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E2 – E3 : SFC Support de formation

Date post: 13-Jan-2016
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Author: aulii
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Projet Dématérialisation des Factures. E2 – E3 : SFC Support de formation. Date : 08/11/2013 Vos Interlocuteurs : Dominique DIDES. Objectifs de la formation. - PowerPoint PPT Presentation
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Page 1 Projet DMF E2 – E3 : SFC Support de formation Date : 08/11/2013 Vos Interlocuteurs : - Dominique DIDES Projet Dématérialisation des Factures
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Diapositive 1Objectifs de la formation
Cette formation s’adresse aux SFC qui surveilleront la prise en charge des factures / avoirs depuis Process Director et répondront aux demandes d’actions (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des factures faites par le SCTD.
A la fin de cette formation vous serez capables de :
Surveiller l’activité comptable depuis le portail BFC-Suivi des factures (Process Director),
Traiter les demandes d’action (Workflow) étant adressées aux SFC depuis le portail BFC-DMF-Suivi des factures Work Cycle (SAP).
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Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director)
*
Contrôle/Rapprochement (SCTD)
Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director)
*
Notion de base
Une transaction de traitement des documents fournisseurs,
Un outil centralisé pour éditer, contrôler, suivre et prendre en charge dans BFC les documents fournisseurs.
Présentation de Process Director
Transfert
Type de doc PDAP
Contrôles
Rapprochement
Présentation de Process Director
Contrôle Standard
Contrôle PDAP
Contrôle CNRS
Mise à jour du doc PDAP
*
logique de traitement de la solution DMF
Un document n’existe en tant que document
FI que de façon transitoire dans DMF.
Le document PDAP matérialise et véhicule
l’information dans BFC avant la
prise en charge
transactions standard dans sa relation
avec BFC
AV: Avoir
Doc PDAP et WF
Consultation Traitement des workflows
Sélection des factures - Interface Process Director 1/2
Les factures numérisées et transmises sont toutes accessibles dans l’onglet « DMF-Démat factures » : DMF-Démat facture /consultation factures
La sélection peut se faire suivant certains critères d’entête de la facture:
Informations lues dans la facture,
Informations techniques,
Statut du document,
Statut du Workflow,
Le N° de marché,
Chaque « document-facture » a un numéro propre.
Appuyer sur « Exécuter » afin de valider la demande.
Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardés dans des variantes
Page *
Projet DMF
Une fois la sélection des factures effectuée, PROCESS DIRECTOR affiche une liste des factures correspondant aux critères de sélection
Cet affichage peut être mis en forme avec les boutons BFC habituels
Chaque ligne correspond à une facture scannée, qui peut elle-même correspondre à plusieurs postes de bons de commande facturés
Sélection des factures - Interface Process Director 2/2
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Sélection des factures - Statut des factures
Les factures sont notamment identifiées par un double statut état / workflow
Etat du document dans PROCESS DIRECTOR
Etat du document dans le Workflow
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Rentrer dans le document PDAP
(équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP)
Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR)
Afficher l’image de la facture
Contrôler
Prise en charge
(sans effet si erreur bloquante dans BFC (MIRO) ou PROCESS DIRECTOR.)
Message d’erreur pour les fonctions Contrôler, Prise en charge, Envoyer avec workflow, Créer notice car les SFC n’ont qu’un profil de consultation.
Notice du document
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 1/8
Un clic sur le numéro de document PDAP permet d’obtenir une visualisation de celui-ci « pré-saisie » dans PROCESS DIRECTOR.
Le bouton « Afficher Scan » permet de visualiser l’image du document original.
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Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 2/8
Il est possible de changer de vue pour obtenir une visualisation complète du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR:
Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage
Données de postes de facture
Données des commande BFC concernées
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En-tête, onglet « Généralités »
Indicateur FI / MM
Facture / avoir ou facture sur commande prévisionnelle
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En-tête, onglet « Facture »
Devise de la facture
Numéro de pièce BFC
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Informations fournisseur
Accès à la fiche fournisseur dans BFC
Accès aux postes non soldés du fournisseur
Identification du fournisseur capturé sur la facture
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Projet DMF
Cet onglet reprend l’ensemble des zones d’entête spécifiquement créées pour le CNRS 
L’élément d’OTP et la division ne sont remontés que s’ils sont identiques sur l’ensemble des lignes de la facture
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 6/8
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Détail des postes du document
Texte du poste sur le document PDAP
Détail de l’imputation
Comptable Budgétaire et Analytique
Quantité facturée
Commande et poste facturés
Données de postes de facture
Données des commandes BFC concernées
Données comptables budgétaires et analytiques
Evolution de la commande
Modifier la mise en forme de la liste de synthèse
Retourner sur l’écran de sélection en précisant la variante de liste de synthèse à employer. Ne sélectionner que les documents pris en charge
Naviguer sur la pièce comptable BFC, sur la fiche fournisseur puis sur la commande
Exercice
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Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director)
*
3. Traiter les demandes d’action dans le portail BFC
3.1 Accès DMF – Suivi Workflow (Work Cycle)
Statuts de workflow
3.2 Notification pour workflows
Autoriser / Refuser
Vue détaillée
Accès à l’application DMF-Suivi Workflow (WC)
Chaque agent peut visualiser les factures qui lui sont adressées via l’onglet « Suivi Workflow ». Cet onglet affiche tous les messages en cours de traitement ou à traiter pour l’utilisateur connecté par ordre d’arrivée.
Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR)
Rentrer dans le document PDAP
(équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP)
Afficher l’image de la facture
Quitter
Projet DMF
Les icônes de workflow WORKCYCLE permettent de visualiser aisément le statut du document Process Director / du workflow depuis PDAP et d’identifier les problèmes en attente.
Statut des workflows
On retrouve tous les onglets de Process Director.
Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage
Données de postes de facture
Données des bons de commande BFC concernés
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Projet DMF
Les destinataires de workflow sont alertés par une notification email, avec les deux options suivantes :
Email groupé : une fois par jour, un programme planifié envoie un email au destinataire. Ce message envoie la liste des nouvelles factures / avoirs faisant l’objet d’un workflow à son intention. Option retenue par le CNRS
Email unitaire : au déclenchement du workflow un email est envoyé immédiatement au destinataire pour l’informer qu’un workflow est en attente.
Notification de réception d’un Workflow
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Projet DMF
Au-delà d’un certain délai (5 ou 3 jours en fonction des workflows), si le document n’est pas traité, un mail de relance est envoyé
Notification de relance d’un Workflow
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Accès : DMF-Démat factures / Suivi workflow
L’utilisateur a la possibilité de reprendre, autoriser ou refuser le document à l’aide des boutons.
Les écrans sont semblables à la consultation des factures.
Reprendre le document S’attribue l’action de workflow
Autoriser le document Autorise l’étape du workflow
Refuser le document Refuse l’étape du workflow
Autoriser / refuser dans DMF-Suivi Workflow
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Vue détaillée d’un document
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Version du document
Historique d’un document
Permet de voir et de comparer les différentes versions sauvegardées du document.
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Trace d’audit OCR
Les remplaçants sont gérés individuellement par l’utilisateur depuis DMF-Suivi workflow.
Ils permettent d’assurer une continuité de la gestion des workflows pendant les périodes d’absences
Les remplaçants ont une durée de validité
Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active
Gestion des suppléants (1/3)
Créer suppléant
Supprimer suppléant
Délimiter suppléance
Suppléants pour postes n’est pas actif pour le CNRS (permet de définir plusieurs suppléants en fonction du type de document)
Gestion des suppléants (2/3)
Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active
Gestion des suppléants (3/3)
Projet DMF
La Solution DMF prévoit les workflows ci-dessous, déclenchés dans cet ordre.
Liste des workflows (1/3)
Page *
Page *
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Ci-après, une synthèse des workflows de la Solution DMF avec :
Leur positionnement dans la séquence, le workflow N+1 est déclenché après le N, en tenant compte des Type de document PD concernés.
Le(s) Type(s) de document PD concerné(s)
Les workflow ID correspondant au type d’erreur ou de litige, et à l’intitulé du workflow tel que lisible par le destinataire.
Les conditions de déclenchement, leur lien avec les contrôles réalisés par PDAP sur le document PD.
Le(s) destinataire(s) sont les utilisateurs déclarés dans BFC ou dans WORKCYCLE qui reçoivent le workflow.
Les options standard WORKCYCLE, nécessaires à la configuration du workflow.
Les actions standard possibles pour le destinataire lorsque celui-ci instruit le workflow.
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Projet DMF
La Solution DMF comprend des workflows qui sont déclenchés de manière automatique. Ce déclenchement intervient à certains moments du processus de traitement de la facture :
au moment du transfert d’Invoices ou de Generix vers PDAP,
avant prise en charge,
Il est tout à fait possible de déclencher ces workflows de façon manuelle depuis PDAP par les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires.
Un workflow ne peut démarrer automatiquement que si le ou les destinataires à contacter sont assignés de manière automatique. Un contrôle standard empêche de déclencher un workflow vers des utilisateurs bloqués, non existants ou hors dates de validité. De ce fait, si le déclenchement automatique tentait d'envoyer un workflow à ces utilisateurs, alors le workflow ne pourrait pas démarrer et un message est instruit dans la log du document PD.
Déclenchement d’un Workflow
Projet DMF
Pour un document PDAP donné, il ne peut y avoir qu’un seul et unique workflow déclenché à un instant t. Pour les workflows déclenchés automatiquement, la Solution DMF prévoit leur séquencement. Un workflow N+1 ne pourra donc être déclenché automatiquement que si le workflow N est validé, en tenant compte des Types de document PDAP concernés.
Séquencement d’un Workflow
Projet DMF
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger les informations marché (contrat cadre) / commande soit :
en modifiant la commande (voir en la créant à nouveau) pour qu’elle fasse référence au bon marché
en modifiant l’information marché de la facture
en rejetant le workflow avec notice pour que le P2D2 renvoie la facture vers le fournisseur
Règle pour le workflow CDE1
Type doc PD
Actions possibles dans Work Cycle
FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle)
CDE1 Incohérence Commande / Contrat / Marché
Contrôle CNRS-004 erroné   Déclenchement automatique   Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor).   Avant prise en charge
Laboratoire
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé
Modification du numéro de commande. Modification du numéro de marché Valider Refuser avec notice obligatoire Demander
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Règle pour le workflow CDE2
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger la commande.
Type doc PD
Actions possibles dans Work Cycle
FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle)
CDE2 - Motif de rejet de commande  
Contrôle CNRS-010 erroné   Déclenchement automatique   Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor).   Avant prise en charge
Laboratoire
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé
Modification du numéro de commande. Valider Refuser avec notice obligatoire Demander
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Règle pour le workflow PREV1
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider une facture sur commande prévisionnelle dans la mesure où Process Director ne peut pas procéder aux contrôles prix unitaires, quantité.
Type doc PD
PREV1 – Facture commande prev.  
La commande est prévisionnelle   Déclenchement automatique   Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor).   Avant prise en charge
Laboratoire
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé
Valider Refuser avec notice obligatoire Demander
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Projet DMF
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de traiter les litiges quantité sur le document en cours.
Règle pour le workflow QTE
Type doc PD
QTE – Litige quantité
Quantité : Contrôle PD-003 erroné   Déclenchement automatique   Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor).   Avant prise en charge
Laboratoire
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé
Valider Refuser avec notice obligatoire Demander
Page *
Projet DMF
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider un écart de prix.
Règle pour le workflow PRIX
Type doc PD
Actions possibles dans Work Cycle
FA (Facture sur cde standard)
PRIX – Litige prix unitaire / Montant  
Contrôle PD001 erroné (écart de prix)   Déclenchement automatique   Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor).   Avant prise en charge
Laboratoire
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé
Valider Refuser avec notice obligatoire Demander
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Projet DMF
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider le dépassement de frais de port.
Règle pour le workflow FPORT
Type doc PD
Actions possibles dans Work Cycle
FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle)
FPORT – Frais de port  
Frais de port, gestion, emballage capturés non nuls et non planifiés dans la commande ou planifiés mais hors tolérance   Déclenchement automatique   Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP)   Avant prise en charge
Laboratoire
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé
Valider Refuser avec notice obligatoire Demander
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Projet DMF
L’objectif de ce workflow est de demander au SFC la saisie des codes TVA au niveau de chaque ligne du document PDAP.
Règle pour le workflow TVA
Type doc PD
Actions possibles dans Work Cycle
FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle)
TVA – TVA non déterminée  
La détermination du code TVA a échoué   Déclenchement automatique   Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor).   Avant prise en charge
SFC
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé
Saisie des codes TVA pour chaque ligne Valider  
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Projet DMF
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire d’indiquer la commande à utiliser pour prendre en charge la facture.
Règle pour le workflow « Commande non déterminé »
Type doc PD
Actions possibles dans Work Cycle
FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle)
Commande non déterminée  
La détermination automatique du n° de commande BFC a échoué   Déclenchement manuel   Avant prise en charge
A définir manuellement par le P2D2
Délai de relance : 3J Délai entre relances : 1J Courriel immédiat
Modification du numéro de commande (N° de commande BFC). Valider Refuser avec notice obligatoire Demander
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Projet DMF
L’objectif de ce workflow est de mettre à disposition au gestionnaire un workflow à déclencher manuellement afin de gérer l’ensemble des cas non prévus ci-dessus.
Règle pour le workflow AD_HOC
Type doc PD
 
Destinataire libre parmi les utilisateurs BFC et WORKCYCLE
Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel immédiat.
Valider avec notice obligatoire Refuser avec notice obligatoire Transmettre Demander
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Affichez l’image de la facture
Complétez le document en saisissant les codes TVA
Sauvegardez le document
Validez le workflow
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Correction traitement d’un workflow TVA
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Correction traitement d’un workflow TVA
1
2
3
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Page *
Correction traitement d’un workflow TVA
2
1
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Correction traitement d’un workflow TVA
Saisissez vos codes de TVA
3
4
Page *
Page *
Consultez les notices
Ajoutez une notice
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Document PDAP et Workflow : Le document Process Director Account Payable matérialise et véhicule l’information dans BFC avant la prise en charge.
Catégorie de document PDAP (MM / FI) : La catégorie indique si la facture fournisseur est liée à une commande (catégorie MM) ou non (catégorie FI). Un document n’existe en tant que document FI que de façon transitoire dans DMF.
Type de document PDAP : Le type de document Process Director Account Payable permet de piloter la logique de traitement de la solution DMF.
FA : Facture sur commande standard
FP : Facture sur commande prévisionnelle
AV : Avoir

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