INSTRUCTIVO DE TRABAJO I-GBB-002

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE

TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

INSTRUCTIVO DE INGRESO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES Y REPUESTOS

1Pg. de Olida

Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovía EPQ

PROCESO: Gestión de Bodegas y Bienes

ALCANCE: Desde: Ingreso de Materiales y/o repuestos

Hasta: Entrega de materiales y/o repuestos

SISTEMA: Operatividad interna de la bodega

RESPONSABLE: Todo el personal de la unidad de bodega.

FECHA: enero de 2014. VERSION: 1.0

INGRESO N°

A 1:SUUtLi/A TAREA

Antes de proceder con el ingreso deberá haberse cumplido la P8 del Procedimiento para la Administración de Materiales de la Bodega.(Entrega-Recepción proveedor-

adquisiciones-bodega)

ILUSTRACION HERRAMIENTA/EQUIPO

2 El Analista de bodega deberá recibir

materiales y repuestos. bF

Computadora

3 El Analista y los bodegueros realizarán

revisión cualitativa y cuantitativa de

materiales e ingreso físico a bodega.

4 En el caso de combustible, el Asistente de Bodega recibirá el tanquero de diésel.

5 El Asistente de bodega realizará la

cuantificación de galones de diésel vs lostanqueros de almacenamiento de la EPQ.

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Barrilla de medida de combustible.

6

El Asistente de bodega devolverá al

proveedor copia de factura, guía de

remisión y hoja de ruta debidamente

sumilladas.

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7 El Analista o los bodegueros realizarán el ingreso al sistema.

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8

El Especialista remitirá la factura original y el ingreso a bodega a la Coordinación Administrativa.

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* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Nº 001 (Bodega). Página 1 de 7

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ONTROLADA

DESPACHO TAREA

Para despacho de materiales y repuestos, el bodeguero de turno recibirá la requisición de materiales.

El bodeguero revisará en el sistema los materiales y/o repuestos solicitados. 14

ILUSTRACION HERRAMIENTA/EQUIPO

Computadora

N°

13

INSTRUCTIVO DE TRABAJO I-GBB-002

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

INSTRUCTIVO DE INGRESO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES Y REPUESTOS

EPO CM 0. ~eta. de Quito

Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovia EPQ

ALMAke CriMIVII CUY 1 ■e/

N°

8

TAREA

Una vez realizado el ingreso al sistema de inventarios, los bodegueros revisarán la ubicación de materiales y repuestos en la hoja electrónica

ILUSTRACION

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HERRAMIENTA/EQUIPO

Computadora.

Plataforma con guía 9

Los bodegueros de turno trasladarán los materiales y repuestos a las zonas y estanterías correspondientes.

Gradillas 10

Los bodegueros deberán ubicar en perchas

s -- 11

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I

11 Para el combustible, el Asistente de Bodega revisará los tanques y establecerá el almacenaje.

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Manguera 12

El Asistente realizará la descarga deis

combustible hacia los tanques de la EPQ.

* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta N2 001 (Bodega). Página 2 de 7

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DESCRIPCION

C U ARC003N

Computadora de escritorio Archivador Bene Oficio Archivador Bene Telegrama

1 1

INSUMOS CODIGO BODEGA UNIDAD CANTIDAD

COM036N ARCOO2N

CU C U

EPO .. m de Oulto

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TRABAJO I-GBB-002 INSTRUCTIVO DE INGRESO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE

MATERIALES Y REPUESTOS

Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovía EPQ

15 El bodeguero realizará Picking de

despacho.

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16 El bodeguero revisará cualitativa y

cuantitativamente los materiales y

repuestos.

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Repuestos y/o materiales

17 El bodeguero generará el documento llamado EGRESO y registrará las firmas respectivas

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Archivadores 18

El Analista de Bodega se encargará del archivo de los egresos.

19 Para el combustible, el Asistente de Bodega recibirá el bus de transporte en el área de despacho.

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20

El Asistente cargará el combustible de acuerdo a la capacidad del tanque del bus.

21 El asistente registrará en un kardex la firma y el número de galones entregados.

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-

-

Formulario de registro

Tiempo Estándar de Trabajo: 1 hora

Número de Técnicos que realizan el Trabajo: 3 bodegueros por turno

* El presente Instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta N 9 001 (Bodega). página 3 de 7

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ASPECTOS RELEVANTES FIGURAS

El cumplimiento de los instructivos establecidos será monitoreado por la Dirección de Planificación y Desarrollo de la EPQ en conjunto con el Especialista de Bodega.

INGRESO ALMACENAMIENTO DESPACHO

POLÍTICAS GENERALES

A.- INGRESO.

Pl. Para la recepción al proveedor, el Administrador de Contrato o la persona encargada del proceso deberá notificar por correo electrónico al Especialista de Bodega con anticipación de al menos 24 horas, con la finalidad de coordinar con el personal operativo y establecer ubicación, definir espacios en las estanterías en caso de ser necesario.

P2. La recepción al proveedor se debe realizar única y exclusivamente en la zona de

recepción a proveedores.

P3. En el proceso de entrega a bodega que realiza el Administrador de Contrato, intervendrán en el proceso el Especialista de Bodega o su delegado y el Analista de Bodega para la constatación física de lo estipulado en el Documento de Entrega a Bodega.

P4. Todo tipo de material y repuestos deben ingresar por la puerta principal con su respectiva documentación de respaldo; para el caso de mercaderías de tamaño grande y peso se ingresarán por la puerta destinada para materiales de características indicadas.

P5. La bodega general, en ningún caso receptará encargos temporales de materiales, repuestos, equipos y otros productos que no sean entregados con el Documento de Entrega a Bodega; para el caso de repuestos reparados deben ingresar únicamente con el documento Ingreso a Bodega de Repuesto reparado.

P6. Para el ingreso de combustible, cuando llegue el tanquero el asistente de bodega debe realizar la revisión de sello de seguridad contra guía de remisión, y las medidas correspondientes con la barrilla destinada para el efecto y garantizar la cantidad de galones a

recibir.

P7. Una vez descargado desde tanquero de combustible, el asistente de bodega debe verificar minuciosamente los compartimientos del tanquero para garantizar que estén completamente

vacíos.

P8. El ingreso de materiales, repuestos y combustible al sistema de inventarios, deben realizar únicamente el Especialista o el Analista de Bodega.

P9. Una vez ingresado al sistema de inventarios, el Especialista o el Analista de bodega deben revisar el kardex para garantizar el stock real.

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FPgdp de Quilo

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE INSTRUCTIVO DE

TRABAJO TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

I-GBB -002 INSTRUCTIVO DE INGRESO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES Y REPUESTOS

Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovía LI EPQ

* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Nº 001 (Bodega). Página 4 de 7

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N (nuevo) — R (reparado). Consta de 1 digno.

Serie secuencia' del material. Consta de 3 dignos

Tres primeras letras del nombre del material. Consta de 3 dignos

1,Pa p a =e de Chelo

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Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovia EPQ X

B.- ALMACENAMIENTO

P10. Antes de ubicar en las estanterías respectivas, todos los materiales y repuestos deben ser codificados, de lo contrario no podrán ser almacenados. La codificación se debe realizar de acuerdo a la P9, literal b del Procedimiento para la Administración de los Materiales de la

Bodega.

P11. Todos los productos sean nuevos o reparados deben tener su ubicación en las estanterías: número de zona, número de estantería, número de percha y número de nivel; y un mismo producto no puede existir en otras zonas.

P12. La manipulación de productos con un peso superior a 25 kg., debe realizarse con montacargas o implementos mecánicos que faciliten la labor, o en su defecto con la ayuda de dos personas.

P13. El almacenamiento de materiales y repuestos debe realizarse en función del análisis ABC de consumo.

P14. El material o repuesto que no haya tenido movimiento en un periodo igual o mayor a un año, se considerará material sin movimiento. Si después de haber promovido su utilización no ha sido requerido, se definirá su destino final, previa ratificación o rectificación del área usuaria.

P15. Los neumáticos deben ser almacenados aplicando el método de apilamiento con máximo de 10 unidades.

P16. Los materiales almacenados en pallets, independientemente de la cantidad y peso, deben ser apilados máximo en dos niveles.

P17. Los materiales frágiles deben ser almacenados separadamente fuera de contacto con materiales que pueden causar daño o rotura.

P18. Para almacenar materiales y repuestos nuevos o reparados, el bodeguero debe realizar bajo concepto de optimización de espacios, considerando su volumen, tamaño y peso, es así, los materiales y repuestos pesados deben ser ubicados únicamente en los niveles 1 y 2; mientras los productos livianos desde el nivel 3 hasta 6, y las mercaderías de volumen se ubicarán en el nivel, 7 ó en piso en pallets según las características del producto.

P19. En el proceso de almacenamiento se prohíbe dejar objetos sueltos o flojos en piso, en los pasillos y en las estanterías.

P20. Se prohíbe dejar obstruido los pasillos, zonas de salida de emergencia y accesos a otras zonas internas de la bodega o a otras estanterías.

P21. Los documentos generados en diferentes procesos internos deben ser conservados dentro de la bodega por un período de dos años incluyendo el año que transcurre; posteriormente, deben ser enviados al Departamento de Gestión Documental y Archivos para su conservación y custodio.

Pala 5 de 7

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* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta N 2 001 (Bodega).

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INSTRUCTIVO DE INGRESO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES Y REPUESTOS o9ji I: 5

Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovía EPQ x

P22. Con respecto al combustible, los tanques de capacidad de 4.000 galones de Trolebús y 5.000 galones de Ecovía deben mantenerse completamente abastecido como stock mínimo.

C.- DESPACHO

P23. El despacho de materiales y/o repuestos se debe realizar únicamente con el número de requisición u orden de trabajo.

P24. El bodeguero debe verificar en el sistema de inventario lo solicitado antes de realizar el picking.

P25. Antes de realizar el egreso en el sistema, el bodeguero debe constatar y verificar los materiales y/o repuestos con el solicitante, y luego deberá proceder a generar en el sistema el documento llamado SALIDA DE PARTES.

P26. Todo documento de egreso de materiales debe contener las firmas respectivas que abalice la entrega al solicitante.

P27. El bodeguero debe realizar la entrega de materiales y repuestos únicamente por la ventanilla de atención al cliente interno; y en caso de materiales de tamaño grande y peso, se realizará por la puerta destinada para materiales de características indicadas.

P28. Una vez generado el documento de egreso de materiales y/o repuestos en el sistema, no deben ser almacenados para entregar en días posteriores.

P29. Para despacho de los productos almacenados, dependiendo de las características del mismo, el bodeguero priorizará el método FIFO.

P30. Como causa de la ejecución de procesos anteriores, no deben dejar en el piso grasas, lubricantes, químicos y entre otros que pueden contaminar el medio ambiente y afectar la salud de los funcionarios.

P31. Una vez hecha la salida del material y entregado al solicitante, ningún bodeguero podrá receptar devoluciones directamente en la bodega, el tenedor de los mismos deberá realizar trámites en el Departamento Financiero para proceder con su reingreso, según la P11 literal d1 del Procedimiento para la Administración de la Bodega.

* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta N 2 001 (Bodega).

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EPO E rn d•

e. oulto

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MATERIALES Y REPUESTOS

Trole Sur Oriental Central Norte Ej Sur Occidental Ej Ecovía ❑ EPQ x

POLÍTICAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

P32. Toda persona que participe en la entrega-recepción de mercadería (Personal Epa, contratistas, ayudantes, etc) deberán utilizar los EPP's proporcionados por el bodeguero de

turno.

P33. De ser necesaria la utilización de montacargas, tanto el operador así como las personas que intervengan en el proceso de recepción de materiales, deberán utilizar casco, punteras de acero y demás EEP's entregados por el bodeguero.

P34. Mientras el montacargas se encuentre en maniobra, el resto de personal deberá permanecer a una distancia mínima de 3 metros del punto de operación.

P35. Los materiales peligrosos (inflamables, tóxicos y explosivos) deberán ser almacenados en el lugar destinado para dichos productos.

ELABORADO AD APROBA

o. arios Peña Coordinad Administrativo (E)

Ing. Nelson Cárdenas Gerente Administrativo

Financiero

kLect .- B.A. Fabio A inda Salazar Especialista de Proyectos

Logísticos y Administrativos

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Ing. Mi•uel II-.--o Especialis a e - ' . nl t .ción 1/1001

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* El presente instructivo se elaboró con la participación directa del personal de bodega según el Acta Ng 001 (Bodega). Página 7 de 7

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