Conferencia Final

7/26/2019 Conferencia Final

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2016Evento social (conferencia)

RODRGUEZ RAMREZ JESS ISRAEL

RAMREZ MARTNEZ VCTOR ALFONSO

MOSCOSA BAZAN EDGAR ARSES CCA-11

UNIVERSIDAD DEL MAR CAMPUS HUATUL

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS


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UMAR Evento social (conferencia)

INDICE

ContenidoCaracterizacin del evento .................................................................................................................. 2

Tiempo de planeacin ......................................................................................................................... 3

Nmero de asistentes ......................................................................................................................... 6

Objetivos ............................................................................................................................................. 6

Requerimientos ................................................................................................................................... 7

Costo total y presupuesto ................................................................................................................... 8

Precio de venta al cliente .................................................................................................................. 10

Formatos de la empresa .................................................................................................................... 11

Organigrama ...................................................................................................................................... 14

Planos de montaje ............................................................................................................................. 16

Invitaciones ....................................................................................................................................... 17

Decoracin del evento ...................................................................................................................... 19

Directorio detallado de proveedores ................................................................................................ 22

Programa ........................................................................................................................................... 23

Ceremonial de protocolo .................................................................................................................. 24

........................................................................................................................................................... 25

Seguridad en la conferencia .............................................................................................................. 26


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CONFERENCIA DE DIVERSOS TEMAS

Caracterizacin del evento

En nuestra empresa nos dedicamos a organizar conferencias personalizadas por lo queofrecemos los medios para que las personas que nos contraten puedan disponer de todas

las herramientas que les permitan presentarse plenamente ante un cupo limitado de

personas.

En nuestra empresa damos la bienvenida a personas de todas las disciplinas y las culturas

que buscan una comprensin ms profunda del mundo, adems ofrecemos la

organizacin y diseo de conferencias ya que estamos construyendo un centro de

intercambio de conocimiento libre con los pensadores ms inspirados del mundo.

Con la realizacin de estos eventos creemos apasionadamente que con el poder de lasideas se pueden cambiar actitudes, vidas y, en definitiva, el mundo.

El evento a realizar ser una conferencia sobre medio ambiente y ser llevada a cabo por

especialistas sobre el tema.


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Tiempo de planeacin

En esta etapa se determinan los tiempos utilizados para las actividades a realizar paraque el evento sea llevado a cabo, esto a partir de una planeacin minuciosa donde de

busc cubrir los detalles mnimos.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Actividades

Mes1

Mes2

Mes3

Mes4

Mes5

Mes6

Semana1 a la 4

Semana 5 a la

9

Semana10 a la

14

Semana15 a la

19

Semana20 a la

24

Semana25 a la

29Iniciales

1 Contratacinde ponentes2 Renta del

saln deconferencias

3Reservacione

s dehospedaje (Ponentes)

4Reservacinde transporte

(Areo-

Terrestre)

Intermedias

5 Requisicionesde

suministrosgenerales

6 Determinacin del men

(CoffeeBreak)

7 Definicin dela fecha delevento, as

como tiemposde montaje ydesmontaje

8 Revisin depresupuesto


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9 Inicio de lapromocin del

evento(psters,

invitacionespor correo

directo,relacionespblicas,ruedas de

prensa, etc.)10

Presentacindel evento en

medios y aclientes

potencialesRevisin del

programa

preliminar delevento de

acuerdo a losconferencistas confirmados

11

Definir cmose har elpreregistro

(invitacionesy/o

telemarketing)1

2

Elaborar el

plan detransporte yhospedajepara los

asistentes ysus

acompaantes

13 Finales

1

4

Impresin de

programasdefinitivos

15

Planeacindel servicio

de alimentosy bebidas

(programarhorarios)

1 Requerimient


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6 osadicionales:leyendas,mantas,

sealizacin,gafetes, etc.)

17

Confirmar lalista de

equipo deapoyo ydefinir

proveedores18

Junta finalpara revisinde la logsticacon el recinto:horarios yfechas del

montaje ydesmontaje,vigilancia,limpieza,requisitos detelfonos yfaxes,servicios decopiado,apoyo enescenografa,sealizacin,

estacionamiento, ubicacindel rea deregistro,requerimientos para lainauguracin,rea deinvitadosespeciales,proveedoresoficiales, etc.

19 Da delevento


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Nmero de asistentes

La sala de conferencias tiene capacidad para trescientas personas mximo.

Objetivos

Lograr la satisfaccin del cliente (ponente y su equipo) tomando en cuenta

sus necesidades.

Lograr la asistencia de participantes promocionando nuestros servicios.

Expandir nuestra oferta y servicios a travs de nuevas sucursales a nivel

nacional.

Disear un ambiente personalizado para complementar la presentacin del

ponente.

Buscar ser del agrado de los conferencistas e instituciones que estn

interesadas en que les hagamos su evento social.

Crear un evento de calidad.


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Requerimientos

Nuestra empresa solo asume el papel de intermediario entre los proveedores y los

clientes, de tal manera que nos proporcionan los medios necesarios para poder llevar a

cabo nuestro evento.

Nuestra empresa tiene convenios con otras empresas que actan como proveedores,

gracias a esto podemos contar con tarifas especiales que nos benefician.

Todo el equipo audiovisual se adquiri mediante un prstamo bancario antes de iniciar

operaciones, debido a esto se plane recuperar la inversin mediante la renta del mismo.

Equipo audiovisual................. $ 35,300

Sistema de control total (1) $ 3,000

Proyector (1) $ 25,000

Micrfonos (2) $ 2,800

Bocinas (4) $ 3000

Cableado $ 1500

Renta del saln de conferenciasInstalaciones

Mobiliario (sillas y mesas para 300personas aproximadamente )

Publicidad Folletos

Memorias USB (informacin de laconferencia)

Personal temporal 5 Edecanes

10 Meseros10 Elementos de seguridad

Coffee Break ejecutivo( 300 personas aprox)

Bebidas

Caf Jugo Agua

Alimentos

Galletas y pan Fruta Canaps

Transporte para equipo de trabajoy equipo audiovisual

(gasolina)

Equipo de trabajo (colaboradores)$1,000

Equipo audiovisual


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Costo total y presupuesto

PRESUPUESTO Y COSTOS TOTALES

Renta del saln deconferencias

Instalaciones

$20,000Mobiliario (sillas y mesas)

Publicidad

Folletos

$10,000Memorias USB (informacin

de la conferencia)

Personal temporal

5 Edecanes $800 c/u

$12,00010 Meseros $300 c/u

10 Seguridad $500 c/u

Coffee Break ejecutivo( 300 personas aprox)

Bebidas

Caf

Jugo

Agua$18,000

Alimentos

Galletas y pan

Fruta

Canaps

Transporte para equipo de

trabajo y equipo audiovisual

(gasolina)

Equipo de trabajo

(colaboradores) $1,000$2,500

Equipo audiovisual $1,500

Gerente general 1 persona$20,000

Asesor contable1 persona

$ 5,000


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(Honorarios)

Especialista en eventos 1 persona $14,000

rea de ventas1 Gerente $14,000

1 Colaborador $ 10,000$24,000

rea operativa 1 Gerente $12,000

5 colaboradores $5,000 c/u$37,000

Asesor comercial ymarketing

1 gerente $14,000

2 colaboradores $7, 000 c/u$28,000

Costos $190,500

ImpuestosIVA 16% $30,480

ISR 0.03% $ 5,715

$36,195

Costos+

impuestos$226,695


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Precio de venta al cliente

Nuestra empresa juega el papel de intermediaria entre los clientes y los proveedores,

debido a esto el precio de venta al cliente se determina por medio de la magnitud departicipantes, es decir, en funcin del nmero de personas que asistirn al evento.

Los precios se obtienen de los proveedores con los que nuestra empresa tiene convenios

estos venden dichos servicios a nuestra empresa con una tarifa especial en este caso son:

Saln de conferencias: nmero de participantes para determinar mobiliario

Bolsa de trabajo: nmero de empleados necesarios para cubrir el evento

Coffee break: estimacin de la cantidad de alimentos por persona

Posteriormente se considera lo siguiente:

Costo total+

Impuestos Sueldos y salarios

$226,695.00

Margen de utilidad50%

$ 113, 347.5

Precio final $ 340,042.5


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Formatos de la empresa

Formato de contratacin de evento

Consultora de Eventos De la Costa A.C.

Formato de Contratacin. Folio N 0001

Conferencia de diversos temas

Fecha desolicitud:

Nombre y apellido:

Telfono fijo: Telfono mvil: Correo electrnico:

Nombre de la

empresa:Direccin:

Tipo de evento:

Fecha tentativa del evento: Hora tentativa: N personas: Gnero:Inicio: Fin: Das: Inicio: Fin: Caballeros: Damas:

Tiene un lugar para elevento:

Si No Direccin:

reas delevento.

Abierta Cerrada Otro Especifique:

Equipada:Sillas Mesas Otros:

Si No Si No

Tiene un lugarpara el evento:

No Sugerencia:

Montaje demesas:

Otros:

Tipo de sillas: Especifique:Tema de decoracin:

Desea incluir unadecoracin en especial?


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Formato de presupuesto de materiales

Consultora de Eventos De la Costa A.C

Formato de Presupuesto Folio N 0001

N UNIDADES ELEMENTO PRECIOUNITARIO

IVA TOTAL

Formato de requisicin de compra

Consultora de eventos De la costa A.C.

Requisicin de Compra No. 0001

Departamento que solicita:

Fecha del pedido: Fecha de la entrega:

Cantidad Unidad Artculos Precio unitario total

Elaborado por: Autorizado por: Recibido por:

$ $

Fecha del pedido: Fecha de pago:


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Consultora de eventos De la costa A.C.

Solicitud de empleo Fecha

Puesto que solicita.Sueldo mensualdeseado$Sueldo mensualaprobado$Fecha de contratacin

Datos Personales.

Apellido paterno Apellido materno Nombre (s) edad

Domicilio Colonia CdigoPostal

Telfono Sexo

M F

Ciudad/ estado Lugar de nacimiento Fecha de nacimiento Nacionalidad

Vive con:

Sus padres Su familia Parientes Solo Estatura: Peso:

Personas que dependen de usted:Hijos Conyugue Padres Otros Estado civil:

Soltero Casado Otro

DocumentacinClave nica de Registro de Poblacin AFORE

Reg. Fed. DeContribuyentes

Nmero SeguridadSocial

Cartilla de Servicio MilitarN

Pasaporte No.

Tiene licencia de manejo Clase y numero de licencia Siendo extranjero quedocumentos le permitentrabajar en el pas:


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OrganigramaEl organigrama de la empresa est constituida por los siguinetes puestos, con el orden

jerarquico correspondiente.

A continuacin se hace una descripcin de cada uno de los puestos con los que cuenta la

empresa con la finalidad de determinar las funciones que pueden llegar a tener.Descripcin del puesto.

Gerente general.-

Controlar las actividades de la organizacin, analizando posibles problemas,alternativas y tomando decisiones para garantizar un buen servicio, con respecto alas polticas de la empresa.

Realizar una evaluacin permanente, para asegurar una excelente atencin alcliente.

Asignar las tareas al personal directamente a su cargo. Dirigir y organizar los planes de incentivos para el talento humano a su cargo. Planear, organizar, coordinar y controlar los recursos humanos, financieros y

materiales de la empresa buscando cumplir con los objetivos establecidos. Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas,

sobre el desempeo de la organizacin.

Asesor contable.-

GERENTE GENERAL

ESPECIALISTA ENEVENTOS

AREA DE VENTAS AREA OPERATIVAASESOR COMERCIAL

Y MARKETING

ASESOR CONTABLE


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Llevar un control sobre las transacciones econmicas que realiza la empresa.

Especialista en eventos.-

Coordinar la realizacin de los eventos pblicos que realice la empresa, a fin delograr una plena satisfaccin del cliente.

Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas,sobre el desempeo de la organizacin.

rea de ventas.-

Visitar los clientes de la empresa Brindar informacin de las promociones y descuentos de los productos de la

empresa Dar a conocer los productos que ofrece la empresa Brindar un servicio eficiente al cliente Prestar atencin a las opiniones de los clientes

rea operativa.-

Enfocado principalmente a realizar y ejecutar directamente las funciones para larealizacin del producto o servicio, es decir, son la mano de obra de la empresa.

Asesor comercial y de marketing.-

Atender y aumentar el nivel de ventas que genere incremento en los 110 ingresosde la empresa

Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas,sobre el desempeo de la organizacin.


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3

8

7

5

4

1

2

6

Planos de montaje

1. Recepcin de invitados/ entrada

2. Coffee break ejecutivo

3. Sala de preparacin

4. Escenario / presdium

5. Montaje de tipo auditorio

6. Sala de control audiovisual / control de instalaciones

7. Sanitarios

8. Bodega de utilera / entrada de proveedores


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Invitaciones

Para asegurar la participacin de cada una de las personas al evento de la conferencia, se

han tomado una serie de acciones en pro de poder asegurar la visita de cada uno de ellos.

Como primer punto se hace la invitacin en fsico a travs de un diseo previamente

establecido por la empresa organizativa que a continuacin se muestra:


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Posteriormente para el da del evento se les otorgar una playera conmemorativa al

evento y al mismo tiempo hacer publicidad para incrementar el reconocimiento de la

empresa dedicada a organizar conferencias de otros temas. Con esto se logra cumplir los

lineamientos de invertir en las invitaciones y a su vez aplicar un de tantos mtodos de

marketing a la empresa consultora de eventos De la Costa2 A.C.


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Decoracin del evento

La conferencia personalizada requiere de equipo y mobiliario para ambientar el

lugar, es por ello que primero debemos tener en cuenta que tipo de conferencia se

va a realizar, cul ser la cantidad de personas que van a asistir al evento as

como el que tema que ser tratado y si habr moderadores o no.

La sala de conferencias

Con la informacin que nos proporcione el cliente se elegir la sala de conferencia

para saber ms a detalle si ser un lugar espacioso, con ventilacin, con entradade luz, proyecciones o algn detalle que el cliente especifique.

Depende de la ubicacin de la mayora de los participantes, se debe tener en

cuenta la proximidad al centro de la ciudad, al aeropuerto, a los hoteles, al

transporte pblico y tambin debe tener un aparcamiento para estacionamiento. El

fin es que cuando se elige el lugar de la conferencia la sala debe estar lo ms

conveniente posible para los invitados.

En el caso de nuestro cliente que dar una conferencia sobre el medio ambiente

requiere de un lugar con la capacidad aproximada a 300 personas.


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Se busca un lugar con iluminacin, cortinas, aire acondicionado y que tenga un

escenario para colocar pantallas para las herramientas multimedia.

El mobiliario

Para esto es necesario saber la cantidad de sillas que necesitaremos para los

asistentes as como los muebles que puedan ayudar a dar una ambientacin

apropiada al evento. Las sillas en este caso deben ser cmodas tanto para el

ponente cmo los asistentes, el montaje o tipo de alineacin de las sillas

depender en gran medida de lo que el cliente nos pida.

En el caso de la conferencia sobre el medio ambiente para darle ms respiro al

saln, podemos conseguir algunos maceteros que ubicaremos en las esquinas de

la sala. Para que la temtica se vea reflejada con el tema.

La mesa de conferencias

Deber estar al frente, debe ser larga y colocarse horizontalmente cubrindola con

un mantel largo. Sobre ella irn micrfonos, de acuerdo al nmero de expositores,

vasos con agua y letreros plsticos con sus respectivos nombres mirando al

pblico. En caso de que el cliente quiera expresarse habr un espacio libre en el

cual l pueda interactuar sin necesidad de estar desde la mesa.


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Herramientas multimedia

En las conferencias la mayora de veces para exponer un tema los ponentes se

apoyan de diapositivas por cul ser necesario un proyector o una pantalla para

que el apoyo se muestre por medio de imgenes o presentaciones hechas por los

expertos en el tema, todo contenido de herramientas multimedia est bajo la

operacin de tcnicos superiores en instalacin y operacin de equipos adems

debern ajustar todos los detalles para que la presentacin no tenga fallas y

coordinar el volumen, cableado y aspectos relevantes a todo el apoyo de delmaterial que le pudiera servir al ponente.


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Directorio detallado de proveedores

A continuacin se muestra a travs de una tabla los principales proveedores con los que

se relaciona la empresa para llevar a cabo la conferencia como evento programado. Con

esta relacin de los diferentes servicios se busca tener una mejor excelencia en elproducto que se forma en su conjunto de estos y a su vez generar nuevas experiencias a

los clientes.

Nombre delProveedor

Telfono Direccin Producto Categora

Hotel Las Brisas 58 14032 Zona hoteleraTangolunda, B.

Huatulco

Salones, muebles(sillas, mesas)

Muebles yespacio

Imprenta CMYK 5872593 Flamboyn #106, laCrucecita, B. Huatulco

Playeras,invitaciones

Promocin

BanquetesCasa Reyes

5871779 Boulevard Baha Mza.5 lote 144, sector T

Contratacin depersonal

Personal portemporadas

Hotel Las Brisas 58 14032 Zona hoteleraTangolunda, B.Huatulco

Coffee Break Alimentos ybebidas

Transportadoraterrestre ASUR

5819014 AeropuertoInternacional HUX.

Transporte Transporte


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Programa

Programa Conferencia sobre medio ambiente

Bahas de Huatulco, Oaxaca, Mxico.

30 de Julio del 2016

Lugar: Hotel Nombre

Da: 30 de Julio del 2016

7:30 A.M Inscripcin al Hotel X

8:30 A.M Almuerzo de ponente y equipo de trabajo

9:15 A.M Llegada al lugar de la conferencia

9:30 A.M Registro e inscripcin a la conferencia10:00 A.M Recepcin de medios de prensa e invitados, Entrega de

Documentacin, Carpetas

10:30 A.M Recepcin de invitados (Pblico)

11:15 A.M Apertura de la conferencia

11:30 A.M Palabras de bienvenida y presentacin del programa (Presentacin

de los miembros de la mesa e invitados)

11:45 A.M Palabras de los integrantes de la mesa del presdium

12:00 P.M

14:30 P.M

Presentacin ponencia sobre el Medio ambiente

14:40 P.M Rueda de preguntas

15:25 P.M Receso (se dar un Coffe Break a los invitados)

16:30 P.M Sesin de Clausura de la conferencia

16:40 P.M Rueda de prensa

17:20 P.M Fin de actividades


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Ceremonial de protocolo

Programa de actividades

Invitados y ponentes

Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas detrabajo

Junto con el Coordinador deben instrumentar y supervisar la logstica para laseleccin, invitacin, recepcin y atencin de los invitados especiales, ponentes,participantes y acompaantes

Cdigo de vestimenta

La vestimenta debe ser propia del evento a realizar, es este caso es un evento formal yrequiere que los asistentes acudan de acuerdo a esa temtica.

Mesa de presdium

El Presdium es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan opresiden el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajesprincipales, como por ejemplo la inauguracin, los eventos intermedios y la clausura.

Ahora s, enumeremos las acciones que debe desarrollar el organizador en relacin a estegrupo de personas:

Se debe decidir la conformacin de los diferentes presdiums que se instalendurante el evento.

Se recomienda que en los presdiums de las actividades de inauguracin yclausura estn las personalidades ms destacadas del ramo o relacionadas con eltema del evento, as como los principales directivos de la empresa o agrupacin yalgunos organizadores

Decidir quines van a ocupar los presdiums de las ponencias magistrales o deactividades especiales.


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Mesa de presdium (Regla de Proximidad)

Se determin el uso de la regla de proximidad para la determinacin de los lugares en lamesa de presdium, a continuacin se muestra una representacin grfica del orden

jerrquico que debe tener,

Saln tipo auditorio.

Para la distribucin de los lugares en el centro de convenciones se eligi poner lazonificacin tipo auditorio, lo que permitira tener un mejor control en el manejo de laspersonas y la atencin que se les pueda brindar, haciendo ms eficiente la secuencia

del evento.


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Seguridad en la conferencia

Para tener un control adecuado de la conferencia se contar con personal de

seguridad para prevenir cualquier tipo de incidente dentro y fuera del recinto, as

como tambin se contar con un automvil que nos permitir acceder a centros de

ayuda en dado caso de que se necesite.

Algunos de nuestros objetivos para prevenir cualquier tipo de evento que pudiese

generar dao son:

Contar con sealizacin:

Entrada y salida de emergencia

Que hacer en caso de sismo

Qu hacer en caso de incendio

Extintores

No tocar

Prohibido fumar

Entre otros.

Tambin en caso de que se requieraSe contar con apoyo de ambulancia

para una atencin ms rpida.

Por ley nosotros informamos a nuestros asistentes sobre las medidas de

seguridad, donde se ubican las rutas o vas de evacuacin, adems dnde se

localizan los elementos de seguridad para enfrentar una eventual emergencia, por

ejemplo presencia de extintores de fuego o sealizacin de recipientes y tubera

(bomberos).


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Requisitos para un manejo de la seguridad

Anlisis de peligro y vulnerabilidad internos y externos

Planes de emergencia

Tener recursos disponibles para atender la emergencia

Planos del lugar y evento

Identificaciones del personal que participar en el evento

Copia de los permisos otorgados por las diversas autoridades

Organigrama para el desarrollo del evento y para la emergencia

En cuanto a los planes de emergencia estos deben contar con:

i. Rutas de evacuacin.

ii. Salidas de emergencias.

iii. Ubicacin de extintores o equipo de combate de incendios.

iv. Puntos de reunin externo.

v. Ubicacin de servicio mdico o de auxilio.

vi. Acciones o medidas de qu hacer antes, durante y despus de una

emergencia.

vii. Otras que sealen las autoridades de proteccin civil.viii. Video o audio que informe a quienes concurran al evento como actuar en

caso de emergencia (ruta de evacuacin, puntos de reunin, etc.).

Los recursos disponibles pueden ser:

i. Personal de seguridad privada o pblica.

ii. Personal de primeros auxilios y bomberos.

iii. Personal de organizacin y acomodo del evento.

iv. Ambulancias y carros de bomberos.

v. Equipo para extincin de incendios.

vi. Equipo de primeros auxilios.

vii. Equipo de apoyo como megfonos, barreras, plantas elctricas,

iluminacin de emergencia, entre otros.


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Las medidas de seguridad que se tomarn en el evento son las siguientes:

Antes

Pedir invitacin de los asistentes

Hacer un check list de todas las personas que fueron invitadas

Hacer una revisin a las personas que ingresan

Avisar acerca de las medidas de seguridad

*En caso de emergencia seguir el plan de manejo

DuranteObservar que todo se lleve a cabo con normalidad

Dar seguimiento a conducta de gente sospechosa


Despus

Seguir las normas establecidas por los organizadores y no generando

condiciones que puedan afectar a los asistentes


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