Workshop: (M1) Management I, Roma – 13 Luglio 2013, sede ASVI Polo didattico
Titolo Unità: Il Time Management: tra perdite di tempo e strumenti per ritrovarlo
Autore: Christian Dama – ASVI
Numero Pagine: 47
MASTER INTERNAZIONALIThe courage to have a dream. The skills to fulfil it
Come uso il
mio tempo…
Herrmann nel lavoroBLU
Cerebrale
Sinistro
VERDE
Limbico
Sinistro
GIALLO
Cerebrale
Destro
ROSSO
Limbico
Destro
• Being Challenged• Analyzing & Diagnosing• Logical Processing• Finance & Numbers• Making Things Work• Solving Tough Problems• Clarifying Issues• Explaining Things
• Dealing with the Future• Seeing the Big Picture• Inventing Solutions• Developing New Things• Providing Vision• Taking Risks• Integrating Ideas• Bringing About Change
• Administering• Attending to Detail• Being in Control• Building Things• Establishing Order• Timely Implementation• Planning Things Out• Providing Support
• Coaching• Working with People• Communicating• Building Relationships• Expressing Ideas• Teaching/Training• Persuading People• Being part of a Team
I colori del tempo
PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’
•Decide sui fatti•Affamato di obiettivi raggiunti•Descrive in modo puntuale gli obiettivi•Multitasking•Efficienza•Delega
•Lavorare con obiettivi poco chiari e/o scarse informazioni•Sovraccarico di lavoro
I colori del tempo
PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’
•Qualità dei processi: studio e miglioramento•Dettaglio estremo•Affidabilità, rispetto scadenze•Efficacia•Ordine degli spazi di lavoro, dei documenti
•Inefficienza, troppo tempo•Perde di vista le priorità•Gestione imprevisti•Stress quando manca il tempo per pianificare•Procrastinazione finchè non perfetto come dice lui
I colori del tempo
PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’
•Strategia•Vedono l’insieme, non si perdono in dettagli•Visualizzano obiettivo•Lavorano bene sotto stress•Soluzioni innovative, fuori dagli schemi
•Procrastinatori•Rispetto scadenze•Lavorano spesso in autonomia•Sottostima dei tempi•No pianificazione di gruppo•Tanti progetti aperti insieme, cambiano sempre!
I colori del tempo
PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’
•Aiutano il brainstorming•Sensibili ai problemi di team management•Decidono in base a come gli altro si sentono•Empatia
•Si perdono in chiacchere•Dimenticano il compito•Mischiano lavoro/vita privata•Dicono sempre SI ad una richiesta di aiuto•Non delegano
Come usa il
tempo
il non profit?....
Una
riunione...
utile e
divertente
So fico perché lavoro tanto…
Faccio
tutto
io,
faccio
prima
C’è
chi
dice
SI
Dai…facciamo
domani
CAMBIARE LE ABITUDINILa dinamica corteccia - sottocorteccia
Un’azione ripetuta nel tempo tanto da diventare automatica, naturale.
COSCIENZA
Corteccia motoriaLobo frontale
INCONSCIO
Sotto-Corteccia motoriaGanglia della base
Sistema limbicoEmozioniAnche il BLOCCO
è un’abitudine
CATTIVA GESTIONE DELTEMPO
BUONAGESTIONE DELTEMPO
ABITUDINI
COSA È SUCCESSO
?
COME TI SEI
SENTITO?
TEMPO PER ME
ESERCIZIO 2:CAMBIARE LE ABITUDINI
Difficoltà per tutti i colori….
- Come Dire NO
- Come Delegare
- Come evitare di Procrastinare
COME DIRE “NO”
• Attieniti al tuo piano di obiettivi •Chiediti a cosa puoi rinunciare per fare il compito richiesto
• Quando qualcuno persiste, ripeti la tua posizione
•Dai risposte secche, assertive, lunghe quanto basta secondo la situazione
• Assicurati di aver capito cosa ti viene chiesto esattamente
•Dai al tuo capo delle alternative o suggerimenti (un altro momento/persona)
• Eccelli in un paio di cose, non fare tutto
•In dubbio, evita il compito ora, preparandoti per un SI in seguito. Prendi tempo.
• Hai il diritto a dire NO, fai capire agli altri che la tua disponibilità non è scontata
•Proteggi il tuo tempo rispetto a richieste inaspettate o dell’ultimo momento
• Ricorda al capo che stai lavorando su progetti che lui ha già reputato prioritari
•Puntualizza che puoi fare ogni cosa, diverso è lavorare sempre sull’emergenza
• Chiedi al capo come il nuovo compito può inserirsi nella tua lista di priorità
Cosa delegare
IL FINE
LA STRATEGIA
LA TATTICA
L’AZIONE
Obiettivo macro, scopo di un’attività.E’ indelegabile
Pianificazione a lungo termine
Piano delle azioni concrete Le singole
attività
1- Delega sul metodo/ tempi “corretti”. MicroManagement2- Delega sulle responsabilità. RBM
PROCRASTINARE…PERCHE’?DIFFICOLTÀ
• Compito giudicato complesso
• Processo poco chiaro
• Obiettivo poco chiaro
• Tendenza a sovra-impegnarsi
• Tendenza a fare tutto all’ultimo, studiare i dettagli etc.
• Paura di sbagliare
• Paura del cambiamento
• Compiti spiacevoli, noiosi, etc.
PROCRASTINARE…PERCHE’?DIFFICOLTÀ SOLUZIONE
• Compito giudicato complesso •Lo rendo più semplice scomponendolo in attività più facili da scolgere
• Processo poco chiaro •Chiedo specifiche
• Obiettivo poco chiaro •Rinegozio/riformulo obiettivo, cosa dello SMARTER è poco chiaro?
• Tendenza a sovra-impegnarsi •Verifico il bisogno interiore da soddisfare o la pianificazione fatta
• Tendenza a fare tutto all’ultimo, studiare i dettagli etc.
•Programmare per tempo obiettivi e attività
• Paura di sbagliare •Che succede se sbaglio? Gestione dell’errore, indicatori di risultato chiari, programmazione
• Paura del cambiamento •Che rapporto ho col cambiamento? Se cambio che succede? Focus su effetti positivi del cambiamento
• Compiti spiacevoli, noiosi, etc. •Il compito è strategico od operativo? Posso chiedere un cambio?
TEMPO PER ME
I CONCETTI CHIAVEL’OBIETTIVO S.M.A.R.T.
NO S.M.A.R.T.!!!
NO PLANNING!!
CARATTERISTICA
DOMANDA AZIONE
S.PECIFIC Che cosa voglio fare?
Definire chi, cosa, quando.
M.EASURABLE Come misuro i progressi in corso?
Indicatori
A.CHIEVABLE Sono in grado di farlo?
Analizzare le risorse disponibili
R.EALISTIC È realistico dati i tempi e le risorse disponibili?
Analizzare rapporto tra risorse disponibili e tempi.
T.IME – BOUND Entro quando? Tempi certi, fasi intermedie
S.M.A.R.T.
CARATTERISTICA
DOMANDA AZIONE
E.XTENDING L’obiettivo prevede un miglioramento delle competenze? È sfidante?
Analizzare le competenze richieste dall’obiettivo
R.EWARDING È premiante? Capire quali sono i vantaggi dell’obiettivo raggiunto
S.M.A.R.T.
ESEMPISMARTER
Migliorata condizione abitativa degli ambulanti bangladeshi di Piazza Vittorio (Roma) entro 1 anno
Gli ambulanti a Roma vivono meglio
La quota di fondi da multinazionali della Provincia di Trento aumenta del 30% nel triennio 2010-2013
Ottenere maggiori fondi da aziende
Le mie competenze di PMC sono più richieste dalle ONG inglesi ad un anno dalla fine del Master
Trovare un lavoro nelle ONG inglesi dopo il Master
I livelli di cortisolo nelle ore del giorno sono sotto la soglia critica entro 1 anno
Aumentare l’esercizio fisico appena possibile
SMARTER NO-SMARTER
Garantire ad ognuna delle 10 famiglie ambulanti di P. Vittorio (Roma), 1 casa popolare entro 1 anno.
Gli ambulanti a Roma vivono meglio
Aumentare del 40% la quota di fondi da multinazionali della Provincia X nel triennio 2012-2015
Ottenere maggiori fondi da aziende
Trovare lavoro come Project manager in una ONG inglese entro 1 anno dalla fine del Master.
Trovare un lavoro nelle ONG inglesi dopo il Master
Ridurre i livelli di cortisolo nelle ore del giorno sotto la soglia critica entro 1 anno.
Aumentare l’esercizio fisico appena possibile
I CONCETTI CHIAVE
ESERCIZIO, SCRIVI IL TUO OBIETTIVO
MA ALLORA……
Perché lavorare per obiettivi?
1. Dare una direzione al nostro lavoro, per conoscere le conseguenza delle nostre azioni
2. Chiarirci le nostre aspettative: quanto siamo interessati al nostro obiettivo?
3. Aumentare il nostro livello di prestazioni, più alto è l’obiettivo più mi dovrò impegnare
4. Migliorare efficienza ed efficacia
5. Valutare e misurare: i rischi, le nostre capacità
I CONCETTI CHIAVELE PRIORITÀ
? ?
Tutti gli obiettivi sono uguali?
La legge di ParetoIl 20% delle cause determina l’80% dei problemi.L’80% delle cause determina il 20% dei problemi.
Lezioni per il TM?
I CONCETTI CHIAVELE PRIORITÀ: UNA
PROPOSTA
CARATTERISTICA CHE SUCCEDE? COSA CONTROLLARE
Urgenza Scadenza immediata Tempo
Importanza
Conseguenze drammatiche
se non raggiunto
Valore:• Soggettivo(famiglia, personale)• Aziendale(progetto, team)
Definizione possibile di Obiettivo prioritario
Le nostre armi ……..”pacifiche”
1. La matrice di Eisenhower2. Il 5W+H3. Il diagramma di Gantt4. L’agenda
LA GUERRA DEL SECOLOContro i Ladri del Tempo
LE ARMI PACIFICHE
1. La matrice di Eisenhower, il 5W + H
IMPORTANTE
NON IMPORTANTE
URGENTE NON URGENTE
1. La matrice di Eisenhower
2. Il 5W+H3. L’agenda4. Il diagramma di
Gantt
La matrice di Eisenhower: la vostra esperienza
COSA CARATTERE QUANDO COME VALORE %
OTTIMALE
IU
INU
NIU
NINU
•CARATTERE: per cosa si caratterizza, cosa la distingue dalle altre attività•QUANDO: in che momento della giornata deve essere svolta•COME: per affrontare questo tipo di attività, quale
comportamento•VALORE OTTIMALE: quale % della mia giornata tale attività
occupa
I CONCETTI CHIAVELE PRIORITÀ: UNA
PROPOSTALa matrice di Eisenhower
COSA CARATTERE QUANDO COME VALORE %
OTTIMALE
IU OperativoImmediato
Breve termine
ReattivitàMetodo
70-80% tempo
INU Strategico Lungo termine
ProattivitàPianificazion
e
10% del Tempo
NIU Esterno, Rumorosità
CostanteDelega
Negoziazione
5-10% del Tempo
NINUBanalitàInutilitàFascino
Costante?Distrazion
i
StandbyDire NODelegareAgenda
Meno possibile
TEMPO PER ME
LE ARMI PACIFICHE
4. L’agenda cartacea od elettronica?
Un’agenda deve garantire:
Avvisi anticipati delle scadenzeMessaggi relativi agli impegni presiFacilità e flessibilità di spostamento e
integrazione construmenti di posta e cellularePossibilità di moltiplicare gli appuntamenti cui
dareattenzione (anche quelli NINU )Tracciare le relazioni fra i dati inseriti
Incontro con Mario Rossi alle 11.00 – Chi è lui? Dove l’ho conosciuto?
Strumenti di Time Management: Calendario, Rubrica
1. La matrice di Eisenhower2. Il 5W+H3. L’agenda4. Il diagramma di Gantt
LE ARMI PACIFICHE
L’AGENDA 2.0
Microsoft OutlookMicrosoft ExcelMozilla SunbirdGoogle Calendar – Google Doc
•Il Calendario – Time sheet di Gruppo•Inviti per le riunioni•To-Do list•Sincronizzazione con dispositivi mobili
Microsoft Active SyncPalm Os, Mac, Linux: HotSync, Intellisync
LE ARMI PACIFICHE
4.3 Altri strumenti di TM
•http://www.csoftlab.com/
•http://www.danea.it/software/REMINDER/
•http://www25.brinkster.com/ezio2000/autopostit/
autopostit.htm
•http://sms.interworld.it/
•http://www.3m.com/us/office/postit/
LE ARMI PACIFICHE
3. Il Diagramma di Gantt
a) Esempi: Stroppiana, ASVIb) Software: Excel, Gantt Projectc) Cosa serve per Ganttare?
i. Saper scomporre le attività in singoli compitiii. Sapere quali sono le risorse a disposizione:
Fisiche (materie prime, strutture, etc..) Monetarie (budget, cash) Umane (colleghi, volontari, soci, etc..)
iii. Sapere tempificare le attività/compitiiv. Saper definire delle milestones
1. La matrice di Eisenhower2. Il 5W+H3. L’agenda4. Il diagramma di
Gantt
Work Breakdown Structure (WBS)
Elenco grezzo delle attività di un progetto.È orientato al prodotto.Ad es. una bicicletta…La regola del 100% del punteggio.
LE ARMI PACIFICHE
ESERCIZIO 4
Gantt……..Che ti passa
LA GUERRA DEL SECOLO
IO SONO STATO
BENE, E VOI?