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Cos’è la Businèss Intèlligèncè
di Alessandro Rezzani
Il sistema informativo aziendale ............................................................................................................... 2
Definizione di Business Intelligence .......................................................................................................... 6
Il valore della Business Intelligence .......................................................................................................... 7
La percezione della Business Intelligence da parte degli utenti ................................................................. 7
L’utilizzo della Business Intelligence nei processi decisionali aziendali ...................................................... 8
L’utilizzo nelle attività strategiche e tattiche. ........................................................................................ 8
L’utilizzo nelle attività operative ......................................................................................................... 11
Perché la Business Intelligence è necessaria ........................................................................................... 11
Il reperimento dei dati........................................................................................................................ 12
La conoscenza dei dati e la loro documentazione ............................................................................... 12
La costruzione di report ..................................................................................................................... 12
Conclusioni ............................................................................................................................................ 13
Bibliografia............................................................................................................................................. 13
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Il sistema informativo aziendale Le attività, i processi e una buona parte delle competenze tecnologiche ricomprese nel concetto di Business
Intelligence appartengono all’ambito del sistema informativo aziendale. Per questo motivo è importante
conoscere, almeno a livello generale, quali siano le attività tipiche del sistema informativo aziendale, quali
le sue componenti e, ancora, quale sia lo scopo di questa parte dell’organizzazione aziendale.
Il sistema informativo aziendale può essere definito come l’insieme delle attività, dei processi , delle risorse
tecnologiche (hardware e software) e delle persone preposte alla gestione dell’informazione. Possiamo
dunque chiederci cosa significhi gestire l’informazione, presentando, come risposta, il seguente elenco di
attività:
Acquisizione dei dati
Elaborazione dei dati al fine di produrre informazioni1
Archiviazione dei dati grezzi e delle informazioni
Trasmissione dei dati e delle informazioni
Presentazione dei dati e delle informazioni
Le operazioni svolte dal sistema informativo possono essere classificate in base alle esigenze che
scaturiscono dalle attività dei diversi attori dell’organizzazione aziendale, secondo uno schema che prende
il nome dal suo autore: la piramide di Anthony. Essa individua tre categorie di attività aziendali:
1 Il concetto di dato è profondamente diverso da quello di informazione: il dato rappresenta la misurazione di un evento, un fatto oggettivo espresso attraverso numeri o parole. L’informazione è ottenuta attraverso l’elaborazione di un dato (o di un insieme di dati) e ha la caratteristica di assumere un significato, uno scopo e/o un contesto per il destinatario. v. Informatica per l’economia, Albero Clerici (a cura di) EGEA 2011
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Figura 1 - La piramide di Anthony
1. Le attività strategiche, che consistono nella definizione degli obiettivi aziendali e delle politiche
aziendali volte al loro raggiungimento.(Es. scelta dei mercati, scelta dei prodotti)
2. Le attività tattiche, che si sostanziano nell’allocazione efficace ed efficiente delle risorse aziendali
al fine di conseguire gli obiettivi posti dal management strategico, oltre all’attività di controllo del
raggiungimento di tali obiettivi. (Es. Budget, programmazione della produzione)
3. Le attività operative, che rappresentano l’operatività corrente (gestione ordini, magazzino,
fatturazione,…)
Gli attori che si collocano in ciascuno di questi livelli, presentano esigenze e requisiti diversi circa le
informazioni che consentono loro di svolgere il proprio compito:
1. L’alta direzione richiede informazioni analitiche di sintesi, presentate anche con l’ausilio di un
supporto grafico tale da offrire, attraverso una semplice occhiata, la percezione dell’andamento
dell’azienda o di singoli settori aziendali. Molto spesso le esigenze variano nel tempo, sono poco
prevedibili e possono riguardare stime sull’andamento futuro delle grandezze misurate.
2. Anche le direzioni funzionali necessitano di dati analitici sintetici, tuttavia le richieste sono relative
a dati consuntivi e le esigenze rimangono stabili nel tempo, permettendo la costruzione di
elaborazioni ripetitive
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3. Il personale esecutivo difficilmente richiede dati sintetici; la natura operativa delle proprie attività
esige invece di dati di dettaglio, forniti con tempestività (possibilmente in tempo reale)
Associando a ciascun livello di attività nella piramide di Anthony un elenco di categorie software si ottiene
lo schema seguente:
Figura 2 La piramide di Anthony con i software direzionali e operativi
Le categorie di applicazioni, che nello schema appaiono con i loro acronimi, sono descritte brevemente di
seguito.
Fanno parte del sottosistema direzionale (attività strategiche + attività tattiche) i seguenti gruppi di
applicazioni software:
KMS. Knowledge Management System (sistemi di gestione della conoscenza). Si tratta dell’insieme degli
strumenti software per la ricerca, l’identificazione, la strutturazione di tutte le informazioni riguardanti le
attività svolte in azienda. Un esempio è individuabile nei software di gestione documentale, che
consentono di creare, organizzare e consultare vere e proprie biblioteche elettroniche costituite dai
documenti aziendali.
BI.Business Intelligence. Finalmente incontriamo per la prima volta l’argomento oggetto del presente
volume! Al momento la definizione che ne possiamo dare, sebbene sia incompleta, è di “insieme di
strumenti software che forniscono un supporto alle decisioni, tramite la trasformazione dei dati aziendali in
informazioni”.
Il sottosistema operativo si serve delle seguenti categorie di applicativi per lo svolgimento delle attività
correnti:
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ERP. Enterprise Resource Planning. Tali software sono strumenti gestionali che interessano praticamente
tutte le aree aziendali, dalla gestione degli ordini alla fatturazione, dalle paghe al bilancio, dai pagamenti
alla contabilità.
SCM. Supply Chain Management. I software di questa categoria gestiscono la catena di fornitura (sia
relativa agli acquisti, sia relativa alle vendite), velocizzando la trasmissione di ordini di acquisto,
ottimizzando le scorte di magazzino, definendo piani di produzione in base alla domanda, monitorando i
processi di consegna.
CRM. I software di Customer Relationship Management supportano l’attività di contatto con il cliente e
forniscono strumenti per la gestione delle vendite, delle campagne di marketing e del customer service.2
BI: ebbene sì! La Business Intelligence può offrire un valido supporto anche alle attività operative: nel
prossimo paragrafo scoprirete come.
Il sistema informativo aziendale sta assumendo un ruolo sempre più importante a causa sia delle esigenze
della ”era dell’informazione”, sia dell’evoluzione dell’economia e dei modelli di business. Infatti, la
globalizzazione, la presenza di nuovi competitor e la nascita di nuovi mercati hanno aumentato in maniera
abnorme la mole di dati da analizzare e, nel contempo, hanno imposto al management aziendale di agire in
tempi brevi e con margini economici sempre più contratti. Le esigenze del management stanno vivendo
un’evoluzione che ha portato le applicazioni analitiche ad avere sempre più un ruolo strategico all’interno
dell’azienda, diventando così uno strumento prioritario per la definizione degli orientamenti aziendali.
Nello stesso tempo aumenta il fabbisogno di una reportistica sempre più complessa e cresce la necessità di
condividere le informazioni all’interno dell’azienda creando collaborazione fra diversi ruoli funzionali.
E’ pertanto fondamentale, per l’azienda, dotarsi di un sistema informativo ben progettato che riesca a
valorizzare ciascuno degli elementi di cui è composto (persone, procedure, dati, infrastrutture,
principi/valori ispiranti).3 Per quanto riguarda il patrimonio di dati, il sistema informativo deve
necessariamente risolvere alcuni problemi che affliggono molte aziende:
- I dati provengono da fonti diverse ed eterogenee (per tecnologia, formato, ubicazione).
- A volte i dati sono ridondanti, imprecisi e incompleti.
- Sono di difficile fruizione.
- Sono difficilmente integrabili.
Per questi motivi, il sistema informativo deve intraprendere operazioni di eliminazione delle ridondanze,
“pulizia” dei dati, unificazione di strutture e formati; inoltre occorre che i dati possano trasformarsi
facilmente informazioni facilmente fruibili da parte degli attori aziendali. L’implementazione di un sistema
di Business Intelligence è il mezzo per raggiungere l’obiettivo di valorizzare il patrimonio dei dati aziendali.
2 Gartner Group definisce il CRM come segue: Il CRM è una strategia di business il cui risultato è l’ottimizzazione della profittabilità, del fatturato e della soddisfazione dei clienti perché attraverso la profilatura dei clienti, lo sviluppo di comportamenti che portano alla soddisfazione dei clienti e l’implementazione di processi che hanno al centro il cliente. La tecnologia deve favorire un maggiore interazione con lo stesso e una maggiore integrazione attraverso i canali di comunicazione e tutte le funzioni aziendali di backoffice. 3 Il modello di sistema Informativo a 5 elementi è stato proposto da Camussone, 1998, Il Sistema Informativo Aziendale
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Definizione di Business Intelligence La rapida panoramica del sistema informativo aziendale ci ha fornito una prima definizione di Business
Intelligence (d’ora in poi BI) e ci ha aiutato a collocarla principalmente nel sottosistema direzionale, al
servizio del management strategico e tattico che trova così supporto analitico, storico e previsionale alle
proprie decisioni. Tuttavia, forse prendendo di sorpresa qualcuno dei lettori, la BI è stata collocata anche
nel sottosistema operativo, poiché essa sta assumendo un ruolo sempre più importante anche nelle
normali attività giornaliere delle aziende.
La prima definizione di Business Intelligence è stata proposta da Howard Dresner, analista di Gartner Group
nel 1989, per descrivere gli strumenti informatici in grado di soddisfare le esigenze dei manager aziendali.
La definizione originale di Dresner è la seguente:” “Business Intelligence describes the enterprise’s ability to
access and explore information, often contained in a Data Warehouse, and to analyze that information to
develop insights and understanding, which leads to improved and informed decision making. BI tools
includes: ad hoc query, report writing, decision support systems (DDSs), executive information systems
(EISs) and, often, techniques such as statistical analysis and on line analytical processing (OLAP)”4 5.
Secondo il punto di vista di chi la definisce, la BI assume significati diversi, indicando a volte i processi
aziendali di creazione delle informazioni, oppure gli elementi tecnologici (hardware e software) che sono
utilizzati per tali processi, oppure ancora l’insieme stesso delle informazioni che il management utilizza per
intraprendere le proprie azioni. Altri, poi, definiscono la BI come un’architettura di applicazioni di supporto
alle decisioni. Vi sono inoltre numerose definizioni fornite dai vendor di strumenti di BI; esse sono quasi
sempre influenzate dalla volontà dei produttori di evidenziare gli aspetti positivi dei propri software.
A questo possiamo arrivare a una definizione, la più possibile completa, che sia indipendente dalla
tecnologia e dagli strumenti applicativi usati per realizzarla e che possa ricomprendere in essa i diversi punti
di vista:
la Business Intelligence è un sistema6 di modelli, metodi, processi, persone e strumenti che rendono
possibile la raccolta regolare ed organizzata del patrimonio dati generato da un’azienda. Inoltre
attraverso elaborazioni, analisi o aggregazioni, ne permettono la trasformazione in informazioni, la loro
conservazione, reperibilità e presentazione in una forma semplice, flessibile ed efficace, tale da costituire
un supporto alle decisioni strategiche, tattiche ed operative.
4 Fonte www.gartner.com 5 Bisogna dire che il termine Business Intelligence è comparso la prima volta addirittura nel 1958 in nell’articolo “A business intelligence system” di Hans Peter Luhn, IBM. Nell’articolo Luhn parla di "automatic method to provide current awareness services to scientists and engineers". 6 Con sistema si intende un insieme di entità interconnesse. Le componenti di un sistema sono le entità di cui è costituito, le regole che lo governano, gli elementi strutturali, organizzativi e funzionali che legano le entità.
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Figura 3 - Attività di Business Intelligence
Le fasi di raccolta, integrazione, pulizia e validazione dei dati, oltre che le procedure di aggregazione e parte
dei calcoli analitici sono svolte in maniera automatica; sarebbe impensabile, infatti , processare
manualmente la mole enorme di dati che, per alcune aziende, descrivono l’attività giornaliera: per esempio,
per una azienda bancaria potrebbero esserci milioni di movimenti di conto corrente ogni giorno; oppure
per una grossa catena della grande distribuzione, potrebbero essere centinaia di migliaia gli scontrini
battuti in una singola giornata.
Il valore della Business Intelligence Esiste sicuramente una correlazione tra l’uso efficace della BI e l’incremento delle performance aziendali,
tuttavia, non basta garantire l’accesso ai dati per migliorare i margini. La BI evita alle persone che fanno
parte di ogni livello aziendale di preoccuparsi del reperimento dei dati e della loro elaborazione e
conservazione; consente loro accedere ai dati, analizzarli, interagire con essi al fine di ricavare le
informazioni per la gestione dell’intera azienda o parte di essa migliorandone l’efficienza (e di conseguenza
le performance). E’ ovvio che senza persone, che interpretino in maniera corretta le informazioni,
prendendo le giuste decisioni, la BI perde ogni sua valenza positiva. La creazione di un sistema di BI ed il suo
utilizzo dipendono più dalla creatività, dalla cultura aziendale dell’informazione che dalla tecnologia;
quest’ultima rende possibile la BI, ma, a volte, il fatto di porre al primo posto la tecnologia può mettere a
rischio l’efficacia del sistema o può addirittura decretarne il fallimento. Ho costatato più di una volta la
tendenza di alcune aziende a farsi guidare dalla tecnologia nel disegno del sistema di BI. Niente di più
sbagliato: sono le logiche del business che devono determinarne la corretta. La tecnologia deve essere al
servizio della BI, non deve rappresentare un vincolo e non può imporre scelte di disegno del sistema.
La percezione della Business Intelligence da parte degli utenti Molto spesso gli utilizzatori percepiscono la BI in maniera radicalmente diversa l’uno dall’altro e,
probabilmente anche il lettore avrà una propria visione e una propria definizione della BI. Per alcuni
Business Intelligence è sinonimo di reporting7, perciò, chi fa quest’associazione identifica la BI
semplicemente con i software di reportistica, dimenticando che essi ne rappresentano solo la punta
dell’iceberg, la parte visibile e di contatto con l’utente finale. Si tralascia così l’intero processo che recupera
i dati e li porta a divenire informazioni che, opportunamente presentate, danno vita al report. Altri
identificano la BI esclusivamente con il data warehouse8 , ancora una volta tralasciando alcuni aspetti
fondamentali quali la progettazione, l’estrazione dei dati dai sistemi sorgente, la data quality e,
ovviamente, la reportistica. In altri casi, mi è capitato di interloquire con manager, capi area oppure utenti
per i quali la BI è un semplice foglio di calcolo contenente liste di dati aggiornate manualmente e qualche
7 Per report si intende un documento (cartaceo o elettronico) che contiene dati tabellari e/o grafici aggregati oppure di dettaglio. 8 Un’intera sezione di questo volume è dedicata al data warehouse. Rimando ad essa il lettore, dicendo qui soltanto che il data warehouse è un database che contiene dati controllati, certificati e validati e che costituisce il punto di partenza per le attività analitiche che fanno parte della Business Intelligence.
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grafico riassuntivo: di sicuro questa è la visione più lontana possibile dal reale concetto di sistema di
Business Intelligence!. Per quest’ultima categoria di utenti progettare e implementare il data warehouse è
soltanto una perdita di tempo e, tanto meno, per loro ha senso lo sviluppo di procedure automatiche di
raccolta ed elaborazione dei dati che farebbero perdere loro il controllo sul propri dati, gelosamente
custoditi in fogli di calcolo tuttofare… . Ritorneremo sull’argomento parlando del data warehouse.
L’utilizzo della Business Intelligence nei processi decisionali aziendali
L’utilizzo nelle attività strategiche e tattiche.
L’attività di direzione aziendale prevede la definizione degli obiettivi ed il successivo controllo del loro
raggiungimento. Il compimento di un obiettivo può essere misurato utilizzando metriche che descrivano,
per esempio, l’andamento dei ricavi, la remunerazione degli investimenti, l’andamento dei costi di
produzione, la variazione della quota di mercato, ecc.. In base a tali metriche è possibile desumere in
maniera immediata quale sia l’andamento dell’intera azienda o di particolari settori aziendali. Il grande
valore della Business Intelligence risiede però nella possibilità di approfondire l’analisi e determinare quali
siano le cause che hanno determinato l’andamento positivo o negativo di certe misure. Affiancando
all’analisi consuntiva la simulazione di possibili scenari futuri, il management ottiene tutte le informazioni
necessarie a prendere una decisione e ad agire in maniera efficace e tempestiva.
Lo schema seguente rappresenta il processo decisionale supportato dalla BI:
Figura 4 Schema di utilizzo della Business Intelligence
L’esempio che segue riguarda una piccola catena di supermercati e mostra come dal poco soddisfacente
dato delle vendite complessive, il management è arrivato a capirne le cause e a prendere provvedimenti
correttivi. Si tratta di un’estrema semplificazione di un caso reale, utile a comprendere le potenzialità
analitiche della BI.
1) COME? Il responsabile delle vendite consulta il report con l’andamento settimanale delle vendite,
notando un deciso calo dalla quarta settimana di febbraio.
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Figura 5 Report riassuntivo delle vendite.
2) PERCHE’? A questo punto si rende necessaria un’analisi approfondita, magari attraverso uno
strumento di reporting “dinamico”, che permette al manager di scomporre il dato complessivo
secondo diverse dimensioni di analisi. Il manager prova ad effettuare una scomposizione per
categorie di prodotto, per scoprire se il calo delle vendite sia imputabile ad una categoria in
particolare. Non è però così, il calo delle vendite riguarda tutte le categorie. Allora il manager prova
a scomporre le vendite per area geografica e finalmente trova qualcosa: le vendite nella provincia
di Pavia sono calate drasticamente, incidendo negativamente sul risultato complessivo.
Figura 6 Report per categoria prodotto e report per provincia (ultime due settimane)
L’indagine prosegue e il manager scopre che è un particolare punto vendita in provincia di Pavia,
nell’Oltrepò Pavese, per la precisione, che determina il risultato estremamente negativo per l’intera
area geografica. Gli basterà indagare un po’ per capire cosa non va nel punto vendita: dapprima
utilizza l’attributo “Direttore responsabile” della dimensione di analisi “negozio” e si accorge che il
direttore è cambiato a fine gennaio; poi utilizza altre informazioni messe a disposizione dal sistema
di BI e reperite attraverso banche dati esterne: il numero di negozi con caratteristiche simili a quelli
della propria azienda. Scopre così che da gennaio, in Oltrepò, sono stati aperti due punti vendita
della concorrenza. Appare chiaro che la maggior concorrenza, unita alla scarsa capacità di reazione
da parte del direttore responsabile del negozio hanno determinato una perdita della clientela e una
forte diminuzione delle vendite.
3) COSA SUCCEDE SE…? A questo punto si rendono necessarie delle azioni correttive, che però non
possono essere intraprese senza avere una minima idea dell’impatto che esse avranno sui futuri
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risultati aziendali. Il manager, che ha già in mente come agire nei confronti del direttore, ha meno
chiaro come variare le politiche di vendita nell’Oltrepò Pavese. Per questo esegue alcune
simulazioni, utilizzando altri strumenti del sistema di BI. La simulazione prevede una diminuzione
dei prezzi di alcuni prodotti in modo da stimolare le vendite: minori prezzi comportano margini
ridotti o nulli, ma potrebbero far riconquistare molti clienti persi, che finirebbero per comprare
anche prodotti non in sconto; oltre a questo il manager terrà conto anche dei costi di eventuali
campagne pubblicitarie e dell’impatto medio sulle vendite che esse hanno avuto nel passato in
altre zone. Raggiungendo poi un volume di vendita elevato, i fornitori di alcuni prodotti concedono
forti sconti ai punti vendita; occorre perciò tenere in considerazione che vendite elevate a margine
basso o nullo, possono portare comunque benefici economici.
Figura 7 Esempi di simulazioni.
4) AGIRE! Sulla base delle analisi a consuntivo e delle analisi previsionali il manager sceglierà le azioni
da compiere per risollevare la situazione del punto vendita, che potrebbero consistere in tutte o in
solo alcune delle seguenti ipotesi:
a. Verificare se il direttore ha le capacità necessarie ad affrontare la difficile situazione,
decidendo di metterlo ulteriormente alla prova oppure di sostituirlo immediatamente.
b. Impostare politiche di prezzi aggressive, riducendo o azzerando temporaneamente i
margini su alcune categorie di prodotti, ma riconquistando i clienti persi e riportando le
vendite a livelli accettabili.
c. Utilizzare una combinazione di strumenti di marketing per far conoscere le nuove politiche
di prezzo (volantini, pubblicità sui quotidiani ,locali, cartelloni stradali).
d. Istituire raccolte punti per fidelizzare la clientela.
I dati necessari alle attività strategiche e tattiche non sono quasi mai dati di dettaglio, ma di solito si tratta
di dati aggregati; per esempio, per controllare la situazione delle vendite, potrebbe essere sufficiente il
totale mensile delle vendite per ciascuna categoria di prodotto. E’ immediato comprendere che le
informazioni che manager vedranno all’interno di un siffatto report di vendita sono piuttosto ridotte se
confrontate con i dati di base, costituiti dalle singole vendite di ciascun prodotto. Inoltre i manager non
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hanno la necessità di utilizzare l’ultimo dato disponibile (quello odierno, per intenderci): per costruire le
proprie analisi e per prendere decisioni, il più delle volte basterà loro un dato recente, come quello del
giorno precedente o, addirittura, della settimana o del mese precedente.
L’utilizzo nelle attività operative
Anche se la sua applicazione naturale riguarda il livello strategico e tattico, la BI sta assumendo un ruolo
sempre più importante anche nell’attività operativa. Gli esempi seguenti descrivono due situazioni in cui la
BI potrebbe fornire un valido supporto alla sfera operativa:
- La gestione delle prenotazioni ospedaliere potrebbe avvenire attraverso sistemi di BI che
permettano una visione dell’occupazione delle risorse (ambulatori, personale medio e paramedico,
attrezzature diagnostiche) ed una migliore allocazione delle stesse, gestendo i periodi di picco e
ripartendo le richieste meno urgenti su periodi più tranquilli.
- La gestione degli ordini di un’impresa industriale potrebbe essere assistita dalla BI per la verifica
delle disponibilità di magazzino, tempi di consegna, organizzazione del ciclo produttivo.
E’ immediato comprendere che ambedue i casi richiedano dati operazionali di dettaglio e per di più
aggiornati in tempo reale (prenotazioni e allocazione delle risorse mediche nel primo caso e quantitativi
degli ordini, magazzino, situazione dei macchinari, risorse umane e materie prime nel secondo caso). E’
proprio nel maggior dettaglio dei dati e nella massima tempestività con cui essi devono essere disponibili
che la BI operativa si differenzia da quella utilizzata dai livelli decisionali superiori.
Perché la Business Intelligence è necessaria Nei paragrafi precedenti sono emersi i vantaggi che un sistema di BI può apportare in azienda. Lo schema
seguente li riassume, riconducendoli al miglioramento delle performance aziendali.
Figura 8 Vantaggi della Business Intelligence.
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Cambiando leggermente la prospettiva di analisi è possibile evidenziare cosa rende un sistema di BI
necessario e quali complicazioni si creerebbero nel caso della sua mancata realizzazione. Esaminiamo il
problema secondo tre importanti punti di vista:
- il reperimento dei dati
- la conoscenza dei dati e la loro documentazione
- la costruzione di report
Il reperimento dei dati
I dati in azienda sono archiviati in numerose basi dati implementate con tecnologie diverse, come per
esempio SQL Server, Oracle, mainframe, MySQL, Access. Tutto ciò rende l’operazione di interrogazione
piuttosto complessa in quanto essa richiede, oltre a credenziali di accesso per ciascun sistema, anche
conoscenza della specifica tecnologia e del disegno di ognuna delle basi dati. In alcuni casi, poi, i dati sono
frammentati e sparsi su centinaia di fogli di calcolo, rendendo veramente arduo il compito di chi deve
costruire analisi e report basati su di essi. L’esistenza di più basi dati crea un ulteriore problema, legato alla
possibile ridondanza dei dati (ad es. ogni applicativo ha un suo database e una sua anagrafica
clienti/fornitori/prodotti/ … . Tali anagrafiche potrebbero contenere gli stessi clienti/fornitori/prodotti, ma
con piccole differenze, imprecisioni o omissioni). Aggiungiamo poi che le basi dati, su cui si appoggiano i
software gestionali tipici delle attività operative aziendali, sono disegnate in modo da favorire l’inserimento
e le modifiche dei dati, ma non le operazioni di interrogazione, aggregazione dei dati e ricerca.
La conoscenza dei dati e la loro documentazione
Molto spesso accade che la conoscenza dei dati sia frammentata e suddivisa su più persone che hanno una
scarsa interazione tra di loro. La situazione appena descritta può causare problemi di interpretazione dei
dati e può portare alla creazione di report inconsistenti, il cui utilizzo da parte del management può dar
luogo a decisioni non ottimali. Il problema potrebbe essere risolto attraverso la documentazione delle basi
dati, che, in moti casi, è assente, insufficiente o non aggiornata. Come vedremo più avanti, la conoscenza e
la documentazione dei dati sono aspetti fondamentali della BI:
- la comprensione dei dati ed il loro profiling sono condizioni necessarie per la costruzione del data
warehouse.
- la documentazione delle informazioni e della “filiera” che le ha prodotte è importante al fine di un
loro corretto utilizzo.
La costruzione di report
Il punto di partenza per la costruzione di un report è rappresentato da quanto descritto nei due paragrafi
precedenti. In assenza di un sistema di BI ci si trova a realizzare analisi su basi dati con le seguenti
peculiarità:
– frammentazione
– incompletezza
– mancanza di validazione
– mancanza di documentazione
– disegno orientato alle attività operative
Tali aspetti rendono la costruzione dei report complicata, costosa in termini di tempo e, talvolta,
impossibile. Le operazioni più dispendiose sono rappresentate dall’identificazione dei dati da utilizzare,
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dalla loro pulizia e uniformazione, azioni che devono essere ripetute non solo ogni qual volta occorra
implementare un nuovo report, ma anche quando sono apportati cambiamenti alle basi dati sorgente.
A causa dei problemi appena descritti, in azienda è facile riscontrare il malumore di chi, dovendo prendere
decisioni, trova difficoltoso ottenere i dati necessari a supportarle. Le lamentele ricorrenti riguardano:
- la difficoltà di accesso alle basi dati, che pur contenendo molti dati, non li rendono disponibili agli
utenti finali.
- difficoltà di reperire solo i dati utili: troppi dati di dettaglio non servono al management!
- sfiducia nelle fonti dati operazionali, che possono contenere inesattezze.
- estrema difficoltà ad analizzare i dati secondo prospettive diverse: il management vuol essere in
grado di aggregare e manipolare i dati in ogni modo possibile, ma ciò che hanno a disposizione
sono solo report statici, preparati per rispondere ad una specifica esigenza analitica.
Conclusioni L’introduzione alla Business Intelligence contenuta nei paragrafi precedenti, ci ha consentito di mettere a
fuoco l’argomento, evidenziandone alcuni aspetti di fondamentale importanza :
- Il sistema di BI fa parte sistema informativo aziendale ed esso ne ha la responsabilità tecnologica;
per questo il management deve essere consapevole della necessità di investimenti in attività di
formazione del personale esistente o nel reclutamento di figure professionali che presentino forti
competenze nell’ambito dell’amministrazione e dello sviluppo di basi dati orientate all’analisi.
- I problemi e le esigenze che portano alla progettazione e implementazione della BI, anche se
molteplici, hanno come fattor comune la difficoltà o l’impossibilità di sfruttare il patrimonio dati
aziendale per estrarne informazioni finalizzate a supportare le decisioni del management.
- la BI reca vantaggi all’azienda (migliore accesso ai dati, maggior capacità di reazione agli eventi
esterni, maggior efficacia nelle azioni) che si concretizzano in un miglioramento delle performance
economiche.
Bibliografia A. Rezzani, Business Intelligence. Processi, metodi, utilizzo in azienda, APOGEO, 2012
Pigni Ravarini, Sciuto, Sistemi per la gestione delle informazioni, APOGEO, Milano , 2009
Antony R.N, Planning and Control Systems: a Framework for Analysis, Harvard Business School Press, Boston, MA, 1965
Camussone P.F., Il Sistema Informativo Aziendale, Etas, Milano, 1998