Date post: | 14-Apr-2017 |
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Centro de Innovación para la Acreditación
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Codificación documental de
la norma ISO
Centro de Innovación para la Acreditación
Agenda
Codificación documental
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Aplicar la metodología para codificar documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
Objetivo
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Un documento en general está compuesto de 3 partes:
1. Encabezado
2. Cuerpo
3. Pie de Página
Estructura General
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Estructura del procedimiento
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Un procedimiento esta compuesto de 6 partes: a) Hoja de inicio (código, responsables) b) Encabezado c) Índice d) Hoja Control de cambios e) Cuerpo f) Pie de Página
Estructura del Procedimiento
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La primera hoja del documento contiene: - La razón social de la empresa - El logo de la institución - El código del documento - El personal que elabora, revisa y aprueba el
documento. - La fecha de aprobación del documento. - El sello de agua (documento no controlado) - Anotaciones (documento interno, derechos)
a. Hoja de inicio
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a. Hoja de inicio
Un ejemplo
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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Cabecera de la hoja de inicio
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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Código del documento, nombre del procedimiento y la versión.
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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Personal que elabora, revisa y aprueba.
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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Derechos, propiedad y seguridad.
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b. Encabezado
Un ejemplo
c. Índice
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b. Encabezado
Un ejemplo. Notar que este encabezado se utiliza a partir de la segunda hoja del documento..
1 2
4 3 5 6
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c. Índice
Un ejemplo
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d. Hoja Control de Cambios
Un ejemplo
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e. Cuerpo
Un ejemplo
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e. Pie de página
Un ejemplo
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Codificación documental
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Tenemos una libertad para codificar los documentos, sin embargo hacemos una propuesta, combinación de números arábigos y letras mayúsculas, tomando como referencia los tipos de procesos y los procesos.
Codificación documental
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Una propuesta:
Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de las dos primeras letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del tipo de documento y por último el número consecutivo del documento a dos dígitos.
Codificación documental
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Ejemplo de codificación para un proceso: Tipo de proceso: Misional Nombre del Proceso: Evaluación Académica Tipo de documento: Procedimiento Consecutivo: 01
MI-EA-PR01
Codificación documental
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Codificación documental
Tipo de proceso: Apoyo
Proceso: Recursos Humanos
Tipo de documento: Procedimiento
Numeración (correlativo): 01
AP
RH
PR
01
Ejemplo:
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Alternativa 2 de codificación
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WWW-XXX-YYY-ZZZ
Dónde:
WWW: Identifica las siglas de empresa.
XXX: Identifica el proceso involucrado en cada SGC del cual
procede cada documento.
YYY: Identifica el documento según clasificación y tipo (ver
tabla 1).
ZZZ: Corresponde al correlativo según WWW-XXX-YYY-000.
Propuesta 2: Codificación documental
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Tabla 1: tipo documentos
Código Documentos MGC Manual del Sistema de Gestión de Calidad
MOF Manual de Organización y Funciones
MPO Matriz de Política y Objetivos
DFL Diagrama de Flujo
PRG Procedimientos Generales
PRO Procedimientos Operativos
ING Instructivo General INO Instructivo Operativo
NIN Normativa Interna REG Registros Generales
REO Registros Operativos
ACO Acción Correctiva
APR Acción Preventiva
PNC Producto No Conforme
XXX Otros determinado por el área o institución
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Propuesta 2: Codificación documental
Tipo de proceso: DIR
Proceso: Sistema Gestión de la Calidad
Tipo de documento: Procedimiento
Numeración (correlativo): 001
DIR
SGC
PRG
001
Ejemplo:
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CINNA - CAMPUS