CROIX-ROUGE DU BURUNDI

CENTRE MEDICAL DE KININDO

Par

Dr. Jean Darcy MIKAZA

Bujumbura, Mai 2014

CONTRIBUTION AU DEVELOPPEMENT ADMINISTRATIF ET

FINANCIER DU CENTRE MEDICAL DE LA CROIX-ROUGE DE

KININDO

Rapport de stage mené du 1er Avril au 15 Mai.

i

DEDICACES

A vous cher Père, si tôt parti !

Votre mémoire charrie nos efforts

A vous digne frère, Olivier, tu as à jamais marqué mes jours

Au ciel où vous nous attendez pour toujours

Recevez votre couronne en retour

A Dieu haute gloire et louange éternelle !

ii

REMERCIEMENTS

Au Secrétaire Général de la Croix-Rouge du Burundi,

Je ne saurais passer sous silence la confiance que vous avez affiché à mon

égard et qui m’a été d’un grand intérêt tout au long de ce travail, vos qualités

de leader, votre grande disponibilité m’ont été d’un grand soutien, je tiens à

exprimer ma profonde reconnaissance.

A vous madame la chargé du Département Santé et Soins,

Vous m’avez donné de votre temps malgré les multiples engagements qui sont

les vôtres. Nos remerciements les plus sincères vous sont exprimées.

A tout le personnel du Centre Médical de la Croix-Rouge de KININDO,

Vous m’avez tant appris, plaise à Dieu que le fruit de ce travail profite

amplement au soulagement des plus vulnérables et vous obtienne encore plus

de bénédictions. Trouvez ici, je vous en prie, ma profonde gratitude.

A mes parents, mes sœurs et frères, pour leur soutien indéfectible, leur patience et leur amour tout au long de mes longues études, pour leur présence dans tous les moments de ma vie. A toutes ces familles qui m’ont partagé toit et/ou couvert durant mon séjour ici bas et à vous tous dont le concours m’a été toujours permanent, nous disons merci du fond du cœur ! A tous mes ami(e)s pour leur réconfort et soutien fraternel, leur amitié sincère et leurs joyeux encouragements. A tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à l’aboutissement de ce

travail, nos remerciements vous sont adressés.

iii

LISTE DES ABREVIATIONS

CNLS : Comité National de Lutte contre le SIDA

MSPLS : Ministère de la Santé Publique et de la Lutte contre le SIDA

MFP : Mutuelle de la Fonction Publique

OMD : Objectif du millénaire pour le développement

OMS : Organisation Mondiale de la Santé

SOLIS: Mutualité Solidarité pour la Santé

CDS : Centre de Santé

SIDA : Syndrome d’Immunodéficience Acquise.

VIH : Virus de l’immunodéficience humaine.

iv

LISTE DES GRAPHIQUES

Graphique 1: Organigramme du Centre de Santé

Graphique 2: Niveau des compétences

Graphique 3: Organigramme révisé du Centre de Santé

v

Table des matières

DEDICACES ................................................................................................................................................. I

REMERCIEMENTS ................................................................................................................................... II

LISTE DES ABREVIATIONS ................................................................................................................. III

LISTE DES GRAPHIQUES ..................................................................................................................... IV

GRAPHIQUE 1: ORGANIGRAMME DU CENTRE DE SANTE ............................................... IV

GRAPHIQUE 3: ORGANIGRAMME REVISE DU CENTRE DE SANTE .............................. IV

1 INTRODUCTION GENERALE ......................................................................................................... 1

1.1 INTRODUCTION [1, 2, 3, 4, 5] ..................................................................................................................... 1

1.2 EXPOSE DU PROBLEME [6, 7, 8] ................................................................................................................. 2

1.3 QUESTION DE RECHERCHE ......................................................................................................................... 3

1.4 HYPOTHESES ET PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE ..................................................................................... 3

1.4.1 HYPOTHESES DE LA RECHERCHE ................................................................................................................... 3

1.4.2 PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE ................................................................................................................. 3

1.5 OBJECTIFS DE LA RECHERCHE ..................................................................................................................... 4

1.5.1 OBJECTIF GENERAL ....................................................................................................................................... 4

1.5.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES ................................................................................................................................ 4

1.6 METHODES ................................................................................................................................................ 4

1.6.1 Données à collecter ...................................................................................................................................... 4

1.6.2 Considérations éthiques ............................................................................................................................... 4

1.6.3 Contraintes ................................................................................................................................................... 5

2 RESULTATS ....................................................................................................................................... 6

2.1 Profil administratif..................................................................................................................................... 6

2.1.1 organigramme .............................................................................................................................................. 6

2.1.2 Du statut du centre ....................................................................................................................................... 7

2.1.3 Des services opérationnels ........................................................................................................................... 7

2.1.4 Niveau d’instruction ..................................................................................................................................... 8

2.1.5 Qualité de l’accueil ....................................................................................................................................... 9

vi

2.1.6 Du respect du travail .................................................................................................................................... 9

2.2 Profil financier ......................................................................................................................................... 10

2.2.1 du bilan du premier trimestre 2014 ........................................................................................................... 10

2.2.2 des procedures de gestions ........................................................................................................................ 10

2.2.2.1 Du circuit des recettes ....................................................................................................................... 10

2.2.2.2 Du circuit des dépenses ..................................................................................................................... 10

3 DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS .................................................................................. 11

3.1 Du Profil administratif ............................................................................................................................. 11

3.1.1 De l’organigramme ..................................................................................................................................... 11

3.1.2 Du statut du centre ..................................................................................................................................... 12

3.1.3 Des services opérationnels ......................................................................................................................... 12

3.1.4 Niveau d’instruction ................................................................................................................................... 12

3.1.5 Qualité de l’accueil ..................................................................................................................................... 12

3.1.6 Du respect du travail .................................................................................................................................. 13

3.2 Profil financier ......................................................................................................................................... 13

3.2.1 du bilan du premier trimestre 2014 ........................................................................................................... 13

3.2.2 des procedures de gestions ........................................................................................................................ 13

4 CONCLUSION .................................................................................................................................. 14

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................................... 15

1

1 INTRODUCTION GENERALE

1.1 INTRODUCTION [1, 2, 3, 4, 5]

Auxiliaire des pouvoirs publics, la Société Nationale de la Croix-Rouge

participe au côté du ministère de la Santé Publique à améliorer la santé de la

population burundaise. Dans ce domaine, la Croix-Rouge du Burundi s’inspire

du 4ème objectif de la Politique Nationale de Santé « Renforcement du

Système de Santé » et le Plan National de Développement Sanitaire.

Fort de l’appui financier de la Croix-Rouge Espagnole, La Croix-Rouge du

Burundi a ainsi créé le Centre de Santé de Kinindo, dans la région sud de la

capitale. A ce moment cette région était peuplée par des vulnérables qui, avec

la peur d’affronter les grands hôpitaux et cabinets de la capitale, y trouvaient

et y trouve toujours ainsi des soins accessibles tant sur le plan géographique

que financier!

Ce centre a pour objectif d’offrir des soins de qualité et à moindre coût voire à

titre gracieux aux populations environnantes en générales et aux plus

vulnérables en particuliers.

La patientèle est toujours composée de personnes vulnerables des quartiers

péri urbains tels Kanyosha et Ruziba en majorité! Ces derniers éprouvent

toujours des difficultés quant il est temps pour eux de solliciter des soins

spécialisés.

Notre capacité d’accueil s’est agrandie avec le temps notamment avec

l’ouverture d’une unité d’hospitalisation ainsi qu’un service de maternité.

Or, depuis sa création, ce centre affronte plusieurs problèmes notamment le

manque d’autonomie financière ainsi que d’un système de travail adéquat.

Ainsi se trouve-t-il confronté à la grogne des bénéficiaires quant à la qualité

des soins et des superviseurs quant à la gestion de ce dernier. Ainsi des actions

s’avèrent nécessaire pour apporter des solutions à enjeux.

C’est dans cette optique que se situe notre travail.

2

1.2 EXPOSE DU PROBLEME [6, 7, 8]

Comme le réaffirme l’OMS, dans son document portant réforme de Soins de Santé primaires, les populations veulent vivre dans des collectivités et des environnements qui protègent et favorisent leur santé. Les soins primaires, avec l’accès universel et la protection sociale, constituent des réponses clés à ces attentes. La Croix-Rouge du Burundi, s’inscrivant dans la logique de la Stratégique 2020 de la FICR dans son deuxième objectif qui est de « mener des actions de diplomatie humanitaire pour prévenir et réduire la vulnérabilité dans un monde interdépendant.» et du Plan national de développement Sanitaire 2011-2015, continue à renforcer son appui au développement du Système de Santé notamment à travers ses centres de Santé dont celui de Kinindo. Comme ce dernier est en cogestion avec le gouvernement, il éprouve aujourd’hui des difficultés liés à l’organisation et aussi tant à la disponibilité et à la gestion des ressources. Pour tenter de remédier à ce problème, il nous semble juste et opportun d’effectuer une analyse avec un œil éclairé par la réalité de ce centre pour enfin aboutir à des solutions à la fois efficace et efficiente pour assurer développement et pérennité à cette formation sanitaire. Dans ce contexte, trois questions surgissent :

Quelles sont les lacunes en qualité de soins affichées par le centre ? Quelles sont les tenants du manque d’autonomie financière de cette formation sanitaire? Quelles sont les interventions nécessaires pour le développement de ce centre?

Ce travail se propose de murir une réflexion sue cela et proposer des vois de sortie, voire participer à leur implémentation dans les limites du possible.

3

1.3 QUESTION DE RECHERCHE

Quels sont les obstacles au développement administratif et financier du

Centre de Santé de la Croix-Rouge de Kinindo?

1.4 HYPOTHESES ET PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE

1.4.1 HYPOTHESES DE LA RECHERCHE

a) Le profil du personnel du centre influe sur la qualité des soins;

b) Le Statut légal du centre joue un grand rôle dans l’offre et la quête des soins;

c) Le mode de gestion du centre a un impact sur la qualité de la rentabilité de la

formation sanitaire.

1.4.2 PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE

Cette étude vient répondre à la nécessité d’une réponse au défi que constituent

le développement et la pérennisation du Centre de santé de KININDO.

Les résultats de ce travail devraient aboutir à des solutions qui contribueront à

faire de ce centre une formation sanitaire de qualité pour le grand des

bénéfices de ses patients en particulier et pour toute la communauté en

général.

4

1.5 OBJECTIFS DE LA RECHERCHE

1.5.1 OBJECTIF GENERAL

Contribuer au développement administratif et financier du centre médical de

KININDO.

1.5.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES

Evaluer l’état financier et administratif du centre médical

Discuter des solutions à apporter et des stratégies à implémenter pour

répondre aux éventuels défis trouvés

Participer à la mise en œuvre de ces stratégies et solutions.

1.6 METHODES

1.6.1 DONNEES A COLLECTER

Les données ont été collectées manuellement et concernaient l’état

administratif et financier du centre.

Des discussions à type d’interview individuel ont été menées avec le personnel

du centre pour compléter les données chiffrées et les rapports.

Méthodes d’analyses

Le dépouillement a été manuel, l’analyse et le traitement des données se sont

faits dans les logiciels Microsoft Word et Excel 20O7.

1.6.2 CONSIDERATIONS ETHIQUES

Cette étude été précédée par une série de démarches visant à obtenir les différentes autorisations nécessaires à la collecte des données. Par ailleurs, tous les patients étaient informés de l’objet de l’étude et y ont

adhéré volontairement.

5

1.6.3 CONTRAINTES

On a reçu la latitude de mentionner que quelques données chiffrées, le reste

étant classé confidentiel.

En plus, le temps imparti à notre stage n’était pas de nature à épuiser le sujet,

néanmoins, nous espérons qu’il apportera sa pierre dans l’amélioration des

états financier et administratif de ce centre.

6

2 RESULTATS

2.1 PROFIL ADMINISTRATIF

2.1.1 ORGANIGRAMME

Graphique 1: Organigramme du Centre de Santé

Cet organigramme retrace les relations hiérarchiques telles qu’ils étaient

définis au début de notre stage. Tout le personnel semble ici avoir une autorité

qui permette un suivi régulier.

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2.1.2 DU STATUT DU CENTRE

Le centre a un statut de centre de Santé avec comme attribution de fournir

rien que le paquet minimum d’activité. Actuellement le centre offre le Paquet

minimum d’activité ainsi que certaines activités du Paquet complémentaire

d’activité.

2.1.3 DES SERVICES OPERATIONNELS

a) Service d’accueil et de triage : Ce service est chargé d’accueillir les malades

et de les orienter dans les différents services dont ils ont besoin. Il se charge

également d’établir les fiches des malades.

b) Services de consultation : Le patient est reçu par un médecin ou une

infirmière. S’il apparaît lors de la consultation que le patient ne peut être traité

au Centre de santé (nécessité de soins spécialisés), il est redirigé vers les

cabinets spécialisés ou vers le Centre Hospitalo Universitaire de

KAMENGE(hôpital de référence). Ce qui n’est pas toujours suivi par nos

patients qui se voient freinés par les moyens financiers voire l’inexistence de

personnes compétentes dans le pays!

c) Service de pharmacie : Une Pharmacie est ouverte tous les jours de 7h30 à

15h au sein du Centre de Santé KININDO. En-dehors des heures de travail, un

service minimum de pharmacie reste disponible à l’infirmerie.

d) Service d’hospitalisation : ce service actif 24h sur 24h. La capacité d’accueil

actuelle est de 24 lits.

e) Service des urgences : Une infirmière est toujours disponible au CMK pour

accueillir les urgences médicales et chirurgicales. Le médecin intervient

chaque fois que de besoin.

f) Service de laboratoire : le CMK possède un laboratoire “moderne” qui peut

effectuer des examens de microscopie, bactériologie, hématologie, sérologie et

biochimie.

Deux laborantins y travaillent tous les jours de la semaine.

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g) Service de prise en charge des VIH / SIDA: Grâce à l’appui du Comite

National de Lutte contre le SIDA(CNLS), le CMK a instauré un programme de

prise en charge global des malades atteints par le VIH, hors Antirétroviraux

(ARV) ou sous ARV.

Un service de prévention de la transmission Mère enfant(PTME) est aussi

fonctionnel et travaille en étroite collaboration avec le Service chargé du suivi

Pré et post natale.

h) Service de Dépistage volontaire VIH : ouvert tous les jours ouvrables et

tenus par une assistante psycho sociale qualifiée!

i) Un service préventif qui associe la vaccination (Tout le programme

vaccinal), les Consultations pré et post natales ainsi que le planning familial.

Services gratuitement offert avec l’appui du gouvernement surtout pour les

produits utilisés.

j) Un service de maternité : qui assure le suivi des accouchements mais qui

souffre toujours de l’absence d’un bloc opératoire pour les césariennes en cas

de besoin.

2.1.4 NIVEAU D’INSTRUCTION

9

Graphique 2: Niveau des compétences

Pour le Personnel médical, Il est constitué de

- 2 médecins généralistes dont le Responsable

- 6 infirmiers à temps plein dont deux de niveau A2 et quatre de Niveau A3, 2

infirmiers vacataires de niveau A2

- 2 laborantins à temps plein

Ainsi que trois aides soignants.

2.1.5 QUALITE DE L’ACCUEIL

Sur les 60 patients interrogés de manière aléatoire, seul 42% se disent

satisfaits de l’accueil qui leur est réservé. Les 58% se disent non satisfaits et

avancent comme raison la longueur des files d’attente devant le service de

triage et d’enregistrement et devant les cabinets de consultations. Il ya en plus

comme problème la lourdeur des formalités à remplir pour accéder à une

consultation.

2.1.6 DU RESPECT DU TRAVAIL

L’autorité du centre médical, de même que le personnel, relève plusieurs

entorses au respect des normes de travail :

Des retards et absentéismes au travail

Absence d’esprit d’équipe et d’entraide

Non respect de la hiérarchie

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2.2 PROFIL FINANCIER

2.2.1 DU BILAN DU PREMIER TRIMESTRE 2014

Le bilan du premier Trimestre montre un Compte de la Formation sanitaire

seulement créditeur d’un montant juste suffisante pour couvrir ses besoins de

fonctionnement courant pour 32 jours. Le taux de recouvrements des créances

se situe à 36%.

2.2.2 DES PROCEDURES DE GESTIONS

2.2.2.1 Du circuit des recettes

Toutes les recettes directes du centre, tous actes et services confondus,

passent par une seule caisse. Le calcul est manuel et les reçus sont faits à la

main à partir d’un carnet de reçus à souches.

Les recettes indirectes, c'est-à-dire ceux résultants des tiers payants,

transitent directement sur le compte bancaire du centre.

2.2.2.2 Du circuit des dépenses

Toutes les dépenses sont préparées par la secrétaire comptable et approuvée

par le Responsable sous la supervision du Comité de Gestion.

11

3 DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS

3.1 DU PROFIL ADMINISTRATIF

3.1.1 DE L’ORGANIGRAMME

De l’organigramme tel qu’il est conçu montre qu’il n’a pas subi de modification

après l’adjonction du service de maternité et hébergement des patients. Une

mise à jour s’avère nécessaire pour répondre à la nécessité d’un responsable

du service de maternité et de l’hospitalisation.

L’organigramme suivant a été proposé et adopté :

Graphique 3: Organigramme révisé du Centre de Santé

12

3.1.2 DU STATUT DU CENTRE

La formation sanitaire, da part son personnel et de son panel de services ne

devrait pas rester dans le statut de centre de santé mais par contre devrait

aspirer à un statut de centre médical.

Cette suggestion a été elle aussi prise en compte et la procédure est en cours

pour la modification du statut au niveau du ministère de tutelle.

3.1.3 DES SERVICES OPERATIONNELS

Au vu de tous les services du centre, une remarque facile survient, il n’ya pas

de services spécialisés. Donc ici un effort particulier devrait être fourni pour

spécialiser autant que faire se peut le centre et prioritairement la pédiatrie et

la maternité pour rejoindre les O.M.D 4 et 5. Notons ici que nous n’avons pas

pu aller loin car cette initiative était très onéreuse et reste dans les

perspectives du centre.

3.1.4 NIVEAU D’INSTRUCTION

Nous nous conviendrons que toutes les catégories de personnels nécessaires

au centre sont représentées mais les effectifs ne sont pas suffisants par

rapport aux services à offrir (anciens et nouveaux) et aussi pour rompre avec

le système de vacatariat.

Ainsi, nos suggestions furent de recruter du personnel tant infirmier que

médical pour essayer de redonner de la force à cette équipe. Et comme résultat

de notre doléance, un infirmier de niveau A2 ainsi qu’un médecin ont été

engagés.

3.1.5 QUALITE DE L’ACCUEIL

Sur ce qui concerne l’accueil des patients, nous constatons qu’il était temps

d’opérer un changement dans ce domaine et des réunions avec le personnel

sur la question ont abouti aux mesures suivantes :

L’enregistrement des patients se fera dorénavant par un travailleur

affecté rien qu’à cette tache et devra être ponctuel à son poste.

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Le système des rendez-vous devra permettre de dispatcher les patients

entre les demi-journées pour que ceux qui doivent être accueillis les

après-midi puissent revenir à l’heure dite.

Deux cabinets de consultations médicales seront ouverts en parallèle

tous les jours.

3.1.6 DU RESPECT DU TRAVAIL

Des entorses au respect des normes de travail, on a organisé une séance

d’avertissement pour demander à tout un chacun de faire un examen de

conscience afin de se corriger avant l’avènement de mesures administratives

qui sont, elles, plus contraignantes.

En plus un système de traçabilité de la rentabilité de chaque employé est

entrain d’être expérimenté pour permettre à tous de voir que tel ou tel était

effectivement entrain de prester. Cela à travers une fiche personnelle et

hebdomadaire des activités réalisées pour le centre.

3.2 PROFIL FINANCIER

3.2.1 DU BILAN DU PREMIER TRIMESTRE 2014

Du bilan, on remarque que le centre n’est en bonne posture au niveau

financier mais là des efforts de recouvrement devraient permettre d’avoir un

peu plus de moyens.

3.2.2 DES PROCEDURES DE GESTIONS

Le fait que les opérations de gestion et de comptabilité se font manuellement

peut donner lieu à des inquiétudes quant à la véracité des données fournie et

faciliter aussi les cas de fraude.

Ainsi, on a proposé qu’un progiciel de gestion soit installé pour faciliter les

opérations et aussi donner lieu à plus de transparence dans la gestion et la

comptabilité du centre.

Le logiciel est en cours d’installation vu que nous avons pu démontrer son

efficience.

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4 CONCLUSION

Au terme de ce travail, il est plausible de souligner que notre stage nous aura

permis de participer à la révision de l’organigramme du centre et ainsi à une

redéfinition des attributions de chacun des membres du personnel.

Un statut adapté au centre est attendu et un accroissement des effectifs a pu

être atteint; socle d’une amélioration de la qualité des soins et de la rentabilité

du centre. Nous nous en voudrions de ne pas mentionner que les modifications

apportées au niveau de l’accueil et de la gestion contribueront sans nul doute à

rendre le centre plus fiable autant pour ses patients que pour l’autorité.

Au vu des résultats, en outre, les objectifs de notre stage ont été largement

atteints.

Notre stage nous aura permis de participer activement au développement du

centre de santé, les différentes suggestions qui ont reçu l’approbation de

l’autorité du centre ont affermis notre sentiment d’acteur du développement.

En outre, le temps de ce stage nous a permis de nous familiariser aux

différents outils de gestion utilisés et à découvrir même d’autres options de

gestion tel la gestion numérique.

On ne saurait oublier que nous sortons de ce stage avec un réel bagage au

niveau de la gestion des ressources humaines ainsi que de la compréhension

du fonctionnement des systèmes de santé et à fortiori d’un centre de santé.

15

BIBLIOGRAPHIE

1. STATUT DU CENTRE DE SANTE DE LA CROIX-ROUGE KININDO, 1999

2. CONTRAT DE COOPERATION ENTRE LE MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE

ET LA CROIX-ROUGE DU BURUNDI, 1999

3. CONTRAT DE COLLABORATION ENTRE LE COMITE NATIONAL DE LUTTE

CONTRE LE SIDA ET LA CROIX-ROUGE DU BURUNDI,2006

4. CONTRAT DE COLLABORATION ENTRE LA MUTUELLE DE LA FONCTION

PUBLIQUE ET LA CROIX-ROUGE DU BURUNDI, 2002

5. CONTRAT DE COLLABORATION ENTRE LA MUTUALITE SOLIS ET LE CENTRE

DE SANTE DE LA CROIX-ROUGE A KININDO, 2011

6. WHO, Rapport sur la sante dans le monde, 2008 : les soins de santé primaires -

maintenant plus que jamais

7. http://www.ifrc.org/Global/Publications/general/strategy-2020-fr.pdf

8. http://www.nationalplanningcycles.org/sites/default/files/country_docs/Bur

undi/burundi_pnds_2011_-_2015_vf.pdfn