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DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA LOS CARGOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO SAN ANTONIO MARIA CLARE T DE LA
CIUDAD DE CALI
CLARA ALEJANDRA QUINTANA BARNEY
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI 2007
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DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA LOS CARGOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO SAN ANTONIO MARIA CLARE T DE LA
CIUDAD DE CALI
CLARA ALEJANDRA QUINTANA BARNEY
Pasantia para optar al titulo de Administradora de Empresas
Directora MARIA EUGENIA TORRES
Ingeniera Industrial
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI 2007
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Nota de aceptación:
Aprobado por el Comité de Grado en
cumplimiento de los requisitos exigidos por
la Universidad Autónoma de Occidente
para optar al titulo de Administradora de
Empresas.
ANA MARIA PLATA AGUILAR
Jurado
RUTH ELIZABETH GUTIERREZ
Jurado
Santiago de Cali, Julio de 2007
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Pasados cinco años de estudio, en los cuales di lo mejor de mí, he desarrollado con gran esfuerzo este proyecto de pasantia, aplicando los conocimientos adquiridos y obteniendo una experiencia valiosa para mi futuro como profesional. Quiero dedicar el desarrollo de este proyecto a mis padres que me acompañaron desde mis inicios y me apoyaron en todo momento. También quiero dedicar a mis compañeros de clase y a los docentes de la universidad, ya que fueron un factor importante para culminar mis estudios exitosamente.
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AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer sinceramente con el desarrollo de este proyecto a mis padres por apoyarme durante todos estos años, aconsejándome para lograr cada día ser una mejor persona. A mi hermano por enseñarme que cada día hay que disfrutar cada momento como si fuera el último. Una persona a la quien quiero mostrar mi entera gratitud es a la Ing. Maria Eugenia Torres Valdivieso, directora de mi proyecto de grado en la Universidad Autónoma de Occidente, por su asesoría, colaboración y dedicación para el desarrollo de mi proyecto de grado. A la Licenciada Maria del Carmen Gómez, Coordinadora Administrativa del Colegio San Antonio Maria Claret, por darme la oportunidad de trabajar en el área administrativa, adquiriendo una valiosa experiencia laboral. A todo el capital humano de la Universidad Autónoma de Occidente que contribuyeron de una u otra forma a la formación para la obtención del titulo profesional.
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CONTENIDO
Pág.
RESUMEN 12 INTRODUCCION 13 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15 1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA 16 2. OBJETIVOS 17 2.1 OBJETIVO GENERAL 17 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 17 3. JUSTIFICACIÓN 18 4. MARCO DE REFERENCIA 19 4.1 MARCO CONCEPTUAL 19 4.1.1 Normas ISO 9000 19 4.1.2 Trabajos Claves 22 4.1.3 Análisis Ocupacional 23 4.1.4 Descripción de cargos 24 4.1.5 Manual de funciones 25 4.2 MARCO INSTITUCIONAL 26 5. METODOLOGIA 27 5.1 TIPO DE ESTUDIO 27 5.2 FUENTES TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 27
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5.3 DISEÑO METODOLOGICO 27 5.3.1 Diagnostico de la situación real 27 5.3.2 Identificación de cargos que inciden en el área administrativa 28 5.3.3 Desarrollo del análisis ocupacional y presentación del Manual de Funciones 28
6. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN REAL DEL AREA ADMINISTRATIVA 29 6.1 ACCIONES GENERALES PARA EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 29 6.1.1 Políticas existentes en el área administrativa 30 6.2 DETERMINACION DEL MACRO PROCESO 31 6.2.1 Secuencia e interacción del macro proceso 31 6.2.2 Organización del macro proceso 32 7. DETERMINACION DE CARGOS QUE INCIDEN EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA 40 8. ANALISIS OCUPACIONAL Y PRESENTACION DEL MANUAL DE FUNCIONES 42 8.1 CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL 42 8.2 RESULTADOS OBTENIDOS DEL ANALISIS OCUPACIONAL 43 8.3 VALIDACION DE LA INFORMACION 48 8.4 MANUAL DE FUNCIONES 48 9. CONCLUSIONES 53 10. RECOMENDACIONES 55 BIBLIOGRAFÍA 56 ANEXOS 58
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LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Importancia de la descripción de cargos 25 Cuadro 2. Identificación de propósito y objetivo del Colegio San Antonio Maria Claret 29 Cuadro 3. Listado de cargos que inciden en el área administrativa 40 Cuadro 4. Propósito de los trabajos claves 41 Cuadro 5. Funciones repetitivas 44 Cuadro 6. Funciones repetitivas 45 Cuadro 7. Funciones repetitivas 46
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LISTA DE GRAFICOS
Pág. Grafico 1. Secuencia de un proceso y sus interacciones 21
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LISTA DE FORMATOS
Pág. Formato 1. Procedimiento Contabilidad 32 Formato 2. Procedimiento Cartera 34 Formato 3. Procedimiento Pagos 36 Formato 4. Procedimiento Compras 38 Formato 5. Descripción del Cargo 50
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LISTA DE ANEXOS
Pág. Anexo 1. Formato de cuestionario de análisis ocupacional 58 Anexo 2. Cuestionarios de análisis ocupacional 62 Anexo 3. Manual de funciones. 93 Anexo 4. Organigrama del Colegio San Antonio Maria Claret 116 Anexo 5. Esquema de macro proceso integral 117 Anexo 6. Secuencia e interacción del macro proceso 118
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RESUMEN
Este proyecto contribuyó al mejoramiento de la gestión del área administrativa del Colegio San Antonio Maria Claret, al organizar y cubrir los requerimientos de funciones de los diferentes cargos que deben desempeñar cada uno de los funcionarios de dicha área. Para la realización del Manual de Funciones, fue necesario efectuar un diagnostico de la situación real del área administrativa; por lo tanto la institución exigió que para complementar el proceso de certificación de calidad que se viene desarrollando, se debe utilizar como guía de orientación la Norma ISO 9000 cuyo enfoque se basa en procesos. De esta forma se diseño el macro proceso fundamental para el funcionamiento del área administrativa. Este determina los aspectos fundamentales a trabajar, a continuación se destacan: Cartera, Pagos, Contabilidad y Compras. Para determinar cada uno de los cargos que integran los procedimientos del macro proceso, se realizó el correspondiente análisis ocupacional y el método utilizado fue el cuestionario; una vez realizado el análisis se organizó la información en un formato de descripción de cargos, diseñado especialmente para el colegio, acorde a una evaluación previa de doce (12) formatos de diferentes organizaciones; el compendio de estas descripciones permitió establecer el manual de funciones del colegio. Es importante indicar que la presentación del manual de funciones se realizó siguiendo los parámetros exigidos por la institución, para discriminar las actividades de cada cargo en planear, hacer, verificar y actuar. El proyecto permitió concluir que es importante al realizar un diagnóstico situacional identificar cómo se encontraba el colegio, qué procesos se desarrollaban dentro del área administrativa e identificar la información útil para el desarrollo del proyecto. El análisis ocupacional logró detectar las funciones repetitivas en algunos cargos y de esta manera poder organizarlos, para evitar errores y pérdida de tiempo.
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INTRODUCCIÓN El Colegio San Antonio Maria Claret, es una institución educativa de carácter católico, que se dedica principalmente a la educación preescolar, primaria y básica secundaria. Como misión claretiana en la educación ofrece a la sociedad una propuesta propia que responde a su proyecto evangelizador. Dicha institución solicitó una pasantía con un estudiante de Administración de Empresas de la Universidad Autónoma de Occidente, para poder desarrollar un proyecto muy concreto en su área administrativa, el cual, pudiera facilitar los elementos para organizar las actividades de dicha área. Todo ello debió ser concordante con las políticas de la institución y con los lineamientos desarrollados con mira a la certificación de la institución. El crecimiento acelerado del área administrativa obligó a la institución a buscar la certificación para ser más competitiva. Es así, como el desarrollo del proyecto conllevó a brindar elementos para organizar la gestión que se realiza en dicha área, porque se presentaban falencias en la distribución de las responsabilidades y funciones de algunos cargos, así mismo existía una pérdida de tiempo porque los funcionarios no tenían claramente definidas sus actividades clasificadas en planear, hacer, verificar y actuar. La realización de este proyecto de pasantía permitió analizar el macro procesos del área en mención, el cual se realizo siguiendo las exigencias de la dirección administrativa, igualmente para determinar las actividades en las descripciones de los diferentes cargos. Para lograr lo indicado anteriormente fue necesario realizar varias etapas las cuales permitieron lograr el diseño de un manual de funciones coherente a los requerimientos del Colegio. A continuación se describen las etapas llevadas a cabo: La primera permitió efectuar un diagnóstico de la situación real de la institución y del área administrativa; con ello se lograron identificar el macro proceso fundamental para el funcionamiento de dicha área, acorde con las exigencias dadas por la institución. En la segunda etapa se identificaron los correspondientes cargos indispensables para llevar a cabo satisfactoriamente el macro proceso. La tercera etapa, considerada como la de mayor impacto en el desarrollo del proyecto, permitió realizar un profundo análisis ocupacional para cada uno de los cargos existentes. Además, en ella se efectuó una validación de toda la información levantada a través del método del cuestionario de análisis
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ocupacional, con los correspondientes jefes de cada cargo y posteriormente con la dirección administrativa. Todo lo anterior facilito identificar las acciones requeridas por el cargo y el poder discriminarlas por actividades (de planear, hacer, verificar y actuar), para dar cumplimiento a los requisitos exigidos por la institución, ya que de esta forma se complementa el proceso de certificación.
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El área administrativa del colegio San Antonio Maria Claret, antes de efectuar este proyecto de pasantía, se encontraba cumpliendo con los requerimientos básicos para funcionar, dejado siempre de lado aspectos de mejoramiento del servicio por atender actividades del día a día, sin establecer prioridades en la atención de sus actividades, con lo cual se ocasionaba contratiempos en el servicio prestado, relacionados con las siguientes actividades.
Desde la perspectiva institucional, el pago quincenal de la nómina presentaba diferentes dificultades porque la persona encargada de elaborarla debería recibir la información sobre actualizaciones y modificación, con un mínimo con tres días de anticipación y esto no ocurría. En algunos eventos la información llegaba el día de pago, por lo tanto se ocasionaba retraso en los pagos. Generando además pago de horas extras, a la persona encargada de su elaboración para poder cumplir. El pago de impuestos al gobierno, es responsabilidad de la dirección administrativa, pero se presentaban irregularidades porque la información requerida no se encontraba actualizada, lo cual había generado sanciones a la institución por pago extemporáneo. Concretamente la información recopilada en la ciudad de Cali se demoraba en remitir a la sede principal en Medellín, quien paga los impuestos a nivel nacional. Igualmente sucedía con la información para las autoliquidaciones, pues por su complejidad y falta de actualización de la información se llegan los días de pago sin poder elaborar y pagar las respectivas planillas. Todo ello generaba intereses de mora. Además de negaciones del servicio y pago de incapacidades a los empleados. En relación con las actividades de impacto a los empleados, la información básica no se encontraba actualizada por lo tanto se encontraban contratos laborales sin firmar, la información de las hojas de vida del empleado estaba incompleta, los exámenes médicos no eran recientes. Además existían memorandos sin la debida firma y se presentaba información incompleta, en documentos legales como: incapacidades, formato de vinculación a la EPS, ARP, cajas de compensación, entre otros.
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En relación con el servicio a los clientes (estudiantes, padres o acudientes), la base de datos se encontraba desactualizada y en el momento de ubicar algún estudiante o su respectivo acudiente, no se podía realizar ya que por falta de veracidad no se podía prestar un adecuado servicio. La entrega oportuna de uniformes a los estudiantes es una labor de supervisión de la administración y por falta de seguimiento a las solicitudes de referencias requeridas, o a las fechas de entrega por parte de los proveedores, se presentaban quejas o inconformidad frecuente de los estudiantes y/o padres o acudientes, ocasionando así una pérdida de tiempo a dichos clientes, porque ellos debían desplazarse más de una vez al colegio a comprarlos. Igualmente se presentaban dificultades en la atención al público en general, pues en ocasiones no había disponibilidad de tiempo por parte de los trabajadores del área administrativa para atender a las personas que requieran del servicio. Acorde con los síntomas expresados en las tres subdivisiones anteriores, la preocupación del colegio para organizar y mejorar el área administrativa fue de gran prioridad; es así como se contactó a una estudiante del programa de administración de empresas de la Universidad Autónoma de Occidente para que analizara y evaluara las acciones que se realizaban antes de llevar a cabo este proyecto de pasantia, el cual se debía realizar cumpliendo las siguientes exigencias: Elaborar el macro proceso del área administrativa teniendo en cuenta los parámetros de la certificación de calidad (Documento guía norma ISO 9000. Diseñar el Manual de Funciones para cada uno de los cargos que integran el área administrativa, discriminando las correspondientes actividades en Planear, Hacer, Verificar y Actuar. 1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿De que forma el análisis y la evaluación de las acciones del área administrativa inciden en el servicio brindado en el Colegio San Antonio María Claret de la ciudad de Cali?
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2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar el manual de funciones para el mejoramiento de la gestión administrativa del Colegio San Antonio Maria Claret de la ciudad de Cali. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Diagnosticar la situación real del área administrativa.
• Identificar los cargos que inciden en el desarrollo de la gestión administrativa. • Efectuar el análisis ocupacional como soporte al manual de funciones, cumpliendo los requerimientos organizacionales.
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3. JUSTIFICACIÓN Este proyecto de pasantía se realizó en el Colegio San Antonio Maria Claret con el fin de fortalecer el área administrativa. Lo cual permitió disponer del macro proceso integral de dicha área y las respectivas actividades para cada cargo administrativo, concordantes con las exigencias dadas por la institución. Para el programa de Administración de Empresas de la Universidad Autónoma de Occidente este proyecto es de utilidad como material de consulta para la asignatura de Administración de la Compensación ya que en el se integran elementos básicos para el diseño de un manual de funciones. El autor de este proyecto de pasantia se benefició al aplicar las temáticas vistas de forma teórica y ganar experiencia al llevar a la practica lo visto durante su carrera; además este proyecto de pasantía en una institución educativa le permitió la obtención de su titulo profesional.
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4. MARCO DE REFERENCIA 4.1 MARCO CONCEPTUAL Para el desarrollo de este proyecto, se tuvieron en cuenta diferentes conceptos los cuales permitieron enlazar los aspectos teóricos con lo llevado a la práctica, entre ellos se destacan los siguientes: 4.1.1 Normas ISO 9000. ISO 9000 es un (conjunto de normas de calidad) establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización (empresa de producción, empresa de servicios, administración pública...). Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo, ofrece una gran cantidad de ventajas para sus empresas. Los principales beneficios son: � Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio. � Aumento de la productividad � Mayor compromiso con los requisitos del cliente. � Mejora continua. La familia de normas apareció por primera vez en 1987 teniendo como base una norma estándar británica (BS), y se extendió principalmente a partir de su versión de 1994, estando actualmente en su versión 2000. La principal norma de la familia es: ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos. Y otra norma es vinculante a la anterior: ISO 9004:2000 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Guía de mejoras del funcionamiento1.
1 Normas ISO 9000 [en línea]. España: Wikipedia, 2007. [Consultado 23 de Enero de 2007]. Disponible en Internet: http://www.es.wikipedia.org
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ISO 9001: 2000. Orientación sobre el concepto y uso del “Enfoque basado en procesos” para los sistemas de gestión. Como el proyecto trabajó la construcción de un macro proceso para el área Administrativa del Colegio San Antonio María Claret, la norma fue un elemento guía de aplicación concordante con las acciones de certificación de la institución que se vienen realizando. A continuación se hizo referencia a los conceptos más relevantes, para tener en cuenta en su aplicación: • Proceso. Puede definirse como un “Conjunto de actividades interrelacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser tangibles (tal como equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como energía o información) y los resultados también pueden ser no intencionados; tales como el desperdicio o la contaminación ambiental. Es importante tener en cuenta que cada proceso tiene clientes que son afectados por el proceso y quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y expectativas. • Tipos de procesos. Estos se pueden identificar de la siguiente forma: Procesos para la gestión de una organización. Incluyen procesos relativos a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. Procesos de realización. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la organización. Procesos de medición, análisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos para realizar el análisis del desempeño y la mejora. • Comprensión del enfoque basado en procesos. Como el proyecto definió como lineamiento lo establecido por la Norma ISO 9001, es importante tener en cuenta el enfoque basado en procesos como vía para organizar y gestionar la forma de presentar las actividades de trabajo, creando así un valor para el cliente y otras partes interesadas. El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización. También mejora la gestión de las interfases del proceso. Como se muestra en el grafico 1.
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Grafico 1. Secuencia de un proceso y sus interaccio nes
Fuente: Icontec Internacional 2007 • Implementación del enfoque basado en procesos La siguiente metodología de implementación puede aplicarse a cualquier tipo de proceso. Es por ello que se destacan los principales puntos a tenerse en cuenta para su aplicación, en el desarrollo del proyecto se indicó lo llevado a cabo en el colegio San Antonio María Claret: � Definir el propósito de la organización. La organización debería identificar sus clientes y otras partes interesadas, así como sus requisitos, necesidades y expectativas para definir los resultados previstos por la organización. � Definir las políticas y objetivos de la organización. Basándose en el análisis de los requisitos, necesidades y expectativas, establezca las políticas y objetivos de la organización. � Determinar los procesos en la organización. Identifique todos los procesos que son necesarios para producir los resultados previstos, para alcanzar los
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resultados previstos. Estos procesos incluyen gestión, recursos, realización y medición y mejora. � Determinar la secuencia y el flujo de los procesos. en su secuencia e interacción � Definir los dueños de los procesos. Asigne la responsabilidad y autoridad para cada proceso. • La metodología PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Act uar) . El PHVA es una metodología dinámica que puede ser desplegada dentro de cada uno de los procesos de la organización y sus interacciones y funciones de los cargos. Esta fue una herramienta útil para definir, implementar y controlar las acciones correctivas y las mejoras en este proyecto; ya que por estipulación del director administrativo de la institución educativa, se utilizó. A continuación se detalla la definición de cada variable: � Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización � Hacer: Implementar los procesos � Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. � Actuar: Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso2. 4.1.2 Trabajos Claves . Un trabajo clave es aquel que es representativo del conjunto de los trabajos que se pretenden valorar. Los trabajos claves deben reunir una serie de condiciones o características especiales: � Representativos de los diferentes niveles y cuyos salarios pagados deben ser considerados como justos, tanto por la dirección de la empresa como por los empleados que los realizan. � El salario de un trabajo clave debe estar dentro de la tendencia de los salarios de la comunidad. � Deben ser trabajos estables, es decir, que prácticamente no cambien sus funciones ni actividades a través del tiempo.
2 Documento de orientación serie ISO 9000 [en línea]. Bogota D.C: Icontec Internacional, 2006 [Consultado 23 de Enero de 2007]. Disponible en Internet en: http://www.icontec.org.co.
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� Deben seleccionarse entre los trabajos dotados de una definición clara y precisa que no admitan interpretaciones diversas3. 4.1.3. Análisis ocupacional. Como el propósito del proyecto fue diseñar un manual de funciones para cada uno de los cargos del área administrativa, se realizó previamente el correspondiente Análisis ocupacional a cada uno de ellos y de esta manera posteriormente se construyó la descripción de los cargos. Existen varias definiciones de lo que es análisis ocupacional, entre ellas se pueden nombrar las siguientes: Cinterfor / OIT. Indican qué es: un Proceso de identificación a través de la observación, la entrevista y el estudio, de las actividades y requisitos del trabajador y los factores técnicos y ambientales de la ocupación. Comprende la identificación de las tareas de la ocupación y de las habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades que se requieren del trabajador para la ejecución satisfactoria de la ocupación, que permiten distinguirla de todas las demás. Pujol (1980). Indica que es el proceso de recolección, ordenamiento y valoración de la información relativa a las ocupaciones, tanto en lo que se refiere a las características del trabajo realizado, como a los requerimientos que estas plantean al trabajador para un desempeño satisfactorio. El SENA. Determina que es la recopilación sistemática, procesamiento y valoración de la información referente al contexto empresarial, económico, laboral, tecnológico y educativo de un sector ocupacional, a las funciones que desarrollan las empresas de ese sector para lograr su propósito, a las estructuras ocupacionales y a las competencias laborales asociadas a cada área ocupacional. Se tomo esta última definición como la más relevante para el desarrollo del proyecto porque incluye la recopilación sistemática en un sector ocupacional, a fin de organizar las actividades4.
3 ÁLVAREZ, Augusto. La administración de sueldos y salarios. 5 ed. Santafé de Bogota: Editorial Talleres gráficos e impresores. 1993. p. 65. 4Identificación de competencias [en línea]. Montevideo, Cinterfor, 2005. [Consultado 11 de Diciembre de 2006]. Disponible en Internet: www.ilo.org.
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• Métodos para obtener información para el análisis o cupacional. Existen cuatro métodos para obtener la información sobre los trabajos. Ellos son: � Método de observación � Método de cuestionario � Método de entrevista � Método mixto � Método de observación. Este consiste en observar directamente el trabajo en el momento en que este se desarrolla. � Método de cuestionario. En este método los datos sobre un trabajo se obtienen mediante la respuesta directa que el trabajador da a un cuestionario sistematizado que incluye todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realiza. � Método de entrevista. En este método el analista obtiene los datos necesarios mediante preguntas pertinentes que hace al funcionario del cargo para obtener la información. � Método mixto. Es la posibilidad de combinar los métodos anteriormente descritos5. 4.1.4 La Descripción de cargos Para poder llevar diseñar el manual de funciones, es necesario tener los datos organizados del análisis ocupacional. Una descripción de cargos es “el registro ordenado de la información obtenida en el análisis ocupacional. Las descripciones deben, por lo tanto, identificar, definir y determinar las actividades de un trabajo, así como especificar los requisitos para desempeñarlo”6 . “Por lo tanto se trata de la enumeración detallada de las acciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).”7 Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. En el cuadro 1 se indica la
5 ÁLVAREZ, Op. cit., p. 135. 6 Ibíd., p. 60. 7 Descripción y análisis de cargos [en línea]. España: El prisma, 2007. [Consultado 16 de Marzo de 2007]. Disponible en Internet: http/www.gestiopolios.com/canales/der./articulos/N°5/descripcionanalisiscargos.htm.
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importancia de la descripción de cargos para: los directivos, los trabajadores y los supervisores de una empresa. Cuadro 1. Importancia de la descripción de cargos. Para los directivos de la empresa Para los trabajadores Constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto Para los supervisores Les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.
Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.
Fuente: El Prisma. Descripción y análisis de cargos 2007. 4.1.5 Manual de funciones. Como el propósito de este proyecto de pasantía fue el diseñar el Manual de funciones a continuación se presenta su definición: Documento o compendio que contiene las descripciones de las diferentes actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia; facilita la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. La implementación de un manual de funciones, permite a una empresa: • Conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas y acciones, la ubicación, los requerimientos y los responsables de su ejecución. • Para efectuar un seguimiento y control al cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. • Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. • Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. • Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
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• Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades8. 4.2 MARCO INSTITUCIONAL Este proyecto de pasantía se realizó en el Colegio San Antonio Maria Claret de la ciudad de Cali, sede Bretaña. Entre los principales datos generales del colegio se puede informar que fue fundado en 1959 por el Padre Francisco Arango. La institución cuenta con 3 sedes: la sede central del Colegio se encuentra en Pance al sur de la ciudad de Cali; la sede de Satélite empieza a funcionar en el año 1986. Tan solo en el año 1992 se inició la jornada de la tarde, y por ultimo la sede administrativa se encuentra ubicada en la Calle 9C # 23C-27 (Bretaña). El Colegio tiene como misión brindar a los estudiantes y sus familias un proceso de formación integral, humanista y cristiana que permita, desde la vivencia de una comunidad educativa, hacer unas opciones vitales a favor de su realización personal y de un papel protagónico en una sociedad justa. Entre los objetivos se resaltan: Contribuir a la formación de hombres que fundamenten sus vidas en un profundo respeto y práctica de los derechos humanos. Fortalecer la práctica de la participación democrática en los procesos que desarrollan en la institución. Fundamentar el proceso formativo de los estudiantes en la acción coordinada de ellos, sus padres y sus educadores, por medio de la elaboración participativa de procesos de orientación grupal. Desarrollar el proceso pedagógico con base en el principio de autonomía, tanto en el campo moral como intelectual. La administración del colegio está a cargo de una coordinadora administrativa, que rinde cuentas al consejo de administración del colegio, y sus funciones están reguladas por la comunidad claretiana, sede de Medellín. El área administrativa cuenta con 61 empleados, una nómina de 170 empleados de los cuales 109 son docentes, 19 son empleados que trabajan en la planta administrativa, 34 empleados encargados de oficios varios y 8 aprendices9. En el Anexo 4 (Pág. 116) encontramos el organigrama del Colegio San Antonio Maria Claret.
8 Manual de procedimiento [en línea]. México: José palma, Monografías, 2006. [Consultado 11 de Diciembre de 2006]. Disponible en Internet: www.monografias.com. 9 Agenda Escolar: Colegio San Antonio Maria Claret. Edición año lectivo 2006 – 2007. Santiago de Cali, G.G. Impresiones., 2006. p. 8. MISIONEROS CLARETIANOS: Una historia al servicio del evangelio. Santiago de Cali, L Vieco e Hijas Ltda., Octubre de 1999. p. 56.
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5. METODOLOGÍA 5.1. TIPO DE ESTUDIO Esta investigación se desarrolló bajo el análisis descriptivo porque permitió partir de situaciones reales de la institución educativa a través de la observación directa y un cuestionario de análisis ocupacional a los funcionarios de los puestos de trabajo. Así mismo, con el análisis detallado de la información recogida, se procedió a dar explicación de las funciones a desarrollar en cada cargo. Para cumplir lo anteriormente expresado fue necesario tener en cuenta los parámetros dados de la institución: Discriminar cada cargo acorde a las acciones de Planear, hacer, verificar y actuar. Observar los lineamientos organizacionales para complementar las acciones de certificación que adelanta el Colegio San Antonio Maria Claret con una entidad asesora externa (Icontec). 5.2. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACI ÓN Como se menciono anteriormente la información se obtuvo a través de la técnica del cuestionario , para efectuar el análisis ocupacional de los cinco cargos determinados por la institución y la correspondiente validación de la información para poder diseñar el manual de funciones. Además se recurrió a textos y otro tipo de documentos (tesis, manuales, etc.) que complementaron teóricamente la temática y la aplicación de la norma ISO 9000 y el manual de funciones. 5.3. DISEÑO METODOLOGICO En el desarrollo de este proyecto de pasantia se realizaron las siguientes fases o etapas: 5.3.1 Diagnóstico de la situación real del área adm inistrativa. Para llevar a cabo esta etapa fue necesario indagar a través de un estudio detallado de lo que se realiza en el área administrativa; para ello se utilizo el enfoque basado en procesos que determina la norma ISO 9000. Todo lo anterior, es coherente con las exigencias de la institución para el macro proceso integral del área administrativa.
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5.3.2 Identificación de los cargos que inciden el á rea administrativa . El esquema del macro proceso determinado en el punto anterior permitió identificar los 19 cargos que inciden en el funcionamiento del área administrativa, pero la institución exigió la selección de los Trabajos Claves como representativos del área. De esta forma para cada Trabajo Clave se determino su objetivo o propósito coherente con los lineamientos de la gestión administrativa. 5.3.3 Desarrollo del análisis ocupacional y present ación del manual de funciones . Como esta etapa es la de mayor impacto para el desarrollo del proyecto, se utilizó como herramienta para la toma de información el método del cuestionario de análisis ocupacional. El cuestionario definitivo para la empresa surgió del análisis previo de 12 formatos de diferentes empresas (Ver pág. 58 - 61). Una vez que se recogió la información de todos los cargos, se efectuó un estudio profundo de cada uno de ellos para modificar las funciones repetitivas, verificar los tiempos de ejecución de las actividades. Además se validó la información de las funciones con los correspondientes jefes inmediatos y la dirección administrativa. Todo lo anterior, brindó la oportunidad de estudiar cada una de las acciones que se han asignado a cada cargo; con el fin de cumplir las exigencias de la institución educativa, para discriminar las actividades de cada cargo en acciones de planear, hacer, verificar y actuar.
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6. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN REAL DEL ÁREA ADMINI STRATIVA Para llevar a cabo el desarrollo de este proyecto de pasantía, siguiendo con los parámetros exigidos por institución, fue necesario efectuar un diagnostico de la situación real del Colegio San Antonio Maria Claret, soportado en la Norma guía ISO 9000 versión 2000; la cual presenta unos pasos básicos a llevarse a cabo cuando se trabaja con el enfoque de procesos10. 6.1 ACCIONES GENERALES PARA EL ENFOQUE BASADO EN PR OCESOS El primer paso que se realizó fue el de identificar el propósito y objetivo del colegio San Antonio Maria Claret, así mismo lo correspondiente al área administrativa que es donde se trabajó para su organización. A continuación se detalla la información encontrada, la cual se organiza en el cuadro 2: Cuadro 2. Identificación de propósitos y objetivos del colegio San Antonio Maria Claret. PROPÓSITO CLIENTES DESCRIPCIÓN A nivel institucional Área Administrativa
Alumnos y docentes. Comunidad en general. Padres de familia o acudientes, alumnos, proveedores, docentes y monitores.
Brindar educación de buena calidad a los alumnos matriculados. Mantener en constante funcionamiento la parte económica del colegio, es decir velar por los diferentes ingresos para el Colegio: matricula, mensualidad, la venta de los uniformes, Prestación del servicio de transporte a los alumnos, alquiler de las cafeterías dentro de las instalaciones del Colegio y por ultimo las Monitorias que son ofrecidas a los alumnos que deseen hacer uso de estas.
10 Documento de orientación serie ISO 9000, Op. cit., Disponible en Internet: http://www.icontec.org.co.
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OBJETIVO DESCRIPCIÓN Área Administrativa
Llevar el registro de ingresos, egresos, gastos, costos, con relación a todas las actividades que realiza el colegio.
Fuente. Autor. 6.1.1. Políticas existentes en el área administrati va. Otro de los requerimientos de la norma, para llevarse a cabo fue el identificar las políticas que existan en la institución, las cuales afecten los procesos del área Administrativa. A continuación se destacan las siguientes: • Al ser incorporada al sistema la información de un recibo de caja manual, debe incluirse como observación el número del respectivo recibo de caja.
• Cualquier documento soporte en el sistema tiene prioridad sobre un soporte físico, diferente a una factura comercial original.
• Se registran las novedades de nómina en el sistema, previa revisión y autorización de la coordinadora administrativa.
• Los pagos se realizan mediante transferencia bancaria, para retiro con tarjeta débito (libreta de ahorros en algunos casos).
• Todo ingreso realizado al almacén debe ser autorizado por el supervisor designado para esa compra.
• Los elementos entregados por el proveedor deben coincidir con la descripción de los elementos encontrados en la orden de compra o contrato. • La administración del Colegio no autorizará ninguna factura, sin la orden de compra autorizada y la remisión firmada por el almacenista.
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6.2 DETERMINACIÓN DEL MACRO PROCESO Con el fin de visionar el alcance del área administrativa dentro del funcionamiento y propósito de servicio de la institución educativa fue necesario, identificar los clientes internos y externos que inciden en el propósito y objetivos de dicha área (Estudiantes, padres de familia, proveedores, docentes y trabajadores). La identificación de los clientes permitió relacionar las políticas de cumplimiento impartidas en el colegio para dicha área y poder así, contrastar con las exigencias de la institución para que el macro proceso complemente las acciones de certificación que se adelantan en el Colegio San Antonio Maria Claret. En el diagnóstico se encontró que el proceso contable es considerado como soporte al cumplimiento económico de la institución. Así mismo, las acciones de Administración (dirección), Cartera y Pagos son los procesos principales en su interacción con los clientes internos y externos; ya que en ellos se generan el ingreso y el egreso del efectivo. Es decir, que si en ellos se desarrollan oportunamente las actividades por parte de los trabajadores asignados, se puede producir un mejor servicio. En el diagnostico se encontró que los procesos contable y de compra se consideran como soporte del cumplimiento económico de la institución. El Anexo 5 (Pág. 117), presenta el correspondiente esquema de macro proceso del área administrativa, en el cual se integran los lineamientos exigidos por la institución como se indicaba anteriormente. Además se puede observar claramente la interacción de los clientes internos y externos en los diferentes procesos. 6.2.1. Secuencia e interacción del macro proceso. La dirección administrativa solicito que se realizara una interacción secuencial de los elementos de entrada y resultados para cada uno de los elementos que conforman el macro proceso. Esto con el fin de visionar las acciones de mayor interacción con los clientes. (Ver Anexo 6 Pág. 118).
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6.2.2. Organización del macro proceso . Con el fin de dejar en el área Administrativa documentos que soporten el trabajo que se realizó, se diseño un formato, el cual facilito la presentación de cada uno de los cuatro procedimientos del área. Dicho formato contempla los requerimientos de presentación de la norma ISO 9000 para garantizar la exigencia de la institución frente a las acciones de certificación que se realiza. Por lo tanto, se indica: el objetivo, su alcance, los cargos responsables del proceso y por último el procedimiento llevado a cabo. (Ver formatos 1, 2,3 y 4). Formato 1. Procedimiento de Contabilidad
I. OBJETIVO
Mantener la contabilidad del Colegio actualizada, con los debidos registros en libros y archivos.
II. ALCANCE
Las Áreas que se encuentran directamente comprometidas en la ejecución de este procedimiento son el Área Administrativa, Área de Sistemas, Área de contabilidad.
III. RESPONSABLES
• Contador • Secretaria Auxiliar contable • Coordinadora administrativa
IV. PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN
Para obtener este dato, la coordinadora administrativa entrega en CD, el listado de pagos, que obtiene del banco, vía Internet y la auxiliar
TITULO PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD FECHA DE EMISIÓN VERSIÓN PAGINAS
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realiza los asientos respectivos en cartera.
• Bajar información por Internet • Recolectar información de movimientos diarios • Registrar los pagos realizados a través de SETEL • Aclarar las inconsistencias que aparecen en el extracto por error en
códigos. • Registro de pagos anticipados y pensiones de periodos vencidos.
CAJAS Por medio de las secretarias se reciben dineros por conceptos menores y se realizan compras, con previa autorización de la administración, a fin de mes, las auxiliares relacionan los recibos de ingresos y/o egresos para elaborar el flujo de efectivo.
• Registro del ingreso, mediante recibo consecutivo. • Registro del egreso mediante recibo consecutivo. • Traslado de caja de administración, al final de la jornada, del saldo en
caja. • Cuadre diario de caja, saldo en cero para el día siguiente. • Pagos medianamente mayores, desde caja de administración, de
compras y/o gastos previamente autorizados. • Consignación bancaria de saldo en caja. • Cuadre final de caja.
CONOCIMIENTO DIARIO DE SALDOS BANCARIOS Mediante llamada telefónica se procede a verificar diariamente los saldos en los bancos.
• La auxiliar contable, solicita telefónicamente la información sobre saldos bancarios y la transmite a la auxiliar contable.
• La auxiliar contable remite el saldo bancario al contador y a la coordinadora administrativa.
Fuente: Autor.
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Formato 2. Procedimiento de Cartera
TITULO PROCEDIMIENTO CARTERA FECHA DE EMISIÓN VERSIÓN PAGINAS
COLEGIO SAN ANTONIO MARÍA CLARET
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I. OBJETIVO
Mantener la Cartera debidamente actualizada y con la disponibilidad de dinero para realizar los respectivos pagos y otros gastos.
II. ALCANCE
Las Áreas que se encuentran directamente comprometidas en la ejecución de este procedimiento son el Área Administrativa, Área de Sistemas, Área de contabilidad.
III. RESPONSABLES
• Coordinadora administrativa • Secretaria administrativa • Auxiliar de cartera
IV. PROCEDIMIENTO
VERIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS
• Vía telefónica o electrónica verificar diariamente el número de mensualidades de los alumnos que ya fueron pagadas.
• Verificar diariamente el saldo bancario y registrar los cambios que se hayan realizado.
• Realización y Revisión de informes de ingresos y de movimientos diarios.
CONFIRMACION DE PAGO DE MENSUALIDADES
• Confirmar mediante los cupones de pago de los estudiantes para hacer
verídico que dicho alumno pago la mensualidad. • Envió de recordatorio de pago para los padres de familia o acudientes
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que no han pagado a tiempo la mensualidad. • Asentar de forma manual, con factura original, el pago de
mensualidades que no hayan sido registradas anteriormente. • Confirmada la acumulación de dos facturas de no pago, orden de
suspensión del servicio de transporte. • Confirmada la acumulación de tres o mas facturas de no pago
notificación de abogado o cobro jurídico. Fuente: Autor.
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Formato 3. Procedimiento pagos
TITULO PROCEDIMIENTO PAGOS FECHA DE EMISIÓN VERSIÓN PAGINAS
COLEGIO SAN ANTONIO MARÍA CLARET
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I. OBJETIVO
Realizar todos los pagos necesarios para cumplir con empleados y proveedores llevándolos a cabo a tiempo y sin ningún contratiempo.
II. ALCANCE
Las Áreas que se encuentran directamente comprometidas en la ejecución de este procedimiento son el Área Administrativa, Área de contabilidad.
III. RESPONSABLES
• Consejo Económico • Coordinadora Administrativa • Contador
IV. PROCEDIMIENTO
NOMINA Para el pago a docentes, personal administrativo y de servicios se encuentra establecido en el siguiente orden:
• Se estipula fecha para la iniciación del proceso. • Se realiza la recolección de novedades que llegan de diferentes
departamentos para descuentos y/o pagos adicionales. • Se procede a aplicar la novedad correspondiente a cada empleado,
según sea el caso, previos reportes escritos, revisados y autorizados por el contador y/o coordinadora administrativa.
• La secretaria administrativa imprime una pre-nómina. • Revisión de pre-nómina por el contador y aprobación de pago. • La coordinadora administrativa procede a realizar el traslado
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correspondiente. • Paso de la nómina de contabilidad.
ARCHIVO Se procede a archivar la nómina previamente firmada por el contador, la administradora y la secretaria ejecutoría, con los documentos respectivos como los listados de novedades, planillas de vigilantes, etc. OTROS PAGOS Para realizar otros pagos se necesitan:
• Documentos contables tales como cuentas de cobro, facturas de compra.
• Revisar la fecha de vencimiento de las cuentas de cobro y/o facturas. • Realizar el pago pertinente.
Fuente: Autor.
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Formato 4. Procedimiento Compras
TITULO PROCEDIMIENTO COMPRAS FECHA DE EMISIÓN VERSIÓN PAGINAS
COLEGIO SAN ANTONIO MARÍA CLARET
Marzo 26 de 2007 1 2
I. OBJETIVO
Realizar las compras necesarias para mantener el funcionamiento del área administrativa y el Colegio en general.
II. ALCANCE
Las Áreas que se encuentran directamente comprometidas en la ejecución de este procedimiento son el Área Administrativa, Área de contabilidad.
III. RESPONSABLES
• Comité de Compras • Coordinadora administrativa • Jefe de mantenimiento
IV. PROCEDIMIENTO
COMPRAS Para realizar una compra de algún material necesario se debe:
• Presentación de la necesidad de compra. • Validación de la necesidad, verificando en inventarios. • Realizar las cotizaciones necesarias del material que se requiere. • Hacer un cuadro comparativo con las diferentes cotizaciones. • Seleccionar el proveedor que se considere mejor. • Pedir autorización previa para realización del pedido. • Elaboración de orden de compra. • Realización de pedido a proveedor.
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REGISTRO DE FACTURAS
Para realizar el registro de facturas se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
• Solicitud previa del departamento con firma de la coordinación respectiva.
• Aprobación de la solicitud por el jefe de compras. • Diferentes cotizaciones del material solicitado. • Orden de compra. • Remisión de recibo con firma y fecha. • Factura firmada con remisión respectiva. • Codificación y autorización para pago. • Registro en contabilidad. • Se establecen fechas para pago de facturas. • Archivo.
Fuente: Autor.
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7. DETERMINACION DE CARGOS QUE INCIDEN EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA
La institución en el área administrativa esta conformada por 19 cargos que inciden en el funcionamiento del área a saber: Cuadro 3. Listado de cargos que inciden en el área administrativa NOMBRE DEL CARGO FUNCIONARIO DEL CARGO COORDINADORA ADMINISTRATIVA Maria del Carmen Gómez Díaz CONTADOR Libardo Zapata Canizales TECNICO DE SISTEMAS Ricardo Andrés Ramírez Castillo BIBLIOTECARIA Gloria Guadalupe Chávez Muñoz SECRETARIA SECCION PRIMARIA Francy Elena Ocampo Toro AUXILIAR DE BIBLIOTECA Claudia Liliana Hincapié Galeano SECRETARIA SECCIÓN PREESCOLAR Lucero Marín Murillo RECEPCIONISTA Maria Zoraida Marín Murillo SECRETARIA ACADEMICA Olivia Sánchez Valencia MOTORISTA Octavio de Jesús Cano Murillo SECRETARIA ADMINISTRATIVA Luz Stella Bolaños Astaiza AUXILIAR SECRETARIA SEDE PANCE Maria Elena Molina Bolaños RECEPCIONISTA SEDE PANCE Ana Lucía Quintero Imbachi SECRETARIA DE SISTEMAS Viviana Suaza Campo SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE Martha Cecilia Borja Alzate AUXILIAR DE CARTERA Ángela Orozco Valencia ALMACENISTA Leidy Carolina Betancur Gallego AUXILIAR DE CONTABILIDAD Maritzabel Loaiza Mosquera MENSAJERO Oscar Muriel Fuente: Colegio San Antonio Maria Claret. Como existían en la institución 19 cargos que conforman el macro proceso del área administrativa, la institución en reunión de un grupo primario (Reunido en Marzo 26 de 2007) decidió como aspecto prioritario seleccionar algunos cargos representativos con el fin de realizar la aplicación del análisis ocupacional y la descripción de cargos. Para poder determinar cual de los cargos serian los seleccionados fue necesario apoyarse en las teorías de la Administración de la Compensación para determinar lo que es un trabajo clave (Ver Pág. 22). Exteriormente esta información se presento a la Coordinadora Administrativa que en Grupo Primario (Reunido en Marzo 30 de 2007) integrado por el Rector de la
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Institución, La Coordinadora Administrativa, El Contador, La Coordinadora Académica y La estudiante que realizó la pasantia, establecieron como grupo de muestra para el desarrollo del proyecto a los siguientes cargos: � Coordinadora Administrativa � Secretaria Administrativa � Auxiliar de Cartera � Contador � Secretaria Auxiliar Contable Además en dicha reunión se determino el propósito de los trabajos claves porque cada uno de ellos son estables y el objetivo es clave para la institución (Ver Cuadro 4). Cuadro 4. Propósito de los Trabajos Claves TRABAJO CLAVE PROPOSITO COORDINADORA ADMINISTRATIVA
Manejar las claves privadas de acceso a la información bancaria, esta se realiza vía Internet o telefónica. Para compras, pagos y gastos, debe existir una debida autorización por parte de la coordinadora administrativa, la autorización de ella es indispensable para que se realice cualquier tipo de pago o compra. La Coordinadora administrativa es el puente de información con otras dependencias y rectoría del Colegio.
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Realizar la nomina de empleados y las autoliquidaciones de seguridad social, rotación de cartera. También es la encargada de atención al público, padres de familia o acudientes y proveedores.
AUXILIAR DE CARTERA
Recibir la información de bancos para proceder a realizar la verificación pertinente, además debe realizar la entrega de informes de cartera, pagos y deudas.
CONTADOR Este cargo es indispensable para el proceso de contabilidad ya que es el directamente responsable de su funcionamiento, ya que recibe y revisa la información contable, corrige los balances, aprobación de los asientos contables, elaboración y presentación de presupuestos.
SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE
Elaborar los cheques, balances, asientos contables, revisión de pago de impuestos y estampillas, para que posteriormente sean revisados y corregidos por el contador.
Fuente: Autor.
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8. ANALISIS OCUPACIONAL Y PRESENTACION DEL MANUAL D E FUNCIONES
Los trabajos claves analizados en el punto anterior son la base fundamental para poder llevara a cabo Análisis Ocupacional del área administrativa, con el fin de evaluar la complejidad de cada uno de ellos. Para su realización se utilizo el método de: cuestionario para la toma de la información. Consecuente con ello se diseño un formato específico para esta institución educativa, el cual fue el resultado de efectuar un análisis previo de 12 formatos de diferentes empresas. Una vez se tuvo el formato del Cuestionario de Análisis Ocupacional se valido con dos de los funcionarios de los cargos seleccionados. Esta actividad permitió efectuar modificaciones en el punto C del Cuestionario denominado Condiciones de Trabajo, porque hacía falta información sobre los esfuerzos tanto físicos como mentales. Además fue necesario determinar un punto D en el formato del Cuestionario de análisis ocupacional denominado Consecuencia de Error ya que a las dos personas a las que se probo en formato previo indicaron sobre la importancia de tener en cuenta las Pérdidas económicas, Perdidas de materiales, obstáculos en la toma de decisiones y atrasos en la entrega de productos. Con el fin de tener el formato adecuado para la institución estas sugerencias se presentaron al comité primario (Reunido en Abril 9 de 2007) para lograr su aceptación y visto bueno. 8.1 CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL Un Cuestionario de Análisis Ocupacional, es una metodología de análisis ocupacional, apropiado para elaborar perfiles ocupacionales. Son entrevistas personales, con preguntas estructuradas y semiestructuradas. El correspondiente cuestionario que se diseñó para la toma de información se aplicó a los cinco (5) trabajos claves del área administrativa. (Ver Anexo 1, Pág. 58). A continuación se explican cada una de las seis partes en las cuales se dividió dicho formato:
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Datos Generales: En este punto se detalla el nombre del cargo, en qué departamento se desempeña y cuál es su jefe inmediato. Responsabilidad y deberes del puesto: Aquí se busca identificar cuáles son los deberes del cargo, las tareas a desarrollar, qué tipo de ayudas requiere para el desarrollo de estas, que tipo de informes presenta a sus jefes y con qué frecuencia es supervisado su trabajo. Relaciones: Se busca saber si tiene empleados a su mando, cuántos son y qué cargo desempeñan, qué tipo de autoridad tiene para con otros empleados y qué relación requiere con otros departamentos para la realización de su trabajo. Condiciones de trabajo: Lo que se busca es ver cómo es su ambiente de trabajo, si requiere hacer algún tipo de esfuerzo físico, esfuerzo mental, si tiene algún riesgo de contraer enfermedades profesionales y cuales pueden ser, cual es su jornada laboral, cual es la localización en donde ejerce su cargo, en que condiciones se encuentra. Consecuencia de error: Aquí se permite conocer que tipo de consecuencia hay en el momento de presentarse un error en el desempeño del trabajo. Cualificación del puesto: En este punto se busca saber que tipo de estudios ha realizado para desempeñar su cargo, cual es la experiencia mínima que necesita para realizar las funciones del cargo, el tipo de educación necesaria y si es necesario el uso de licencias especiales para realizar el trabajo11. 8.2 RESULTADOS OBTENIDOS DEL ANALISIS OCUPACIONAL Después de cada uno de los funcionarios de los cargos diligenció el cuestionario de análisis ocupacional, se recopiló la información necesaria para la descripción de cada cargo, esta se analizó y se encontraron los siguientes resultados:
11 Seminario de Administración de la Compensación, Docente MARIA EUGENIA TORRES. Universidad Autónoma de Occidente, año 2006. Cuestionario para Análisis Ocupacional [en línea]. Republica de Costa Rica: Ministerio de hacienda, 2006. [Consultado 26 de Febrero de 2007]. Disponible en Internet en: http://www.hacienda.go.cr. Cuestionario para la caracterización de los cargos [en línea]. Republica de Costa Rica. Ministerio de agricultura y ganadería, 2006. [Consultado en Febrero 26 de 2007]. Disponible en Internet en: http://www.mag.go.cr.
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Ya realizado el cuestionario y analizando cada uno de ellos, se identifico que hay cargos que desempeñan funciones repetitivas , dado que tienen varias funciones a desempeñar y no hay un orden en el cual cada función tenga su hora de realización, no tienen conocimiento de si otra persona ya ha realizado esa función. Cuadro 5. Funciones repetitivas CARGO FUNCION
REPETITIVA OBSERVACIONES
Coordinadora Administrativa, Secretaria Administrativa, Auxiliar de cartera.
Manejo de cajas o caja menor.
No hay una sola persona que maneje la caja, sino que hay varias personas que tienen acceso a estas, ya sea porque recibe dineros en efectivo que guardar o necesite retirar dinero con su respectiva autorización. Esto genera un desorden, pérdida de tiempo y puede llegar a generar perdida de dinero, lo que se propone es que un solo cargo o persona que lo desempeña se encargue del manejo de la caja, ya sea para guardar o retirar dinero. Esta persona debe ser de entera confianza para la institución debe tener un orden y debe presentar diariamente al finalizar la jornada laboral, un reporte de cuanto es lo que se guarda y cuanto es lo que se retira con su debida justificación. La dirección administrativa debe dar a conocer la justificación adecuada de la razón por la cual se escogió un determinado cargo para desempeñar la función.
Fuente: Autor. Otras funciones repetitivas que se identificaron fueron en cuanto a un cargo y su cargo dependiente.
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Cuadro 6. Funciones repetitivas CARGO FUNCION
REPETITIVA OBSERVACIONES
Secretaria Administrativa y Auxiliar de Cartera.
Repetición de función en caso de error.
Se pudo ver entre la secretaria administrativa y la auxiliar de cartera, la secretaria administrativa va ligada directamente con la coordinadora administrativa, entre las funciones principales se encuentran el pago de nomina de empleados y la atención al cliente, ya sean padres de familia o acudientes o proveedores, la auxiliar de cartera, tiene como función principal colaborar con el manejo de la cartera de la institución. Las funciones que son realizadas por la auxiliar de cartera son supervisadas y controladas por la secretaria administrativa, si en un momento dado se encuentra algún error o inconsistencia en los resultados o ha sido un mal funcionamiento del software que se maneja para la cartera, la secretaria administrativa vuelve a realizar la función que fue realizada por la auxiliar, esto conlleva pérdida de tiempo y descuido de otras funciones, ya que no hay certeza de donde se presento el error. Es aquí en donde se ve la pérdida de tiempo por parte de los dos cargos ya que la secretaria administrativa por verificar y controlar en donde fue el error en que incurrió la auxiliar, no realiza a tiempo las funciones propias de su cargo y esto genera retrasos y por parte de la auxiliar de cartera, esta por causa del error no continua realizando mas funciones
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ocasionando embotellamientos y pérdida de tiempo.
Fuente: Autor. Lo que se propone con respecto a lo expuesto en el cuadro ant erior es que se presente un informe inmediato ya sea de forma escrita o verbal, especificando en que momento se presentó el error para buscar la mejor forma de solución, sin necesidad que otra persona realice de nuevo la función. Para evitar la perdida de tiempo es necesario que exista un programa de ayuda en donde la persona que cometió el error tenga la capacidad de corregirlo y poder continuar con sus funciones sin necesidad de que otra persona lo arregle, exceptuando que el error sea de tipo técnico y sea necesario llamar al encargado de sistemas. Para que se realice el pago de nómina se deben tener los datos finales de cuantos alumnos han pagado y de cuantos deben, para así verificar cuánto es el saldo que hay en cartera. Se deben realizar las actualizaciones pertinentes referentes a descuentos, adelantos, etc. Cuadro 7. Funciones repetitivas CARGO FUNCION
REPETITIVA OBSERVACIONES
Auxiliar de cartera y Secretaria Administrativa
Actualización de Cartera
Estos dos cargos hacen actualización de novedades en la cartera del Colegio, no hay orden de que tipo de actualizaciones deben realizar, lo que se propone es que se dividan las actualizaciones, un cargo realice las novedades de los empleados administrativos y la comunidad y el otro cargo el resto de los empleados, presentando al final un reporte. Para las actualizaciones de novedades el tiempo es un factor importante ya que en general toma tiempo realizar este tipo de actualizaciones para evitar algún error. Divididas las actualizaciones la auxiliar de cartera es la encargada de realizar las actualizaciones de lo transportadores antes de realizar el
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pago de nómina, el tiempo que le tomaba realizar estas actualizaciones era de 3 a 4 horas, se sugirió que el coordinador de transporte le diera un reporte actualizado sobre la información de los empleados de transporte, evitando que la auxiliar tenga que organizar la información y luego ingresarla al software de cartera. Esto le generó un ahorro de una hora en el momento de realizar las actualizaciones pertinentes.
Fuente: Autor. Lo que se propone con lo respecto a lo expuesto en el cuadro anterior es que un auxiliar de ciertos cargos es para que este delegue funciones y de esta forma tenga el tiempo suficiente para realizar todas las funciones pertinentes sin necesidad de tomarse tiempo extra para realizarlos. Otra observación que se encontró fue el retraso que se ocasionaba en el pago de nómina de los empleados, la información de novedades de los empleados es necesaria que llegue con tres días antes del pago de nómina y en ocasiones llegaba el día de pago y no tenían esa información, ocasionando que se pagara la nomina sin saber que tipo de novedades habían o se retrasaba el pago de nomina perjudicando de esta manera a los empleados del Colegio. La realización de las actualizaciones de novedades de los empleados es realizada por la secretaria administrativa, el tiempo que tomaba la realización de estas era de 6 a 7 horas, casi media jornada laboral, con la ayuda de la auxiliar de cartera al dividir las actualizaciones, la secretaria de cartera demora una hora menos en realizar las actualizaciones de las novedades para el pago de nómina. Otra situación que se tomó en cuenta, es el reporte de los empleados con sus jefes inmediatos , la gran mayoría de los funcionarios de los cargos se reportan directamente con la coordinadora administrativa y no con su respectivo jefe inmediato, esto se pudo observar en la auxiliar de cartera, ella cuando presentaba un informe de una actividad realizada, no lo presentaba a su jefe inmediato que es la secretaria administrativa, sino directamente con la coordinadora administrativa, ocasionando acumulación de trabajo. En ocasiones se encontraban varias funcionarias de cargos, en la oficina de la coordinadora administrativa con
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diferentes temas y no había un orden de presentación, ocasionando perdida de tiempo. Para darle solución a esto se informo que cada cargo se debe reportar inicialmente a su jefe inmediato, para después este presentar un informe resumen de todas las actividades que se presentaron, evitando así acumulación de trabajo y pérdida de tiempo. Otra observación que se identifico se relaciona con la atención al público, ya que es un servicio muy importante para el Colegio, para el área administrativa va relacionado con el pago de la mensualidad de los alumnos y la adquisición de uniformes. Este tipo de servicio deber tener un estricto horario de atención, ya sean padres de familia o proveedores, y se debe realizar una cita previa con la persona quien requiera hablar. Si la persona no tiene cita previa o se presenta a horas no apropiadas para atención al cliente esta persona no recibirá una atención adecuada. 8.3 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN Después de organizada la información obtenida en el análisis ocupacional efectuado a cada funcionario fue necesario validar dicha información con los correspondientes jefes inmediatos con el fin de verificar si las actividades son las necesarias para cada cargo y si guardan coherencia frente a los proyectos estratégicos de la institución. Posteriormente se verifica toda la información obtenida hasta el momento con la correspondiente dirección administrativa, para lograr de esta manera la aprobación correspondiente. En el Anexo 2 que se encuentra desde la página 62 hasta la página 92, se muestran los cuestionarios que fueron diligenciados por los funcionarios de los cinco trabajos claves: Coordinadora administrativa, Secretaria administrativa, Auxiliar de cartera, Contador y Secretaria auxiliar contable. 8.4 MANUAL DE FUNCIONES Acorde a la definición dada en el marco conceptual se entiende que manual de funciones es un documento o compendio en donde aparecen las descripciones de los cargos, en nuestro caso las descripciones de los trabajos claves exigidos por la dirección administrativa para el área en mención. Para el Colegio San Antonio Maria Claret es importante el desarrollo del manual de funciones ya que le da un orden a seguir a los cargos que trabajan en el área
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administrativa, especificando a cada uno de ellos cuales son las funciones que deben desempeñar. Para llegar al formato final de descripción de cargos que se uso, se manejaron como base varios formatos, las fuentes de información que se utilizaron fueron: el seminario de administración de la compensación que se dicta en la Universidad Autónoma de Occidente, la descripción del cargo que usa el Ingenio Providencia y la Secretaria de Infraestructura Vial. En la descripción de cargos se detallan datos importantes, tales como: Datos generales: Nombre del cargo a describir, el área y departamento en donde lo desempeña, cargos que tiene bajo su responsabilidad, quien es su jefe inmediato y quien es el jefe del departamento. También se describe cual es el propósito del cargo, las dimensiones de este, la naturaleza, el alcance, las funciones a desempeñar y finalidades. Las funciones a desempeñar son divididas en: � Tareas de planear � Tareas de hacer � Tareas de verificar � Tareas de actuar. Requisitos generales: necesarios para desempeñar el cargo, tales como: edad, sexo, estado civil, educación y experiencia, la complejidad del cargo, el entrenamiento y responsabilidad que se requiere. Condiciones de trabajo: riesgos que se pueden tener en el desempeño del cargo y cual es la jornada laboral que maneja para el cargo. A continuación se muestra el formato de descripción de cargo que fue utilizado para el desarrollo del diseño del manual de funciones, el cual se encuentra debidamente diligenciado en al Anexo 3 , desde la pagina 93 hasta la pagina 115.
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Formato 5. Descripción del Cargo NOMBRE DEL CARGO
FECHA AÑO
MES
DIA
AREA
DEPARTAMENTO
NOMBRE DE LOS CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD
REPETICION DEL CARGO
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
ELABORADO POR
JEFE DEL DEPARTAMENTO
APROBADO ESPONSABLE DEL AREA
PROPOSITO DIMENSIONES NATURALEZA ALCANCE FUNCIONES TAREAS DE PLANEAR TAREAS DE HACER
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TAREAS DE VERIFICAR TAREAS DE ACTUAR FINALIDADES REQUISITOS FACTORES ESPECIFICACIONES
EDAD
SEXO
ESTADO CIVIL
GE
NE
RA
LID
AD
ES
OTROS
EDUCACION
GE
NE
RA
LLID
AD
ES
EXPERIENCIA
COMPLEJIDAD
ENTRENAMIENTO
RESPONSABILIDAD
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RIESGOS
CO
ND
ICIO
NE
S D
E T
RA
BA
JO
JORNADA LABORAL
Fuente: Autor.
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9. CONCLUSIONES El enfoque basado en procesos permitió a la institución evidenciar, no solamente las falencias con las que cuenta la dinámica administrativa, sino que mostró la importancia de vincular a cada una de las personas que se desempeña en los diferentes cargos, con la reestructuración de los mismos. Este proceso cobra mayor importancia cuando, a partir de la elaboración del Manual de Funciones, se interpreta la acción individual como pieza importante y decisiva de cada uno de los procedimientos que constituyen el macro proceso integral. El integrar las diferentes actividades que se realizan en el área administrativa, no solo se limita a las funciones que desempeñan los cargos, sino que involucra la responsabilidad que cada persona debe demostrar para el desarrollo de las mismas, teniendo la posibilidad de mostrar sus competencias al tiempo que adquiere mayor compromiso con la institución y la sociedad misma. Dicha actuación beneficia a estudiantes, docentes, empleados, trabajadores que participan dentro de la institución. El ejercicio de nombrar cargos clave permitió no sólo reconocer tareas que deben ser ejecutadas de manera precisa, sino que entrelazó todo el proceso que antes figuraba desmembrado, con lo cual la responsabilidad salió de una sola persona y se distribuyó entre todos los cargo. La institución cuenta con un grupo primario el cual realiza reuniones frecuentes para la toma de decisiones, teniendo en cuenta temas que conciernen a toda el área administrativa, de esta forma fue que se determinaron los trabajos claves a los cuales se les realizo el respectivo análisis ocupacional, identificando el impacto que tiene este en cada uno de los funcionarios de los trabajos claves. El análisis ocupacional arrojo resultados que permitieron conocer qué cargos tenían falencias en el desempeño de sus funciones, identificando en algunos de ellos funciones repetitivas, en busca de una solución adecuada a esto se procedió a reestructurar estas funciones, determinando para su logro el nivel de responsabilidad y el tiempo que es necesario para su realización.
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El diseño e implementación del manual de funciones para los cargos claves identificados permitió al área administrativa disponer de un documento, en el se indicaron los requerimientos de las actividades de: Planear, Hacer, Verificar, Actuar, y las responsabilidades inherentes a cada cargo. Obteniendo de esta forma acciones agrupadas y básicas en los cargos, con miras en el trabajo de competencias.
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10. RECOMENDACIONES Para la institución se recomienda que se desarrollen las descripciones de los 14 cargos restantes, en los dos meses siguientes a la entrega del proyecto de pasantía, ya que fue capacitada en el manejo de esta técnica. Es importante recordar que se debe proceder acorde a lo determinado en el proyecto, ya que siguiendo cada uno de los pasos se puede disponer de un manual de funciones integral para toda la unidad administrativa. Es necesario que en el área administrativa se asigne un equipo de trabajo para efectuar la actualización del manual de funciones; las cuales se deben realizar cuando exista una reestructuración de tipo administrativo o cambio de funciones para el desempeño de algún cargo. A la persona que se le asigne esta actividad debe de recibir una capacitación previa para dominar la forma de implementación. De esta manera se es objetivo y se puede evitar malas interpretaciones en el desempeño de las funciones por parte de los diferentes funcionarios. Se recomienda al área administrativa cambiar el formato de análisis ocupacional solo en el caso de una reestructuración de la institución, siempre y cuando afecte a los factores establecidos previamente, porque se dejarían de tomar información relevante al cambio estructural de la institución. Es importante que el macro proceso y las indicaciones dadas en los procedimientos que se mostraron se cumplan, ya que ellas incluyen los elementos importantes para su implementación; además son concordantes con los lineamientos de la norma ISO. Y de esta forma pueden continuarse con las acciones de certificación que viene llevando la institución.
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BIBLIOGRAFIA Agenda Escolar, Colegio San Antonio Maria Claret. Edición año lectivo 2006–2007. Santiago de Cali: GG. Impresiones, 2006. 162 p. ÁVAREZ, Augusto; La administración de sueldos y salarios. 5 ed. Santafé de Bogota: Editorial Talleres gráficos e impresores, 1993. 295 p Cuestionario para Análisis Ocupacional [en línea]. Republica de Costa Rica: Ministerio de hacienda, 2006. [Consultado 26 de Febrero de 2007]. Disponible en Internet en: http://www.hacienda.go.cr. Cuestionario para la caracterización de los cargos [en línea]. Republica de Costa Rica: Ministerio de agricultura y ganadería, 2006. [Consultado 26 de Febrero de 2007]. Disponible en Internet en: http://www.mag.go.cr. Descripción y análisis de cargos [en línea]. España: El prisma, 2007. [Consultado 16 de Marzo de 2007]. Disponible en Internet: http://www.gestiopolis.com Documento de orientación serie ISO 9000 [en línea]. Bogota D.C: Icontec Internacional, 2006. [Consultado 23 de Enero de 2007]. Disponible en Internet en: htttp://www.icontec.org.co. Identificación de competencias [en línea]. Montevideo, Cinterfor, 2005. [Consultado 11 de Diciembre de 2006]. Disponible en Internet: http://www.ilo.org. Manual de procedimiento [en línea]. México: José Palma, monografías, 2006. [Consultado 11 de Diciembre de 2006]. Disponible en Internet: http://www.monografias.com. Misioneros claretianos: Una historia al servicio del evangelio. Santiago de Cali, L. Vieco e Hijas Ltda., Octubre de 1999. 123 p. MORALES ARRIETA, Juan Antonio Y VELANDIA HERRERA, Néstor Fernando. Salarios: Estrategia y sistema salarial o de compensaciones. Santa Fe de Bogota, MC GRAW HILL INTERAMERICANA S.A., 1999. 420 p. MORALES CASTRO, José Aníbal. Sueños y Utopías: Memorias de un educador. Santiago de Cali, FAID Editores, Octubre de 2003. 157 p. Normas ISO 9000 [en línea] España: Wikipedia, 2007. [Consultado 23 de Enero de 2007]. Disponible en Internet: http://www.es.wikipedia.org
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VARELA, Ricardo A. Administración de la Compensación: Sueldos, Salarios y Prestaciones. México. Pearson Education de México: Prentice Hall, 2006. 338 p. Seminario de administración de la compensación, Docente MARIA EUGENIA TORREZ. Universidad Autónoma de Occidente, 2006. VARGAS MUÑOZ, Nelson Rafael. Administración Moderna de Sueldos y Salarios: Un Enfoque práctico. Santafé de Bogota: MC GRAW HILL Interamericana S.A., 2001. 405 p.
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ANEXOS
Anexo 1. Formato del Cuestionario de Análisis Ocupa cional
A continuación se anexa el formato del cuestionario de análisis ocupacional que fue realizado a cada uno de los cargos. DATOS GENERALES
1. Nombre Completo y apellidos: 2. Dirección: 3. Área: 4. Nombre del puesto: 5. Nombre del departamento: 6. Nombre del puesto del jefe inmediato:
A. RESPONSABILIDADES Y DEBERES DEL PUESTO
7. Descripción de los deberes (con el suficiente detalle como para
proporcionar exacta descripción del trabajo).
a. Descripción general de los propósitos del puesto. b. Cuales son los principales resultados que se obtienen. c. Describir tareas diarias, semanales y mensuales. d. Tareas no frecuentes.
8. Cuales de las siguientes ayudas utiliza? Indicar el porcentaje de tiempo de
uso. [ ] Equipo y Materiales [ ] Herramientas [ ] Documentos confidenciales [ ] Recursos Humanos [ ] Valores y/o dineros [ ] Reportes de Errores en el trabajo [ ] Análisis y evaluación de la información [ ] Otros: _________________________
59
9. Describa la naturaleza de las responsabilidades no relacionadas con personas. Dinero, maquinaria, equipamiento, etc. Que perdidas monetarias pueden ocasionarse en caso de error?.
10. Qué tipo de informe prepara como parte de su trabajo y cuando los
presenta?.
11. Cuál es la fuente de instrucciones en su trabajo, orales o escritas?
12. Describir la naturaleza y frecuencia de la supervisión recibida?
13. Cómo es el trabajo revisado? Examinado o verificado?
B. RELACIONES
14. El desempeño del cargo origina relaciones constantes con : [ ] Compañeros del área [ ] Empleados de otras áreas [ ] Otras empresas [ ] Padres o alumnos
15. Cuántos empleados están directamente bajo su supervisión? Cuales son los nombres de los puestos supervisados?
16. Tiene autoridad total para contratar, despedir, evaluar y transferir
empleados bajo su supervisión?
17. Que relaciones requiere con otros departamentos o personas para la realización de su trabajo? Describa la naturaleza y extensión de estos contactos.
C. CONDICIONES DE TRABAJO
18. Evalúe lo siguientes aspectos:
a) Esfuerzo físico necesario para ejecutar las tareas b) Esfuerzo mental (Grado de variedad en las tareas realizadas, necesidad de adaptarse a cambios rápidos, atención de actividades diversas en forma simultánea, etc.)
60
c) Riesgo de contraer enfermedades profesionales. d) Jornada laboral y necesidad de desplazamiento a otras zonas geográficas.
19. Describa las condiciones actuales de su trabajo en términos de:
• Localización • Temperatura • Ruido • Humos • Polvo, etc.
Indique el grado y frecuencia de exposición a las condiciones ambientales señaladas.
20. Describa algunos peligros o riesgos en su puesto de trabajo.
D. CONSECUENCIA DEL ERROR
21. Especifique en los siguientes puntos cuales son las consecuencias de los errores cometidos en el desempeño de las tareas:
a) Pérdidas económicas b) Pérdidas materiales c) Interferencias en el logro de los objetivos de la unidad d) Disminución en la eficacia de los procesos del trabajo e) Obstáculos en la toma de decisiones de los niveles superiores f) Atrasos en la entrega de un producto o servicio
E. CUALIFICACIÓN DEL PUESTO
22. Describir los tipos de trabajos o experiencias previas que son necesarias para realizar satisfactoriamente su trabajo.
23. Cuánta experiencia previa se requiere?
61
24. Que clase de conocimientos y habilidades son necesarias para realizar el trabajo?
25. Cual es el nivel mínimo de formación que se necesita?
26. Hay alguna actividad física especial o destreza manual que se requiere en
el trabajo?
27. Requiere de alguna licencia o permiso especial para realizar el trabajo? Fuente: Autor.
62
Anexo 2. Cuestionarios de análisis ocupacional A continuación se anexan los cuestionarios realizados a los funcionarios de los cinco trabajos claves: Coordinadora Administrativa, Secretaria Administrativa, Auxiliar de cartera, Contador y Secretaria Auxiliar Contable.
CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL
DATOS GENERALES 1. Nombre Completo y apellidos: Maria del Carmen Gómez 2. Dirección: Calle 13b # 64 – 65 casa 72 3. Área: Administrativa 4. Nombre del puesto: Coordinadora Administrativa 5. Nombre del departamento: Departamento de Administración 6. Nombre del puesto del jefe inmediato: Rector del Colegio San Antonio Maria Claret
A. RESPONSABILIDADES Y DEBERES DEL PUESTO
7. Descripción de los deberes (con el suficiente detalle como para proporcionar exacta descripción del trabajo).
a. Descripción general de los propósitos del puesto.
Responsabilidad en el manejo económico y administrativo del Colegio San Antonio Maria Claret, relaciones con padres de familia, proveedores y demás empleados.
b. Cuales son los principales resultados que se obtienen.
Recuperación de cartera Rendimientos bancarios Obtención de descuentos por clientes frecuentes
c. Describir tareas diarias, semanales y mensuales.
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DIARIAS
Atender a padres de familia, proveedores y empleados. Solicitar informes sobre el uso y mantenimiento de la planta física. Control sobre los recursos físicos. Solicitar, supervisar y verificar el software. Contacto permanente con el coordinador de transporte. Revisión de cuentas principales. Contacto con los abogados. Coordinar permanentemente el personal administrativo. Dirigir y controlar los programas de trabajo. Firma de constancias y correspondencia enviada. Aprobación de pedidos y órdenes de compra. Actualización permanente de los cambios de la reforma laboral. Manejo adecuado de los ingresos y egresos de la institución. Manejo del flujo de efectivo. Realizar traslados (transacciones electrónicas) Asignación en contabilidad que cuenta se afecta de acuerdo al Plan Único de Cuentas. Bajar vía electrónica el movimiento de recaudo por el banco.
SEMANALES
Solicitud de recursos físicos requeridos. Cumplir y hacer cumplir con las políticas en seguridad industrial, salud ocupacional establecidas. Formar parte del consejo asesor de la institución. Monitoreo con la Secretaria Administrativa el estado de la cartera. Registro y firma de cheques.
MENSUAL
Ejecutar y controlar los presupuestos. Verificar que los inventarios del almacén coincidan con los informes contables. Elaborar informes contables para presentar en las juntas económicas.
d. Tareas no frecuentes.
• Informe de novedades del estado y funcionamiento de los recursos físicos
utilizados. • Participar en el proceso de información y capacitación del personal. • Asistir a seminarios (EPS, ARP, DIAN).
64
• Verificación de la información de inventarios. • Organizar la logística de la kermesse. • Organizar actividades recreativas a empleados y docentes.
8. Cuales de las siguientes ayudas utiliza? Indicar el porcentaje de tiempo de uso.
[x]Equipo y Materiales. Uso el 100% [x]Herramientas. Uso de software y programas de bancos un 100%. [x]Documentos confidenciales. Contratos. Uso el 100%. [ ] Recursos Humanos [x]Valores y/o dineros. 100%, manejo de entrada de dineros. [ ] Reportes de Errores en el trabajo [ ] Análisis y evaluación de la información [ ] Otros: _________________________ 9. Describa la naturaleza de las responsabilidades no relacionadas con personas. Dinero, maquinaria, equipamiento, etc.
Que perdidas monetarias pueden ocasionarse en caso de error?. Manejo de dinero, de pago de mensualidades que reciben en efectivo. Verificar que los presupuestos no se sobrepasen.
10. Que tipo de informe prepara como parte de su trabajo y cuando los presenta?.
Informes de descuentos de préstamos de docentes y trabajadores cada 15 días y mensualmente un informe de resultados de la gestión administrativa.
11. Cual es la fuente de instrucciones en su trabajo, orales o escritas?
Ambas, pero en general son orales.
12. Describir la naturaleza y frecuencia de la supervisión recibida?
Depende del tiempo en que se deben presentar órdenes y de su importancia, hay unas de forma inmediata y otras que pueden dar más tiempo.
13. Como es el trabajo revisado? Examinado o verificado?
Verificado, va relacionado con los resultados.
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B. RELACIONES
14. El desempeño del cargo origina relaciones constantes con : [x] Compañeros del área [x] Empleados de otras áreas [x] Otras empresas [x] Padres o alumnos 15. Cuantos empleados están directamente bajo su supervisión? Cuales son
los nombres de los puestos supervisados?
20 empleados bajo directa supervisión. Secretarias, recepcionista, mensajero, jefe de mantenimiento, auxiliares.
16. Tiene autoridad total para contratar, despedir, evaluar y transferir
empleados bajo su supervisión?
Si se tiene autoridad después de que hay un razón y existan argumentos validos.
17. Que relaciones requiere con otros departamentos o personas para la realización de su trabajo? Describa la naturaleza y extensión de estos contactos.
Relación directa con el Rector del Colegio.
C. CONDICIONES DE TRABAJO
18. Evalúe lo siguientes aspectos: a) Esfuerzo físico necesario para ejecutar las tareas
Jornada de trabajo extensa y requiere de horas extras. b) Esfuerzo mental (Grado de variedad en las tareas realizadas, necesidad de adaptarse a cambios rápidos, atención de actividades diversas en forma simultánea, etc.)
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Concentración en realización de tareas y recepción de órdenes, manejo del personal.
c) Riesgo de contraer enfermedades profesionales.
Estrés, enfermedades ergonómicas (mala postura), esfuerzo visual. d) Jornada laboral y necesidad de desplazamiento a otras zonas geográficas.
Jornada es de 7:00 AM a 12:00 PM y de 2:30 PM a 7:00 PM. Desplazamiento a diferentes sedes del Colegio. (Pance, comuneros, colseguros, colón y bretaña).
19. Describa las condiciones actuales de su trabajo en términos de:
• Localización • Temperatura • Ruido • Humos • Polvo, etc.
Indique el grado y frecuencia de exposición a las condiciones ambientales señaladas. Se encuentra bien localizado, es un ambiente fresco, aunque ocasiones el aire acondicionado hace mucho ruido.
20. Describa algunos peligros o riesgos en su puesto de trabajo.
Molestias ergonómicas.
D. CONSECUENCIA DEL ERROR
21. Especifique en los siguientes puntos cuales son las consecuencias de los errores cometidos en el desempeño de las tareas:
a) Pérdidas económicas
Despido inmediato, recuperación total de la pérdida, descuentos por nómina.
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b) Pérdidas materiales
Descuentos por nómina, reposición del material perdido.
c) Interferencias en el logro de los objetivos de la unidad
Se relacionan con las llamadas telefónicas entrantes, llamadas de atención.
d) Disminución en la eficacia de los procesos del trabajo
Retrasos en la entrega de resultados, amonestaciones por escrito.
e) Obstáculos en la toma de decisiones de los niveles superiores
Duplicidad de mando, no hay consultas previas por parte de los rectores de las diferentes sedes.
f) Atrasos en la entrega de un producto o servicio
Memos.
E. CUALIFICACIÓN DEL PUESTO
22. Describir los tipos de trabajos o experiencias previas que son necesarias
para realizar satisfactoriamente su trabajo.
Administrador en áreas afines de pequeñas o medianas empresas preferiblemente del sector educativo.
23. Cuanta experiencia previa se requiere?
Un año como coordinadora administrativa.
24. Que clase de conocimientos y habilidades son necesarias para realizar el trabajo?
Conocimientos en administración, economía. Debe tener iniciativa para crear nuevos procedimientos en la empresa, criterio para resolver cualquier tipo de situación. Toma de decisiones.
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25. Cual es el nivel mínimo de formación que se necesita?
Profesional graduado.
26. Hay alguna actividad física especial o destreza manual que se requiere en
el trabajo?
Jornada de trabajo extensa, manejo de estrés.
27. Requiere de alguna licencia o permiso especial para realizar el trabajo?
No se requiere ninguna licencia especial.
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CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL
DATOS GENERALES 1. Nombre Completo y apellidos: Luz Stella Bolaños 2. Dirección: Cra 1c #58-30 3. Área: Administrativa 4. Nombre del puesto: Secretaria Administrativa 5. Nombre del departamento: Departamento de Administración 6. Nombre del puesto del jefe inmediato: Coordinadora administrativa
A. RESPONSABILIDADES Y DEBERES DEL PUESTO
7. Descripción de los deberes (con el suficiente detalle como para proporcionar exacta descripción del trabajo).
a. Descripción general de los propósitos del puesto.
Es un cargo que requiere responsabilidad por manejo de información valiosa, nóminas, traslados de dinero, dinero de caja menor.
b. Cuales son los principales resultados que se obtienen.
Informes mensuales de cartera, envío de traslados de cuenta a padres de familia. Nóminas elaboradas en forma puntual. Afiliaciones a seguridad social al día en cada carpeta.
c. Describir tareas diarias, semanales y mensuales.
DIARIAS
Cuadre de caja. Actualización de cartera de los Colegios Claret y Satélite.
SEMANALES Archivos de descuentos. Preparar y enviar transferencias de cada una de las cuentas. Revisar el estado general de la cartera. Elaboración de Nóminas de empleados.
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MENSUAL Elaboración de informes para la Junta Económica. Elaborar constancias.
d. Tareas no frecuentes.
Elaborar y organizar contratos.
8. Cuales de las siguientes ayudas utiliza? Indicar el porcentaje de tiempo de uso.
[x]Equipo y Materiales. Uso el 100% [x]Herramientas. Uso de 100%. [x]Documentos confidenciales. Contratos. Uso el 100%. [x ] Recursos Humanos. Uso de 80%. [x]Valores y/o dineros. 100%. [ ] Reportes de Errores en el trabajo [ ] Análisis y evaluación de la información [ ] Otros: _________________________ 9. Describa la naturaleza de las responsabilidades no relacionadas con personas. Dinero, maquinaria, equipamiento, etc.
Que perdidas monetarias pueden ocasionarse en caso de error?. Mensualidades recibidas en efectivo.
10. Que tipo de informe prepara como parte de su trabajo y cuando los presenta?.
Informes diarios de caja, mensualmente informes de deuda de cartera, quincenalmente pasar la nómina de trabajadores a contabilidad, enlace, provisiones, seguridad social.
11. Cual es la fuente de instrucciones en su trabajo, orales o escritas?
Generalmente son orales, pero también hay fuentes escritas como descuentos para nómina, ingresos de bancos, extractos, también hay fuentes de medio magnético o vía Internet. .
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12. Describir la naturaleza y frecuencia de la supervisión recibida? Diariamente se verifica que las funciones se cumplas y mensualmente se examinan los resultados.
13. Como es el trabajo revisado? Examinado o verificado?
El trabajo es verificado.
B. RELACIONES
14.. El desempeño del cargo origina relaciones constantes con : [x] Compañeros del área [x] Empleados de otras áreas [x] Otras empresas [x] Padres o alumnos 15. Cuantos empleados están directamente bajo su supervisión? Cuales son
los nombres de los puestos supervisados?
La auxiliar de cartera y una semana al mes coordinar el trabajo del mensajero.
16. Tiene autoridad total para contratar, despedir, evaluar y transferir empleados bajo su supervisión?
No se tiene autoridad.
17. Que relaciones requiere con otros departamentos o personas para la realización de su trabajo? Describa la naturaleza y extensión de estos contactos.
Con la auxiliar contables, verificando nómina, seguridad social, cartera, traslados. Con la secretaria académica actualizando la lista de estudiantes activos, retirados. Con las secretarias y el jefe de mantenimiento para el envío y recolección de datos para nómina.
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C. CONDICIONES DE TRABAJO
18. Evalúe lo siguientes aspectos: a) Esfuerzo físico necesario para ejecutar las tareas
Manejo de estrés.
b) Esfuerzo mental (Grado de variedad en las tareas realizadas, necesidad de adaptarse a cambios rápidos, atención de actividades diversas en forma simultánea, etc.)
Concentración bajo presión de las actividades a realizar, atención al cliente, ya sea personal o vía telefónica.
c) Riesgo de contraer enfermedades profesionales.
Enfermedades de columna por la posición que la mayoría del tiempo es sentada. Enfermedades de la vista por exposición de la pantalla del computador en el día. Enfermedades respiratorias por el polvo que se acumula en el aire acondicionado.
d) Jornada laboral y necesidad de desplazamiento a otras zonas geográficas.
Ocho horas diarias de lunes a viernes y sábados 4 horas. 19. Describa las condiciones actuales de su trabajo en términos de:
• Localización • Temperatura • Ruido • Humos • Polvo, etc.
Indique el grado y frecuencia de exposición a las condiciones ambientales señaladas. En ocasiones el aire acondicionado es muy frió, hay ruido cuando los estudiantes entran a descanso en su jornada de estudio y el aire acondicionado acumula polvo en las rejillas.
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20. Describa algunos peligros o riesgos en su puesto de trabajo.
En caso de un evento natural (terremoto) solo hay una salida y esta se encuentra retirada del puesto de trabajo.
D. CONSECUENCIA DEL ERROR
21. Especifique en los siguientes puntos cuales son las consecuencias de los errores cometidos en el desempeño de las tareas:
a) Pérdidas económicas
Despido inmediato, descuentos por nómina.
b) Pérdidas materiales
Descuentos por nómina, reposición del material perdido.
c) Interferencias en el logro de los objetivos de la unidad
Se relacionan con las llamadas telefónicas entrantes.
d) Disminución en la eficacia de los procesos del trabajo
Retrasos en la entrega de resultados, amonestaciones por escrito.
e) Obstáculos en la toma de decisiones de los niveles superiores
Un error en algún tipo de informe, puede afectar las decisiones en una junta económica.
f) Atrasos en la entrega de un producto o servicio
Memos, llamados de atención.
E. CUALIFICACIÓN DEL PUESTO
22. Describir los tipos de trabajos o experiencias previas que son necesarias
para realizar satisfactoriamente su trabajo.
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Se requiere experiencia en la resolución de problemas con padres de familia en lo referente al pago de las mensualidades.
23. Cuanta experiencia previa se requiere?
Un año como Secretaria o asistente administrativa.
24. Que clase de conocimientos y habilidades son necesarias para realizar el
trabajo?
Inducción en los programas que se manejan, Excel, Word, el software de cartera.
25. Cual es el nivel mínimo de formación que se necesita?
Técnico.
26. Hay alguna actividad física especial o destreza manual que se requiere en
el trabajo?
Manejo del computador, agilidad en transcribir y habilidad en matemática básica.
27. Requiere de alguna licencia o permiso especial para realizar el trabajo?
No se requiere ninguna licencia especial.
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CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL
DATOS GENERALES 1. Nombre Completo y apellidos: Ángela Orozco Valencia 2. Dirección: Cra 42 # 51-129 3. Área: Administrativa 4. Nombre del puesto: Auxiliar de Cartera 5. Nombre del departamento: Departamento de Cartera 6. Nombre del puesto del jefe inmediato: Secretaria Administrativa
A. RESPONSABILIDADES Y DEBERES DEL PUESTO
7. Descripción de los deberes (con el suficiente detalle como para proporcionar exacta descripción del trabajo).
a. Descripción general de los propósitos del puesto.
Manejo de información para facilitar el proceso de cartera.
b. Cuales son los principales resultados que se obtienen.
Saber cuanto es la deuda total de los alumnos al finalizar cada mes.
c. Describir tareas diarias, semanales y mensuales.
DIARIAS
Bajar movimientos de bancos Actualización de cajas
SEMANALES Hacer las actualizaciones para nómina de transporte. Realizar la nómina de transporte. Archivar comprobantes de pago. Recibo de pago de transporte.
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MENSUAL Cuadrar extractos. Cartas de cobro para los padres de familia.
d. Tareas no frecuentes.
Sacar fotocopias Enviar faxes Archivar carpetas
8. Cuales de las siguientes ayudas utiliza? Indicar el porcentaje de tiempo de uso.
[x]Equipo y Materiales. Uso el 100% Computador, maquina de escribir, impresora [x]Herramientas. Uso de 100%. Recordatorios, notas [x]Documentos confidenciales. Contratos. Uso el 100%. Software de cartera [ ] Recursos Humanos. [x]Valores y/o dineros. 50%. Cajas [ ] Reportes de Errores en el trabajo [ ] Análisis y evaluación de la información [ ] Otros: _________________________ 9. Describa la naturaleza de las responsabilidades no relacionadas con personas. Dinero, maquinaria, equipamiento, etc.
Que perdidas monetarias pueden ocasionarse en caso de error?. Se tiene responsabilidad de dinero grande y en caso de error se ocasionan descuentos por nómina.
10. Que tipo de informe prepara como parte de su trabajo y cuando los presenta?
Se presentan informes cada vez que se entregan extractos y se presentan entre el día 6 y 7 de cada mes.
11. Cual es la fuente de instrucciones en su trabajo, orales o escritas?
Las instrucciones en su mayoría son de forma oral, aunque también hay algunas de forma escrita.
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12. Describir la naturaleza y frecuencia de la supervisión recibida? La supervisión se hace por medio de la observación en el sitio de trabajo, y es realizada semanalmente.
13. Como es el trabajo revisado? Examinado o verificado?
El trabajo es examinado.
B. RELACIONES
14.. El desempeño del cargo origina relaciones constantes con : [x] Compañeros del área [x] Empleados de otras áreas: Área de sistemas [x] Otras empresas: Bancos [ ] Padres o alumnos 15. Cuantos empleados están directamente bajo su supervisión? Cuales son los nombres de los puestos supervisados?
No tiene empleados bajo su supervisión.
16. Tiene autoridad total para contratar, despedir, evaluar y transferir empleados bajo su supervisión?
No se tiene autoridad.
17. Que relaciones requiere con otros departamentos o personas para la realización de su trabajo? Describa la naturaleza y extensión de estos contactos.
Con el coordinador de trasporte. Debe estar pendiente de recibir las planillas y verificar la asistencia de los alumnos en las rutas.
C. CONDICIONES DE TRABAJO
18. Evalúe lo siguientes aspectos: a) Esfuerzo físico necesario para ejecutar las tareas
No requiere ningún esfuerzo físico.
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b) Esfuerzo mental (Grado de variedad en las tareas realizadas, necesidad de adaptarse a cambios rápidos, atención de actividades diversas en forma simultánea, etc.)
Concentración, conocimientos básicos. c) Riesgo de contraer enfermedades profesionales.
Enfermedades gripales por el frió del aire acondicionado.
d) Jornada laboral y necesidad de desplazamiento a otras zonas geográficas.
Jornada de 8:00am a 12:00pm y de 2:00pm a 5:00pm. 19. Describa las condiciones actuales de su trabajo en términos de:
• Localización • Temperatura • Ruido • Humos • Polvo, etc.
Indique el grado y frecuencia de exposición a las condiciones ambientales señaladas. Fácil localización, temperatura es fría y los ruidos que hace el aire acondicionado.
20. Describa algunos peligros o riesgos en su puesto de trabajo.
Ninguno.
D. CONSECUENCIA DEL ERROR
21. Especifique en los siguientes puntos cuales son las consecuencias de los errores cometidos en el desempeño de las tareas:
a) Pérdidas económicas
Si ocurre se ocasionan descuentos por nómina.
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b) Pérdidas materiales
Descuentos por nómina, reposición del material perdido.
c) Interferencias en el logro de los objetivos de la unidad
Memorandos.
d) Disminución en la eficacia de los procesos del trabajo
Memorandos.
e) Obstáculos en la toma de decisiones de los niveles superiores ________
f) Atrasos en la entrega de un producto o servicio
Memos, llamados de atención.
E. CUALIFICACIÓN DEL PUESTO
22. Describir los tipos de trabajos o experiencias previas que son necesarias
para realizar satisfactoriamente su trabajo.
Puede tomarse esta como la primera experiencia laboral.
23. Cuanta experiencia previa se requiere?
Ninguna en particular.
24. Que clase de conocimientos y habilidades son necesarias para realizar el trabajo?
Conocimientos básicos en contabilidad, manejo de computador y el respectivo software que se maneja.
25. Cual es el nivel mínimo de formación que se necesita?
Técnico.
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26. Hay alguna actividad física especial o destreza manual que se requiere en
el trabajo?
No se requiere ninguna actividad física, pero se requiere un buen manejo del computador.
27. Requiere de alguna licencia o permiso especial para realizar el trabajo?
No se requiere ninguna licencia especial.
81
CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL
DATOS GENERALES
1. Nombre Completo y apellidos: Libardo Zapata Canizales 2. Dirección: Carrera 83 Nº 48 a 125 3. Área: Contable 4. Nombre del puesto: Contador 5. Nombre del departamento: Contabilidad 6. Nombre del puesto del jefe inmediato: Coordinadora Administrativa
A. RESPONSABILIDADES Y DEBERES DEL PUESTO
7. Descripción de los deberes (con el suficiente detalle como para
proporcionar exacta descripción del trabajo).
a. Descripción general de los propósitos del puesto.
Recopilar, registrar y analizar la información contable de acuerdo a las normas establecidas, bien sea por el código de comercio, código sustantivo del trabajo, estatuto tributario y demás normas afines además de las políticas institucionales.
b. Cuales son los principales resultados que se obtienen.
Uno de los principales resultados son los estados financieros que permiten conocer la situación económica y financiera de la empresa, para la toma de decisiones, otra es tener registrada de manera cronológica las diferentes transacciones del ente económico.
c. Describir tareas diarias, semanales y mensuales.
DIARIAS
Brindar las orientaciones pertinentes con respecto al proceso contable (recepción de la información, registro, análisis, resultados).
SEMANALES
Elaborar programa de trabajo para la semana, consultar con auxiliares el estado de la contabilidad, revisar tareas pendientes.
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QUINCENALES
Revisión de las nóminas de trabajadores y transportadores.
MENSUALES
Preparación de estados financieros, ejecución presupuestal, declaraciones tributarias. Elaboración de ajustes necesarios, revisión de las conciliaciones bancarias. Causación y registro de ingresos presentación de informes al consejo de administración.
d. Tareas no frecuentes.
Revisión de los distintos tipos de contratos. Liquidación de trabajadores. Conciliación de aportes a la seguridad social. Conciliación de aportes fiscales. Consolidación de cesantías. Preparación de informes a secretaria de educación. Solicitud de exoneración de impuesto predial. Compra de equipos. Desarrollo de tareas dejadas por los jefes.
8. Cuales de las siguientes ayudas utiliza?. Indicar el porcentaje de tiempo de
uso.
[X] Equipo y Materiales 100% [ ] Herramientas [X] Documentos confidenciales 80% [X] Recursos Humanos 100% [ ] Valores y/o dineros [ ] Reportes de Errores en el trabajo [X] Análisis y evaluación de la información 100% [X] Otros: _________________________
9. Describa la naturaleza de las responsabilidades no relacionadas con
personas. Dinero, maquinaria, equipamiento, etc. Que perdidas monetarias pueden ocasionarse en caso de error?.
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Presentación de declaraciones tributarias cuyos errores pueden generar sanciones. Pagos a proveedores en caso de efectuar un pago doble o no realizar las deducciones de ley. Liquidaciones de nómina prestaciones sociales y gastos parafiscales.
10. Que tipo de informe prepara como parte de su trabajo y cuando los
presenta?.
Ejecución presupuestal, mensualmente. Estados financieros, mensualmente. Informe a la contraloría municipal, trimestralmente.
11. Cual es la fuente de instrucciones en su trabajo, orales o escritas?
Normalmente orales y ocasionalmente escritas.
12. Describir la naturaleza y frecuencia de la supervisión recibida?
La supervisión se realiza de las auditorias que normalmente deberían ser 2 veces al año pero su frecuencia es muy relativa.
13. Como es el trabajo revisado? Examinado o verificado?
Se verifica que este acorde a las necesidades políticas, normas, etc.
B. RELACIONES
14. El desempeño del cargo origina relaciones constantes con : [X] Compañeros del área [ ] Empleados de otras áreas [X] Otras empresas [ ] Padres o alumnos 15. Cuantos empleados están directamente bajo su supervisión? Cuales son
los nombres de los puestos supervisados?
3 empleados bajo supervisión Auxiliares contables Auxiliares de cartera Auxiliares de nómina
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16. Tiene autoridad total para contratar, despedir, evaluar y transferir
empleados bajo su supervisión? No tiene autoridad.
17. Que relaciones requiere con otros departamentos o personas para la
realización de su trabajo? Describa la naturaleza y extensión de estos contactos.
Administración: Para la orientación en los distintos aspectos relacionados con sus funciones. Soporte técnico: Para la revisión y mantenimiento de software y hardware.
C. CONDICIONES DE TRABAJO
18. Evalúe lo siguientes aspectos: a) Esfuerzo físico necesario para ejecutar las tareas Muy Poco.
b) Esfuerzo mental (Grado de variedad en las tareas realizadas, necesidad de adaptarse a cambios rápidos, atención de actividades diversas en forma simultánea, etc.) El esfuerzo mental es bastante alto por la naturaleza del cargo, la variedad de tareas y el desarrollo simultaneo de las mismas. c) Riesgo de contraer enfermedades profesionales. Desgaste de la visión, dificultades en el túnel carpiano, problemas de columna por permanecer tanto tiempo sentado en un escritorio desde las primeras horas del día hasta altas horas de la noche en algunas ocasiones. d) Jornada laboral y necesidad de desplazamiento a otras zonas geográficas.
No existe una jornada laboral claramente definida, se maneja la jornada laboral normal, aunque en ocasiones se presentan horas extras de trabajo.
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19. Describa las condiciones actuales de su trabajo en términos de:
• Localización: Territorio Colombiano • Temperatura: Variables según la zona geográfica. • Ruido: Zumbido del aire acondicionado y ruido de las impresoras. • Humos • Polvo, etc.: E que esparce el aire acondicionado.
Indique el grado y frecuencia de exposición a las condiciones ambientales señaladas.
20. Describa algunos peligros o riesgos en su puesto de trabajo.
Ser asaltados por delincuencia común. Incendio por los equipos de cómputo. Accidente al trasladarme de un sitio a otro.
D. CONSECUENCIA DEL ERROR
21. Especifique en los siguientes puntos cuales son las consecuencias de los
errores cometidos en el desempeño de las tareas:
a) Pérdidas económicas
La consecuencia que trae una perdida económica por un error involuntario puede ser, asumir la perdida hasta perder el cargo. b) Pérdidas materiales
Si los materiales están bajo mi responsabilidad debo asumir dicha perdida. c) Interferencias en el logro de los objetivos de la unidad
Llamadas de atención por la poca gestión. d) Disminución en la eficacia de los procesos del trabajo
Retraso en la presentación de los informes requeridos. e) Obstáculos en la toma de decisiones de los niveles superiores
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El no tener la información financiera a tiempo generaría retraso en la toma de decisiones.
f) Atrasos en la entrega de un producto o servicio Mala imagen institucional.
E. CUALIFICACIÓN DEL PUESTO
22. Describir los tipos de trabajos o experiencias previas que son necesarias
para realizar satisfactoriamente su trabajo.
Trabajos en la parte contable como auxiliar y el manejo de equipos de cómputo y software necesarios para el desarrollo de la actividad.
23. Cuanta experiencia previa se requiere?
Mínima de un año.
24. Que clase de conocimientos y habilidades son necesarias para realizar el
trabajo?
Formación profesional y actualizaciones permanentes en el campo.
25. Cual es el nivel mínimo de formación que se necesita?
Profesional pregrado.
26. Hay alguna actividad física especial o destreza manual que se requiere en el trabajo?
Habilidad para digitar.
27. Requiere de alguna licencia o permiso especial para realizar el trabajo?
Tarjeta profesional emitida por el M.E.N a través de la junta central de contadores.
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CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL
DATOS GENERALES
1. Nombre Completo y apellidos: Martha Cecilia Borja Alzate 2. Dirección: Calle 9c #23c-27 3. Área: Contabilidad 4. Nombre del puesto: Secretaria Auxiliar Contable 5. Nombre del departamento: Contabilidad 6. Nombre del puesto del jefe inmediato: Contador
A. RESPONSABILIDADES Y DEBERES DEL PUESTO
7. Descripción de los deberes (con el suficiente detalle como para
proporcionar exacta descripción del trabajo).
a. Descripción general de los propósitos del puesto.
Recopilar y analizar la información contable.
b. Cuales son los principales resultados que se obtienen.
Información contable para reuniones de junta económica mensual y anualmente, informes a DIAN, para declaración de renta y medios magnéticos.
c. Describir tareas diarias, semanales y mensuales.
DIARIAS Validar de cajas al del día Autorizar pagos Firmar documentos Recibir y despachar correspondencia Recibir llamadas Revisar la labor desarrollada de la auxiliar de contabilidad Asentar información contable
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SEMANALES Validar nóminas Atención a proveedores Pagos a proveedores y acreedores Revisar soportes contables
MENSUALES Realizar conciliaciones de cuentas y análisis de libros auxiliares. Realizar presupuestos. d. Tareas no frecuentes.
Hacer certificados de retención en la fuente y de ICA. Hacer otros informes solicitados por el Contador o la Coordinadora administrativa.
8. Cuales de las siguientes ayudas utiliza?. Indicar el porcentaje de tiempo de
uso.
[X] Equipo y Materiales 100% [ ] Herramientas [X] Documentos confidenciales 100% [X] Recursos Humanos 100% [ ] Valores y/o dineros [ ] Reportes de Errores en el trabajo [X] Análisis y evaluación de la información 100% [] Otros: _________________________
9. Describa la naturaleza de las responsabilidades no relacionadas con
personas. Dinero, maquinaria, equipamiento, etc. Que perdidas monetarias pueden ocasionarse en caso de error?.
La responsabilidad en el manejo de dineros especialmente, es asumida 100% por el funcionario que la maneja así que las pérdidas pueden ser muy significativas. .
10. Que tipo de informe prepara como parte de su trabajo y cuando los
presenta?. Flujos de efectivo, conciliaciones bancarias, conciliación de otras cuentas, presupuestos.
89
11. Cual es la fuente de instrucciones en su trabajo, orales o escritas?
Orales 90% y escritas10%.
12. Describir la naturaleza y frecuencia de la supervisión recibida?
La supervisión es realizada por el contador y la coordinadora administrativa al entregar informes de presupuestos para la junta económica cada mes..
13. Como es el trabajo revisado? Examinado o verificado?
Verificado
B. RELACIONES
14. El desempeño del cargo origina relaciones constantes con : [X] Compañeros del área [ ] Empleados de otras áreas [X] Otras empresas [ ] Padres o alumnos 15. Cuantos empleados están directamente bajo su supervisión? Cuales son
los nombres de los puestos supervisados?
Una sola persona ocupando el cargo de Auxiliar o aprendiz de contabilidad.
16. Tiene autoridad total para contratar, despedir, evaluar y transferir empleados bajo su supervisión? No, ninguna.
17. Que relaciones requiere con otros departamentos o personas para la
realización de su trabajo? Describa la naturaleza y extensión de estos contactos.
Básicamente, con sistemas cuando se presentan inconvenientes con el software, y con la nómina, para el correcto manejo contable de la misma y asentar provisiones correspondientes.
90
C. CONDICIONES DE TRABAJO
18. Evalúe lo siguientes aspectos: a) Esfuerzo físico necesario para ejecutar las tareas El esfuerzo físico es mínimo.
b) Esfuerzo mental (Grado de variedad en las tareas realizadas, necesidad de adaptarse a cambios rápidos, atención de actividades diversas en forma simultánea, etc.) Se trabaja ocasionalmente bajo presión, se requiere un esfuerzo mental por la complejidad del cargo, atender simultáneamente varias actividades y tener control sobre lo que se hace a nivel contable. c) Riesgo de contraer enfermedades profesionales. Básicamente por la posición se puede sufrir dolores lumbares, igualmente molestias oculares al utilizar durante tanto tiempo el computador. d) Jornada laboral y necesidad de desplazamiento a otras zonas geográficas. La jornada es de Lunes a Viernes de 8:00am a 12:00pm y de 2:00pm a 6:00pm. Ocasionalmente se invierte un poco de tiempo adicional. 19. Describa las condiciones actuales de su trabajo en términos de:
• Localización • Temperatura • Ruido. • Humos • Polvo, etc.
Indique el grado y frecuencia de exposición a las condiciones ambientales señaladas. Se usa el aire acondicionado, el cual es manejado por los empleados y puede prenderse y apagarse en el momento que se requiera. La exposición al ruido a veces es alta, considerando que es un colegio de niños y que se tienen 2 descansos en la jornada y en ese tiempo, el ruido se incrementa.
91
20. Describa algunos peligros o riesgos en su puesto de trabajo.
Ninguno.
D. CONSECUENCIA DEL ERROR
21. Especifique en los siguientes puntos cuales son las consecuencias de los
errores cometidos en el desempeño de las tareas:
a) Pérdidas económicas
Asumidas por el funcionario los errores se implican en sanciones, extractos, multas o demás. b) Pérdidas materiales
El tiempo y papel que se utiliza para realizar una actividad específica. c) Interferencias en el logro de los objetivos de la unidad
Esto si es significativo pues al ser un equipo de trabajo si una de sus unidades no hace su labor, todos los objetivos se verán afectados. d) Disminución en la eficacia de los procesos del trabajo
Igual a la anterior, si no se hace la labor indicada, afectara al compañero que sigue en la escala de actividades, lo que implica ineficiencia en la entrega de resultados. e) Obstáculos en la toma de decisiones de los niveles superiores
Esto es básico, porque si logramos tener una buena orientación para el desempeño, difícilmente será entendido el desarrollo de las actividades y básicamente, el logro de los objetivos. .
f) Atrasos en la entrega de un producto o servicio No se pueden tomar las decisiones adecuadas.
92
E. CUALIFICACIÓN DEL PUESTO
22. Describir los tipos de trabajos o experiencias previas que son necesarias
para realizar satisfactoriamente su trabajo.
Tener conocimiento en el trabajo contable y experiencia en el mismo, lo que ayuda a realizarlo en mejores condiciones.
23. Cuanta experiencia previa se requiere?
En este caso, por lo compleja de la contabilidad se requiere una experiencia mínima de un año.
24. Que clase de conocimientos y habilidades son necesarias para realizar el
trabajo?
Manejo de sistemas, normas básicas de contabilidad, manejo del P.U.C.
25. Cual es el nivel mínimo de formación que se necesita?
Tecnológico
26. Hay alguna actividad física especial o destreza manual que se requiere en el trabajo?
Este trabajo es básicamente de tipo mental, quizás el manejo del archivador y ser rápido en sistemas.
27. Requiere de alguna licencia o permiso especial para realizar el trabajo?
No requiere ninguna licencia.
93
Anexo 3. Manual de Funciones
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
FECHA AÑO
2007 MES
03 DIA
26
AREA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIÓN
NOMBRE DE LOS CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD
SECRETARIAS RECEPCIONISTA MENSAERO JEFE DE MANTENIMIENTO AUXILIARES REPETICION DEL CARGO
1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
RECTOR DEL COELGIO
ELABORADO POR
JEFE DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRADORA APROBADO RESPONSABLE DEL AREA
PROPOSITO Planear, organizar, ejecutar y controlar todas las actividades económicas realizadas en el colegio. DIMENSIONES Personal subalterno directo: 20 empleados NATURALEZA Brindar una excelente atención a proveedores, clientes, padres de familia y a todos los empleados de la institución, garantizando el buen funcionamiento administrativo dentro de los parámetros de excelencia en el servicio, así como también responder por la aplicación de políticas y estrategias comerciales que permitan alcanzar los objetivos y metas anuales de la institución.
94
ALCANCE Este cargo se reporta directamente con el rector que maneja las diferentes sedes del colegio. Internamente se relaciona con el rector del colegio, empleados de la parte administrativa, coordinadores, contador, docentes, padres de familia o acudientes y alumnos. Externamente se relaciona con la cooperativa cooptraescol, proveedores, fundación Claret, bancos. FUNCIONES TAREAS DE PLANEAR • Solicitar informes sobre el uso y mantenimiento de la planta física. • Actualizar permanente de los cambios en la reforma laboral y tributaria. • Asignar en contabilidad que cuenta se afecta de acuerdo al plan único de
cuentas (PUC). • Solicitar recursos físicos requeridos para el cumplimiento de los objetivos
de su cargo. • Participar activamente en el proceso de inducción y entrenamiento de
personal que ingrese a las instituciones (docentes, personal y de servicios). • Participar activamente en los procesos de información y capacitación sobre
seguridad industrial e higiene ocupacional, establecidos por la institución. • Asistir a seminarios. • Elaborar informes contables para presentar en las juntas económicas. TAREAS DE HACER • Atender a los padres de familia, proveedores y empleados. • Dirigir y controlar los programas de trabajo para el área bajo su
responsabilidad. • Verificar, organizar, controlar y ejecutar los programas. (Contables, cajas
menores, pago nomina, pago proveedores). • Aprobar de pedidos y órdenes de compra. • Firmar constancias y correspondencia enviada. • Manejar adecuadamente los ingresos y egresos de la institución. • Manejar del flujo de efectivo. • Realizar traslados (Transacciones electrónicas).
95
• Registrar y firmar cheques. • Ejecutar y controlar los presupuestos. • Reportar a contabilidad el retiro de personal. • Tramitar la cobertura de vacantes que se presenten. • Organizar anualmente la logística de la Kermesse. • Revisar y autorizar nóminas. • Organizar las actividades recreativas para trabajadores y docentes. TAREAS DE VERIFICAR • Controlar sobre los recursos físicos. • Solicitar, supervisar y verificar el mantenimiento del software asignado. • Revisar las principales cuentas. • Bajar vía electrónica el movimiento de recaudo por el banco. • Monitorear con la secretaria administrativa el estado de la cartera. • Verificar que los inventarios de almacén coincidan con los informes
contables. • Supervisar sobre los documentos de valor que posee la institución. • Controlar constantemente las cuentas principales (por cobrar, a
proveedores, bancos, gastos). • Verificar que la información de los inventarios de las sedes sean reales. TAREAS DE ACTUAR • Mantener contacto permanente con el coordinador de transporte para estar
informada de todos los aspectos relacionados con este. • Mantener contacto con los abogados. • Coordinar permanentemente el personal administrativo. • Cumplir y hacer cumplir con las políticas en seguridad industrial, salud
ocupacional establecidas. • Formar parte del consejo asesor de la institución. • Informar oportunamente novedades del estado y funcionamiento de los
recursos físicos entregados a cada área de trabajo. • Realizar reuniones con el rector para revisar políticas económicas. FINALIDADES • Tomar decisiones relacionadas con la parte económica de la institución y
resolución de problemas de manera frecuente. • Controlar todos los movimientos financieros que se realicen en la
institución, teniendo reporte de cada uno de dichos movimientos.
96
• Supervisar el orden de trabajo de los empleados en el área administrativa, teniendo un contacto permanente con cada uno de ellos.
REQUISITOS FACTORES ESPECIFICACIONES
EDAD Mínimo 25 años.
SEXO Indiferente
ESTADO CIVIL
Indiferente
GE
NE
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LID
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ES
OTROS
EDUCACION
Administrador de empresas con amplio conocimiento en economía y finanzas. Seminarios de relaciones interpersonales, liderazgo, desarrollo organizacional, planeación estratégica, calidad total.
GE
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ES
EXPERIENCIA
Tres años como administrador en áreas afines de medianas empresas preferiblemente del sector educativo.
COMPLEJIDAD
Trabajo variado. Funciones que demandan conocimientos profesionales. Se requiere iniciativa para crear nuevos procedimientos en la empresa, criterio para resolver cualquier tipo de situación y tomar decisiones asertivas, velocidad perceptual, aptitud verbal y numérica, memoria.
ENTRENAMIENTO 1 año como coordinadora de la gestión administrativa. RESPONSABILIDAD
Documentos legales e internos, entrega de los informes financieros periódicamente. Dinero, cuentas bancarias y sus claves, documentos confidenciales, todos los equipos que se manejan en el área administrativa. Coordinación, revisión y control de todo el personal a su cargo.
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RIESGOS
Estrés, enfermedades ergonómicas, esfuerzo de la vista.
CO
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ICIO
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JORNADA LABORAL
Lunes a viernes 7:00 AM – 12:00 AM 2:30: PM – 7:00 PM
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
FECHA AÑO
2007 MES
03 DIA
26
AREA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIÓN
NOMBRE DE LOS CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD
AUXILIAR DE CARTERA MENSAJERO REPETICION DEL CARGO
1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
ELABORADO POR
JEFE DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRADORA APROBADO RESPONSABLE DEL AREA
PROPOSITO Colaboración con el manejo adecuado de información confidencial tales como pagos de nómina de empleados, traslados de dinero. Atención al público principalmente padres de familia o acudientes. DIMENSIONES Personal subalterno directo: 2 empleados NATURALEZA En este cargo se debe tener una habilidad de atención al cliente, trabajo en equipo y gran concentración, memoria y resolución de problemas. ALCANCE El titular del cargo requiere internamente relaciones con las demás secretarias del área administrativa, auxiliares, contador y una comunicación directa con la coordinadora administrativa.
99
Externamente se contacta con la cooperativa de transporte Cooptraescol para el manejo de la nómina de transportadores. Otros contactos son proveedores y bancos. FUNCIONES TAREAS DE PLANEAR • Elaborar informes. • Elaborar constancias y contratos. • Elaborar e imprimir libretas de pago de los estudiantes incluyendo becas. • Realizar formatos de matricula para los estudiantes. • Despachar al mensajero con la correspondencia y verificar que haya
cumplido con todo lo encomendado. • Sacar copia de seguridad de toda la información que maneja en el
computador. TAREAS DE HACER • Manejar y actualizar la caja menor. • Actualizar diariamente la cartera. • Preparar y enviar las trasferencias de cada una de las cuentas. • Realizar descuentos. • Elaborar y pagar la nómina de todos los empleados de la institución y
transportadores teniendo en cuenta descuentos y pagos extras autorizados.
• Elaborar la nómina del Jardín Parroquial Corazón de María teniendo en cuenta descuentos y pagos extras autorizados.
• Recibir dinero por pagos de pensión, constancias u otros recaudos. • Brindar atención al público para resolución de inquietudes sobre pagos de
pensión y transporte de los alumnos. • Liquidar pensiones. • Solicitar por escrito el banco la corrección y reintegro de dineros que hayan
realizado los padres de familia y que no aparezcan en los movimientos diarios.
• Elaborar la autoliquidación de seguridad social del colegio Claret y la Parroquia de San José, teniendo en cuenta novedades.
• Liquidar oportunamente las primas.
100
TAREAS DE VERIFICAR • Revisar el estado de cuenta de la cartera. • Actualizar y verificar listado de docentes y trabajadores. • Verificar la actualización en el sistema de la lista de estudiantes retirados,
nuevos y demás novedades. • Con colaboración del coordinador de transporte revisar los ingresos y
retiros de ruta de los estudiantes. • Solicitar saldos bancarios y reportarlos a la secretaria auxiliar contable y a
la administradora. • Verificar vía telefónica con las entidades de pensión los códigos para
efectuar pagos. • Revisar el trabajo de la auxiliar de cartera. TAREAS DE ACTUAR • Presentar a la junta económica los informes realizados. • Brindar información necesaria a la oficina de cobranza sobre los
estudiantes que se encuentren en mora en el pago de la pensión. • Enviar mensualmente las cartas de cobro a los padres de familia de los
estudiantes que se encuentren en mora en el pago de pensión. • Comunicar oportunamente al contador y coordinadora administrativa
cualquier anomalía o inquietud presentada en el registro de la información administrativa.
FINALIDADES • Analizar y verificar los informes mensuales de cartera, envíos de cuenta a
padres de familia. • Elaborar completa y puntualmente la nomina de empleados. • Mantener las afiliaciones a seguridad social al día en su debida carpeta.
101
REQUISITOS FACTORES ESPECIFICACIONES
EDAD Mínimo 23 años.
SEXO Indiferente
ESTADO CIVIL
Indiferente
GE
NE
RA
LID
AD
ES
OTROS
EDUCACION
Tecnología en sistemas, auxiliar contable, seminario sobre relaciones interpersonales, públicas y atención al cliente.
GE
NE
RA
LLID
AD
ES
EXPERIENCIA
Tres años como auxiliar contable preferiblemente del sector educativo.
COMPLEJIDAD
Trabajo variado. Se requiere iniciativa para crear nuevos procedimientos en el sistema, criterio para resolver cualquier tipo de situación y tomar decisiones asertivas, aptitud numérica y buena memoria.
ENTRENAMIENTO 1 año como secretaria de sistemas y auxiliar contable.
RESPONSABILIDAD Libretas de pago de estudiantes, seguridad social, nómina, contratos de trabajo, consignaciones, y todos los demás documentos que maneja este cargo según las tareas.
102
RIESGOS
Enfermedades de la columna por la posición la cuales la mayor parte del tiempo sentada. Problemas de vista por el contacto diario con el computador. Problemas respiratorios dado por el polvo que sale del aire acondicionado.
CO
ND
ICIO
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JORNADA LABORAL
Lunes a viernes 8:00 AM – 12:00 AM 2:00: PM – 6:00 PM Y Sábados 8:00 AM – 12:00
103
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
AUXILIAR DE CARTERA
FECHA AÑO
2007 MES
03 DIA
26
AREA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
CARTERA
NOMBRE DE LOS CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD
NINGUNO REPETICION DEL CARGO
1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
ELABORADO POR
JEFE DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRADORA APROBADO RESPONSABLE DEL AREA
PROPOSITO Colaboración con el adecuado manejo de la cartera, teniendo en cuenta movimientos, extractos y otra información contable. DIMENSIONES Personal subalterno directo: ninguno NATURALEZA En este cargo se debe tener una habilidad concentración, buena memoria, de atención a órdenes. ALCANCE El titular del cargo requiere internamente relación directa con la secretaria administrativa, con la coordinadora administrativa y con el coordinador de transporte. Externamente se contacta con la cooperativa de transporte Cooptraescol para el manejo de la nómina de transportadores.
104
FUNCIONES TAREAS DE PLANEAR • Elaborar y presentar informes de los extractos. • Archivar comprobantes de pago de los estudiantes. • Tener responsabilidad absoluta por el archivo que maneja. • Archiva las carpetas de variada documentación. TAREAS DE HACER • Bajar movimientos diarios de bancos. • Actualizar las cajas menores. • Mantener una constante actualización de la cartera mediante el software
adecuado. • Realizar la nómina de transporte con la colaboración del coordinador de
transporte para tener en cuenta las novedades, tales como descuentos. • Elaborar los documentos de ley a los docentes y empleados que ingresen a
la empresa. • Sacar fotocopia de documentación. TAREAS DE VERIFICAR • Realizar cartas de cobro a proveedores y a padres de familia. • Revisar y cuadrar los extractos bancarios. • Verificar que los documentos de ley estén correctos (Contratos firmados,
formularios de afiliación social). • Enviar de faxes. TAREAS DE ACTUAR • Informar a si jefe inmediato sobre los movimientos diarios que se han
realizados en los bancos. FINALIDADES • Saber concretamente cual es deuda total de los alumnos al final de cada
mes. • Proporcionar la información adecuada para la realización de la nómina de
transportadores.
105
REQUISITOS
FACTORES ESPECIFICACIONES EDAD Mínimo 21 años.
SEXO Indiferente
ESTADO CIVIL
Indiferente
GE
NE
RA
LID
AD
ES
OTROS
EDUCACION
Tecnología en sistemas, auxiliar de cartera.
GE
NE
RA
LLID
AD
ES
EXPERIENCIA
6 meses como auxiliar de cartera.
COMPLEJIDAD
Trabajo variado. Se requiere conocimientos básicos en contabilidad, manejo de computadores y el respectivo software que maneja.
ENTRENAMIENTO 1 año como auxiliar de cartera.
RESPONSABILIDAD Revisión de planillas de rutas y la verificación de asistencia de los alumnos a sus respectivas rutas.
106
RIESGOS
Enfermedades de la columna por la posición la cuales la mayor parte del tiempo sentada. Problemas respiratorios dado por el polvo que sale del aire acondicionado y resfriados dada la intensidad de este.
CO
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ICIO
NE
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JORNADA LABORAL
Lunes a viernes 8:00 AM – 12:00 AM 2:00: PM – 5:00 PM
107
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
CONTADOR
FECHA AÑO
2007 MES
03 DIA
26
AREA
CONTABLE
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
NOMBRE DE LOS CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD
AUXILIARES CONTABLES AUXILIARES DE CARTERA AUXILIARES DE NÓMINA REPETICION DEL CARGO
1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
ELABORADO POR
JEFE DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRADORA APROBADO RESPONSABLE DEL AREA
PROPOSITO Recopilar, registrar y analizar la información contable de acuerdo a las normas establecidas bien sea por el código de comercio, código sustantivo del trabajo, estatuto tributario y demás normas afines, además de las políticas institucionales. DIMENSIONES Personal subalterno directo: 3 empleados NATURALEZA Brindar asesoria a la coordinación administrativa y a los respectivos dueños de la institución en el manejo de la contabilidad. Debe tener habilidad mental y de manejo de personal. Fomentar un clima de trabajo agradable.
108
ALCANCE Las relaciones internas que maneja este cargo son con las directivas de la institución, demás empleados del área administrativa y contable. También requiere una relación directa con el soporte técnico. Externamente el cargo se relaciona con la cooperativa de transporte de maneja la institución y bancos. FUNCIONES TAREAS DE PLANEAR • Elaborar un programa de trabajo para cada semana. • Preparar y presentar los estados financieros, ejecución presupuestal,
declaraciones tributarias. • Elaborar los ajustes necesarios. • Preparar informes a secretarias de educación. • Solicitar la exoneración de impuesto predial. • Preparar y presentar los informes que solicite y sean necesarios al jefe
inmediato. • Elaborar y presentar el proyecto de presupuesto para cada año fiscal. • Elaborar y dar manejo a los presupuestos. • Elaborar y presentar la ejecución presupuestal. TAREAS DE HACER • Brindar las orientaciones pertinentes con respecto al proceso contable.
(Recepción de la información, registro, análisis y resultados) • Revisar tareas que quedaron pendientes. • Revisar las nóminas de trabajadores y transportadores. • Revisar y autorizar el pago de la nómina. • Realizar liquidación de trabajadores y revisar las prestaciones sociales del
personal retirado. • Solicitar cotizaciones y comprar los equipos tecnológicos y de software
necesarios, con previa autorización del rector.
109
TAREAS DE VERIFICAR • Consultar con auxiliares el estado de la contabilidad. • Revisar las conciliaciones bancarias y registro de ingresos. • Revisar los distintos tipos de contratos. • Revisar y firmar declaración de renta, retefuente, IVA e ICA. • Revisar y organizar los libros principales y auxiliares de todo el proceso
contable y velar por su registro ante la autoridad competente. • Revisar que los soportes contables cumplan los requisitos de ley y estén
correctamente codificados. • Revisar que los pagos se encuentren previamente autorizados. • Revisar las autoliquidaciones de prestaciones sociales y parafiscales. TAREAS DE ACTUAR • Presentar informes al consejo de administración. • Hacer la conciliación de aportes a la seguridad social y fiscal. • Informar oportunamente novedades del estado y funcionamiento de los
recursos físicos entregados para su trabajo. • Determinar cuando el software contable no cumple con las necesidades de
la empresa y requerir la respectiva actualización. FINALIDADES • Asesorar en la toma de decisiones al consejo asesor, sobre todo lo
relacionado con la parte financiera. • A través de los estados financieros dar a conocer la situación económica y
financiera de la institución para la toma de decisiones. • Tener registro de manera cronológica las diferentes transacciones del ente
económico.
110
REQUISITOS FACTORES ESPECIFICACIONES
EDAD Mínimo 25 años.
SEXO Indiferente
ESTADO CIVIL
Indiferente
GE
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ES
OTROS
EDUCACION
Contaduría pública. Seminarios sobre relaciones interpersonales, comunicación, motivación, trabajo en equipo, liderazgo y habilidades técnicas en sistemas, en manejo de hojas electrónicas. Formación profesional y actualizaciones permanentes en el campo.
GE
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LLID
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ES
EXPERIENCIA
Tres años como contador público en áreas afines de medianas empresas preferiblemente en el sector educativo.
COMPLEJIDAD
Trabajo variado. Se requiere iniciativa para crear nuevos procedimientos en la empresa, criterio para resolver cualquier tipo de situación y tomar decisiones asertivas, velocidad perceptual, aptitud verbal y numérica, memoria, habilidad para digitar.
ENTRENAMIENTO 1 año como contador de la institución.
RESPONSABILIDAD
Documentos legales e internos, entrega de los informes financieros periódicamente, el manejo de efectivo. Todos los equipos que necesita para el cumplimiento de sus funciones y las del personal a su cargo. Presentación de declaraciones tributarias cuyos errores pueden generar sanciones.
111
RIESGOS
Desgaste de la visión, problemas de la columna por permanecer tanto tiempo sentado frente a un escritorio.
CO
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JORNADA LABORAL
Lunes a viernes 8:00 AM – 12:00 AM 2:00: PM – 6:00 PM
112
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE
FECHA AÑO
2007 MES
03 DIA
26
AREA
CONTABLE
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
NOMBRE DE LOS CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD
APRENDIZ DE AUXILIAR CONTABLE REPETICION DEL CARGO
1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
CONTADOR
ELABORADO POR
JEFE DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRADORA APROBADO RESPONSABLE DEL AREA
PROPOSITO Asentar, organizar y actualizar toda la contabilidad de la institución. DIMENSIONES Personal subalterno directo: 1 empleado NATURALEZA Se enfrenta a situaciones que requieren habilidad mental y conocimientos contables. Trabajo en equipo. ALCANCE Las relaciones internas que maneja el titular de este cargo son directamente con el contador y otras secretarias del área administrativa. Externamente se relaciona con proveedores y con otras sedes del colegio.
113
FUNCIONES TAREAS DE PLANEAR • Asentar información contable. • Hacer conciliaciones de cuentas y análisis de los libros auxiliares. • Tener la responsabilidad y orden por el archivo con todos los soportes
contables de todas las transacciones realizadas en el mes, tanto de su cargo como de los documentos de la auxiliar contable.
• Actualizar el libro de bancos. • Realizar cuadros donde se recopila toda la información sobre seguridad
social y flujo de efectivo. TAREAS DE HACER • Validar cajas. • Realizar autorizaciones de pagos. • Firmar documentos. • Recibir llamadas. • Validar nómina. • Brindar atención a proveedores • Realizar pagos a proveedores y acreedores. • Realizar certificados de retención en la fuente y de ICA. • Reclasificar las cuentas (Por cobrar, pagar, gastos u otras). • Realizar cuadro de ingresos y egresos de caja. TAREAS DE VERIFICAR • Revisión y despacho de correspondencia. • Revisión de la labor efectuada por la aprendiza bajo mando. • Revisión de soportes contables de todas las transacciones realizadas que
estén debidamente diligenciados y firmados. TAREAS DE ACTUAR • Presentar informes solicitados por el contador o coordinadora
administrativa. • Informar a la auxiliar contable sobre todas las consecuencias presentadas
en la contabilidad. • Informar a la coordinadora administrativa y/o contador sobre cualquier
inconsistencia grave que se pueda presentar en la contabilidad.
114
FINALIDADES • Tener actualizada la información contable para reuniones de junta
económica mensuales y anuales, informes a DIAN, para declaración de renta y medios magnéticos.
REQUISITOS FACTORES ESPECIFICACIONES
EDAD Mínimo 20 años.
SEXO Indiferente
ESTADO CIVIL
Indiferente
GE
NE
RA
LID
AD
ES
OTROS
EDUCACION
Tecnológico comercial con énfasis en sistemas.
GE
NE
RA
LLID
AD
ES
EXPERIENCIA
Un año como auxiliar contable.
COMPLEJIDAD
Trabajo variado. Se requiere tener un buen manejo de sistemas, normas básicas de contabilidad y manejo del Plan Único de Cuentas (PUC).
ENTRENAMIENTO 1 año como auxiliar contable y de sistemas.
RESPONSABILIDAD Documentos, equipos utilizados.
115
RIESGOS
Dolores lumbares por la posición, molestias oculares al estar tanto tiempo frente al computador.
CO
ND
ICIO
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S D
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JO
JORNADA LABORAL
Lunes a viernes 8:00 AM – 12:00 AM 2:00: PM – 6:00 PM
116
COMUNIDAD DE MISIONEROS HIJOS DEL INMACULADO CORAZON DE MARIA
GOBIERNO PROVINCIAL
COORDINADOR DE MANTENIMIENTO
Personal de Oficios Varios y Servicios Generales
COORDINACION ADMINISTRATIVA
Contador
Secretaria Auxiliar
Contable
Secretaria General
Secretaria Administrativa
Auxiliares de Oficina
Almacén
RECTORIA
Coordinaciones Académica y de Convivencia
Consejo Directivo
Consejo Asesor
Psicología
Enfermería
Comité Paritario Comité de Emergencia
Brigada de Salud
Coordinadores de Grado
Coordinadores de Área
Jefes de Departamento
Orientadores de Grado
Docentes de Áreas
especiales
VICE-RECTORIA
Anexo 4. Organigrama del Colegio San Antonio Maria Claret
117
Anexo 5. Esquema de macro proceso integral
C L
I E
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(Est
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pro
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ores
, doc
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ores
) Gestión Gerencial
ADMINISTRACION
(Funcionamiento económico del Colegio)
CARTERA (Actualización – Disponibilidad de Dinero)
PAGOS (Docentes – Trabajadores - Proveedores)
CONTABILIDAD
SOPORTE
COMPRAS
C L
I E
N T
E
(Est
udia
ntes
, pad
res,
pro
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, doc
ente
s y
trab
ajad
ores
)
118
Anexo 6. Secuencia e Interacción del macro proceso
PROCESOS DE GESTIÓN ELEMENTOS DE ENTRADA (E) → RESULTADOS (R)
CONTABILIDAD (E)
Pago de mensualidades Informes de ingresos
(R) Numero de alumnos matriculados coincida con el número de mensualidades
pagadas
CARTERA (E) Cupones de pago de mensualidades Movimientos de bancos diarios (R) Disponibilidad de dinero al final de cada mes para realizar pagos y otros gastos
COMPRAS (E) Informes de necesidad Orden de pedido Cotizaciones (R) Selección de la cotización Realización del pedido y comprobación de llegada de este
PAGOS (E) Cuentas de cobro Facturas a pagar
(R) Pago de nómina de empleados y otras facturas
ME
DIC
IÓN
, AN
ALIS
IS Y
ME
JOR
A
Verificación de pago de m
ensualidades →
Envío de recordatorio de
pago de m
ensualidad. V
erificación de vencimiento de factura
→ Liquidación de factura y
elaboración de cheque. V
erificación de petición de necesidad → E
laboración orden de compra
