UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
VICERRECTORADO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES
SUB-PROGRAMA CONTADURÍA
INTEGRANTES
Gómez Keila C.I 15.856.981
Marino Annie C.I 20.866.413
Pérez Nileidy C.I 19.491.089
BARINAS, MAYO 2012
SISTEMAS CONTABLES
Sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose
de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le
permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema contable no es más
que normas, pautas, procedimientos. Para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y
cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema contable funcione eficientemente es preciso que su estructura
y configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe
estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la
empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.
Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el
conocimiento y la representación adecuada de la empresa y de los hechos económicos
que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables:
Sistema patrimonial o histórico: representa el patrimonio y sus variaciones en el
mismo orden en que se producen los hechos contables.
Sistema presupuestario: representa el patrimonio y sus variaciones según las
expectativas de que se producen los hechos y después de que se produzcan. La
diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
Sistema complementario: amplía la información de los otros dos anteriores no puede
ir, por lo tanto, solo
PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA CONTABLE
1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Diseñar formularios para todas las operaciones.
6. Diseñar reportes
7. Preparar los libros. Balance inicial
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE EFECTIVO.
Un sistema contable bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y
una relación aceptable de costo / beneficio.
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ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos
básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la
comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable
para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un
registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una
empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos
monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se
refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no
todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos
monetarios.
2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por
tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar
aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes
toman decisiones, esta debe ser resumida.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso
contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la
comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema
contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios
externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
PROGRAMA SAINT CONTABLE
Es un programa que se adapta a cualquier empresa, sea grande o pequeña, ya que
su base de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o
eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa.
El programa Saint controla las operaciones contables de una o varias empresas con
reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen
con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución
financiera. Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar
la información desde el punto de vista comercial, es un sistema de clasificación de
asientos que se denomina tipos de asiento haciendo más fácil la agrupación de la
información contable al momento de generar un comprobante contable.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO
Genera automáticamente todos los asientos y formularios requeridos por la
normativa legal y fiscal
Control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Manejo de retención de impuestos.
Planificación de cobranzas (por cobrador o por zona o área geográfica configurable).
Ajuste de inventario.
PLAN DE CUENTAS
El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar
los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que
forman parte de un sistema contable.
Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de cuentas
suele ser codificado. Este proceso implica la asignación de un símbolo, que puede ser un
número, una letra o una combinación de ambos, a cada cuenta.
El sistema mnemotécnico más usual para codificar un plan de cuentas es el
numérico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e
intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo corriente, 1.2 Activo no
corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones corrientes.
Por lo general, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que
presenta las instrucciones necesarias para la utilización de las cuentas que forman parte
del sistema contable. El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura básica para
la organización del sistema contable, por lo que aparece como un medio para
obtener información de manera sencilla.
Un plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la
integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe
seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas
cuentas). Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se
utilice una terminología clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo general
hacia lo particular
Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar:
Ordenado: Es decir que contemple un criterio racional planificado.
Completo: Que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los
posibles hechos económicos a producirse, ya sean éstos de naturaleza patrimonial
(de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuación y de Patrimonio Neto),
de Resultados (Positivos y Negativos), de Orden (Activas y Pasivas).
Claro: Que su terminología sea comprensible para cualquier persona interesada en
el funcionamiento del sistema de información contable del ente.
Flexible: Debe prever la posible incorporación de cuentas en todo momento, en
función de las necesidades que se sucedan desde su confección (inicio de la vida del
ente). Es importante, que periódicamente se revise la vigencia de las cuentas,
procediendo a la cancelación de aquellas que hayan dejado de ser utilizables en la
registración.
OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS
Permitir el establecimiento de las cuentas para el registro de las operaciones
Estructurar la organización de las cuentas por secciones.
Garantizar la correcta formulación de los estados financieros.
Permitir la realización de cambios que se presenten, tales como la eliminación o
inclusión de cuentas.
FUNCIONES DEL PLAN DE CUENTAS
Servir como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el
área contable.
Dar a conocer al personal que labora en el área contable la estructura de cuentas del
sistema de contabilidad general
Garantizar de manera consistente y uniforme la correcta presentación de los reportes
financieros.
Proporcionar una guía para el correcto registro de las operaciones a través de los
asientos contables
FACTORES A CONSIDERAR EN SU ELABORACIÓN
Existen varios aspectos, íntimamente relacionados con las características propias
de cada ente en particular, que se deberán tener en cuenta para su confección:
Naturaleza jurídica: Debemos preguntarnos de qué tipo de ente se trata, si es una
empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en qué tipo social encuadra;
por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad anónima (S.A.),
o la sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.), o también podría tratarse de una
sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C.) o la sociedad en comandita
simple (S.C.S.).
Objeto social a desarrollar: Habrá que distinguir si es una empresa industrial,
manufacturera, extractiva, explotación comercial o ganadera; si es mayorista o
minorista, entre otras.
Dimensión y ubicación geográfica: Es decir si encuadra dentro de una pequeña,
mediana o gran empresa, si tiene una o más sucursales, si tiene una estructura simple o
con división departamental, de esto dependerá la cantidad y variedad de cuentas
utilizadas.
CATALAGO DE CUENTAS
Esta constituido por el conjunto de cuentas que la empresa espera utilizar para el
registro de sus operaciones. Debe estar elaborado de acuerdo a una metodología
determinada y clasificado de acuerdo a un orden preestablecido.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL CATÁLOGO DE CUENTAS
Sencillo y claro
Completo
Económico
Flexible
Sistemático
Funcional
CODIFICACIÓN DE UN PLAN DE CUENTAS
Codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada cuenta por
símbolos, ya sean éstos, letras, números o ambos combinados. El objetivo de la
codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la
memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro
del plan de cuentas.
Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber:
Sencillez: Que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.
Precisión: Cada símbolo debe representar un único significado, evitando
ambigüedades por semejanza con otros símbolos.
Flexibilidad: De manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que
las circunstancias lo exijan.
Racionalidad: Que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando
la integración de los rubros.
Existen varios sistemas de codificación y ordenamiento de un plan de cuentas.
Dentro de los sistemas mnemotécnicos (fáciles de recordar), el más perfeccionado es el
numérico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean
necesarias e intercalar nuevas.
PASOS A SEGUIR EN LA CONFECCIÓN
El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que
siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a
las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de análisis:
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIM. NETO
4 RESULTADOS
5 CTAS. DE ORDEN
El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis,
asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas, en función a un criterio
legal:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE
2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.2 PASIVO NO CORRIENTE
El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando
el tercer dígito a las cuentas colectivas ó sintéticas, que son aquellas representativas de
los rubros:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES
1.1.3 CREDITOS
1.1.4 BIENES DE CAMBIO
El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis,
asignando el cuarto dígito a las cuentas simples ó analíticas de primer grado de análisis,
que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para
registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis se
formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de
información de cada ente en particular:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA
Los pasos siguientes determinarán el quinto o más grado o nivel de análisis,
asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples ó analíticas de segundo o más
grado de análisis. En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas analíticas de
distintos grados de análisis que cumplen con la función de anotar o registrar los cambios
que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar
una mayor flexibilidad en la confección del plan de cuentas, se ha optado por anteponer
un cero al último grado de análisis considerado:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.1.01 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.02 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.03 FONDO FIJO
1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.2.01 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.02 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.03 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.2.04 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.3.01 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
1.1.1.3.02 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
1.1.1.3.03 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
EJEMPLO DE UN SISTEMA CONTABLE
SAINT CONTABLE VERSION 4.6
1. PASO: Esta es la pagina de Inicio del programa SAINT contable version 4.6 se presiona la tecla enter para ingresar al programa
2. PASO: Se ingresa a la pagina del Programa el cual se encuentra los siguientes iconos en la pagina de Inicio como son: (Opciones, Archivos, Transacciones, Reportes, Varios).
3. PASO: Se Ingresa al icono de Opciones en el Programa de Saint a la Selección de Empresas se baja con las teclas direccionales de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba hasta conseguir la empresa seleccionada como se ve en este ejemplo que es Garcia Yender-Garcia Inversiones Yender se da a la tecla enter para ingresar a la empresa seleccionada y empezar a realizar las operaciones correspondientes.
4. PASO: Se ingresa al icono de Opciones en el Programa de Saint al manual del sistema se puede tener explicacion sobre el programa SAINT CONTABLE VERSION 4.1 esta presentada y diseñada de tal manera que facilita todos lo procesos de agrupacion y reportes de informacion que requieren los usuarios, en tiempos menores de respuesta y bajo Confiabilidad
5. PASO: Se Ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Empresas para crear la empresa o seleccionar la Empresa ya creada se baja con las teclas direccionales de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba hasta conseguir la empresa seleccionada como se ve en este ejemplo que es Garcia Yender-Garcia Inversiones Yender se da a la tecla enter para ingresar a la empresa seleccionada y empezar a realizar las operaciones correspondientes.
6.- PASO: Se ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Empresa se van Ingresar todos los datos de la empresa como son los siguientes:
Código: Ejemplo YEND12, Nombre Completo de la Empresa, RIF de la Empresa, Dirección Completa de la Empresa según como indica en el Registro de Información Fiscal, Ciudad, Telefono, Identificar si se va a importar el plan de cuentas de otra empresa o sino crear una nueva, se le da a la tecla de enter varias veces y por ultimo indica si desea guardar los cambios se le dice si o no y se crea la empresa.
7.- PASO: Se ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Configuración de Cuentas se van Anotar todos los datos de la cuenta para configurarlas indicando la fecha de inicio y cierre del ejercicio:(día, mes y año)
8.- PASO: Se Ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Empresas para crear el Plan de Cuentas el cual esta clasificado por codigos los cuales son los siguientes:
* 1 Activos; 2 Pasivo; 3 Capital; 4 Ingresos Netos; 5 Cotos de Mercancia Vendida; 6 Gastos; 7 Ganancias y Perdidas; 8 Otros Ingresos y Gastos.
*Descripcion de la cuenta
*Verificar si la cuenta va a ser:De movimiento o no movimiento
*Se puede Seleccionar con M:Modificar, B:Borrar, S:Salir ,F4:Imprimir
Para imprimir el plan de cuentas se baja con la tecla direcional hasta llegar a la opcion de plan de cuentas y se procede a imprimirlo .
Seguidamente se muestra el plan de cuenta de la Empresa Garcia Yender/Garcia Inversiones Yender.
Ejemplo:
9.- PASO: Se Ingresa al icono de Transacciones en el Programa de Saint para Procesar Comprobantes del mes un ejemplo puede ser:
Comprobantes:01enero= se coloca el mes al cual se va a registrar los movimientos.
Concepto: se especifica las operaciones que se van a registrar ejemplo:P/Registrar operaciones del mes de enero
Fecha: se indica el ultimo dia, mes y año al cual se le va a realizar las operaciones
Luego se van a colocar las transaciones que se van a procesar deacuerdo a las ventas al contado,Debito Fiscal(I.V.A.),Compras Mercancias,Credito Fiscal(I.V.A.),Gastos del mes y por ultimo la planilla de I.V.A. en una empresa sencilla como es este ejemplo:Garcia yender/Garcia Inversiones Yender todos con sus respectivos detalles y monto de cuentas.
Para poder realizar cualquier cambio que se halla realizado en el sistema mal hecho se puede utilizar las teclas siguientes: F1=Informacion, F3=Borrar Linea, F4= Imprimir, F5=Crear una Cuenta, F6=Insertar, ESC=Es para salir del sistema y guardar la informacion suministrada del mes correspondiente.
10.- PASO: Se Ingresa al icono de Reportes en el Programa de Saint para Procesar los Libros e imprimir los siguientes: Libro Diario General,Mayor General y el de Comprobacion.
11.- PASO: Se Ingresa al icono de Varios en el Programa de Saint para Procesar lo que es Respaldo de Datos de una computadora a otra, Recuperar Datos, Actualizar la Fecha. Se da ESC. Para salir del sistema definitivamente.
