CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA 2012- 2015 · El Presidente de la Corporación Municipal...

Presidencia 2012 Corporación Concejo Municipal de Armenia

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CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA 2012- 2015

OCTAVIO ALEXANDER AGUDELO Presidente

JUAN CARLOS PATIÑO ZAMBRANO

Primer Vicepresidente

JHONNY LEANDRO VARGAS SÁNCHEZ Segundo Vicepresidente

HONORABLES CONCEJALES

JOHN FREDY CERON ROJAS

FRANCIS JAVIER RODRIGUEZ BLANDON

CARLOS EDUAR OVALLE MORALES

HERNANDO JOSE MORA HERNANDEZ

NESTOR FABIAN HERRERA FERNANDEZ

ALVARO JIMENEZ GIRALDO

ALVARO JOSE JIMENEZ TORRES

JAVIER ANDRES ANGULO GUTIERREZ

OSCAR CASTELLANOS TABARES

RODRIGO ALBERTO CASTRILLON

AUGUSTO GONZALES PERALTA

LUIS FERNANDO RAMIREZ ECHEVERRY

JULIAN ANDRES ACOSTA CORTES

LUIS GUILLERMO AGUDELO RAMIREZ

GUSTAVO HERNANDEZ GARCIA

MARIA MERCEDES BOTERO BOTERO


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INFORME DE GESTIÓN PRESIDENCIA CORPORACIÓN CONCEJO

MUNICIPAL DE ARMENIA QUINDÍO VIGENCIA 2012

OCTAVIO ALEXANDER AGUDELO Presidente

DAYRO ALBERTO QUINTERO GARCIA Asesor Jurídico

CARLOS ALBERTO BONILLA RINCÓN

Jefe de Contabilidad y Presupuesto

GLORIA ROCIO MUÑOZ VALENCIA Secretaria General

ALCIDES DE JESÚS MARIN VELANDIA

Jefe de Control Interno

DIEGO ALBERTO MORENO LONDOÑO Jefe Oficina de Sistemas

ADRIANA TORO BETANCOURT

Oficina de Comunicaciones

AÑO 2012


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TABLA DE CONTENIDO

PAGINA

1. GENERALIDADES 7

1.1 Misión 7

1.2 Visión 7

1.3 Políticas Institucionales 8

1.3.1 Actividades desarrolladas 9

1.3.2 Plan del Fortalecimiento del Desarrollo Humano 9

1.3.3 Plan de Mejoramiento Planta Física 11

1.3.3.1 Presupuesto gestionado ante la alcaldía adecuación PF 12

1.3.4 Plan Mejoramiento Tecnológico 13

1.3.5 Plan de Fortalecimiento Administrativo 14

2 INDICADORES DE DESEMPEÑO CONCEJO MUNICIPAL 15

3 PROYECTOS DE ACUERDO 16

3.1 Relación de Proyectos de Acuerdo Vigencia 2012 16

4 INFORMES POR DEPENDENCIAS 17

4.1 SECRETARIA GENERAL 17

4.2 OFICINA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 20

4.2.1 Manejo Presupuestal Vigencia 2012 21


4

4.2.2 Ejecución de Ingresos 23

4.2.3 Ejecución de Gastos 24

4.2.4 Informes Contraloría Municipal 27

4.2.5 Informes Contaduría General de la Nación 28

4.2.6 Informes Procuraduría General 29

4.2.7 Informes Ministerio de Hacienda y Crédito Público 29

4.2.8 Informes Dirección de impuestos y Aduanas 29

4.2.9 Auditorias Estampillas 29

4.2.1.1 Auditoria Control Interno 30

4.3 OFICINA DE COMUNICACIONES 30

4.4 OFICINA DE SISTEMAS 32

4.5 OFICINA JURÍDCA 41

4.6 OFICINA DE CONTROL INTERNO 46

4.7 PORCENTAJES DE CUMPLIMIENTO 48


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PRESENTACIÓN

El Presidente de la Corporación Municipal de Armenia Quindío y su equipo de

trabajo, presenta ante la comunidad en general, el informe correspondiente a la

Gestión desarrollada en el período comprendido entre el dos (2) de Enero y el

veintiocho (28) de Noviembre del 2012 y lo proyectado para Diciembre del mismo

año.

Este informe pretende reflejar la transparencia, seriedad, responsabilidad,

eficacia, eficiencia y efectividad de las actividades realizadas por la Corporación,

en materia del funcionamiento administrativo que desarrolla el concejo, el

seguimiento y evaluación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), la

modernización institucional, el fortalecimiento y mejora integral del recurso

humano, el mejoramiento de la planta física y el desarrollo tecnológico, son estos

los planes que fueron planteadas en el Plan de Acción de la entidad para la

vigencia 2012 y que para complacencia nuestra se han logrado en beneficio de la

ciudadanía en general en cumplimiento de la Misión encomendada a la

corporación.

Con lo anterior queremos, entonces entregar un informe de aquellas actuaciones

que fueron desarrolladas en la presente vigencia, siempre con la transparencia

que nos ha caracterizado las actuaciones que por Ley se deben cumplir para el

beneficio de la comunidad de Armenia y en especial al cumplimiento Misional de la

Corporación, atendiendo también, los requerimientos tanto de los organismos de

control, comunidad y de los demás Honorables Concejales.

La actuación de la presidencia de este año que termina, fue enmarcada en un

estilo gerencial que buscó siempre la optimización de los recursos y la suficiencia

de los resultados en pro de la Corporación Concejo Municipal de Armenia.


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INTRODUCCIÓN

El Concejo Municipal de Armenia es una corporación político administrativa

pública, elegida popularmente por períodos de 4 años, sus integrantes, llamados

Concejales cumplen funciones constitucionales de Control Político sobre la

administración municipal. Dada su conformación refleja el ejercicio puro de la

democracia desde lo local, de acuerdo con su naturaleza permite una interacción

directa con los miembros de la sociedad y el estado, participando además, en las

decisiones que determinan y marcan el rumbo de una comunidad.

El Concejo cumple funciones administrativas como corporación de carácter legal, y

está representado por la Mesa Directiva conformada por un Presidente y dos

Vicepresidentes que para la presente vigencia recayó en los Honorables

Concejales Octavio Alexander Agudelo Presidente, Juan Carlos Patiño Zambrano

Primer Vicepresidente y Jhonny Leandro Vargas Sánchez Segundo

Vicepresidente, la presidencia buscó hacer de esta Honorable Corporación una

entidad eficiente, moderna y respetuosa de los derechos de los ciudadanos, al

amparo de la Constitución Política, las Leyes y el Acuerdo 075 del 23 de

Noviembre de 2008 “Reglamento Interno del Concejo”.


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1. GENERALIDADES

1.1 MISIÓN

Velar por la buena administración de los recursos públicos del Municipio de

Armenia y ejercer el Control Político a la Administración Municipal con altos

criterios de gerencia pública, objetividad y transparencia en sus actuaciones,

haciendo digna la representación de la comunidad contribuyendo,

significativamente al control social y la participación de la comunidad para la

gestión de sus propios intereses.

1.2 VISIÓN

Ser una Corporación Administrativa de Elección Popular con altos niveles de

desempeño y credibilidad institucional, con identidad, respeto, responsabilidad y

gestión transparente, donde se cumple con efectividad con las atribuciones y

funciones señaladas por la Constitución y la Ley, en un escenario donde prevalece

siempre el interés general.


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1.3 POLÍTICA ORGANIZACIONAL

Las políticas organizacionales “Generales y Especificas” trazadas por el Concejo

Municipal de Armenia Quindío, para el período 2012 están encaminadas a lograr

el cumplimiento en sus procesos, creando una cultura ciudadana de confianza,

apoyo, soporte y credibilidad, así como en cada servidor público, y para la

Administración Central se realiza a través del Control Político, logrando así

posicionar a la entidad como una institución comprometida con su Gestión.

Las políticas buscan impulsar proyectos que permitan el mejoramiento continuo

bajo la observancia de principios de Transparencia, Información, Coordinación,

Responsabilidad y eficiencia con la Participación Ciudadana que coadyuven a

garantizar el buen uso de los recursos públicos.

El Concejo Municipal de Armenia Quindío, se fundamento en principios Éticos y

Morales para su desarrollo como: Competitividad, Honestidad, Perseverancia,

Imparcialidad, Calidad, Lealtad, Responsabilidad, Compromiso, Transparencia,

Respeto, Autocontrol, Autorregulación y Autogestión, enfocados hacia un riguroso

cumplimiento de la Ley y de lucha contra la corrupción.

En la presente vigencia, para dar cumplimiento al Plan de Acción, fue importante,

la definición de cuatro políticas macro para el desarrollo de la entidad:

1. FORTALECIMIENTO DEL DESARROLLO HUMANO.

2. MEJORAMIENTO PLANTA FÍSICA.

3. DESARROLLO TECNOLÓGICO.

4. FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO.

El primer ítem Fortalecimiento del Desarrollo Humano, nos establece tres

principios fundamentales del Desarrollo Humano como son:

Conocimientos: Es la posesión de sabiduría inteligencia, creatividad, razonamiento, etc. Es lo que se conoce como competencias cognitivas.


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Compromiso: Son las actitudes, temperamento, personalidad y esfuerzo quien; también se le conoce como competencias personales.

Poder: Son los valores, decisión es la capacidad personal para hacerlo; también se le conoce como las competencias ejecutivas o de liderazgo.

En este orden de ideas, el Desarrollo del Talento Humano se configura, como la

base o columna vertebral de la Corporación, donde se cuenta con un excelente

personal o equipo de trabajo capacitado, tanto como de contratistas y personal de

planta, que a diario entregan lo mejor de cada uno con el fin de cumplir con sus

funciones y actividades encomendadas.

En el segundo, tercero y cuarto ítem van enfocados al mejoramiento y

modernización institucional, siendo estos, los instrumentos por medio de los

cuales se materializa el Sistema de Desarrollo Administrativo, definido como: “El

conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de

carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos

tecnológicos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la Corporación para

fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional y el

cumplimiento Misional”.

1.3.1 ACTIVIDADES DESARROLLADAS

En desarrollo de los Planes propuestos, la Corporación Concejo Municipal de

Armenia, durante la vigencia 2012 se ha ejecutado una cantidad de acciones en

busca de cumplir con el Plan de Acción y la Misión, otro aspecto importante fue el

mejoramiento de los honorarios de los contratistas. Para el 2012 se realizaron

gestiones y actividades a través de dichos Métodos así:

1.3.2 “PLAN” FORTALECIMIENTO DEL DESARROLLO HUMANO

Como principio de que el ser humano es el factor mas importante en las

Instituciones u Organizaciones, aplicamos la administración del Talento Humano

como base consistente en la planeación, organización, desarrollo y coordinación;

así como también, el control de técnicas capaces de promover el desempeño

eficiente del personal y a la vez, será el medio que permite a las personas que


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colaboran en la corporación, alcanzar los objetivos individuales relacionados

directamente o indirectamente con el trabajo. Para la presente vigencia se

lograron desarrollar ciertas actividades a favor del personal que labora en la

Corporación:

Con el propósito de mantener la identificación del personal de la

corporación, se pudo carnetizar a todos los funcionarios del concejo.

Esta Presidencia respetó los recursos destinados al rubro Bienestar Social,

los cuales han sido asignados en su totalidad, favoreciendo así, al servidor

publico que labora en la Corporación y que, a su vez, esto se convirtió

como agente motivador.

En cumplimiento de la Norma fueron entregados a los funcionarios de

planta, quienes reciben menos de dos(2) salarios mínimos legales vigentes,

las respectivas dotaciones que en términos Ley están establecidos.

Se reconocieron y autorizaron los pagos de Primas de Servicios y

Bonificaciones Salariales para la presente vigencia.

A los funcionarios que se le debían vacaciones se logró cumplir con este

derecho de Ley, donde se les cancelaron las respectivas y pudieron así

disfrutar de ellas.

En la presente vigencia, se lograron realizar varias actividades, las cuales

iban encaminadas al mejoramiento del clima organizacional y al

cumplimiento del plan de capacitación, siendo este enfocado al

fortalecimiento de competencias laborales y funcionales, al igual que se

logro realizar gestión de capacitación a título gratuito con otras instituciones

en diferentes temas pertinentes con la corporación.

Con el fin de fortalecer el desempeño laboral, se dieron las herramientas

tecnológicas que ayudaron de una u otra forma al mejoramiento del trabajo

individual del funcionario en pro de la corporación.

Se realizaron las respectivas reuniones y actividades con la ARP, al igual

que se cumplió con los requerimientos exigidos por la Administradora del

Riesgo como fueron la dotación de 9 sillas ergonómicas, pausmause

ergonómicos y descanzapies, se logró la dotación de elementos de

seguridad como: (camilla, botiquín, inmovilizadores y extintores)


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1.3.3 “PLAN” MEJORAMIENTO PLANTA FÍSICA

Considerando que las instalaciones de la Corporación Concejo de Armenia, son

unas de las más atractivas en su infraestructura, por obvias razones, esta

administración y a través de la Presidencia, se realizaron las gestiones pertinentes

con el propósito de mantenerla en óptimas y mejores condiciones; igualmente

cabe resaltar que esta presidencia logró para la presente vigencia y a través de la

Alcaldía, recursos por un valor de $86.346.715 que serán invertidos en parte al

mejoramiento de la planta física del Concejo de Armenia. Para tales fines se

promovió lo siguiente:

Fueron intervenidas varias sillas de las gradas, esto con el fin de brindarles una

mejor comodidad a las personas que asisten al Concejo a ver las diferentes

Debates y Ponencias.

Creación de la ventanilla única, con el fin de dar una mejor seguridad interna y buen manejo de los documentos que llegan a la corporación, , buscando así mejorar el recibo de documentos que en gran parte van encaminados a dar respuesta jurídica en el menor tiempo posible.

Adecuaciones Planta Física (Sala de Juntas): En este aspecto se dará una labor muy importante, puesto que cuando llegamos a esta Presidencia este espacio era inutilizado por las condiciones en que se encontraba, es por ello que se logró ubicar las luminarias respectivas, y la mesa de reuniones fue ajustada a una altura adecuada.

Se dieron los implementos necesarios a la recepción de la corporación para una efectiva comunicación.

Adecuaciones en la sala de juntas, donde se pudo dotar a esta sala de un,

televisor con Wifi y teclado que servirán de confort y apoyo visual a las

diferentes actividades que se realicen en la Corporación.

Se remodelo y se adecuaron las oficinas de presupuesto y contabilidad, al

igual que se organizo una nueva oficina modular al interior de la

corporación, con el fin de suplir la necesidad de la falta de espacios

laborales.

El Mejoramiento de las Baterías Sanitarias fueron otras de las actividades ejecutadas.


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1.3.3.1 PRESUPUESTO GESTIONADO ANTE LA ALCALDIA PARA LA ADECUACIÓN

DE LA PLANTA FÍSICA DEL CONCEJO.

PRESUPUESTO ADECUACION CONCEJO DE ARMENIA

NOMBRE DEL PROYECTO Adecuación Cubierta Concejo de Armenia

ELABORADO POR

Secretaria de Infraestructura Municipal, Armenia.

MUNICIPIO Armenia

FECHA 5 Junio del 2012.

DESCIPCION U.M CANT VLR UNIT VLR TOTAL

IMPERMEABILIZACION DE

PLACA Membrana PVC sarnafil de SIKA m2 800 $ 80.000 $ 64.000.000

DRYWALL Suministro e instalación cielo raso en Drywall (Terminado) m2 17 $ 28.000 $ 476.000

LAMINAS EN ICOPOR

Suministro e instalación de láminas en Icopor Und 81 $ 2.800 $ 226.800

Reaseguramiento de la estructura en aluminio Glb 1 $ 300.000 $ 300.000

Suministro e instalación de cielo raso en icopor m2 10 $ 16.000 $ 160.000

PINTURA Pintura a 3 manos m2 250 $ 5.031 $ 1.257.750

TOTAL COSTOS DIRECTOS $ 66.420.550

ADMINISTRACION 12% $ 7.970.466

IMPREVISTOS 8% $ 5.313.644

UTILIDAD 10% $ 6.642.055

TOTAL COSTO DE OBRA $ 86.346.715


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1.3.4 “PLAN” MEJORAMIENTO TECNOLÓGICO

Teniendo como fundamento la Modernización de las Entidades Públicas, y en

especial al mejoramiento tecnológico, se busco la dotación de implementos para el

cumplimiento de este objetivo.

En este aspecto se logró hacer una gestión importante, teniendo en cuenta

que, la corporación contaba con 15 computadores usados, donados por la

EDEQ, y que al momento de recibirlos esta Presidencia, se hallaron los

respectivos computadores en bodega sin ningún uso; así que se dio a la

tarea de hacerles el respectivo mantenimiento y así darle el uso adecuado

en cada una de las oficinas de la entidad.

Como parte integral del fortalecimiento tecnológico se cumple con la

compra de tres equipos de cómputo para las oficinas de secretaria,

Presupuesto y Contabilidad y la ventanilla única.

Esta Presidencia dotó con 20 Computadores portátiles para cada curul y un

video beam con la respectiva pantalla retráctil, cámaras de video, estos

elementos, han ayudado al mejoramiento tecnológico y al desarrollo de las

diferentes sesiones en la corporación.

Con la ayuda de la oficina de sistemas se dio un rediseño significativo de la

Página Web de la corporación.

Para la presente vigencia fueron Implementadas Sesiones ON LINE en

tiempo real, redes sociales que ayudan a una intercomunicación virtual

entre el concejo y la comunidad.

Se dotó a la corporación de una cámara de video para las respectivas

sesiones.

Se creó un software con plataforma sistemática para la huella digital en la

ventanilla única.

Fueron adquiridas dos licencias en office y sistema operativo, dos

computadores de mesa y al igual que de un Reuter.

Se adquiere la licencia del software de grabación de audio Adobe Audition

CS6 el cual es utilizado para la grabación de las sesiones del Concejo de

Armenia debido a la gran cantidad de grabaciones que se llevan a cabo en

las plenarias, este software se instala en el equipo de cómputo de

grabación.


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1.3.5 “PLAN” FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO.

Este aspecto consiste, en fortalecer el Sistema de Gestión Corporativo y

Administrativo, como herramienta propia de gerencia pública, para el cumplimiento

de nuestros requisitos constitucionales y legales y el aumento de la satisfacción de

nuestros usuarios frente a la calidad de los productos que se entregan, fueron

necesarias desarrollar varias actividades que ayudaron a la toma, de las mejores

decisiones internas. Tales como:

Creación del Comité Financiero, en compañía de la oficina de presupuesto

Se realizaron las gestiones pertinentes para la implementación del Sistema

de Gestión de Calidad.

Restructuración del Departamento de Contabilidad, en la distribución de

funciones.

En cumplimiento a la Ley de archivo se logró la implementación de las

tablas de Retención Documental.

Se creó el comité de inventarios.

Creación de un boletín de prensa informativo de la Corporación para dar a

conocer las actividades propias como las sesiones y demás actividades.

Mejoramiento de la Seguridad Interna, en compañía de la Alcaldía y Policía

Nacional.

En la oficina de presidencia se pudo cambiar todo el mobiliario como son:

(sillas, mesa presidencial y de reuniones) dando así un aire nuevo a dicha

oficina, de tal manera se doto en la oficina de la secretaria de nuevos

archivadores y un computador de mesa,

Siguiendo con el propósito de la modernización de la corporación se logró

dotar de nueve sillas para los empleados de la corporación, al igual que, de

utensilios de oficina como (papelería e insumos de oficina, archivo y

cafetería).

Las políticas institucionales, y los planes de acción están debidamente

documentados y en ejecución; en cuanto a la implementación del los Sistemas de

Gestión y Calidad MECI, se desarrolló en su primera etapa, la cual comprendió


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buscar a través del convenio que actualmente tiene la Corporación con la

Universidad la Gran Colombia, esta primera etapa cuenta con los costos que esta

implementación conlleva, igualmente, para este procedimiento se buscó con la

Escuela de Administración Pública (ESAP), los términos para lograr la

implementación del Sistema de Gestión de Calidad y así lograr sacar el mejor

costo beneficio.

2. INDICADORES DE DESEMPEÑO GENERAL DEL CONCEJO MUNICIPAL

DE ARMENIA.

CONCEPTO 2012

RELACIÓN Número Resultado

Total funcionarios área Misional 11 44 %

Total funcionarios Contratistas Concejo 26

Total Presupuesto Concejo Municipal 1.697 MM 0,65 %

Total Presupuesto Alcaldía 259.874 MM

Total Acuerdos iniciativa de la corporación 7 17.9%

Total Acuerdos Alcaldía 39

Total Funcionarios Profesionales de planta 2 22%

Total Funcionarios Bachilleres Técnicos y Tecnólogos 9

Total Secretarias y Entes Descentralizados 21 0%

Total Secretarias que rindieron informe ante la corporación 21


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3. PROYECTOS DE ACUERDOS 2012

En la presente vigencia se han presentado 47 proyectos de Acuerdo, de los cuales

39 de ellos han sido por iniciativa de la Administración Municipal, 7 por parte de

los Honorables Concejales, y 1 por la Contraloría Municipal, además de los

respectivos Proyectos de Acuerdo 24 fueron aprobados en segundo debate, 14

están en trámite, 4 fueron archivados, 2 negados y 1 devuelto.

3.1 RELACIÓN DE PROYECTOS DE ACUERDO VIGENCIA 2012

RELACIÓN Número

Proyectos de acuerdos aprobados

24

Proyectos de acuerdos en tramite

14

Proyectos de acuerdos archivados

4

Proyectos de acuerdos retirados

2

Proyectos de acuerdos negados

2

Proyectos de acuerdos devueltos 1


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4. INFORME POR DEPENDENCIAS

4.1 SECRETARIA GENERAL

Las funciones de la Secretaria General están fundamentadas principalmente, en

las que establece el Acuerdo 075 del 2008, mientras que en la parte Administrativa

es la dependencia encargada de la contratación, del talento humano, las

actividades de Bienestar Social. La evaluación del desempeño de los funcionarios

de carrera. Son funciones del secretario general, las siguientes:

Artículo 44.- Funciones del secretario del Concejo.- Son funciones y deberes

del secretario de la corporación las siguientes:

1. Asistir a todas las sesiones de la plenaria.

2. Realizar la convocatoria a sesiones que se programen por autorización del

Presidente y de la Mesa Directiva, de conformidad con lo previsto en este

reglamento.

3. Llevar y firmar las actas, de acuerdo con la sana costumbre y el reglamento, así

como certificar la fidelidad de su contenido.

A 31 de diciembre de 2012 quedaron debidamente digitadas y aprobadas

las actas tanto de plenarias como de comisiones permanentes y conjuntas;

excepto el acta de plenaria del día 29 de diciembre de 2012.

4. Dar lectura a los proyectos, proposiciones y demás documentos y mensajes que

deban ser leídos en sesión plenaria.

5. Informar sobre los resultados de toda clase de votación que se cumpla en la

corporación.

6. Elaborar las comunicaciones oficiales que deban ser enviadas por el presidente

o por la mesa directiva.

7. Informar regularmente al presidente de todos los documentos y mensajes

dirigidos a la corporación, acusar oportunamente su recibo, y mantener

organizado y actualizado un registro de entrega y devolución de los mismos y

de los enviados por o a las comisiones permanentes.


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8. Recibir y dar trámite a todo documento o petición que llegue al concejo con

destino a la Presidencia, a la mesa directiva y/o a la Secretaría General de la

Corporación.

En cuanto a las peticiones que llegan a la Corporación he dado el trámite

requerido, así como invitaciones y demás, en un total de 1256 oficios

elaborados.

9. Recibir y radicar los proyectos de acuerdo, y repartirlos a la comisión

correspondiente para su trámite en primer debate.

10. Llevar los siguientes libros: El de actas; el de registro de intereses privados de

los concejales de que trata el artículo 70, inciso segundo, de la Ley 136 de

1994, y el de registro de participación ciudadana a que se refiere el artículo 77

de la misma Ley.

11. Dirigir y publicar la gaceta del concejo.

12. Ser jefe del personal administrativo dependiente de la Secretaría General,

según el organigrama de la corporación.

13. Recibir la inscripción de constitución de las Bancadas existentes al interior del

Concejo Municipal y publicar los documentos constitutivos de las mismas.

14. Las demás que señale la corporación, la mesa directiva o el presidente, y las

inherentes a la naturaleza del cargo.

Otras de las funciones que tiene la Secretaria General y para destacar en la

presente vigencia fue:

La elaboración y transcripción de las actas; para la presente vigencia desde la

Presidencia se han impartido directrices de cumplimiento de digitación de las

respectivas actas, donde a 31 de diciembre de 2012, quedaron debidamente

digitadas y aprobadas todas las actas tanto de plenarias, como de comisiones

permanentes y conjuntas.

Otra actividad fue la elaboración de actas de reunión de la Mesa Directiva de la

Corporación y elaboración de la agenda de sesiones por mes.


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Contratación:

Con el acompañamiento del Asesor Jurídico del Concejo se han elaborado

un total de 81 contratos de apoyo a la gestión.

Capacitación:

Los funcionarios, tanto de planta como contratistas han asistido a:

Manejo de Estrés Laboral con la ARP Positiva

Pausa Activas con la ARP Positiva

Archivo y Correspondencia con el SENA

Contratación Pública con la ESAP y Contraloría Municipal.

MECI.

Manejo del Riesgo.

Bienestar Social.

Se realizaron las siguientes actividades:

Integración Concejales, funcionarios y contratistas en el mes de marzo

Integración Concejales, funcionarios y contratistas en el mes de julio

Integración de Funcionarios de Planta en el mes de diciembre

Se creó un Fondo de concejales, funcionarios y contratistas, con un aporte

mensual de $5.000 quincenales hemos celebrado los cumpleaños, día de la

secretaria, día de la madre, día del padre, entre otras.

El día 26 de abril, se llevó a cabo la realización del día del Concejalito, dando así

cumplimiento al Acuerdo Municipal.

El día 14 de octubre se llevó a cabo la entrega de reconocimientos a diferentes

entidades y personas en el marco de las fiestas aniversarias de la Ciudad.


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Como secretaria de las comisiones permanentes del plan y presupuesto y de las

conjuntas, se dio trámite a todos los proyectos de acuerdo y fueron debidamente

digitadas y aprobadas las actas de cada una de ellas.

4.2 OFICINA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

La Oficina de Contabilidad y Presupuesto es la responsable de la preparación de

la información contable y presupuestaria, y además la de realizar los trámites para

la adquisición de bienes y servicios, el pago a contratistas, acreedores. Las

anteriores son realizadas de acuerdo a la normatividad y procedimientos vigentes.

En este orden de ideas y una de las actividades más relevantes, que logro la

Presidencia en la vigencia 2012, fue la de poder desarticular

responsabilidades que no eran propias del Profesional encargado de la

Oficina de Contabilidad y Presupuesto, que ayudaron de una forma directa al

cumplimiento de sus funciones estrictamente contempladas en el Acuerdo

077 de 2008 Manual de funciones y Competencias Laborales; entre las que

estaban:

El profesional de Contabilidad y Presupuesto tenía a su cargo labores de

compra de elementos de oficina, aseo y cafetería.

EL Jefe de Contabilidad y Presupuesto, en la presente vigencia era quien

tenía labores de Almacenista de elementos varios, como cafetería, aseo y

papelería.

Aparte de ser la persona encargada de llevar la Contabilidad y el

Presupuesto conjuntamente.

En vista de lo anterior y por obvias razones de separar funciones que no tenían

competencias laborales con el profesional encargado, esta Presidencia realizó una

tarea ardua en el sentido de quitar estas actividades antes señaladas con el único

propósito de funcionalidad y provecho del trabajo realmente encomendado, al

igual que se logró vincular a otro profesional en el campo de la contabilidad y así

de este modo colaborar con las funciones de la Oficina de Presupuesto.


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4.2.1 MANEJO PRESUPUESTAL VIGENCIA 2012

Con relación al presupuesto de ingresos de la Corporación se informa que el

presupuesto aprobado para la vigencia 2012 fue de MIL SEISCIENTOS

NOVENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS SIETE MIL QUINIENTOS

VEINTIÚN PESOS M/CTE ($1.697.807.521,oo). De los cuales se recibieron hasta

el 31 de Diciembre de 2012 MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL

SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($1.695.626.200,oo) es decir, el 99.87% del total

del presupuesto de ingresos de la Corporación para la vigencia 2012. Es

importante aclarar que el cien por ciento (100%) de los ingresos percibidos

proviene de recursos asignados por el municipio de la ciudad de Armenia.

Los Gastos aprobados para la Vigencia 2012 fueron de MIL SEISCIENTOS

NOVENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS SIETE MIL QUINIENTOS

VEINTIÚN PESOS M/CTE. ($1.697.807.521,oo)., de los cuales se ejecutaron a 31

de Diciembre del 2012 MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MILLONES

VEINTITRÉS MIL TRESCIENTOS SESENTA Y UN PESOS M/CTE

($1.689.023.361,oo). es decir el 99.49 del total la Ejecución de Gastos.

Los Gastos para la vigencia 2012 se presupuestaron de la siguiente manera:

- se aprobaron para Honorarios Concejales Ochocientos cuarenta millones

cuatrocientos cincuenta y nueve mil cuatrocientos veintiún Pesos Mcte.

(840.459.421,oo). de los cuales a 31 de Diciembre de 2012 se ejecuto el

99% del total aprobado es decir, Ochocientos treinta y cuatro millones

noventa y ocho Mil trescientos veinte Pesos Mc/te ($834.098.320,oo).

- Servicios Personales se aprobaron para la vigencia 2012 Quinientos

cuarenta y siete mil millones seiscientos setenta y seis mil Pesos M/cte.

($547.676.000,oo) y se adicionó a este capítulo la suma de

($11.017.846,00), quedando un definitivo de Quinientos Cincuenta y Ocho

Millones Seiscientos Noventa y Tres Mil Ochoscientos Cuarenta y Seis

Pesos M/cte. ($558.693.846,00) de los cuales se ejecutaron a 31 de

Diciembre del 2012 el 100% del total definitivo aprobado.

- Para los Gastos Generales se aprobó una asignación de recursos de

Doscientos Cuarenta y Cinco Millones Setecientos Cuarenta y Dos Mil Cien


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Pesos M/cte. ($245.742.100,oo) y tuvo una reducción de ($276.651,00),

quedando un definitivo de Doscientos Cuarenta y Cinco Millones

Cuatroscientos Sesenta y Cinco Mil Cuatroscientos Cuarenta y Nueve

Pesos M/cte ($ 245.465.449,00)de los cuales se ejecutaron a 31 de

Diciembre del 2012 el 100.% del total definitivo asignado.

- Se informa que del total de los honorarios queda un saldo por ejecutar por

valor de Seis Millones Trescientos Sesenta y Un Mil Ciento Un Pesos

M/cte., los cuales se debe hacer devolución al Tesoro Municipal.

- Se Anexa a este informe la Ejecución de Gastos de Cada Capitulo donde se

describe en detalle el ejecutado y disponible de cada rubro.


4.2.2 EJECUCIÓN DE INGRESOS 2012

CORPORACION CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA

INGRESOS RECIBIDOS

MES DE DICIEMBRE DEL 2012

CODIGO DETALLE APROPIACION

INICIAL CREDITOS

CONTRACREDI

TOS DEFINITIVO ANTERIOR MES EJECUTADO DISPONIBLE

% DE EJCCIO

N

400000 PRESUPUESTO 1.697.807.521 0 0 1.697.807.521 1.612.555.632 83.070.568 1.695.626.200 2.181.321 99.87%

410100 CORRIENTES 1.697.807.521 0 0 1.697.807.521 1.612.555.632 83.070.568 1.695.626.200 2.181.321 99,87%

410101 HONORARIOS 840.459.421 840.459.421 838.278.100 - 0 - 838.278.100 2.181.321 99,74%

410102 FUNCIONAMIENTO 857.348.100 857.348.100 774.277.532 83.070.568 857.348.100 -0-

100,00%

410200 CONTRIBUCIONES IMPUT, 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00%

410201 VENTA DE SERVICIOS 0 0 0 0 0 0 0,00%

410202 RENDIMIENTOS FINANCIEROS 0 0 0 0 0 0 0,00%

400000 TOTALES 1.697.807.521 0 0 1.697.807.521 1.612.555.632 83.070.568 1.695.626.200 85.251.889 99,87%


4.2.3 EJECUCIÓN DE GASTOS

CORPORACION CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA EJECUCION DE GASTOS DEL MES DE DICIEMBRE DEL 2012

CODIGO DETALLE APROPIACION

INICIAL CREDITOS CONTRACRE

DITOS DEFINITIVO ANTERIOR MES EJECUTADO DISPONIBLE %

EJECUCION

500000 PRESUPUESTO 1.697.807.521 147.978.912 147.978.912 1.697.807.521 1.572.883.785 116.139.576 1.689.023.361 8.784.160 99,48%

510000 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 857.348.100 147.978.912 147.978.912 857.348.100 738.785.465 116.139.576 854.925.041 2.423.059 99,72%

510100 SERVICIOS PERSONALES 547.676.000 78.049.528 67.031.682 558.693.846

508634531 50.059.315 558.693.846 -0- 100,00%

510101 SUELDO PERSONAL NOMINA 203.880.000 3.388.401

38.000.000 169.268.401 156.870.934 12.397.467 169.268.401 -0- 100,00%

510103 HORAS EXTRAS Y FESTIVOS 5.500.000 268.935 5.231.065 4.652.617 578.448 5.231.065 -0- 100,00%

510105 GASTOS REPRESENTACION 1.000 1000 0 0 0 -0- 0,00%

510106 REMUNERACION S.T.ESPEC. 65.000.000 7.383.332 6.000.000 66.383.332 59.143.333 7.239.999 66.383.332 -0- 100,00%

510107 SUPERNUMERARIOS 1.000 1.000 0 0 0 -0- 0,00%

510113 PRIMA DE VACACIONES 8.500.000 3.255.021 11.755.021 9.175.021 2.580.000 11.755.021 -0- 100,00%

510114 PRIMA DE NAVIDAD 18.000.000 351.522 17.648.478 14.006.819 3.641.859 17.648.478 -0- 100,00%

510117 VACACIONES 16.304.000 1.531.985 17.835.985 13.707.981 4.128.004 17.835.985 -0- 100,00%

510118 BONIFICCN ESPECIAL DE RECREACION 1.300.000 142.437 1.442.437 1.098.439 343.998 1.442.437 -0- 100,00%

510119 BONIFICACIONES 6.796.000 857.170 5.938.830 5.938.830 5.938.830 -0- 100,00%

510123 AUXILIO DE TRANSPORTE 6.000.000 1.507.875 4.492.125 4.119.225 372.900 4.492.125 -0- 100,00%

510124 CESANTIAS 19.000.000 164.075 19.164.075 14.294.244 4.869.831 19.164.075 -0- 100,00%

510125 INTERESES A CESANTIAS 2.500.000 250.957 2.249.043 1.485.736 763.307 2.249.043 -0- 100,00%

510130 CAPACITACION, B.S EMPL PLTA 6.000.000 7.500.000 1.050.000 12.450.000 9.950.000 2.500.000 12.450.000 -0- 100,00%


EJECUCIÓN DE GASTOS 2012

510131 DOTACION SUMINISTRO A TRB. 7.000.000 3.287.300 3.712.700 3.950.800 -238.100 3.712.700 -0- 100,00%

510133 GASTOS DEPORTIVOS RECRC. 1.000 1.000 0 0 0 -0- 0,00%

510146 CONTRATOS DE PERSONAL TEMPORAL 151.199.000 54.684.277 205.883.277 195.306.611 10.576.666 205.883.277 --0- 100,00%

510147 VIATICOS 7.000.000 6.176.115 823.885 823.885 823.885 -0- 100,00%

510148 GASTOS DE VIAJE CONCEJALES 6.300.000 5.712.120 587.880 587.880 587.880 -0- 100,00%

510149 INDEMNIZACIONES-COMISIONES 1.000 1.000 0 0 0 -0- 0,00%

510152 PRIMA DE SERVICIOS 10.194.000 1.897.578 8.296.422 8.296.422 8.296.422 -0- 100,00%

510160 SUBSIDIO DE ALIMENTACION 5.500.000 1.442.448 4.057.552 3.752.416 305.136 4.057.552 -0- 100,00%

510190 OTROS GASTOS VARIOS DE PERSONAL 1.699.000 225.662 1.473.338 1.473.338 1.473.338 -0- 100,00%

510300 CONTRIBUCIONES EFECT. 53.700.000 0 9.243.395 44.456.705 38.582.558 3.451.088 42.033.646 2.423.059 94,55%

510302 APORTES A CAJAS COMPENSACION FLR 8.200.000 1.204.900 6.995.100 6.425.600 569.500 6.995.100 -0- 100,00%

510303 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 20.000.000 3.692.318 16.307.682 12.741.929 1.142.694 13.884.623 2.423.059 85,14%

510305 APORTES RIESGOS PROFSNLS 1.500.000 586.800 913.200 838.800 74.400 913.200 -0- 100,00%

510390 APORTES A FONDO PENSIONES 24.000.000 3.759.277 20.240.723 18.576.229 1.664.494 20.240.723 -0- 100,00%

510400 APORTES SOBRE LA NOMINA 10.230.000 0 1.497.900 8.732.100 8.021.500 710.600 8.732.100 -0- 100,00%

510401 APORTES AL ICBF. 6.150.000 906.400 5.243.600 4.816.800 426.800 5.243.600 -0- 100,00%

510402 APORTES AL SENA 1.020.000 149.300 870.700 799.900 70.800 870.700 -0- 100,00%

510403 APORTES A E.S.A.P 1.020.000 149.300 870.700 799.900 70.800 870.700 -0- 100,00%

510404 APORTES A I.T.I. 2.040.000 292.900 1.747.100 1.604.900 142.200 1.747.100 -0- 100,00%

511100 GASTOS GENERALES 245.742.100 69.929.384 70.206.035 245.465.449 183.546.876 61.918.573 245.465.449 -0- 100,00%

511104 COMPRA DE EQUIPO 31.000.000 36.885.131 67.885.131 30.978.016 36.907.115 67.885.131 -0- 100,00%


EJECUCIÓN DE GASTOS 2012

511114 MATERIALES Y SUMINISTROS 16.000.000 15.000.000 16.988.480 14.011.520 8.278.631 5.732.889 14.011.520 -0- 100,00%

511115 MANTENMNTO BIENES MPLS 45.000.000 29.030.210 15.969.790 7.134.790 8.835.000 15.969.790 -0- 100,00%

511117 SERVICIOS PUBLICOS 37.000.000 1.820.908 35.179.092 32.202.523 2.976.569 35.179.092 -0- 100,00%

511120 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 5.000.000 4.700.000 300.000 300.000 300.000 -0- 100,00%

511121 IMPRSS,PUBLICNS,AF, Y SS 8.000.000 7.517.190 15.517.190 8.050.190 7.467.000 15.517.190 -0- 100,00%

511125 SEGUROS GENERALES 83.000.000 5.000.000 82.574 87.917.426 87.917.426 87.917.426 -0- 100,00%

511139 PARTICIPACION CIUDADANA 1.100.000 1.100.000 0 0 0 -0- 100,00%

511146 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 6.000.000 4.243.646 1.756.354 1.756.354

1.756.354 -0- 100,00%

511161 GASTOS SESIONES REL.PUB. 12.000.000 11.293.200 706.800 706.800 706.800 -0- 100,00%

511190

GSTS LEGALES-SENTENCIAS JUDICIALES 1.000 5.527.063 5.528.063 5.528.063 5.528.063 -0- 100,00%

511126 IMPREVISTS Y GSTOS VARIOS 1.641.100

947.017 694.083 694.083 694.083 -0- 100,00%

510100 HONORARIOS 840.459.421 0 0 840.459.421 834.098.320 -0- 834.098.320 6.361.101 99,24%

510109 HONORARIOS CONCEJALES 840.459.421 840.459.421 834.098.320 -0 834.098.320 6.361.101 99,24%

T O T A L E S 1.697.807.521 147.978.912 147.978.912 1.697.807.521 1.572.883.785 116.139.576 1.689.023.361 8.784.160 99,48%


27

4.2.4 INFORMES CONTRALORÍA MUNICIPAL

Se atendieron los funcionarios enviados por la Contraloría Municipal durante tres (3)

meses quienes realizaron la auditoría financiera para el periodo fiscal 2011.

Se atendieron los funcionarios enviados por la Contraloría Municipal durante los

meses Julio a Septiembre del 2012 quienes realizaron la Auditoria Regular para el

periodo fiscal 2011.

Se presentó el informe de rendición de la cuenta vigencia 2011 por parte de la

corporación concejo municipal de armenia junto con los archivos, formatos y anexos

respectivos los cuales fueron subidos satisfactoriamente a la plataforma del Sistema

Integral de Auditoria (SIA), de conformidad a la Resolución 048 de 2002.

A continuación la relación de los formatos rendidos:

1. Balance Consolidado Vigencia 2010

2. formato_201001_f01_agr Catalogo de cuentas

3. formato_201001_f01_agr_balance.

4. formato_201001_f01_agr_ Estado De cambios Al Patrimonio

5. formato_201001_f01_agr_ Estado de Actividad Económica y Social

6. formato_201001_f01_agr_Notas Al Balance

7. formato_201001_f02a_agr Resumen Caja Menor

8. formato_201001_f02b_agr Relación de Gastos de Caja

9. formato_201001_f03_agr Cuentas De Bancos

10. formato_201001_f03_cdn_ Movimientos de Bancos.

11. formato_201001_f03_cdn_conciliacionbancaria

12. formato_201001_f04_agr Pólizas De Aseguramiento

13. formato_201001_f05a_agr Propiedad Planta Y Equipo

14. formato_201001_f05b_agr Inventario

15. formato_201001_f06_agr Ejecución Presupuestal De Ingresos

16. formato_201001_f06a_cdn Relación De Ingresos

17. formato_201001_f07_agr Ejecución Presupuestal De Gastos

18. formato_201001_f07a_cdn Relación Compromisos


28

19. formato_201001_f07b_cdn Relación De Pagos

20. formato_201001_f07b1_cdn Relación De Pagos Sin Afectación Presupuestal.

21. formato_201001_f08a_agr Modificaciones presupuestales De Ingresos

22. formato_201001_f08b_agr Modificaciones De Egresos

23. formato_201001_f09_agr Ejecución PAC De La Vigencia

24. formato_201001_f10_agr Ejecución Reserva Presupuestal

25. formato_201001_f11_agr Ejecución Presupuestal cuentas Por Pagar

26. formato_201001_f12_agr Proyectos de Inversión

27. formato_201001_f13a_agr Nuevo Formato Contratación

28. formato_201001_f14a1_agr Talento Humano Funcionarios por Nivel

29. formato_201001_f14a2_agr Talento Humano Nombramiento

30. formato_2201001_f14a3_agr Talento Humano Pagos Por Nivel

31. formato_201001_f14a4_agr Talento Humano Cesantías

32. formato_201001_f14a5_agr Talento Humano No. Funcionarios

33. formato_201001_f15a_agr Evaluación de Controversias

34. formato_201001_f15b_agr Acciones de Repetición

35. Elaboración de Anexos a la Rendición de la cuenta.

De igual manera que los formatos anteriores se han presentado bimestralmente el

Formato 13A nuevo formato de contratación por medio de la plataforma SIA y el

formato 20-1 AGR acciones de control a la contratación en medios magnéticos a la

Contraloría Municipal. Estos dos informes han sido realizados con la información

suministrada por la Secretaría General y la Oficina Jurídica de la corporación.

También se han presentado los informes de ejecución presupuestal de ingresos y

egresos, como también los informes de austeridad en el gasto público, estos informes

con el apoyo de la división de Control Interno.

4.2.5 INFORMES CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Se ha presentado ante la Contaduría General de Nación el informe CGN 005 01, del primero, segundo y tercer trimestre de 2012, formatos de operaciones reciprocas, saldos y movimientos y formato único territorial de gastos (FUT) al sistema de información CHIP, notas de carácter técnico y notas de carácter científico, como también se presento informe presupuestal de la vigencia 2011 a la Secretaria de Hacienda Municipal y Dirección de Planeación Nacional y demás entes que lo


29

requieren. El formato F-23 estadísticas de personal y costo se presentó ante Planeación Nacional por intermedio de la Secretaria de Hacienda Municipal.

4.2.6 INFORMES PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Se ha presentado mensualmente los respectivos informes de disponibilidades presupuestales a la Procuraduría Departamental del Quindío, los Informes de ejecución presupuestal de ingresos y egresos, como también, los informes de austeridad en el gasto publico a la Contraloría Municipal de Armenia, estos informes con el apoyo de la división de Control Interno.

4.2.7 INFORMES MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Se presentó ante el Ministerio de Hacienda y crédito Público una aclaración al informe Preliminar de Pasivocol el cual consiste en recopilar toda la historia pensional de los empleados de planta de la corporación por concepto de aportes a fondos de pensión desde el año 2000 hasta la fecha, informe que exige la presentación mediante un programa especial de “seguimiento y actualización de los Cálculos Actuariales del pasivo pensional de las entidades territoriales”.

4.2.8 INFORMES DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Se preparó y se presentó la información exógena tributaria a la DIAN por el año gravable 2011. (Resoluciones 7929 a 7936 de Julio de 2009). Y resolución 11429 de Octubre 32 de 2011.

Se han presentado satisfactoriamente 10 declaraciones de retención en la fuente correspondientes a retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales del presente año. Además de lo anterior durante el primer semestre de la vigencia se ha actualizado el

sistema de información contable ARKA SOFTWARE por medio del cual ha sido posible la

adecuada realización de los informes relacionados en este documento y los demás

exigidos por los diferentes entes de Control.

4.2.9 AUDITORIA ESTAMPILLAS

Se atendieron a dos (2) funcionarios enviados por la Gobernación del Quindío durante

el mes de Febrero quienes realizaron la auditoría a la Estampilla Prodesarrollo.


30

Se atendió a un (1) funcionario enviado por el Hospital San Juan de Dios durante el

mes de septiembre quien realizó la auditoría a la Estampilla Pro Hospital.

4.2.1.1 AUDITORIA CONTROL INTERNO

Se ha atendido y se le ha dado el apoyo a la Oficina de Control Interno en cuanto a

las diferentes auditorías internas que esta oficina realiza.

Todos los informes exigidos por los entes de control se presentaron dentro de los

términos exigidos y bajo las condiciones que cada uno requiere cumpliéndose

satisfactoriamente con las obligaciones que la Corporación como entidad pública emana.

4.3 OFICINA DE COMUNICACIONES

ESTRATEGIAS Y TÁCTICAS

1. INFORMAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

a. Creación y constante actualización Base de Datos de Medios de Comunicación

y Periodistas Independientes del Quindío.

b. Elaboración de Boletines de Prensa (a noviembre 26 un total de 170)

c. Elaboración de comunicados de prensa (a noviembre 26 un total de 09)

d. Elaboración de resoluciones en nota de estilo (a noviembre 26 un total de 46)

2. ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES DEL CONCEJO

a. Publicaciones diarias a través de @concejoarmenia por Twitter. De Julio a

Noviembre se ha logrado un total de 230 seguidores aproximadamente, con

una interacción constante sobre los diferentes temas de proyectos.


31

b. A través de la cuenta de facebook.com/concejodearmenia nos siguen 59

personas; de acuerdo a las estadísticas semanales que entrega la red social

tenemos un promedio de 210 personas por día que visitan el sitio; y un

promedio de 35 personas hablan del Concejo diariamente, es decir ejecutan

alguna acción desde el fan page.


32

3. INFORME SEMESTRAL GESTIÓN DE HONORABLES CONCEJALES

a. Haciendo uso de las herramientas de diseño y tecnologías, se crearon dos (2)

revistas virtuales para informar a la comunidad los proyectos discutidos y

aprobados, la gestión de cada concejal, el funcionamiento del Concejo durante

este año, entre otra información de interés general.

4. OTRAS ACTIVIDADES

a. Apoyo logístico en actividades especiales.

b. Buscar espacios para los concejales en medios de comunicación.

4.4 OFICINA DE SISTEMAS

Al inicio de la presente vigencia la Corporación en su sitio web estaba compuesta por las

siguientes características:

Sitio web estático

No administrable sin gestor de contenidos para su actualización

Sin base de datos

Diseño web con tablas

Apariencia gráfica poco atractiva

Ausencia de un motor de búsqueda

No cumplía con los parámetros y lineamientos de Gobierno en Línea

Para corregir todo lo anterior se optó por diseñar y desarrollar un nuevo sitio web

el cual actualmente tiene las siguientes características y se realizaron las

siguientes tareas.

Se instaló gestor de contenido Drupal el cual cuenta con una base de datos en

MySQL

Sitio web dinámico

Gestor de contenido en Drupal con cuentas y roles de usuario para su

administración

Posee una base de datos en MySQL

Diseño con hojas de estilo.


33

Un atractivo diseño gráfico con la entidad de la Corporación del Concejo de

Armenia.

Posee un motor de búsqueda

Posee canales de redes sociales como Twitter, RSS y Facebook

Transmisión en vivo de las sesiones del Concejo Municipal a través de una

plataforma live stream; para esto se instalo un servidor stream que cumple esta

función y está instalado en área de sonido y grabación de las sesiones.

Se crearon cuentas de usuario para cada una de las dependencias como son:

Presidencia, Secretaria General, Contabilidad y Presupuesto, Digitación,

Comunicaciones y Control Interno, cada una de estas dependencias puede subir

información al sitio web de una manera sencilla y mantener actualizado el sitio

web; para realizar esta tarea se capacito a cada uno de los funcionarios y se

realizo acta.

Desde el primero (1) de febrero de 2012 hasta el 29 de diciembre de 2012

tenemos un registro de 40.982 visitas al sitio web.

En cuanto a la red: No se contaba con un servidor que la administre y permita una

mejor gestión del canal de internet, por tal motivo se configuró e instaló un servidor Linux

que cumple la función de administrar el canal de internet y a futuro aplicar políticas de

navegación para una mejor gestión de la red y el canal de internet.

En relación con los computadores: Cada una de las oficinas no contaba en sus

equipos de computo un software antivirus y algunos equipos presentaban infección que

hacia lento su desempeño y afectaba a los demás computadores y el canal de internet.

Para dar solución se optó por instalar Avast antivirus con licenciamiento gratis, se

escanearon todos los equipos y eliminaron las amenazas de virus; actualmente este

antivirus realizar actualizaciones periódicas así como escaneos automáticos para

eliminar virus y software mal intencionado.

Se desinstalaron programas no licenciados en el caso de Microsoft office se instalo Open

Office, algunos equipos no contaban con licencia Windows y fueron reemplazados por

los equipos donados por la Edeq.

Live stream para sesiones en vivo: Esto es algo novedoso y no existía en el Concejo

Municipal y permite realizar las transmisiones en vivo de las sesiones del Concejo

Municipal, para llevar a cabo esta tarea, se instaló un servidor Windows XP el cual

cuenta con licencia Windows ya que hace parte de los computadores donados por la

EDEQ; en este servidor se configuro la cámara Sony EVI D30; se configuro el acceso


34

para transmisión en vivo a través de la página www.ustream.tv, el audio que se transmite

se toma directo de la consola de audio para así realizar la transmisión en vivo de las

sesiones. Este servidor está dedicado único y exclusivamente a esta tarea y no debe ser

usado para otra función.

Desde el 28 de mayo fecha donde se realizó el lanzamiento de las transmisiones en vivo

hasta el 29 de diciembre de 2012, se han realizado 2162 visualizaciones de las

sesiones en vivo, algo que va en aumento según los reportes estadísticos generados en

la cuenta de ustream.tv.

Red inalámbrica wifi: Con el objetivo de dar acceso a los portátiles de los honorables

concejales, se instaló y configuró un router D-link, que permite el acceso a cada uno de

los equipos, este router también da acceso al servidor que realiza la transmisión en vivo

de las sesiones del Concejo.

Cambio de router internet: El anterior router de marca billion presentaba problemas de

hardware por tal motivo se solicito a Telefónica Telecom el cambio de este por un

router Huawei el cual ya está en funcionamiento y tiene una operación estable,

manteniendo el canal de internet arriba y el servicio siempre disponible para los

funcionarios del concejo.

Instalación Skype para mensajería instantanea: El concejo municipal no contaba con

un sistema de mensajería interna que permitiera una comunicación eficaz con cada uno

de los funcionarios y Concejales; para dar solución se optó por instalar skype en cada

uno de los computadores y portátiles, se crearon todas las cuentas de usuario y

actualmente es el medio de comunicación instantáneo utilizado en el Concejo Municipal.

http://www.ustream.tv/


35

Cuentas Twitter y Facebook: Herramientas sociales más utilizadas para difundir

contenidos que conecta personas y los mantiene actualizados; como parte de la

estrategia de difusión de contenidos llevada a cabo con el área de comunicaciones se

crearon dos cuentas una en twitter @concejoarmenia y otra en facebook

www.facebook.com/concejodearmenia, estas herramientas nunca se utilizaron en el

Concejo y ahora hacen parte del nuevo sitio web.

Cronograma de Actividades

Actividades del primer semestre del 2012 llevado a cabo en el área de sistemas:

Actividades desde el 25 de enero al 30 de junio del 2012

Actividades

Fecha de

inicio

Duración

(días) Fecha fin Finalizado

Creación cuentas de correo funcionarios 25/01/2012 15 08/02/2012 SI

Instalación cliente de correo para cuentas de

correo 27/01/2012 15 10/02/2012 SI

Instalación administrador de contenidos sitio

web 27/01/2012 15 10/02/2012 SI

Migración contenidos sitio anterior al nuevo

sitio web 01/02/2012 15 15/02/2012 SI

Diseño, Desarrollo y Mantenimiento nuevo Sitio

Web 01/02/2012 151 30/06/2012 SI

Creación hojas de vida en el nuevo sitio web 01/02/2012 14 14/02/2012 SI

Configuración transmisión en vivo sesiones 20/03/2012 15 03/04/2012 SI

Instalación y configuración servidor Linux

intranet 01/03/2012 15 15/03/2012 SI

Administración sitio web y monitoreo red

intranet optimización canal internet 15/03/2012 108 30/06/2012 SI

http://www.facebook.com/concejodearmenia


36

Diagrama de Gantt

Informe segundo semestre

Instalación Servidor Linux para la intranet

Configuración servidor Linux con proxy squid para mejorar la navegación

Configuración de políticas de navegación en Linux bajo servicio Dansguardian.

Configuración de la nueva red para el acceso de los computadores del concejo

mejorando la navegación.

La políticas de navegación consisten en:

o Bloqueo sitio web pornográficos.

o Bloqueo sitios web con posibles infecciones de virus o spyware.

o Filtro de contenido por palabras (sexo, chicas, porno etc).

o Bloqueo de páginas de ocio.

o Bloqueo de computadores que afecten el funcionamiento de la red.

o Bloqueo en la descarga e instalación de programas evitando la piratería o

software sin licencia.

o Acceso wifi filtrado por el servidor Linux aplicando las mismas políticas que

tienen los computadores de escritorio, esto aplica también para dispositivos

móviles.


37

Configuración servicio dhcp en Linux para la asignación de la nueva subred

192.168.2.0

Configuración servicio Sarg para la generación de reportes de navegación de

cada unos de los computadores del concejo (muestras las páginas visitadas por

cada uno de los computadores).

Aceleración de la navegación ya que se utiliza la cache del squid en el servidor

Linux (Cache permite cargar páginas desde el servidor Linux que ya fueron

visitadas por otros usuarios.)

Control sobre los sitios que visitan los usuarios de la red del concejo

Control del tráfico de la intranet detectando que computadores están consumiendo

mucho canal de internet.

Bloqueo total del acceso a internet en caso que un equipo este infectado con virus

o se le dé un uso indebido.

Opcional: asignación de horarios de navegación a ciertos contenidos en internet.

Desarrollo y diseño Control de correspondencia / Ventanilla única

Diseño y desarrollo del sistema de control de correspondencia ó ventanilla única

instalada bajo el dominio

http://www.concejodearmenia.gov.co/correspondencia/control/ funciona bajo

el cms Drupal el mismo utilizado por la página del concejo.

Permite adjuntar imágenes escaneadas o documentos de texto pdf para su

posterior impresión.

El sistema de correspondencia por ser modular permite el desarrollo de nuevas y

mejores funciones.

El sistema cuenta con roles de usuario para su ingreso y administración.

Alojado bajo el dominio del sitio web del concejo

Disponibilidad del sistema de correspondencia a través de internet.

Consulta únicamente para el usuario registrado, los visitantes o público no tendrán

acceso a estos contenidos.

Backup de los contenidos de correspondencia ya que están alojados en el hosting del

sitio web del concejo.

A continuación se presenta el cronograma de actividades para el segundo semestre del

2012 que se llevará a cabo en el área de sistemas:


38

Actividades desde el 1 de Julio al 28 de diciembre del 2012

Actividades

Fecha de

inicio

Duración

(días) Fecha fin

Configuración políticas de navegación en el

servidor linux para optimizar el canal de internet y

transmisión live stream de las sesiones 01/07/2012 15 15/07/2012

Instalación proxy squid en el servidor linux para

optimizar el canal de internet 15/07/2012 15 29/07/2012

Diseño de micro sitio para niños en el sitio web del

concejo para dar cumplimiento a las políticas de

Gobierno en Línea 01/08/2012 60 29/09/2012

Capacitación sobre el software diseñado e

implementado en el concejo municipal 01/07/2012 184 31/12/2012

Mantenimiento computadores del concejo,

desinstalación software no licenciado 01/07/2012 184 31/12/2012

Mantenimiento y adminstración hosting del sitio

web 01/07/2012 184 31/12/2012

Mantenimiento y administración sitio web del

concejo 01/09/2012 184 31/12/2012

Monitoreo y mantenimiento servidor streaming para

transmisión en vivo, red intranet y optimización

canal internet 01/12/2012 184 31/12/2012


39

Diagrama de

Gantt

2 computadores con licencia Windows 7:

Se instalan 2 equipos de computo marca ARGOM con licencias de Windows 7 y

Microsoft office starter, para el optimo desempeño de las oficinas de Recepción y

asistente de Secretaría General, estos dos equipos tienen altas especificaciones técnicas

como son procesadores core i7 y memoria RAM de 4 Gigas para el optimo y ágil

desempeño de estas dependencias.

Kit de Licencias de Legalización Windows 7 Profesional:

Con el objetivo de cumplir con los lineamientos de derechos de autor sobre el software

legal, se adquieren 2 licencias de Windows 8 las cuales dan cubrimiento para las

versiones anteriores de Windows en la misma línea Profesional, como son: Windows 8

Profesional, Windows 7 Profesional, Windows Xp Profesional. Estas dos licencias se

instalan en los equipos de Sonido (Grabación de Sesiones del Concejo) y Secretaría

General ya que son equipos que manejan información de vital importancia y debido a la

información que procesan requieren tener instalados software original para su legal

funcionamiento,


40

Licencia de Software Adobe Audition:

Se adquiere la licencia del software de grabación de audio Adobe Audition CS6 el cual es

utilizado para la grabación de las sesiones del Concejo de Armenia debido a la gran

cantidad de grabaciones que se llevan a cabo en las plenarias, este software se instala

en el equipo de cómputo de grabación. El software cuenta con el soporte de la compañía

de software ADOBE ya que es un software con licencia otorgada por este fabricante.

Licencia de Office home and business ( Office hogar y pequeña empresa 2010 en

versión en español):

Una de las herramientas más utilizadas en la corporación es la generación de

documentos digitales, debido a la importancia de esta información y al no poseer la

licencia de software correspondiente se adquiere la licencia de Office home and business

que cuenta con todos los paquetes de oficina como son Word, Excel “Permite la

ejecución de macros”, Power Point, One note y Outlook.

Software de Control de Ingreso de personas de BIOMECOL SAS y cámara digital

Logitech C920:

Con el objetivo de garantizar un ambiente laboral seguro y velar por la seguridad de

todos los funcionarios de la corporación, se instala en el equipo de recepción el software

y hardware con dispositivos de seguridad como son: Lector biométrico para huellas,

lector de barras para las cédulas y cámara web de alta definición Logitech C920.

UPS

Teniendo en cuenta la información digital en audio que se genera y graba en la

corporación al momento de llevar a cabo las sesiones del Concejo Municipal se

adquieren 3 ups para el correcto funcionamiento de esta área, estas ups quedan

soportando y dando fiabilidad a la información de audio que se genera a través del

computador de grabación, el servidor de internet e intranet que está bajo Linux y el

servidor de streaming. Estas ups mantendrán siempre operativo estos equipos de

cómputo de la corporación sin fallos, picos o caídas de tensión que comprometan la

pérdida de la información digital que se maneja.

Monitor Samsung 19”


41

Se instala en la oficina de sistemas un monitor Samsung 19” que reemplaza el anterior

monitor AOC CRT, este monitor Samsung 19” tiene una mejor prestación de consumo

de energía, no ocupa mucho espacio y no es perjudicial para la salud visual, permitiendo

al área de sistemas llevar a cabo las actividades que se ejecutan a diario, este monitor se

instala al servidor Linux de la intranet.

Router D-link DIR -905L

Se instala el router D-link DIR -905L en la oficina de sistemas con el objetivo de dar

mayor cobertura al intranet de la Corporación del Concejo de Armenia mejorando el

esquema de red que se tiene actualmente con el servidor Linux.

4.5 OFICINA JURÍDICA

Conceptos Jurídicos Emitidos

En la presente vigencia desde la oficina jurídica del Concejo han sido Emitidos 30

conceptos, que fueron trascendentales en la toma de decisiones.

Conflicto de intereses Honorables Concejales. (5)

Conciliaciones prejudiciales de funcionarios. (4)

Ampliciones conceptos de conciliaciones. (2)

Reemplazo Concejal electo. (1)

Designación funcionario Control Interno. (1)

Medicina prepagada Concejal. (1)

Sesiones conjuntas Comisiones Permanentes. (1)

Comisión laboral de funcionario. (1)

Licencia no remunerada de un Concejal. (1)

Publicidad política al interior del Concejo. (1)

Pago honorarios en prorroga de sesiones. (1)


42

Transcripción normas en Proyectos de Acuerdo. (1)

Publicidad política en papelería con logo del Concejo. (1)

Retiro de aspirante a cargo de elección. (1)

Elaboración actas en forma abreviada o sucinta. (1)

Salario de titular al Secretario General encargado. (1)

Aplicación medidas cautelares a honorarios de Concejales.(1)

Consecuencias no presentación oportuna de documentos o requerimientos de la

Contraloría. (1)

Coordinación Fondo Nacional del Ahorro sobre estrategias favorables para la

comunidad. (1)

Participación Concejales en sorteo de ponentes. (1)

Archivo de proyectos no aprobados. (1)

TOTAL: 30

Derechos de Petición Contestados y Tramitados

Desde la oficina jurídica en la presente vigencia, fueron contestados 48 Derechos de

Peticiones a diferentes estamentos.

A Honorable Concejales. (11)

A Movimientos Cívicos. (5)

A Juntas de Acción Comunal. (6)

A ciudadanía en general. (6)

A funcionarios y contratistas del Concejo. (2)

A representantes de Iglesias. (1)

A apoderados de funcionarios. (1)


43

A veedurías ciudadanas. (2)

A la Fiscalía Seccional del Quindío. (1)

A dependencias Alcadía Municipal. (12)

A Directora del I.G.A.C. (1)

TOTAL: 48

Revisiones Jurídicas.

A nivel interno en la presente vigencia la Oficina jurídica ha dado el visto bueno a 57

temas de importancia en la Corporación, entre los que están:

Documentos de la Procuraduría General para elección de Personeros y

Contralores Municipales. (2)

Convenios existentes con Artesanías de Colombia, Universidad La Gran

Colombia, Universidad del Quindío y Colombo Americano. (4)

Documentos de un Honorable Concejal solicitando su posesión. (1)

Actos administrativos y/o resoluciones. (13)

Proyectos de acuerdo presentado por Alcaldía Municipal. (7)

Articulado Proyecto de Acuerdo Código de Rentas. (1)

Documentos de nombramiento y posesión del Jefe de Control Interno de

la Corporación. (1)

Marco Constitucional y Legal del plan de desarrollo del municipio de Armenia.

(1)

Documentos de la Dirección Nacional de Planeación para fiscalización y control

recursos de regalías. (1)

Documentos solicitados por el Juzgado Cuarto Administrativo. (1)

Planillas Seguridad Social mensual de contratistas. (25)


44

TOTAL: 57

Oficios a Entidades y Funcionarios

Igualmente se ha dado el apoyado jurídico, para el envió de 43 documentos, los cuales

fueron entregados a diferentes personas y entidades del Municipio.

A la Contraloría Municipal. (4)

A dependencias Alcaldía Municipal. (5)

A la Procuradoría Regional del Quindío. (6)

A apoderados de funcionarios. (2)

A Jefe de Presupuesto: Medidas de Control. (2)

A Comité Conciliación y Defensa Judicial. (5)

A Departamento Administrativo de la Función Pública. (2)

A Registraduría del Estado Cívil. (1)

A Consejo Nacional Electoral. (1)

A Ministerio del Interior y de Justicia. (2)

A Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (1)

A Ministerio de Salud y Protección Social. (1)

A Gerencia Hospital Universitario San Juan de Dios. (1)

A Control Interno: Austeridad en el Gasto. (1)

A Contratistas: Obligación pago mensual S/Social. (1)

A Personería Municipal. (1)

A Juzgado Primero Administrativo del Circuito. (2)


45

A Mesa Directiva: Cumplimiento Ley de Archivo y Anomalías Contratistas en

Seguridad Social. (2)

A Comandante Policia Quindío: Estudio de Seguridad de

Instalaciones. (1)

A Secretaría General: Normas para liquidación presupuesto. (1)

A Ex-Secretario General: Aplicación Ley 951/2005. (1)

TOTAL: 43

Asesorías Jurídicas

En el tema de asesorías, es importante resaltar el acompañamiento que se ha hecho

desde la oficina jurídica, la cual hasta el momento se han realizado las siguientes:

A Concejales ponentes para debates de proyectos de acuerdo.

A Funcionarios de la Corporación para conciliaciones prejudiciales.

A Contratistas sobre cumplimiento oportuno en el pago mensual de Seguridad

Social.

A Concejales sobre impedimentos para votar proyectos por conflicto de intereses.

A Concejales sobre respuestas a derechos de petición elevados en forma

colectiva por la comunidad.

Otras Actividades

Elaboración de dos actas de reunión extraordinaria de la Mesa Directiva para

conciliaciones en la Procuradoría.

Elaboración alegatos de conclusión proceso Nº 2009 – 954 en Juzgado Segundo

Administrativo.

Asistencia a tres reuniones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del

Municipio.

Asistencia a dos diligencias de conciliación prejudicial en la Procuradoría 157 para

asuntos administrativos.


46

Reunión con asesor jurídico del Consejo Nacional Electoral para consultas

Jurídicas.

4.6 OFICINA DE CONTROL INTERNO

FUNDAMENTO LEGAL

De conformidad con el Articulo 9° de la ley 87 de 1993, al oficina de Control interno, es la

dependencia que evalúa y mide la eficacia, eficiencia y economía de los demás

controles, asesorando a la alta dirección de la corporación en los diferentes procesos

administrativos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de

metas y objetivos.

COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

Para el primer bimestre del 2012, se convoca al Comité Coordinador de Control Interno,

donde se dio a conocer las diferentes actividades a desarrollar por parte de la Oficina de

Control Interno, y posteriormente su aprobación, para el segundo semestre es aprobado

mediante Resolución 621 de noviembre 30 el reglamento interno del comité coordinador.

Entre las actividades más importantes están:

1. Se elabora el plan de acción vigencia 2012.

2. Fue presentado el Plan General de Auditorias vigencia 2012.

3. Es elaborado Reglamento Interno de Control Interno.

4. Es presentado el Informe Ejecutivo Anual del MECI

5. Se crean los mapas de Riesgos.

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

Teniendo en cuenta el Decreto 1599 de 2005, donde establece la implementación de un

Modelo Estándar de Control Interno en las entidades públicas; el Concejo Municipal

adopto dicho sistema en el 2009.

En vista de lo anterior la Corporación y corrido estos años no había obtenido calificación

alguna por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), es así


47

como en esta vigencia se logra obtener una calificación del 51.75%, según reporte del

(DAFP).

Desde la Oficina de Control Interno y siendo participe de la normativa cero papel, se dio

a la tarea de transcribir el Código de Ética, la Visión y Misión de la Corporación y de esta

forma poderlo socializar con el personal de planta, concejales y contratistas a través de

la pagina web del Concejo.

RENDICIÓN DE INFORMES

Igualmente y dando cumplimiento a las normas vigentes en Colombia, se cumplió con la

Remisión de informes de derechos de Autor de Software.

Dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, Se ha hecho la entrega cada 4 meses del

informe Cuatrimestral del estado de Control Interno del Concejo.

Se asesora y se da acompañamiento a la oficina de presupuesto, con el fin de Presentar

la Rendición de Cuenta ante la Contraloría Municipal.

Bimensualmente es reportada la ejecución de la Contratación que es ejecutada en la

Corporación, a través de la Plataforma de Contratación Visible (COVI) de la Contraloría

Municipal.

PLANES DE ACCIÓN Y DE MEJORAMIENTO INTERNOS, MAPAS DE RIESGOS.

En la presente vigencia la oficina de Control Interno, ha hecho el acompañamiento y

asesoramiento en la implementación de los Planes de Acción por dependencias, al igual

que la adopción de los Mapas de Riesgos, donde se elaboró y se socializó con los

funcionarios comprometidos una cartilla de la administración del riesgo, situación que en

vigencias anteriores la corporación carecía de ellos.

Se logra la implementación de los Planes de Mejoramiento internos o institucionales,

coadyuvando esto a una mejor labor corporativa.

OTRAS GESTIONES

Desde la oficina de Control Interno del Concejo Municipal y la Presidencia, se logró

gestionar capacitaciones en varios aspectos y de índole gratuito para la gran mayoría de

los funcionarios de planta y contratistas.


48

Se apoyó el proceso de adopción de las Tablas de retención documental para la corporación.

PROCESOS DE AUDITORIA INTERNA

Teniendo en cuenta el Plan General de Auditorias, aprobado por el Comité Coordinador

de Control Interno, a la fecha se han elaborado 4 auditorías internas dos (2) en la

contratación, una (1) a los sitemas y una (1) financiera.

Otro de los factores fundamentales del compromiso MECI, es que desde la oficina de

control interno se realizaron las gestiones pertinentes, tanto con la universidad la Gran

Colombia y que actualmente tiene convenio con la corporación y con la Escuela Superior

de Administración Pública (ESAP) con el fin de implementar el Sistema de Gestión de

Calidad, buscando un menor costo.

PLANES DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA MUNICIPAL

En cuanto a los Órganos de Control, como la Contraloría Municipal, se han adelantado

los procesos de implementación de acciones de mejora, frente a los hallazgos dejados

en firme de tipo Administrativos, de los cuales se han implementado dos planes de

mejoramiento, uno en la Auditoria Financiera y otro en la Auditoria Regular, de los cuales

se ha desarrollado los seguimientos pertinentes.

4.7 PORCENTAJES DE CUMPLIMIENTO

FORTALECIMIENTO DEL DESARROLLO HUMANO

FORTALECIMIENTO Y MEJORAMIENTO PLANTA FISICA


49

MEJORAMIENTO PLANTA FISICA

FORTALECIMIENTO Y MEJORAMIENTO TECNOLOGICO


50

FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO

FORTALECIMIENTO

OCTAVIO ALEXANDER AGUDELO Presidente 2012

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CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA 2012- 2015 · El Presidente de la Corporación Municipal...

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