Clase1

Fundamentos de Sistemas de Información Information Systems Fundamentals

Clase 1

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Atlantis University. All Rights Reserved. CIT210-C1

Clase 1: Fundamentos de Sistemas de Información

Objetivo: Describir el panorama general de los sistemas de información en las organizaciones. Contenido: 1. Definiciones: dato, información, sistema y sistema de

información. 2. Necesidad de los sistemas de administración de

información en las empresas 3. Tipos y usos de los sistemas de información en las

organizaciones 4. Retos para la construcción y uso de sistemas de

administración de información 5. Caso de Estudio

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1. Definiciones

• Dato: es un elemento que en sí mismo no tiene significado. Puede ser un número, una letra o una palabra. Es la materia prima para la información.

• Información: son datos que en un contexto dado tienen significado.

• Sistema: es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan juntos por un objetivo en común. Un sistema tiene tres componentes o funciones básicas:

Entrada Proceso Salida


• Sistema de Información (SI): conjunto organizado de personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos de información que almacena, recupera, transforma y disemina la información en una organización.

1. Definiciones

Ejemplo: un sistema de manufactura acepta materias primas como entrada y produce bienes terminados como salidas. Un Sistema de Información acepta recursos (datos) como entradas y los procesa en productos (información) como salida.

Fuente: Cohen (2009)


• La información como recurso intangible de una empresa:

2. Los SI en las empresas

Recursos Tangibles

• Capital • Materiales • Equipos

tecnológicos

Recursos Intangibles

• Imagen de marca • Procesos • Investigación • Interacción con

consumidores y proveedores

• Capital intelectual

Los activos visibles carecen de valor sin los invisibles

Compara esta idea con la dependencia que existe entre hardware y software. ¿Puede un equipo físico funcionar sin los procesos lógicos que lo rigen?

Estos procesos lógicos son la información empresarial


• Tipos de información que manejan las empresas:


Información Interna: Es la que se genera en los procesos que se realizan dentro de una empresa. Se refiere tanto a la información formal como a la informal.

Interna Operaciones

Formal / Informal




Información Externa: Se refiere a todos los elementos de información que existen en el contexto de la empresa. Puede a su vez subdividirse en:

Entorno Inmediato: Conformada por los activos que una empresa trata a diario. Entorno Remoto: Elementos que una empresa debe tener en cuenta para controlar el entorno en el que se encuadra.

Entorno Inmediato

Entorno Remoto

Interna Operaciones

Formal / Informal




Interna Operaciones

Formal / Informal

Entorno Inmediato

Entorno Remoto

Misión/Visión Patentes/Resultados

Corporativa

Información Corporativa: Es aquella que una empresa lanza al exterior, de manera que le permita controlar sus canales y sus contenidos.


• Hoy en día, cualquier SI, por pequeño que sea, requiere de unos mínimos procesos de automatización

• Los usuarios de los sistemas de información son muchos, desde los obreros y empleados hasta los gerentes de cualquier organización porque sus usos abarcan la recepción de informes, operación de terminales, generación de resultados, entre otros. En el siguiente gráfico se resumen algunos campos de aplicación de los SI.

2. Los SI en las Empresas

Financiero

Análisis de créditos

Tasas de interés

Términos de pago

Usuarios de tarjetas de crédito

Cuentas corrientes

Turismo Reservaciones

aéreas y hoteleras

Promoción y ventas

Informes de vueltos

Registro de pasajeros

Sitios turísticos

Educación Liquidación de

matrículas

Inscripción de materias

Reporte de notas

Asignación de aulas

Listados de asistencia

Salud Control de ingreso

de pacientes

Estadísticas

Diagnósticos

Suministro de medicamentos

Relación de servicios prestados


Pregunta para el análisis: Reflexione acerca de los usos que pueden tener los sistemas de información en los siguientes campos • Industria agrícola • Industria petrolera • Restaurantes • Empresas de seguros • Empresas de comunicaciones



Los sistemas de información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones

A continuación se definen de forma general estos tipos de sistemas, para profundizar más sobre ellos en unidades posteriores.

3. Tipos y usos de los SI

Automatizar los procesos operativos

Sistemas transaccionales

Proporcionar información que sirva

de apoyo al proceso de toma de decisiones

Sistemas de apoyo a las decisiones

Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y

uso

Sistemas estratégicos


En la siguiente imagen se muestran los tipos y usos de los sistemas de información, dentro de un esquema organizacional.


Fuen

te:

Coh

en (

2009

)


Sistemas Transaccionales: • Logran ahorros significativos de mano de obra, puesto que automatizan

tareas operativas de la organización. • Son el primer tipo de sistema de información que se implementa. Primero

se apoyan las tareas operativas, para continuar con los mandos intermedios y posteriormente evolucionan hacia la alta administración.

• Muestran una intensa entrada y salida de información, pero sus procesos suelen ser muy simples.

• Recolectan información para su posterior utilización. • Son fáciles de justificar ante la dirección general porque sus beneficios

son visibles y cuantificables. • Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en

el mercado • Algunos ejemplos: facturación, nóminas, cuentas por cobrar y por pagar,

contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, abastecimientos, control de distribución, producción, entre otros.



Sistemas de apoyo a las decisiones: • Se introducen después de haber implantado los sistemas

transaccionales más relevantes de la empresa. • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y

salidas de información, pues ésta ya fue recopilada por los sistemas transaccionales.

• No suelen ahorrar mano de obra y por tanto su justificación económica es difícil.

• Son sistemas interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual.

• Apoya la toma de decisiones repetitivas y estructuradas, así como las no repetitivas y no estructuradas.

• Algunos ejemplos: programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, entre otros.



Sistemas Estratégicos: • Aunque su función primordial no es automatizar procesos ni apoyar

las decisiones, pueden cumplir estas tareas. • Su desarrollo es in house (dentro de la organización) por tanto no se

adaptan a paquetes disponibles en el mercado. • Su función es lograr ventajas que los competidores no poseen, tales

como servicios diferenciados con clientes y proveedores (Ejemplo: comercio electrónico)

• Las ventajas no son «eternas», cuando los competidores las alcanzan pasan de ser sistemas estratégicos a estándares de la industria (requisitos tecnológicos que una organización debe poseer).

• Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos, en la búsqueda de ventajas respecto de los competidores.

• Algunos ejemplos: sistemas de administración de la relación con los clientes y sistemas de administración de la cadena de suministros.




Preguntas para el análisis: Reflexione alrededor de las siguientes interrogantes • ¿Por qué es necesario iniciar la implementación de los SI

con los sistemas transaccionales antes de proceder con los demás sistemas?

• ¿Por qué los sistemas estratégicos requieren un desarrollo in house?

• ¿Puede considerarse el comercio electrónico un estándar de la industria? ¿Qué otro ejemplo puede citar para este tipo de estándares?


4. Retos de los SI

Existen cinco retos claves para construir e implantar sistemas de información:

Diseñar sistemas que sean competitivos y

eficientes

Entender los requerimientos del

sistema dentro de un entorno global de

negocios

Crear una arquitectura de

información que dé soporte a las metas

de la institución

Determinar el valor en negocios del

sistema

Diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera ética y responsable.


4. Retos de los SI

Preguntas para el análisis: Reflexione alrededor de la siguiente interrogante • ¿Por qué el aspecto ético constituye un reto en la

implementación de un SI?


5. Caso de Estudio

Frito Lay (Adaptado de Cohen, 2009 p. 53) La firma Frito Lay, en Estados Unidos dispone de un ejército de diez mil vendedores que visitan regularmente unos cuatrocientos mil puntos de venta, y manejan, por consiguiente, enormes cantidades de datos. Pero lejos de ahogarse en esta cantidad de información, Frito Lay lo ha aprovechado para responder mejor a las exigencias del mercado. Las dimensiones del mercado de Frito-Lay, hacen que un error en la interpretación de la demanda pueda generar millones de unidades devueltas al almacén. Por ello, resulta vital que se pueda determinar con la mayor precisión posible cuáles son las preferencias de los consumidores, de manera que fábricas y almacenes puedan responder a ellas con exactitud y rapidez.


5. Caso de Estudio

Para lograr este objetivo, Frito Lay elaboró un sistema de recolección y análisis de datos que le permite determinar la evolución diaria de las ventas. El sistema se basa en los repartidores quienes, provistos de computadoras portátiles, registran en cada punto de venta los productos que deben reabastecerse y los que deben devolverse. Este método facilita la tarea operativa de los vendedores, los cuales, al final del día transmiten los datos a la computadora central de su sede. La verdadera clave del sistema es el complejo software de análisis de las ventas y su comportamiento. El hecho de contar con computadoras portátiles, que además han disminuido el papeleo, les permite a los directivos disponer de mejor información sobre la evolución diaria de las ventas, de especial importancia en un sector en el que los competidores locales pueden responder ágilmente con menores costos a los gustos y preferencias del mercado.


5. Caso de Estudio

Durante el desarrollo del sistema se otorgó especial importancia a la identificación de los datos que serían conectados en los puntos de venta, así como la manera en que serían presentados a los directivos, lo que dio como resultado un sistema de información para ejecutivos (en inglés, EIS: Executive Information System) Importantes competidores de Frito-Lay en Estados Unidos, como Kraft, Procter & Gamble o Nabisco han desarrollado sistemas similares, hasta el punto de que es difícil concebir el negocio de los snacks sin pensar en una red de repartidores provistos de terminales portátiles.


5. Caso de Estudio

Preguntas del Caso de Estudio 1. ¿Qué tipos de sistemas de información se identifican en la

empresa? Explique su respuesta 2. ¿Cómo las tecnologías de información apoyan el proceso

de toma de decisiones de la empresa? 3. Para la implementación del sistema de información, ¿Qué

retos organizacionales y tecnológicos cree usted que enfrentó la empresa?

4. ¿Qué podría haber pasado si Frito-Lay no hubiera modificado su sistema de reparto?


• Cohen, D (2009). Sistemas de Información para los negocios. México, McGraw-Hill.

• Antonio Muñoz Cañavate. Sistemas de información en las empresas [en linea]. "Hipertext.net", núm. 1, 2003. www.hipertext.net/web/pag251.htm

Referencias Bibliográficas


http://www.hipertext.net/web/pag251.htm

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