8 Steps Report Template for SGA or TF

Meningkatkan Quick Respon Dan Respon Time Pada Setiap Mekanik Big Track

Agustus 2012November 2012PLANTLATIJEPI KEMBANama Team Project10003629This document is confidential and intended solely for the use and information of the addresseeDivision/Function :Dept./JobSite :Project Start:Project End:Nama Team :

Judul CI Project:Nama Project Leader:

NIK Project Leader:

BUMA Improvement GuidelineBGI::: Q / C / D / S / MCI Project Title: SGA / Task ForceCI Project Type:Project Reg.# CI Agent CI CoachCI Site ChampionCI Function ChampionCI Function SponsorCI Coord.Sponsor:::::::PROJECT TEAMTeam Member-1Team Member-2Team Member-3Team Member-4Team Member-5Team Member-6::::::KPI LinkageCI InitiativeProject FocusTEAM LEADER:PhotoMeningkatkan quick respon & respon time akan mengurangi jumlah jam breakdown dan meningkatkan PAMenurunkan jumlah jam breakdown pada unit EXHC 2500 akan meningkatkan PA dengan cara meningkatkan quick respon & respon time pada setiap mekanik big track

Menurunkan jumlah jam breakdown akibat lamanya pekerjaan guna meningkatkan PA dengan meningkatkan quick respon & respon time dengan cara mentor & menjadi motivator yang baik.

Tulislah nomor registrasi project yang didapatkan dari CI Dept.(No ini harus didapatkan sebelum project dilaksanakan)FARID FUADJEPI KEMBAProject Specification

PDCA: Siklus-Step-Output

SIKLUS STEPOUTPUT / INFORMASIAACTStandarisasi8. Rencana berikutStandarisasi (alat control)Dokumentasi dari standarisasi (SOP, Work Instruction)Identifikasi peluang perbaikan selanjutnya berikut analisanya.CCHECKDDOPPLANMenemukan peluang perbaikan/identifikasi temaMenganalisa peluang perbaikan.Mengidentifikasi sumber penyebab.Merencanakan langkah perbaikan.Tema ImprovementProject objective; berikut Baseline dan targetBenefit yang dihasilkan Project RegistrationPeluang perbaikanProject Plan dan Calender of EventIPO diagramDiagram sebab akibatDaftar sebab utama & analisanyaRencana perbaikan (5W+2H) yang diverifikasi oleh atasan (Kabag/Manager)Memeriksa hasilMenerapkan langkah perbaikan.Grafik performance metric setelah di-improve (Run Chart, Control chart dll)Actual benefit yang dihasilkan.Counter balance measure (QCDSM)Dokumentasi berisi kondisi sebelum dan sesudah improvement beserta pengukuran keberhasilan tiap-tiap action (Dapat berupa foto-foto/gambar-gambar dan informasi lainnya).Apa saja peluang improvement di area kerja anda?

Latar Belakang PermasalahanPareto Prioritas ProjectObjektif dari ProyekTrend Chart Project Performance A .Tingginya Unscheduled Breakdown pada unit Big Track EXHC 2500 B. Lambatnya Penanganan dalam penerimaan laporan kerusakkan pada unit dan lambatnya dalam melakukan Perbaikan Breakdown

Mengoptimalkan produktivitas dan kualitas serta membentuk karakter SDM agar lebih mempunyai loyalitas dan sense of belonging yg tinggi sehingga dapat meningkatkan Quick Respons dan Respons Time, guna menurunkan jumlah jam breakdown pada unit Big Track

4Project Description: What are the improvement opportunity? State why this project chosen rather than other projects. Is this project a priority in order to achieve department BSC? Recommended to use Pareto diagram to describe priorities of project selection.Project Objective: State what current performance (baseline) and achievable target (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time base). Describe it with line graph, etc. Apakah benefit bagi perusahaan, jika project ini berhasil ?

Benefit bagi perusahaan:Calender of Event:Benefit / Keuntungan bagi perusahaan: Kurangnya jumlah jam breakdown pada unit Exhc 2500 akan memberikan penghasilan yg besar bagi Perusahaan. Dimana 1 jam unit Exhc 2500 beroperasi akan bisa menghasilkan 25 Rit HD 785. 1 Rit = 42 BCM 1BCM di bayar 1,8 USDSehingga dalam 1 jam akan ada penghematan biaya sebesar 1.890 USD atau sekitar Rp. 17.010.000,- ( 42 BCM X 1.8 USD X 25 Rit ).Dengan mengoptimalkan produktivitas dan kualitas SDM yang mempunyai karakter baik dan kuat serta mempunyai LOYALITAS dan SENSE OF BELONGING yang tinggi akan tercipta TEAM WORK yang solid

> Selalu melakukan mentor dan dapat menjadi seorang motivator pada setiap pertemuan baik itu di P5M atau dalam setiap kesempatan agar karakter dapat terbentuk sedikit demi sedikit.

Akibat dari kurangnya Fungsi Kepengawasan akan menimbulkan QUICK RESPONS dan RESPONS TIME yang lambat sehingga menyebabkan tingginya breakdown dan bila breakdown itu terjadi dalam waktu yang lama maka akan menyebabkan performance KPI Plant Menurun. Bila seorang mekanik yang akan kita arahkan untuk lebih mempunyai karakter baru yang baik,namun tdk ada keinginan untuk berubah atau tidak mampu untuk berubah maka akan berdampak negatif secara physikologis. Dan ini akan kita atasi dengan melakukan tehnik persuasif.

Counter Balance Measure.

5Business Impact: What are benefits after executing project, achieving target which has been set (Quality, Cost, Delivery, Safety & Environment, Morale). Include tangible and intangible benefit. If benefit is tangible, then calculate annualized benefit.Project Plan: Create gantt chart for CI project management activities and will be used to monitor progress of project.Calendar of Event: When, Where regular meeting take place. Bagaimana rencana kerja anda untuk menjalankan project ini ?Project Plan:

Langkah Kegiatan Bulan (2012) AGUSTUSSEPTEMBEROKTOBERNOVEMBERDESEMBERMenentukan Judul, tema, & tujuan Menentukan Faktor penyebab Menentukan pareto Menentukan rencana perbaikan Melaksanakan rencana perbaikan Meneliti hasil Kesimpulan dan standarisasi hasil perbaikan 6Business Impact: What are benefits after executing project, achieving target which has been set (Quality, Cost, Delivery, Safety & Environment, Morale). Include tangible and intangible benefit. If benefit is tangible, then calculate annualized benefit.Project Plan: Create gantt chart for CI project management activities and will be used to monitor progress of project.Calendar of Event: When, Where regular meeting take place. Bagaimana Diagram Alur Prosesnya ? IPO Diagram:Detail Process Flow ChartGambarkan IPO Diagram dari

No.SOP/INK/Standard yang berhubungan dengan proses kritikal:

Judul SOP/INK/Standar: .

INPUT:ManMethodMachine MaterialEnviroPROCESS:Mentor & MotivatorOUTPUT:KPI PlantMonthly planWeekly planDaily planYearly planMenentukan targetMenentukan PARETO problemTindakan perbaikanExecutionEvaluasiMonitoringWeekly plan7Show the relation of input, process and output by using the IPO diagram (Input Process Output diagram). Then briefly describe the process flow and show the focus of improvement area. Apa saja kemungkinan-kemungkinan penyebab dari permasalahan?

MATERIALMANMETHODENVIRO.

Quick respon & respon time lambatAttitudeMalasKurang kepengawasanBanyak yang rusakSupport sarana kurangPengaturan yang salahTidak memahami skill mekanikKondisi hujanTidak bisa melakukan pekerjaanLamanya Breakdown dan Perbaikan unit Exhc 2500

8Identify all possible causes as driver for improvement by using fishbone chart (cause and effect analysis). Categorize in to 4M+1E (Man, Machine, Material, Method and Environment) as a guidance to do brainstorming. While brainstorming use 5 x Whys until the root causes identified. Apa saja penyebab utamanya ?

TINGGINYA JUMLAH JAM BREAKDOWN UNIT EXHC2500PENYEBAB UTAMAMAN :Quick respon & respon time lambatKurang kepengawasanMATERIAL:Lv Banyak yang rusakMETHOD:Pengawas Tidak memahami skill mekanikENVIRO:Tidak bisa melakukan pekerjaan karena hujan

9To justify the root cause: collect data, analyze by using appropriate standard improvement tools or pictures to proof the root cause. Then finalize what are major drivers for improvement.Apa rencana aktifitas improvement terhadap penyebab utama ?Disetujui Oleh:CI CoachCI Function Champion/CI Site ChampionNama:..Nama:..

WhatWhyHowWhereWhenWhoMETHODTidak memahami skill mekanikMeningkatkan fungsi kepengawasan khususnya untuk mekanik fieldFieldOktober-NovemberTulus W, Budianto, Ahmad Rizal A, MANMasih minimnya pengawas yg berkarakter baik. FieldOktober-NovemberTulus W, Budianto, Ahmad Rizal A, Eldi Setia Budi, Jepi Kembaquick respon & respon time lambatMeningkatkan kepengawasan terhadap setiap mekanik khususnya di Field kurangnya fungsi kepengawasanPengawas harus terus selalu memonitoring jam break down unit di Mcc dan Room radio Plant. Sehingga saat ada unit yg break down bisa langsung di informasikan ke mekanik fieldSetiap ada perbaikan unit di tambang Pengawas harus selalu memfollow up semua kebutuhan mekanik sampai unit dinyatakan layak digunakan.MATERIALSupport sarana banyak yang rusakSelalu memFollow up kerusakan unit agar segera di laporkan ke Mekanik KBM.FieldSetiap saatJepi Kemba, Yunus SaluWashing unit setiap sarana saat shift malam. Sehingga memudahkan P2H saat shift siangENVIROTidak bisa melakukan pekerjaan karena hujan Memasang terpal diatas unit areal C/V. Sehingga saat hujan mekanik masih bisa melakukan pekerjaan.FieldSetiap saatJepi Kemba, Yunus Salu, Ahmad Rizal A10Plan measurable actions to address the root causes? To easily plan the actions, use 5W+2H (What, Why, Who, When, Where, How, How much) and put Measurement of Effectiveness as a indicator to measure effectiveness of improvement plan (solution) to address root cause. Bagaimana efektifitas dari penerapan setiap aktifitas improvement yang dilakukan?

BEFOREAFTEREfektifitas hasil improvementPengawas kurang memahami Skil MekanikQuick Respon dan Respon time Mekanik lambat Kurangnya fungsi kepengawasanSupport sarana banyak yg rusakMekanik tidak bisa melakukan pekerjaan dikarenakan hujan

Pengawas memahami skill mekanik Menempatkan mekanik spesialis kedalam team FieldMeningkatkan fungsi kepengawasanTidak ada lagi mekanik yg istirahat di MessSaat hujan memasang terpal di unit agar mekanik bisa melakukan pekerjaan.( hujan gerimis ).Cepatnya mekanik dalam menangani unit breakdown Exhc 2500 di tambang sehingga lamanya jam breakdown exhc 2500 berkurangDari rata-rata lamanya pekerjaan yg dilakukan mekanik jumlah jam breakdown 43.32 jam berkurang hingga mencapai 4.45 jam.

11Implement improvement plan, and explain improvement activities by showing before and after condition (can be illustrated with pictures, graph, diagram, data, etc.). And also explain the effectiveness of actions..

NoNomor unitTgl breakdownKerusakanDurasi jam B/DTgl ready1Exhc 2500117/11/12Washing,cek kebocoran hidrolik0,68 jam17/11/122Exhc 2500212/11/12Replace hose intake turbo0,72 jam12/11/123

Exhc 2500116/10/12Install hose grease cyl bucket1,7 jam16/10/12Hasil Dari Tindakan PerbaikanKet : Dengan melakukan inprove dari hal yg paling kecil saja akan berdampak terhadap lamanya BreakDown unit Exhc 2500. Sebelum dilakukan inprove rata-rata jam BreakDown 43,32 jam setelah dilakukan inprove jumlah jam BreakDown menurun 4,45 jam. 12To identify the next opportunity for improvement, which can be derived from continuing the same theme with the higher target or finding opportunity in other areas.Do brainstorming, list of Challenges or potential in other area Bagaimana performance yang dihasilkan dari setiap aktifitas perbaikan yang dilakukan?

Run Chart Performance Proyek Sebelum dan Sesudah Improvement

BEFOREAFTERRATA-RATA = 82,0486,45INCREASE = 4,4113Implement improvement plan, and explain improvement activities by showing before and after condition (can be illustrated with pictures, graph, diagram, data, etc.). And also explain the effectiveness of actions.Bagaimana performance yang dihasilkan dari setiap aktifitas perbaikan yang dilakukan?

Performance Counter Balance Measure Sebelum dan Sesudah Improvement

BEFOREAFTER14Implement improvement plan, and explain improvement activities by showing before and after condition (can be illustrated with pictures, graph, diagram, data, etc.). And also explain the effectiveness of actions.SELESAITERIMA KASIH Salam Improvement !!BERANI,BENAR BERHASIL15Identify successful implemented improvement and standardize it so as to avoid same problems from occurring again. Standardization must be approved by the leaders/managers and described in pictorial forms to communicate the changes clearly.

Sheet1Daftar lamanya perbaikan kerusakan unit Exhc 2500

NoNomor unitTgl breakdownKerusakanDurasi pengerjaanTgl Ready1Exhc 250098/26/12Hose ppc leak, hose main pump leak12,78 jam8/27/122Exhc 250028/28/12Hose cyl dump leak9,95 jam8/29/123Exhc 250049/16/12Hose radiator leak15,90 jam9/17/124Exhc 2500111/10/12Replace inisiator fire supresion3,27 jam11/11/125Exhc 2502010/9/12Engine stop problem1,42 jam10/9/12

Sheet1Daftar lamanya perbaikan kerusakan unit Exhc 2500

NoNomor unitTgl breakdownKerusakanDurasi pengerjaanTgl Ready1Exhc 250098/26/12Hose ppc leak, hose main pump leak12,78 jam8/27/122Exhc 250028/28/12Hose cyl dump leak9,95 jam8/29/123Exhc 250049/16/12Hose radiator leak15,90 jam9/17/124Exhc 2500111/10/12Replace inisiator fire supresion3,27 jam11/11/125Exhc 2502010/9/12Engine stop problem1,42 jam10/9/12