+ All Categories
Home > Documents > Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview...

Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview...

Date post: 06-Aug-2020
Category:
Upload: others
View: 2 times
Download: 0 times
Share this document with a friend
12
ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics The Dashboard is your ADP Payments control center. The following sections contain detailed explanations of each component on the dashboard.
Transcript
Page 1: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

ADP Payments Tutorial Series

Dashboard Overview & Navigation BasicsThe Dashboard is your ADP Payments control center. The following sections contain detailed explanations of each component on the dashboard.       

Page 2: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

DASHBOARD ALERTSThe Notices section, located at the very top of the page just below the Dashboard header, alerts you to events that need your attention.  

In this section you’ll find:

• Notifications of Returned Echeck (ACH) transactions.

• Notifications of Failed Recurring Schedule payments.

• Notifications of undeliverable invoices.

• Chargeback notifications.

• Notice that your Chargeback level is approaching a critical level.

• Notices about upcoming system maintenance and down‐time.

• Other information critical to your account.

When you have understood or addressed a notice, you can dismiss it by clicking the “x” to the right of the item.  Once you have dismissed a notice, you will no longer see it on your Dashboard when you log in.TIP: If you do not have any active notices, you will not see this section on your Dashboard.

SETTLEMENT SUMMARYThe Settlement Summary section of the dashboard, shown below, provides a graph of your settled payment history over the past six months.

The default view for the Settlement Summary is to display data by month. The linked dollar value in green at the top of the table displays the total dollar value of settled payments in the current month. Click the link to go to the manage payments screen with the Payments table filtered to display the transactions represented.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 2 of 12 

Page 3: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

The linked dollar value in yellow at the top of the table displays the total dollar value of processed, but as of yet unsettled payments in the current month. Click the link to go to the manage payments screen with the Payments table filtered to display the transactions represented. The solid bars in the graph use the left‐hand dollar axis, and depict the total amount of settled payments for the indicated month. Mouse over any bar to see the exact dollar amount for the month. Mouse‐over any dot to see the exact number for the month. Click any bar or dot to go to the manage payments screen with the Payments table filtered to display the transactions represented. 

TIP: You can click on the top legend markers to show/hide the bars or trend line. In the example below, the “Settled Payments Value” legend text was clicked which greyed it out and removed the bar component from the graph. To add the bars back in, click the greyed out legend text.

Use the drop‐down box at the top of the table to change the time period covered by the chart. 

Choose “this week” to change the time scale to weekly, as shown below. The blue link at the top of the chart now displays a total for payments settled in the current week, and the blue bars and orange dots represent the last 6 weeks of payments. The yellow link at the top now displays a total for unsettled payments for the current week.

Choose “today” to change the time scale to daily, as shown above. The blue link at the top of the chart now displays a total for payments settled in the current day, and the blue bars and orange dots represent the last 6 days of payments. The yellow link at the top now displays a total for unsettled payments for the current day.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 

Page 4: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

FAILED TRANSACTIONSThe Failed Transactions section lists all transactions entered in the current month that failed (Status = “Failed”), with the most recent failures first. Click the linked red dollar amount at the top of the table to go to the manage payments screen with the Payments table filtered to display the transactions represented. 

The Date in the chart is the transaction date. (This is the date the transaction was entered, or for transactions that are part of a recurring payment schedule, the date the transaction was generated.) 

The first and last name of the customer is displayed in the Customer column. Clicking the linked customer name opens the Customer Record in view mode.TIP: You can edit the customer record by clicking the “edit customer details” link at the top of the screen. Click the “back” button to return to the Dashboard.

The Amount column displays the amount of the failed payment. Click the linked amount to open the Transaction Details screen for the failed transaction. The Reason Description field typically provides the reason for the failure.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 4 of 12 

Page 5: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

RECURRING PAYMENT SCHEDULESThe Recurring Payment Schedules section indicates the total number of active payment schedules (both recurring billing schedules and payment plan schedules) in your account. Click the linked number to go to the manage recurring payments screen with the Recurring Payments table filtered to display only active schedules.

The graph below depicts payment activity in your account, based on your recurring payment schedules, over the past six months. The bars use the left‐hand axis and represent the total dollar volume in payments processed from schedules in the indicated month. 

The blue portion of the bar represents payments already processed. The green portion of the bar represents scheduled payments that will be processed later in the month. Mouse‐over the bar to see the exact dollar amount. Click on the blue bar (or blue portion of the current month’s bar) to go to the manage payments screen with the Payments table filtered to display the transactions represented. Click on the green portion of the current month’s bar to go to the manage recurring payments screen with the Recurring Payments table filtered to display the schedules represented.

The orange line uses the right‐hand axis, and depicts the total number of schedules that generated at least one payment in the indicated month. Mouse ‐over the dot to see the exact number. Click the dot to go to the manage recurring payments screen with the Recurring Payments table filtered to display only those schedules represented by the dot.TIP: The line graph represents number of schedules, NOT number of payments. Thus, if a single weekly schedule resulted in 4 payments being processed in April, it is only counted once in the schedule count.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 5 of 12 

Page 6: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

You can hide portions of the graph by clicking the chart label for the component you want to hide. This will grey‐out the chart label and remove that component from the chart. To restore it, click the greyed‐out label. For example, in the screen capture below the blue “Processed” payments section is removed.

EXPIRING CREDIT CARDSThe Expiring Credit Cards section lists all active schedules for which the customer's credit card will expire during the next month. (For example, if you view the Dashboard in June, this list will contain schedules with credit cards expiring in July.)TIP: This table creates one entry per schedule with an expiring credit card, NOT one entry per credit card. Thus, as in the example below, if you have entered more than one schedule for a customer and both schedules use the same credit card, both schedules will be in this list. When you update the credit card with a new expiration date, you only need to do it once in order to update all schedules.

The Exp Date column indicates the month and year in which the credit card will expire.

The first and last name of the customer is dis plated in the Customer column. Clicking the linked customer name opens the Customer Record in view mode.TIP: You can edit the customer record by clicking the “edit customer details” link at the top of the screen. Click the “back” button to return to the Dashboard.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 6 of 12 

Page 7: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

The Schedule column contains the Schedule ID to which the expiring credit card is attached. Click the linked Schedule ID to view the schedule. Scrolling down to the Payment Method section will provide details about the 

expiring credit card. 

INVOICES The default view for the Invoices chart is to display the total dollar volume and number of invoices for the current month at the top. In the example below, it is September, 2011 and so far there have been 73 new invoices created in the month for a total due of $10,200.87. Click the blue link to go to the manage invoices screen with the Invoices table filtered to display the invoices represented.TIP: This total includes invoices entered individually and those generated by invoice schedules.

The bars in the graph are color‐coded by invoice status with red for overdue invoices, green for paid invoices and blue for unpaid invoices. They use the left‐hand axis and represent the total dollar value for each category based on invoices that are due in the indicated month. Mouse‐over any of the colored bar portions to see the exact amount. 

You can program your system to automatically send reminders to your customers when a credit card attached to their schedule is about to expire. (See the Email Preferences and Templates section in Chapter 8 of the ADP Payments User Guide.) 

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 7 of 12 

Page 8: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

TIP: The bar graph values are allocated based on the month in which the invoice is due, NOT the month in which the invoice was paid. For example, if an invoice was due on April 1, but wasn’t actually paid until May 1, the dollar amount of the payment will be included in the April bar NOT the May bar.

The orange line indicates the number of invoices sent over the six month period depicted in the chart. Mouse over the orange dot to see the exact number. Click the orange dot to go to the manage invoices screen with the Invoices 

table filtered to display the invoices represented.

You can hide portions of the graph by clicking the chart label for the component you want to hide. This will grey‐out the chart label and remove that component from the chart. To restore it, click the greyed‐out label. For example, in the screen capture below the Red “Overdue” invoices section is removed.

Note that the Bar portion of the graph and the line portion of the graph are NOT correlated. The bar portion is based on the invoice Due Date. The line portion is based on the invoice Create Date. 

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 8 of 12 

Page 9: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

OVERDUE INVOICES The Overdue Invoices section of the Dashboard is to display all invoices with a status of “Past Due” in descending order by Amount due.

The header provides the number of overdue invoices and a linked dollar amount of overdue invoices in red. Click the linked dollar amount to go to the manage invoices screen with the Invoices table filtered to display the invoices represented.

The Due Date column indicates the date the invoice was due. The Status column shows the invoice status.

The first and last name of the customer is displayed in the Customer column. Clicking the linked customer name opens the Customer Record in view mode.TIP: You can edit the customer record by clicking the “edit customer details” link at the top of the screen. Click the “back” button to return to the Dashboard.

The Amount column indicates the total amount of the invoice. Clicking the linked amount opens the invoice in view mode.TIP: The invoice view screen provides links to collect a payment, mark as paid, print, re‐send, or save as a .pdf.

Note that the Amount column always shown the Total Due for the invoice, and is not adjusted for any partial payments made. To view the Balance Due on the invoice, click the linked Amount, then scroll to the bottom of the invoice.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 9 of 12 

Page 10: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

PAST DUE INVOICE AGINGThe Past Due Invoice Aging section breaks your overdue invoices down by number of days overdue. Mouse over any of the bars to see the exact number of invoices in each category. Click the bar to go to the manage invoices screen with the Invoices table filtered to display only those overdue invoices represented by the bar.

UNPAID INVOICE EXPOSUREThe Unpaid Invoice Exposure section covers all of your unpaid invoices. The pie chart shows the percentage, by dollar volume, of unpaid invoices that are overdue (in red), the unpaid amount on invoices that are partially paid (but not overdue) in green, and the percentage that are simply unpaid (the Due Date has not yet been reached.) The exact dollar value for each section is also displayed.

Click any of the pie slices to go to the manage invoices screen with the Invoices table filtered to display the invoices represented.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 10 of 12 

Page 11: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

SIDE NAVIGATIONThe side navigation bar is always visible, and provides easy access to all ADP Payments functional areas.

• Dashboard: Click the button to return to the Main Dashboard at any time.

• Payments: Click this button to enter the Payments Center at any time. From there you can enter one‐time and recurring payment schedules, view, manage and export your full transaction history, and view and manage recurring bill payment and payment plan schedules.

• Invoices: Click this button to enter the Invoices Center at any time.  From there you can send one‐time and recurring invoices, view, export, and manage all invoices in your account, and view, edit, and manage recurring invoice schedules.

• Customers: Click this button to enter the Customer Center at any time.  From there you can view a list of existing customers, export the customer list, enter new customers, reset customer passwords, and view and edit existing Customer Records.

• Reports: Click this button to enter the Reporting Center at any time. From there you can view pre‐programmed reports on transactions, deposits and invoices. You can also program custom reports to meet specific data needs.

• Quick Links: Use these shortcuts to directly access common tasks.

• collect payment: Use this link to go directly to the Collect New Payment screen in the Payments center.

• send invoice: Use this link to go directly to the Send New Invoice screen in the Invoices center.

• add customer: Use this link to go directly to the Add New Customer screen in the Customers center.

• Reports Quick Links: Click the linked report name to view the report.

• Each standard report is automatically included in the list. 

• Add custom reports by using the “Add Quick Link” option in the Action menu. (See Custom Reports in Chapter 8 of the ADP Payments User Guide for details.)

• Click the “x” box to remove any report link from the list.

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 11 of 12 

Page 12: Dashboard Overview & Navigation Basics - PaySimple...ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 3 of 12 The linked dollar value in yellow at the top of

TOP NAVIGATIONThe top‐navigation bar is always visible, and is used to access information about your account, and to configure your system. Your first and last name are displayed after the word “Welcome. 

Click the “Settings” link to access the system configuration section. From Settings you can control everything about your ADP Payments system, from email template content to the logos, colors, and styles used in your invoices and online payment forms. The Settings section is also where you can add Users and manage your system imports.

Click the “User Guide” link to access the ADP Payments User Guide. 

Click the “Logout” link to end your ADP Payments session.TIP: It is important that you logout when you are done with a ADP Payments session to prevent unauthorized access to your account. Remembering to logout is particularly critical if you access ADP Payments from a public computer such as those available in hotels and libraries. 

ADP Payments Tutorial Series Dashboard Overview & Navigation Basics Page 12 of 12 


Recommended