Dokumentation webbmasterworkshop 25 nov

Dokumentation & utvärdering

Från webbmasterworkshop den 25 november 2010

fredag den 3 december 2010

STATIONERNA (OPEN SPACE)Dokumentation från


KIWI

• Mer information om projektet behövs• Ta fram material med tydlig och enkel info

om projektet så kan fler hjälpa till att sprida• Copyrightintrång och ansvar – viktig fråga

att ha med


Medarbetarportal• Sjukanmälan på en plats/frisk - Koppla till frånvaro på fler sätt• Fler frånvaromeddelanden i växeln, visa direkt i AKKA - Koppla till kalender• Kunna visa närvaro/tillgänglighet per grupp/enhet - Kanske visa även för

stundenter?• Chat!• Info till nyanställd: kan också behövas när man byter roll/befattning! Särskilt

för ledning• Boka lokal• Semester• Lönebesked• Samköra kalendrar, Outlook?• AKKA speglar inte alltid den struktur man vill förmedla utåt• Personlig filarea viktig• Om informationsägare ska lägga ut ”sin” info, är det viktigt att det är enkelt

att använda


• SMS-aviserings funktion– Kurs startar info till studenterna– Administration, nya fakturor

• Kalender/Filarea– Externa parter– Behörighet– Säkerhet– Hur hantera struktur?

• Kvalitet• Få med folk• Åldersfrågor• Nyheter/arkivering• Ingång/rekrytera lärare till uppdragsutbildning


Sök• Hämta från SP vilka som undervisar (roll= lärare saknas i

AKKA)• Kan andra sökmotorer hämta in och indexera sök.uu.se?

Vill vi det eller inte?• Kan vi koppla ihop med undersökningsmateriel i

medfarm DoIT:s mediabibliotek? Kategoriseras på person, institution, ämne…

• Ta fram guide för hur man skall jobba med semantisk uppmärkning och metadata inkl institutionerna för IG/LR

• Aggregera materiel …


Info Glue• Kan automatiska bildbyten hanteras inom Infoglue?• Hur fungerar databassökningar inom Infoglue?• Kommer bilder att kunna kopplas till kalendariet?

– Finns det lösningar för att presentera programpunkter som löper över flera dagar?

• Hur fungerar interaktivitet med t.ex. Facebook inom Infoglue?• Math.uu.se live 1 december• Relationen IG-MP?• IM-inst: skapa egen kurs- och programkomponent? Alternativt begära

förvaltning av nuvarande?• Data från rätt källa!• Vad finns och vad planeras i det vi kallar webbpaket 1.0?• Designsynpunkt: listraden är för anonym• Regelsamlingen önskar expandera sitt innehåll. Finns det några

gränsdragningsproblem och vem svarar på frågan?• Blankettsamlingen?


Selma• Större flexibilitet på kurs och programsidor, större/mer möjlighet att

få in egna (?) på den, t.ex. olika länder• Forskarutbildningskurser saknas• Man tycker det är lång tid från institutionernas deadline i Selma (för

katalogarbetet) till det att katalogen publiceras på nätet (slutet okt till början av februari).

• Kurskatalog över kurserna för utbytesstudenter• Bättre och enklare hantering av kursplaner. Mycker blir fel och dåligt

(t.ex. behörigheter). Det är krångligt att rätta till. • Sökfunkionerna går för långsamt• Schemkoppling från kurssidorna• Titt-vy i Selma (så andra än Selma-administratörer kan se vad som

står i Selma)• Svårt att få in ny litteratur i Selma snabbt om boken inte finns i Libris


Studentportalen• När går det att använda kursvärderingar i Studentportalen?

Svar: Så snart institutionen fått en introduktion. Introduktionen tar ca en timme och är en förutsättning från vår styrgrupp för att vi ska få öppna funktioner. Anledningen till det är att det kommit nya riktlinjer för kursvärderingar nyligen, samt att det är en lite mer komplex funktion. Det räcker med att de som jobbar mest med kursvärderingar deltar i introduktionen. Hör av er till [email protected] för att boka en tid för introduktionen.

• Vi skulle vilja kunna göra självrättande tester i Studentportalen. När skulle man kunna utveckla en sån funktion.

Svar: Det finns sedan i juni. Kontakta [email protected] för detaljer.Kommentar: Det är faktiskt sant, och underbart, att de frågade efter något som redan finns! Vår önskelista är ju annars ganska diger, och så fort vi visar oss någonstans brukar den bli ännu längre.


mailto:[email protected]




• Vi vill att allt man lägger upp i Studentportalen ska vara publikt på webben som default. Går det att ordna?

Svar: Det är något som ni på it-institutionen gärna vill ha, men som Studentportalens styrgrupp är ytterst tveksam till. Det ska diskuteras igen på nästa styrgruppsmöte. Om ni vill ha en ändring så försök få med er andra institutioner också, är det bara en institution som önskar det så är det tveksamt om styrgruppen kommer att godkänna en ändring. Problemet är att många aldrig ändrar default-inställningar, och det finns stor risk för att man då publicerar sådant som inte ska vara publikt.


DiVA• Det verkar bli ett fel i COinS-metadata eftersom vid import i Zotero hämtas inte

utgivningsår. Det hämtas i stället datum närpublikationen publicerades i DiVA. (Felet kommer att vara fixat i nästa version av DiVA, i december.)

• Infoglues DiVA-komponent: 1. Det bör stå namn på tidskrift i listorna med artiklar. (Under utveckling nu.) 2. Sorteringen behöver förbättras.

• Utsökningar: Hur kan man hantera personer med flera id:n?• Publikationer kan läggas in i PubMed innan de har publicerats. Om de importeras till

DiVA då vore det bra om det sen kan ske en uppdatering från PubMed till DiVA när posten ändrats, automatiskt eller att användaren säger att det ska göras.

• Det vore bra att kunna välja en institution till flera författare samtidigt när man registrerar publikationer.

• När en institution byter namn vill man när man söker på nya namnet även hitta publikationer som registrerats med det gamla namnet. Men det är bra om man kan välja om tidigare institutioner ska sökas eller inte - ibland vill man inte det, t ex när två institutioner slagits ihop. (Kommer i nästa version av DiVA, i december.)


• En utökad dubblettkontroll vore önskvärt. Nu finns dubblettkontroll vid import av poster; det vore bra om det även fanns vid manuell inläggning av poster. För artiklar borde årtal + tidskrift + sidnummer + 1:e författare räcka för att identifiera dubbletter.

• Nationella (eller internationella) forskarid:n skulle behövas. Denna fråga kan inte lösas enbart inom DiVA utan är större än så.

• Efterlängtat: Topplistor för varje publikationstyp över vilka poster som flest besökare varit inne på.

• Det är ett problem att om en post har flera författare och det blir dubbletter i systemet och någon av författarna raderar en dubblett, är det inte säkert att hon/han för över all information till posten som sparas.

• Borde vi skicka meddelanden om DiVA-uppdateringar till webbmaster-epostlistan?• Det vore bra med en koppling till personaldatabasen när man lägger in författare.• Gör det enklare att hämta CAS-id.• Egna utsökningar: mer utförlig manual vore bra, samt en mer lättläst lista över

institutioner och deras id:n. (Det kommer.)


DISKUSSION OM WEBBMASTERROLLEN

Dokumentation och sammanfattning från


Webbmasterrollen idag• Ensam och osynlig, saknar nätverk

• Oklar roll med olika fokus (teknik/information eller båda) • Ser inte helheten (För vem skriver vi? Vad är målet?)

• Präglas av oregelbundenhet och tidsbrist• Otydligt mandat, ”hobbyverksamhet” • Oklara prioriteringar, lågprioriterad verksamhet

• Stort behov av stöd• Avhängigt institutionsledningens syn på webb

• Gör allt ifrån bygga nya webbar till att skriva, hjälpa kollegor, bildhantering, uppdatering.


Sammanfattning av webbmasterrollen i framtiden• Präglas av professionalism med bl.a. fortbildning och nätverk för

webbmastrar och ett bra stöd, t.ex. skrivregler och bildbank• Är en specialistkompetens med olika fokus: teknik/information• Är en tydligt definierad roll i organisationen • Har en ”vi-känsla”• har ett tydligt mandat och resurser för att jobba professionellt• Känner till bakgrunden och varför eller varför man inte ska göra på ett visst

sätt (får förhandsinformation)


Samverkansformer under programmetMycket information genom olika kanaler och möjlighet till delaktighet på flera sätt: webben, nyhetsbrev, regelbundet, diskussionsforum, möjlighet att testa funktioner, förslagslåda, nätverksträffar/lunchseminarier/webbstugor baserat på teman(t ex teknik, information, om målgrupper, utbildning, forskning) . Kan också vara campusvisa/områdesvisa eller online.

Hur påverkas webbmasterrollen av allt det nya? Vad vill vi ha för stöd? Vi vill vara delaktiga, kompetensutveckling, piloter måste ha bra support, stöd för hur man organiserar arbetet på institutionen.

Framgångsfaktorer: att det är förankrat i institutions/motsv/ledningen, rollen tydliggörs med centralt definierat uppdrag, användartester, support och kontaktpersoner finns.


UTVÄRDERINGENSammanställning och urval av röster från


Workshopen var givande5 = Mycket givande1 = Inte alls givande Medel: 3,9


Jag kände att jag kunde bidra5 = Mycket1 = Inte alls Medel: 3,4


Presentationen av KIWI-programmet, och närliggande system/projekt var meningsfull

5 = Mycket1 = Inte alls Medel: 3,9


Kommentarer (urval)• Jättebra upplägg där man fick en "översiktsbild" över hela projektet. • Lite hastigt och utan riktig motivering till de valda satsningarna. • Positivt att projekten och närliggande system har kännedom om varandra. • Informativ men lite svävande kändes det som • Viktigt att veta KIWIs roll för hemsideutvecklingen • Bra med info, att veta vad som är på gång. Samtidigt oklart för mig som

webmaster vilken roll jag har i dessa (ganska stora) förändringar...? • Bra att få en lite mer sammanhängande bild av vad som är på gång Kiwi var

tigigare endasdt ett vagt begrepp • Kunde möjligen varit mer meningsfull om jag hade fått en form av skriftlig

presentation före seminariet. Nu visste jag nästan ingenting, mer än det som stod i kallelsen.


Open-space övningen med olika stationer var meningsfull



Kommentarer (urval)• Bra tillfälle att diskutera, dels med ansvarig men även med andra deltagare• Bra med chans att komma med kommentarer och frågor i samtals miljö • Svårt att hinna med alla stationer där man ville bidra. Men har efter dagen

åtminstone fått namn på ansvariga så det går ju att kontakta dem sen också.

• Det skulle nästa ha behövts mer tid där men det tror jag beror på att så många hade frågor till de olika stationerna.

• Även om jag inte hade så många frågor hade det varit intressant att få mer tid att stå och bara lyssna vid de andra stationerna.

• Det är en mindre lyckad idé att låta problemägaren representera en station. Tanken måste väl ändå ha varit att samla in förslag till vidareutveckling och då blir det inte meningsfullt när stationsrepresentanten inte är mottaglig för förslag som ifrågasätter dogmer: "-Vi får förslaget hela tiden men vi har bestämt att inte ha det så.”

• Den blev mindre meningsfull eftersom man kastades in i något där man förväntades själv vara drivande och ha något att bidra med.


Gruppövningen om webbmasterrollen var meningsfull



Kommentarer• Intressant att höra hur olika vi jobbar och bra att få kontakter med personer som

jobbar på liknande sätt som en själv.• Vi hade haft nytta av att veta vad ni menade med "webbmasterrollen". Vi har väldigt

olika roller i organisationen och det blir ibland svårt att avgränsa och diskutera och benämna. Behöver lite fler ord för rolle(r)n(a) intressant att se att de flesta tycker samma

• Bra att tänka igenom och formulera - Vi hade svårt att hålla oss till ämnet. • Mycket bra att få diskutera rollen med kollegor En annar mkt bortglömd roll som fick

komma till tals. Toppen • Det hade nog varit mer givande att se data från en enkät som skickats ut innan

workshopen? • Lite kort tid och kanske lite dåligt uppstyrt • Givande att ta del av erfarenheter etc från andra WPA:s, vi sitter ju rätt ensamma på

var sin arbetsplats. Att utbyta erfarenheter och idéer med varandra är till stor nytta i det dagliga arbetet. Möjlighet för WPA:s att träffas regelbundet inte bara under projektet utan även sedan borde finnas som ett stöd i arbetet.


Upplägget i stort var bra

5 = Mycket bra1 = Inte alls bra Medel: 4,2


Kommentarer• Ta inte bort frågor i samma sekund som ni bett grupperna prata om

dem. • Bra förutom att det kändes som om det var kort om tid hela tiden

(men vem vet, jag kanske är lite trög...;-) ) • Bra upplägg och bra tidhållning. Bra jobbat • Bra att mixa presentationer med öppen mingel med stationer samt

gruppdiskussion. Dock upplevde jag att det blev för lite tid för de två senare aktiviteterna. Det hade varit bra om stationsinformationen (open space-övningen) var lite mer strukturerad. Det var också lite för lite tid att hinna med det som var intressant där, och många drogs till samma stationer.


”Det här vill jag skicka med…”• Skapa fler tillfällen/forum där man får möjlighet att bidra. Ofta får

man först se system/nya saker när de är klara och då är det ofta för sent.

• Jättebra att ni lyssnar på oss. Jättebra att det för första gången någonsin finns en e-postlista med webbansvariga. SLARVA INTE BORT DEN!

• Jag vill skicka med min käpphäst att nätet som kommunikationsform befinner sig i ständig beta-testning och att varje försök att frysa detta till en "release" är slöseri med resurser.

• Viktigt med tvåvägskommunikation mellan de som arbetar i projektet och oss som jobbar med hemsidorna på inst.

• Go for it! Keep going! You are doing a fine job!


Kontaktinformation• Projektbloggen: http://portal-beta.uu.se• Kiwi: Andreas Bhagwani• Medarbetarportal: Gerolf Nauwerck

– Behovsanalys: Hanna Jonsson– Pilotprojekt: Anna Åhnström

• Sök: Åke Johansson• Webbnärvaro: Annika Alvén• InfoGlue: Regina Ledung & Tomas Edquist• Selma: Annika Lundqvist• DiVA: Uwe Klosa & Viveka Heyman• Studentportalen: Ellen Jacobsson


http://portal-beta.uu.se/

http://portal-beta.uu.se/

Date post:	01-Nov-2014
Category:	Documents
Upload:	uppsala-universitet-kiwi-projektet
View:	826 times
Download:	3 times

Dokumentation webbmasterworkshop 25 nov

Documents