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Codificación Documental

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Centro de Innovación para la Acreditación CINNA - CAMPUS Codificación documental de la norma ISO
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Codificación documental de

la norma ISO

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Agenda

Codificación documental

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Aplicar la metodología para codificar documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Objetivo

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Un documento en general está compuesto de 3 partes:

1. Encabezado

2. Cuerpo

3. Pie de Página

Estructura General

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Estructura del procedimiento

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Un procedimiento esta compuesto de 6 partes: a) Hoja de inicio (código, responsables) b) Encabezado c) Índice d) Hoja Control de cambios e) Cuerpo f) Pie de Página

Estructura del Procedimiento

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La primera hoja del documento contiene: - La razón social de la empresa - El logo de la institución - El código del documento - El personal que elabora, revisa y aprueba el

documento. - La fecha de aprobación del documento. - El sello de agua (documento no controlado) - Anotaciones (documento interno, derechos)

a. Hoja de inicio

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a. Hoja de inicio

Un ejemplo

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a. Hoja de inicio

Ejemplo. Cabecera de la hoja de inicio

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a. Hoja de inicio

Ejemplo. Código del documento, nombre del procedimiento y la versión.

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a. Hoja de inicio

Ejemplo. Personal que elabora, revisa y aprueba.

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a. Hoja de inicio

Ejemplo. Derechos, propiedad y seguridad.

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b. Encabezado

Un ejemplo

c. Índice

1

2

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b. Encabezado

Un ejemplo. Notar que este encabezado se utiliza a partir de la segunda hoja del documento..

1 2

4 3 5 6

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c. Índice

Un ejemplo

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d. Hoja Control de Cambios

Un ejemplo

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e. Cuerpo

Un ejemplo

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e. Pie de página

Un ejemplo

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Tenemos una libertad para codificar los documentos, sin embargo hacemos una propuesta, combinación de números arábigos y letras mayúsculas, tomando como referencia los tipos de procesos y los procesos.

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Una propuesta:

Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de las dos primeras letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del tipo de documento y por último el número consecutivo del documento a dos dígitos.

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Ejemplo de codificación para un proceso: Tipo de proceso: Misional Nombre del Proceso: Evaluación Académica Tipo de documento: Procedimiento Consecutivo: 01

MI-EA-PR01

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Codificación documental

Tipo de proceso: Apoyo

Proceso: Recursos Humanos

Tipo de documento: Procedimiento

Numeración (correlativo): 01

AP

RH

PR

01

Ejemplo:

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Alternativa 2 de codificación

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WWW-XXX-YYY-ZZZ

Dónde:

WWW: Identifica las siglas de empresa.

XXX: Identifica el proceso involucrado en cada SGC del cual

procede cada documento.

YYY: Identifica el documento según clasificación y tipo (ver

tabla 1).

ZZZ: Corresponde al correlativo según WWW-XXX-YYY-000.

Propuesta 2: Codificación documental

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Tabla 1: tipo documentos

Código Documentos MGC Manual del Sistema de Gestión de Calidad

MOF Manual de Organización y Funciones

MPO Matriz de Política y Objetivos

DFL Diagrama de Flujo

PRG Procedimientos Generales

PRO Procedimientos Operativos

ING Instructivo General INO Instructivo Operativo

NIN Normativa Interna REG Registros Generales

REO Registros Operativos

ACO Acción Correctiva

APR Acción Preventiva

PNC Producto No Conforme

XXX Otros determinado por el área o institución

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Propuesta 2: Codificación documental

Tipo de proceso: DIR

Proceso: Sistema Gestión de la Calidad

Tipo de documento: Procedimiento

Numeración (correlativo): 001

DIR

SGC

PRG

001

Ejemplo:

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