Manajemen pengelolaan obat (2)Manajemen pengelolaan obat (2)1.Tata cara penyimpanan 1.Tata cara penyimpanan obat yang baik obat yang baik2. Manajemen distribusi obat 2. Manajemen distribusi obat

dan sediaan farmasidan sediaan farmasi

LogistikLogistik

Ilmu dan seni untuk memperoleh

• jumlah yang cukup • dari obat yang tepat • untuk tempat yang tepat • pada waktu yang tepat

Logistics Management Logistics Management Drug:Drug:

• The Six Rights:1.The rigth goods2. In the right quantities3. In the right condition4.To the right place5.At the right time6.At the right cost

PenerimaanPenerimaan Penyimpanan Penyimpanan

Distribusi Obat Distribusi Obat

• masalah kompleks & penting

• biaya tinggi

2. SIKLUS MANAJEMEN OBAT 2. SIKLUS MANAJEMEN OBAT (Dikutip dari managing drug supply, 1997)(Dikutip dari managing drug supply, 1997)

SELECTION

MANAGEMENT SUPPORT:OrganizationFinancing and sustainabilityInformationHuman resource

USE PROCUREMENT

DISTRIBUTION

pengadaan penerimaan

pemeriksaan

penyimpanan

pencatatan

dispensing

distribusi

laporan penggunaan

Tujuan Pengelolaan Inventaris

• Menghindari kekurangan obat• Menghindari stock out• Membatasi penimbunan • Menjaga fluktuasi pemakaian

Manajemen Barang• penerimaan barang• penempatan barang• pencatatan inventaris• pemeliharaan• mencatat distribusi barang• pelaporan• evaluasi

Objectives Of Good Medical Objectives Of Good Medical Stores Management Stores Management

• To guarante a continuous supply of drugs and medical supplies

• To maintan the quality of drugs during the whole distribution process

• To control theft and corruption• To keep accurate inventory records• To provide stock movement information in

order to forecast needs• To use transport means efficiently

Penyimpanan Penyimpanan • Suatu kegiatan menyimpan & memelihara dgn

cara menempatkan obat-obatan yg diterima pd temapt yg dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yg dapat merusak mutu obat.

Tujuan:1. Memelihara mutu obat2. Menghindari penggunaan obat yg tidak

bertanggungjawab.3. Menjaga kelangsungan persediaan4. Memudahkan pencarian & pengawasan

Penyimpanan Obat

• Barang datang s/d digunakan• Spesifik (suhu, pengamanan dll)• Butuh manajemen tersendiri

Masalah Penyimpanan• pemilihan tempat obat• fasilitas pendukung• sistem penanganan material• seleksi stock• pemeliharaan/pengamanan

Efisiensi Gudang Efisiensi Gudang Penyimpanan Obat Penyimpanan Obat

• Penggunaan ruangan yg ada scr optimal untuk penyimpanan & mengurangi penggunaan ruangan untuk barang yg seharusnya tidak disimpan di gudang

• Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/barang yg tidak berguna selama proses penyimpanan , pelayanan distribusi atau kegiatan lain

• Mengurangi kegiatan & biaya pemeliharaan yg tidak perlu, mengingat biaya pengelolaan yg tersedia terbatas.

• Meningkatkan kenyamanan karywan selama bekerja di gudang

Indeks efisiensi GudangIndeks efisiensi Gudang

• Untuk memberikan perbandingan dari berbagai sistem penyimpan atau pergudangan

• Membantu menemukan sistem pergudangan yg optimal, untuk meyimpanan sejumlah barang yg ada dgn gambaran perputaran yg telah diketahui & persyaratan yg telah ditentukan

• Diasumsikan barang yg dimasukkan & disimpan digudang dgn alat pengangkut yg sesuai ex; pallet atau wadah.

Definisi dari indeks berikut Definisi dari indeks berikut dibuat untuk pemanfaatan dibuat untuk pemanfaatan

ruangan yaitu:ruangan yaitu:• Penggunaan area ruangan yg dinyatakan

dalam persen(%)• Penggunaan volume ruangan yg

dinyatakan dalam persen(%)• Faktor pemanfatan ruang yg dinyatakan

dalam m3/m2.• Waktu pengambilan barang tercepat yg

dinyatakan dalam menit.• Kemungkinan pengambilan barang dalam

barang 1 jam

Obat harus dilindungi dari:kelembaban,cahaya, panas

kotor (debu), banjir, seranggapencuri

Kegiatan penyimpanan:Kegiatan penyimpanan:

1. Pengaturan tata ruang obat: kemudahan bergerak, sirkulasi udara, rak & pallet, kondisi penyimpanan khusus, pencegah kebakaran

2. Penyusunan stock obat: FIFO, FEFO 3. Pencatatan stock obat; kartu stock4. Pengamatan mutu obat : tablet,

kapsul, tablet salut, cairan, salep, injeksi.

Masalah Penyimpanan Antisipasi

The Context of an Inventory Management System

• Demand: Independent, Dependent

• Logistics: push, pull

Model Pengelolaan Inventaris

• annual purchasing: per tahun• periodic purchasing• perpetual purchasing

Sistem Periodik

• interval pemesanan tertentu• jumlah yang dipesan berubah tergantung stok sisa

Sistem perpetual

• pengadaan dilakukan waktu stok mencapai batas minimal tertentu• jumlah yang dipesan tetap

Ideal Inventory Control ModelIdeal Inventory Control Model

Lead Time

Lead Time

SS

SS+Qo

Qo

OrderPlace Drug

Received

AverageInventory

Time

Sto

ck o

n H

and

Safety Stock

Working Stock

Qo

Periodik

SS

Q1Q2

Q3

Max

Q = Max - Stok Sisa

Waktu

Perpetual

SS

ROL

Q+SS

pesan pesan pesanwaktu

Q Q

Q

Q = tetap SS: Safety Stock ROL: Reordering Level

0 00

Estimating Safety Stock

SS = LT x CA

SS: Safety StockLT: Lead timeCA: Average Consumtion

• Stock Pengaman : Safety Stock (SS)

• Stok Sisa (Stock on Hand, SOH): stok yang ada ditangan • Batas Maksimum Persediaan: Jumlah tertinggi yang bisa diterima

• Jumlah yang dipesan :Order Quantity (Qo)

• Batas pemesanan kembali: Reordering level (ROL)

• Waktu pemesanan ( Lead time): Waktu yang diperlukan

obat dipesan s/d datang

Standard Reordering Formula

• minimum & maximum Stock Level• consumption-based reordering formulas

LT Tetrasiklin capsul : 2 bulanKonsumsi rata-rata /bulan: 1000 capsulAdditional Safety Stock : 2000 capsulProcurement Period : 6 bulan

Minimum Stock= (LT x CA) + SS

Maximum Stock = Smin + (PP x CA)

Smin. = (2 x 1000) + 2000 = 4000 capsul

Smax. = 4000 + (6 x 1000) = 10.000 capsul

Consumption-based Reordering Formula

Qo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So)

Qo: Order Quantity LT: lead timeCA:Average Consumtion PP: procurement periodeS1 : Stock on Hand SS: safety stockSo: Stock on Order

Economic Order Quantity

U : annual use, in unitO : incremental ordering costH : average holding cost (percentage of average inventory value)C : projected net acquisition cost

EOQ=V(2xUxO) : (HXC)

EOI : V(2xO) : (UxHxC) : 0,08366 tahun

O : ordering costU : annual useH : holding costC : projected net acquisition cost

Pada kejadian epidemik cholera, tidak ada stok untuk tetrasiklin. Telah pesan ke suplier sebanyak 3000 capsul. Lead time adalah 2 bulan, rata-rata pemakaian perbulan 1000 capsul. Periode pengadaan 6 bulan.

Qo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So)

Qo = 1000 x (2+6) + 2000 – (0 + 3000)

= 7000

Di suatu rumah sakit, memerlukan kapsul ampisilin per bulan sebanyak 100 kaleng @ 1000 kapsul. Saat ini stok yang ada tinggal 2000 capsul.Peraturan rumah sakit mengharuskan pembelian dilakukan setiap 6 bulan sekali.Setiap kali pembelian, barang datang padabulan ke 3. Berapa Safety Stock yang diperlukan?Berapa Stock minimum dan maksimum?Berapa jumlah yang harus dibeli oleh RS tersebut?

Infus dekstrose dibutuhkan 25.000 buahU : 25.000O : Rp 70.000 H : Rp 2.000C : 40%EOQ : V(2x25.000x70.000) : (2.000x0,4) : 2.091,65

Distribusi Obat Distribusi Obat Secara umun dapat diartikan sebagai proses Secara umun dapat diartikan sebagai proses

pemindahan barang dari suatu tempat ke pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain seperti:tempat lain seperti:

Contoh :1. Pemindahan dari supplier ke gudang pabrik (GP)2. Pemindahan dari GP ke unit produksi atau

pemakai3. Pemindahan produk dari unit produksi ke GP4. Pemindahan dari GP ke gudang cabang

pabrik(GCP)5. Pemindahan GP/GCP ke gudang distributot (GD)6. Pemindahan GD ke gudang cabang distributor 7. Pemindahan GD/GCD kepengencer8. Pemindahan dari pengencer ke konsumen

Distribusi Distribusi • Suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

pengeluaran & pengiriman obat dan perbekalan kesehatan yang bermutu, terjamin kebasahannya serta tepat jenis & jumlah dari gudang obat secara merata & teratur untuk memenuhi kebutuhan di sarana pelayanan kesehatan.

• Tujuan :1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur

sehingga dapat diperoleh pada saat yg dibutuhkan.2. Terjaminnya kecukupan & terpeliharanya penggunaan

obat di sarana pelayanan kesehatan.3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai

kebutuhan pelayanan & program kesehatan

A well-designed & well-A well-designed & well-managed distribution systemmanaged distribution system

• Mempertahankan suplai obat • Menjaga obat selalu dalam kondisi baik• Meminimalkan obat rusak & kedaluarsa • Rasionalisasi hal-hal penyimpanan obat• Pencatatan barang teratur & benar• Transportasi se efisien mungkin• Mengurangi pencurian & kehilangan• Tersedia informasi rencana kebutuhan

1.PENGERTIAN 1.PENGERTIAN

• Suplai/Penyediaan• Distribusi:

– Penerimaan– Pemeriksaan dalam rangka

penerimaan– Pencatatan– Penyimpanan– Permintaan pada unit pengelola– Pengiriman– Pelayanan pada pasien– Pencatatan penggunaan

4. SIKLUS DISTRIBUSI OBAT4. SIKLUS DISTRIBUSI OBAT

DRUG PROCUREMENT

PORT CLEARING

RECEIPT AND INSPECTION

INVENTORY CONTROL

STORAGEREQUISITON OF SUPPLIES

DELEVERY

DISPENSING TO PATIENT

CONSUMPTION REPORTING

6. MASALAH SUPLAI DAN 6. MASALAH SUPLAI DAN DISTRIBUSI OBAT DISTRIBUSI OBAT

• PERENCANAAN

• PRODUKSI OBAT

• PROSES PENGADAAN

• KETERSEDIAAN OBAT

• PENGIRIMAN OBAT

• PENYIMPANAN

• PENGAWASAN

• PELAYANAN PADA PASIEN

• PENGGUNAAN OBAT YANG TIDAK RASIONAL

• PENCATATAN DAN PELAPORAN OBAT

5. TUJUAN SISTEM 5. TUJUAN SISTEM DISTRIBUSI OBATDISTRIBUSI OBAT

• MENJAMIN SUPLAI YANG KONSTAN• MENJAGA KONDISI OBAT• MINIMALISASI OBAT YANG RUSAK DAN

KADALUWARSA• BATAS PENYIMPANAN OBAT YANG RASIONAL• PENGGUNAAN TRANSPORTASI YANG PALING

EFISIEN• MINIMALISASI OBAT YANG HILANG• PENYEDIAAN INFORMASI UNTUK PRAKIRAAN

KEBUTUHAN YANG AKAN DATANG

3.SUMBER DAYA 3.SUMBER DAYA MANAJEMEN DISTRIBUSIMANAJEMEN DISTRIBUSI

• TIM LOGISTIK– Prioritas yakni keberadaan manajer – Uraian tugas mencakup perencanaan, pelaksanaan dan

pemantauan– Upaya efisiensi biaya dan perbaikan secara terus-

menerus• STAFFING

– Persyaratan staf, jumlah kebutuhan– Rekruitmen staf– Kebutuhan pendidikan dan pelatihan

• SISTEM INFORMASI– Koordinasi dan jaringan distribusi– Format pencatatan dan pelaporan– Kebutuhan dan konsumsi obat, – Sumber beaya

• KOMUNIKASI– Media yang digunakan– Inventarisasi jaringan media komunikasi

• petugas gudang

• penjaga gudang

• transport manajer

• pengemudiTim logistik

Langkah Langkah perencanaan distribusiperencanaan distribusi

• tentukan distribusi untuk siapa

• rencanakan lokasi gudang

• rencanakan jadual distribusi

• rencanakan tenaga yang mengerjakan

4 elemen pokok pada 4 elemen pokok pada sistem distribusisistem distribusi

• sistem desain: geografi/ populasi, push v/s pull, sentralisasi• sistem informasi: inventory control,

pencatatan, laporan, informasi distribusi• penyimpanan: penempatan, desain

gedung, sistem penyimpanan• distribusi: pengiriman, transpor, rute,

jadual, pemeliharaan

Faktor yang menentukanFaktor yang menentukan

• faktor geografi

• populasi

• luas gudang

• staf

• fasilitas transpor

• kendala politik atau sumber daya

7. EMPAT ELEMEN 7. EMPAT ELEMEN DISTRIBUSIDISTRIBUSI

• Rancangan sistem;– Cakupan wilayah maupun populasi– Jumlah unit tingkat administrasi– Sistem pemasukan dan pengeluaran barang

• Sistem informasi;– Kendali inventaris barang– Format-format pencatatan– Laporan konsumsi– Arus informasi

• Penyimpanan;– Lokasi– Rancangan bangunan– Sistem pengelolaan barang

• Pengiriman;– Pengumpulan dan penyerahan barang– Pemilihan transportasi– Route dan skedul

8.RANCANGAN SISTEM 8.RANCANGAN SISTEM DISTRIBUSI DISTRIBUSI

• SENTRALISASI vs DESENTRALISASI• KOLEKSI vs PENGIRIMAN• PERMINTAAN vs PAKET

9. TAHAPAN PERENCANAAN 9. TAHAPAN PERENCANAAN PELAKSANAAN DISTRIBUSI OBATPELAKSANAAN DISTRIBUSI OBAT

• KEJELASAN SASARAN DISTRIBUSI DI SEKTOR PUBLIK ATAU SWASTA

• RENCANA LOKASI GUDANG DAN ALUR PENGIRIMAN– Maping kebutuhan obat– Lokasi suplai– Batas penyimpanan yang rasional– Rencana alur distribusi primer dan gudang

sementara– Rencana alur distribusi sekunder– Ukuran gudang obat

• JADWAL PENGIRIMAN BARANG• MENETAPKAN STAF DI BERBAGAI

TINGKAT

10. PERBANDINGAN 4 SKENARIO JARINGAN 10. PERBANDINGAN 4 SKENARIO JARINGAN DISTRIBUSI OBAT DISTRIBUSI OBAT

S S SS S S

S S SSSS

DS DSDS DS

DSDSDSDS

HC HC

HC

HOSP

HC

HC HC

HC HC

HOSP

HOSP HOSP

RS RS

HCHC

HOSP

HOSPHOSP

CMS

HCHC

CMS

RS RS

HC HC

Distribution networkDistribution network• primary stores

• intermediate stores

• health facility stores

MonitoringMonitoringWhat is Monitoring Why Monitor logistics activities ??What is supervision?? Why supervise logistics personell ??What questions do get asked by the supervisor ??

Tugas 1 : Penyimpanan Obat

Jelaskan bagaimana cara anda untuk: 1.Melihat expire date suatu sediaan obat apa yang

harus anda perhatikan secara umum dan bagaimana anda menangani produk yg rudak dan kadaluarsa ??

2.Jika data manufacturing tercetak pada produk atau pakcaging tetapi no Ed tak dicantumkan,]

3.Tak ada tgl pembuatan yg tertera pada produk sediaan tersebut

Jelaskan secara rinci bagaimana cara anda untuk melalukan penyimpanan obat dgn tujuan perlindungan kualitas sediaan farmasi jika dalam petunjuk penyimpanan yang tertera :

“Clean and maintain store regularly”“Store commodity in a dry , well lit and well

ventiled storeroom- out of direct sunlight”“Secure storeroom from water penetration“Store latex products from electric motors and

fluorescent lights” “Store commodities in a manner accessible for

FEFO distribution ““Store heavy and bulky items are stored on the

shelf ““Follow packaging symbols ex Fragile

commodities”

Sebutkan urutan langkah yang saudara lakukan jika anda menerima barang sediaan obat yang baru datang untuk meyakinkan bahwa obat yang diterima sesuai jenis dan jumlahnya, dan dicatat dn tata cara yg sesuai

Jelaskan bahwa tujuan dari penyimpanan sediaan farmasi adalah sbb (objective of good medical stores management)

To guarantee a continuous supply of drugs and medical supplies

To maintain the quality of drugs during the whole distribution process

To minimize lossses through expiration and deterioration

To control theft and corruption To keep accurate inventory record To provide stock movement information in order to

forecast needs To use transport menas efficiently