CONTR.ALORIA Fl:NC,ONF.: 9t. 918 Nnemournne - PREMPPIIF5C,(Y CION Pelkdones, Quejas, ectafnos y Denuncta PQRD Atención e ?rifomlación al ciudadano Transpaiencla y acusa ' la información CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO TECNOLOGICO, GESTIÓN TIC A TRAVES DE LA ESTRATEGIA GOBIERNO DIGITAL DE LA CGDC VIGENCIA 2018 En cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 2573 de 2014, y el 1008 de 2018, este ente de control acató los lineamientos, de la Estrategia Gobierno en Línea, la cual paso a llamarse estrategia Gobierno Digital, para el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 1. TIC Para la sociedad: la CGDC cuenta con canales electrónicos usables y accesibles implementados bajo las normas y estándares establecidos, facilitando el acceso a nuestros usuarios externos e internos (correo electrónico institucional, pagina WEB, Facebook, Twitter, YouTube). Teniendo en cuenta la Resolución 3564 de 2015, y atendiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea, se realizó el rediseño y actualización de la página web de la entidad. Para ello el diseño gráfico se implementó con base a los estándares de la W3C (World Wide Web Consortium) con lo que se obtuvo un sitio cuya información no solo es altamente accesible y usable al público en general, sino que permite ser fácilmente ubicado por motores de búsqueda como Google (SEO). oR le I insta Ddedpal CD, ‹- 0 MI :ont rale ,Idd e cc ed ta 9 ov re Zoog. • 9.9d, enwnipes. COnt eereo Gmailscvn ret ',dense ses.n iik Eemied Ccc rbiel iff Centro de terdeas E Te. ee Peteede5 .Lmme de e 1.11ma NiaaMeoon Martes Ene, ?a, ele 2r,i S F.( C f Q el 1 f contrefloriet_cba Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba bily contralor les_cba Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 contraloriesdecordobes E-Mail: [email protected]Web: www.contraloriadecordoba.gov.co
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CONTR.ALORIA
Fl:NC,ONF.: 9t. 918 Nnemournne - PREMPPIIF5C,(Y
CION
Pelkdones, Quejas, ectafnos y Denuncta
PQRD
Atención e ?rifomlación al ciudadano
Transpaiencla y acusa ' la información
CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba
Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO TECNOLOGICO, GESTIÓN TIC A TRAVES DE LA ESTRATEGIA GOBIERNO DIGITAL DE LA CGDC VIGENCIA
2018
En cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 2573 de 2014, y el 1008 de 2018, este ente de control acató los lineamientos, de la Estrategia Gobierno en Línea, la cual paso a llamarse estrategia Gobierno Digital, para el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
1. TIC Para la sociedad: la CGDC cuenta con canales electrónicos usables y accesibles implementados bajo las normas y estándares establecidos, facilitando el acceso a nuestros usuarios externos e internos (correo electrónico institucional, pagina WEB, Facebook, Twitter, YouTube).
Teniendo en cuenta la Resolución 3564 de 2015, y atendiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea, se realizó el rediseño y actualización de la página web de la entidad. Para ello el diseño gráfico se implementó con base a los estándares de la W3C (World Wide Web Consortium) con lo que se obtuvo un sitio cuya información no solo es altamente accesible y usable al público en general, sino que permite ser fácilmente ubicado por motores de búsqueda como Google (SEO).
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Trámites y Servicios
) CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba
Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
La CGDC ha diseñado e implementado estrategias de promoción de los trámites y servicios disponibles por medios electrónicos, tales como formularios de denuncias, quejas, sugerencias, comentarios y derechos de petición, formatos para la rendición de cuantas, los cuales se encuentran publicados en la página web.
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Los trámites y servicios publicados en la página web son de fácil acceso y uso para los usuarios.
Sistema web de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias: La CGDC a través de las redes sociales, página WEB y correos electrónicos promociona a los usuarios internos y externos de la entidad el uso de los servicios electrónicos y los diferentes eventos y capacitaciones que se realizan. Así mismo tiene habilitada en su página WEB un canal de atención, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD), y las atiende de acuerdo a la ley y demás disposiciones vigentes.
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Los usuarios pueden hacer seguimiento a las PQRS, mediante un código que les genera el sistema.
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Sistema integrado de peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD): La entidad implementa un sistema que integra y centraliza las peticiones, quejas, reclamos y denuncias recibidas a través de los diferentes canales habilitados para tales fines, tanto electrónicos como presenciales.
Evaluación de la satisfacción del usuario: La CGDC utiliza mecanismos de medición de la satisfacción de los clientes y de la comunidad, a través de encuestas, Chat, con el fin de mejorar los servicios prestados por la entidad.
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Formularios descargables, diligenciables y transaccionales: Por medio de la Página web se pueden descargar los formatos de rendición de cuentas de las instituciones educativas, PDA —ESP-ESES, Entidades descentralizadas, Asociaciones de Municipios, Universidades, Asambleas, Concejos, Personerías, Municipios y Gobernación.
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Gestión vigilante y eficiente al servido de la ciudadanía
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El nuevo sitio web es "responsive" o adaptativo, es decir, que sus contenidos se adaptarán correctamente a dispositivos móviles como tabletas y celulares, tanto horizontal como verticalmente. Además, El sitio se basa en un Gestor de Contenidos (CMS) llamado Aplicaciones de Acción que permite una rápida y sencilla publicación y actualización de contenidos.
La CGDC publica en la página WEB la información de su gestión y de interés a la ciudadanía, la cual se actualiza periódicamente, así mismo se dan a conocer los resultados de control fiscal a la ciudadanía, los medios de comunicación, las demás entidades estatales y los sujetos de control.
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La entidad tiene establecido el Plan Estratégico de Comunicaciones, el cual tiene como objetivo gestionar o implementar la comunicación Publica como apoyo al desarrollo de las funciones misionales de la Contraloría General del Departamento de Córdoba a través de la alineación del discurso interno para la construcción de imagen, cultura, identidad corporativa y transparencia.
Dando cumplimiento a la ley 1712 de 2014, la sección de Transparencia y acceso a la Información, es de fácil ubicación y acceso a los usuarios, la cual se encuentra clasificada por orden alfabético:
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La entidad habilita y divulga los canales electrónicos institucionales, incluidas las redes sociales, de acuerdo con el plan de participación, facilitando la interacción con los usuarios para conocer las opiniones, sugerencias y permitiendo un control social participativo.
Los canales electrónicos que tiene la entidad son de fácil acceso, debido a que se puede ingresar desde cualquier dispositivo móvil o PC. La CGDC cuenta con correos electrónicos institucionales para todos los funcionarios de la entidad, un portal WEB diseñado bajo las normas legales vigentes, además cuanta con usuario en Facebook, YouTube y Twitter donde se publica información de interés a la ciudadanía.
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Actualización de infraestructura: Esta entidad ha implementado mejoras y actualizaciones a la infraestructura tecnológica existente (Rack de comunicaciones, red LAN, actualización de los software especializados, etc.) Se realizó la instalación y configuración de los Cloud Ruter Switch, DVR y las Cámaras de Vigilancia, en el Rack de comunicaciones, los cuales se enuentran funcionando correctamente.
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Además, se instalaron y configuraron dos equipos de escritorio (oficina vicecontralor y secretaria general), remplazando un equipo que presentaba fallas y un equipo obsoleto.
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El circuito cerrado de televisión presentaba fallas en algunas cámaras, las cuales se subsanaron con la instalación de los nuevos equipos:
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Como se puede observar a continuación la plataforma tecnológica de la Contraloria General del Departamento de Córdoba, en estos últimos años se han implementado cambios significativos, que han facilitado, la consecución de los objetivos institucionales
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Se realizó el cambio de telefonía análoga por un sistema de telefonía IP de última generación, incluyendo: Portal Web: Interfaz web dinámica que muestra una lista de aplicaciones y escritorios publicados en el usuario en base a criterios de filtrado, Grabacion de llamadas, IVR, Teleconferencias, Extensiones en dispositivos móviles.
Los dispositivos de acceso inalámbricos que se encontraban instalados no garantizaban la señal WIFI en toda la planta fisca de la entidad, lo que ocasionaba perdida de la señal, en varias oficinas, por lo que se instaló dispositivos Access Point de alto alcance (UAP — LR de Unifi) en el primer y segundo piso, garantizando el cubrimiento en un 100% de las oficinas de la entidad con la señal WIFI.
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Las instalaciones eléctricas que se encontraban en la Contraloría General del Departamento de Córdoba no eran las más adecuadas, lo que ocasionaba continuamente daños o mal funcionamiento en los equipos, debido a la fluctuación de voltaje y el mal balanceo de las cargas, además no existía un plano de las instalaciones eléctricas, ni marcación en los tableros de los circuitos para su identificación. Por ello era necesario realizar una revisión y adecuación del sistema eléctrico, seguimiento de las acometidas principales, tableros generales y levantamiento de las instalaciones eléctricas. El polo atierra que se encontraba instalado (una varilla de cobre), no brindaba protección a los equipos al presentarse descargas eléctricas, por lo que se instaló una maya a tierra para la protección de los equipos, con las siguientes especificaciones: malla de 4 varillas de 2.4 mt de 5/8" de diámetro y cable 2/0 de cobre en 4 cuadriculas todo con soldadura exotérmica
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También se cuenta con una UPS (Sistemas de alimentación ininterrumpida) de 20 KVA la cual le brinda protección a los equipos electrónicos en caso de variación de voltaje o suspensión del fluido eléctrico.
Seguridad de la informacion: La CGDC ha implementado el manual de políticas y estándares de seguridad informática, establecida mediante la resolución 0187 del 07 de mayo de 2015, con el objetivo de establecer medidas y patrones técnicos de administración y organización de las Tecnologías de Información y Comunicaciones TIC's de todo el personal comprometido en el uso de los servicios informáticos proporcionados por el área de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.
Las políticas tienen una revisión periódica, para realizar actualizaciones, modificaciones y ajustes basados en las recomendaciones y sugerencias. Las políticas y estándares de seguridad informática establecidas, son la fundamental para la protección de los activos informáticos y de toda 1 de las Tecnologías de Información y Comunicaciones T
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Para el control de virus o Software Malicioso la CGDC tiene instalado en todos sus equipos la herramienta antivirus Kaspersky Endpoint Security 10 la cual se encuentra licenciada y actualizada.
La actualización la realiza automáticamente y está configurado para que al momento de ingresar una memoria USB, la escanee automáticamente.
En los equipos de los Usuarios internos de la CGDC, se encuentra un acceso directo al servidor de Back-up, con el nombre de cada funcionario, donde el usuario puede hacer copias de seguridad periódicas de la información más relevante (el usuario solo tiene acceso a la carpeta correspondiente).
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Monitore° del NAS el cual es un sharecenter encargado de guardar copias de respaldo o Backup de las bases de datos de los aplicativos, estás copias se realizan periódicamente.
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La CGDC comprometida con el uso eficiente del papel, adquirió e implementó un software especializado, de Gestión Documental, el cual permite, el ingreso, registro y distribución de la correspondencia recibida, a las dependencias que corresponda, clasificación de documentos (codificación e indexado, préstamos, devoluciones), etiquetas, informes, consulta de correspondencia enviada y digitalización de la información.
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Se ha implementado políticas como la impresión en doble cara, para ello todos los usuarios y las impresoras tienen configurado esta opción, también se ha hecho énfasis en reutilización de papel.
La oficina de Gestión Documental periódicamente está neviando tips por correo electrónicos a todos los funcionarios referentes a la política de cero papel, con el fin de concientizar a los funcionarios la importancia de ahorra papel.
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Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En La mayoría de los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de tos doc:umentos de apoyo, tales como el correo electrónico, intranet o carpetas compartidas.
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A demás se cuenta con un Sistema de Gestión Financiera integrado con los de módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad.
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En las actividades de soporte y mantenimiento de los sistemas tecnológicos, se realizan un mantenimiento preventivo anual a los equipos de cómputo y al software y 3 mantenimientos preventivos anuales para las impresoras y scanner.
Para las actividades de mantenimiento correctivo, se implementó una Mesa de Ayuda, en donde los usuarios reportaban los incidentes, para que sean atendidos y solucionados por el personal calificado.
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Privacidad y Confidencialidad de la información:
Las políticas y estándares de seguridad informática tienen por objeto establecer medidas y patrones técnicos de administración y organización de las Tecnologías de Información y Comunicaciones TIC's, de todo el personal comprometido en el uso de los servicios informáticos, proporcionados por el Proceso Administración del Recurso físico - Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, adoptado mediante la Resolución N° 0187 del 07 de mayo de 2015.
Los Funcionarios Públicos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba suscribieron un acuerdo de confidencialidad para el uso adecuado de los bienes informáticos y de la información de la Entidad
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Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
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Los funcionarios de la CGDC son responsables de los mecanismos de control de acceso proporcionados; cada usuario para ingresar a su pc, debe iniciar sesión con un usuario y contraseña asignado por la oficina de área de Tecnología de la Información y las Comunicaciones, esta contraseña puede ser cambiada en cualquier momento por el usuario, esto con el fin de controlar el acceso al equipo y evitar que le sea manipulado su información. Esto se hace mediante el servidor de dominio donde se han establecido políticas de grupo mediante el Active Directory atendiendo la necesidad imperiosa de conservar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información. La contraseña solo es conocida por el funcionario, y el sistema lo obliga cambiarla cada mes, por políticas de seguridad.
En la CGDC se implementó el sistema de correo electrónico institucional el cual debe ser usado únicamente para propósitos laborales. Los mensajes de correo electrónico son considerados como documentos formales y deben respetar los lineamientos y recomendaciones, los cuales fueron socializados con los funcionarios de la CGDC.
Cada Funcionario de la Contraloría General Departamental de Córdoba tiene una firma en el correo electrónico institucional, los cuales se presentan en el siguiente orden:
- Logos de la Contraloría y del proceso de acreditación institucional (adjuntos en este correo).
- Nombre completo y apellidos Cargo Dependencia Nombre de la Institución Teléfono de contacto Dirección de la Contraloría Correo electrónico Página Web www.contraloriadecordoba.gov.co Logos Incentivando el cuidado del Medio ambiente y texto haciendo referencia al gasto de papel al imprimir los correos.
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W contralor Iel_cbeá Teléfonos: 7820173 - 018000914810
Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
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El área de Tecnología de la Información y las Comunicaciones ha implementado el programa Miércoles de Seguridad, que consiste en enviar tips en temas relacionados a la seguridad informática, por correo electrónico todos los miércoles, a los Funcionarios de la CGDC.
Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
El acceso al área de Tecnología de la Información y las comunicaciones de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, es restringido, solo el personal autorizado puede acceder, estas medidas de seguridad son implementadas con el fin de proteger la información y los bienes informáticos de la entidad. En la Infraestructura de la CGDC se encuentran instaladas cámaras de seguridad, que permiten registrar el acceso a estos sitios.
2. TIC Para el Estado: La contraloría General del departamento de Córdoba, viene utilizando diferentes aplicativos, que han puesto a su disposición otras entidades del estado para mejorar la interoperabilidad entre ellas. Es así como la CGD utiliza entre otras las siguientes aplicaciones:
SIA Misional para la rendición de cuentas ante la Auditoria General:
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SIA Observa para que los sujetos de control reporten lo relacionado con la contratación:
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OASEAVA
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DATOS ABIERTOS: La Contraloría General del Departamento de Córdoba, ha publicado en el portal de Datos Abiertos información de interés general, según los lineamientos de Gobierno Digital.
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Socrata Centro cje Ateneón a: Cliente
Empezando
La Contraloría General del Departamento de Córdoba, para vigencia 2018 quedo habilitada para realizar la Certificación Electrónica de Tiempos Laborados mediante el aplicativo CETIL:
Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados Cetil,
GOBLERrICDECGLOMEllA ENTIDADES QUE CERTIFICAN POR EL CETIL.
BD3245133 CONTRALORA DE BOGOTA D C 8)1246133 CONTRALOR1 DE BOGOTA D C 814193833 CONTRALDRIA DEPARTAMENTAL • CORMA B10,93633 COUTRALOPIA DEPARTAMENTAL - CERDOSA 000217831 CONTPW.DRIA GENERAL DEL MUNICIPIO DE EA.,ITW30 DE CALI 11%21 ,831 CONTRALMA GENERAL DEL MUNICIPIO CE SANTIAGO DE CALI 112099115 DOIITRALORM DEPARTAMENTAL NETA 8,32134119 COfiTRALOPIA DEPARTAMENTAL MATE B00169,10 CCNTRALD4nE DEPARTAMENTAL DEL HUILA 89016979G CONTRAuDRIA DEPARTAMENTAL DEL HUILA
