pg. 1

ENGINEERING DOCUMENT MANAGEMENT Online System

EDMS v.1

pg. 2

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN .................................................................................................. 3

II. URL APLIKASI ....................................................................................................... 3

III. LOGIN ................................................................................................................. 3 IV. TAMPILAN AWAL (HOME) .................................................................................... 3

A. Menu utama .................................................................................................. 4

a. Home .............................................................................................................. 4

b. Admin ............................................................................................................. 4

c. Search ............................................................................................................. 4

d. Report ............................................................................................................. 5

e. Logout ............................................................................................................ 5

B. Menu Tree ..................................................................................................... 5

a. Data MDR ..................................................................................................... 5

1. Cara input data pada Data MDR .......................................................... 5

2. Langkah Secara ringkas meninput Data MDR ...................................... 8

b. List Tracker ................................................................................................... 9

1. Cara input data pada List tracker ......................................................... 9

a) Revisi dokumen dan langkah membuat workflow.................. 13

b) Dokumen final dan langkah membuat workflow ................... 18

2. Langkah Secara ringkas input data pada list tracker ......................... 20

pg. 3

Panduan penggunaan aplikasi engineering document manajemen untuk PT.Saka

Energi Indonesia

I. Pendahuluan

Panduan penggunaan ini dimaksudkan untuk digunakan user (pengguna) website

sebagai pedoman tentang cara mengelola dan mengoperasikan aplikasi document

management engineering untuk PT.Saka Energi Indonesia.

II. URL Aplikasi

URL untuk alamat aplikasi ini adalah : edms.sakaenergy.com

III. Login

Sebelum user masuk kedalam halaman utama website user diwajibkan untuk

mempunyai akun login yang telah diberikan oleh admin website.

Term of Service

Setelah login anda akan diminta untuk mengerti akan ketentuan dari database ini yang

semua informasi didalamnya adalah milik PT.Saka Enegi Indonesia

IV. Tampilan Awal

Setelah user berhasil login, kemudian user akan dialihkan pada tampilan term of

service setelah memahami term kondisi user diminta untuk menekan “ I Agreed”setelah

itu akan masuk ke tampilan utama, dalam tampilan utama terdapat beberapa aplikasi

menu yang akan dijelaskan pada tampilan berikut :

Form login

pg. 4

A. Menu utama

Pada menu utama ini terdapat beberapa menu yang akan dijelaskan sebagai berikut :

a. Home

Digunakan untuk shortcut ke tampilan utama.

Menu

Utama

Menu Tree, list

folder dan sub

folder document

manajemen

pg. 5

b. Admin

Dalam menu Admin ini terdapat beberapa fungsi :

1. Management User di gunakan untuk melihat dan menambah data user kedalam

database

2. Reference Company Name untuk melihat dan menambahkan nama entity baru,

3. Data Reference digunakan untuk melihat dan menambahkan data untuk referensi

4. Document Registered untuk melihat list document yang sudah di submit didalam WO

5. Document Reviewed untuk melihat list document yang akan di review

6. Document Revised untuk melihat document yang sudah di review dan sedang dalam

proses revisi

7. Document Final untuk melihat document yang sudah di revisi dan sudah final

8. Change Password digunakan untuk merubah password anda

c. Search

pg. 6

Digunakan untuk mencari dokumen berdasarkan kategori yang user pilih.

Sebelum user melakukan pencarian user diharuskan memilih sub folder pada menu tree

untuk document yang akan di cari terlebih dahulu.

d. Report

Digunakan untuk melihat laporan dokumen berdasarkan kategori yang telah user pilih.

e. Logout

Digunakan untuk keluar dari web aplikasi dokumen manajemen PT.Saka Energi

B. Menu Tree

Pada menu tree ini terdapat menu-menu yang akan dijelaskan sebagai berikut :

pg. 7

a. Library

b. Entity

- Pangkah

c. Department

- Operation

- Project Development

d. Name of Project

- SO2 Scrubber Replacement

- Water Discharge Overboard

- Sidayu

-Pre-Feed

-Feed

-EPC

e. Data MDR

Berikut adalah Data list MDR :

Keterangan :

1. Create New Record File

Untuk membuat record file baru

2. Input Week Date

Digunakan untuk menambah data baru

pg. 8

3. Security Access

Digunakan untuk menambah user baru untuk bisa access data ini

4. S-Curve

Diagram S-Curve digunakan untuk melihat progress dari pekerjaan yang dilakukan oleh

contractor, data ini digunakan untuk melihat sejauh mana planning dari pekerjaan ini di capai.

pg. 9

5. Progress Chart

Digunakan untuk melihat progress dokumen yang sudah di review dan sudah final.

f. Data Report

- Monthly Report

Berisi laporan invoice yang di tagihkan ke perusahaan setiap bulannya.

- Transmittal

Transmittal ini berisi tanda terima penyerahan document ke perusahaan

- Weekly Report

Diberikan oleh contractor kepada perusahaan sebagai laporan progress dari

pekerjaan dalam seminggu

g. List Tracker

List tracker ini digunakan untuk melihat document yang sudah di input oleh contractor

berdasarkan dari MDR document

pg. 10

Digunakan untuk melihat list dokumen yang ada pada file tersebut.

Digunakan untuk melihat list workflow yang ada pada file tersebut.

- Edit, untuk melakukan penambahan data dalam listing

- Delete, untuk melakukan hapus data

Create New Record File :

Berfungsi untuk melakukan input data ke dalam database

Security Access :

Berfungsi untuk memberikan access kepada users yang di inginkan

pg. 11

Document Registered :

Berisi document yang sudah di input dalam database

Document Reviewed :

Berisi document yang harus di review oleh user yang didalamnya berisi file Pdf

Document Revised :

Berisi document yang sudah berubah statusnya dari file document reviewed menjadi file

document revised.

Document Final :

Berisi document yang statusnya sudah berubah menjadi document final setelah

document ini tidak ada yang harus di perbaiki

Document Completed :

Berisi document yang didalamnya terdapat listing yang sudah di lengkapin dengan file

native dan file hardcopy.

Download File Final

Menu ini berisi semua document file softcopy yang sudah di upload dalam database dan

akan di down load

Email Notification for Review

Pada tampilan ini user akan mendapatkan berupa notifikasi pada email yang telah di

submit oleh Document Control untuk pemberitahuan bahwa terdapat document yang harus di

review dengan no WO Workflow yang sudah tersedia.

pg. 12

Apabila user sudah mendapat email notifikasi user bisa melihat document pada database

untuk mereview document yang dikirimkan oleh document control

User diharuskan menekan tombol Admin lalu memilih Document Reviewed, setelah itu list work

flow akan terlihat dengan no WO yang sama pada email notifikasi yang di terima.

Review dokumen dan langkah pembuatan workflow

Setelah user mendapat notifikasi dari admin via email maka user diharuskan melihat

status dokumen pada notifikasi tersebut, untuk mereview document silahkan anda

menekan tombol view file untuk melihat document yang akan di review lalu

menyimpannya pada folder di computer anda bilamana document tersebut

memerlukan revisi maka anda diminta untuk memberikan comment didalam document

tersebut untuk minta di revisi.

pg. 13

Setelah itu anda diminta kembali pada list workflow dengan no WO yang sama untuk di

submit didalam form workflow yang sudah tersedia.

pg. 14

Upload :

Digunakan untuk memasukan document yang sudah di review

Star Upload :

Dignakan untuk menyimpan dan document yang sudah di upload

Assign to user :

Untuk menentukan kepada siapa saja document ini akan di teruskan untuk di review,

anda bisa mencari dan menambahkan nama user dalam kotak pencarian lalu memasukan nya

dalam list user

Comment :

Untuk memberikan keterangan untuk user lain

Save Comment :

Untuk menyimpan dan meneruskan workflow document tersebut melalui email

notifikasi

pg. 15

Pada menu ini anda bisa melihat status document anda bila anda klick Document

reviewed dan masih ada list WO didalamnya itu berarti document menunggu untuk di review

dan bila anda sudah mereview document tersebut dan di upload ke dalam system lewat

workflow maka status document yang ada didalam list tersebut akan pindah kedalam list

document revised.

Contractor akan kembali mengirimkan document yang sudah di revisi dan kembali masuk

kedalam list document reviewed disini anda diminta untuk mereview document tersebut

bilamana document tersebut sudah tidak ada yang harus di revisi maka anda diminta untuk

memberikan tanda tangan pada file pdf dan dikirim kembali kepada document control dengan

melakukan upload document final tersebut dan memberikan comment yang menyatakan

document sudah final.

Bilamana document tersebut sudah dinyatakan final maka didalam list reviewed anda akan

pindah ke document final.