización debe desarrollar, documentar e implementar un proceso de auditoría interna para confirmar la implementación efectiva y la mejora continua del ESMS.

(Nota: Las auditorías internas pueden realizarse con recursos internos o externos competentes).

9.1.1 Se debe asignar un recurso interno para coordinar el proceso de auditoría interna.

9.1.2 La organización debe desarrollar e implementar un procedimiento escrito para programar, realizar y documentar las auditorías internas de su ESMS, de modo que se evalúe el cumplimiento de los requisitos de este código y los requisitos internos.

9.1.3 Se deben documentar y comunicar los resultados de la auditoría a la alta gerencia y a aquellos responsables del área auditada.

9.1.4 Se deben desarrollar e implementar las medidas correctivas de conformidad con los requisitos del sección 9.4 de este código.

9.2 Se deben desarrollar los procedimientos para monitorear y medir el desempeño de la organización relacionado con la ES

de forma regular.

9.2.1 Las actividades de monitoreo y medición deben incluir:

• medidas de desempeño proactivas que monitoreen el cumplimiento de los requisitos del ESMS, así como el

cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otras obligaciones;

• medidas de desempeño reactivas que proporcionen información sobre desviaciones de políticas/procedimientos,

lesiones y enfermedades ocupacionales, incidentes de emergencia, reclamos de empleados/trabajadores y otras

pruebas de desempeño deficiente en relación con la ES;

• datos y mediciones suficientes para facilitar el análisis y la resolución pertinentes de las medidas correctivas.

9.2.2 Entre los ejemplos específicos de indicadores de desempeño relacionados con la ES que se deben revisar se encuentran:

• la eficacia de los controles para la gestión de peligros y riesgos de salud y seguridad prioritarios;

• el estado de implementación continuo de los objetivos y programas de gestión asociados;

• el cumplimiento de los requisitos legales y otras obligaciones;

• la frecuencia y gravedad de los accidentes/incidentes y la eficacia de las medidas correctivas;

• las auditorías internas que se realizan, frente a aquellas que se programan, y los hallazgos de las auditorías internas,

así como las acciones correctivas relacionadas;

• la frecuencia y gravedad de los reclamos y las preocupaciones de los empleados/trabajadores; y

• el estado de las auditorías de los proveedores y el desempeño auditado de los proveedores en relación con la ES.

9.3 La organización debe desarrollar, documentar e implementar procedimientos para garantizar que las inquietudes

relacionadas con la ES planteadas por los empleados/trabajadores y otras partes directamente involucradas sean

investigadas en tiempo y forma por un representante jerárquico de la compañía. Se debe documentar la resolución de

estas inquietudes.

9.3.1 La investigación y resolución de reclamos e inquietudes relacionadas con la ES se debe realizar de forma confidencial.

9.3.2 Los empleados/trabajadores que presenten reclamos o inquietudes no serán sujeto de represalias, entre otras,

discriminación, coacción, acoso, etc.

9.3.3 Se deben establecer mecanismos para solicitar activamente la comunicación de las inquietudes de los empleados sobre

cualquier faceta del ESMS, incluso, entre otras, inquietudes relacionadas con los programas de gestión social, los

programas de salud y seguridad ocupacionales, el desempeño de proveedores y subcontratistas, etc. Algunos ejemplos

de estos mecanismos podrían ser los procedimientos de quejas, los programas de sugerencias, las reuniones con

empleados/trabajadores, etc.




Page 12 of 16

9.4 La organización debe desarrollar, documentar e implementar un procedimiento correctivo.

9.4.1 La organización debe desarrollar, documentar e implementar procedimientos para guiar la identificación de causas subyacentes y el desarrollo de medidas correctivas con respecto a las desviaciones de las políticas/procedimientos, los accidentes, los incidentes, las inquietudes de los empleados, las conclusiones de las auditorías internas, el cumplimiento

de requisitos legales y otras obligaciones, etc.

9.4.2 Los procedimientos deben indicar el personal pertinente al que la alta gerencia le asignó la responsabilidad de asistir en la investigación y la resolución de las desviaciones y consecuencias, en especial en las siguientes áreas:

• problemas relacionados con

proveedores/subcontratistas,

• problemas sociales o de

Recursos Humanos, • inquietudes de los empleados,

• incidentes ambientales e

• incidentes de salud y seguridad ocupacionales.

9.4.3 Los procedimientos deben indicar de qué manera se realizará el registro, seguimiento y cierre de los reclamos, y ofrecer un proceso para evaluar la efectividad de las medidas correctivas.

9.4.4 Todas las medidas correctivas propuestas se deben revisar mediante un proceso de análisis de riesgos antes de la implementación.

9.4.5 Las investigaciones posteriores al incidente también deben revisar si los controles se implementaron y evaluaron correctamente (p. ej., por qué no evitaron que el incidente ocurriera/se repitiera).

9.0 Verificación para respaldar la mejora continua en el desempeño de ES (cont.)

9.5 Se deben desarrollar, documentar e implementar procedimientos que controlen la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la eliminación de los registros necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de este código ES.

9.6 El desempeño y la efectividad del ESMS deberán ser revisados por la gerencia de forma periódica.

9.6.1 La alta gerencia debe documentar el procedimiento de la organización para garantizar la eficacia continua del ESMS.

9.6.2 Se deben realizar revisiones al menos una vez al año.

9.6.3 Se deben documentar y compartir las minutas de las reuniones de revisión de la gerencia con el personal de la organización, inclusive las decisiones que se tomen para mejorar el desempeño en ESMS.

9.6.4 Los aportes a las revisiones de la gerencia deben incluir:

• los resultados de las auditorías internas y las evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales y otras

obligaciones aplicables;

• las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidos los reclamos;

• el desempeño general de la organización en relación con el ESMS;

• el grado de cumplimiento de los objetivos;

• el estado de las evaluaciones de riesgos, las inquietudes de los empleados, las investigaciones de incidentes, las medidas correctivas;

• las acciones de seguimiento a partir de revisiones previas de la gestión;

• las circunstancias cambiantes, incluso los cambios en los requisitos legales y otras obligaciones relacionadas con la ES; y

• las recomendaciones para la mejora del desempeño.

10.0 Principios de gestión comercial para la alta gerencia

10.1 La organización debe utilizar un enfoque sistemático para obtener los beneficios financieros y económicos asociados

con la implementación del ESMS.

10.1.1 Se debe utilizar el siguiente enfoque o uno equivalente para ayudar a la organización a obtener los beneficios

financieros/económicos asociados a la implementación del ESMS:

• enfoque en el cliente,

• liderazgo,

• participación de las personas,

• enfoque de proceso,

• enfoque de sistema para la gerencia,

• mejora continua,

• enfoque fáctico para la toma de

decisiones, y

• relaciones mutuamente benéficas con los

proveedores.




Page 13 of 16

10.2 El enfoque sistemático que se utiliza en el párrafo 10.1 debe estar respaldado por acciones de la alta gerencia. Algunos ejemplos de acciones de apoyo son:

• enfoque de valor agregado en el cliente,

• implementación de métodos para obtener beneficios financieros,

• establecimiento de un punto de referencia para la medición del desempeño financiero,

• establecimiento de un análisis de tendencias para revisar el desempeño del programa y la mejora continua,

• comunicación del desempeño del programa a la organización y

• revisión periódica del programa de ES para garantizar su idoneidad, adecuación y efectividad de manera continua.

10.2.1 Se deben establecer indicadores clave de desempeño (key performance indicators, KPI) para vincular el desempeño del

ESMS con los beneficios financieros/económicos.

10.3 Las metas y los indicadores de la organización relacionados con la ES se deben incorporar en las métricas de desempeño de los gerentes y los supervisores.

10.3.1 Se debe establecer un proceso para registrar y analizar los beneficios financieros y económicos asociados a la implementación del ESMS. El análisis se realizará sobre la base de métricas y KPI predefinidos.

10.3.2 Se deben comunicar las conclusiones clave (desempeño según los KPI y oportunidades de mejora) dentro de la organización.

10.3.3 Las consideraciones financieras se deben incorporar en las actividades de revisión de la gerencia. (Vea el párrafo 9.6.)

DEFINICIONES

Actividades del programa Medidas que se llevan a cabo para lograr un objetivo relacionado con la ES.

Alcance Todas las operaciones y actividades bajo el control de la organización que se abordan a través del ESMS. Incluye la identificación de los límites físicos aplicables del ESMS.

Alta gerencia Personas con el nivel más alto de la organización, responsables de las operaciones comerciales, y la implementación y mejora del ESMS.

Análisis de riesgos Proceso de evaluación de los riesgos que surgen de un peligro, que incluye la adecuación de los controles existentes, para decidir si el riesgo es aceptable o no.

Aplicable Relevante o pertinente para su aplicación.

Auditoría interna

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener pruebas de auditoría y evaluarlas de manera objetiva, para determinar en qué medida se están cumpliendo los criterios de auditoría del ESMS establecidos por la organización.

Causa subyacente El acontecimiento inicial que da inicio a un incumplimiento identificado.

Competencia Suficiencia de conocimientos y habilidades que le permite a una persona desempeñar de forma eficaz una tarea y lograr los resultados previstos.

Comprender Estar familiarizado con el significado de un tema o requisito y entenderlo.

Debe Indicación de que lo que se encuentra a continuación es un requisito obligatorio.

Desempeño de responsabilidad ética (ES)

Resultados medibles de la gestión de una organización en cuanto a sus consideraciones (riesgos, auditorías internas, etc.) de responsabilidad ética. Los resultados pueden medirse en relación con la política, los objetivos y otros requisitos sobre responsabilidad ética de la organización.




Page 14 of 16

Documentado Un grupo de personas de distintas partes funcionales de la organización que trabajan juntas para garantizar la implementación satisfactoria y la mejora continua del ESMS.

Empleados/trabajadores Todas las personas que trabajan para la organización a tiempo completo o parcial, trabajadores por temporada o temporales, de manera transitoria o contractual.

Equipo de gestión del centro El grupo de personas que operan en varios niveles de la organización, tienen la responsabilidad diaria de dirigir a otras personas y mantienen la responsabilidad de los procesos comerciales clave.

Equipo interdisciplinario Un grupo de personas de distintas partes funcionales de la organización que trabajan juntas para garantizar la implementación satisfactoria y la mejora continua del ESMS.

Evidencia objetiva Información basada en hechos confirmados que pueden demostrarse a través de análisis, medición, observación y otros medios (por ejemplo, entrevistas).

Identificación de peligros El proceso para reconocer la existencia de un peligro y definir sus características.

Incumplimiento

La falta de cumplimiento de un requisito establecido. El incumplimiento puede ser cualquier desviación de las normas, las prácticas, los procedimientos, los requisitos legales u otras obligaciones laborales pertinentes, o de los requisitos del sistema de gestión de responsabilidad ética.

Información comprensible Información no ambigua, transparente y que el receptor pueda entender. La información escrita que se proporciona en un idioma no legible para el receptor no se consideraría información comprensible.

Incumplimiento

La falta de cumplimiento de un requisito establecido. El incumplimiento puede ser cualquier desviación de las normas, las prácticas, los procedimientos, los requisitos legales u otras obligaciones laborales pertinentes, o de los requisitos del sistema de gestión de responsabilidad ética.

Lugar de trabajo

Toda ubicación física en la que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. La organización debe tener en cuenta los efectos de OHS en el personal que, por ejemplo, viaje o esté en tránsito (p. ej., conduciendo, volando, en embarcaciones o trenes), trabaje en el establecimiento de un cliente, trabaje en el hogar, etc.

Medida correctiva

Medida para eliminar la causa de un incumplimiento detectado u otra situación o condición indeseable. La medida correctiva debe incluir los siguientes pasos: a. Determinar/documentar toda medida inmediata que se requiera o sea tomada (p. ej., contención o corrección). b. Determinar las causas subyacentes (sistémicas) del problema. c. Evaluar las medidas necesarias para abordar las causas subyacentes identificadas. d. Determinar si el problema existe en alguna otra área del sistema e implementar las medidas necesarias. e. Documentar los resultados de las medidas tomadas. f. Revisar/verificar y documentar la efectividad de las medidas que se toman con evidencia objetiva.

Mejora continua Proceso para mejorar el ESMS a fin de lograr mejoras del desempeño general en relación con la responsabilidad ética, de conformidad con la política de responsabilidad ética de la organización.




Page 15 of 16

Objetivo de responsabilidad ética (ES)

Objetivo general de responsabilidad ética, coherente con la política sobre ES, que una organización se propone lograr.

Organización

Una compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o una parte o combinación de estas, ya sea que esté incorporada o no, sea pública o privada, que tenga sus propias funciones y administración. NOTA: En el caso de las organizaciones con más de una unidad operativa, una sola unidad operativa puede definirse como organización.

Otras obligaciones Compromisos que una organización debe cumplir, o elige hacerlo, y que la legislación no exige.

Parte interesada

Toda persona u organización que se vea o pueda verse afectada por una acción o decisión (o inacción u omisión) por parte de una organización. Aquellas personas u organizaciones que se perciban como afectadas pueden ser también una parte interesada.

Peligro Fuente, situación o acto con potencial de producir lesiones, enfermedades, o una combinación de ambos, en seres humanos.

Plan de salud y seguridad ocupacionales (OHSP)

Un plan que se desarrolla e implementa para permitir a una organización: • identificar, evaluar y priorizar los peligros de salud y seguridad ocupacionales y su riesgo asociado; • evaluar la efectividad de los controles vigentes y la necesidad de controles adicionales; • identificar y cumplir las regulaciones de salud y seguridad federales, estatales/provinciales y locales aplicables, y otros requisitos con los que la organización tiene un compromiso de cumplimiento; • cumplir los compromisos de salud y seguridad ocupacionales de la política sobre responsabilidad ética de la organización; y • respaldar la mejora continua del desempeño en responsabilidad ética.

Política sobre responsabilidad ética (ES)

Intenciones y dirección generales de una organización en relación con su desempeño en responsabilidad ética, según lo expresado formalmente por la alta gerencia. La política ofrece un marco para la acción y para el establecimiento de objetivos.

Proveedor o subcontratista Organización externa que proporciona un producto o servicio.

Registro Documento en el que se indican los resultados alcanzados o se proporciona evidencia de las actividades realizadas.

Debe Indicación de que lo que se encuentra a continuación es un requisito obligatorio.

Relacionado con la ES Asociado con los conceptos y requisitos del Código de factores fundamentales de la responsabilidad social (F2SR) de responsabilidad ética.

Requisitos legales Asociado con los conceptos y requisitos del Código de factores fundamentales de la responsabilidad social (F2SR) de responsabilidad ética.

Riesgo Combinación de la probabilidad de que se produzca un acontecimiento o exposición peligrosos, y la gravedad de la lesión o enfermedad que el acontecimiento o exposición pueden causar.

Salud y seguridad ocupacionales (OHS)

Condiciones y factores que afectan, o podrían afectar, la salud y seguridad de los empleados u otros trabajadores, incluidos los trabajadores temporales, el personal contratista, los visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo.

Tener en cuenta El tema debe ser considerado e incluido.

Trabajo en condiciones de servidumbre/servidumbre por deudas

Relación laboral que induce a los trabajadores a incurrir en deudas por costos de contratación, multas u otros medios. Algunos ejemplos son los sistemas de pago en especies y la servidumbre por deudas contraídas en las tiendas de la




Page 16 of 16

compañía.

Trabajo penitenciario

Relación laboral que emplea el trabajo o los servicios de personas que cumplen una condena dictada por sentencia judicial, a menos que el trabajo o servicio se realice bajo la supervisión o el control de una autoridad pública y la persona no esté contratada o puesta a disposición de personas, compañías o asociaciones privadas.

Código de factores fundamentales de la

responsabilidad social (F2SR)

Anexo 1: Guía de implementación y auditoría

5 de febrero de 2019

Edición 1.0

© Safe Quality Food Institute 2345 Crystal Drive, Suite 800 Arlington, VA 22202 EE. UU. 202-220-0635 www.sqfi.com

http://www.sqfi.com/

SQF Institute is a division of the Food Marketing Institute (FMI).

Fundamental Factors for Social Responsibility (F2SR) Page 2 of 54

Índice

1.0 Por qué necesitamos una guía sobre la responsabilidad ética ........................................................... 3

2.0 Práctica social responsable ................................................................................................................ 3

3.0 Estructura del estándar de la responsabilidad ética ........................................................................... 5

4.0 Requisitos del sistema de gestión ES .................................................................................................. 6

1.0 Alcance.......................................................................................................................................... 6

2.0 Política y manual sobre responsabilidad ética ................................................................................ 7

3.0 Objetivos y programas de gestión (objectives and management programs, OMP) de ES .............. 11

4.0 Desarrollo del equipo de ES de la organización ............................................................................ 14

5.0 Gestión social .............................................................................................................................. 17

6.0 Gestión de salud y seguridad ocupacionales ................................................................................ 25

7.0 Preparación y respuesta ante emergencias .................................................................................. 33

8.0 Gestión de proveedores y subcontratistas ................................................................................... 36

9.0 Verificación para respaldar la mejora continua en el desempeño relacionado con la ES ............... 39

10.0 Principios de gestión comercial para la gerencia sénior ............................................................... 45

Anexo 1: Problemas sociales en cadenas de suministro ........................................................................ 48

Anexo 2: Juego de herramientas de análisis de riesgos sociales ............................................................ 51


1.0 Por qué necesitamos una guía sobre la responsabilidad ética

En este lineamiento se explica cómo desarrollar, documentar e implementar un programa de

gestión que aborde las prácticas de gestión social, de salud y seguridad ocupacionales y

comerciales en diversas etapas de la cadena de suministro.

El Código de factores fundamentales de la responsabilidad social (F2SR) forma parte del

programa de responsabilidad ética del Safe Quality Food Institute (SQFI) y se proporciona tanto

a organizaciones contratistas como de proveedores. Le permite demostrar a sus clientes que ha

implementado prácticas y procedimientos que derivan en una mayor responsabilidad social y

una mejor gestión comercial. Además, puede mostrar que cumple con los requisitos de salud y

seguridad ocupacionales, y con las leyes de empleo y la legislación aplicables.

2.0 Práctica social responsable

Figura 1: La cadena de suministro de bienes de consumo que resalta los principales problemas sociales y de empleo que

pueden tener un impacto en la cadena de suministro.

Los impactos sociales más importantes de las empresas por lo general se relacionan con las

condiciones de empleo de los empleados y el trabajo informal. Como mínimo, estas condiciones

están definidas por diferentes instrumentos legislativos nacionales, estatales/provinciales y

locales que pueden basarse en las normas laborales internacionales que promueve la

Organización Internacional del Trabajo (OIT). La responsabilidad social corporativa puede ir más

lejos e incluir los impactos sociales de las empresas en la comunidad local, los proveedores y

los consumidores.

El Código F2SR de Responsabilidad Ética (ethical sourcing, ES) del SQFI se ha desarrollado

para ayudar a las organizaciones a crear una base para abordar la amplia gama de desafíos de

responsabilidad social corporativa que afronta la cadena de suministro en la actualidad.

Mediante la adopción de un enfoque en los sistemas de gestión, puede abordar las áreas de

Problemas sociales más comunes • Viabilidad de la comunidad • Atención médica • Educación • Infraestructura de la comunidad • Comercio y negocios locales • Paisajes y servicios • Interés del consumidor en el comercio ético

Posibles problemas de empleo • Leyes laborales • Igualdad de oportunidades • Discriminación • Salud y seguridad • Género y trabajo infantil • Organizaciones y asociaciones de trabajo

Productor

Proveedor de materias

primas

Fabricante/ Procesador

Distribuidor

Minorista

Consumidor


responsabilidad social que son específicas de su negocio y etapa en la cadena de suministro.

Este es el mismo enfoque para la manera en que desarrolla sus planes de calidad.

Al desarrollar la guía de ES, el principal enfoque ha estado en los aspectos que están bajo el

control directo del negocio. No obstante, en la guía también se tienen en cuenta las áreas de

responsabilidad social que pueden verse influenciadas por otros fuera del negocio. Aquellos que

pueden influir en la responsabilidad social de un negocio incluyen los funcionarios públicos, los

clientes (como los minoristas), los grupos de intereses especiales, las asociaciones de trabajo y

la comunidad local (Figura 1). La inclusión de estos grupos de intereses en su sistema de

gestión a veces se conoce como “incorporar los factores externos del negocio”. De igual forma,

las empresas que han desarrollado e implementado programas corporativos de responsabilidad

social pueden usarlo para distinguirse en el mercado.

Figura 2: Las presiones internas y externas sobre las empresas para

que aborden los problemas corporativos de responsabilidad

social.

Los consumidores son cada vez más conscientes de las consecuencias sociales asociadas a

las actividades de producción y procesamiento (Figura 2). Al mismo tiempo, los gobiernos y los

grupos de presión están ejerciendo presión sobre los empleadores más importantes del sector

(y, en particular, los minoristas), a fin de elevar sus propias normas sociales e influir en las de

sus proveedores. Algunos minoristas han ido más allá y promueven activamente su

responsabilidad social (y la de sus proveedores) como un elemento de su diferenciación en el

mercado con respecto a sus competidores. Por ejemplo, varios códigos hacen referencia a las

condiciones de los trabajadores, entre otras, a la salud y seguridad. Sin embargo, los principales

compradores reconocen que las normas laborales, y de salud y seguridad, varían en diferentes

partes del mundo y que algunos consumidores quieren algo más que el cumplimiento legal.

Estos son los motivos por los cuales se desarrolló esta guía de implementación y auditoría.

Presiones gubernamentales Sostenibilidad,

estrategias de urna Regulaciones, política, incentivos, subsidios

Presiones de la cadena de suministro

Proveedores, clientes, consumidores, etc.

Presiones de las partes

interesadas externas

Accionistas, aseguradoras,

prestamistas, organismos

normativos, asociaciones

de la industria

Presiones de la comunidad

Comunidad local, ONG,

consumidores (locales a

globales)

Su empresa

Aportes Procesos Resultados

Responsabilidades corporativas

Seguridad y calidad, responsabilidad, participación en el mercado, bienestar de los

empleados, confianza del cliente, ética comercial, comunidad local


3.0 Estructura del estándar de la responsabilidad ética

El Código F2SR de Responsabilidad Ética (ES) consta de diez secciones. Cada sección

contiene elementos que describen los requisitos. Básicamente, los elementos indican lo que

debe hacer. Esto puede incluir cosas como políticas/procedimientos documentados,

comprensión de los empleados e implementación de estas políticas/procedimientos,

mantenimiento de registros o evidencia de que se están tomando medidas. Es su

responsabilidad proporcionar la evidencia necesaria para obtener la certificación.

Para ayudarlo a desarrollar el sistema de gestión de F2SR, esta guía tiene el siguiente formato:

Nombre del artículo del Código F2SR del SQFI

Número de elemento y requisitos

Guía de implementación para el elemento (como se muestra a continuación) Guía de

auditoría para el elemento (como se muestra a continuación)

Guía de implementación

¿Qué significa? En esta sección se proporciona cierta interpretación de qué requiere el elemento o la definición de los términos que se utilizan en cada elemento.

¿Qué debo hacer? En esta sección se proporcionan sugerencias sobre qué se debe hacer. Las sugerencias no son exhaustivas y es posible que no se apliquen a todas las situaciones. Esto podría incluir ejemplos de los documentos y registros que pueden necesitarse para el sistema de gestión de F2SR de Responsabilidad Ética.

Guía de auditorías

En esta sección se realizan sugerencias generales sobre qué buscará el auditor. Esto también brinda cierta guía a aquellos a cargo de la auditoría de la norma, incluidos los documentos y los tipos de registros, para verificar que el sistema de gestión de F2SR de Responsabilidad Ética cumple con los requisitos dentro del código.


4.0 Requisitos del sistema de gestión ES

1.0 Alcance

1.1 La alta gerencia deberá identificar y documentar los límites de la organización a la que se

aplica el Sistema de Gestión de Responsabilidad Ética (Ethical Sourcing Management

System, ESMS). El alcance del programa debe cubrir todas las operaciones y actividades

que están bajo el control de la organización, que van desde la selección de materias primas

hasta la venta o el envío de los productos terminados (según el tipo de negocio).

Guía de implementación 1.1

¿Qué significa? La alta gerencia define los límites de la organización y el ESMS considerando las operaciones/actividades sobre las que tiene control. Estos límites pueden incluir toda la organización o ciertas partes de ella. No obstante, el alcance no debe utilizarse para excluir intencionadamente operaciones o actividades que puedan afectar el desempeño en ES de la organización o los compromisos descritos en la política sobre ES.

¿Qué debo hacer? Documentar los límites de la organización y la aplicabilidad del ESMS a la organización.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Existencia de un alcance documentado del ESMS.

1.2 Todas las actividades y operaciones de la organización que estén dentro del alcance

definido se incluirán en el ESMS. El alcance se debe mantener actualizado.


¿Qué significa? Todas las operaciones y actividades identificadas en el alcance de la organización deben incluirse en el ESMS, sin excepción, para garantizar su credibilidad. A medida que cambian las operaciones y actividades, se debe evaluar y mantener el alcance del ESMS para que refleje con precisión los límites de la organización. Si se externaliza un funcionamiento clave de la organización, por ejemplo, es posible que esa operación ya no esté dentro del alcance de la organización, según el nivel de control que esta retenga para esa operación.

¿Qué debo hacer? Asegurarse de que el ESMS se extienda a todas las actividades y operaciones incluidas en el alcance de la organización. Revisar el alcance para asegurarse de que se mantenga actualizado a medida que se produzcan cambios dentro de la organización.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Inclusión de todas las actividades y operaciones en el ESMS. 2. Cambios organizativos (p. ej., actividades u operaciones de externalización, fusiones, etc.) que podrían

afectar al alcance del ESMS. 3. Revisiones del alcance para garantizar que se mantenga actualizado después de los cambios.


2.0 Política y manual sobre responsabilidad ética

2.1 La alta gerencia de la organización debe desarrollar, documentar y firmar una

política sobre responsabilidad ética (ES). El personal de alta gerencia actual debe

comprender y apoyar los compromisos que se incluyan en la política sobre ES.


¿Qué significa? El compromiso del equipo de la alta gerencia de cumplir con una política es un claro signo de liderazgo. La declaración de la política brinda un enfoque sobre qué desea lograr la organización en relación con las condiciones de empleo. Las medidas tangibles deben respetar el compromiso. La gerencia debe garantizar la disponibilidad de los recursos requeridos para implementar la política. Los recursos son escasos en la mayoría de las organizaciones. La gerencia debe poder demostrar que los empleados obtienen “su parte justa” de los recursos disponibles. “Alta” se refiere a una o varias personas que controlan o dirigen una organización en el nivel más alto. En organizaciones más pequeñas, esta persona por lo general es el director ejecutivo (o propietario/gerente). En las organizaciones medianas a grandes, el director ejecutivo y los directores pueden hacer que otras personas preparen borradores de la política, pero los gerentes sénior deben ser los que comprometan a la compañía a alcanzar los objetivos de esta. La alta gerencia debe firmar el documento como un signo de su compromiso con la implementación de la política. Luego deben implementarse las medidas de seguimiento del equipo de la gerencia, tales como proporcionar recursos para la implementación de la política. “Actuar” es más importante que “prometer”. La política sobre ES puede documentarse de forma electrónica o en papel.

¿Qué debo hacer? La alta gerencia desarrolla y documenta una política sobre ES que describe los compromisos que se mencionan en el párrafo 2.2. Una vez completada, la alta gerencia debe firmarla indicando su compromiso con esta. La alta gerencia de la organización debe revisar y familiarizarse con la política. También respaldan la implementación de la política sobre ES en toda la organización. Los gerentes y supervisores también deben comprender y apoyar la política.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Una declaración documentada de la política sobre ES. 2. La declaración de la política firmada por la alta gerencia. 3. Conocimiento de la política sobre ES por parte de la gerencia y sus funciones para apoyarla. 4. Ejemplos de la alta gerencia que respaldan los compromisos descritos en la política sobre ES.

2.2 La política sobre ES de la organización debe incluir compromisos en cuanto a:

• implementar y mejorar continuamente el desempeño relacionado con la

gestión social (párrafo 5.0), la gestión de salud y seguridad ocupacionales

(párrafo 6.0) y las prácticas de la cadena de suministro que se incluyen en esta

norma;

• identificar y cumplir los requisitos legales aplicables y otras obligaciones a las

cuales la organización se atenga (p. ej., aquellas que emanen de

asociaciones comerciales, clientes, etc.); e

• involucrar de forma eficaz a los empleados en el ESMS.


¿Qué significa? La alta gerencia de la organización debe estar comprometida con el ESMS para que pueda implementarse de forma eficaz en toda la organización. Existen tres compromisos básicos que la organización debe sostener para tener un ESMS eficaz. La organización debe estar en primer lugar comprometida con la mejora continua de sus prácticas sociales, de salud y seguridad ocupacionales (occupational health and safety, OHS) y de la cadena de suministro. Sin una mejora continua, un sistema puede quedarse estancado. A continuación, la organización debe estar comprometida con el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables y otros requisitos a los que se suscriba. El cumplimiento legal es un requisito fundamental para la certificación; esto implica el cumplimiento de los requisitos legales en el país en el que el personal está empleado. El término “acuerdos” puede incluir los


contratos de empleo del personal (individuales o colectivos), así como los requisitos del cliente establecidos en las especificaciones de compra. Por último, la organización debe estar comprometida con la participación efectiva de sus empleados en el ESMS con el fin de obtener todos los beneficios posibles.

¿Qué debo hacer? Establecer una declaración de la política que describa el compromiso de la organización con la implementación y la mejora continua de sus prácticas/desempeño social, de OHS y de la cadena de suministro, el compromiso con el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables y otros requisitos a los que se suscriba y que haga participar a los empleados en el ESMS. La política debe estar firmada por la alta gerencia de modo que indique su conformidad y compromiso con la política y las declaraciones que esta contiene.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Una declaración de política documentada en la que la gerencia sénior de la empresa compromete a la

empresa a proporcionar y mejorar continuamente el desempeño relacionado con la gestión social, de OHS y de la cadena de suministro, cumplir con los requisitos legales y otras obligaciones aplicables, y hacer participar efectivamente a los empleados en el ESMS.

2. Actividades de mejora continua en la gestión social, de OHS y de la cadena de suministro. 3. Cumplimiento de los requisitos legales y otras obligaciones aplicables. 4. Participación de los empleados en el ESMS.

2.3 La política debe proporcionar una base para establecer y revisar los objetivos

relacionados con la ES, así como las actividades del programa destinadas a lograr

los objetivos establecidos.


¿Qué significa? Por lo general, una declaración de política establece los objetivos del sistema de gestión o proporciona un marco para el establecimiento de objetivos a nivel operativo para asegurar la mejora continua relacionada con la ES. La mejora continua de las condiciones de empleo y el desempeño de OHS deben ser un objetivo claro en cualquier ESMS. En esta norma de ES, se utiliza el ciclo de gestión “Planificar, Hacer, Verificar, Actuar”, al igual que en otras normas, tales como el SQF 8.a edición e ISO 14001 (sistemas de gestión ambiental). Los objetivos deben considerarse un camino para lograr una mejora continua. Los objetivos deben ser SMART: específicos, mensurables, alcanzables, realistas y limitados en tiempo. Los objetivos se relacionan con los resultados del sistema de gestión y no con los aportes para el sistema de gestión. Un ejemplo de objetivo podría ser: “Durante el próximo año no tener pérdida de tiempo debido a los accidentes laborales”. Los objetivos deberían redactarse de tal manera que todos en la organización puedan contribuir a alcanzarlos. Los programas son esencialmente el plan de las acciones o actividades que se realizarán para lograr los objetivos organizativos. Sin programas, no es probable que se logren los objetivos.

¿Qué debo hacer? Establecer una declaración de la política sobre ES que funcione como base o marco para establecer y revisar los objetivos y programas de gestión. Establecer objetivos relacionados con ES para la organización. Los objetivos pueden ser cortos, medios o a largo plazo. Revisar periódicamente los objetivos establecidos y los programas de gestión para garantizar que la organización esté en camino para lograr el objetivo.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. La declaración de la política ofrece un marco para establecer y revisar los objetivos y programas de

gestión. 2. Objetivos y programas de gestión (objectives and management programs, OTP) relacionados con la ES

y destinados a impulsar la mejora continua en el desempeño relacionado con la ES.

2.4 Se debe documentar y mantener un manual en el que se describan los métodos que la

organización usará para cumplir con los requisitos de esta norma. El manual sobre ES

incluirá, como mínimo, lo siguiente:

• el alcance y la aplicabilidad del ESMS de la organización,

• la política sobre ES,

• un resumen de las políticas y los procedimientos relacionados con la ES, si se

encuentran en otro lugar,

• los métodos que se utilizarán para hacer participar a los empleados en el ESMS, y


• la documentación que identifica cómo se han asignado las funciones y

responsabilidades relacionadas con la ES.


¿Qué significa? Los documentos, tanto internos como externos, en los que se brinda información coherente se denominan en conjunto “manual”. En el manual se describen las políticas y los procedimientos que la organización ha determinado para aplicar prácticas sociales responsables. Este manual debe documentarse y mantenerse en formato electrónico o en papel. Si las políticas y los procedimientos relacionados con la ES no se encuentran en el manual, debe identificar el lugar donde se encuentran, a modo de documento de referencia maestro. El manual tiene como objeto describir cómo se cumplirán los requisitos de la norma. Las instrucciones de trabajo son necesarias cuando su ausencia pudiera crear problemas. Por ejemplo, en los casos en que el personal realiza una actividad todos los días, es plenamente consciente de los riesgos involucrados y usa el equipo de protección adecuado, las instrucciones detalladas probablemente no sean útiles. Pero, en el caso de que la actividad sea irregular, podría ser útil contar con una hoja de verificación de las precauciones de seguridad que se deben seguir. Como mínimo, el manual debe abordar los cinco temas señalados en el párrafo 2.4.

¿Qué debo hacer? Identificar y describir los métodos que utilizará la organización para cumplir los requisitos de la norma sobre ES. Se deben diseñar y acordar los métodos que la organización utiliza para alcanzar los objetivos establecidos en la política sobre ES. Los métodos deben documentarse cuando se requiera. Si es necesario, los documentos de referencia se definen y se ponen a disposición. Si existen documentos independientes, el manual puede resumirlos e identificar dónde se encuentran para facilitar el acceso. El manual y los documentos de referencia deberían ponerse a disposición de los empleados, quienes necesitarán acceder a su contenido. Es posible que se requiera capacitación para garantizar que los empleados comprendan el contenido del manual, de modo que puedan cumplir con este y, por consiguiente, contribuir al logro de los objetivos de la organización


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Un manual documentado que establezca cómo se implementaría la política, u ofrezca una guía para

encontrar los documentos que establecen de qué manera se implementará la política. 2. El manual o los documentos mencionados en este están disponibles en los lugares donde deben

consultarse. 3. Documentos comprensibles para las personas que deben seguirlos. 4. Los documentos brindan detalles suficientes como para que el personal que los siga pueda comprender

claramente los requisitos

2.5 La política sobre ES se debe comunicar a todas las personas que trabajan para la

organización, y en nombre de esta, incluidos, entre otros, los empleados

(permanentes, temporales y de medio tiempo), consultores, visitantes, contratistas,

proveedores, etc.


¿Qué significa? Todas las personas que trabajen para la organización, y en nombre de esta, deben conocer la política sobre ES. Para garantizar su conocimiento, debe existir un proceso para comunicar la política a empleados, visitantes, contratistas, etc. Básicamente, quienes trabajan para la organización, y en nombre de esta, deben ser conscientes de la existencia de la política y de los compromisos organizativos que se describen en ella, ya que afectan su relación con la organización.

¿Qué debo hacer? Establecer un proceso para comunicar la política sobre ES a todas las personas que trabajen para la organización y en nombre de ella. Esto puede hacerse de diversas formas, como por ejemplo, mediante capacitación, tarjetas sobre la política, credenciales de visitantes/contratistas, videos informativos para visitantes, folletos de visitantes, paquetes de información para contratistas, etc.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Evidencia de comunicación de la política sobre ES a los empleados. 2. Evidencia de comunicación de la política sobre ES a los contratistas, visitantes, proveedores u otras

personas que trabajen para la organización y en nombre de ella.


2.6 La alta gerencia debe revisar la política sobre ES periódicamente para comprobar su

adecuación con respecto al alcance actual del ESMS de la organización.


¿Qué significa?

La organización mantiene actualizada la política sobre ES, especialmente cuando se producen cambios dentro de la organización. El término “periódicamente” puede tener diferentes significados para diferentes personas. La alta gerencia de la organización debe revisar la política sobre ES a intervalos suficientes para garantizar que esté actualizada y refleje las operaciones y actividades de la organización.

¿Qué debo hacer?

Revisar periódicamente la política sobre ES para garantizar que sea adecuada para el alcance actual del ESMS. La política sobre ES debe revisarse especialmente después de cambios organizativos (fusiones, adquisiciones, subcontratación, etc.) que puedan afectar el alcance del ESMS de la organización.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. La revisión periódica de la política para verificar que sean adecuados para el alcance actual del

programa del ESMS de la organización.

2.7 La política sobre ES se pondrá a disposición de todas las partes interesadas.


¿Qué significa? La organización debería estar orgullosa de sus compromisos descritos en la política sobre ES. Con este fin, la organización debe poner la política a disposición de todas las partes interesadas, incluso aquellas que deseen evaluar su desempeño de acuerdo con los compromisos descritos en ella.

¿Qué debo hacer? La política debe ponerse a disposición del público y de otras partes interesadas. Esto puede hacerse mediante la publicación en el sitio web o en la recepción de la organización, la impresión en materiales de marketing, etc. La organización también puede facilitarla a petición. Si se pone a disposición a petición, debe existir un proceso claro para garantizar que todas las solicitudes se respondan de forma urgente.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Publicaciones de la política sobre ES en áreas disponibles para el público y otras partes interesadas

(p. ej., sitio web). 2. Procesos para responder las solicitudes de la política sobre ES por parte del público u otras partes

interesadas. 3. Solicitudes de la política que se está abordando.


3.0 Objetivos y programas de gestión (objectives and management programs, OMP) de ES

3.1 La organización debe desarrollar y documentar objetivos relacionados con la ES.

[Nota: Los asuntos relacionados con la ES abarcan factores sociales (párrafo 5.0), de salud y

seguridad (párrafo 6.0), así como de la cadena de suministro dentro del alcance definido del

ESMS.]


¿Qué significa? Deben establecerse objetivos (metas) como forma de lograr una mejora continua del ESMS. Sin objetivos de mejora, el desempeño relacionado con la ES de una organización puede estancarse. Establecer y alcanzar objetivos constantemente impulsa la mejora continua del ESMS. Los objetivos deben estar vinculados con los riesgos o las oportunidades relacionados con la ES para mejorar el desempeño en ES. Los objetivos pueden ser estratégicos, tácticos u operativos, pero todos tienen el mismo objetivo: la mejora del desempeño en ES. Los objetivos se desarrollan de acuerdo con los compromisos de la política sobre ES, se comunican, se monitorean, se mantienen actualizados y son apoyados por la alta gerencia. Siempre que sea posible, los objetivos son medibles para poder evaluar la eficacia.

¿Qué debo hacer? Identificar los objetivos organizativos relacionados con la ES. Crear los documentos relacionados con la ES. Desarrollar programas/actividades que deben realizarse para lograr el objetivo.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Objetivos que se establezcan en relación con riesgos y oportunidades relacionados con la ES. Objetivos que se utilicen para respaldar la mejora continua del desempeño del ESMS.

3.2 La organización debe desarrollar, documentar e implementar procesos de gestión y

programar actividades diseñadas para lograr los objetivos establecidos relacionados con la

ES.


¿Qué significa? Para lograr un objetivo establecido, la organización debe fijar un programa (plan) para identificar los pasos o las actividades necesarios para lograr el objetivo. Básicamente, el programa es la hoja de ruta que la organización utilizará para lograr el objetivo. La falta de programas sólidos asociados con cada objetivo dará lugar a que no se lo logre y a que la organización malgaste esfuerzos. Como mínimo, los programas identifican qué es necesario hacer, cuándo se realizará, quién lo hará y con qué criterios se medirá y evaluará el objetivo.

¿Qué debo hacer? Identificar los pasos o las acciones que deben completarse para lograr los objetivos establecidos. Desarrollar un plan de implementación y un calendario para las acciones correspondientes. Documentar el plan. Monitorear la finalización y efectividad del plan. Mantener el plan actualizado.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Programas establecidos para lograr objetivos. 2. Comunicación de asignaciones a empleados responsables en relación con el programa. 3. Procesos de gestión utilizados para lograr objetivos.

3.3 La alta gerencia debe aprobar y proporcionar los recursos adecuados para concretar los

objetivos y las actividades del programa de implementación.



¿Qué significa? La alta gerencia debe respaldar plenamente los objetivos y los programas de apoyo para que tengan éxito. Para demostrar su acuerdo con los objetivos y los programas correspondientes, la alta gerencia los aprueba únicamente después de comprender plenamente los recursos necesarios para implementar los programas. Al hacerlo, la gerencia se compromete a proporcionar recursos para implementar los programas y alcanzar los objetivos. Los recursos pueden ser internos o externos a la organización y pueden incluir recursos humanos, financieros, de infraestructura, tecnología, etc.

¿Qué debo hacer? Documentar los objetivos y las actividades del programa asociadas con los objetivos. Identificar los recursos necesarios para implementar los programas y alcanzar los objetivos. Revisar los objetivos, los programas y los recursos necesarios con la alta gerencia. Documentar la aprobación de la alta gerencia para los objetivos y programas. Proporcionar los recursos necesarios para implementar las actividades del programa y alcanzar los objetivos.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Aprobación de objetivos y programas correspondientes por parte de la alta gerencia. 2. La alta gerencia proporciona los recursos adecuados necesarios para implementar actividades del

programa y lograr objetivos.

3.4 La alta gerencia debe revisar periódicamente el estado de los objetivos aprobados y tomar

las medidas apropiadas cuando el desempeño no esté dentro del rango establecido respecto

de los objetivos.


¿Qué significa? El estado de los objetivos aprobados y los programas de gestión correspondientes se monitorea y revisa periódicamente con la alta gerencia Se evalúa el estado para determinar si se está progresando lo suficiente para alcanzar los objetivos. Si no se está progresando de manera adecuada, se deben tomar medidas para retomar el rumbo y hacer que la organización siga adelante. Por ejemplo, si se necesitan más recursos para completar un programa de gestión, la alta gerencia tiene la capacidad de asignar los recursos adicionales al programa para lograr el objetivo. Con este fin, la alta gerencia tiene que revisar el estado de los objetivos a intervalos con una frecuencia tal como para poder identificar de forma proactiva los problemas que hacen que los objetivos y programas se salgan de su curso, de modo que se puedan tomar medidas rápidamente para retomar el rumbo.

¿Qué debo hacer? Monitorear el estado de los objetivos y programas aprobados. Informar periódicamente del estado de los objetivos y programas a la alta gerencia. Evaluar el desempeño en función de los objetivos para determinar si el estado es aceptable. Si el estado no es aceptable, determinar y tomar las medidas adecuadas para llevar el estado a un rango aceptable. Continuar monitoreando el estado.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Se monitorea el estado de los objetivos. 2. La alta gerencia realiza revisiones periódicas del estado objetivo. 3. Se toman medidas cuando los objetivos de desempeño no están dentro del rango establecido.

3.5 Los objetivos y las actividades del programa de implementación deben:

• vincularse, pero no exclusivamente, con riesgos significativos en las áreas de gestión

social, gestión de salud y seguridad y gestión de la cadena de suministro;

• estar normalizados (p. ej., para la producción anual, el volumen de ventas, etc.) para

respaldar la tendencia del desempeño;

• ser revisados a intervalos planificados; y

• ser cada vez más proactivos a medida que el ESMS evoluciona.



¿Qué significa? Los objetivos y sus programas de implementación se centran en la mejora continua de los riesgos relacionados con la ES. Dado que se enfocan en la mejora continua, los objetivos se centran en los riesgos significativos relacionados con la ES, siempre que sea posible, como una forma de reducir la importancia del riesgo. Por ejemplo, si el 60 % de las lesiones de los empleados de una organización son laceraciones y solo el 2 % de las lesiones son de resbalones y caídas, sería mejor que los objetivos de la organización se centren en las laceraciones en lugar de en la exposición a resbalones y caídas. A medida que se implementan objetivos, se normalizan los datos para una compatibilidad más significativa que permita a la organización “comparar manzanas con manzanas”. Por ejemplo, las lesiones totales de los empleados de una organización se pueden haber reducido en 20 casos de un año a otro, pero cuando se normalizan los datos, el índice de lesiones pueden ser mayor, ya que la producción disminuyó y se trabajaron más horas en comparación con el año anterior. Las revisiones objetivas por parte de la alta gerencia deben realizarse a intervalos que permitan identificar y gestionar de forma proactiva los problemas que podrían impedir el logro de los objetivos. Si no se establece la frecuencia de revisión adecuada, es posible que no se logren los objetivos, lo que afectará negativamente los esfuerzos de mejora continua de la organización. Dado que establecer y lograr los objetivos es una parte clave de la mejora continua, las organizaciones deben esforzarse por hacer que sus objetivos sean cada vez más proactivos a medida que sus ESMS maduran y se abordan las exposiciones al riesgo más alto. A medida que madure el ESMS, será más difícil de conseguir la mejora continua, por lo que la organización tendrá que centrarse en exposiciones al riesgo más bajo. Esto conducirá a que mejores controles relacionados con la ES se extiendan a exposiciones de la organización de riesgo más bajo.

¿Qué debo hacer? Identificar objetivos vinculados con los riesgos relacionados con la ES. Cuando sea posible, elegir objetivos asociados con los riesgos de ES significativos. Establecer mediciones que se puedan normalizar para permitir el desarrollo de tendencias del desempeño. Normalizar el objetivo, monitorear el desempeño y evaluar los datos normalizados para las tendencias. Revisar el estado de los objetivos y programas. Seguir buscando objetivos que permitan a la organización ser más proactiva a medida que madure el ESMS.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Objetivos vinculados con problemas relacionados con la ES. 2. Objetivos vinculados con riesgos significativos de ES. 3. Monitoreo de los objetivos y normalización de la tendencia de los datos. 4. Revisión de los objetivos y programas. 5. Objetivos de naturaleza proactiva.


4.0 Desarrollo del equipo de ES de la organización

4.1 Debe haber evidencia de que la alta gerencia asume la responsabilidad general del ESMS.


¿Qué significa? El ESMS solo tendrá éxito si la alta gerencia lo respalda. La alta gerencia debe hacerse responsable del ESMS y de su éxito o fracaso. La alta gerencia puede delegar ciertas tareas a otras personas dentro de la organización,

pero, en última instancia, ellos deben ser responsables de la implementación y viabilidad del ESMS en toda la organización. La alta gerencia establece la visión estratégica del ESMS y garantiza que la organización cumpla con los compromisos que se establecen en la política sobre ES.

¿Qué debo hacer?

Garantizar que en las descripciones del empleo de la alta gerencia se establezcan las responsabilidades y autoridades del ESMS correspondientes. Establecer la política sobre ES.

Desarrollar un equipo interdisciplinario para ayudar en la implementación satisfactoria y la mejora continua del ESMS. Establecer y aprobar los objetivos sobre ES. Realizar revisiones de la gestión. Documentar las decisiones

relacionadas con la ES de la alta gerencia.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. La planificación y supervisión de la implementación de políticas relacionadas con la ES por parte de la

alta gerencia.

2. Aprobación y monitoreo de los objetivos por parte de la alta gerencia.

3. Revisiones de gestión frecuentes y toma de decisiones críticas para el ESMS por parte de la alta gerencia.

4. La alta gerencia demuestra una comprensión clara de sus funciones en el ESMS y capacidad para

brindar ejemplos de su trabajo.

4.2 La alta gerencia debe asignar un equipo interdisciplinario (cross-functional team, CFT) del

nivel adecuado (p. ej., en el nivel de la instalación o departamento) para ayudar en la

implementación satisfactoria y la mejora continua del ESMS; específicamente, en la gestión

de: 1) proveedores y subcontratistas, 2) programas sociales/laborales y 3) salud y seguridad

laboral (occupational health and safety, OHS).

4.2.1 Cuando sea posible, las personas asignadas deben ser miembros del equipo de gestión del centro.

4.2.2 Las funciones y responsabilidades del CFT se deben documentar y comunicar a toda

la organización.

4.2.3 El personal asignado debe ser competente para lograr los objetivos designados en el

apoyo del ESMS.

4.2.4 Entre las obligaciones de los miembros del CFT se encuentran el monitoreo del

desempeño, la participación en auditorías internas y el informe del estado sobre sus

áreas de responsabilidad.


¿Qué significa? La alta gerencia no puede hacer todo y será necesario que algunas tareas y actividades relacionadas con la ES se deleguen. Se necesitará un equipo interdisciplinario para complementar las responsabilidades de la alta gerencia, en especial en las áreas que requieren conocimiento de las leyes/regulaciones y las destrezas técnicas

necesarias para garantizar el cumplimiento de las leyes/regulaciones de empleo y OHS. Los miembros de CFT deben contar con el conocimiento, la capacitación y las habilidades necesarios para implementar correctamente y

mejorar continuamente el ESMS. Lo ideal será que tengan clara autoridad para tomar medidas respecto de diferentes asuntos relacionados con la ES. Las organizaciones deben considerar con detenimiento si se requiere capacitación adicional en las áreas de especialistas. Las funciones, responsabilidades y autoridad del CFT están


claramente definidas y se comunican a los miembros de CFT y a toda la organización. Las obligaciones de los miembros del CFT incluyen, entre otras, monitorear e informar sobre el desempeño de su área de

responsabilidad, así como participar en auditorías internas de su área.

¿Qué debo hacer? Identificar y documentar las funciones y responsabilidades del equipo interfuncional. Determinar las

competencias necesarias para los miembros del equipo. Designar las personas adecuadas al equipo. Evaluar la competencia de los miembros del equipo designados. Capacitar a los miembros que necesiten más competencias relacionadas con la ES. Comunicar las funciones y responsabilidades a los miembros del equipo.

Monitorear el desempeño del equipo mediante revisiones de la gerencia.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Designación de un CFT. 2. Documentación de las funciones y responsabilidades del CFT. 3. Comunicación de las funciones y responsabilidades del CFT. 4. Competencia del miembro del CFT.

5. Participación activa de los miembros del CFT en el ESMS, por ej.: monitoreo del desempeño, auditoría interna e informe del estado.

4.3 El CFT se debe reunir de forma programada para promover las comunicaciones y la mejora

continua. Se deben escribir minutas de las reuniones y compartirlas con la gerencia y los

asociados.


¿Qué significa? El CFT establece un programa periódico para conocer y comentar temas relacionados con la ES y compartir información de sus diversas áreas de responsabilidad. Los temas de la reunión del CFT pueden incluir ideas de mejora continua, inquietudes o reclamos, actualizaciones de objetivos y programas, métricas de desempeño (auditorías internas, medidas correctivas), etc. Las minutas de la reunión se desarrollan y distribuyen en toda la organización para fomentar el conocimiento de sus actividades de mejora relacionadas con la ES. La alta gerencia revisa las minutas y toma consciencia de los problemas importantes que surgen de estas reuniones. Puede haber ocasiones en las que la información de las minutas del CFT genere más participación o una participación más inmediata de la alta gerencia para garantizar que el ESMS consiga los resultados previstos. La información pertinente de las reuniones del CFT se presenta como parte del proceso formal de revisión de la gestión.

¿Qué debo hacer? Establecer un programa de reuniones del CFT. Realizar las reuniones según el programa establecido. Desarrollar minutas para documentar las reuniones. Comunicar las minutas de la reunión a toda la organización.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Programa de reuniones del CFT. 2. Minutas de las reuniones del CFT. 3. Comunicación de las minutas de las reuniones del CFT. 4. Conocimiento de las actividades del CFT en diferentes niveles de la organización.

4.4 Se deben establecer metas y objetivos de desempeño para el personal que tiene

responsabilidades relacionadas con la ES.


¿Qué significa? Las personas con responsabilidades relacionadas con la ES tienen metas y objetivos de desempeño como parte de sus evaluaciones de desempeño. Esto subraya la importancia de la ES en relación con sus funciones generales de trabajo y proporciona a la organización una vía para evaluar el desempeño de los miembros del CFT en términos de responsabilidad ética. Esto ayuda a resaltar las responsabilidades éticas y a centrarse en un mayor desempeño y una mejora continua.

¿Qué debo hacer? Identificar al personal con responsabilidades relacionadas con la ES. Establecer metas y objetivos de desempeño


para el personal. Monitorear el estado de las metas y objetivos. Evaluar al personal con respecto a las metas y objetivos establecidos.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Fijación de metas y objetivos de desempeño para el personal. 2. Evaluación del desempeño de los miembros del CFT con respecto a las metas y objetivos establecidos.

4.5 La alta gerencia debe revisar periódicamente el desempeño de las personas/los equipos

asignados para apoyar la mejora continua del ESMS.


¿Qué significa? Todos los empleados de la organización respaldan la mejora continua del ESMS. Sin embargo, algunos empleados desempeñarán funciones más grandes que otras. Por ejemplo, puede asignarse una tarea del programa de objetivos vitales a una persona específica que no actuó porque creía que la tarea era importante. Cuando la alta gerencia evalúa periódicamente la mejora continua general del ESMS, está evaluando el desempeño de aquellos con responsabilidades individuales en un nivel alto (¿se ha completado el objetivo?). El desempeño individual puede evaluarse caso por caso según las responsabilidades específicas de cada persona. Por ejemplo, si el CFT no logra las tareas asignadas, la alta gerencia investiga y puede determinar que ciertos miembros del equipo no han asistido a reuniones. La alta gerencia entonces abordará el desempeño de estas personas a través de las evaluaciones de desempeño individuales. La alta gerencia debe revisar el proceso de mejora continua de ES con una frecuencia suficiente como para permitir una evaluación proactiva de este.

¿Qué debo hacer? Identificar a las personas o los equipos asignados para apoyar la mejora continua. Evaluar el estado de mejora continua relacionado con la ES. Evaluar el desempeño individual a medida que se produzcan éxitos y fracasos.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Evaluación de las mejoras continuas de ES por parte de la alta gerencia. 2. Resultados de investigaciones asociadas a mejoras continuas que no se logran. 3. Evaluación del personal con responsabilidades relacionadas con la ES según las métricas de

desempeño relacionadas con la ES.


5.0 Gestión social

5.1 La organización debe desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y

procedimientos que prohíban la discriminación previa al empleo (selección, contratación,

etc.) y durante el empleo (compensación, ascenso, capacitación, etc.). No debe haber

discriminación por razones de edad, género, religión, estado civil, raza, casta, procedencia

social, enfermedad, discapacidad, embarazo, origen étnico o nacional, nacionalidad,

membresía en organizaciones de trabajadores, incluidas afiliaciones políticas o sindicales,

orientación sexual o cualquier otra característica personal.


¿Qué significa? De ninguna manera debe tolerarse la discriminación de ningún tipo y esto debe estar específicamente prohibido en la política organizativa. Para cumplir con estos requisitos y comunicar la necesidad de cumplirlos dentro de la organización, es necesario contar con políticas y procedimientos documentados que prohíban la discriminación en la contratación y durante el empleo. Las personas que tengan las mismas destrezas serán tratadas y evaluadas de manera equitativa. Tendrán las mismas oportunidades y estarán sujetas a los mismos tipos de limitaciones en todas las actividades previas al empleo y durante este. Se debe crear una política de selección que incluya la evaluación de los candidatos únicamente sobre la base de sus destrezas y cualificaciones.

¿Qué debo hacer? Garantizar que la política de la compañía prohíba la discriminación durante la contratación y el empleo. Implementar las políticas y garantizar que todos los empleados las conozcan. Tratar todas las acusaciones de discriminación con seriedad para reforzar el mensaje de que estas conductas no son aceptables. Mantener registros de los incidentes y reclamos, además de las medidas tomadas.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente:

1. Políticas y procedimientos de selección y contratación que abordan la discriminación.

2. Políticas y procedimientos que aborden la discriminación después de la contratación.

3. El conocimiento de estas políticas por parte de todos los empleados. 4. La implementación de la política de la compañía en todos los niveles de la organización.

5. Ejemplos de medidas decisivas de la gerencia con respecto a las acusaciones de discriminación.

5.2 Se deben desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y

procedimientos que prohíban amenazas, intimidación, coacción, hostigamiento, acoso o

abuso (sexual, verbal, físico, cibernético, etc.) a los empleados/trabajadores1 y sus familias,

por cualquier motivo. Se debe tratar a todos los empleados/trabajadores con respeto y

dignidad.


¿Qué significa? Las organizaciones deben asegurarse de que todos los empleados sean tratados con respeto y dignidad. No deben tolerarse amenazas, intimidación, coacción, hostigamiento, acoso y abuso de cualquier tipo, y este comportamiento debe estar específicamente prohibido por la política organizativa y la práctica real. Mediante sus acciones, la compañía demuestra que la política se está respetando. Estas políticas no pueden implementarse totalmente con solo abordar las actividades del departamento de personal. Todos los empleados deben involucrarse activamente. En los casos en que exista evidencia de hostigamiento, acoso o abuso por parte de algún empleado, la gerencia debe actuar de manera rápida y decisiva para demostrar que esta conducta no se tolerará.

¿Qué debo hacer? Asegurarse de que las políticas de la empresa prohíban el acoso/abuso. Implementarlas y garantizar que todos los empleados las conozcan. Tratar todas las acusaciones de acoso o abuso con seriedad para reforzar el mensaje de que estas conductas no son aceptables. Mantener registros de los incidentes y reclamos, además de las medidas tomadas.




1. Políticas y procedimientos que abordan el acoso y el abuso.

2. El conocimiento de estas políticas por parte de todos los empleados. 3. La implementación de la política de la compañía en todos los niveles de la organización.

4. Ejemplos de medidas decisivas de la gerencia con respecto a las acusaciones de acoso o abuso. 5. Cualquier indicio de que haya situaciones de acoso o abuso dentro de la organización.


procedimientos relacionados con los salarios que traten los siguientes temas: tarifas de

pago (mínimas, periódicas/horas extras), fechas y medios de compensación, retención de

salarios y horas de trabajo normales.

5.3.1 Las tarifas salariales deben, como mínimo, estar de acuerdo con la legislación

nacional, estatal/provincial y local, a modo de disposición en un acuerdo contractual

legal, o bien estar de acuerdo con un convenio colectivo válido.

5.3.2 Las horas de trabajo estándar no deben superar las 48 horas por semana, sin incluir

horas extra, y no deben superar un máximo de 60 horas por semana, incluidas las

horas extra, como rutina habitual. Las horas extra se deben pagar a una tarifa

prémium.

5.3.3 El cumplimiento de las pausas para descanso o comida debe estar de acuerdo con la

legislación nacional, estatal/provincial y local, a modo de disposición en un acuerdo

contractual legal, o bien estar de acuerdo con un convenio colectivo válido.

5.3.4 Los salarios no se deben retener a menos que esté permitido por la legislación

nacional, estatal/provincial y local, a modo de disposición en un acuerdo contractual

legal, o bien por un convenio colectivo válido.

5.3.5 Se debe proporcionar a los empleados/trabajadores días de descanso de conformidad

con las leyes nacionales, estatales/provinciales y locales. En ausencia de leyes

aplicables, los trabajadores tendrán un (1) día de descanso cada siete (7) días

calendario como rutina habitual.


¿Qué significa? Los sueldos y salarios mínimos de empleados deben establecerse de acuerdo con los mínimos legales o los acuerdos laborales aplicables. Deben realizarse todas las deducciones que exija la ley (p. ej., impuestos sobre la renta o pagos de seguridad social). Los empleadores deben responder correctamente ante las autoridades por estas deducciones y deben comunicar su naturaleza y el importe a los empleados. Los empleadores no harán retenciones de los sueldos, salvo que lo permitan las leyes nacionales, estatales/provinciales y locales, o un acuerdo contractual legal. No se debe exigir que los trabajadores realicen depósitos/garantías financieras. Los salarios deben pagarse en efectivo, con cheque o directamente en una cuenta bancaria. Los gastos no deben descontarse de esos salarios, a menos que el empleado lo acepte de manera libre y explícita. Se mantendrán registros adecuados de las horas trabajadas, los salarios pagados y la fecha de pago. Lo ideal sería que los empleados acusen recibo del pago mediante una firma, o de manera similar, la cual debe incluirse en el registro. Los empleados deben ser compensados por todas las horas trabajadas (incluidas las horas extras), conforme a los requisitos regulatorios locales. No superar las 48 horas de trabajo estándar en una semana, sin incluir las horas extras, y no exigir que los trabajadores trabajen más de 60 horas semanales de forma periódica. Las horas extra se deben pagar a una tarifa prémium. Las pausas de descanso y almuerzo están permitidas de acuerdo con los requisitos legales aplicables, los acuerdos contractuales o de conformidad con un convenio colectivo válido.

¿Qué debo hacer? Determinar el nivel mínimo de salarios y sueldos que se pagarán de acuerdo con las leyes o los acuerdos laborales. Pagarles a los empleados según este nivel o por encima de este nivel. Pagar horas extra a una tarifa prémium. Mantener registros de las horas trabajadas, las deducciones y los pagos, a sabiendas del empleado. Garantizar que las deducciones se paguen a los organismos gubernamentales correspondientes. Establecer horarios para las pausas de descanso y almuerzo de acuerdo con las leyes o los acuerdos aplicables.



El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Una política documentada para la descripción del cumplimiento de salario, que se centre en garantizar el

cumplimiento de las regulaciones. 2. Pago del tiempo extra de los empleados a una tarifa prémium. 3. Un procedimiento documentado para garantizar que todas las horas de trabajo sean compensadas,

según los requisitos regulatorios locales, los requisitos de la OIT o los convenios colectivos aplicables. 4. Entrevistas con los empleados que demuestren que conocen la política del salario y que esta se aplica

constantemente. 5. Cumplimiento de las pausas de descanso y almuerzo de acuerdo con los requisitos regulatorios o

acuerdos contractuales. 6. Cumplimiento de los requisitos de horas de trabajo estándar y máximas por parte de la organización.

5.4 Se deben desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y

procedimientos en relación con el programa de beneficios de la organización, incluso, si

procede: vacaciones, feriados y licencias (p. ej., normal, por enfermedad, por

maternidad/paternidad, etc.).


¿Qué significa? La organización tiene una disposición documentada en relación con las vacaciones, los feriados remunerados y las licencias (regular, por maternidad/paternidad, enfermedad, etc.), según lo exija la regulación local.

¿Qué debo hacer? Identificar los requisitos legales aplicables relacionados con la disposición de vacaciones, feriados y licencia de los empleados. Documentar estas disposiciones y comunicarlas a los empleados.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Una disposición documentada para vacaciones, feriados y licencias.

2. Entrevistas con los empleados para verificar que estos conocen los beneficios que les corresponden.

5.5 Se debe proporcionar a todos los empleados/trabajadores información escrita y

comprensible sobre los términos de empleo, incluidos salarios, antes de comenzar el

empleo, y detalles del salario recibido por cada periodo de pago.


¿Qué significa? Las organizaciones deben ser totalmente transparentes con todas las condiciones de empleo para permitir a los empleados comprender plenamente los términos antes de aceptar un trabajo. Los términos de empleo son claros y comprensibles para los empleados. Los empleados reciben una copia escrita de todos los términos de empleo en un idioma comprensible para el empleado. En algunos casos, es posible que la información deba traducirse para garantizar una comprensión clara por parte de los empleados. En los casos en que los empleados no puedan leer un documento por escrito, las organizaciones deben garantizar que, además de un documento por escrito, existan medios para comunicarse con los empleados de modo que estos comprendan plenamente los contenidos. Los salarios se describen claramente como parte de los términos de empleo y los empleados reciben una contabilidad precisa de todos los salarios por cada periodo de pago durante el empleo.

¿Qué debo hacer? Desarrollar documentación escrita de los términos de empleo que incluya información salarial. Informar los términos de empleo a todos los posibles empleados antes de la contratación. Darles tiempo para que los revisen y consideren. Asegurarse de que se comunique la totalidad de los términos a los empleados analfabetos. Responder a cualquier pregunta formulada sobre los términos de forma honesta. Proporcionar una contabilidad detallada de todos los salarios a los empleados por cada periodo de pago.



El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Términos de empleo documentados. 2. Comunicación de los términos de empleo a los posibles empleados. 3. Conocimiento de los términos de empleo por parte de nuevos empleados. 4. Comunicación de los detalles salariales a los empleados en cada periodo de pago.

5. Reconocimiento de los términos de empleo por parte de los empleados antes de la contratación.


procedimientos que describan las prácticas laborales justas de la organización y los

términos de empleo, incluidos los derechos del empleador y de los empleados/trabajadores.

Estas políticas y procedimientos deben abordar, como mínimo, los siguientes requisitos:

5.6.1 Todos los términos y condiciones de empleo deberán basarse en la capacidad de la

persona para realizar el trabajo y no en sus creencias o características personales.

5.6.2 Todo trabajo debe llevarse a cabo de manera voluntaria y no bajo amenaza de

penalización o sanción. Están prohibidos el trabajo forzado/penitenciario2 y el trabajo

en condiciones de servidumbre/servidumbre por deudas2.

5.6.3 La edad mínima para el empleo es de 15 años. No obstante, si la edad mínima según

la legislación local es de 14 años, de acuerdo con las excepciones de país en

desarrollo bajo el convenio 138 de la OIT, puede aplicarse esta edad mínima.

5.6.4 Se deben mantener los datos de la edad de todos los empleados/trabajadores.

5.6.5 Los empleados/trabajadores deben tener la libertad de dejar el empleo y las

instalaciones del empleador en cualquier momento mediante la notificación adecuada.

5.6.6 Los empleadores no deben conservar ni retener los documentos de identidad de

empleados/trabajadores (por ejemplo, pasaportes, tarjetas de identidad, etc.) ni tener

acceso a las cuentas bancarias de los trabajadores.

5.6.7 Según lo permitido por las leyes nacionales, estatales/provinciales y locales, los

empleados/trabajadores tienen derecho a unirse a sindicatos de su propia elección, o

formarlos, sin autorización previa de la gerencia, y tienen derecho a negociar de

manera colectiva.

• La compañía no debe interferir, obstruir ni evitar las actividades legítimas y

lícitas de este tipo.

• Los representantes de trabajadores/empleados debidamente electos deben

tener acceso al lugar de trabajo para llevar a cabo sus funciones de

representación (p. ej., las personas que han sido debidamente electas por

los trabajadores/empleados en una ubicación para que los representen).

5.6.8 Se deben identificar las condiciones para la aplicación de medidas disciplinarias, que

incluyen la suspensión y el despido. Todas las medidas disciplinarias deberán

documentarse.



¿Qué significa? Los términos de empleo deben estar documentados por escrito. Todos los términos y condiciones de empleo deben basarse en la capacidad de la persona para realizar el trabajo y no en sus creencias o características personales. En los casos en que los empleados no puedan leer un documento por escrito, los empleadores garantizan que haya otros medios para comunicarse con los empleados, de modo que estos comprendan plenamente el contenido. Cuando se solicita a los empleados que firmen un contrato formal, se les otorga el tiempo razonable para que consideren el contenido del contrato y busquen asesoramiento de terceros si fuera necesario. El “tiempo razonable” probablemente deba ser mayor a una jornada completa. El empleador debe conservar una copia de todo contrato y proporcionar una copia al empleado.

Todo trabajo debe llevarse a cabo de manera voluntaria y no bajo amenaza de penalizaciones o sanciones. No se permite el trabajo forzado, trabajo en condiciones de servidumbre ni trabajo en condiciones de servidumbre por deudas. El trabajo forzado incluye cualquier trabajo o servicio que se exija a una persona como consecuencia de una condena dictada por sentencia judicial, a menos que el trabajo o servicio se realice bajo la supervisión o el control de una autoridad pública y la persona no esté contratada o puesta a disposición de personas, compañías o asociaciones privadas. El trabajo en condiciones de servidumbre es una forma de esclavitud por deudas que se crea cuando una persona comienza a trabajar para otra persona con la que mantiene una deuda. El trabajo en condiciones de servidumbre incluye alentar a los trabajadores a incurrir en deudas a través de costos de contratación, multas u otros medios. Los empleadores no deben retener los documentos de identidad de los empleados (como pasaportes, tarjetas de identidad, etc.). Los trabajadores tienen derecho a finalizar la relación laboral tras un aviso razonable y tienen derecho a abandonar el lugar de trabajo una vez finalizado su turno.

El empleador debe identificar las regulaciones locales que rigen los requisitos sobre uso de trabajo infantil y edad mínima, si corresponde, y debe cumplir con estas regulaciones o seguir las recomendaciones de la OIT (si estas últimas brindan más protección para los niños). La edad mínima de empleo es de 15 años a menos que la legislación local la establezca en 14 años, de acuerdo con las excepciones de país en desarrollo bajo el convenio 138 de la OIT, en cual caso puede aplicarse esta edad mínima. Se mantienen los datos para documentar las edades de todos los trabajadores. Si se descubre que un niño trabaja directa o indirectamente para un proveedor en incumplimiento de los requisitos mencionados, el proveedor buscará una solución satisfactoria que dé prioridad al bienestar del niño.

Existe un procedimiento por escrito para abordar la medida disciplinaria, e incluye la suspensión y el despido Todas estas medidas deben documentarse. Los trabajadores no deben estar empleados en condiciones que afecten su salud, seguridad o integridad moral, o que perjudiquen su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social. Los empleados tienen el derecho de unirse a asociaciones lícitas, tales como sindicatos. Los empleadores (incluidos los subcontratistas) no presentan obstáculos a los empleados que opten por unirse a asociaciones. El derecho de los empleados a ser representados por esas asociaciones deberá respetarse, y los representantes de esas asociaciones tendrán acceso razonable a sus miembros, y podrán representarlos en las negociaciones. No habrá discriminación oculta hacia los miembros de las asociaciones. Si los empleados desean ser sus propios representantes en las negociaciones, y si las leyes lo permiten, este derecho deberá respetarse.

¿Qué debo hacer? Desarrollar términos de empleo o contratación documentados. Garantizar que los empleados tengan tiempo para considerar el contenido antes de comprometerse a respetar las condiciones o el contrato. En los casos en que los contratos de empleo estén firmados por los empleados, proporcionar copias a los empleados para sus registros. Verificar y documentar las edades de todos los trabajadores y seguir los requisitos relacionados con el trabajo infantil. Garantizar que en todos los niveles de la organización los empleados tengan permitido unirse a asociaciones lícitas. Reconocer el derecho de esas organizaciones a negociar en nombre de sus miembros. Documentar una declaración en la que se describan los derechos y las obligaciones para el empleado y el empleador, y ponerla a disposición de todos.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Términos de empleo documentados en los que se dispongan las tarifas de pago, las horas extras y las

horas de trabajo normales. 2. Conocimiento de los empleados en cuanto a los términos de empleo documentados o un contrato, y

familiaridad con los términos principales. 3. Capacidad de los empleados analfabetos de explicar cómo se les comunicó el contenido de los términos

o el contrato documentado. 4. Identificación por parte de la organización de las regulaciones que rigen los requisitos de trabajo infantil,

de edad mínima y las recomendaciones de la OIT. 5. Posibilidad de los empleados de unirse a asociaciones lícitas. 6. Cumplimiento por parte de la organización del protocolo documentado al administrar las medidas

disciplinarias. 7. Mantenimiento de los datos de edad de todos los empleados.


5.7 Se deben desarrollar, documentar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos que rijan el compromiso de la organización con la prevención de fraude, soborno, blanqueo de capitales, fijación de precios y otras prácticas de gestión empresarial poco éticas. Esto incluye identificar y cumplir todas las leyes nacionales, estatales/provinciales y locales aplicables, así como los requisitos del sector que rigen dichas prácticas empresariales poco éticas.


¿Qué significa? ¿Es realmente necesario que una compañía les diga a sus empleados/trabajadores que no es aceptable infringir las leyes en el transcurso de su empleo? Los expertos dicen que la respuesta es SÍ. Las políticas y procedimientos que informan a los empleados sobre lo que es un comportamiento aceptable/inaceptable, a veces denominado código de ética y prácticas de gestión empresarial, son un componente esencial de un sistema de gestión de responsabilidad ética.

Los empleados/trabajadores deben conocer las leyes y regulaciones que se aplican a las actividades comerciales de una compañía, así como las políticas y los procedimientos que pretenden afirmar la cultura de la empresa, apoyar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, así como evitar posibles responsabilidades civiles de la empresa y su personal, entre otras, la pérdida de la confianza del cliente y participación en el mercado, multas/sanciones financieras e incluso sanciones penales.

¿Qué debo hacer? Desarrollar, documentar, comunicar e implementar de forma coherente políticas y procedimientos que identifiquen los requisitos basados en el valor y el cumplimiento de su organización.

Requisitos basados en el valor: Algunos ejemplos son la posición de su empresa respecto del trato equitativo y respetuoso de los empleados, la no discriminación, el mantenimiento de una alta integridad en los tratos comerciales, la postura contra el trabajo infantil y el trabajo forzoso/en servidumbre, etc.

Requisitos basados en el cumplimiento: Los empleados/trabajadores deben conocer y seguir las normas y regulaciones aplicables a su organización. El incumplimiento de estos requisitos puede perjudicar a su empresa, así como presentar riesgos para los empleados/trabajadores. Entre los ejemplos, se incluyen prohibiciones contra fraude, soborno, fijación de precios, condiciones laborales inseguras y diferentes prácticas de gestión empresarial poco éticas.

Informar a todos aquellos que trabajen para su organización y en nombre de esta (p. ej., empleados/trabajadores, proveedores, vendedores, contratistas, consultores, etc.) de sus normas basadas en el valor y cumplimiento normativo y las consecuencias de no cumplir estos requisitos.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Políticas y procedimientos documentados que rigen las prácticas comerciales éticas de su organización. 2. Comunicación de estos requisitos a los empleados/trabajadores, proveedores, contratistas, etc. 3. Conocimiento de estos requisitos por parte de los empleados/trabajadores, proveedores, contratistas,

etc.

5.8 Se debe comunicar la información sobre los derechos del empleador y de los

empleados/trabajadores, relacionada con los requisitos de este artículo, y debe existir un

procedimiento de confirmación para garantizar la comprensión.


¿Qué significa? Para que la relación entre empleado y empleador sea de respeto mutuo, los empleados deben entender claramente sus derechos y los derechos de su empleador. Dado que a la organización le conviene asegurarse de que sus empleados los comprendan, se proporciona información sobre este tema a los empleados. Esta información puede comunicarse de diversas formas, como en reuniones de empleados, capacitaciones, comunicaciones escritas, publicaciones, etc. No obstante, la comunicación de la información no siempre implica la comprensión, de modo que las organizaciones deben desarrollar una metodología para confirmar que los empleados comprenden sus derechos. Se podría utilizar una variedad de metodologías para confirmar la comprensión por parte de los empleados de sus derechos. Las entrevistas individuales, las pruebas, las auditorías internas, etc. pueden ser opciones viables, pero la organización debe determinar qué metodología funcionará mejor para ella y sus empleados.

¿Qué debo hacer? Identificar la vía de comunicación para describir los derechos de los empleados. Desarrollar comunicaciones apropiadas y proporcionárselas a los empleados. Verificar la comprensión de las comunicaciones.



El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Documentos que describen los derechos de los empleados. 2. Comunicaciones que describen los derechos de empleo a los empleados. 3. Consciencia de los empleados en relación con sus derechos. 4. Metodología para confirmar que los empleados comprenden sus derechos.

5.9 La organización debe implementar medios para estar al tanto de los cambios en las leyes y

regulaciones aplicables en relación con los temas mencionados en este artículo.

5.9.1 La organización debe evaluar periódicamente su cumplimiento en relación con los

requisitos legales aplicables y otras obligaciones asociadas a la gestión social. Se deben

implementar medidas para corregir todo incumplimiento que se identifique.


¿Qué significa? Las organizaciones deben conocer todos los requisitos legales relacionados con la gestión social y otras obligaciones aplicables a sus operaciones. Con el fin de garantizar el cumplimiento continuo, la organización debe ser consciente de los cambios en los requisitos legales y otras obligaciones, de modo que se puedan tomar medidas apropiadas para que se cumpla con todos los requisitos nuevos o verifique que los procesos actuales de la organización mantengan su cumplimiento. Debe existir un proceso para permitir que la organización monitoree y conozca los cambios en los requisitos legales de la gestión social y otras obligaciones aplicables. El proceso debe permitir la identificación proactiva de los cambios en estos requisitos. Deben realizarse evaluaciones periódicas para determinar el estado de cumplimiento por parte de la organización de todos los requisitos legales relacionados con la gestión social y otras obligaciones. Si se encuentran incumplimientos durante estas evaluaciones periódicas, deben implementarse medidas correctivas.

¿Qué debo hacer? Identificar todas las leyes y regulaciones de gestión social aplicables. Establecer un proceso para identificar de forma proactiva los cambios regulatorios. Monitorear las regulaciones aplicables para los cambios. Evaluar los cambios para los problemas de cumplimiento. Revisar periódicamente el cumplimiento por parte de la organización en cuanto a los requisitos legales aplicables y otras obligaciones. Implementar medidas correctivas para todo incumplimiento identificado durante el proceso de evaluación de cumplimiento.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Conocimiento de las personas dentro de la organización sobre los cambios recientes en la regulación de

la gestión social. 2. Cumplimiento de la organización en cuanto a las leyes y regulaciones aplicables. 3. Proceso para identificar los cambios en las leyes o regulaciones aplicables. 4. Respuestas (cambios) de la organización frente a los cambios en las regulaciones. 5. Registros que documenten las evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otras

obligaciones. 6. Medidas correctivas efectivas cuando se identifican incumplimientos.

5.10 Se debe implementar un procedimiento de gestión de cambios (management of change,

MOC) que respalde la identificación proactiva de los riesgos relacionados con ES y las

medidas de control adecuadas antes de realizar los cambios. Pueden producirse cambios

en áreas como regulaciones, personal, compensación y beneficios, relaciones de

subordinación, datos demográficos, etc.



¿Qué significa? El cambio es inevitable dentro de una organización, especialmente cuando se trata de riesgos relacionados con la ES y sus medidas de control. Los riesgos relacionados con la ES asociados a cambios deben abarcar problemas de gestión social, problemas de salud y seguridad ocupacionales, contratistas/subcontratistas, etc. Las organizaciones deben contar con un proceso de gestión sólido para tratar con eficacia estos cambios e identificar los riesgos relacionados con la ES de forma proactiva. La identificación proactiva de los riesgos asociados con el cambio permitirá a la organización evaluar los controles existentes, determinar su idoneidad y desarrollar nuevos según sea necesario para abordar los riesgos. El cambio puede introducir nuevos riesgos o aumentar los riesgos existentes. En algunas circunstancias, los cambios pueden efectivamente reducir el riesgo que solo se conocerá si la organización gestiona de forma proactiva el cambio y evalúa sus riesgos.

¿Qué debo hacer? Desarrollar un procedimiento de MOC. Monitorear constantemente los cambios relacionados con la ES. Identificar los cambios e implementar un procedimiento de MOC. Abordar los cambios y riesgos según sea necesario según el procedimiento de MOC.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Un procedimiento para abordar el cambio dentro de la organización. 2. Ejemplos de revisiones de MOC. 3. Medidas adoptadas para abordar los riesgos después de los cambios.

5.11 Las actividades de evaluación de riesgos deben incluir consideraciones relacionadas a

todos los programas de gestión social y las prácticas de gestión empresarial poco éticas

que se abordan en este artículo.


¿Qué significa? Los programas de gestión social pueden crear riesgos significativos para una organización. Como práctica, las organizaciones deben identificar y evaluar los riesgos asociados a sus programas de gestión social. Esto permite a la alta gerencia identificar y asignar recursos para abordar los riesgos prioritarios en un esfuerzo por minimizar el impacto potencial de estos riesgos en la organización. Las organizaciones deben evaluar periódicamente si sus prácticas laborales justas están funcionando. Los mecanismos utilizados para evaluar la eficacia de las prácticas laborales pueden variar de una organización a otra y pueden incluir: uso de encuestas anónimas de empleados, mesas redondas de empleados, sistemas de reclamos de empleados, etc.

¿Qué debo hacer?

Identificar los riesgos asociados a los programas de gestión social teniendo en cuenta los controles establecidos. Priorizar los riesgos y determinar si alguno es inaceptable. Desarrollar planes de acción para aquellos que sean inaceptables. Seguir monitoreando periódicamente los riesgos asociados con los programas de gestión social. Desarrollar e implementar un proceso para verificar si las prácticas laborales justas están funcionando. Tomar medidas correctivas si se identifica que hay incumplimientos en las prácticas laborales.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Identificación de riesgos de gestión social. 2. Proceso para evaluar las prácticas laborales. 3. Medidas adoptadas para abordar los incumplimientos identificados durante el proceso de verificación de

las prácticas laborales.


6.0 Gestión de salud y seguridad ocupacionales

6.1 La organización deberá desarrollar, documentar e implementar de forma coherente un

procedimiento para identificar todos los peligros de salud y seguridad ocupacionales,

analizar sus riesgos asociados y evaluar las medidas de control existentes para determinar

la efectividad de estas medidas de control y la necesidad de crear medidas de control

nuevas o adicionales. En el procedimiento se deben considerar los peligros reales y

posibles asociados con lo siguiente:

• las operaciones rutinarias, no rutinarias y de emergencia;

• los contratistas, el personal de reparto y los visitantes; y

• las medidas de seguridad adecuadas contra incendios, y la resistencia, estabilidad y

seguridad de edificios y equipos.

6.1.1 Se deben documentar todos los peligros, riesgos y medidas de control identificados

para la evaluación y la acción posteriores, según sea necesario.

6.1.2 La identificación de peligros, el análisis de riesgos y la evaluación de controles de la

organización se deben revisar como parte del MOC (según el párrafo 5.10), después

de un incidente de OHS y al menos una vez al año para garantizar que la lista esté

completa y actualizada.


¿Qué significa? Los peligros pueden originarse en diversas fuentes, como tareas rutinarias, tareas no rutinarias, operaciones de emergencia, actividades de contratistas, etc. Una organización debe tener una imagen clara de estos peligros de OHS para determinar si están adecuadamente controlados. No se pueden evaluar los peligros sin establecer primero una metodología para identificarlos. Una vez identificados todos los peligros, deben identificarse controles existentes porque la presencia o ausencia de dichos controles puede afectar al riesgo que presentan los peligros identificados. Una vez identificados los peligros y los controles existentes, se pueden evaluar los riesgos que presentan los peligros para determinar si son necesarios controles adicionales para eliminar o reducir el riesgo para la organización y sus empleados. A medida que se producen cambios, los peligros y riesgos pueden cambiar, o pueden desarrollarse nuevos riesgos y salirse de control. Para identificar y abordar de forma proactiva estos peligros y riesgos, debe utilizarse el procedimiento de MOC. Las organizaciones que practican la identificación proactiva de peligros suelen tener tasas de incidentes y costos asociados mucho más bajos que aquellas que no gestionan los cambios y riesgos de forma proactiva. Cuando se produce un incidente de OHS, la organización debe revisar su identificación de peligros, análisis de riesgos y evaluación de controles para garantizar que el peligro y el riesgo se han identificado correctamente a la vez que se evalúa la efectividad de sus controles existentes. El hecho de que se produzca un incidente debería inducir a la organización a examinar de cerca sus controles para asegurarse de que siguen siendo adecuados para evitar incidentes futuros. Las revisiones de peligros y riesgos deben realizarse, como mínimo, anualmente.

¿Qué debo hacer? Desarrollar un procedimiento y una metodología para la identificación de peligros y riesgos asociados a las operaciones de la organización. Documentar los peligros, riesgos y controles actualmente existentes. Utilizar un proceso de gestión del cambio para identificar de forma proactiva los nuevos peligros y riesgos de OHS y garantizar que se establecen controles adecuados para todo peligro o riesgo nuevo. Revisar los peligros y riesgos identificados, así como los controles, al menos una vez al año. Llevar registros.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Un procedimiento para la identificación de peligros, y la evaluación de riesgos y controles. 2. Peligros, riesgos e identificación de riesgos. 3. Ejemplos de revisiones de MOC y las correspondientes evaluaciones de riesgo de OHS. 4. Ejemplos de incidentes de OHS y las correspondientes evaluaciones de riesgo de OHS. 5. Revisión anual del procedimiento de identificación de peligros, evaluación de riesgos y controles de la

organización, y documentación correspondiente.


6.2 La organización debe realizar y documentar una evaluación integral de riesgos y priorizar

los peligros que representan los mayores riesgos, reales o potenciales, para la salud y la

seguridad.

6.2.1 La evaluación/priorización de riesgos debe incluir una estimación de la efectividad de

las medidas de control existentes, así como la necesidad de realizar controles

adicionales para llevar el riesgo a un nivel aceptable. Los riesgos más importantes

que se identifiquen se deben documentar para la inclusión en el plan de gestión de

salud y seguridad ocupacionales (Occupational Health and Safety Management Plan,

OHSP) de la organización.

6.2.2 Se deben volver a evaluar los peligros, los riesgos y las medidas de control para determinar su prioridad (importancia):

1. como parte de la revisión de gestión de cambios;

2. tras un incidente de salud o seguridad; y

3. al menos una vez al año.

6.2.3 Se deben documentar todas las revisiones de peligros y riesgos, y se deben conservar los registros.


¿Qué significa? Una organización debe conocer y comprender qué peligros presentan los mayores riesgos a sus empleados con el fin de garantizar que se aplican los controles adecuados. Para ello, se debe desarrollar una metodología para evaluar los riesgos de OHS. Para garantizar una metodología reproducible, deben establecerse criterios para la evaluación de riesgos. Mediante los criterios establecidos, se priorizan los riesgos en términos de importancia, de modo que los riesgos de alta prioridad pueden abordarse adecuadamente con controles. Durante el proceso de evaluación de riesgos, se evalúa la eficacia de los controles existentes para garantizar que se entienda la dimensión real de los riesgos. A medida que se producen cambios (p. ej., se agregan controles), la prioridad de los riesgos puede cambiar. Por lo tanto, es necesaria la reevaluación de los riesgos de OHS de forma continua, especialmente, después de un incidente y como parte de la gestión del proceso de cambio. Los riesgos deben reevaluarse al menos una vez al año para garantizar que todos se hayan identificado y priorizado adecuadamente.

¿Qué debo hacer? Establecer criterios para evaluar el riesgo que representan los peligros de OHS identificados en las operaciones de la organización. Realizar una evaluación de los riesgos que presentan los peligros de OHS identificados y priorizar los riesgos según los criterios establecidos. Documentar los riesgos de mayor prioridad para su inclusión en el OHSP. Incluir los riesgos prioritarios en el OHSP. Volver a evaluar los riesgos como parte del proceso de MOC, después de un incidente de OHS o al menos una vez al año. Documentar todas las revisiones de peligros y evaluaciones de riesgos. Llevar registros.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Registros de una evaluación exhaustiva de riesgos de los peligros. 2. Identificación y documentación de riesgos prioritarios. 3. Evaluación de la efectividad de las medidas de control existentes como parte del proceso de

evaluación/priorización de riesgos. 4. Registros de la reevaluación de riesgos como parte de la revisión del MOC. 5. Registros de la reevaluación del riesgo tras un incidente de OHS. 6. Registros de una revisión anual de reevaluación de riesgos. 7. Establecimiento de criterios para determinar qué constituye un riesgo prioritario. 8. Registros de revisiones de peligros y riesgos.

6.3 La organización debe desarrollar un OHSP para abordar (eliminar, controlar o reducir) los

riesgos prioritarios asociados con los peligros para la salud y seguridad identificados.

6.3.1 El OHSP debe incluir medidas de control específicas asociadas con los peligros y

riesgos prioritarios identificados.

6.3.2 La organización debe tener en cuenta la jerarquía de controles de seguridad al


identificar medidas de control específicas para los peligros y riesgos prioritarios.

6.3.3 El OHSP debe incluir un procedimiento para identificar, acceder y mantenerse al día

con las regulaciones de OHS aplicables y con otros requisitos asociados a las

operaciones de la organización y los peligros y riesgos identificados.

6.3.4 La organización debe evaluar periódicamente su cumplimiento en relación con los

requisitos legales y otras obligaciones de OHS aplicables. Se deben implementar

medidas para corregir todo incumplimiento que se identifique.



¿Qué significa?

La organización debe tener un plan para controlar sus peligros y cumplir con las leyes y regulaciones de OHS aplicables a las operaciones de la organización. Cumplir con todos los requisitos legales y otras obligaciones no garantiza necesariamente que todos los peligros y riesgos se controlen de forma eficaz; sin embargo, no controlarlos por lo general tiene como resultado lesiones. En el caso de los riesgos prioritarios, las lesiones de los empleados y las pérdidas de la organización son a menudo significativas. Los métodos más comunes para gestionar riesgos identificados

es mediante la implementación de la jerarquía de controles de seguridad: 1) eliminación (por ejemplo, al cambiar un proceso para eliminar un componente tóxico o inflamable), 2) sustitución (por ejemplo, sustituir un químico peligroso por uno menos peligroso), 3) controles de ingeniería (por ejemplo, al aislar el riesgo que representan las partes móviles de una máquina mediante el uso de protección), 4) controles administrativos (por ejemplo, capacitación, carteles y procedimientos), y 5) protección de los empleados individuales contra los peligros (por ejemplo, al brindar a los empleados ropa de protección). Como parte del plan de OHS, se debe desarrollar un procedimiento para identificar todas las nuevas regulaciones de OHS aplicables a la organización y garantizar que se aborden de inmediato todos los requisitos nuevos. Deben realizarse evaluaciones periódicas para determinar el estado de cumplimiento por parte de la organización de todos los requisitos legales relacionados con OHS y otras obligaciones. Si se encuentran incumplimientos durante estas evaluaciones periódicas, deben implementarse medidas correctivas.

¿Qué debo hacer?

Identificar los peligros y riesgos de la organización. Identificar los requisitos legales y otras obligaciones que la organización debe cumplir. Desarrollar e implementar un plan para controlar sus peligros y riesgos a la vez que se garantiza el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otras obligaciones. Revisar periódicamente el cumplimiento por parte de la organización en cuanto a los requisitos legales aplicables y otras obligaciones. Implementar medidas correctivas para todo incumplimiento identificado durante el proceso de evaluación de cumplimiento.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Un OSHP para abordar los riesgos prioritarios. 2. Identificación de medidas de control específicas para riesgos prioritarios. 3. Implementación de la jerarquía de controles de seguridad. 4. Un procedimiento para identificar y mantenerse al día con los requisitos legales aplicables y otras

obligaciones. 5. Registros que documenten las evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otras

obligaciones.

6. Medidas correctivas efectivas cuando se identifican incumplimientos.

6.4 La capacitación para empleados/trabajadores nuevos/existentes debe incluir:

• capacitación general de inducción en OHS;

• capacitación continua según lo requerido por las leyes y regulaciones aplicables sobre OHS;

• instrucciones que describan cómo las tareas identificadas en el plan de OHS se

realizarán de manera segura; esto incluye el uso efectivo de controles destinados a

eliminar, controlar o reducir los peligros y los riesgos;

• el derecho de los empleados/trabajadores a no involucrarse en una situación laboral

con una justificación razonable de que la situación presenta un peligro inminente para

la vida o la salud; y

• gestión/manipulación de desperdicios y eliminación de químicos y otros materiales

peligrosos.

6.4.1 Se debe proporcionar capacitación obligatoria durante las horas de trabajo

remuneradas y sin costo para los empleados/trabajadores.

6.4.2 Se debe llevar un registro de capacitaciones que describa lo siguiente:

• el contenido de la capacitación y quién la brindó,

• quién ha recibido capacitación en las áreas pertinentes,

• los métodos empleados para demostrar competencia en los temas de la capacitación, y

• otra información que las regulaciones nacionales, estatales/provinciales o locales

aplicables puedan exigir.



¿Qué significa? Las organizaciones no pueden proteger adecuadamente a sus empleados a menos que estos tengan una clara comprensión de los peligros en el entorno de trabajo y de qué controles se implementan para garantizar su seguridad. Para ello, las organizaciones necesitan un programa de capacitación sólido que comience durante el proceso de incorporación de empleados y que continúe durante el empleo en la organización. Las capacitaciones deben realizarse según lo exigido por las leyes y regulaciones de OHS aplicables, y según la organización determine que es necesario para garantizar la seguridad y salud de los empleados. La capacitación proporcionada debe centrarse en los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y en cómo los empleados pueden protegerse frente a estos. Deben reiterarse las capacitaciones según sea necesario para garantizar la competencia y el conocimiento de los empleados. La capacitación se realiza durante horas en las que se paga a los empleados y se documenta.

¿Qué debo hacer? Identificar toda la capacitación de OHS que requieran las leyes y regulaciones aplicables. Identificar toda la capacitación adicional necesaria para garantizar una implementación eficaz del OSHP. Desarrollar una matriz de capacitación para describir la capacitación requerida y la frecuencia para aquellos dentro de la organización. Llevar a cabo la capacitación necesaria según lo identificado en la matriz de capacitación durante las horas de trabajo remuneradas de los empleados. Documentar toda la capacitación en un registro. Mantener los registros de capacitación.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Matrices que describan la capacitación necesaria para los empleados. 2. Documentos de capacitación utilizados para formar a los empleados. 3. Capacitación brindada durante las horas de trabajo pagas y sin costo para los empleados. 4. Registros de capacitación de empleados.

6.5 Se deben implementar procedimientos de control operativo que:

• documenten condiciones de operación seguras/normales e

• identifiquen las consecuencias de una desviación (p. ej., daños posibles, incumplimiento, etc.).

6.5.1 Se debe establecer una o más de las siguientes condiciones para los peligros y riesgos prioritarios:

• instrucciones que describan cómo se deben realizar las tareas de forma segura,

• capacitación para los empleados específica para el riesgo,

• instrucciones sobre medidas que se deben realizar en caso de desviación

de las condiciones de funcionamiento seguras/normales.

6.5.2 La organización debe investigar y tomar medidas inmediatas para

abordar toda desviación inaceptable de las condiciones de

funcionamiento seguras.



¿Qué significa? Deben existir controles para garantizar que se mantienen las condiciones de funcionamiento seguras para evitar consecuencias negativas (p. ej., lesiones de los empleados, incendios, etc.). Deben implementarse controles de acuerdo con la jerarquía de los controles de seguridad y las mejores prácticas de gestión (best management practices, BMP) con el fin de gestionar los peligros y riesgos de OHS de forma eficaz. Un tipo de control es el desarrollo y la implementación de procedimientos de control operativo que instruyen a los empleados sobre cómo realizar las tareas de forma segura o proporcionan orientación sobre las medidas que deben tomarse en caso de que se produzcan desviaciones de las condiciones de funcionamiento seguras/normales. Este tipo de control administrativo puede incluir programas escritos, instrucciones de trabajo, análisis de seguridad laboral, capacitación de empleados, etc. Aunque los controles administrativos pueden minimizar de forma eficaz algunos peligros y riesgos, la organización debe seguir esforzándose por mejorar continuamente mediante la implementación de un mayor nivel de control en la jerarquía (p. ej., eliminación, sustitución o controles de ingeniería). Por ejemplo, una organización que instala una protección de la máquina (control de ingeniería) en una pieza de equipo para evitar el acceso a un punto de compresión tendrá un riesgo mucho más controlado que si deciden capacitar (control administrativo) a sus empleados para que eviten el punto de compresión. Los riesgos y peligros prioritarios deben abordarse con controles operativos debido al potencial de daños que presentan, incluso si se aplican controles de nivel superior. Por ejemplo, un operador debe tener una clara comprensión de lo que debe hacer si falta una protección en el equipo con el que debe trabajar. Estos riesgos y peligros deben abordarse mediante instrucciones escritas que describan cómo se debe realizar la tarea, a través de la capacitación de los empleados sobre la tarea y cómo se debe realizar de forma segura, o bien mediante orientación sobre cómo responder a las desviaciones de condiciones seguras/normales. Cuando se produzca una desviación inaceptable de una condición operativa segura, se debe tomar una medida inmediata para abordar la situación y evitar su recurrencia en el futuro.

¿Qué debo hacer? Identificar los peligros y riesgos de OHS que deben controlarse. Identificar los controles actuales establecidos para cada uno de los riesgos, incluidos los riesgos prioritarios, y determinar qué controles adicionales son necesarios para proporcionar un entorno de trabajo seguro para los empleados. Desarrollar controles operativos para cada uno de los peligros y riesgos que requieren controles adicionales mediante la jerarquía de controles. Implementar controles operativos y capacitar a los empleados sobre los controles aplicables. Investigar y tomar medidas inmediatas si se producen desviaciones inaceptables de las condiciones de funcionamiento seguras.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Desarrollo, implementación y observación de los procedimientos de control operativo por parte de los

empleados. 2. Implementación de metodologías para abordar los riesgos y peligros prioritarios. 3. Investigaciones de desviaciones inaceptables de las condiciones de funcionamiento seguras.

4. Medidas correctivas efectivas para abordar las desviaciones inaceptables de las condiciones de funcionamiento seguras.

6.6 La organización debe establecer métricas de OHS que se monitoreen periódicamente para

detectar tendencias del desempeño en salud y seguridad.

6.6.1 Los datos de monitoreo se deben mantener actualizados.

6.6.2 La organización debe tomar medidas inmediatas para abordar tendencias negativas.



¿Qué significa? Las organizaciones deben determinar lo que se debe monitorear y medir para garantizar que su programa de OHS proporcione los resultados deseados. Para ello, es posible que la organización tenga que examinar los indicadores principales y los desfasados para evaluar de forma eficaz su desempeño en OHS. Los indicadores principales son de naturaleza proactiva, mientras que los indicadores desfasados son de naturaleza reactiva. Los indicadores principales normalmente miden las medidas que se adoptan para prevenir de forma proactiva los incidentes y las lesiones. Algunos ejemplos de indicadores principales son: cuasi accidentes notificados, asistencia y finalización de capacitaciones, inspecciones y observaciones conductuales realizadas, estado de actividades del programa de mantenimiento preventivo, etc. Los indicadores desfasados normalmente miden la efectividad de las actividades y programas de OHS después del hecho. Entre los ejemplos de indicadores desfasados se incluyen: el número de accidentes, las tasas de incidentes, las tasas de modificación de experiencia, etc. Una vez que la organización identifica los indicadores adecuados para evaluar su desempeño en OHS, los datos deben recogerse y evaluarse para detectar tendencias.

¿Qué debo hacer? Establecer métricas que permitan a la organización alcanzar adecuadamente su desempeño en OHS. Recopilar datos periódicamente para permitir la evaluación del desempeño frente a métricas establecidas. Evaluar los datos en busca de tendencias (p. ej., laceraciones en un proceso específico). Si se identifican tendencias negativas, tomar medidas inmediatas para abordarlas.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Métricas de OHS establecidas. 2. Mantenimiento actualizado de los datos de monitoreo de OHS. 3. Evaluación de los datos de monitoreo de OHS en busca de tendencias. 4. Medidas correctivas efectivas adoptadas para abordar tendencias negativas.

6.7 Todo el equipo que se utiliza para brindar condiciones de trabajo saludables y seguras a los

empleados/trabajadores, y que se identifica en el OHSP, debe estar incluido en un

programa de inspección, pruebas y mantenimiento preventivo (inspection, testing, and

preventive maintenance, ITPM). Todos los equipos que se utilicen para brindar condiciones

de vida saludables y seguras a los empleados/trabajadores también se deben incluir en un

programa de ITPM.

6.7.1 Los registros de las actividades de ITPM, entre otros, los registros de calibración, se

deben conservar de acuerdo con los requisitos regulatorios o de conservación de

registros organizativos.

6.7.2 La organización debe tener procedimientos que rijan cómo gestionar las deficiencias

que se observen en las actividades del programa de ITPM.

6.7.3 Los procedimientos para gestionar las deficiencias de ITPM se deben comunicar a los

empleados pertinentes.



¿Qué significa? Los equipos utilizados para brindar condiciones de trabajo seguras y saludables a los empleados deben mantenerse en condiciones adecuadas en todo momento. En determinadas circunstancias, los equipos (p. ej., detectores de monóxido de carbono, detectores de incendios, etc. en alojamientos proporcionado por la organización) también se pueden utilizar para brindar condiciones de vida saludables y seguras a los empleados y sus familias. Cuando este sea el caso, este equipo también debe identificarse y mantenerse en condiciones adecuadas en todo momento. El equipo identificado debe mantenerse en condiciones adecuadas según las recomendaciones del fabricante o las BMP. Esto incluye un programa de mantenimiento preventivo para asegurar proactivamente que el equipo permanezca en correcto funcionamiento. Se deben mantener registros de todas las actividades de mantenimiento, incluido el mantenimiento preventivo y de reparaciones, a fin de garantizar que este se complete y se documente. Muchas veces, las actividades del programa de ITPM identifican deficiencias. Cuando esto ocurre, es importante que la organización tenga procedimientos para gestionar estas deficiencias con el fin de mantener condiciones seguras y saludables para la vida y el trabajo. Por ejemplo, si se determina que los detectores de humo no están funcionando en un complejo de alojamiento proporcionado por la organización, se necesita un procedimiento para corregir de inmediato la deficiencia a la vez que se proporciona una protección adecuada para aquellos que viven en dicho complejo mientras se resuelve.

¿Qué debo hacer? Identificar todos los equipos del OHSP que se utilizan para brindar condiciones de trabajo seguras y saludables a los empleados y sus familias. Identificar los requisitos de inspección, pruebas y mantenimiento preventivo adecuados para cada pieza de equipo. Establecer un programa de ITPM según las recomendaciones del fabricante del equipo o las BMP. Completar las actividades de ITPM según lo requiera el programa. Mantener registros de ITPM. Establecer y comunicar procedimientos para gestionar deficiencias en las actividades del programa ITPM.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Programas de ITPM. 2. Identificación de todos los equipos en el OSHP que se incluyen en el programa ITPM. 3. Registros de actividad de ITPM. 4. Procedimientos para la gestión de deficiencias en el programa ITPM. 5. Mantenimiento y calibración correcta de los equipos. 6. Comunicaciones de gestión de deficiencia de ITPM.


7.0 Preparación y respuesta ante emergencias

7.1 La organización debe identificar, evaluar y documentar posibles situaciones de emergencia

que puedan afectar sus operaciones o a los empleados/trabajadores y sus familias.


¿Qué significa? Las emergencias son situaciones que suponen un riesgo inmediato para la organización, sus operaciones o sus empleados y sus familias. Las posibles operaciones que podrían provocar emergencias potenciales que afectan a las familias de empleados/trabajadores incluyen, entre otras:

• guardería infantil proporcionada por la empresa (p. ej., un hijo que se atraganta, un tirador activo);

• transporte proporcionado por la empresa (por ejemplo, accidentes automovilísticos);

• atención clínica/médica proporcionada por la empresa (p. ej., exposición a patógenos); y

• alojamiento proporcionado por la empresa (p. ej., incendio en el complejo de alojamiento, fuga de productos químicos que requiere la evacuación debido a la proximidad del alojamiento a la instalación de la que emana la fuga).

Es vital que se identifiquen todas las posibles emergencias asociadas a sus operaciones para garantizar que se implementen los planes de respuesta adecuados para mitigar los posibles impactos de estas emergencias. No identificar y abordar todas las posibles emergencias puede tener un impacto en la organización, sus empleados y sus familias.

¿Qué debo hacer? Revisar las operaciones y actividades de la organización para identificar y evaluar todas las situaciones de emergencia que podrían esperarse razonablemente dentro de la organización. Las operaciones y actividades dentro del alcance del ESMS que podrían llevar a situaciones de emergencia que afecten a las familias de empleados/trabajadores deben identificarse y evaluarse. Estas situaciones de emergencia deben documentarse.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. La organización identifica y documenta diversas situaciones de emergencia que podrían producirse

como resultado de sus operaciones y actividades.

7.2 La organización debe evaluar cada posible situación de emergencia identificada y

determinar las medidas de respuesta y mitigación adecuadas para cada situación.

7.2.1 Todas las acciones de mitigación y respuesta planificadas deben cumplir con los

requisitos legales aplicables.


¿Qué significa? Sin los planes de respuesta, es muy probable que se produzcan situaciones de caos ante una emergencia, lo que hace que las operaciones y los empleados de la organización estén más en riesgo. Las acciones de mitigación y respuesta cuidadosamente planificadas pueden reducir el impacto de las emergencias en las operaciones y los empleados de una organización.

¿Qué debo hacer? Evaluar cada una de las situaciones de emergencia potenciales identificadas relacionadas con sus operaciones y determinar los planes/las acciones de respuesta para cada una de las situaciones identificadas. Al planificar las acciones de respuesta, la organización hace referencia a los requisitos legales aplicables relacionados con cada situación para garantizar que sus acciones planificadas estén de acuerdo con los requisitos identificados.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Planes de respuesta y mitigación para cada caso de emergencia documentado por la organización. 2. Planes de respuesta y mitigación planificados en cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

7.3 Se deben establecer y mantener procedimientos que detallen las acciones de respuesta y

mitigación apropiadas para abordar las situaciones de emergencia identificadas.

7.3.1 Los procedimientos se deben revisar y las críticas que se presenten en cuanto a su adecuación se deben tener en cuenta:


• después de un incidente que dispare la activación de los procedimientos,

• después de las actividades de simulacro, y

• al menos una vez al año.

7.3.2 Todos los empleados/trabajadores, contratistas y visitantes deben recibir capacitación

sobre los procedimientos de respuesta ante emergencias aplicables, incluidos los

procesos de evacuación de emergencias, refugio en el lugar y activación/notificación.

7.3.3 La capacitación debe brindarse con la profundidad y frecuencia suficientes que

permitan una respuesta/mitigación efectiva y el cumplimiento de los requisitos

regulatorios y de certificación aplicables.


¿Qué significa? Después de planificar cómo responderá cuando se enfrente a una situación de emergencia, deben desarrollarse procedimientos para describir las diversas acciones y pasos necesarios para responder a las situaciones. Los procedimientos deben ser lo suficientemente sólidos como para describir las medidas necesarias para evitar o mitigar los impactos tanto para los empleados como para las operaciones organizativas. Tras la activación de un procedimiento de emergencia, es fundamental evaluar y criticar el procedimiento para adecuarlo. Esta crítica puede dar lugar a la identificación de debilidades en los procedimientos que pueden mejorarse antes de la recurrencia de situaciones similares. Con el fin de implementar eficazmente los procedimientos de emergencia, todos los empleados, contratistas y visitantes deben comprender sus funciones y responsabilidades, y este entendimiento solo puede hacerse realidad mediante una capacitación efectiva sobre los procedimientos.

¿Qué debo hacer? Desarrollar procedimientos que describan las medidas para responder o mitigar el impacto de las diversas emergencias potenciales identificadas para las operaciones de la organización. Documentar los procedimientos para cada una de las emergencias identificadas. Hacer comentarios sobre la respuesta de la organización tras la activación de un procedimiento de emergencia. En ausencia de la activación de los procedimientos de emergencia, se debe realizar un análisis de los procedimientos al menos una vez al año para determinar la idoneidad. Capacitar a los empleados, contratistas y visitantes en los procedimientos de respuesta de emergencia aplicables con la profundidad y frecuencia suficientes para garantizar que comprenden y pueden responder de forma adecuada a emergencias de acuerdo con los procedimientos establecidos.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Procedimientos de emergencia. 2. Críticas de los procedimientos después de incidentes, simulacros o revisiones anuales. 3. Capacitación en los procedimientos de respuesta ante emergencias para empleados, contratistas y

visitantes. 4. Conocimiento de los procedimientos de emergencia por parte de los empleados, contratistas y visitantes.

7.4 La organización debe realizar periódicamente simulacros de respuesta ante emergencias y

pruebas de equipos de emergencia.

7.4.1 Se deben desarrollar y mantener registros para documentar los simulacros y las

pruebas de equipos de emergencia.


¿Qué significa? La práctica hace a la perfección. La organización debe asegurarse de que sus procedimientos de respuesta y equipos de emergencia funcionen de forma eficaz cuando sea necesario. Esto se logra mediante pruebas y simulacros. La organización debe establecer un proceso para probar sus procedimientos de emergencia y equipos a intervalos establecidos para estar segura de que los empleados y el equipo estarán listos si se los necesita durante una situación de emergencia.

¿Qué debo hacer? Establecer un proceso para garantizar que los procedimientos de respuesta de emergencia se pongan a prueba mediante en simulacros. Identificar todos los equipos de emergencia y establecer un proceso de prueba para garantizar que el equipo esté disponible y listo para su uso si es necesario durante una emergencia. Establecer un proceso para garantizar que se mantengan todos los registros de los simulacros de respuesta ante emergencias y las pruebas de los equipos de emergencia.



El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Registros de los simulacros de respuesta ante emergencias que se realicen. 2. Registros de las pruebas de equipos de emergencia.


8.0 Gestión de proveedores y subcontratistas

8.1 Se debe elaborar, documentar y aplicar un procedimiento que identifique los criterios

relacionados con la ES para la evaluación inicial y la selección de proveedores y

subcontratistas.

8.1.1 Los criterios de selección/evaluación relacionados con la ES se deben comunicar

claramente a los proveedores y subcontratistas, los cuales incluyen las medidas

correctivas requeridas para los problemas identificados (p. ej., en contratos, acuerdos

de servicio, órdenes de compra, etc.).

8.1.2 Los proveedores y subcontratistas deben reconocer y aceptar estos requisitos.


¿Qué significa? Las organizaciones comprometidas con la responsabilidad ética eligen proveedores y subcontratistas (suppliers and subcontractors, S&S) cuyas normas organizativas se alinean, como mínimo, con los compromisos descritos en la política sobre ES. Para ello, una organización evalúa y selecciona a sus proveedores y subcontratistas considerando los criterios relacionados con la ES desarrollados por la organización. Para ser justos con los proveedores y subcontratistas, se les deben comunicar los criterios relacionados con la ES con los que se los evaluará, y los S&S deben reconocer que entienden y aceptan cumplir los requisitos descritos en los criterios. Esto ayudará a la organización a responsabilizar a los proveedores y subcontratistas por el cumplimiento de los requisitos descritos en los criterios relacionados con la ES.

¿Qué debo hacer? Establecer y documentar los criterios relacionados con la ES para la evaluación de proveedores y subcontratistas. Comunicar los criterios de evaluación y selección a los proveedores y subcontratistas, y recibir de ellos un reconocimiento de su acuerdo con los criterios relacionados con la ES. Implementar los criterios relacionados con la ES en el proceso de evaluación y selección de proveedores y subcontratistas.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Documentación de los criterios relacionados con la ES que se utilizan para evaluar y seleccionar

proveedores y contratistas. 2. Selección de proveedores y subcontratistas según los criterios descritos relacionados con la ES. 3. Comunicaciones a proveedores y contratistas que describan los criterios de selección/evaluación. 4. Reconocimiento de los proveedores y contratistas de los criterios de selección relacionados con la ES de

la organización.

8.2 La organización debe aplicar los mismos criterios de selección a los proveedores y

subcontratistas existentes que a los nuevos proveedores y subcontratistas en el momento

de renovación, extensión u otra modificación de los contratos.


¿Qué significa? Los proveedores y subcontratistas existentes deben cumplir con las mismas normas que los proveedores y subcontratistas nuevos. Sin embargo, es muy difícil hacer que los S&S existentes cumplan con criterios y requisitos que no existían en el momento en que se firmaron sus contratos. Con el fin de establecer condiciones justas, los proveedores y subcontratistas existentes se evalúan con respecto a los criterios relacionados con la ES en el momento en que sus contratos se renuevan, extienden o modifican. Para garantizar la transparencia, se notifica a los proveedores y subcontratistas existentes los criterios relacionados con la ES con los que se los evaluará y seleccionará en cuanto se desarrollen e implementen.

¿Qué debo hacer? Identificar a todos los proveedores y subcontratistas actuales y cuándo se deben renovar, extender o modificar sus contratos. Comunicar a los proveedores y subcontratistas existentes que se los evaluará con respecto a los criterios relacionados con la ES en el momento en que sus contratos se renueven, extiendan o modifiquen. A medida que llegue el momento de evaluar los contratos, se deben utilizar los criterios relacionados con la ES para evaluar a los proveedores y subcontratistas, y la selección para la renovación, extensión y otras modificaciones debe basarse en estos criterios.




1. Comunicaciones con proveedores y subcontratistas existentes en relación con los criterios relacionados con la ES.

2. Evaluación de los proveedores y subcontratistas existentes respecto de los criterios relacionados con la ES en el momento en que sus contratos se renuevan, extienden o modifican.

8.3 La organización debe desarrollar, documentar e implementar un procedimiento para la

evaluación periódica continua de su base de proveedores/subcontratistas.

8.3.1 El procedimiento escrito debe especificar las cualificaciones exigidas para el personal

que realiza estas selecciones iniciales y las evaluaciones continuas.

8.3.2 Debe haber documentación disponible para confirmar que las evaluaciones se hayan

realizado de acuerdo con los métodos, el nivel de detalle y la frecuencia exigidos,

según lo estipulado en los requisitos de evaluación y selección.

8.3.3 La documentación disponible debe confirmar que los problemas derivados de las

evaluaciones periódicas se hayan abordado en tiempo y forma.


¿Qué significa?

Este requisito se relaciona con la evaluación y el análisis previos a la adjudicación de un contrato y posteriores a su adjudicación.

Antes de la adjudicación de un contrato, se solicita a los proveedores y los subcontratistas que proporcionen evidencia que demuestre su capacidad para cumplir con los requisitos especificados. La organización debe contar con un procedimiento documentado para determinar si el proveedor o el subcontratista podrá cumplir con las especificaciones establecidas. Este proceso debe ser objetivo y puede incluir la verificación de referencias, entrevistas al personal actual o anterior, asociaciones de trabajo, usuarios anteriores del proveedor o subcontratista, y la realización de una evaluación del desempeño con el contrato actual.

Una vez designado el proveedor o subcontratista, la organización debe contar con medios para monitorear su cumplimiento de las especificaciones. Esto puede realizarse por medio de inspecciones programadas o no programadas, revisión de la evidencia documentada, monitoreo del incumplimiento, y reclamos o métodos similares.

La frecuencia y la escala del monitoreo deben ser acordes a los riesgos y la probabilidad de que ocurra el incumplimiento. Por ejemplo, el monitoreo de subcontratistas que usan equipos peligrosos debe ser más frecuente que el de aquellos que no usan equipos. En el caso de que el desempeño anterior indique que existe riesgo de incumplimiento por parte del proveedor, la frecuencia del monitoreo debería ser mayor que en los casos en que la evidencia sugiera un prolongado historial de cumplimiento por parte del proveedor.

Una persona de la organización debe ser claramente responsable de llevar a cabo las evaluaciones o de

garantizar que las evaluaciones sean realizadas por otros integrantes del personal. Se mantienen los registros

de evaluaciones o análisis para demostrar el cumplimiento.

El procedimiento aborda las cualificaciones del personal para llevar a cabo las evaluaciones o inspecciones.

También establece las medidas que se deben tomar cuando se descubre evidencia de incumplimientos. Las

medidas que se toman pueden variar según el incumplimiento, pero podrían incluir la rescisión de los contratos

con los S&S.

¿Qué debo hacer?

Desarrollar un procedimiento documentado para la evaluación y el análisis de proveedores y subcontratistas. El procedimiento cubre los medios y la frecuencia de la evaluación y el análisis. Garantiza que las medidas sean acordes a los riesgos y las consecuencias de incumplimiento, y al conocimiento sobre el desempeño anterior del proveedor o subcontratista. Designar al personal responsable de la evaluación o monitoreo de proveedores y subcontratistas. Garantizar que el personal involucrado en la evaluación esté adecuadamente cualificado y conozca las especificaciones mediante las cuales se evaluará a los proveedores y subcontratistas.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Existencia de un procedimiento documentado para la evaluación y el análisis del desempeño de

proveedores y subcontratistas.


2. Realización de las evaluaciones y los análisis conforme a dicho procedimiento. 3. Capacidad de los proveedores y subcontratistas de cumplir con las condiciones establecidas. 4. Realización de las evaluaciones con la frecuencia y el detalle acordes a los riesgos, el estado y la

importancia de la

actividad llevada a cabo.

5. Calificación de las personas que realizan la evaluación y comprensión de la especificación mediante la

cual están evaluando.

6. Mantenimiento de registros adecuados de evaluación y análisis.

8.4 Se debe identificar el período de conservación para los registros relacionados con la

evaluación de proveedores/subcontratistas para garantizar el cumplimiento de los requisitos

regulatorios/de la compañía aplicables en relación con la conservación de registros, y las

prácticas recomendadas de gestión.

8.4.1 Los registros que se conservan deben contener suficiente información objetiva para

respaldar las decisiones relacionadas con la selección y el desempeño continuo de

los proveedores y subcontratistas.


¿Qué significa?

Cuando se evalúa el desempeño del proveedor o subcontratista, debe crearse un registro por escrito de los

resultados de dicha evaluación.

En el registro se identifican, entre otros datos relevantes, los siguientes: • la fecha y ubicación de la evaluación; • las personas que realizan la evaluación; • quién fue evaluado y en qué ubicación; • los medios de la evaluación; • los resultados de la evaluación, incluida la evidencia objetiva de cumplimiento e incumplimiento; • un resumen de las medidas correctivas que se tomarán en todos los casos de incumplimiento.

El registro podría realizarse en formato de informe formal, listas de verificación completas o notas de inspección,

y se especifica el tipo de registro en el procedimiento de evaluación. Lo ideal sería que el proveedor o el

subcontratista acuerden que el registro es un registro preciso de la evaluación. En el registro se muestra que las

medidas correctivas se llevaron a cabo y los incumplimientos se rectificaron.

¿Qué debo hacer? Garantizar la creación y el mantenimiento de un registro por cada evaluación de un proveedor o subcontratista que se evalúe. Especificar qué registros se requieren, los medios de registro de datos y por cuánto tiempo se deben conservar los registros. Especificar dónde se guardarán los registros y cómo se indexarán y se recuperarán.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Registros de actividades de evaluación de proveedores/subcontratistas. 2. Registros con suficiente información objetiva para permitir una evaluación del cumplimiento del

proveedor o subcontratista respecto de los requisitos especificados. 3. Incumplimiento claramente identificado en los registros. 4. Medidas correctivas adecuadas tomadas en caso de incumplimientos.


9.0 Verificación para respaldar la mejora continua en el desempeño relacionado con la

ES

9.1 La organización debe desarrollar, documentar e implementar un proceso de auditoría

interna para confirmar la implementación efectiva y la mejora continua del ESMS.

(Nota: Las auditorías internas pueden realizarse con recursos internos o externos competentes).

9.1.1 Se debe asignar un recurso interno para coordinar el proceso de auditoría interna.

9.1.2 La organización debe desarrollar e implementar un procedimiento escrito para

programar, realizar y documentar las auditorías internas de su ESMS, de modo que

se evalúe el cumplimiento de los requisitos de este código y los requisitos internos.

9.1.3 Se deben documentar y comunicar los resultados de la auditoría a la alta gerencia y a

aquellos responsables del área auditada.

9.1.4 Se deben desarrollar e implementar las medidas correctivas de conformidad con los

requisitos del párrafo 9.4 de este código.


¿Qué significa? Las auditorías internas son realizadas por empleados debidamente cualificados, a fin de garantizar que las actividades de la organización cumplan con los arreglos planificados. Estos empleados deben estar debidamente cualificados en el proceso de auditorías (las normas ISO 19011 e ISO 17021 ofrecen una guía útil en esta área), y deben tener conocimiento minucioso sobre la política y los procedimientos de la compañía con respecto a las condiciones de empleo y OHS y la gestión de proveedores y subcontratistas. Las revisiones deben programarse con una frecuencia adecuada a la probabilidad y la magnitud de los riesgos que se estén enfrentando, y a la información relacionada con los niveles previos de incumplimiento. La frecuencia mínima para las auditorías internas es una vez al año. Los resultados de las auditorías deben documentarse. La evidencia del incumplimiento debe documentarse de manera clara y se deben tomar medidas de seguimiento.

¿Qué debo hacer? Crear un programa de auditorías. Programar las auditorías de acuerdo con el riesgo, el estado y la importancia de la actividad. Definir los criterios de cualificación para las personas que realicen las auditorías. Llevar a cabo auditorías con recursos internos o externos debidamente capacitados/competentes. Garantizar que los resultados de las auditorías se documenten y comuniquen a la alta gerencia y a los gerentes responsables del área que se audita. Garantizar que exista un sistema para verificar que se estén tomando las medidas correctivas apropiadas y efectivas respecto de los incumplimientos.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Programación de las auditorías internas. 2. Realización de las auditorías conforme al programa. 3. Programa que refleje el riesgo, el estado y la importancia de la actividad. 4. Adecuación de las cualificaciones del auditor a los criterios de competencia del auditor. 5. Documentación de los resultados de las auditorías. 6. Presentación de los resultados de las auditorías ante las personas responsables del área que se esté auditando. 7. Implementación de la medida correctiva efectiva.

9.2 Se deben desarrollar los procedimientos para monitorear y medir el desempeño de la

organización relacionado con la ES de forma regular.

9.2.1 Las actividades de monitoreo y medición deben incluir:

• medidas de desempeño proactivas que monitoreen el cumplimiento de los

requisitos del ESMS, así como el cumplimiento de los requisitos legales

aplicables y otras obligaciones;

• medidas de desempeño reactivas que proporcionen información sobre

desviaciones de políticas/procedimientos, lesiones y enfermedades


ocupacionales, incidentes de emergencia, reclamos de empleados/trabajadores

y otras pruebas de desempeño deficiente en relación con la ES;

• datos y mediciones suficientes para facilitar el análisis y la resolución

pertinentes de las medidas correctivas.

9.2.2 Entre los ejemplos específicos de indicadores de desempeño relacionados con la ES

que se deben revisar se encuentran:

• la eficacia de los controles para la gestión de peligros y riesgos de salud y

seguridad prioritarios;

• el estado de implementación continuo de los objetivos y programas de gestión

asociados;

• el cumplimiento de los requisitos legales y otras obligaciones;

• la frecuencia y gravedad de los accidentes/incidentes y la eficacia de las

medidas correctivas;

• las auditorías internas que se realizan, frente a aquellas que se programan, y

los hallazgos de las auditorías internas, así como las acciones correctivas

relacionadas;

• la frecuencia y gravedad de los reclamos y las preocupaciones de los empleados/trabajadores; y

• el estado de las auditorías de los proveedores y el desempeño auditado de los

proveedores en relación con la ES.


¿Qué significa? Lo que se mide, se hace. Es importante que una organización monitoree y mida su desempeño en ES con regularidad para determinar si está cumpliendo con sus objetivos y compromisos según se describe en la política sobre ES. Para ello, la organización debe identificar métricas relacionadas con la ES con las que evaluará su desempeño. Las métricas de la organización deben permitirle monitorear su desempeño de forma proactiva y reactiva, y proporcionar datos suficientes para facilitar un sistema de medidas correctivas adecuado. El monitoreo y la medición del desempeño en ES se realiza con las frecuencias adecuadas para facilitar la evaluación eficaz y oportuna del desempeño según los objetivos y compromisos de la política sobre ES. Si se observan deficiencias en el desempeño a través del proceso de monitoreo y medición, se toman medidas para corregir las deficiencias en el desempeño.

¿Qué debo hacer? Desarrollar e implementar procedimientos que permitan a la organización monitorear y medir su desempeño en ES. Establecer métricas que proporcionen la evaluación del desempeño proactivo y reactivo de la organización sobre los requisitos relacionados con la ES. Monitorear y medir el desempeño en ES de la organización de forma regular. Si se identifican deficiencias del desempeño en ES, se inician las medidas correctivas y se realiza un seguimiento hasta la finalización.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Un procedimiento para monitorear y medir el desempeño relacionado con la ES de la organización. 2. Medidas de ES establecidas para la evaluación proactiva y reactiva del desempeño. 3. Monitoreo y medición de registros que indican el desempeño en ES a intervalos regulares. 4. Toma de medidas correctivas cuando el monitoreo y las mediciones indican deficiencias en el

desempeño relacionado con la ES.

9.3 La organización debe desarrollar, documentar e implementar procedimientos para

garantizar que las inquietudes relacionadas con la ES planteadas por los

empleados/trabajadores y otras partes directamente involucradas sean investigadas en

tiempo y forma por un representante jerárquico de la compañía. Se debe documentar la

resolución de estas inquietudes.

9.3.1 La investigación y resolución de reclamos e inquietudes relacionadas con la ES se


debe realizar de forma confidencial.

9.3.2 Los empleados/trabajadores que presenten reclamos o inquietudes no serán sujeto de

represalias, entre otras, discriminación, coacción, acoso, etc.

9.3.3 Se deben establecer mecanismos para solicitar activamente la comunicación de las

inquietudes de los empleados sobre cualquier faceta del ESMS, incluso, entre otras,

inquietudes relacionadas con los programas de gestión social, los programas de salud

y seguridad ocupacionales, el desempeño de proveedores y subcontratistas, etc.

Algunos ejemplos de estos mecanismos podrían ser los procedimientos de quejas, los

programas de sugerencias, las reuniones con empleados/trabajadores, etc.


¿Qué significa? Debe existir un proceso mediante el cual los empleados puedan plantear libremente sus inquietudes relacionadas con la ES, sin temor a sufrir consecuencias negativas o discriminación. Las investigaciones de las inquietudes de los empleados se realizan de forma confidencial. El proceso puede ser formal por medio de reuniones programadas con los empleados, buzones de sugerencias, mediante el uso de un tercero independiente para obtener los puntos de vista de los empleados, o informal, a través de gerentes que consulten a los empleados acerca de sus inquietudes, o mediante una observación. Las inquietudes planteadas por los empleados se deben seguir por medio del sistema de medidas correctivas. Al reconocer que algunas inquietudes estarán relacionadas con la salud y seguridad ocupacionales, las respuestas deben asociarse oportunamente con el nivel y la inmediatez del peligro y su riesgo asociado. Las investigaciones deben ser llevadas a cabo por un miembro de la alta gerencia. Sin embargo, en determinadas circunstancias, puede ser apropiado que las inquietudes significativas sean investigadas por un tercero independiente que no tenga un interés en el resultado de la investigación. Esto garantiza que la investigación sea vista como imparcial y objetiva. Como forma de mejora continua, las organizaciones solicitan activamente que se transmitan las inquietudes a través de los mecanismos establecidos.

¿Qué debo hacer? Desarrollar y documentar procedimientos para la elaboración, investigación y resolución de inquietudes relacionadas con la ES. Desarrollar e implementar mecanismos para solicitar activamente y recibir inquietudes de los empleados. Tras recibir las inquietudes de los empleados, las investigaciones confidenciales son realizadas por un miembro de la alta gerencia. Abordar adecuadamente las preocupaciones de forma oportuna después de completar una investigación exhaustiva. Establecer un proceso para garantizar que ningún empleado que presente una inquietud esté sujeto a represalias.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Un procedimiento para plantear e investigar inquietudes relacionadas con la ES. 2. Investigación de las inquietudes de forma oportuna por parte de un miembro de la alta gerencia. 3. Hallazgos y resultados de las investigaciones. 4. Resoluciones de las inquietudes de los empleados. 5. Mecanismos disponibles para informar las inquietudes de los empleados. 6. Represalias contra empleados que han planteado inquietudes relacionadas con la ES.

9.4 La organización debe desarrollar, documentar e implementar un procedimiento correctivo.

9.4.1 La organización debe desarrollar, documentar e implementar procedimientos para

guiar la identificación de causas subyacentes y el desarrollo de medidas correctivas

con respecto a las desviaciones de las políticas/los procedimientos, los accidentes,

los incidentes, las inquietudes de los empleados, las conclusiones de las auditorías

internas, el cumplimiento de requisitos legales y otras obligaciones, etc.

9.4.2 Los procedimientos deben indicar el personal al que la alta gerencia le asignó la

responsabilidad de asistir en la investigación y la resolución de las desviaciones y

consecuencias, en especial en las siguientes áreas:

• problemas relacionados con proveedores/subcontratistas,

• problemas sociales o de Recursos Humanos,

• inquietudes de los empleados,


• incidentes ambientales, e

• incidentes de salud y seguridad ocupacionales.

9.4.3 Los procedimientos deben indicar de qué manera se realizará el registro,

seguimiento y cierre de los reclamos, y ofrecer un proceso para evaluar la efectividad

de las medidas correctivas.

9.4.4 Todas las medidas correctivas propuestas se deben revisar mediante un proceso de

análisis de riesgos antes de la implementación.

9.4.5 Las investigaciones posteriores al incidente también deben revisar si los controles se

implementaron y evaluaron correctamente (p. ej., por qué no evitaron que el

incidente ocurriera/se repitiera).


¿Qué significa? Cuando se plantea un incumplimiento, real o potencial, se lo investiga. El incumplimiento puede relacionarse con

los procedimientos propios de la compañía, o puede ser que los procedimientos en sí no cumplan con los requisitos legales o de otro tipo, o que no generen el logro del objetivo de la política establecida. La investigación debe identificar y considerar la causa subyacente del problema y cómo esta puede abordarse para que el

problema no vuelva a ocurrir. También deben investigarse y corregirse otras instancias en las que la causa subyacente pueda haber creado problemas. La efectividad de las medidas correctivas tomadas debe verificarse para garantizar que la causa subyacente del incumplimiento se haya identificado correctamente y que la solución

haya abordado el problema de manera correcta y eficaz. Se documenta el proceso.

¿Qué debo hacer?

Desarrollar un procedimiento para identificar y documentar la causa y la resolución de los incumplimientos reales o potenciales. Garantizar que todos los incumplimientos reales o potenciales se investiguen por completo para identificar la causa subyacente. Proponer medidas correctivas eficaces para abordar los problemas. Verificar que

se haya tomado la medida y que tenga éxito en el abordaje del asunto planteado. Documentar los procedimientos y la investigación. Mantener la confidencialidad durante todo el proceso de investigación.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Procedimientos documentados para la identificación de las causas raíz y las medidas correctivas.

2. Implementación efectiva de los procedimientos. 3. Ejemplos de análisis de causa raíz eficaces y medidas correctivas para abordar los problemas o

inquietudes.

4. Ejemplos de medidas correctivas propuestas que se estén revisando mediante el proceso de análisis de riesgos antes de la implementación.

5. Registros que indiquen que las medidas correctivas tomadas son apropiadas y efectivas para abordar los incumplimientos reales o potenciales.

6. Evaluaciones de controles posteriores al incidente (por qué no funcionaron los controles existentes).

9.5 Se deben desarrollar, documentar e implementar procedimientos que controlen la

identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la

eliminación de los registros necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de

este código ES.



¿Qué significa?

Los registros son documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o los resultados

logrados. Deben ser completos, legibles, identificables y estar almacenados de modo que se evite su deterioro

durante el período de mantenimiento requerido. Los registros también deben recuperarse fácilmente, según sea

necesario, para documentar las actividades y los resultados. Se deben realizar copias de seguridad de los

registros electrónicos, y estas copias deben guardarse fuera de las instalaciones. El período mínimo de

conservación de los registros debe especificarse, según los requisitos regulatorios, los requisitos de los clientes y

los requisitos de la política de la compañía sobre conservación de registros.

¿Qué debo hacer?

Algunos de los pasos principales que se seguirán para cumplir con este elemento son:

1. Desarrollar un procedimiento para la creación, la identificación, el mantenimiento, el control y la

recuperación de registros.

2. Garantizar que los registros que exijan las regulaciones o los requisitos de los clientes se conserven

durante el período requerido, y que todos los demás registros se conserven de acuerdo con los

requisitos de conservación de registros de la compañía.

3. También puede ser útil especificar los métodos de eliminación de los registros, en especial aquellos que

contengan información confidencial de los empleados.

4. Garantizar que los registros se creen, se mantengan, se controlen y se almacenen de manera adecuada.



1. Procedimientos que describan el proceso de gestión de registros.

2. Registros almacenados de forma que se evite el deterioro.

3. Registros que se puedan recuperar fácilmente a petición y que demuestren que están bien archivados e

indexados.

4. Legibilidad e integridad de todos los registros.

5. Establecimiento y cumplimiento de los tiempos de conservación de los registros.

6. Registros que demuestren eficazmente el cumplimiento de este módulo.

9.6 El desempeño y la efectividad del ESMS deberán ser revisados por la gerencia de forma

periódica.

9.6.1 La alta gerencia debe documentar el procedimiento de la organización para garantizar

la eficacia continua del ESMS.

9.6.2 Se deben realizar revisiones al menos una vez al año.

9.6.3 Se deben documentar y compartir las minutas de las reuniones de revisión de la

gerencia con el personal de la organización, inclusive las decisiones que se tomen

para mejorar el desempeño en ESMS.

9.6.4 Los aportes a las revisiones de la gerencia deben incluir:

• los resultados de las auditorías internas y las evaluaciones de cumplimiento de

los requisitos legales y otras obligaciones aplicables;

• las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidos los reclamos;

• el desempeño general de la organización en relación con el ESMS;

• el grado de cumplimiento de los objetivos;

• el estado de las evaluaciones de riesgos, las inquietudes de los empleados,

las investigaciones de incidentes, las medidas correctivas;

• las acciones de seguimiento a partir de revisiones previas de la gestión;

• las circunstancias cambiantes, incluso los cambios en los requisitos legales y

otras obligaciones relacionadas con la ES; y

• las recomendaciones para la mejora del desempeño.



¿Qué significa? La alta gerencia ha establecido una política (2.1) con el manual(s) operativo(es) de apoyo (2.4) para garantizar que la organización cumpla los requisitos de la norma de ES. La alta gerencia debe estar familiarizada con los compromisos establecidos en la política y apoyarlos. Para completar el ciclo, se lleva a cabo una revisión del desempeño y, cuando se indica durante la revisión, se realizan cambios en la política sobre ES y otros aspectos del sistema de gestión de ES para promover una mejora continua del desempeño.

Por lo general, una revisión de la gerencia incluye una evaluación de las oportunidades de mejora, una revisión de la pertinencia continua de la política y de los medios actuales para implementarla. En una buena revisión de la gerencia se considera un rango de datos que indica qué tan bien se están logrando los objetivos. Como mínimo, todos los datos descritos en 9.6.4 deben revisarse para que la alta gerencia evalúe el estado del sistema de gestión de ES.

La revisión de la gerencia es un proceso relativamente formal, que incluye el desarrollo de una agenda y minutas de revisión. Debe realizarse al menos una vez al año, pero una mayor frecuencia puede ser apropiada si el sistema se introdujo recientemente, si se le están realizando cambios o si los datos indican que los objetivos no se están alcanzando. En la revisión de la gerencia pueden participar diversas personas. Junto con los supervisores y gerentes sénior, el personal de primera línea podría brindar aportes valiosos para una revisión de la gerencia. Los resultados de la revisión de la gerencia deben concentrarse en qué cambios pueden requerirse para mejorar las prácticas sociales y de salud y seguridad ocupacionales de la compañía, y en cómo se deben implementar estos cambios. La implementación puede requerir el cambio o la creación de procedimientos, registros y programas de capacitación documentados. Los resultados de las revisiones de la gestión deben comunicarse a las partes interesadas internas y externas, según corresponda, para generar concientización. ¿Qué debo hacer? Algunos de los pasos principales que se seguirán para cumplir con este elemento son:

1. Programar una reunión de revisión de la gerencia, al menos una vez al año y con mayor frecuencia si fuera necesario.

2. Identificar y proporcionar los datos para la reunión a tener en cuenta. 3. Programar una agenda y realizar la reunión. 4. Completar las minutas y proceder a implementar los puntos de acción para la mejora. 5. Comunicar los resultados a las partes interesadas internas y externas, según corresponda.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. La realización de una revisión de la gerencia en los últimos 12 meses.

2. La revisión de la gerencia en la que se consideren los informes/datos/información sobre la efectividad del sistema de gestión respecto del logro de los objetivos para el empleo del personal.

3. La implementación total, en la organización, de las decisiones tomadas a partir de la revisión de la gerencia. 4. La documentación del procedimiento de revisión de la gerencia. 5. La documentación y comunicación de los resultados de la revisión de la gerencia a los empleados. 6. Las medidas documentadas para la mejora que surjan de la revisión de la gerencia.


10.0 Principios de gestión comercial para la gerencia sénior

10.1 La organización debe utilizar un enfoque sistemático para obtener los beneficios

financieros y económicos asociados con la implementación del ESMS.

10.1.1 Se debe utilizar el siguiente enfoque o uno equivalente para ayudar a la

organización a obtener los beneficios financieros/económicos asociados a la

implementación del ESMS:

• enfoque en el cliente,

• liderazgo,

• participación de las personas,

• enfoque de proceso,

• enfoque de sistema para la gerencia,

• mejora continua,

• enfoque fáctico para la toma de decisiones y

• relaciones de mutuo beneficio con los proveedores.


¿Qué significa? La implementación efectiva de todos los elementos de esta norma puede ayudar a una organización a obtener beneficios económicos y financieros. La gestión de los procesos de mejora organizativa y de recursos ofrece beneficios financieros y contribuye al bienestar económico general de la organización a través de la implementación de prácticas de gestión rentables.

¿Qué debo hacer? La selección y la implementación de los procesos de mejora es una decisión de la gerencia sénior. Por consiguiente, este nivel de la gerencia debe decidir y documentar qué métodos se utilizarán para obtener y sostener los beneficios financieros y económicos relacionados con la responsabilidad ética.



1. La existencia de un enfoque documentado para obtener los beneficios financieros y económicos relacionados con la responsabilidad ética.

2. Inclusión de componentes de responsabilidad ética en el plan de negocios de la organización.

10.2 El enfoque sistemático que se utiliza en el párrafo 10.1 debe estar respaldado por

acciones de la alta gerencia. Algunos ejemplos de acciones de apoyo son:

• enfoque de valor agregado en el cliente;

• implementación de métodos para obtener beneficios financieros;

• establecimiento de un punto de referencia para la medición del desempeño financiero,

• establecimiento de un análisis de tendencias para revisar el desempeño del

programa y la mejora continua;

• comunicación del desempeño del programa a la organización; y

• revisión periódica del programa de ES para garantizar su idoneidad,

adecuación y efectividad de manera continua.

10.2.1 Se deben establecer indicadores clave de desempeño (key performance

indicators, KPI) para vincular el desempeño del ESMS con los beneficios

financieros/económicos.



¿Qué significa? Existen diferentes métodos y herramientas para ayudar a una organización a obtener los beneficios financieros/económicos asociados con la implementación de la norma de ES. Estos métodos/herramientas incluyen, entre otros, los siguientes: enfoque de valor agregado en los clientes, establecimiento de un punto de referencia para la mejora del desempeño financiero, análisis de tendencias, mejoras en la salud y seguridad ocupacionales, planificación de los requisitos de material (material requirement planning, MRP), planificación avanzada de la calidad del producto (advanced product quality planning, APQP), planificación de sucesión de recursos humanos, desbloqueos, tarjeta de puntuación equilibrada, etc.

¿Qué debo hacer? Seleccionar e implementar los métodos/las herramientas que ayuden de mejor manera a su organización a obtener los beneficios financieros y económicos asociados con la implementación del Sistema de Gestión de Responsabilidad Ética. Establecer KPI que permitan a la gerencia vincular el desempeño del ESMS con los beneficios financieros y económicos. Monitorear, medir y comunicar los resultados a la gerencia organizativa.


El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. La existencia de métodos/herramientas documentados que se utilicen para alcanzar estos objetivos. La

implementación de un proceso para realizar un seguimiento, registrar y analizar estos beneficios. 2. Indicadores clave de desempeño que vinculen el desempeño en ES con los beneficios financieros y

económicos asociados. 3. La comunicación de los beneficios obtenidos a las partes interesadas internas y externas

correspondientes.

10.3 Las metas y los indicadores de la organización relacionados con la ES se deben incorporar en las métricas de desempeño de los gerentes y supervisores.

10.3.1 Se debe establecer un proceso para registrar y analizar los beneficios financieros y

económicos asociados a la implementación del ESMS. El análisis se realizará sobre

la base de métricas y KPI predefinidos.

10.3.2 Se deben comunicar las conclusiones clave (desempeño según los KPI y

oportunidades de mejora) dentro de la organización.

10.3.3 Las consideraciones financieras se deben incorporar en las actividades de revisión

de la gerencia. (Vea el párrafo 9.6.)


¿Qué significa? Los gerentes y supervisores pueden tener un impacto significativo en el éxito o fracaso del ESMS. Para garantizar su compromiso en el sistema, se han desarrollado métricas de desempeño relacionadas con la ES para gerentes y supervisores, y se evalúa su desempeño frente a dichas métricas. La organización desarrolla métricas y KPI con los que puede analizar el impacto financiero y económico que ha recibido de la implementación del ESMS. Se completa un análisis para evaluar el impacto financiero y económico del ESMS en la organización mediante la utilización de las métricas y los KPI predefinidos. Los resultados del análisis se comunican a los niveles pertinentes de la organización. Las consideraciones financieras del análisis se incluyen en la revisión de la gerencia.

¿Qué debo hacer? Desarrollar e incorporar los indicadores y las metas relacionados con la ES en las métricas de desempeño en los niveles de gestión y supervisión de la organización. Establecer un proceso para analizar los beneficios financieros y económicos de implementar el ESMS. Medir el desempeño según los KPI y comunicar los hallazgos junto con cualquier oportunidad de mejora a la gestión para su consideración. Incorporar consideraciones financieras del ESMS en las reuniones de revisión de la gerencia.



El auditor puede buscar evidencia de lo siguiente: 1. Incorporación de las metas y los indicadores de ES en las métricas de desempeño de los gerentes y

supervisores. 2. El desempeño del gerente y del supervisor se mide con respecto a los indicadores y las metas de ES. 3. Un análisis de los beneficios financieros y económicos de la implementación del ESMS basado en las

métricas y KPI predefinidos. 4. Comunicación de las conclusiones clave (desempeño según los KPI y oportunidades de mejora) dentro

de la organización. 5. Indicaciones en las minutas de revisión de la gerencia de que se incorporaron consideraciones

financieras a la revisión de la gerencia.


Anexo 1: Problemas sociales en cadenas de suministro

Todas las empresas tienen una responsabilidad frente a sus empleados, sin importar su cargo a

lo largo de las cadenas de suministro. Sin embargo, algunas industrias tienen problemas

particulares que deben abordar y que difieren mucho de otras industrias. (Consulte la Figura

A1).

Etapas en la cadena de suministro de alimentos

Problemas

sociales

corporativos Productor

Proveedor de materias

primas

Fabricante/ Procesador

Distribuidor Minorista Consumidor

Empleo • Tiempo completo/tiempo

parcial • Por temporada • Cumplimiento legal

* * * * * * Subcontratistas • Servicios • Proyectos • Trabajadores en equipo

* * * * * * Condiciones de empleo • Contratos y pago • Libertad de

asociación/empleo • Tiempo libre y feriados

* * * * * * Salud y seguridad • General • Operaciones de riesgo

más alto • Cumplimiento legal

* * * * * * Igualdad de oportunidades • Sexo y edad • Trabajo infantil • Discapacidad

* * * * * * Proveedores y clientes • Condiciones

comerciales • Salud del cliente • Grupos de intereses

especiales

* * * * * * Comunidad local • Salud y seguridad • Prosperidad * * * * * *

Figura A1: Posibles problemas sociales en distintas etapas de la cadena de suministro de alimentos en relación con las partes

interesadas clave.

Nota: * = Posible problema menor y * = Posible problema importante.

Muchas organizaciones y grupos de intereses especiales han buscado definir la responsabilidad

social corporativa en términos generales y en relación con los sectores específicos de la

industria. En algunos enfoques se consideran los sectores completos, todas las partes

interesadas y las comunidades afectadas por la proximidad al sector. Otros enfoques, incluido el

módulo de práctica social responsable de SQF, se centran más en los negocios individuales y

en los factores bajo el control directo de la gerencia.

En la siguiente sección se detallan los problemas sociales clave en las cadenas de suministro y

se indica cómo la adopción de la Responsabilidad Ética puede ayudarlo a abordar dichos

problemas.

Igualdad de oportunidades: se refiere a un principio general respecto de que cada persona

debe tener las mismas oportunidades de empleo sin discriminación por razones de raza,


religión, género o cualquier otra división arbitraria. No obstante, al establecer esto es importante

reconocer la naturaleza global de muchas cadenas de suministro de alimentos, y la sensibilidad

necesaria para adoptar relaciones comerciales donde las diferencias culturales pueden afectar

la igualdad de oportunidades.

La adopción de ES ofrece el marco para permitirle considerar los problemas planteados por la

igualdad de oportunidades y las leyes relacionadas con la prevención de cualquier forma de

discriminación en el lugar de trabajo.

Empleo: todas las empresas dependen de las personas para brindar productos y servicios

inocuos y de calidad. Invertir en la capacitación y el desarrollo de los empleados y brindar

oportunidades de desarrollo profesional indican empresas socialmente responsables y que

valoran a su personal. Como mínimo, los empleadores deben garantizar que los empleados

conozcan sus derechos y obligaciones, así como los del empleador. Los empleados potenciales

deben conocer su tarifa de pago y el método de pago, las horas de trabajo normales y los

acuerdos de horas extras, feriados y licencia por enfermedad, y se les debe dar tiempo y acceso

al asesoramiento independiente antes de que firmen cualquier contrato de empleo.

La norma de ES le permite vincular su política y procedimientos de empleo con la promoción de

sus productos y servicios en el mercado.

Condiciones de empleo: es importante que todas las empresas conozcan las leyes locales y

las normas o acuerdos de la industria, y que los respeten. Además, no se debe exigir a los

empleados que depositen documentos de identidad u otros documentos de valor como una

condición de empleo. De igual manera, los empleadores no pueden negarles a los empleados

sus derechos de empleo (mencionados arriba) al tratarlos como subcontratistas o trabajadores

externos. Además, los empleados tienen derecho a unirse a asociaciones lícitas o sindicatos, y

ser representados, y tener la libertad de finalizar su relación laboral después de un plazo de

preaviso acordado.

La adopción de ES le permite garantizar que sus condiciones de empleo cumplan con los

requisitos de la ley de empleo local y los principios de empleo establecidos por la OIT.

Trabajo infantil: un problema importante en muchas cadenas de suministro es el uso del

trabajo infantil. Los niños pueden contribuir significativamente a los ingresos familiares y de las

pequeñas empresas, pero pueden ser explotados en lo que respecta a sus condiciones de

empleo y el impacto perjudicial del trabajo en el desarrollo físico y emocional, y su acceso a la

educación. Como mínimo, se deben adoptar los convenios de la Organización Internacional del

Trabajo sobre protección del trabajo infantil, para evitar la explotación laboral de los niños, a

menos que las leyes locales establezcan normas y reglas alternativas.

La norma de ES le permite abordar los problemas difíciles del trabajo infantil (dentro de su

propia empresa o en relación con aquellos con los que comercia), según los convenios de la

OIT y las leyes locales.

Subcontratistas y proveedores: en los casos en que se usen subcontratistas para brindar

servicios a una empresa, es responsabilidad de la empresa garantizar que estos subcontratistas

cumplan con los mismos requisitos que la empresa en relación con las leyes de empleo, las

condiciones de servicio de los empleados y los requisitos sobre salud y seguridad. Una empresa

socialmente responsable también puede optar por estipular condiciones de empleo, salud y

seguridad para sus proveedores como parte del contrato de suministro de materia prima o

productos terminados y, a cambio, estar preparada para brindar a los proveedores condiciones


comerciales justas, como especificaciones de productos y plazos de pago claros. Al respetar los

requisitos y la guía de la norma de ES, los términos y condiciones que desarrolle con los

subcontratistas reflejarán la calidad de la gestión que estableció para su propia empresa.

Salud y seguridad: los empleadores tienen la obligación de brindar un entorno de trabajo

seguro a los empleados, contratistas y visitantes, así como a la comunidad local, y esto se

encuentra estipulado en los códigos de la legislación de muchos países. Ante la ausencia de

requisitos legales, sus políticas y procedimientos deben reflejar un claro conocimiento de los

peligros obvios y una consideración general por el bienestar de los empleados y otras personas

que visiten su empresa. En el nivel más básico, los empleados necesitan acceso a agua potable

limpia y áreas de sanitarios limpias. Se necesitan procedimientos para tratar lesiones menores y

graves que puedan producirse. No obstante, para su estrategia de salud y seguridad, es

fundamental que realice el análisis de riesgos para las personas e implemente estrategias a fin

de evitar, minimizar y reducir dichos riesgos a un nivel aceptable.

La adopción de ES le brinda la oportunidad de garantizar que cumpla con las leyes locales y

que su plan de salud y seguridad ocupacionales (OHSP) esté implícitamente vinculado con su

plan de gestión de producción de alimentos.

Clientes y la comunidad local: como empresa es importante que conozca y se sensibilice ante

los problemas de la comunidad local y los clientes (y consumidores). En el nivel de la

comunidad local, es importante que demuestre cómo su empresa se vincula con la comunidad

en relación con las oportunidades de empleo y carreras profesionales, y con la manera en que

apoya a los grupos o proyectos públicos locales. Al mismo tiempo, debe estimar qué problemas

sociales y éticos son importantes para sus clientes y los consumidores en general. Esto puede

incluir problemas relacionados con el bienestar de los animales, cómo se producen los

alimentos o si los trabajadores en países emergentes reciben precios justos por su trabajo, o

puede haber un enfoque en el uso de recursos y la responsabilidad ambiental. Si su empresa

puede ofrecer estos atributos extra, entonces es importante que promueva esto entre sus

clientes.

Al aceptar los puntos de vista y las opiniones de los clientes y la comunidad local mediante la

adopción de la norma de ES, tiene la oportunidad de demostrar y comunicar su responsabilidad

social corporativa.

Dada esta descripción general de los problemas sociales (que incluyen la salud y seguridad)

relacionados con las cadenas de suministro de consumo, es importante que ahora considere los

impactos de su empresa en estas áreas. En el Anexo 2 encontrará un juego de herramientas de

análisis de riesgos sociales, para ayudarlo a decidir qué partes de su empresa pueden afectar

negativa o positivamente los temas sociales.


Anexo 2: Juego de herramientas de análisis de riesgos sociales

Llevar a cabo un análisis de riesgos sociales implica, en parte, cumplir con los requisitos legales

en relación con las condiciones de empleo, salud y seguridad, y las relaciones contractuales y,

en parte, implica cómo otros perciben su empresa o la reputación de su empresa. Por ejemplo:

Riesgo social corporativo = Gravedad de la amenaza para las personas X Probabilidad de aparición

Reputación corporativa = Gravedad de la pérdida para la reputación X Probabilidad de aparición

El siguiente juego de herramientas de análisis de riesgos combina la salud y la seguridad con la

ética corporativa, y lo guía por los pasos clave para determinar los impactos sociales de su

empresa.

Paso 1: Con un diagrama de flujo de su proceso, realice un mapeo de cada etapa de su

proceso frente a los posibles problemas sociales. (Vea la Figura A2.1, Matriz de identificación de

amenazas sociales, como un ejemplo de cómo los procesos de alimentos o procesos agrícolas

pueden estar vinculados con problemas sociales). Los receptores mencionados en la Figura

A2.1 pueden usarse como base para su lista de problemas sociales. Resalte las celdas donde

podría haber amenazas para las personas o la reputación de la empresa. Esto se llama

“identificación de amenazas”. También resalte las áreas que se vinculan con el cumplimiento

legal relacionado con el empleo, la salud y la seguridad, y las relaciones contractuales.

Problemas sociales

corporativos

Etapas clave de su empresa de alimentos, p. ej. agricultura

Paso 1 Paso 2 p. ej.,

fumigación de cultivos

Paso 3 Paso 5 Paso 4 p. ej., cosecha de

cultivos

T 1 *

T 4

T 5

T 3

T 2 *

Empleo • Tiempo completo/tiempo

parcial • Por temporada • Cumplimiento legal

Subcontratistas • Servicios • Proyectos

• Trabajadores en equipo

Condiciones de empleo • Contratos y pago • Libertad de

asociación/empleo • Tiempo libre y feriados

Salud y seguridad • General • Operaciones de riesgo más

alto • Cumplimiento legal

Igualdad de oportunidades • Sexo y edad • Trabajo infantil • Discapacidad

Proveedores y clientes • Condiciones comerciales

• Salud del cliente • Grupos de intereses

especiales

Comunidad local • Salud y seguridad • Prosperidad

Figura A2.1: Matriz de identificación de amenazas sociales que vincula los procesos de alimentos o agrícolas con los problemas sociales.

Ahora que identificó las posibles amenazas para el medioambiente, determine los puntos en su proceso donde puede controlar estas amenazas (vea el Paso 2).

Comentarios sobre los ejemplos

T1 – ¿Los empleados son operadores cualificados para la aplicación de plaguicidas?

T2 – La aplicación de plaguicidas puede dañar a los operadores. ¿Se está usando la ropa de protección?

T3 – La deriva de plaguicida puede afectar al público. ¿Hay carteles de advertencia colocados y se están monitoreando las condiciones climáticas?

T4 – Si se utiliza trabajo en equipo, ¿el director del equipo cumple con las leyes y las condiciones de empleo?

T5 – ¿Su cliente especifica los requisitos relacionados con el trabajo en equipo o el uso de trabajo infantil?

* Cumplimiento legal


Paso 2: para cada una de las amenazas identificadas a lo largo de su diagrama de flujo de

proceso, ahora tiene que determinar cuáles amenazas son puntos sociales críticos (Critical

Social Points, CSP) y cuáles puntos sociales (Social Points, SP). Estos pueden afectar el estado

legal o la reputación de su compañía (o las credenciales sociales de su producto o servicio). Al

decidir si un punto de control social es fundamental o no, puede usarse un árbol de decisiones

(Figura A2.2).

Los puntos en su proceso que no son puntos sociales críticos pueden justificar alguna forma de

monitoreo o control sobre ellos. Esto puede ser porque su cliente ha especificado algunas

condiciones sociales adicionales en su contrato de suministro (p. ej., condiciones de vivienda y

trabajo de los empleados) o porque usted promociona sus productos o servicios con beneficios

sociales o éticos asociados (p. ej., productos de comercio justo). Estos puntos de control son

puntos sociales (SP): puntos en su proceso donde una falta de control podría afectar la

reputación de su empresa o los atributos de calidad de los productos.

En esta etapa, sus juicios sobre estos puntos de control por lo general serán subjetivos. El

siguiente paso es verificar sus conclusiones iniciales mediante un método de análisis de riesgos

más cuantitativo, que evalúe la probabilidad de aparición de la amenaza y las consecuencias

para su empresa; vea el Paso 3.

P1 ¿Hay una amenaza social importante en esta etapa del

proceso?

No es un

CSP

Modificar el paso, el proceso o el

producto

¿Es necesario un control?

P2 ¿Existen medidas preventivas para las amenazas identificadas?

P4 ¿Podrían ocurrir lesiones (o daño a la reputación de la compañía) o aumentar a

niveles inaceptables?

P5 ¿Los pasos o medidas posteriores eliminarán o reducirán las amenazas a un nivel

aceptable?

P3 ¿El paso está específicamente diseñado para eliminar o reducir (a

un nivel aceptable) la probabilidad de aparición de la amenaza?

Punto social crítico (CSP)

Figura A2.2: Árbol de decisión de punto de control social

Sí

Sí

Sí

Sí

Sí

Sí

No

No

No

No

No

No


Paso 3: para cada CSP y SP identificado, ahora debe analizar la importancia de las amenazas

identificadas en lo que respecta a su impacto. Puede hacerlo mediante el uso del análisis de

criterios de riesgos sociales (Figura A2.3a) y la matriz de importancia de amenazas sociales

(Figura A2.3b).

Gravedad de la amenaza para las personas y la compañía

Probabilidad de aparición

1 Muerte o lesión permanente a las personas A Aparición frecuente

2 Lesión importante pero temporal en las personas B Certeza de su aparición

3 Lesión menor pero temporal en la(s) persona(s) Impacto importante percibido para la reputación de la compañía

C Podría ocurrir (publicado)

4 Impacto menor percibido para la reputación de la compañía

D No se prevé su aparición

5 Ningún impacto percibido para la reputación de la

compañía E Prácticamente imposible

Figura A2.3a: Análisis de criterios de riesgos sociales (gravedad y aparición) utilizado en la matriz de importancia de amenazas

sociales.

Nota 1: Un impacto importante puede considerarse como un impacto que genera la pérdida de contratos importantes con los clientes o casos similares.

Nota 2: En el caso de un impacto temporal, las inquietudes son planteadas por las partes

interesadas, pero la compañía puede recuperar su estado original dentro de un período

razonable.

Gravedad

Probabilidad de aparición Qué indican los valores para su empresa: • Punto social crítico (CSP): los

valores 1 a 3 indican amenazas graves que deben abordarse de inmediato; los valores 4 a 10 requieren la implementación de medidas de control

• Punto social (SP): los valores 11 a 25 indican que debe decidir si las medidas de control deben implementarse o si la pérdida de control podría afectar a su empresa.

A B C D E

1 1 2 4 7 11

2 3 5 8 12 16

3 6 9 13 17 20

4 10 14 18 21 23

5 15 19 22 24 25

Figura A2.3b: Matriz de importancia de amenazas sociales

Si bien este análisis de riesgos sociales se enfoca en la posibilidad de que diferentes etapas de

su empresa causen daños a las personas (desde empleados hasta clientes y la comunidad

local) o a la reputación de su compañía, también debe considerar los beneficios económicos de

las actividades adicionales de responsabilidad social corporativa. En otras palabras, puede

establecer los límites sociales de sus procesos en un nivel superior al cumplimiento legal (la

zona verde), que normalmente es un mínimo indispensable. Esto es especialmente importante

si sus clientes buscan proveedores socialmente responsables para comprarles sus productos.

Esto puede abordarse junto con los requisitos legales sobre empleo, salud y seguridad, o los

requisitos contractuales de la etapa siguiente (vea el Paso 4).


Paso 4: Determine y documente los límites críticos para los CSP (y SP) identificados y

documéntelos. Los límites críticos establecen las limitaciones para los controles. Al decidir sobre

los límites críticos, también puede optar por establecer límites operativos más estrictos, los

cuales originarán medidas antes de que se alcancen los límites y la integridad de los productos

se vea afectada. Los puntos sociales pueden dividirse en dos grupos, los vinculados con el

cumplimiento legal y aquellos que demuestran políticas comerciales éticas positivas.

Cumplimiento legal: la información sobre las leyes de empleo, salud y seguridad es conservada

por diversos departamentos del gobierno; además, puede incluir una guía sobre cómo cumplir

con los requisitos legales. Los problemas relacionados con las obligaciones contractuales

pueden analizarse con expertos en materia legal dentro de las asociaciones comerciales, o bien,

se puede obtener opiniones de abogados profesionales. Ante la ausencia de cualquier guía

específica “dentro del país”, puede consultar las normas y la guía provistos por la Organización

Internacional del Trabajo (www.ilo.org), para ver si el país ha ratificado convenios en relación

con lo siguiente:

• libertad de asociación,

• abolición del trabajo forzado,

• igualdad, y

• eliminación del trabajo infantil.

Política social corporativa: esta es un área más subjetiva y requerirá más esfuerzo para

determinar sus límites críticos y de control operativo. Algunos gobiernos y sectores industriales

han desarrollado documentos guía. Además, varias organizaciones no gubernamentales

también han evaluado los impactos sociales de las cadenas de suministro y, posteriormente,

han desarrollado guías. Los ejemplos de límites en la mejora social incluyen:

• Ofrecer mercados para los pequeños proveedores o los proveedores de países en desarrollo.

• Donar algunas ganancias a fondos o proyectos benéficos.

• Respaldar los desarrollos sociales y educativos en las comunidades.

• Promover el bienestar y respaldar las iniciativas de salud.

• Vincular la responsabilidad social con la responsabilidad y la mejora ambientales.

Ya completó el análisis de riesgos sociales e identificó los límites críticos y operativos para las

etapas de su proceso que tienen impactos positivos o negativos en su empresa. Ahora,

incorpore esto en su sistema de ES. Los pasos restantes que debe seguir son los siguientes:

Paso 5: desarrolle y documente los procedimientos de monitoreo y su frecuencia. Establezca un

programa previsto para la medición de sus CSP y SP, de modo que se pueda detectar cualquier

pérdida de control.

Paso 6: desarrolle y documente los procedimientos de medidas correctivas. Mediante estos

procedimientos sabrá qué debe hacer si se detecta una pérdida de control durante el monitoreo.

Paso 7: desarrolle y documente los procedimientos de verificación. El desarrollo de estos

procedimientos le permitirá asegurarse de que el plan completo de responsabilidad social

funcione eficazmente.

Paso 8: desarrolle y documente los procedimientos de mantenimiento de registros. Es

fundamental que mantenga registros para demostrar que su plan de responsabilidad social

funciona, y para ayudarlo a identificar las áreas problemáticas que necesitan desarrollo

adicional.

Paso 9: capacite a los empleados que tienen responsabilidades operativas, de auditoría o

gestión acerca de los puntos sociales de los procedimientos desarrollados.

Date post:	30-Jan-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	0 times
Download:	0 times

Código de factores fundamentales de la responsabilidad social … · 2019-08-28 · 4.0 Desarrollo...

Documents