Word 2016 与 Excel 2016 是微软公司推出的

新一代办公软件 Office 2016 中的两个组件。Office

2016 不但设置了全新的安全策略，还新增了实用

功能，并且强调云共享功能，旨在提升用户的协同

作业效率。本书主要介绍如何使用 Word 2016 与

Excel 2016，帮助读者迅速掌握这两个组件的使用

方法。本章首先介绍这两个组件的新功能以及基础

操作方法。

初识Word/Excel 2016 第１章

1．Word/Excel 2016新功能 4．自定义软件操作环境

2．启动和退出Word/Excel 2016 5．Word/Excel 2016的帮助功能

3．了解Word/Excel 2016的工作界面 6．更改新建工作簿的默认格式

启动Word 2016

本章重要知识点

获取Word 2016的帮助功能

2

Word/Excel 2016 从入门到精通

在 Word 2016 中，新增的功能大都体现在具体的功能组中，且选项卡名称做了少量修改。下面将

进行详细介绍。

1.1.1　Word 2016新增功能

作为微软公司推出的最新版本的办公组件，Word 2016 与 Excel 2016 中都新增了一些实用功能，

例如在 Word 2016 中新增了智能查找功能，在 Excel 中新增了预测工作表等功能。本节中将具体介绍

这些新功能。

1.1 Word/Excel 2016新功能

1．新增的“字体”样式使用户拥有更多选择

在 Word 2016 中的“开始”选项卡下，新增的功能主要为“字体”组中的几个“等线”主题字体；

且在“设计”选项卡下的“文档格式”组中，“字体”列表中也新增了几个字体样式。如下图所示。

2．“智能查找”带来自由的百科全书

在 Word 2016 的“审阅”选项卡下，取消了“校对”组中的“定义”功能，新增了“见解”组，

在该组中包含一个“智能查找”的新功能，如下图所示。该功能让用户可以在不离开 Office 的情况下，

利用必应（Bing）搜索引擎核实和了解文件当中的关键词。

3．“Tell Me”框：告诉我您想要做什么

Word 2016在功能区标签右侧新增了一个“Tell Me”框。通过该框，用户能够快速地查找某些命令；

且该框中还记录了用户最近使用的命令，用户只要单击一下就能快速执行最近使用过的命令，如下图

所示。

3

第1章　初识Word/Excel 2016

Excel 2016 主要新增了“预测工作表”功能和几个预测函数，并在组件中内置了 Power Query、Power Map 等插件，不再需要单独安装这些插件。下面就详细介绍 Excel 2016 新增的这些功能。

1.1.2　Excel 2016新增功能

1．内置地图快速演示地图场景

在 Excel 2016 中，Power Map 功能直接内置在了功能区中，即“插入”选项卡下“演示”组中的“三

维地图”功能。如下图所示。

2．新增的预测函数提供了更多的预测方法

Excel 2016在原有的FORMULATEXT和FORECAST预测函数的基础上增加了 5个新的预测函数，

分别是：FORECAST.ETS 函数，表示使用指数平滑法返回特定未来目标日期的预测值；FORECAST.

ETS.CONFINT 函数，表示返回指定目标日期预测值置信区间；FORECAST.ETS.SEASONALITY 函数，

表示返回 Excel 针对指定时间序列检测到的重复模式长度；FORECAST.ETS.STAT 函数，指对预测返

回请求统计信息的预测函数；FORECAST.LINEAR 函数，指根据现有的值所产生出的等差序列来计算

或预测未来值的函数。如下图所示。

3．“获取和转换”增加了数据获取的来源

Excel 2016 在“数据”选项卡下的“数据工具”组中直接加载启用了“管理数据模型”，并在“预

测”组中新增了“预测工作表”功能，并可见已经内置的 Power Query 插件（即“获取和转换”选项

组），如下图所示。

4

Word/Excel 2016 从入门到精通

步骤01 单击“开始”图标。进入系统桌面后，将鼠标指针移至桌面左下

角，单击“开始”，如左下图所示。

步骤02 启动Word 2016。跳转至“开始”屏幕，在屏幕中单击Word 2016磁块，如右下图所示。

步骤03 显示启动Word 2016。此时

启动了Word 2016，打开Word 2016的启动菜单，如右图所示。

执行退出 Word/Excel 2016 的操作后，当前系统中所打开的 Word/

Excel 2016 文件将关闭。下面以退出 Excel 2016 组件为例，介绍退出的

操作步骤。

1.2.2　退出Word/Excel 2016

于是可以看见 Word 2016 的图标显示在任务

栏中，如下图所示。

单击

单击

1 单击工作簿窗口左上角的“文

件”按钮，2 在弹出的菜单中单击“关

闭”命令，即关闭当前打开的 Excel 2016 工作簿窗口，如右图所示。

启动的 Word 2016

1 单击

2 单击

知识加油站将 Office 2016 安装到电脑中后，系统会将程序中各组件的快捷方式

安装到“开始”菜单中。下面以在 Windows 8 中启动 Word 2016 为例来

介绍启动操作。

1.2.1　启动Word/Excel 2016

启动即进入组件界面，退出则结束对该组件的使用。启动与退出是使用 Word/Excel 2016 时最基本

的操作。

1.2 Word/Excel 2016的启动和退出

将 Word/Excel 固定到

任务栏中，可在需要时快速

启动程序。下面以 Word 为

例介绍该操作方法。

打开“开始”屏幕，右

击 Word 2016 磁块，接着

在弹出的快捷菜单中单击

“固定到任务栏”选项，如

下图所示。

在桌面上创建Word 2016快捷图标

5

第1章　初识Word/Excel 2016

Word 2016 与 Excel 2016 的工作界面既有不同之处，又有相同之处，本节将分别进行介绍。

Word /Excel 2016的启动和退出

Word 2016 的工作界面由快速访问工具栏、功能区、编辑区等区域

组成，如下图所示；各区域的作用如下表所示。

1.3.1　Word 2016界面

状态栏会显示当前文档

的一些信息，用户可根据需

要更改状态栏中显示的内容。

右击状态栏中任意位

置，在弹出的快捷菜单中单

击要取消显示的内容，如下

图所示。

更改状态栏中显示的内容

然后单击文档中任意

位置，即取消了该显示内

容，如下图所示。

序 号 名 称 作 用

1 快速访问工具栏用于放置一些常用工具，在默认的情况下包括保存、撤

消、恢复三个工具按钮

2 标题栏 显示当前文档名称

3 窗口控制按钮包括功能区显示选项、最小化、最大化、关闭四个按

钮，用于对文档窗口进行相应控制

4 “文件”按钮单击可打开“文件”菜单，菜单中包括一些常用的如打

开、保存、打印、共享等命令

5 账号头像名称 显示已登录的Microsoft用户账号的头像和对应的名称

6 选项标签包括开始、插入、设计等选项卡；切换时，单击相应选

项卡标签

7 功能区用于放置编辑文档时所使用的一些功能。功能区中包括

若干功能组，各功能组中包括若干功能按钮

8 标尺 用于显示或定位文本的位置

9 编辑区 用于显示和编辑文档内容

10 状态栏 显示当前文档页数、字数、使用语言、输入状态等信息

11 视图按钮用于切换文档的视图方式，包括阅读视图、页面视图、

Web版式视图；单击相应按钮，即可完成切换

10

11

12

8

3

7

9

521

4

6

1.3 认识Word/Excel 2016的工作界面

知识加油站

在编辑文档时，如果不

需要显示标尺，可切换至“视

图”选项卡，在“显示”组

中取消勾选“标尺”复选框，

即可隐藏标尺。如需显示标

尺，则勾选“标尺”复选框

即可。

高手秘技

隐藏与显示标尺

6

Word/Excel 2016 从入门到精通

序 号 名 称 作 用

12 缩放标尺用于调整编辑区的显示比例。拖动标尺中的滑块进行调

整，调整后标尺右侧会显示出缩放的具体数值

续表

Excel 2016 界面中的快速访问工具栏、选项卡等区域的作用与 Word

2016 相同；其他特有的区域包括名称框、编辑栏等，如下图所示；各区

域的作用如下表所示。

1.3.2　Excel 2016界面

知识加油站

如果需要隐藏编辑栏，

切换到“视图”选项卡，取

消勾选“显示”组中的“编

辑栏”复选框即可，如下图

所示。

隐藏Excel表格的编辑栏

1

5 6

74

23

序 号 名 称 作 用

1 名称框 用于显示或定义所选择的单元格或单元格区域的名称

2 编辑栏 用于显示或编辑所选择单元格中的内容

3 列标题用于对工作表的列进行命名，以A、B、C、D……的形

式进行编号

4 行标题用于对工作表的行进行命名，以1、2、3、4……的形式

进行编号

5 工作表标签用于显示当前工作簿中的工作表名称，用户可进行自定

义更改

6 “新工作表”按

钮用于插入新工作表，单击该按钮即可完成插入操作

7 编辑区

用于对表格内容进行编辑。每个单元格都以虚拟的网格

线进行界定；表格制作完毕后，用户可为虚拟表格添加

边框

默认情况下，将鼠标指

针指向功能区的按钮时，

会显示该按钮的功能说明，

若不想显示该信息，可单击

“文件 > 选项”命令，在

“选项”对话框中的“常规”

选项卡中设置“屏幕提示样

式”为“不显示屏幕提示”，

然后单击“确定”按钮保存

并退出。

高手秘技

设置不显示功能说明信息

7

第1章　初识Word/Excel 2016

用户可根据需要对 Word/Excel 2016 组件中的主题、背景、功能区的功能按钮进行自定义设置，让

操作环境更符合自己的习惯和喜好。

Word /Excel 2016的启动和退出

Office 2016 在默认情况下只允许用户设置 Office 主题，而不能设置

Office 背景；当用户登录 Microsoft 账户后才可设置 Office 背景。下面以

Excel 为例介绍自定义 Office 主题与背景的操作方法。

1.4.1　自定义主题与背景

1.4 自定义软件操作环境

Microsoft 账户是用户

使用 Microsoft 服务（包括

Outlook.com、Hotmail、Messenger 和 OneDrive）所必备的通行证，其账户名

是一个邮箱地址。Microsoft账户需要到指定的网站申请

注册。

启动 IE 浏览器，在地

址栏中输入 http://account.live.com 后按【Enter】键。

申请Microsoft账户

页面打开后，单击“立

即注册”链接。

跳转至新的页面，在

页面中输入注册信息。

输 入 验 证 码 后 单 击

“接受”按钮即完成注册。

知识加油站

步骤01 单击“账户”命令。 1 在Excel窗口中单击“文件”按钮， 2 在弹出

的菜单中单击“账户”命令，如左下图所示。

步骤02 单击“登录”按钮。切换至“账户”选项面板，单击“登录”按

钮，如右下图所示。

1 单击

2 单击

单击

步骤03 输入Microsoft账户。 1 弹出“登录”对话框，在文本框中输入要登

录的账户名， 2 单击“下一步”按钮，如左下图所示。

步骤04 输入密码。切换至“登录”界面， 1 输入账户密码， 2 单击“登

录”按钮，如右下图所示。

1 输入1 输入

2 单击 2 单击

步骤05 自定义Office背景和主题。

返回Excel窗口，在“账户”选项面板

中设置Office背景为“电路”，Office主题为“白色”，如右图所示。

设置

8

Word/Excel 2016 从入门到精通

在自定义组件的功能区时，可为功能区添加新的选项卡，也可以在

各选项卡下添加功能组，或为功能组添加功能按钮。下面以在选项卡下

创建功能组为例，来介绍自定义功能区的操作。

1.4.2　自定义功能区

步骤01 执行“选项”命令。 1 在Word窗口中单击“文件”按钮， 2 在弹出

的菜单中单击“选项”命令，如左下图所示。

步骤02 选择要添加功能组的选项卡。弹出“Word选项”对话框， 1 单击

“自定义功能区”选项标签， 2 然后在“自定义功能区”列表框中单击要添

加功能组的选项卡，如“插入”选项卡，如右下图所示。

步骤03 新建组。选择了要添加功能组的选项卡后，单击“新建组”按钮，

如左下图所示，程序就会新建一个功能组。

步骤04 单击“重命名”按钮。创建了新的功能组后，单击“重命名”按

钮，如右下图所示。

1 单击

1 单击

2 单击

2 单击

单击 单击

步骤05 为功能组命名。弹出“重命名”对话框， 1 在“显示名称”文本框中

输入名称，如“项目符号与编号”， 2 单击“确定”按钮，如左下图所示。

步骤06 为功能组添加功能按钮。新建了功能组后， 1 在“从下列位置选择命

令”列表框中单击要添加的功能按钮， 2 单击“添加”按钮，如右下图所示。

1 输入

2 单击 1 单击

2 单击

知识加油站

当需要删除功能区中的

功能组时，打开“选项”对

话框，单击“自定义功能区”

选项标签，在“自定义功能

区”列表框中选中要删除的

功能组，单击“删除”按钮，

再单击“确定”按钮即可，

如下图所示。

删除功能区的功能组

当需要在“自定义功能

区”列表框中显示工具选项

卡时，单击“自定义功能区”

下拉列表框右侧的下三角按

钮，在展开的下拉列表中单

击“工具选项卡”选项即可。

提示

9

第1章　初识Word/Excel 2016

步骤07 显示新建的功能组。按照同

样方法，将其他需要的按钮也进行添

加，然后单击“确定”按钮。返回文

档中，切换到“插入”选项卡，在功

能区即可看到新建的功能组，如右图

所示。

新建的功能组

知识加油站

当用户要为快速访问工

具栏添加工具时，可单击“其

他命令”选项，如下图所示。

弹出选项对话框后，在

“从下列位置选择命令”下

拉列表框中选择要添加的工

具按钮的位置，如下图所示。

然后在列表框中单击要

添加的命令，单击“添加”

按钮，如下图所示；最后单

击“确定”按钮，就完成了

操作。

为快速访问工具栏添加更多内容

快速访问工具栏在默认情况下会显示保存、撤消和恢复三个功能按

钮，用户也可根据需要为快速访问工具栏添加或删除工具。

1.4.3　自定义快速访问工具栏

步骤01 为快速访问工具栏添加工具。 1 在打开的Word窗口中单击快速访问

工具栏右侧的快翻按钮， 2 在展开的下拉列表中单击“打开”选项，如左下

图所示，就完成了添加工具的操作。

步骤02 删除快速访问工具栏中的工具。 1 单击快速访问工具栏右侧的快翻

按钮， 2 在展开的下拉列表中可见，当前工具栏中的工具按钮的左侧显示勾

选状态，单击要删除的工具按钮，取消勾选即可，如右下图所示。

1 单击

2 单击

2 单击

1 单击

步骤03 显示自定义快速访问工具栏的效果。此时可在快速访问工具

栏中看到自定义操作的结果，如右

图所示。

自定义工具栏效果

Office 2016 在每个组件中都设置了帮助功能，下面以 Word 为例介绍帮助功能的使用。首先，用

户需在“Word 选项”对话框中将“帮助”命令添加到快速访问工具栏中。

Word /Excel 2016的启动和退出1.5 Word/Excel 2016帮助功能

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Word/Excel 2016 从入门到精通

步骤01 单击“帮助”按钮。

打开 Word 2016，单击窗口左上方的“帮助”

按钮，如右图所示。

步骤06 查看热门搜索或继续搜索指定内容。

自动返回帮助首页，此时用户可以选择查看热

门搜索或了解相关的入门知识，如右图所示。

单击

单击

步骤03 单击要查看的内容。

此时搜索结果会显示在搜索文本框下方，单击

对应的链接即可查看帮助内容，如下图所示。

步骤02 搜索目标内容。

弹出“Word 2016 帮助”窗口， 1 在搜索文本

框中输入要搜索的内容， 2 单击“搜索”按钮，如

下图所示。

步骤05 单击“主页”按钮。

若要缩小当前显示内容的字号，再次单击“字号”

按钮即可。单击“主页”按钮，如下图所示。

步骤04 更改显示的文字的大小。

在查看帮助内容时，若需要调整正文的字号，

可单击工具栏中的“字号”按钮放大当前显示内容

的字号，如下图所示。

单击

1 输入

2 单击

单击

11

第1章　初识Word/Excel 2016

本章中对 Word 2016 和 Excel 2016 的新增功能、工作界面、基础操作以及如何获得帮助等知识进

行了介绍，下面结合这些知识来更改 Excel 2016 中新建工作簿的默认格式。

步骤01 单击“选项”命令。

打开 Excel 2016 工作簿，单击“文件”按钮，

在弹出的菜单中单击“选项”命令，如下图所示。

步骤02 设置新建工作簿的字体。

弹出“Excel 选项”对话框， 1 单击“新建工

作簿时”区域内“使用此字体作为默认字体”下拉

列表框的下三角按钮， 2 在展开的下拉列表中单击

“楷体”选项，如下图所示。

步骤05 查看更改后新建工作簿默认格式效果。

将当前所打开的所有 Excel 2016 窗口关闭；然

后重新启动 Excel 2016，新建一个 Excel 工作簿，

并在单元格内输入文字，即可看到所更改的默认格

式的效果，如右图所示。

步骤03 设置新建的工作簿中包含的工作表数量。

单击“包含的工作表数”数值框右侧的上调按钮，

将数值设置为“5”，如下图所示，最后单击“确定”

按钮。

步骤04 确认程序提示信息。

此 时 弹 出 Microsoft Excel 提 示 框， 提 示 用

户要使对字体的更改生效，需要关闭并重新启动

Excel。单击“确定”按钮，如下图所示。

办公实战— 更改新建工作簿的默认格式

1 单击

2 单击

1 单击

2 单击

单击 单击

12

Word/Excel 2016 从入门到精通

秒杀疑惑

1. 如何开启 Office 2016 的触摸模式？

相比于普通模式，Office2016触摸模式放大了功能区中的各功能按钮，并增大了相邻按钮的间

距。单击快速访问工具栏右侧的快翻按钮，在展开的下拉列表中单击勾选“触摸/鼠标模式”选

项，将“触摸/鼠标模式”命令添加到快速访问工具栏中，如左下图所示。此时再单击“触摸/

鼠标模式”按钮，即可开启触摸模式，如右下图所示。

答

2. 选项卡和功能区可以自由显示或隐藏吗？

Office 2016中的选项卡和功能区可以自由设置显示或隐藏，具体的操作为：单击窗口右上角的

“功能区显示选项”按钮，展开下拉列表，若单击“自动隐藏功能区”选项，则程序自动隐藏

功能区和选项卡；若单击“显示选项卡”选项，则程序只显示选项卡，而不显示功能区。如下

图所示。

答

3. 浮动工具栏有什么作用？

浮动工具栏中包括字体、段落等工具，主要用于对文档的文本内容进行格式设置，如下图所

示。在Word文档中，选中文本后，在文本右上角会虚现一个工具栏，将鼠标指向该工具栏，

工具栏会显现出来，即可在其中进行文本格式的设置。

答

单击

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第1章　初识Word/Excel 2016

4. 可以取消开始屏幕的显示吗？

Office开始屏幕不仅可以显示用户最近打开过的文件，还可为用户提供大量的模板。若要取消

Office开始屏幕的显示，首先单击“文件”按钮，在弹出的菜单中单击“选项”命令，弹出选

项对话框，单击“常规”选项标签，在右侧的“启动选项”中取消勾选“此应用程序启动时显

示开始屏幕”复选框，如下图所示。最后单击“确定”按钮保存并退出即可。

答

5. 该怎么更换 Microsoft 账户信息？

在Office 2016中，用户不仅可以登录Microsoft账户，还可以随意切换Microsoft账户，具体的

操作为：单击“文件”按钮，在弹出的菜单中单击“账户”命令，在“账户”选项面板中单击

“切换账户”链接，如下图所示。然后重新输入其他Microsoft账户的账号和密码即可。

答

勾选

单击