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ICG · Das ICG erwartet einen Standard, der die externe Evaluierung des Wertemanagements von seinen...

Date post: 04-Aug-2020
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ICG Institut für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft Eine Empfehlung des Arbeitskreises „Wertemanagement/Compliance“ und des Vorstandes des Instuts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaſt e.V. (ICG) Wertemanagement in der Immobilienwirtschaſt Ein Leiaden A recommendaon of the “Values Management/Compliance“ working group and the execuve board of the Instute for Corporate Governance in the German Real Estate Industry (ICG) Values Management in the Real Estate Sector A Guide In Kooperaon mit In Cooperaon with Die Immobilienwirtschaft
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Page 1: ICG · Das ICG erwartet einen Standard, der die externe Evaluierung des Wertemanagements von seinen Mitglie-dern möglich macht und unterstützt sie bei der Implementierung. Dafür

ICGInstitut für Corporate Governance

in der deutschen Immobilienwirtschaft

Eine Empfehlung des Arbeitskreises „Wertemanagement/Compliance“ und des Vorstandes des

Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft e.V. (ICG)

Wertemanagementin der Immobilienwirtschaft

Ein Leitfaden

A recommendation of the “Values Management/Compliance“ working group and the executive board of the

Institute for Corporate Governance in the German Real Estate Industry (ICG)

Values Managementin the Real Estate Sector

A Guide

In Kooperation mitIn Cooperation with Die Immobilienwirtschaft

Page 2: ICG · Das ICG erwartet einen Standard, der die externe Evaluierung des Wertemanagements von seinen Mitglie-dern möglich macht und unterstützt sie bei der Implementierung. Dafür

Präambel Seite 2

I. Prinzipien Seite 2

II. Implementierung Seite 3

Baustein 1: Grundwerteerklärung

Baustein 2: Verhaltensstandards

Baustein 3: Verbindlichkeit

Baustein 4: Kommunikation

Baustein 5: Sicherstellung

III. Empfehlungen Seite 5

Erläuterung und Implementierung zu Baustein 1

Erläuterung und Implementierung zu Baustein 2

Erläuterung und Implementierung zu Baustein 3

Erläuterung und Implementierung zu Baustein 4

Erläuterung und Implementierung zu Baustein 5

Arbeitskreis „Wertemanagement/Compliance“ Seite 11

Die Mitglieder des Arbeitskreis waren Seite 12

INHALT

Page 3: ICG · Das ICG erwartet einen Standard, der die externe Evaluierung des Wertemanagements von seinen Mitglie-dern möglich macht und unterstützt sie bei der Implementierung. Dafür

Preambel page 7

I. Principles page 8

II. Implementation page 8

Basic Element 1: Code of Ethics

Basic Element 2: Code of Conduct

Basic Element 3: Commitment

Basic Element 4: Communication

Basic Element 5: Assurance

III. Recommendations page 9

Explanation and Implementation of Basic Element 1

Explanation and Implementation of Basic Element 2

Explanation and Implementation of Basic Element 3

Explanation and Implementation of Basic Element 4

Explanation and Implementation of Basic Element 5

Values Management/Compliance Working Group page 11

Members of the Working Group were page 12

CONTENTS

Page 4: ICG · Das ICG erwartet einen Standard, der die externe Evaluierung des Wertemanagements von seinen Mitglie-dern möglich macht und unterstützt sie bei der Implementierung. Dafür

ie Unternehmen der Immobilienwirt- schaft sind den Interessen ihrer Kapi-

talgeber (Eigentümer, Treugeber, Banken),aber auch denjenigen ihrer Mitarbeiter und ihrer Kunden (Mieter, Kreditnehmer u. a.) ver-pflichtet. Für deren wirtschaftlichen Erfolg ist fachliche Professionalität eine grundle-gende Voraussetzung.

Transaktionen und Auftragsvergaben inder Immobilienwirtschaft sind unauflöslich mit Informationsunsicherheit und Risiken aus Prozessen und Verhalten verbunden. Die Transformation von Unsicherheit und Risiko in Chancen für wirtschaftlichen Erfolg ist eine Kernkompetenz der Branche. Die Entstehung von Interessenkonflikten, Grau-zonen und Anreizstrukturen für illegale und nicht legitime Handlungen findet in beidem ihre Erklärung. Daher muss neben die pro-fessionelle Expertise eine an Integrität und Werten ausgerichtete professionelle Kultur treten. Integrität und Werteorientierung bedeuten: Rechtstreue und wechselseitige Fairness als grundlegende Prinzipien aller Handlungen und Entscheidungen im Ge-schäftsalltag.

Die Wahrnehmung gesellschaftlicherVerantwortung ist untrennbar mit demGeschäftsleben der Immobilienwirtschaftverbunden. Immobilien prägen den Lebens-alltag, sowohl in der beruflichen wie in der privaten Sphäre. Sie haben damit einen großen Einfluss auf die Umwelt und die Lebensqualität der Menschen.

Vor dem Hintergrund der vorstehendenAussagen wird deutlich, dass Corporate Go-vernance sich auf alle Aspekte der Führung,des Managements und der Kontrolle eines Unternehmens bezieht. Die Mitglieder des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft teilen die Überzeugung, dass wirtschaftlicher Wert

I. PRINZIPIENPRÄAMBEL

Kompromisslose Rechtstreue,die Verbindlichkeit beruflicher Standards

und die Orientierung an ethischen Wertensind die Grundpfeiler einer professionellen

Kultur in der gesamten Wertschöpfungsketteder Immobilienwirtschaft.

Der nachhaltige geschäftliche Erfolgund der gute Ruf der Branche

beruhen darauf.

Zur Festigung und weiteren Entwicklungeiner solchen Geschäftskultur empfiehlt das

Institut Corporate Governance in derdeutschen Immobilienwirtschaft (ICG)

seinen Mitgliedern und allen Unternehmender Immobilienwirtschaft das folgende

Wertemanagement-System.Es beruht auf Prinzipien, in denen die Triebkräfte

und die Verhaltensmaßstäbe für ein solchesManagementsystem entwickelt

und festgehalten werden.

Zur Implementierung dieser Prinzipenin einen gelebten Geschäftsalltag werden

Instrumente und konkrete Umsetzungsmaßnahmenin fünf Bausteinen und in

Empfehlungen zusammengefasst.

Die Einhaltung der Prinzipien und dieRealisierung der Anforderungen und

Empfehlungen der fünf Bausteinebilden einen Leitfaden, mit dessen Hilfe

alle Unternehmen der Immobilienwirtschaftihre bisherigen Aktivitäten

auf dem Gebiet des Wertemanagementsbewerten und entwickeln können.

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Page 5: ICG · Das ICG erwartet einen Standard, der die externe Evaluierung des Wertemanagements von seinen Mitglie-dern möglich macht und unterstützt sie bei der Implementierung. Dafür

ie Realisierung der Prinzipien für ein Wertemanagement der Immobilien-wirtschaft im Geschäftsalltag ist kein einma-liger Akt, sondern ein kontinuierlicher Pro-zess. Alle Anstrengungen und Vorkehrungen auf dem Gebiet der Compliance sind in diesem Zusammenhang grundlegend, aber allein nicht ausreichend. Sie müssen einge-bettet und angetrieben sein von einer Un-ternehmenskultur, die für alle Führungskräf-te und Mitarbeiter positive Anreize schafft, das Wertemanagement auch zu leben.

Die folgenden fünf Bausteine sollen da-bei eine Hilfe sein. Sie definieren die Erwar-tungen des Instituts für Corporate Gover-nance in der deutschen Immobilienwirt-schaft an konkrete Umsetzungsschritte. Siebenennen zu diesem Zweck spezifischeLeitlinien, Anweisungen und positive An-reizmechanismen, deren Einrichtung in denMitgliedsunternehmen verbindlich erwar-tet wird.

Die Festlegungen der Bausteine nehmenRücksicht auf die unterschiedlichen Bedürf-nisse und Erfordernisse verschiedener Un-ternehmensgrößen, auf die spezifischen Traditionen in bestimmten Bereichen derImmobilienwirtschaft und auf gewachsene Unternehmenskulturen. Das Wertemanage-ment-System der Immobilienwirtschaft er-setzt nicht bereits bestehende Verhaltens-standards, Richtlinien und Grundsätze der beruflichen Standesvereinigungen und an-derer Organisationen der Branche. Dies gilt in besonderer Weise für die „Grundsätze ordnungsmäßiger und lauterer Geschäfts-führung der Immobilienwirtschaft“ und für die Kodizes des ICG. Gleiches gilt für die in vielen Unternehmen bereits bestehenden Programme und Systeme. Es dient vielmehr der systematischen Verknüpfung all dieser Anstrengungen und der Orientierung der Mitglieder über ein umfassendes und daher wirksames Wertemanagement.

II. IMPLEMENTIERUNG

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�und Werte, Gesetzestreue und persönliche Integrität sowie wirtschaftliche, rechtliche und gesellschaftliche Verantwortlichkeit gemeinsam die Grundlage unternehmeri-schen Erfolges und einer guten Reputation der Branche bilden.

Die Umsetzung dieser Überzeugung ineinen gelebten Geschäftsalltag ist ein konti-nuierlicher Prozess. Er erfordert die Vorbild-rolle der Führungskräfte, das persönliche Engagement jedes Mitarbeiters der Unter-nehmen und die Einrichtung von unter-nehmensspezifischen Prozessen und Instru-menten, die integeres Verhalten fördern, präventiv wirken im Hinblick auf unrecht-mäßige und unerwünschte Handlungen und die Wahrnehmung gesellschaftlicher Verantwortung ermöglichen.

Genau dies ist der Inhalt eines Werte-management-Systems für die Immobilien-wirtschaft. Compliance und Risikomanage-ment sind notwendige Elemente jedes wirk-samen Wertemanagements. Sie müssen jedoch mit Leben und dem Willen zur Um-setzung in unternehmerische Praxis erfüllt werden. Wertemanagement zielt damit auf den Prozess der Schaffung von Aufmerk-samkeit, Sensibilität und Relevanz für faire Verhaltensstandards im Geschäft, so wie sie sich in der Kultur eines Unternehmens aus-drücken.

Die Ernsthaftigkeit und Glaubwürdigkeiteines Wertemanagement-Systems bedür-fen der unternehmensinternen Kontrolle und Überprüfung und der Möglichkeit zur unternehmensexternen Evaluierung.

Gesetzliche Regeln, professionelle Stan-dards, Erwartungen an Kommunikation und Berichterstattung sowie die spezifischenMerkmale eines Unternehmens spielen dabei die ausschlaggebende Rolle. Das

Institut für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft empfiehlt daher seinen Mitgliedern ein herausge-hobenes Engagement auf dem Gebiet des Wertemanagements und die Entwicklung einer guten unternehmerischen Praxis, die als Vorbild in der Branche dient und geeig-net ist, die Reputation der Immobilienwirt-schaft für fachliche Exzellenz und Integrität weiter zu entwickeln und zu fördern.

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Baustein 4: Kommunikation

Das Wertemanagement ist nur wirksam,wenn es kontinuierlich und systematischintern und extern kommuniziert wird. Dazubedarf es geeigneter Medien, Anreizstruk-turen und Führung. Geeignet sind alle Me-dien, zum Beispiel Printmedien (Broschü-ren, Geschäftsberichte) oder das Internet (Homepage, Intranet-Plattform). Entschei-dend jedoch ist die Einsicht, dass die Um-setzung von Grundwerten und Verhaltens-standards eine nicht delegierbare Aufgabe für jede Führungskraft ist, die als Bestand-teil ihrer Leistung auch bewertet werden sollte. Die Schaffung und Anpassung darauf abstellender positiver Anreizstrukturen, wie etwa Zielvereinbarungen, Bonusregelungen und Karriereplanung, sind hier wirksame Instrumente. Vorstand und Geschäftsfüh-rung haben eine hervorgehobene Vorbild-rolle, die durch die Benennung eines Ver-antwortlichen unterstrichen wird.

Baustein 5: Sicherstellung

Die kontinuierliche Sicherstellung (Assu-rance) der Existenz und Wirksamkeit des Wertemanagements muss gewährleistet werden. Je nach den spezifischen Gegeben-heiten der Unternehmen sind die Einset-zung eines Compliance-Officers, die Bestel-lung eines Ombudsmannes sowie interne und externe Audits und Reportings Möglich-keiten, dies zu tun. Das ICG erwartet einen Standard, der die externe Evaluierung des Wertemanagements von seinen Mitglie-dern möglich macht und unterstützt sie bei der Implementierung. Dafür grundlegend ist die Abgabe einer „Verpflichtungserklärung“der Unternehmen auf ein Wertemanage-ment, das den Anforderungen dieses Leitfadens entspricht.

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Baustein 1: Grundwerteerklärung

Jedes Mitgliedsunternehmen hat eine Grundwerteerklärung (Code of Ethics). Die-se Erklärung ist ein Grundsatzdokument, in dem diejenigen Prinzipien und Werte, die Handeln und Verhalten in allen Geschäfts-belangen bestimmen sollen, dokumentiert und kodifiziert sind. Eine solche Erklärung kann daher nur unternehmens- oder bran-chenspezifisch sein.Mit Blick auf die Festigung und Weiterent-wicklung einer professionellen Kultur und der Reputation der Branche erwartet das Institut für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft von allen seinen Mitgliedern jedoch ein klares Be-kenntnis zu den Werten, Integrität, Trans-parenz, Vertraulichkeit und Professionalität.Integrität bedeutet Rechtstreue und wech-selseitige Fairness. Sie betont den Wert des Kundeninteresses im Einklang mit den eige-nen Interessen und zielt auf die Prävention von dolosen Handlungen.Transparenz ist grundlegend im Hinblick aufdie Bewertung und Nutzung von Immobiliensowie in allen Belangen des Transaktions- undVergabeprozesses. Konflikte zwischen den eigenen Interessen und denen Anderer, zwi-schen persönlichen Interessen und denen des Unternehmens sind offen zu legen.Vertraulichkeit muss gewährleistet sein im Hinblick auf sensitive und private Informa-tionen von Geschäftspartnern.Der Wert Professionalität betont die Orien-tierung an den jeweils geltenden Standards der Profession.

Baustein 2: Verhaltensstandards

Jedes Mitgliedsunternehmen setzt die Grundwerteerklärung in einen Verhaltens-standard um. In diesem Dokument sollen genau und verbindlich die Regeln für be-stimmte sensible Geschäftsbereiche und deren organisatorische Umsetzung festge-legt werden. Dazu gehören etwa: Verpflichtung auf die Einhaltung der staatlichen Gesetze und Ver-ordnungen, Benennung der Bereiche mögli-cher Interessenkonflikte und der Verfahren und Institutionen zur Offenlegung und Kon-trolle dieser Konflikte (einschließlich des damit �erbundenen Vertrauensschutzes), Umgang mit vertraulichen Informationen und die Grenzen der Vertraulichkeit, Regeln für Nebentätigkeiten und Beteiligungen der Mitarbeiter, Spielregeln für Zuwendungen von und an öffentliche und private Ge-schäftspartner und die Schaffung von Trans-parenz in Geschäftsbereichen mit einem hohen Verhaltensrisiko. Der Verhaltens-standard muss sich an den Standards der Profession orientieren.

Baustein 3: Verbindlichkeit

Alle relevanten und involvierten Organe undMitarbeiter müssen über die Grundwerteund Verhaltensstandards des Unterneh-mens und deren Verbindlichkeit in allen Belangen des Geschäfts informiert werden. Ihnen sind Ziel, Inhalt, Richtlinien und Ver-fahren zur organisatorischen Umsetzung und die zivilrechtliche Relevanz zu erläu-tern. Für Führungskräfte und Mitarbeiter in sensiblen Bereichen sind entsprechend ver-tiefende Trainings- oder andere Weiterbil-dungsmaßnahmen durchzuführen. Dieser Vorgang ist zu dokumentieren und arbeits-rechtlich abzusichern.

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Baustein 3: Verbindlichkeit

Erläuterung:

Die Maßnahmen dieses Bausteins zielen darauf, die in Frage kommenden Mitarbei-ter über die Werte und die Verhaltenstan-dards des Unternehmens detailliert für ihren Bereich zu informieren. Ihnen sind die möglichen Konsequenzen und Sanktio-nen aus Fehlverhalten unmissverständlich zu erläutern. Möglichkeiten zur internen und externen Meldung von Grauzonen, Interessenkonflikten und Fehlverhalten sind zu schaffen. Insgesamt geht es in allen Aspekten dieses Bausteins um die Compli-ance des Unternehmens mit den recht-lichen und unternehmensspezifischen Re-geln und Standards.

Implementierung:

n Sind die Verhaltensstandards expliziter Bestandteil des Arbeitsverhältnisses (z. B. Arbeitsvertrag, Dienstanweisung)?n Sind alle relevanten Führungskräfte und Mitarbeiter über die Verhaltensstandards, deren gesetzlichen Konsequenzen und unternehmensinternen Sanktionen infor- miert (z. B. bestätigte schriftliche Beleh- rung, Tagesseminar für Führungskräfte mit Fallstudien, regelmäßige Information über das Thema bei Besprechungen etc.)?n Gibt es eine Möglichkeit für Mitarbeiter, sich in Konfliktsituationen vertraulich beraten zu lassen?

III. EMPFEHLUNGEN

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ie Empfehlungen zum „Wertemanage-ment in der Immobilienwirtschaft“

enthalten Erläuterungen und Vorschläge zur Implementierung der im Teil II entwi-ckelten fünf Bausteine. Sie dienen der Illus-tration der vielfältigen Möglichkeiten, diese Bausteine mit Leben zu füllen und sind eine detaillierte Anleitung für deren praktische Umsetzung.

Baustein 1: Grundwerteerklärung

Erläuterung:

Grundlegender Baustein jedes Wertema-nagement-Systems ist die Kodifizierung der Grundwerte eines Unternehmens. Sie die-nen der Handlungsorientierung und geben Entscheidungshilfe. Die leitenden Werte müssen mit Bezug auf die wichtigsten Inte-ressengruppen (mindestens Kapitalgeber, Mitarbeiter, Kunden, Gesellschaft) und The-menfelder (mindestens Integrität, Transpa-renz, Vertraulichkeit, Professionalität) ent-wickelt werden.

Implementierung:

n Existiert ein solches Dokument (Leitbild, Grundwerteerklärung, Code of Ethics, Mission Vision Value Statement etc.)?n Wenn ja, sind die in der Erläuterung genannten Interessengruppen und The- menfelder behandelt? Gibt es in dieser Hinsicht Überarbeitungsbedarf?n Wenn nein, richten Sie eine Verantwort- lichkeit (Einzelperson, Arbeitsgruppe) ein, die ein solches Dokument entwickelt. Die wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen (Geschäftsführung/Vor- stand, Führungskräfte verschiedener Ebenen, Mitarbeiter) sollten einbezogen werden. Geschäftsführung oder Vorstand verabschieden das Dokument.

� Baustein 2: Verhaltensstandards

Erläuterung:

Verhaltensstandards präzisieren und opera-tionalisieren die Grundwerte des Unterneh-mens für den Geschäftsalltag. Sie klären dieVerhaltens- und Verfahrensgrundsätze für sensible Bereiche und Grauzonen. Dazu ge-hören zentral neben der Verpflichtung auf Gesetzestreue, die Vermeidung und Offen-legung von Interessenkonflikten (Loyalität gegenüber Firmen- und Kundeninteressen, Familie und Freunde als Geschäftspart-ner, wesentliche Beteiligungen an anderen Unternehmen, Nebentätigkeiten) und ins-besondere der Umgang mit Geschenken und Bewirtungen (Festlegungen für die An-nahme und die Hingabe von Geschenken, Definition und Aufzählung der generell ver-botenen Zuwendungen, Umgang mit Höf-lichkeitsgeschenken).

Implementierung:

n Existieren Verhaltensstandards für die in der Erläuterung genannten Bereiche in Ihrem Unternehmen?n Wenn ja, sind die Aussagen und Hand- lungsanweisungen vollständig, klar und deutlich? Werden eventuelle Umge- hungsstrategien eindeutig ausgeschlos- sen? n Werden die Verhaltensstandards der Pro- fession erfüllt?

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Baustein 5: Sicherstellung

Erläuterung:

Die Nachhaltigkeit der Umsetzung desWertemanagements ist durch geeigneteInstitutionen und Evaluierungsverfahren zusichern. Die Möglichkeit einer internen undexternen Überprüfung der Existenz undWirksamkeit des Wertemanagements istgrundlegend für dessen Glaubwürdigkeit.

Implementierung:

n Können Verletzungen des Verhaltens- standards durch Handlungen oder Prak- tiken im Unternehmen vertraulich kom- muniziert und abgestellt werden (z. B. Ombudsperson, telefonische help line, Compliance-Beauftragter etc.)?n Ist das Wertemanagement Teil der Corpo- rate Governance (Bestandteil der strate- gischen Unternehmensführung, Risiko- mangement)?n Wird das Wertemanagement durch die Interne Revision oder andere Stellen des Unternehmens regelmäßig evaluiert?n Sind externe Organisationen (Prüfgesell- schaften, wissenschaftliche Institute) mit der Evaluierung der Werte und des Ver- haltensstandards beauftragt?

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Externe Implementierung:

n Werden die Grundwerte und Verhaltens- standards an Geschäftspartner und an- dere Interessierte öffentlich kommuni- ziert (z. B. Teil des Geschäftsberichts, eigener Nachhaltigkeitsbericht, Presse- arbeit, Mitwirkung bei öffentlichen Ver- anstaltungen)?

Baustein 4: Kommunikation

Erläuterung:

Interne und externe Kommunikation sind zentrale Erfolgsfaktoren des Wertemanage-ments. Mit ihnen wird eine Unternehmens-und Anreizkultur geschaffen, die Führungs-kräfte und Mitarbeiter bei der Realisierung der Werte und Standards ermutigt.

Interne Implementierung:

n Sind die Grundwerte und Verhaltens- standards publiziert und allen Mitarbei- tern zugänglich (Broschüren, Zusammen- fassungen in Daumenregeln, Plattform im Intranet/Internet, CD-ROM)?n Spielen Grundwerte und Verhaltensstan- dards bei der Gewinnung und Einweisung (Hinweis bei Auswahl und Einstellung) neuer Mitarbeiter eine Rolle?n Ist das Thema in regelmäßigen Abstän- den Gegenstand innerbetrieblicher Kom- munikation (z. B. mündliche/schriftliche Behandlung durch Geschäftsführung oder Vorstand; Vorgesetztengespräch, Tagesordnungspunkt bei Gruppen-Mee- tings, Artikel in Betriebszeitung)?n Ist das Engagement für das Wertemana- gement und dessen Umsetzung im Un- ternehmen Bestandteil von Mitarbeiter- beurteilungen, Zielvereinbarungen, Kar- riereplanungen und Bonussystemen?n Existieren obligatorische Trainingspro- gramme (Grundwerte, Verhaltensstan- dards, Risiken und Sanktionen, Fallstu- dien) für Mitarbeiter, die in Bereichen mit starken Verhaltensrisiken tätig sind?

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he enterprises of the estate economy have a commitment to the interests of their fi-

nanciers (owners, trustors, banks), but also tothose of their staff and clients (tenants, bor-rowers and others). Professional expertise is a fundamental precondition for their business success.

Transactions and the award of contracts in the real estate economy are inextricably en-twined with the uncertainty of information and risks from processes and behaviour. The trans-formation of uncertainty and risk into opportu-nities for business success is a core competence of the sector. Both are explained by the occur-rence of conflicts of interest, grey areas and in-centive structures for illegal and illegitimate acts. For this reason, professional expertise must be accompanied by a professional culture governed by integrity and values. Integrity and adherence to values means compliance with the law and re-ciprocal fairness as the fundamental principles of all dealings and decisions in everyday commer-cial life.

The acceptance of social responsibility is inseparable from the commercial life of the real estate economy. Real estate influences everyday life, both in the professional and the private spheres. It therefore has a great influence on the environment and on people‘s quality of life.

In the light of the statements above, it be-comes clear that corporate governance relates to all aspects of the leadership, management and control of an enterprise. The members of the ICG share the conviction that economic va-lue and values, compliance with the law and personal integrity, and economic, legal and so-cial responsibility together form the basis for entrepreneurial success and a good reputation for the sector.

The implementation of this conviction in actual everyday commercial life is a continual

I. PRINCIPLESPREAMBLE

Uncompromising compliance with the law,the binding nature of professional standards

and the adherence to ethical valuesare the cornerstones of a professional culture in the

entire creation of wealth chain of thereal estate economy.

Sustainable commercial success andthe good reputation of the sector

are based on this.

In order to consolidate and further developsuch a business culture, the

Institute for Corporate Governancein the German Real Estate Industry (ICG)

recommends the following values management systemto its members and all companies

in the real estate market.It is based on principles that develop and

establish the driving forces and the standards of conductfor such a management system.

Instruments and specific implementationmeasures for the implementation of these

principles in actual everyday commercial lifeare summarised in five basic elements

and in recommendations.

Adherence to these principlesand the realisation of the requirements

and recommendationsof the five basic elements

form a guide in accordance withwhich all enterprises in the real estate

economy can assess their past activitiesin the sphere of values management

and develop these for the future.

T

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Basic Element 1: Code of Ethics

Each member enterprise has a code of et-hics. This declaration is a fundamental do-cument in which the principles and values intended to dictate the acts and conduct in all business issues are documented and codified. Such a declaration can therefore only be specific to a company or a sector. With an eye to the confirmation and further development of a professional culture and the reputation of the sector, the Institute for Corporate Governance in the German Real Estate Industry however expects all its members to declare clear affiliation with the values of integrity, transparency, con-fidentiality and professionalism. Integrity means compliance with the law and reci-procal fairness. It stresses the value of the client‘s interests in conformity with own in-terests and aims to prevent malicious acts.Transparency is fundamental in view of thevaluation and use of real estate and in all matters of the transaction and award of contracts process. Conflicts between own interests and those of others, between per-sonal interests and those of the enterprise, must be disclosed. Confidentiality must be guaranteed with regard to sensitive and private information of business partners. The value professionalism stresses the ad-herence to the standards of the profession prevailing for the time being.

Basic Element 2: Code of Conduct

Each member enterprise implements thecode of ethics in its Code of conduct. This document should precisely and bindingly specify the rules for certain sensitive busi-ness areas and their organisational imple-mentation. This, for instance, includes: the obligation to comply with the state statutes and ordinances, the specification of the spheres where conflicts of interest may

II. IMPLEMENTATION

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Tprocess. It requires exemplary conduct by managers, personal commitment of each member of staff in the enterprise, and the establishment of processes and instruments specific to the enterprise, all of which should promote honest conduct, have a preventative effect in relation to il-legal and undesirable acts, and facilitate the fulfilment of social responsibility.

This is precisely the content of a valuesmanagement system for the real estateeconomy. Compliance and risk managementsystems are necessary elements of all effective values management. However,they must be living documents and driven by the will to realize them in business practice. Values management is therefore aimed at the process of attracting attention to, and creating awareness and relevance of, fair standards of conduct in business as expressed in the culture of an enterprise.

The seriousness and credibility of avalues management system require controland review within the enterprise, along with the possibility of external evaluation. Sta-tutory regulations, professional standards, expectations regarding communication and reporting and the specific characteristics of an enterprise play the decisive role in thiscontext.

The Institute for Corporate Governancein the German Real Estate Industry there-fore recommends to its members a distinct commitment in the sphere of values ma-nagement and the development of good business practice, that serves as an example to the sector and is likely to further develop and promote the reputation of the real estate economy for specialistexcellence and integrity.

he realisation of the principles forvalues management in the real estate

economy in everyday commercial life is nota oneoff act but a continuous process. Allefforts and precautions in the compliancesphere are fundamental in this context, butare not sufficient on their own. They must be embedded in and driven by a corporate culture that creates positive incentives for all managers and staff to live out the valuesmanagement.

The following five basic elements areintended to offer assistance here. They de-fine the expectations of the Institute for Corporate Governance in the German Real Estate Industry as regards specific imple-mentation steps. For this purpose, they sti-pulate specific guidelines, instructions andpositive incentive mechanisms which mem-ber enterprises are bindingly expected to establish.

The stipulations of the basic elementstake into consideration the differing needs and requirements of various sizes of enter-prise, the specific traditions in certain areas of the real estate economy and the existing developed corporate cultures. The values management system of the real estate eco-nomy does not replace existing standards of conduct, guidelines and principles of the professional societies and other organisati-ons of the sector. This applies in particular to the Principles of Proper and Fair Manage-ment in the Real Estate Economy and to the codices of the Institute for Corporate Gover-nance in the German Real Estate Industry.The same applies to the programs and sys-tems that already exist in many enterprises. Instead, it serves the systematic linking of all these efforts and the orientation of the members towards a comprehensive – and therefore effective – values management.

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he recommendations for the Values ManagementintheRealEstateSectorcontainexplanationsandproposalsfortheimplementationof thefivebasicelementsdevelopedinPartII.Theyservetoillustratethe many different possibilities of fillingthesebasicelementswith life, andconsti-tutedetailedinstructionsfortheirpracticalimplementation.

Basic Element 1: Code of Ethics

Explanation: The fundamental basic element of everyvaluesmanagementsystemisthecodificati-onoftheethicsofanenterprise.Theyserveasaguide foractionanddecision-making.The main values must be developed withreference to the most important interestgroups(atleastfinanciers,staff,clients,so-ciety)andsubjectspheres(atleastintegrity,transparency, confidentiality, professiona-lism).

Implementation:

n Does such a document already exist in yourenterprise(guidingprinciples,decla- ration of fundamental values, code of ethics, mission vision value statement, etc.) nIf so, does it deal with the interest groups and subject spheres specified in theexplanation?Isrevisionnecessaryin thiscontext?nIfnot,establishresponsibility(individual person, working group) for the produc- tion of such a document. Themost im- portantinterestgroupsintheenterprise (management/executive board, mana- gers of various levels, staff) should be involved. The management or the exe- cutive board must pass the document.

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arise, and the procedures and institutionsforthedisclosureandcontrolofthesecon-flicts (including the protection of relianceon good faith associated with this), dea-ling with confidential information and theboundaries of confidentiality, rules for an-cillaryemploymentandparticipationsheldbystaff,rulesofthegameforgrantstoandfrom public and private business partnersand the creation of transparency in busi-nesssphereswithahighconductrisk.TheCode of conduct must be conform to thestandardsoftheprofession.

Basic Element 3: Commitment

All relevant and involved organs and staffmust be informed about the ethics andstandardsofconductoftheenterpriseandtheirbindingnatureinallbusinessmatters.Theaim,content,guidelinesandprocedurefortheorganisationalimplementation,andthe civil law relevance,must be explainedtothem.Relevantdetailedtrainingorotherfurther education measures must be car-riedoutformanagersandstaffinsensitiveareas. This process must be documentedandsafeguardedfromalabourlawpointofview.

Basic Element 4: Communication

Valuesmanagementisonlyeffectiveifitiscontinuallyandsystematicallycommunicat-ed internally and externally. This requiressuitable media, incentive structures andleadership.Allmediaaresuitable,e.g.printmedia(brochures,businessreports)ortheInternet (homepages, Intranet platforms).However,thedecisivefactoristherecogni-tionthattheimplementationofethicsandstandardsofconductcannotbedelegatedandissubjecttotheevaluationofmanage-

III.RECOMMENDATIONS

Tmentperformance.Thecreationandadap-tionofpositive incentive structuresattrib-utabletothis,suchasagreedtargets,bonusschemes,andcareerplanning,areeffectiveinstruments in this context. The executiveboardandthemanagementmustsetadis-tinctexamplethat issupportedbytheap-pointmentofaresponsibleofficer.

Basic Element 5: Assurance

Continualassuranceoftheexistenceandef-fectivenessofthevaluesmanagementmustbe guaranteed. Depending on the specificcircumstances of the enterprise, possibili-tiesforthiscouldbetheemploymentofacomplianceofficer, theappointmentof anombudsman,aswellas internalandexter-nalauditsandreporting.The Institute for CorporateGovernance inthe German Real Estate Industry expectsa standard thatmakes external evaluationofthevaluesmanagementbyitsmemberspossible and supports them with imple-mentation. The submission by the enter-prise of a declaration of commitment tovalues management that corresponds tothe requirementsof this guide isessentialforthis.

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n Is the commitment to the values manage- ment and its implementation in enter- prises part of staff assessments, agreed targets, career planning and bonus systems? nAre there obligatory training programs (ethics, standards of conduct, risks and sanctions,casestudies)forstaffwhowork inareaswithsignificantconductrisks?

External Implementation:nAretheethicsandstandardsofconduct publiclycommunicatedtobusinesspart- ners and other interested parties (e.g. partofthebusinessreport,ownsustain- eddevelopmentreport,presswork,par- ticipationinpublicevents)?

Basic Element 5: Assurance

Explanation:Thesustainedimplementationofvaluesma-nagementmustbeassuredbysuitableinsti-tutionsandevaluationprocesses.Thepossi-bilityofaninternalandexternalreviewoftheexistenceandeffectivenessofthevaluesma-nagementisfundamentalforitscredibility.

Implementation:nCanbreachesoftheCodesofconductbe communicated in confidence and dealt withbyactsorpracticeswithintheenter- prise(e.g.throughanombudsperson,tele- phonehelpline,complianceofficer,etc.)?nIsvaluesmanagementpartofcorporate governance(partof thestrategiccorpo- rateleadership,riskmanagement)?nIs the values management regularly re- viewed by the internal auditing depart- mentorotherpartsoftheenterprise?n Are external organisations (review com- panies,academicinstitutes)commissio- ned with the assessment of the values andtheCodeofconduct?

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Basic Element 2: Code of Conduct

Explanation:Codeofconductrendertheethicsoftheen-terprisemorepreciseand transform theminto operational principles for everydaybusiness life. They clarify theprinciples ofconductandprocedureforsensitivespheresandgreyareas.Theycentrenotonlyontheobligationtoconformtothelaw,butalsoontheavoidanceanddisclosureofconflictsofinterest(loyaltytotheinterestsofthefirmandtheclients, familyandfriendsasbusi-ness partners, significant participations inotherenterprises, subsidiaryemployment)andinparticularthetreatmentofgiftsandhospitality(giftgivingandreceiving,defini-tionandenumerationof thebenefits thataregenerallyprohibited,howtodealwithgiftsofpoliteness).

Implementation:nIstherealreadyaCodeofconductinyour enterprise for the spheres specified in theexplanation?nIfso,arethestatementsandinstructions for action complete, clear and compre- hensible? Are any circumvention stra- tegiesclearlyexcluded?nAre the professional codes of conduct met/fulfilled?

Basic Element 3: Commitment

Explanation:ThemeasuresofthisbasicelementaimatprovidingthestaffinquestionwithdetailedinformationaboutthevaluesandtheCodeofconductfortheirspheresofactivity.Thepossibleconsequencesandsanctionsfromwrongful conduct must be explained tothemunequivocally.Opportunitiesmustbecreatedfor internalandexternal reportingof grey areas, conflicts of interest and

wrongfulconduct.Onthewhole,allaspectsofthisbasicelementcentreonthecompli-anceof theenterprisewith the legal rulesand standards, along with the rules andstandardsspecifictotheenterprise.

Implementation:nIstheCodeofconductanexplicitpartof theemploymentrelationship(e.g.contract of employment, service instructions)?nAre all relevant managers and staff informedabouttheCodeofconduct,their statutory consequences and internal sanctionsintheenterprise(e.g.confirmed written warning, halfday seminar for managerswithcasestudies,regularinfor- mationonthesubjectatmeetings,etc.)?nIs there the possibility for staff to seek confidentialadviceinconflictsituations?

Basic Element 4: Communication

Explanation:Internal and external communication arecentral success factors of values manage-ment. They create a corporate and incen-tiveculturethatencouragesmanagersandstafftorealisethevaluesandstandards.

Implementation:nAretheCodesofethicsandconductpub- lished and accessible to all staff (bro- chures, summaries of rules of thumb, platform in the Intranet/Internet, CD- ROM)?nDoethicsandcodesofconductplayarole in attracting and instructing new staff (referencetothematselectionandhiring)?nIsthesubjectaddressedatregularinter- vals in internal communication (e.g. oral/written treatment by the manage- mentorexecutiveboard;discussionwith superiors, item on the agenda at group meetings, articles in housemagazines)?

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1. AusgangslageVor dem Hintergrund von immer wiederkehrenden negative Schlag-zeilen über die deutsche Immobilien- und Bauwirtschaft, die nebenmateriellen Schäden nachhaltige Probleme für das Image unsererBranche im nationalen aber vor allen Dingen auch im internationa-nalen Kontext verursachen, hat das Institut für Corporate Governance in der deutsche Immobilienwirtschaft durch eine hochkarätige Arbeitsgruppe ein Zeichen in Richtung Veränderung gesetzt.

2. ZielsetzungZiel dieser Arbeitsgruppe war es, einen Kodex korrekten Verhaltensfür Unternehmen und Mitarbeiter in der Immobilien- und Bauwirt-schaft zu entwickeln, der einen verbindlichen Rahmen definiert und Orientierung geben kann. Zunächst wurde in einer Analyse geprüft, welche Regelwerke bereits bestehen und ob diese angepasst oder erweitert werden konnten. Im Anschluss wurden ein neuer Leit-faden für den Markt sowie praktische Maßnahmen zur Prävention von Korruption in Unternehmen entwickelt. Hierdurch soll markt- aber auch pressewirksam eine Besserung der aktuellen Situation herbeigeführt werden.

3. ArbeitskreisDer Arbeitskreis setzte sich aus einem hochkarätigen Kreis von Führungspersönlichkeiten aus Unternehmen zusammen, die in derSumme die gesamte Wertschöpfungskette der Immobilienindustrieabbilden. Diese Gruppe wurde durch Juristen, Wirtschaftsprüferund einen umsetzungserfahrenen Wissenschaftler ergänzt.

ARBEITSKREISWERTEMANAGEMENT/COMPLIANCE

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1. Initial PositionIn view of consistent headlines about the German real estate and construction economy, which cause not only substantive damage but also lasting difficulties for the image of our sector in a national but above all in an international context, the Institute for Corporate Governance in the German Real Estate Industry has set an example for a change of direction with a top level working group.

2. AimThe aim of this working group was to develop a code of correct conduct for enterprises and staff in the real estate and construction economy that defines a binding framework and can provide orientation. At first, an analysis examined the systems of rules that already existed, and whether they could be adapted or extended. Subsequently, a new guide was developed for the market together with practical measures for the prevention of corruption within enterprises. This is intended to achieve an improvement in the current situation as far as the market and press effectiveness are concerned.

3. Working GroupThe working group comprised a top level collection of leading personalities from enterprises that together represent the entire creation of value chain in the real estate industry. This group was supplemented by lawyers, accountants and an academic with experience in implementation.

VALUES MANAGEMENT/COMPLIANCEWORKING GROUP

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Herbert BodnerBert-Peter Consoir

Dr. Dierk ErnstLudwig Feldrappe

Hartmut FründDr. Volker Hahn

Bernhard HansenSascha Hettrich FRICS

Dr. Heiner HuggerErik Huigen

Dr. Lothar KappichWerner Knips, Chairman of the Working Group

Michael A. KremerAngelika Kunath

Dr. Gerhard NiessleinDr. Volker Riebel

Bärbel SchombergDirk-Wilhelm Schuh

Ralf SchwiedeJörn Stobbe MRICS

Jürgen TaschkeDr. h.c. Dolf Weber

Professor Dr. Josef Wieland, Academic Advisor

DIE MITGLIEDER DES ARBEITSKREISES WAREN/MEMBERS OF THE WORKING GROUP WERE:

Heidrick & Struggles

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Wir stehen fürwerteorientierte Unternehmensführung

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ProfessionalitätTransparenz

IntegritätNachhaltigkeit

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We are committed tovalue driven Management

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ProfessionalismTransparency

IntegritySustainability

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ICGInstitut für Corporate Governance

in der deutschen Immobilienwirtschaft

Leipziger Platz 910117 Berlin

Tel.: +49 30 202 1585 55Fax: +49 30 202 1585 29

E-Mail: [email protected]

www.icg-institut.de

Der Leitfaden wurde im Februar 2005 verabschiedet.The Guide was adopted February 2005.

Auflage: 500, Juni 2018Circulation: 500, June 2018


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