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Consumer Credit Reporting Webinar: 

Key issues in complaints handling 

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What will be covered?

The webinar will focus on the following issues:

1. Overview & introduction

2. Types of personal information that can be held in the consumer credit reporting system

3. Key requirements to list a default

4. Access rights and obligations

5. The new corrections process

6. Complaints about incorrect personal information

New laws regulating credit reporting?

Part IIIA of the amended Privacy Act 1988

supplemented by:

‐ Privacy Regulation 2013

‐ Privacy (Credit Reporting) Code 2014 (CR code)

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How are the laws structured?

Separated into divisions based on the type of participant:

Division 2 – CRBs

Division 3 – credit providers

Division 4 – ‘affected information recipients’

Separate division (Division 5) setting out complaints handing rights and obligations

CR code divided by topic

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Key change in terminologyNo reference to a ‘credit report’ or a ‘credit information file’ in the legislation however, expected that industry will continue to use these terms.

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New Categories of personal information

‐ Information in the credit reporting system is categorised based on:

> the entity that holds the information, 

> the entity that disclosed the information, and 

> the purpose for which that information can be used

‐ Reflects the flow of information in the system

‐ Obligations and rights expressed by reference to these different categories

New Categories

There are six key categories:

‐ credit information (CI)  collected by credit providers

‐ CRB derived information  produced by CRBs using CI 

‐ credit reporting information (CRI) = CI + CRB derived information  disclosed by CRBs to credit providers 

‐ CP derived information  produced by credit providers using CRI

‐ credit eligibility information = CRI and CP derived information  used & disclosed by credit providers (but not to CRBs) and includes CRI and CP derived information

‐ regulated information  held (used) by AIRs

EXAMPLE:

Lets say I make an application for a home loan to a Bank A. Information about my application will be categorised differently as it moves through the CRS, depending on the entity that holds it. 

• As part of the assessment process, Bank A will access the CRS by approaching a CRB and requesting a copy of my credit report. In doing so, the credit provider is disclosing credit information to the CRB (namely, that a credit provider has made a credit enquiry in relation to my application for consumer credit).

• The same piece of personal information, might then be used by the CRB to produce a credit score. In the hands of the CRB that credit score is CRB derived information. Together those two pieces of information are called credit reporting information CRBs obligations under the credit reporting laws relate are mostly phrased by reference to this category.  

• Lets say that I then make another application for credit to a different bank, Bank B, who then goes to that same CRB and requests a copy of my credit report. My report now contains information about Bank A’s credit enquiry. 

• When the CRB provides Bank B with a copy of my credit report, including the information about my enquiry, it is disclosing credit reporting information. 

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• Bank B may then use that information to produce its own assessment of my eligibility to be provided with credit (its own credit score). That assessment is called CP derived information. Together with the information in my credit report, that information is called credit eligibility information  credit providers obligations under the credit reporting laws are mostly phrased by reference to this category. 

• To round off my example, say Bank B uses a third party to process applications for credit. That third party is referred to as an ‘affected information recipient’ (or AIR) in the Act.  Bank B is permitted to disclosing the information contained in my credit report to that third party for the purpose of processing my application. In the hands of that third party, information about my original credit application to Bank A is called regulated information  AIR’s obligations under the credit reporting laws are mostly phrased by reference to this category. 

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‘Credit information’

Credit information is the key category:

‐ ‘raw’ types of information permitted to be collected by CRBs for inclusion in a credit report

‐ credit information is defined in s6N

‐ equivalent to s18E of the current Part IIIA

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What is NOT ‘credit information’1. ‘Pre‐commencement information’ – information prescribed by the old s18E

that is no longer permitted to be collected by a CRB for inclusion in a credit report

2. Other publicly available information – that doesn’t meet the requirements of s6N & Para 11 CR code

3. Other consumer credit information – other information about an individual's consumer credit activities (Para 5.1 CR code, E.g. information about the balance on a credit account)

4. Other commercial information – other information about an individual's commercial credit activities 

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Pre‐commencement information

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Para 5.1(c) CR code – TRANSITION PERIODThe exception applies if… 

‐ a CRB lawfully held the information immediately prior to 12 March 2014, or

‐ a CP holds the information, that was lawfully disclosed to it by a CRB 

and…

‐ the personal information is NOT information about a small default (a default of < $150)

‐ the use or disclosure occurs on or before 12 March 2016 OR the expiry of the relevant retention period, whichever is sooner.

or…

‐ the personal information is a file note entered at the request of the individual prior 12 March 2014 and the individual has not subsequently requested its removal.

Handling pre‐commencement informationBUT… any pre‐commencement information (or file note) captured by this exception 

MUST BE HANDLED AS IF IT WERE CREDIT INFORMATION

For example, the relevant retention period will be the NEW retention period for the most analogous type of credit information

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Publicly available information

Publicly available informationPreviously publicly available information not regulated by Part IIIA

But this has changed…

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Publicly available information

Part IIIA (s6N):

‐MUST be about an individual’s activities in Australia and creditworthiness

CR code (Para 11):

‐MUST be available to the general public

‐MUST be collected by a CRB from an agency or state/territory authority 

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Other consumer credit information

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Other information about consumer credit activities

Part IIIA exhaustively sets out the types of personal information able to be included in an individuals consumer credit report

Paragraph 5.1 of the CR Code makes this absolutely clear

Commercial credit information

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Commercial information ‘Credit information’ includes information about:

‐ commercial credit enquiries, and

‐ commercial credit applications (type & amount)

Credit laws DO NOT regulate other types of commercial credit information, but…

…the laws DO regulate when and for what purpose a commercial provider can access the consumer system

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DEFAULTS

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Listing a default

‐ NOT statute barred

‐ NOT less than $150 at the time of listing

‐ ALL of that amount must be at least 60 days overdue

‐ 2 notices

> Notice requesting payment

> Notice of intention to disclose a default

Listing a default – timing requirements

‐ 2 notices must be issued 30 days apart (cant be in one envelope!)

‐ 2nd notice must be issued at least 14 days prior to listing

‐ Default cannot be listed more than 90 days after 2nd notice is given

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Updating a defaultKey concerns:

‐ double listings

‐ artificial extension of the retention period

Solution:

‐ each overdue payment must be the subject of a separate listing (even for the same credit account)

‐ default can only be updated to reflect accrual of incidental fees and charges that result from the overdue payment

FREE ACCESS

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FREE Access — CRBs

A CRB must provide FREE access in the following circumstances: 

1. if the individual has applied for, and been refused credit, within the past 90 days 

2. if the access relates to a decision by a CRB or a credit provider to correct information, and

3. in addition, once every 12 months.

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FREE Access — CRBs‐must be as available and easy to identify as fee‐based access services

‐ within 10 days of receipt request

‐ includes access to a current credit score

‐must include summary & explanation to aid understanding

‐ CRB required to verify the identity of the individual seeking access

CORRECTIONS

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Corrections‐ Single point of access

‐ obligation to consult

‐ evidence substantiating correctness

‐ 30 day timeframe

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Corrections interchange

How might this work…?

• establishment of a corrections interchange

• centralised registry of all corrections requests

• incorrect information held by multiple CRBs can be corrected simultaneously 

COMPLAINTS

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Complaints

3 tiered complaints system:

1. CRB or credit provider to which the complaint relates

2. recognised external dispute resolution scheme

3. the OAIC

Complaints to the OAIC

OAIC can decline to investigate complaint if:

‐ individual did not first complain to the CRB or credit provider 

‐ complaint is already being dealt with by an EDR scheme

‐ complaint would be more effectively or appropriately dealt with by an EDR scheme

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Corrections & Access complaintsIndividual not required to complain to a CRB or a credit provider about the outcome of their correction or access request

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More information?

‐ 15 NEW consumer credit reporting fact sheets  available on the OAIC website —www.oaic.gov.au

‐ OAIC Business Resource 3: ‘What has changed in credit’ —www.oaic.gov.au

‐ ARCA – www.creditsmart.org.au

‐ Possibility of future webinars (Feedback!) 

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Questions?

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