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ECS manual (전자계약시스템) 2019.12.16
ECS manual (전자계약시스템)
2019.12.16
■ 목차
ECS 시작하기 (로그인하기)
구비서류 등록
* 화살표 선택 후 오른쪽 버튼을 누른 뒤 ‘하이퍼링크열기’ 를 누르시면 관련 페이지로 이동합니다
계약서 작성하기
부속합의서 작성하기
재계약
FAQ 2
Overview
ECS란? (Electronic Contract System)
온라인상에서 홈플러스에 거래 상담을 진행하고 상담완료 후 전자계약을 체결할 수 있도록
지원하는 시스템입니다.
신규 업체인 경우는 반드시 상담을 등록하여야 합니다.
협력업체는 https://ecs.homeplus.co.kr 로 접속하여 업무를 진행합니다.
전자계약 Process
협력회사
협력회사 등록(온라인상담)
구비서류 작성/승인요청
계약서작성
부속합의서작성(필요 시)
바이어 온라인 상담 확인 후,
거래 여부 확정 및 아이디발급
구비서류 승인 (1단계)
계약서 품의
재무결산팀
구비서류 승인 (2단계)
거래선코드발급
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ECS (시작하기 - 인터넷설정) / 미 설정 시 오류 발생
ECS 사이트 연결 설정 : https://ecs.homeplus.co.kr
★ MS-explorer 환경설정
★ 관리자 권한" 으로 실행하여 접속 시도 (필수) 1.바탕화면> 내컴퓨터 > C드라이브 > Program Files이동(폴더가 2개가 보인다면 x86표기된 폴더로 이동 : C:\Program Files (x86)) 2. Internet Explorer 이동 3. iexplore.exe 파일을 오른쪽 마우스 클릭(iexplore.exe 파일이 없고 iexplore 파일만 있다면 그것 클릭) 4.“관리자 권한으로 실행” 클릭 5. https://ecs.homeplus.co.kr사이트 접속하여 부문 선택 후 로그인
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ECS (시작하기 - 인터넷설정) / 미 설정 시 오류 발생
ECS 사이트 연결 설정 : https://ecs.homeplus.co.kr
★ 호환성 보기 설정 1. 도구 >호환성 보기 설정 2 homeplus.co.kr 추가 3. 적용 후 화면 전체 새로고침 또는 IE프로그램 재실행
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★ 신뢰 사이트 등록 1. 도구 >인터넷 옵션 실행 후 “보안” 탭 2 신뢰할 수 있는 사이트 > “사이트” 버튼 클릭 후 https://ecs.homeplus.co.kr 추가 3. 적용 후 화면 전체 새로고침 또는 IE프로그램 재실행 적용 후 화면 전체 새로고침 또는 IE프로그램 재실행
ECS (로그인하기-협력업체)
ECS 사이트 주소 입력 : https://ecs.homeplus.co.kr
① 상품 부문 클릭
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ECS (로그인-협력업체)
홈플러스와 거래가 신규인지 기존 거래 협력회사인지 확인 후 로그인 1번 로그인 : 사이트 접속이 처음인 경우 (아이디와 비밀번호가 없을 때)
2번 로그인 : 신규상담 등록 업체로 비밀번호만 등록되어 있는 경우, 또는 비번 초기화 로그인
3번 로그인 : 바이어로부터 아이디를 발급받은 업체
4번 로그인 : 아이디가 존재하고 전자공인인증서를 발급받은 업체
3개월 이상 미 접속 시 정보보호 규정에 의거하여 계정 동결됨 (로그인 시 “비활성 메시지” 출력) -> [email protected] 로 비번초기화 요청
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사이트에 처음 접속하는 업체
ID 부여 받은 업체(기존 거
래업체)
신규상담등록업체로 비밀번호만 등록되어 있을 경우
전자공인인증서
발급받은 업체
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ECS (신규로그인-협력업체)
처음 신규 거래일 경우,
아래와 같이 ① 을 클릭, ② 전자계약시스템 이용약관에 동의체크 합니다.
★ 구비서류,계약서 작성 방법은 사용메뉴얼 클릭해서 자료확인 가능 합니다.
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ECS (업체정보등록 & 상담신청)
업체정보등록 & 상담신청
① 카테고리를 선택 후 협력회사 정보입력
② 협력회사 상담 내용 입력
③ 바이어 상담내용 확인 후 답변등록 / 상담등록 12일 이내 미 답변 시 거절메일 발송
* 상담 등록 후 12 일 이내에는 추가 상담 등록 불가
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ECS (상담내용 및 카테고리 수정-협력업체)
상담내용 및 카테고리 수정
① 온라인상담 → 상담조회 → 카테고리 변경은 [email protected] 로 수정요청
② 온라인 상담 → 상담조회 → 수정 버튼 클릭 -> 상담 내용 수정가능 -> 등록
상담등록 후 내용은 수정가능하나, 첨부파일은 수정 불가
* 상담내역이 보이지 않는 경우 바이어의 카테고리에 맞게 상담등록 했는지 확인합니다.
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ECS (아이디 발급)
상담등록이 완료되면 익일 지정한 카테고리 담당자에게 알람이 전달 됩니다.
해당 알람을 통해서 상담등록 내용을 검토 후 답변 등록을 합니다.
답변시 협력사가 등록한 메일로 알람이 전달 됩니다. ( ECS 상담관리_진행사항에서도 답변 확인)
단, 상담등록 12일 이후 미 답변 시 거절메일 발송 됩니다.
입점 확정 시 홈플러스 바이어가 아이디 부여 합니다.
아이디발급 및 계약카테고리 설정, 프로그램 권한설정을 진행합니다.
아이디가 발급되면 담당자 이메일 주소로 자동 전송 됩니다.
(이메일 주소 변경을 원하시는 경우 업체정보에서 수정하시면 됩니다)
아이디 발급 후 계약진행 가능하며, 이용관련 문의는 [email protected]로 문의
상담신청 시 e-mail 의 중요성
홈플러스는 협력회사와의 전자계약 진행상황을 상담신청에 입력한 담당자 이메일을 통해 전송합니다.
상담답변, ID 발급, 구비서류 승인 완료, 계약완료, 공문 등
따라서, 업체 담당자 변경 시 반드시
온라인 상담 화면 -> 업체정보 수정 에서 담당자 이메일 주소를 수정해야 합니다.
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ECS (아이디생성-Buyer)
1. 협력회사 아이디 부여 ① 온라인 상담
② 상담관리
③ 협력회사명 클릭
④ 아이디생성 후 답변
⑤ 협력회사가 등록한 이메일로
아이디 및 답변내용이 전송
* 협력회사가 등록한 상담내용이
보이지 않는 경우
바이어의 상담카테고리에 맞게
협력회사가 상담을 등록했는지 확인
협력사의 상담카테고리를 잘못 선택한 경우는 변경하고자 하는 카테고리 기재하여 CPM으로 수정 요청
홈플러스 내부사용자의 카테고리 변경 시에는 IAM(개인정보통합계정관리)으로 진행
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ECS (Buyer권한 확인 - Buyer)
2. 본인(바이어)의 상담 카테고리 권한 확인 ① 사용자 관리
② 내부사용자 관리
③ 성명 입력 ④ 검색
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ECS (Buyer권한 확인 - Buyer)
⑤ 상담카테고리 권한 내역
⑥ 계약카테고리 권한 내역
-> 상담, 계약 카테고리 상이
* ECS 계정/권한 신청은 프로그램연결_Operation_개인정보통합계정관리(IAM)로 신청 합니다.
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ECS (아이디생성 - Buyer)
2. 협력회사 카테고리 추가 설정 ① 사용자관리 - 협력업체사용자관리
② 협력회사명 조회
③ 아이디/권한설정 클릭
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ECS (아이디생성 - Buyer)
④ 계약카테고리 설정(추가 설정 가능)
⑤ 추가
⑥ 적용
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구비서류 등록
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ECS (구비서류 종류)
공통 구비서류 사업자등록증 (필수) 인감증명서 (필수) 사업자 등록 증명원 (필수) 설문조사 (선택) -> 2015년 6월 이후 가입자 필수
대금지급관련 구비서류 대금지급계좌 (필수) 현금통장사본 (필수) 사용인감계 : 인감과 통장사본의 도장이 다를 경우 기업구매가맹점확인 : 대금을 현금으로 받는 경우 제외 외상매출채권담보대출 : 은행 확인서 등록
☞ 참고사항 1) 구비서류는 이미지 파일로 등록 : 스캐너를 통한 스캔이미지 혹은 디지털카메라 촬영 2) 인터넷쇼핑몰업체배송상품(GHS+)계약 대금지급은 현금결제만 가능하므로 기업구매가맹점/외상매출채권 확인서 등록불필요.
※ 용어설명 대금지급계좌 : 납품한 상품에 대한 대금을 받는 통장 계좌
사용인감계 : 회사를 대표하는 정상적인 인감임을 증명하는 증명서의 일종으로 법인인감을 대체하는 사용인감의 증명서
기업구매카드 : 기업간 거래에서 납품업체와 구매업체간의 대금결제를 어음이 아닌 카드로 결제하는 방식
구매기업이 카드를 발급받은 카드회원이 되고, 납품업체는 카드가맹점이 되어 대금을 지급받는다.
외상매출채권담보대출 : 납품업체로부터 물품을 구매한 기업이 물품 구매대금을 어음으로 지급하는 대신,
납품업체가 그 어음을 담보로 은행에서 대출을 받는 제도 외상매출채권 만기가 돌아오면
구매기업이 대출금을 대신 상환한다.
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★ 구매카드 및 외상매출채권담보대출 가입 가능한 은행
㈜홈플러스 기입된 서류첨부
ECS (구비서류 등록-협력회사)
부여받은 아이디로 로그인 하여 구비서류를 등록합니다. 전자계약 체결 전에 (공통,필수)구비서류 등록
① 전자계약 ② 구비서류 관리 (등록/조회/변경) ③ 3개 필수 구비서류 등록 ( 사업자등록증, 인감증명서,사업자등록증명원)
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공통 구비서류 등록 방법 (사업자등록증, 인감증명서, 사업자등록증명원)
스캔 또는 이미지 파일화 하여 각각 등록 합니다.
ECS (구비서류 등록_협력회사)
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ECS (구비서류 등록_협력회사)
선택 구비서류 등록 방법 (설문조사)
① ‘설문조사다운로드’ 클릭
② ‘협력회사 표준설문’ 작성 (해당 항목에 ‘O’ 표시) 후 파일 저장
③ 파일 등록
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필수 구비서류 등록
⑤ 계약서 종류 선택 : 직매입, PB매입, 특약매입(홈플러스 재고관리, 협력업체 재고관리)
⑥ 거래유형 선택 (과세~신선직납면세) : 홈플러스에 납품되는 상품의 유형과 납품 형태에 따라 선택 합니다.
ECS (구비서류 등록_협력회사)
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계약서명 종류 설명
상품거래기본계약서_직매입 홈플러스가 재고품에 대한 판매책임을 부담하고 협력업체로 부터 상품을 매입하여 판매하는 거래 형태
특약매입계약서 (협력업체 재고관리) *온라인쇼핑몰포함
특약매입거래"란 "홈플러스"가 매입한 상품 중 판매되지 아니한 상품을 반품할 수 있는 조건으로 "협력회사"로부터 상품을 외상매입하고, 상품판매 후 일정률이나 일정액의 판매수익을 공제한 상품판매대금을 "협력회사"에게 지급하는 형태의 거래를 말한다.
PB매입계약서 (자기상품부착제품 하도급
기본계약서) 홈플러스 자체브랜드를 붙여 상품을 생산하여 납품하는 업체와의 거래
특약매입계약서
(홈플러스 재고관리)
특약매입거래"란 "홈플러스"가 매입한 상품 중 판매되지 아니한 상품을 반품할 수 있는 조건으로 "협력회사"로부터 상품을 외상매입하고, 상품판매 후 일정률이나 일정액의 판매수익을 공제한 상품판매대금을 "협력회사"에게 지급하는 형태의 거래를 말한다.
ECS (구비서류 등록)_협력회사
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해당계약 계약서에 대급지급 구비서류 등록
필수문서인 대금지급계좌 등록
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ECS (구비서류 등록_협력회사)
대금지급계좌 등록방법
① 현금수금용 계좌의 통장사본 내용 입력
모든 업체 필수 등록 사항이며,
대금 지불조건이 현금인 업체는
현금수금용 계좌만 등록합니다.
② 외상매출채권 담보대출 / 기업구매카드
대금 지불조건이 어음인 업체일 경우
둘 중 하나를 선택하여 입력 합니다.
단, 구매카드 및 외상매출채권담보대출 별로
가입가능한 은행 있습니다. (Page 18 참조)
③ 입력 완료 후 등록 버튼을 클릭
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ECS (구비서류 등록_협력회사)
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대급지급계좌에 계좌정보 등록 후 증빙서 첨부 등록
②통장사본(현금수금용) : 필수
③사용인감계
④ 기업구매카드가맹점 ->기업구매카드로 지급받는 경우등록
④ 외상매출채권 담보 대출 -> 외상매출채권으로 지급받는 경우 등록
구비서류 등록 방법
문서를 스캔 또는 이미지 파일화 하여 각각 등록 합니다.
ECS (구비서류 등록_협력회사)
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★ 현재 SC제일은행만 가입가능 구매기업명에 홈플러스(주) 기재확인
ECS (구비서류등록 – ‘기업구매카드’-협력회사)
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ECS (구비서류등록 – ‘외상매출채권’-협력회사)
★ 기업은행(IBK) 홈플러스 : 전자결제약정 확인서
★ 신한은행 홈플러스 : 협력업체 결제계좌 신고확인서
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ECS (구비서류 등록-협력회사)
구비서류 승인요청하기
⑤ 필수문서 및 해당하는 문서만
등록이 되어야 하며, 등록 후 승인요청
버튼 클릭
⑥ 상태 확인
작성중->승인요청->바이어승인->
재무결산승인
※ 승인에 필요한 서류가 정확하게 등록되지
않으면 승인요청 되지 않을 수 있으며,
반려 처리 됩니다.
( 반려처리되면 구비서류 재등록)
※ 최종 재무결산팀 승인이 되어야만,
전자계약서 작성 가능.
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ECS (구비서류 등록-협력회사)
구비서류 복사기능 이용하기 (*거래 유형 : 과세, 면세 2가지 일 경우)
앞서 설명한 구비서류 등록 방법으로 과세 선택하여 해당 구비서류 등록
면세 체크박스 클릭 → ①번 “과세복사” 체크박스 클릭 → ②번 메시지 창이 뜨며 확인 버튼을 클릭
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구비서류가 변경되었을 경우
사업자 등록증 내용이 변경된 경우 (회사명, 대표자, 주소 등)
• 온라인 상담 → 업체정보수정 → 구비서류 등록/조회/변경 → 구비서류 변경 등록 → 승인요청
* 사업자 번호 변경 시에는 신규 협력회사로 간주하기 때문에 온라인 상담등록부터 진행해야 함
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ECS (구비서류 등록-협력회사)
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ECS (구비서류상태)
3. 구비서류 ‘상태’ 메시지에 대한 안내 - 승인요청 : 협력회사가 구비서류등록 및 승인요청 후 바이어가 검토 중인 단계
- 바이어 승인 : 1차 바이어 승인 완료 후 재무결산팀에서 검토중인 단계 - 재무결산팀승인 : 2차 재무결산팀 최종 승인 완료한 단계
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계약서 작성
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1. 계약서 작성하기
전자계약 → 계약서 작성 → 계약서 양식 선택 → 계약서명 선택 → 등록
계약서 작성이 되지 않을 경우, 구비서류 상태가 모두 재무결산팀 승인까지 완료 되었는지 확인 합니다.
작성 중인 구비서류는 필요여부 확인하여 삭제 또는 작성 완료하여 승인 요청해야 하며,
승인 되지 않는 구비서류는 바이어에게 승인 요청 합니다.
ECS (계약서작성-협력회사)
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ECS (계약서작성-협력회사)
계약서 양식 종류 설명
표준계약서 일반적으로 표준계약서를 선택
표준계약서 수정 표준계약서 수정이 필요할 경우
업체계약서 홈플러스계약서가 아닌 업체에서 만든 계약서를 사용할 경우 선택-법무팀 합의 필요
인터넷쇼핑몰 계약서 온라인 업체의 경우 선택
계약서명 종류 설명
상품거래기본계약서_직매입 홈플러스가 재고품에 대한 판매책임을 부담하고 협력업체로 부터 상품을 매입하여 판매하는 거래 형태
PB매입계약서 (자기상품부착제품 하도급
기본계약서) 홈플러스 자체브랜드를 붙여 상품을 생산하여 납품하는 업체와의 거래
상품거래기본계약서_특약 (홈플러스재고관리/ 협력업체재고관리)
상품 중 판매되지 아니한 상품을 반품할 수 있는 조건으로 “협력회사”로부터 상품을 외상매입하고, 상품판매 후 일정률이나 일정액의 판매수익을 공제한 상품판매대금을 “협력회사”에게 지급하는 형태의 거래
동반성장 및 공정거래 협약서 협력회사간 납품거래를 함에 있어 공정한 거래질서 확립과 동반성장을 위한 지원으로 상호 경쟁력 제고와 동반성장을 추구하는 것을 목적으로 함
2. 계약서 양식 종류
3. 계약서명 종류
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※ 에러사항
바이어가 계약카테고리 미 설정 시 아래와 같이 업체 계약서작성에서 카테고리 설정 시 에러 발생
ECS 시작하기 전 인터넷 옵션 설정을 해주지 않으면 계약카테고리에 LOADING 이라고 에러가 발생
ECS (계약서작성-협력회사)
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계약시작일 → 계약서 작성일 이후부터 설정 가능. 기존 계약의 갱신인 경우 계약종료일 다음 일로 설정 계약종료일 → 계약 체결 연도의 12월 31일이지만, 계약시작일이 10월 1일 이후이면 익년 12월 31일로 설정됨.
ECS (결제조건)
Type
대금지급
Remark
Cut off Terms 만기일
Direct (Inc. PB)
월말 60 익익월30일 General
월2회 5 5일 후 종량제봉투
월1회 7 7일 후 KT&G
월2회 10 10일 후 KT&G(200345)
월2회 10 10일 후 주류
월3회 10 10일 후 신선식품
Consignment
월말 35 익익월5일 General
월말 25 익월25일 신선식품, 간편조리
수수료수입 (온라인매출)
월 1회 15 15일 후 인터넷 쇼핑몰
4. ECS (전자계약서) 상품대금 결제 조건
하기 결제조건은 일반적인 경우로 바이어와 별도 협의가 이루어진 경우에는 변경이 가능합니다. (하기 결제조건이 아닌 경우는 계약서 품의 시 합의자는 회계관리팀 담당자 자동지정 됩니다) 단, 인터넷쇼핑몰은 15일 마감 외로는 진행하지 않으므로 이 외의 결제조건으로 변경 불가합니다.
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계약 기간
시작일 : 계약서 작성 시점 7일 이후로 설정 (결재완료 기간 고려)
종료일 : 해당년 말일(12월31일)로 자동 설정 됨
※ 시작일이 10월 이후 일 경우, 종료일은 다음해 12월31일 로 자동 설정 됨
※ 계약 종료시점 계약 해지되지 않은 계약서의 경우, 1년간 자동 연장. (종료일이 다음해 12월31일)
상품대금 결제 조건
카테고리별 결제 조건이 상이 하며, 바이어와 협의된 조건을 입력 합니다.
지급 조건 : 전자방식결제제도 - 상품대금이 어음결재 경우 선택
현금 – 현금 결재일 경우 선택
종사업장 코드
필수 입력 항목은 아니며, 지점/공장 등의 별도 사업자번호를 하나로 통합하여 본사 사업자번호를 사용,
지점/ 공장 등은 국세청에서 종사업장 코드를 부여, 이에 해당하는 경우 입력
(해당 본사로 문의_ 홈플러스 아님)
ECS (계약서작성)_공통
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계약서 마지막 부분
① 번 계약서 작성일자와 ②번 항목은 작성이 필요 없습니다.
단, 계약서를 다운 받아 지류 계약을 할 경우,
작성일자 표기 및 교부일자, 교부 받은 담당자의 직책,성명, 서명 모두 기재해야 합니다.
계약서 내용 작성 후 ③번 등록 버튼을 클릭 합니다.
ECS (계약서작성)_공통
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제 7조 상품대금 지급 : 직매입 : 결제 조건 입력 , 특약: 40일 이내
제 8조 상품의 납품 : 약정 수치는 자동 표기되어 있습니다. (직매입에 한정사항)
ECS (계약서작성)
제 18조 하자책임 : 상품에 대한 보험 가입이 되어있을 경우 금액을 입력하고 보험가입이 안되어 있다면 숫자 “0”을 입력 합니다.
제 25조 계약유효기간 : 계약서 작성 첫 머리 부분의 계약기간이 자동 표기 됩니다.
ECS (계약서작성) _ 직매입
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ECS (계약서작성) _ 특약
제 8조 상품의 납품 : 물류센터를 이용할 경우 별도 합의한 물류비를 지급해야 합니다.
제 9조 매장위치 및 면적 : 상호 합의를 통해 점포, 매장위치,면적을 결정한다.
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ECS (계약서작성) _ 특약
제 10조 판매수수료율 등 : 바이어와 협의한 수수료율을 기재하며, 소수점 2자리까지 입력 가능
제 13조 판촉사원 파견 등 : 판촉인원의 숫자, 업무내용,근무시간,근무기간,인건비 분담여부,분담비율, 분담조건에 대해서는 별도의 합의서를 체결 해야함
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ECS (계약서작성) _ 특약
제 18조 사후 고객관리를 위한 조치 : 바이어와 협의한 숫자를 기재합니다.
제 22조 하자책임 : 상품에 대한 보험 가입이 되어있을 경우 금액을 입력하고 보험가입이 안되어 있다면 숫자 “0”을 입력 합니다.
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ECS (전자서명 _ 협력회사)
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5. 계약서 전자서명 (협력회사)
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ECS (계약서조회 _ Buyer)
6. 협력회사가 전자서명한 계약서 조회
① 전자계약 클릭
② 계약서 조회 클릭
③ 조회 조건 선택 후 검색 클릭 → 해당 업체 클릭
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ECS (계약서확인 _ Buyer)
7. 계약서 확인 (바이어) ① 바이어는 계약카테고리 , 계약기간, 마감기준, 지급조건, 지급방법 모두 확인하며, 계약서 내용도 함께
체크합니다.
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ECS (계약서반려 _ Buyer)
8. 계약서 반려 (바이어) ① 반려를 클릭하면 아래와 같이 반려 사유 입력 창이 뜹니다.
② 업체가 이해할 수 있도록 반려사유를 자세하게 기입합니다.
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ECS (계약서 결재품의 _ Buyer)
9. 계약서 결재품의 (바이어)
① 결재 신청 클릭 (기존업체 계약의 결재 : 바이어 기안>팀장결재>본부장 결재)
② 결재 품의 확인 팝업 창에서 확인 클릭 ③ 결재 품의를 올리는 품의서 창이 뜹니다.
(플러스넷 전자결재와 연동)
* 결재가 완료되면 재무결산팀에서 업체코드를 생성하여 바이어메게 메일로 전송
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기존업체 재계약인 경우
(최종결재 본부장) 신규업체 계약인 경우
(최종결재 부문장)
◆ 신규업체 계약인 경우 1) 기안자 : 팀장 2) 통보자: 상품안전센터총괄 본부장 3) 합의자 : 기본결제조건인 경우 합의자 없으며 기본결제조건이 아닌 경우는 회계관리팀 담당자 자동지정 됨 4) 1차결재자 : 본부장 5) 최종 결재자 : 부문장
ECS (계약서 결재품의 - Buyer)
• 복수 계약서를 하나의 품의로 결재 진행 가능
① 결재품의 일괄상신 클릭
② 팝업 창에서 결재 신청할 계약서를 선택
③ 결재신청 클릭하면 결재품의서 창이 뜹니다.
※ 단, 결재조건이 변경된 계약서, 1년 이상 된 계약서는 개별 품의로 진행,
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ECS (계약서 결재품의 - Buyer)
6. 표준계약서 ‘계약상태’ 메시지에 대한 안내 - 전자서명 : 협력회사가 계약서를 작성하고 전자서명까지 마친 단계
- 품의진행 : 바이어가 계약서를 확인하고 내부 품의를 올려 놓은 단계 - 계약완료 : 내부 품의까지 모두 완료 되어 계약이 완료된 단계
- 계약반려 : 협력회사가 작성한 계약서를 바이어가 반려한 단계 (사유확인가능)
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부속합의서 작성
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ECS (부속합의서)
부속합의서 란?
표준계약서에 부속되어 작성되는 합의서 ( 표준 계약서 완료 후 작성가능)
표준계약서에서 확정하기 어려운 항목을 별도로 작성하여 합의/관리하는 것을 말합니다.
표준계약서 체결이 완료된 계약서에 한하여, ‘전자계약-부속합의서 관리-부속합의서 작성’에서 진행합니다.
종류에 따라 요청 주체가 다를 수 있으며, 협력업체/ 바이어 모두 작성이 가능합니다.
진행 상태 : 작성 → 전자서명 → 승인완료 → 합의체결 (요청서일 경우 ‘통보완료’로 표기)
종류에 따라 년 1회 또는 수시 체결이 가능 합니다.
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합의서 재작성이 필요한 경우도 작성화면 하단에 (수시)부속합의서 등록 에서 추가 가능
상품담당바이어는 합의서 재작성 후에 기존 합의서를 하단에 있는 ‘디덕션미사용’버튼 클릭하여 사유 등록필요. (사유예시 : 체결내용오류, 행사미진행, 중복체결) ※ 협력업체 화면에는 보이지 않음)
ECS (부속합의서)_종류
부속합의서 종류
인증(전자서명) : 양사의 직인을 대신합니다.
필요에 따라 선택 작성 합니다.
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직매입 특약
판매장려금 지급에 관한 부속합의서 판촉사원 파견 합의서
판촉사원 파견 합의서 파견 요청서 (협력회사용)
파견 요청서 (협력회사용) 물류센터 이용합의서 (지류)
물류센터 이용합의서 (지류) 대금지급 약정서
대금지급 약정서 특약거래 상품별 판매수수료율
대금감액 합의서 Mobile checkout POS 이용 약정서 (상품거래기본계약_특약)
상품수령거부/수령지체 통지서 대금감액 합의서
반품합의서 상품 수령거부/수령지체 통지서
반품요청서 (홈플러스용) 판촉비용 합의서
반품요청서 (협력회사용) 경영정보 제공합의서
판촉비용 합의서 상품권구입 합의서
경영정보제공합의서 매장 설비비용 보상 합의서
상품권 구입 합의서 계약조건 변경 합의서
계약조건 변경 합의서 광고물 설치 계약서
광고물 설치 계약서 배너광고 및 이메일광고 계약서
배너광고 및 이메일광고 계약서 매장위치 및 면적 합의서
개인정보 파기확인서 (인터넷쇼핑몰계약서 부속)
ECS (부속합의서)
진행 상태
공란 : 미등록 상태로 빈칸으로 보여짐
임시저장 : 작성 중 임시 저장한 상태 (수정 및 삭제 가능)
작성 : 임시저장 후 부속합의서 등록한 상태 (삭제만 가능)
전자서명 : 작성 후 공인인증 완료 (수정 및 삭제 불가)
- 바이어 화면에서 조회 가능 상태
승인완료 : 해당 바이어 승인 완료 상태
합의 체결 : 양사 공인인증 완료로 체결완료 상태를 말함 ( 갑/을 합의 완료로 , 바이어 승인 후 1시간 이후 변경됨)
통보완료 : 요청서에만 해당, ‘갑’ 또는 ‘을’ 작성 공인 인증 완료 (전자서명) ‘을’ 또는 ‘갑’에게 통보 (통보완료)
수시/ 년간 부속합의
수시 : 작성 횟수 상관없이 필요 시 작성/체결 가능
년간 : 년 1회 체결되며, 계약기간 1개월 전인 12월부터 작성 가능 (신규는 표준계약체결 이후부터)
12월부터 당해 년간 부속합의서가 1부 복사되어 작성화면에 보여짐(수정 및 전자서명 가능하도록 활성화됨)
조건 변경 또는 기존 조건과 동일하게 작성 가능
이후 작업 순서에 따라 진행
※ 년간 체결되는 부속합의서는 반드시 매년 작성해야 합니다.
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ECS (부속합의서)_조회
부속합의서 조회
전자계약 → 부속합의서 관리 → 부속합의서 조회
부속합의서 종류에 따라 요청 주체가 다를 수 있으며, 협력회사/바이어 모두 작성이 가능합니다.
작성일자/ 표준계약서를 선택 후 검색 합니다.
부속합의서 명을 선택하면 상세보기가 가능
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ECS (부속합의서 작성)
‘부속합의서’를 필요로(구성된)하는 표준계약서의 경우, ‘등록’ 버튼을 클릭 합니다..
부속합의서 작성
전자계약 → 부속합의서 관리 → 부속합의서 작성/서명
‘부속합의서’를 등록 할 ‘표준계약서’를 조회합니다. (계약 완료된 계약서에 한하여 부속합의서 등록)
‘부속합의서’를 필요로 하는 ‘표준계약서’ 선택, 우측 ‘등록’버튼을 클릭하여 ‘부속합의서’를 작성합니다.
등록 버튼 앞의 숫자는 작성/체결 완료된 부속합의서의 수 의미함
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ECS (부속합의서 작성)
부속합의서 작성 선택한 표준계약서에 정보 확인, 하단에 해당 부속합의서가 모두 보여집니다.
전자등록/지류등록 모두 가능하나, 지정된 부속합의서 외 지류등록 불가 합니다.
① 합의번호
번호기재 (CA******)
: 등록이 진행되어 번호가 생성
미등록 : 등록되지 않은 상태
② 등록상태
등록 : 등록되지 않은 부속합의서로
등록가능
수정 : 임시저장 상태로 수정이 가능
승인 : 업체 전자서명 완료로
바이어 승인 단계
빈 공란 : 합의 체결된 상태 또는
전자서명 상태
재등록 : 매년 작성하는 년간
부속 합의서에 한하여
12월부터 익년 부속합의서
작성이 가능하도록 활성
③ 진행상태
공란 : 미등록상태
작성 : 작성 중
임시저장 : 전자서명 전 저장된 상태
전자서명 : 업체 서명완료
승인완료 : 바이어 승인완료
합의체결 : 갑을 모두 전자서명 완료
※ 지류등록과 일반등록 상태차이
1
※ [수시]부속합의서는 추가 등록할 수 있음
※표준계약서 정보
2 3
58
ECS (부속합의서 작성)
부속합의서 내용 작성
표준계약서 정보와 등록할 부속합의서 양식이 보여 집니다.
부속합의서의 기간의 시작일은 작성일로 표시 되며, ‘수시등록’의 경우 종료일 도 작성일로 선택 (수정가능)
‘년간 등록’ 부속합의서는 시작일은 작성일자로 선택되며, 종료일자는 표준계약서의 종료일자로 설정됨 (선택불필요)
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‘부속합의서’ 작성 후 전자서명 전에만 수정, 삭제 가능.
수정할 부분이 없으면 전자서명을 완료 해야 함. 전자서명을 해야 담당 바이어가 확인 할 수 있음.
ECS (부속합의서 작성)
부속합의서 전자등록 ① 모든 부속합의서는 양식에 기재하지 못한 부분을 파일 작성하여 첨부 할 수 있습니다.
반품합의서 작성 시 품목이 많아 기재하기 힘든 경우, 엑셀 파일에 화면양식과 동일하게 작성하여 첨부
② 작성이 완료되면 등록버튼을 클릭 합니다.
부속합의서 전자서명
.
60
ECS (부속합의서 작성)
부속합의서 지류등록 계약 시작일은 선택, 종료일은 표준계약서 종료일과 동일하게 설정됨
‘첨부등록’ 클릭하여 스캔 또는 이미지 파일의 지류부속합의서 선택하여 등록 한다
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ECS (부속합의서 작성)
전자서명 이후에는 부속합의서 수정이 불가하므로 전자서명 전에 수정 해야 함
체결 완료 상태
‘부속합의서’ 작성하면 목록에서 ‘작성’ 상태로 보여짐
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ECS (부속합의서 승인_Buyer)
부속합의서 승인 협력회사 전자서명 완료 후 바이어 승인 단계로 홈플러스 전자서명이 이뤄진다.
전자서명 상태의 부속합의서 내용 확인 후 ‘승인’ 버튼 클릭 → 승인 완료 → 합의체결 (1시간 후 변경)
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ECS (부속합의서 합의서 상태)
부속합의서 ‘합의서상태’ 메시지에 대한 안내 - 전자서명 : 협력회사가 부속합의서를 작성하고 전자서명까지 마친 단계 - 합의체결 : 바이어가 부속합의서를 확인하고 합의 완료한 단계
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재계약
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ECS (재계약)
재 계약 Type 별 작업
※ 작업 방법은 다음 페이지 참조 하세요.
Vendor code가 생성되는 경우
카테고리 추가 시
계약서 종류 추가 시
거래 유형 추가 시
※ 계약서 내용(조건 아님)이 업데이트 되어 계약서만 재 작성해야 하는 경우,
위 3가지를 동일하게 설정/작성해야 New vendor code가 생성되지 않습니다.
Type 상담등록 구비서류 계약서 Remark Vendor code
생성여부
사업자등록번호 변경 시 O O O 신규업체와 동일함 O
카테고리 추가 거래 시 - 계약서/거래유형 동일 X
X O 구비서류 동일할 경우 O
계약 종류 추가 시 - 거래유형 동일 X O O 해당계약서의 구비서류와 계약서 작성 O
(직매입/위수탁/자가상품부착.(PB))
거래 유형 추가 시 - 계약서 동일 X O X 해당거래유형에 구비서류만 등록 O
(면/과/영세, 영수증, Exp, ASN, 신선직납 등)
장기 미 거래 업체 재 거래 시 ? ? ? 기존 등록된 구비서류,계약서 내용확인 변경 내용에
따라 다름 변경 시 작성
대금 조건 변경 시 X X O 조건만 변경하여 재 작성 X
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타 팀에서 거래하고 있는 업체와 계약을 진행하고 싶은 경우 (카테고리 추가)
바이어가 해당협력업체 조회하여 계약하려는 카테고리 권한 부여 하면 됩니다.
( 단, 바이어본인이 카테고리 권한 보유해야 업체확인 됨)
☞ 이미 거래업체 이므로, 새로 상담등록, 아이디 발급과정은 불필요 합니다.
카테고리별 계약서를 작성해야하므로 신규계약을 체결합니다..
사업자번호와 결제조건이 동일할 경우 구비서류는 수정하지 않으며, 계약서작성만 진행합니다.
바이어가 업체에게 계약 카테고리를 부여 합니다.
New vendor code 생성
ECS (재계약)
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1
2
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계약카테고리 권한부여
기존 특정 업체와 PB계약을 진행할 경우 (계약서 종류 추가 )
협력업체 구비서류 - PB계약서 항목 등록 후 승인 요청합니다.
‘전자계약-구비서류관리-구비서류등록/조회/변경’에서 진행
바이어/재무결산팀 해당 구비서류를 승인 바이어 계약 카테고리 확인 후 권한추가로 부여합니다. (8페이지)
협력업체 계약서작성에서 자기상품부착제품 하도급기본계약서 선택하여 작성/전자서명 바이어 품의진행
New Vendor code 생성 .
직매입 업체 중에서 면세품목만 취급하다, 과세품목 추가 진행할 경우 (거래 유형 추가)
구비서류 거래유형에서 면세를 복사하여 과세 등록합니다.. 계약서 체결 X, New Vendor code 생성
*구비서류복사 기능 참조.
ECS (재계약)
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장기간 미거래 업체를 다시 거래하고자 할 경우
업체코드가 비활성일 경우는 재무결산팀에 활성 변경 요청합니다. (기존 Vendor code 사용)
사업자번호가 변경된 경우면 신규계약으로 진행 합니다. ( New Vendor code 생성)
승인 안된 업체 구비서류가 남아있을 경우 CPM으로 삭제/반려 요청 후 계약서 다시 작성합니다.
계약조건이 변경되는 경우 (대금지급 조건, 특약수수료 변경)
거래 계약서는 년간 계약 이므로 계약 종료일 전(12월 中)에 작성해야 합니다.
기존계약서는 반드시 “계약해지” 합니다.
동일 카테고리로 설정, 계약시작일은 익년 1월 1일로 설정, 변경 조건으로 재 작성 합니다.
업체 전자서명, 바이어 품의 결재를 거쳐 계약이 체결 됩니다.
Vendor code는 생성되지 않습니다.
ECS (재계약)
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반드시 기본계약과 한 세트가 되어야만 함 (기본계약 없는 부속합의서는 있을 수 없다)
부속합의서의 계약기간은 기본계약의 계약기간과 같거나 이내이어야 한다
판매장려금 부속합의서 체결일자는 기본계약 체결일자와 반드시 동일해야 한다
(계약기간 도중 판매장려금 부속합의서 추가 체결은 LRA 위반임)
특약 또는 PB 계약 + 판매장려금 부속합의서 (X)
판매장려금은 직매입거래 기본계약에 한하여 수령할 수 있다.
계약기간도중에 협력회사에 불리한 계약조건의 추가 및 변경은 LRA
( 대규모 유통업법) 위반
ECS (부속합의서 주의사항)
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FAQ
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FAQ
아이디와 비밀번호를 분실 한 경우
아이디와 비밀번호는 로그인 화면에서 ‘아이디/비밀번호 찾기’ 버튼을 선택하여 나오는 창에서 검색하시면 됩니다.
아이디는 사업자번호를 통하여 조회가 가능하며, 비밀번호는 등록된 이메일ID(@이하 제외)로 변경 설정됩니다.
에러 메시지 유형 (2가지)
사업자 등록번호 / 업체명 기재하여 [email protected] 로 이메일 문의
1
3
2
또는
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FAQ
Q. 등록한 상담 내용이 바이어가 조회되지 않는다고 할 때
A. 상담 등록 시 상담카테고리를 무엇으로 설정하였는지 바이어에게 확인
바이어의 상담카테고리와 일치하지 않을 경우, [email protected] 로 상담카테고리 수정 요청
Q. 계약서 작성 시 권한이 없다는 메시지 창이 뜨거나 / 작성하고자 하는 계약카테고리가 없는 경우
A. 바이어를 통해 계약 카테고리 확인하고 보이지 않을 경우 바이어에게 카테고리 권한 부여 요청
Q. 계약조건(대금지급 조건, 특정 수수료율)이 변경되는 경우 계약서의 대금지급 조건을 변경하여 재 작성
A. 등록된 표준계약서를 종료/해지 하시고, 표준계약서를 신규 등록 하셔야 합니다. (구비서류는 변경 할 필요 없음)
계약서는 년간 계약으로(연말까지) 체결되며, 부속합의서는 종류에 따라 수시 또는 년간 계약으로 체결됩니다.
Q. 대표자 / 사업장 소재지(주소) / 회사명이 변경 되었습니다. (1개 항목만 변경되어도 아래 작업 진행) A. 1)온라인상담 – 상담관리 - 업체정보관리’를 선택하여 변경사항을 변경등록 합니다.
2)전자계약 - 구비서류 등록/조회/변경’에서 사업자 등록증을 수정 등록 후 승인 요청합니다.
- 계약서가 체결 중인 경우, 현재 등록된 사업자 등록 정보와 협력업체 정보로 계약 체결을 완료한 후에 변경 등록해야 함
- 변경 등록을 완료하여도 기존 체결된 계약서의 주소지, 대표자명, 회사명 등은 변경되지 않습니다.
3)세금계산서 정보도 변경해야 하므로, 재무결산팀 담당자에게 변경사항 공유 되어야 합니다. (상품담당 바이어)
사업자 등록 번호가 변경되었습니다.
A. 사업자 등록 번호가 변경되면, 전자계약을 신규로 다시 체결해야 합니다.
협력업체 정보/상담등록 → 구비서류 등록/승인 → 계약서 작성 /전자서명
바이어로부터 새롭게 발급된 Vendor code(6자리) 전달 받아, 연관 시스템(GXS(EDI), E-catalog) 연결요청 합니다.
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FAQ
Q. 협력회사와 거래를 종료 하고자 합니다
A. 3개월 전 서면으로 거래 종료 의사를 통보해야 합니다.
협력회사에서 거래 종료 사유에 해당하는 문제가 발생 시 즉시 종료 가능 합니다. (위해물질 상품 공급 등)
Q. ‘서비스 이용에 불편을 드려 죄송합니다’ 라는 메시지가 뜹니다
A. ECS는 IE9에 최적화 되어 있어 이후 버전의 브라우저 (IE10,11)에는 관리자 권한으로 실행해야 합니다.
C:\Program Files (x86)\Internet Explorer 에서 iexplore.exe 파일을 마우스 오른쪽버튼 클릭하고
“관리자 권한으로 실행(A)” 클릭 후 인터넷 프로그램 재실행 하십시요.
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