CHAPTER I COMMUNICATION AS THE LIFE-BLOOD OF ORGANIZATION 1. Definition of communication The term communication can be defined differently. Nevertheless, in general, the term ‘communcation’ can be simply defined as a process of transfering or transmiting information, feelings, ideas, thoughts, or messages from a sources (sender) to a rceiver (recipient). Referring to this definition, it can be concluded that communication is not only ab event but also a two way process because there are, at least, two parties (sender and receiver) involved in the process of communication. 2. Elements of communication On the based of its definition, it is obvious that in the process of communication there must be the following items: a. Message or information to be sent b. Source of message to be sent c. Receiver of the message or information sent d. Feedbeck coming from the receiver or recipient as the response to the message or information sent However, very often, the process of communication does not proceed smoothly because of the existence of noises. The noises should not be ignored because they do not only hamper the flow of communication process but also pose misunderstanding or misinterpretation on the part of the receiver. Therefore, it is very necessary to take into account the bassic essential or qualities of good communication, like the clearity and tone of the language used. 3. Forms of communication There are variou forms of communication. In terms of the ways of presenting messages, however, communication can be identified into two major forms, namely oral communication and written communication a. Oral communication Oral communication, as its name implies, is a form of communication in which the message sent (by the sender) are presented or conveyed orally (in the spoken words or language), as in sending messages through telephone, etc. Thus, in this form of communication the message are sent directly from the sender to the receiver. b. Written comunication Different from oral communication, written communication is a form of communication in which the message sent (by the sendes) are presented or conveyed in the written form, such as letter. This means that the process of communication (between the sender and the receiver) is carried out indirectly because it is mediated through the text (letter) 4. Factors of communication There are seven factors of communication that should be considered in order to create and maintain objective authority in an organization. a. The chanels of communication should be known exactly b. The need of formal communication is esse ntial in an organization c. The channels of communication should be direct and as short as possible for the sake of efficiency 1
Transcript
CHAPTER ICOMMUNICATION AS THE LIFE-BLOOD OF ORGANIZATION
1. Definition of communicationThe term communication can be defined differently. Nevertheless, in general, the term
‘communcation’ can be simply defined as a process of transfering or transmiting information, feelings, ideas, thoughts, or messages from a sources (sender) to a rceiver (recipient). Referring to this definition, it can be concluded that communication is not only ab event but also a two way process because there are, at least, two parties (sender and receiver) involved in the process of communication.
2. Elements of communicationOn the based of its definition, it is obvious that in the process of communication there must be the following items:a. Message or information to be sentb. Source of message to be sentc. Receiver of the message or information sentd. Feedbeck coming from the receiver or recipient as the response to the message or information sent
However, very often, the process of communication does not proceed smoothly because of the existence of noises. The noises should not be ignored because they do not only hamper the flow of communication process but also pose misunderstanding or misinterpretation on the part of the receiver. Therefore, it is very necessary to take into account the bassic essential or qualities of good communication, like the clearity and tone of the language used.
3. Forms of communicationThere are variou forms of communication. In terms of the ways of presenting messages, however,
communication can be identified into two major forms, namely oral communication and written communicationa. Oral communication
Oral communication, as its name implies, is a form of communication in which the message sent (by the sender) are presented or conveyed orally (in the spoken words or language), as in sending messages through telephone, etc. Thus, in this form of communication the message are sent directly from the sender to the receiver.b. Written comunication
Different from oral communication, written communication is a form of communication in which the message sent (by the sendes) are presented or conveyed in the written form, such as letter. This means that the process of communication (between the sender and the receiver) is carried out indirectly because it is mediated through the text (letter)4. Factors of communication
There are seven factors of communication that should be considered in order to create and maintain objective authority in an organization.a. The chanels of communication should be known exactlyb. The need of formal communication is esse ntial in an organizationc. The channels of communication should be direct and as short as possible for the sake of efficiencyd. Normally use for communicaton in the sense that the use of inform communication should be
minimized except for some important reasonse. Skilful human resource towards communicationf. Avoid noise existing in communcation linesg. The need of legalized communication
1
CHAPTER IIBUSINESS ACTIVITIES AND LETTER WRITING
1. Business Activitiesa. Purposes
Business activities serve different purposes or objectives. Whatever their purposes are, business activities are mainly oriented to get profit (profit-oriented) so that the more profits the better they get. Therefore, to be successful a busineess organization should always try to improve its organization and performance so as to meet the customers’ needs.
b. Parties involvedThere are at least two major parties or group involved in business activities, namely producers
(sellers) and buyers (customer). The telatontship between these two parties is almost based in such principles as ‘suply and demand’ which is based on the result of market survey.
c. Types of productThe product of busines are various kinds. However, in general, these products can be classified into
major types: tangible product and intangible products. Tangible products
Tangible products are product that can be toucheed, such as towel, garment, shoes, coffee, and so forth.
Intangible productsAs ite name implies, intangible products are those that can not be touched like services. Although the products of this types are intangible, it does not mean they can not be measured in terms of money.
2. Letter writtinga. The importance of letter- writing
Letter –writing serves a very important role in bussines activities for some reasons, as in the following:
1. In spite of oral communication, the writing of letters still continuees in business activities or transaction with the purpose of confirmation.
2. The writing of letters is often made as an evidence of business activities, such as an evidence of order, of arrangement or of contract.
3. The writing of letters aims to secure the interest of the reader and his cooperation. For those reasons, the business letter should be written with care in oredr to avoid misunderstanding
for the reader or the receiver of the letters.
b. The advantages and disadvantages of letter-writingLetter-writing as a form of commmunication has some advantages as well as disadvantages.
1. Advantages It provides records, references and legal defenses The message to be sent can be carefully prepared It can accomodate both need of a large audience through mass mailings It promotes uniformity and policy It can reduce cost (cost efficiency)
2. Diadvantages It may create a mountain of paper It may poorly expressed because it is done by ineffective writer It may provide no immidiate response or feedback from the receiver. It may be missunderstood or missinterpreted by the reader because of using technical jargons,
ineffective sentence structure, incorrect spelling, and being roo wordy, etc
2
CHAPTER IIITHE ROLE OF ENGLISH IN BUSSINES ACTIVITIES
1. English as a global languageIt is generally accaepted that English palys a very important role and function in the international
affairs and communication. In addition to functioning as a lingua franca, english has been widely used as the most effective means of communication in business and related activities, especially in connectin with export-import matter among nations in the world. Therefore, the mastery of business English and English business letters is an important determining the success of international business activities because English has been regarded as global language (language od the world)
2. Business English and english Business Lettersa. Business English
As its name implies, the term business English is defined as the English language used by the people in the context of business activities, especially among nations (foreign trades). If so, it can be said that the term business English refers to English for business or commerce, especially the business conducted between nations. While commerce is the study of the procedure which are followed in trade and related activities.b. English Business Letters
The term English Business letterrs refers to the letter written in English as the global language for the sake of international business activities.
3
CHAPTER IVBASSIC QUALITIES OF BUSINESS LETTER
1. Completeness When writing a business letter, the writer should make sure that every part of his letter is complete
in every way. This means that he should make sure that everything he wishes to state and everything which the recepient wants to know or might conveably want to know or should be told is included in other words, the letter is complete if it coves all the information required for both the writer and the reader.
2. Conciseness A question frequently asked ia as follows:’how long should a good business letter be?’. The answer
is: as long as it is necessary to say what has to be said. This means that the letter should be concise, in the sense that it is ot too long or too short but it serves the intended purposes and covers all the information needed or required (what the reader wants to know).
3. Planning In in order to write a complete and concise business letter, it is very necessary to plan it first. If the
letter consist of more than one point, for instance, it is advisavble to organize them in sucha way that it provides complete ideas. Tis what is called planning in the case of writing business letters. Such a planning can be done on the basis of the order of importance.
4. Clearness and PolitenessThe business letter should be clear and polite. The clearness and politeness of the letter can be
idnetified in terms of language and tone. a. Language
Language is a chief means of communication belonging to people. Therefore, when conducting communication we should try to choose and arrange our words for the sole purpose of conveying meaning. Bearing this mind, when writing a business letter it is advisable to use formal but unaffected language. In relation to the degree of formali ty in the use if language as follows:1. The letter should be free of slang and colloqualism. This means that the expressions used only in
conversation, outdated and awkward jargons are avoided. The implication is that the language used should be the modern language, not the old language.
2. The words and expressions chosen should be suitable for comminicating the writter’s message to the reader. Therefore, one should choosewords and expressions likely to be understood by the reader or recipient of the letter.
3. The letter should be written in properly insctructed and grammatically correct sentences, spelt correctly as well as punctuated sensibly. The implication is that when writing a business letter we should use plain language in order to be understood by the receiver the letter sent.
4. ToneIn addition to the matter of language used, it is also adviasable to think of the tone of business letter, that is, the impression is given to the recipient of the sender’s to him and to the suject of the letter (correspondence). Therefore,the business should be written in a polite manner in oredr to have a good impression for the reader or receiver of the letter.
5. Peresentation Business letter should be tidily and attractively presented. For this, it is adviasable that the letter should be logically hand-written or well-typed, and the various parts of the letter should be suitably and attractively spaced.
4
CHAPTER VTANDA BACA DAN GAYA BAHASA DALAM SURAT-SURAT BISNIS
5.1. Tanda BacaTanda baca merupakan bagian penting dalam berbagai tulisan, termasuk surat-surat bisnis. Tanpa
tanda baca, tulisan sebagus apapun tidak akan bisa dipahami karena tanda baca mempengaruhi kejelasan bahasa. Memang benar bahwa tidak aturan yang pasti tentang tanda baca, tetapi menurut Mavor (1998) ada dua prinsip yang harus diingat dalam pemakaiannya di dalam berbagai tulisan.
a. Tanda baca digunakan dengan pertimbangan bahasa tulis, bukan untuk keprluan jeda atau tanda baca.
b. Semakin sedikit jeda, tulisan semakin baik asalkan tidak ada kekaburan makna.Untuk memberikan tanda baca dengan baik, anda harus mengerti dengan baik tanda-tanda baca yang
harus dipakai. Seperti halnya lampu lalulintas di jalan raya, tanda baca memberikan nformasi khusus kepada kita, seperti berhenti, istirahat sejenak atau jeda, dan sebagainya.5.1.1 Titik (.)
a. Tanda titik dipakai untuk mengakhiri kalimat. tanda ini memberitahu kepada pembaca bahwa kalimat telah selesai dan pembaca harus berhenti.Contoh: I have one year’s business training at Business College Yogyakarta
b. Tanda titik juga dipakai sesudah sebagian besar singkatanContoh: P.M
1.1.1. Tanda tanya (?)Tanda tanya digunakan untuk mengakhiri suatu pertanyaan.Contoh: when will the consignment come?
5.1.2. Tanda Seru (!)Tanda seru digunakan untuk mengakhiri suatu pernyataan keras yang menunjukkan emosi. Anda
sebaiknya tidak terlalu banyak memakai tanda baca ini dalam surat bisnis.Contoh: Congatulation on your first export!
5.1.3. Titik Koma (;)a. Titik koma dipakai untuk memisahkan dua atau lebih kalimat yang berkaitan dan seimbang
strukturnya.Contoh: I was sick on Monday; my secretary too.
b. Titik koma juga dipakai untuk memisahkan pernyataan yang menurut pikiran kita berkaitan erat sekali, tetapi secara gramatikal tidak berkaitan. Contoh: the table was covered with papers and files; prospectuses spilled from a cardboard box; in one tray scientific journals were atacked. There seems to be no order anywhere.
5.1.4. Titik Dua (:)Titik dua dipakai sebelum kutipan panjang atau digunakan untuk memperkenalkan serangkaian
benda atau hal. Jadi, titik dua harus dipakai sesudah perntaan lengkap.Contoh: I ordered the following items: papers clips, pencils, pens, and erasers.
5.1.5. Tanda Hubung (-)a. Tanda hubung dipakai untuk menghubungkan dua kata atau lebih sehingga membentuk
keterangan baru. Tanda ini dotempatkan sebelum kata benda.Contoh: -forty-five dollar notes
b. Tanda hubung digunakan untuk menunjukkan perubahan pikiran secara mendadak dan menekankan pada sesuatu yang mengikutinya. Contoh: evryone will have to wprk carefully – especially the accounting staffs
c. Tanda hubung juga berfungsi sama dengan tanda kurungContoh: a wek later-at te end of January-the secretary handed in her report.
5.1.6. Koma (,)Tanda baca koma perlu mendapat perhatian khusus. Koma memberikan tanda kepada pembaca
untuk berhenti sejenak. Berikut ini enam aturan dalam pemakaian tanda koma.a. Letakkan koma sebelum and, but, or, nor, for, so, dan yet, jika kata-kata tersebut menghubungkan
dua kalimat lengkap.Contoh: I was veri impressed with his work, and i told him that he had a bright future career in this
companyb. Letakkan koma di antara rangkaian benda atau hal
Contoh: we will buy many new equipments such as calculators, computers, typewriters, and adding machines.
c. Letakkan koma di muka atau sebelum suatu pemikran tambahan (after thought).Contoh: When you finish typing the letter, put it on my desk. It was an important client, I think.
d. Letakkan koma sebelum dan sesudah nama orang yang diajak bicara.Contoh: I wan to tell you, Rick, that you will be promoted
5
e. Letakkan koma sebelum dan sesudah ungkapan yang memotong kelancaran kalimat, seperti however, moreover finally, threfore, of course, by the way, on the other hand, I am sure, I think, dan sebagainya,apabila kata-kata tersebut muncul di tengah kalimat.Contoh: I know, of course, that you have been working hard to meet the orders.
f. Letakkan koma sebelim dan sesudah klausa yang tidak begitu penting bagi kalimat utama.Contoh: Mr. Dick, who found the accounting errors will explain to about them.Akan tetapi, apsbila klausa tersebut sangat penting bagi kalimat utama, tanda koma tidak digunakan.Contoh: The staff who found the accounting errors will explain to us about them.
5.1.7. Apostrop (‘)Dalam bahasa Inggris, tanda apostrop digunakan untuk menunjukkan milik. Pada semua kata benda
tunggal dan jamak yang berakhiran selain s digunakan tanda apostrop dan huruf s, sedangkan pada kata benda jamak lainnya (yang berakhiran s) cukup digunakan tanda apostrop saja.
Contoh: put the letter on the secretary’s deskHe asks me where the men’s rest room isThe manager’s reports were very complete
5.1.8. Tanda Kutip (“)a. Tanda kutip dipakai untuk kutipan langsung
Contoh: The director said, “I am very pleased with the progress.”b. Tanda kutip dibubuhkan sebelum dan sesudah nama atau judul cerita, artikel koran atau majalah, acara
televisi atu radio, lagu, karya pendek lainnya, jika kita mengetik dengan mesin ketik manual. Jika kita mengetik dengan komputer, nama-nama atau judul tersebut dicetak miring. Contoh: We have to run our advertising campaign by sponsoring “Basho”
5.2. Huruf BesarHuruf besar dipakai untuk menuliskan sebagai berikut.a. Huruf pertama suatau kalimat.
Contoh: We will handle the matters.b. Huruf pertama suatu kutipan.
Contoh: He said, “It is alright.”c. Huruf pertama setiap kata penting pada suatu judul.
Contoh: I’been reading The Review of Indonesian economy.
d. Huruf pertama nama diri atau orang , tempat, bahasa ras, negara, bulan, hari, hari libur, dan sebagainya. Contoh: James F. Sundah
IndonesiaMalangAsianFebruaryNew YearThanksgiving
e. Gelar akademis dan kecakapan profesionalContoh: Ph.D, B.A
Tanda-tanda baca di atas tidak semuanya digunakan dengan frekensi yang sama. Tanda titik, koma, titik dua, tanda hubung, dan huruf besar adalah yang paling banyak dipakai. 5.3. Gaya Kalimat
Tujuan kita dalam semua penulisan, termasuk surat-surat bisnis, adalah untuk menyampaikan gagasan kita kepada pembaca. Untuk melakukan hal itu kita menggunakan kalimat.
Di dalam surat bisnis kalimatbpendek dan ringkas lebih disenangi karena dapat menciptakan kesan kesedrhanaan, kejelasan, dan suasana yang positif. Perhatikan contoh berikut
Thank you for your letter of Decemberv2004. The mistake was made in our mailing department. The books you ordered on 26 November 2004 were sent to your branch in Malang instead of your main office at Tembaan Barat , Surabaya.
We have today sent a replacement delivered by PELNI Packet service to your branch address in Malang. This should reach you by Tuesday, 25 January 2005. Perhaps you would ring me when it arrives so that I know that it has been received. Wevdo regret this mistake and and the inconvenience it caused you.
Sebagaimana yang kita lihat, surat di atas menggunakan kalimat-kalimat yang pendek sehingga menghasilkan gaya bahasa yang sederhana, jelas, dan positif. Kesalahn diberitahukan dan diuraikan dengan benar. Permintaan maaf dilakukan. Segala hal diuraikan dengan gaya bahasa yang tepat, ekonomis dalam hal penggunaan kata-kata, tetapi penuh makna. Gaya bahasa seperti inilah yang harus dipakai untuk membuat dokumen-dokumen resmi dan surat bisnis
6
Untuk ,e,perjelas poin ini, berikut adalah “Gaya 8c”(the eight ‘C’s style) yang diberikan untuk tulisan-tulisan bisnis, termasuk surat.
1. Concise atau RingkasJangan mengobral kata-kata. Pastikan bahwa setiap kalimat mengungkapkan apa yang anda maksud, dengan menggunakan kata-kata sedemikian mungkin.
2. Clear atau JelasPastikan bahwa pesan anda jelas bagi pembaca. Kejelasan juga berarti suatu kesatuan masing-masing paragraf; setiap paragraf harus mencakup hanya satu gagasan utama dan disusun dengan urutan yang logis.
3. Complete atau lengkapMencakup semua informasi yang perlu diketahui oleh pembaca. Apabila sebagian informasi tertinggal, pembaca hanya bisa melakukan perkiraan. Perkiraan yang salah akan menhakibatkan interpretasi yang salah terhadap pesan.
4. Concrete atau NyataTuliskan kenyataan apa adnya, mengacu pada tanggal da nomor pesanan dengan tepat. Identifikasikan pesanan, jumlah, nomor, dan nama dengan benar.
5. Conversational atau Bersifat PercakapanHindari ungkapan-ungkapan yang kaku. Misalnya, lebih baik menuliskan the previous infotmation dari pada the aforementioned case.
6. Construktive atau Bersifat Membangun Tuliskah nada yang positif. Hindari kata-kata seperti failure, ignorance, dan sebagainya. Sebaliknya, gunakan kata-kata positif agreeable, happy, success, dan sebagainya. Kata-kata yang bersifat positif seperti itu turut membantu menciptakan suasana yang positif.
7. Courtesy atau SopanPastikan bahwa surat Anda sopan dan tidak menyakiti penerimanya. Cobalah menghindari kalimat perintah dan penggunaan tanda seru. Surat yang sopan meninggalkan kesan yang baik, tidak menyinggung perasaan.
8. Correct atau BenarSetiap kata harus ditulis dengan benar. Jadi, koreksilah surat tersebut sebelum ditandatangani atau diberikan kepada atasan Anda.
7
CHAPTER VIBAGIAN-BAGIAN DAN BENTUK SURAT BISNIS, SAMPUL SURAT, DAN COMPLIMENT
SLIP6.1 Bagian-Bagian Surat Bisnis
Sebuah surat bisnis terdiri dari beberapa bagian. Ada sejumlah bagian yang harus dicantumkan, namun ada bagian-bagian yang bersifat pilihan. Bagian-bagian penting dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu formal parts dan body. bagian pilihan disebut other parts.
Perhatikan tabel berikut ini!Formal parts Body Other PartsHeading (letterhead) (kop surat) Opening
(pembukaan)Refernce (refernsi)
Date (tanggal) Message (pesan) Subject heading (pokok surat)
Inside address (alamat yang dituju) Closing (penutup) Attention line (garis bawah)Salutation (salam pembuka) Enclosure copies (lampiran)Complimentary close (salam penutup)
Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya setiap surat bisnis memiliki formal parts dan body. Tidak semua surat mengandung other parts dan jika ada, posisinya bisa beragam. Perhatikan contoh berikut. Contoh pertama adalah surat yang hanya berisi dua bagian penting dan contoh kedua berisi semua bagian.
8
TOY FANCY LTD.
2489 William blvd, Galentine, IL 61337
1 August 2011
Mr. Prabowo Sugiarto
Garuda, Electronic Ltd.
Jalan Raya Bekasi
Jakarta 13789
INDONESIA
Dear Mr. Sugiarto :
Please would you send me details of yourn Egletone sound system which were advertisedvi n the april edition of Indonesian Business
I am paeticularly interseyed in the fancy body of the equipment that you specialize in.
Yours sincerely,
B. Tamara
Purchaing manager
letterhead
date
Inside address
Salutation
Body (opening)
Body (message)
Complimentary close
Signature
6.2. Bentuk dan Kerangka Surat Bisnis6.1.1. Bentuk Surat
Berdasarkan tanda baca dalam formal parts yang dipakai dalam surat, surat bisa dibedakan menjadi closed punctuation, , dan mixed-punctuation patterna. Closed-punctuation pattern
Closed-punctuation atau full punctuatio pattern dianggap tradisional dan jarang dipakai di Amerika Serikat maupun negara-negara lain. Namun, di sebagian kecil negara-negara Eropa, pola ini masih dipakai. Ciri-cirinya antara lain:1. Baris tanggal diakhiri titik2. Tiap baris inside address diakhiri koma. Kecuali baris terakhir yang diakgiri titik.3. Salam pembuka diakhiri titik dua4. Salam penutup diakhiri koma.
9
Garuda Electronic : Ltd.
Jl. Raya Bekasi Km. 27, jakarta 13910-Indonesia
Telp: (021) 460770
Telex: 49876 GE IA, fax: (021) 460756
Your ref : 22 March 2004
Our ref : B/S KF
30 March 2004
Mr. B. Tamara
Toy Fancy Ltd
2489 William Blvd.
Galentine, IL 61337
USA
DearMr. Tamara :
Catalog and Price List
Thank you very much for your enquiry we received today.
I am enclosing our catalog and pricelist for the equipment you were interested in. I would like to draw your attention to pages 25-27 in the catalog where you will find details of our Fancy body range.
We would wlcome any further enquires you have, and look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
P. Sugiarto
Marketing manager
Enc: Catalog and price list
P.S. : we will send the newest one next month.
letterhead
reference
date
Inside address
Salutation
Subject line
Body (opening)
Body (message)
Complimentary close
Signature
Enclosure
postscript
5. Setiap blok tanda tangan ditandai dengan koma, kecualo yang teakhor diberi titik.6. Pola ini terutama dipakai dalam indented letters.
b. open-punctuation patternsekarang ini, kecendrungan dalam dunia bisnis adalah pengurangan semua tanda baca sehinnga menjadi sesedikit mungkin dan dengan demikian mempercepat dan menyederhanakan proses pengetikan surat. Akibatnya, muncullah open-punctuation pattern ini.
c. mixed-punctuation patternCiri-cirinya antara lain:
1. Akhir baris tanggal tidak diberi tanda baca, meskipun koma antara hari dan tahun tetap.2. Akhir baris inside address tidak diberi tanda baca.3. Salam pembuka dibubuhi titik dua.4. Salam penutup diberi koma.5. Akhir blok tanda tangan diberi tanda baca.6. Pola ini dipakai dalam surat-surat dengan kerangka block, modified block, modified semi block,
maupun hanging indented.Berikut adalah contoh surat bisnis yang ditulis dalam block style dengan mixedd-punctuation pattern.
10
BURT & BURT LTD.
SIER Blok D/145 Surabaya Telp. (021) 46598
20 December 2003
Indonesian Consulate
Visa Section
20-237 Maroubra Rd.
Sydney 2053
AUSTRALIA
ATTENTION: Ms. Terry Sudrajat:
Subject: Visa application Mr. John Smith
This letter is in support of a business visa applocation for Mr. John Smith.
Burt&Burt ltd. Is presently developing a new mill and infrastrucutre in Surabaya site. Mr. Smith has had extensive experience in computing and Training System and Burt & Burt Ltd. Guarantees to provide accomodation and maintenance for Mr. Smith while in Indonesia.
We would be most grateful if yuo could therefore issue Mr. John Smith a business visa to enter Indonesia and performs these consulting services.
Yours faithfully,
Bambang Sunaryo
Manager of HRD Dept
9361220/SH/UR
Enclosure
cc. Mr. John Smith
Please, inform us the result before 2 february 2011
Alamat penerima yang ditujuPada waktu menulis alamat pada sampul surat, perhatikan hal-hal berikut ini.
a. Amplop harus diberi alamat sama dengan inside address-nyab. Dalam amplop surat bisnis yang standar alamatharus dimulai empat inci dari tepi kiri dan empat
belas inci dari tepi atas.c. Alamat harus ditulis rata dan satu spasi serta mencakup kode pos.d. Petunjuk khusus (seperti attention line dan tanda “Confidential”) harus ditulis empat baris di
bawah alaamat pengirim surat.e. Alamat pengirim harus sama atau cocok dengan kepala surat.alamat surat ini biasanya sudah
tercetak pada sampul surat.6.2.6.3. Compliment Slips
Compliment Slips adalah selembar kertas kecil dengan detail penuh yang sama seperti kepala surat. Di bagian tertentu pada kertas tersebut tercetak kata-kata “WITH COMPLIMENTS” atau “ WITH THE COMPLIMENTS”. Fungsi compliment slip ini adalah untuk menulis berbagai surat atau pesan rutin seperti surat-surat untuk membalas permintaan informasi dari para pelanggan, petunjuk pembayaran, dan sebagainya.
14
International Publishing .Ltd.Block 213 Henderson Road # 08-04Henderson Industrial Park SingaporeTel 65-217-2765 Fax: 4325 7, 65
WITH COMPLIMENTS
HAPTER VIIINQUIRY DAN JAWABAN ATAS INQUIRY
7.1. Inquiries (atau enquiries)Suatu inquiry selalu merupakan surat permohonan, tetapi tidak semua surat permohonan adalah
surat inquiry . surat permohinan dapat dibedakan menjadi:a. Inquiryb. Orders (pemesanan)c. Reservation or booking (pemesanan kamar hotel)d. Collection letters (surat tagihan)Surat inquiry adalah surat yang menanyakan informasi tentang sesuatu kepada institusi tertentu.
Misalnya, syarat-syarat untuk belajar di universitas tertentu atau deskripsi rentang suatu produk tertentu. Ada dua macam inquiry, yaitu solicited (memiliki sumber informasi) dan unsolicited (dimulai tanpa ada informasi sebelumnya). Berikut adalah cintoh unsolicited inquiry.
Good Equipment, LtdJl. Tembaan Barat 172Surabaya 36035INDONESIA
Dear sirs,We shald be glad to receive your latest catalog and price list of your new equipments. We are about to open a branch office in Surabaya and may need to order a range of office equipment from you. Could you please send the catalog and price list air mail
Good Equipment, LtdJl. Tembaan Barat 172Surabaya 36035INDONESIA
Dear sirsYour advertisement in the “Indonesia Times” interests us greatly.
We are a selling agent for ceramic wares in India. As the company develope greatly, we need to open a branch office in Surabaya, east Java, Indonesia. Therefore, we need to order sme office equipment, soon. Could you please send us a brochure, catalog, and price list of the offce equipment you produce? Please ensure that the catalog and the price list are sent by air mail, not surface mail.
Yours faithfully
John CainePurchasing ManagerOur Ref JC/BC
SalutationOpening + source
Introduction + reasonInquiryclosing
7.2. Jawaban atas inquiriesDalam menjawab inquiry, pihak pemasok atau instusi yang ditanya harus:a. Memberitahukan tentang diterimanya inquiry tersebutb. Menjawab pertanyaanc. Menyertakan katalog, brosur, daftar harga, dan sebagainyad. Menutup dengan nada positif
7.3. Jawaban dengan quotationSering kali inquiry dari suatu perusahaan tidak menanyakan katalog atau brosur yang lengkap,
tetapi hanya menanyakan beberapa informasi tentang produk-produk tertentu, seperti: harga, diskon, syarat pembelian, dan sebagainya. Inilah yang disebut quotation. Berukut adalah kosa kata yang digunakan dalam quotation.a. Harga
1. Net price (harga bersih) adalah harga yang tidak memasukkan biaya-biaya dan beban tambahan.2. “prices are subject to change” artinya harga mungkin berubah.3. Suatu perusahaaan membuat “a firm offer” (penawaran pasti) apabila mereka akan memberikan
harga tertentu pada barang-barang tersebut untuk periode waktu tertentu bagi calon pelanggan yang memesannya
b. Biaya Transportasi dan Asuransic. Diskond. Metode Pembayarane. Pengiriman
16
Salutation
Acknoeledgment
Enclosing a brochure
Additional information
Closing
Dear Ms Rahmawati
We thank you for your letter of 23 June, and are glad to inform you that we have a great range of typewriters for modern office. We are enclosing a brochure for the item you are interested in. If you wish to place a firm order, will you please arrange for settlemen of the invoice by draft through your bank, and advise us at the same time.
We can guarantee delivery to Malang withun 4 weeks of receiving your oders. Besides the brochures, we are enclosing details of our terms of payment, and would be happy to discuss discounts with you if you would kindly let us know how large your orders are likely to be.
We are looking forward to hearing from you, and ensure that your orders will receive our immediate attention.
Yours faithfully
CHAPTER VIIIINVOICING (Pembuatan Faktur) dan Pembayaran
Dalam perdagangan intemasional, kita mengenal berbagai macam dokumen yang berkaitan dengan pembayaran. Dalam bab ini akan kita bahas beberapa dokumen penting seperti invoice, statement of account, bill of exchange, dan letter of credit. Setelah itu akan kita pelajari cara menyusun surat-surat pembayaran sesuai dengan petunjuk atau saran pembayaran, pemberitahuan atas pembayaran, dan collecting letters.
Guna memahami keseluruhan pembahasan di bawah ini, kita harus mengerti dahulu berapa kata seperti beneficiary, draft, remittance,dan current account. Beneficiary adalah penerima uangyargdikirimkan. Uang yang dikirimkan disebut remittance. Current account adalah rekening yang bisa digunakan untuk menarik atau mengambil cek. Sementara, dokumen-dokumen yang digunakan untuk mengarnbil uang (check, B/E, L/C' IMO' dan sebagainya) disebut draft. Akan tetapi, biasanya kebanyakan orang memakai istllah draft yang berarti suatu B/E yang belum diterima.8.1. Invoice (Faktur) dan Pro-forma Invoice
Ada dua macam invoice, yaitu invoice dan pro-forma invoice. Invoice adalah suatu catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini dibuat oleh penjual dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan apabila pernbayaran akan dilakukan dengan dasar kredit (jikapembeli memiliki open account denganPemasok barang). Dalam hal yang kedua (pro-forma invoice), pemasok barang mengirimkan rangkuman atau kumpulan transaksi pada waktu-waktu tertentu, misalnya setiap tiga bulan sekali, untuk meminta pembayaran. Kumpulan dari keseluruhan transaksi sepanjang periode tertentu dinamakan statement of account (atau disingkat statement).
Faktur memiliki beberapa keuntungan bagi pembeli karena:a. Memberitahukan kepada pembeli tentang jumlah uang yang harus dibayarkanb. Memungkinkan pembeli untuk mengecek kebenaran barang-barang yang dikirimkanc. Memberitahukan atau mengingatkan pembeli tentang syarat perdagangan dan perincian transaksi.
Faktur biasanya dikirimkan bersama-sama dengan pengiriman barang atau terkadang dan disertakan pada surat pengantar.
Aristocratic Furniture35, Valley Street, Leeds LS25 INDTel. 0532 973 0976
10 Oclober 2003Sentral FurnitureJI. DiPati gkul ?56SURABAYADear SirsWe are pleased to enclose our invoice No. IK 3976 for the furniture you ordered on 14 September 2003. All have have been made up and sent to you by S.S. Queen. They should reach Surabaya in few days.
Yours faithfully
J. Thompson
Letterhead
Dateinside address
salutation- enclosinginvoice
- tellingDelivery
complimentaryclose
signature
17
INVOICENo. IK 3976
Aristocratic Furniture35 Valley Street, Leeds LS25 IND Registered: London No. 128753Tel. 0532 973 0976 VAI Reg. No. 145 786635
To: Sentral Furniture Date: 10 October 2003 Jl. Dipati Ukur 756
SURABAYA
Your order: FUR 9875
Quantity Description Cat. No. Unit Price Total
10 sets royal table RT. 103 $ 750 S $ 7500.005 sets royal dining table RDT. 56 $ 723 S $ 3615.0015 sets luxury guest table LGT. 09 $ 800 $ 12000.00 S 23115.00 less 30% trade disc. $ 6934. 5 $ 6934. 50
TOTAL $ 16180.50
E&OECatatan:E&OE adalah singkatan dari Errors and Omissions are Excepted, yang berarti bahwa apabila terdapat kesalahan maka pemasok barang memiliki hak untuk membetulkannya dengan jalan meminta uang lebih banyak atau memberikan pengembalian uang.Pro-forma invoice adalah faktur dengan kata-kata pro-forma yang tercetak atau tertempel pada faktur tersebut. Berbeda dengan faktur pada umumnya, faktur semacam ini dikirimkan sebelum barang-barang pesanan dikirim kepada pembeli. Pro-forma invoice digunakan apabila:a. Pembeli harus melakukan pembayaran sebelum menerima barang (disebut pembayaran terhadap pro-
forma invoice), danb. Pembeli ingin meyakinkan jumlah uang yang harus dia bayarkan nanti
8.2. Debit Note dan Credit NoteSuatu debit note (d/n) dikirimkan apabila terjadi kesalahan dalam pembuatan faktur sehingga
pemasok barang menarik pembayaran lebih kecil daripada seharusnya (undercharge). Formulir atau bentuk d/n ini mirip sekali dengan faktur, tetapi memuat nomor faktur, memberikan keterangan, dan meminta maaf atas kesalahan yang terjadi: Sebuah debit note bias dikirimkan dengan atau tanpa surat pengantar.
DEBIT NOTENo. 257
Aristrocratic Furniture35 Valley street, Leeds LS25 IND Registered: London No. 128753Tel. 0532973 0976 VAT Reg. No. 145 7866 35
To: Sentral FurnitureJl. Dipati Ukur 756SURABAYA You order: FR 9875 Our Invoice: z 3976
15 Oct. Invoice No. IK 3976 UNDERCHARGE2003 The descriPtion should have read 10 sets royal- table G $ 760 each $760000 NOT 10 sets royal table @ $ 750 each $7500'00 We apolog ize for the error and debit your account for the amount of S 100'00
Catatan lain yang hampir sama adalah credit note (c/n). Kebalikan dari debit note, credit note dikirimkan apabila pemasok barang overcharge yakni menarik pembayaran lebih dari yang seharusnya kepada pembeli, atau barang-barang dikembalikan karena alasan-alasan tertentu. Kredit note dikirimkan dengan atau tanpa surat pengantar .8.3. Statement of Account
18
Jika sudah lama berbisnis, seorang pemasok barang bisa memberikan kredit dalam bentuk open account facilities untuk jangka waktu tertentu yang telah disepakati, biasanya satu atau tiga bulan. Dalam hal ini pemasok barang mengirimkan statement of accountst (biasanya hanya disebut statement) pada akhir jangka waktu tersebut.
Statement satu atau tiga bulanan tesebut mencantumkan semua transaksi yang terjadi di antara kedua belah pihak dalam periode itu termasuk jumlah yang telah dibayar atau diambil.8.4. Metode atau Cara Pembayaran
Dalam perdagangan internasional, rekening dapat dibayar dengan berbagai metode pembayaran. Sejauh ini metode pembayaran yang paling umum dilalkukan adalah check, international giro, international money order, bank transfer, international banker’s draft. promissory note, bil of exchange, dan documentary credit (letter of credit) 8.4. 1. International Giro
Formulir international giro dapat diperoleh di sebagian besar kantor pos. Pembeli harus mengisi formulir tersebut dan mengirimkannya bersama-sama dengan uang melalui kantor pos.. Kantor pos akan mengirimkan giro tersebut kepada kantor pos di Negara penerima (penjual). Dari kantor pos antaregara ini, penjual akan menerima cek dari sejumlah uang yang telah dikirimkan. Penjual bisa menguangkan cek tersebut atau menyimpan dalam rekening bank.8.4.2. International Money Order (IMO)
International money order sangat mirip dengan cek, tetapi anda tidak harus memiliki suatu current account guna mendapatkan IMO tersebut. Pembeli bisa membeli IMO begitu saja dari bank. Bank akan mengisi draft untuk pelanggan, kemudian memberikannya kepada pembeli. Pembeli dapat mengirimkan draft tersebut kepada penjual (penerim uang) di luar negeri. IMO bisa diuangkan ataupun disimpan di rekening. 8.4.3. Bank Transfer
Bank transfer atau transfer bank adalah mentransfer uang dari suatu rekening (pembeli) kepada rekening penerima (penjual). 8.4.4. International Banker's Transfer
International banker's transfers mirip sekali dengan IMO. Satu-satunya perbedaannya adalah IMO berupa formulir yang harus diisi, sedangkan international banker’s merupakan formulir yang telah lengkap dengan jumlah face value tertentu (nilai yang tercantum pada cek). Pembeli tinggal membeli beberapa saja (sebanyak uang yang ingin dikirimkan), kemudian mengirimkannya kepada penerima kiriman uang.8.4.5.Promissory Notes
Promissory notes adalah janji tertulis dari debitur kepada kreditur untuk sejumlah uang pada waktu yang akan datang. Lihatlah contoh berikut ini.
PROMISSORY NOTESNo. 654
Jakarta, 8 August 2003$1,100.00Month after date I promise to pay to Mr. Ahmad Ashffar of order the sum of one thousand and one hundred dollars, value received
(Signed) S. Amid;ojoGeneral Manager
8.4.6. Bill of ExchangeBill of exchange adalah permintaan untuk melakukan pembayaran. Permintaan ini dikirim oleh
kreditur sebagai penagih- orang yang meminta uang- kepada debitur sebagai orang tertagih-orang yang hars membayar. Tertagih kemudian menandatangani bagian belakang B/E tersebut (berarti sudah menerima) dan mengirimkannya kepada kreditr melalui bank atau kantor pos
Ada dua macam B/E, yaitu sight draft dan after sight draft. Sight draft atau sight bill merupakan B/E yang dibayarkan pada saat ditunjukkan (akan dibayar jika kreditur menunjukkan B/E tersebut kepada bank yang ditunjuk). Apabila kreditur (atau pemasok barang) menunjukkan bill tersebut bersama-sama dengan dokumen-dokumen pengapalan (pengiriman barang melalui kapal) dan kemudian bank pembeli membayarkan uangnya maka istilah pembayaran ini disebut documents against payment.
After sight draft atau after sight bill adalah bill dengan spesifikasi tanggal yang dinyatakan dengan frasa days after sight. Misalnya, jika jangka waktunya 2l hari, maka akan terbaca "21 days after sight ..." yangberarti bahwa akan dibayar 2l hari setelah bill itu ditunjukkan. Periode yang biasa dipakai adalah 7 ,21, atau 30 hari.
Perhatikanlah contoh berikut ini.
19
B/E No. 8787 December 18, 200321 days after sight pay to the order ofKarachi Publishing Co. Ltd., KarachiOne thousand and one hundred dollars onlvvalue received payable at the current rate of exchange forBanker's sight draft on Karachi.To: S. Amidjojo
BRILLIANT BOOK STORESWisma Metropolitan signed .......
Jl-. Jend. Sudirman Kav. 31 General ManagerJAKARTA L2920
8.4.7.Letter of Credit (L/C) atau Documentary CreditMetode lain yang cukup populer untuk melakukan transaksi adalah letter of credit (L/C).
Banyak orang lebih suka menyebutnya documentary credit guna membedakan letter of credit dengan travelers check, selain karena L/C selalu disertai dengan dokumen-dokumen, Letter of credit merupakan semacam surat yang memberikan kekuasaan kepada penerima kiriman uang untuk.mencairkan sejumlah uang, apabila dia sudah melakukan keselurhan syarat yang diperinci di dalam L/C.
Ada dua macam letter of credit, yaitu irrevocable L/C dan revocable L/C.Irrevocable credit berarti tidak dapat dibatalkan atau diubah. Dengan irrevocable L/C, debitur tidak dapat mengubah atau membatalkan pembayaran sebagaimana yang terperinci dalam L/C. Sebaliknya, dengan revocable L/C debitur bisa mengubah L/C tersebut atau membatalkan pembayaran tanpa izin eksportir (kreditur).
Proses pelaksanaan transaksi dengan letter of credit adalah sebagai berikut.a. Pembeli (importir, debitur atau tertagih) meminta bank-nya untuk membuka sebuah kredit (untuk
mendapatkan L/C) bagi pemasok barang (eksportir, kreditur atau penagih) dengan mengisi atau melengkapi formulir yang telah disediakan oleh bank.
b. Bank importir kemudian mengirimkan L/C tersebut kepada eksportir (biasanya melalui bank cabang atau bank yang mempunyai hubungan kerja di negara tempat tinggal eksportir tersebut).
c. Eksportir mengirimkan barang-barang melalui kapal kepada importir sebelum kredit tersebut kedaluwarsa, dengan menyertakan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagaimana yang terperinci di dalam L/C dan menunjukkanrrya kepada bank yang telah mengesahkan L/C tersebut. Dia mencairkan sejumlah uang dari bank itu sebesar nilai invoice-nya. Kemudian bank mengirimkan dokumen-dokumen tersebut kepada bank importir untuk disampaikan kepada importir yang bersangkutan.
d. Sesudah semua proses tersebut selesai, importir dapat mengirimkan surat berikutnya kepada eksportir yang memberitahukan bahwa dia telah membuka sebuah kredit untuk ekportir.
CHAPTER IX
20
ISTILAH-ISTILAH YANG BIASA DIPAKAI DALAM SURAT-SURAT BISNIS
AArange : koleksi representatif.Accept (a bill) : menyetujui syarat-syarut yang dirincikan dalam BIE dan kemudian
menandatangani B/E tersebut.Acknowledgement : pemberitahuan kepada pengirim bahwa surat atau paket telah diterima.Adapted : disesuaikan.Advance freight : pengangkutan yang dibayar sebelumnya, baik pada waktu penukaran dokumen-
dokumen pengapalan maupun pada waktu lain yang ditentukan di dalam kontrak.Advice of dispatch : surat yang memberitahukan kepada penerima bahwa pengiriman (barang) telah
dilakukan.After date : tanggal setelah penandatanganan bil/drart. Bill/draft biasanya diambil atau dapat
dibayar dalam periode tertentu sesudah tanggal draft tersebut.After sighft :setelah tanggal penerimaan bill, digunakan dalam kaitannya dengan B/E atau draft
untuk menunjukkan bahwa B/E tersebut akan bisa dibayar dalam periode tertentu sesudah diberikan.
Agenci ; perusahaan yang beroperasi untuk kepentingan perusahaan-perusahaan lain dan biasanya mendapat hasil berupa komisi sebesar "sekian persen" dari harga jual.
Ahead of : sebelum.All-around price (overhead price): harga yang mencakup semua hal yang biasanya dibebankan sebagai
tambahan di atas harga dasar.All-round: umum ; diterapkan pada semua produk.Apologize : meminta maaf.Appraise : memperkirakan nilai sesuatu, biasanya dengan rnaksud untuk suatu penjualan.
Laporan tertulis hasil perkiraan disebut "appraisement'.Appreciative : menunjukkan rasa terima kasih.Appropriate : sesuai; cocok.Artitation : suatu tempat untuk menjernihkan perselisihan dalam hubungan bisnis di mana ada
beberapa orang yang netral, disebut "arbitrator", yang ditunjuk untuk menjemihkan perselisihan. Keputusan yang diambil oleh para arbitrator tersebut dinamakan "award".
Arbitration : penyelesaian perselisihan dengan penunjukan pihak ketiga sebagai penengah.Arrears : hutang yang belum terbayar walaupun jatuh tenrpo sudah lewat.Assets :semua jenis barang dan properti milik suatu perusahaan atau individu yang bisa
digunakan untuk mernenuhi tanggungan atau utang (aset inventaris).Assurance : janji pasti.At maturity : saat jatuh ternpo.At our disposal : untuk kepentingan kita.At sight : suatu istilatr yang dipakai pada B/E atau drafi apabila B/E tersebut bisa diuangkan
atas permintaanAutomatic : otomatis.
BBalance sheet: neraca lajur; pernyataan yang menunjukkan aset dan tanggungan usaha perdagangan pada
waktu-waktu tertentu, biasanya pada akhir tahun anggaran.Bale : bal; paket atau barang dagangan seperti wol, katun, dan se-bagainya yang hanya
diikat dengan pengikat besi atau tali atau dibungkus dalam kanvas, kain terpal, dan sebagainya
Bank bill : B/Eyangdikeluarkan atau diterima oleh sebuah bank.Bank notes : promissory notes yang dikeluarkan oleh beberapa bank yang berwenang, dapat
dibayarkan pada pemegang apabila diminta (tadang-kadang juga berarti uang kertas).
Bank transfer: wesel bank ; pernindahan uang secara langsung oleh satu bank ke bank lain.Banker's draft : semacam cek yang dipakai oleh bankiruntuk menarik uang tunai dari salah satu
cabangnya atau dari bankir lainnya. Banker’s draft biasanya dijual kepada masyarakat
Banker's order : permintaan tertulis oleh pelanggan kepada banknya untuk melakukan pembayaran atau serangkaian pembayaran untuk kepentingannya.
Bankruptcy : ketidakmampuan membayar hutang; kebangkrutan.Base rate : tingkat bunga yang ditetapkan oleh bank, yang dipakai sebagai dasar untuk
menentukan tingkat bunga deposito atau dikenakan pinjaman.
21
Bill brokers : orang yang membeli dan menjual B/E dan promissory notes.Bill ofexchange (B/E): surat yang biasa disebut draft, yaitu suatu surat terbuka dari seseorang kepada
orang lain yang berisi permintaan untuk membayar sejumlah uang yang disebutkan kepada penulis surat atau kepada pihak ketiga yang mewakilinya.
Bill of lading : pemberitahuan tentang pengapalan barang, juga berisi syarat dan hal-hal yang disepakati untuk pengangkutannya.
Board : dewan direktur perusahaan umum atau pimpinan institusi yang secara umum disebut sebagai "The Board,'.
Booklet : buku kecil dengan sampul kertas.Bookt ceeping : pembukuan; seni mengatur c atatan;pencatatan transaksi bisnis secara teratur,
ringkas, dan akurat.Box : wadah atau tempat yang terbuat dari karton, kuyu, atau plastik.Breakage : biaya atau kelonggaran untuk barang yang rusak.Brochure : brosur; pamflet atau buku kecil yang menjelaskan tentang produk.Bulk buyer : seseorang yang membeli barang dalam jumlah sangat besar, biasanya dengan harga
lebih rendah.Bulk cargoes : segala sesuatu (barang) yang dikapalkan tanpa dikemas.Bulk carrier : kapal yang membawa barang-barang dalam jumlah besar, yang tidak dikemas,
misalnya batu bara.
CCancel : menghentikan sesuatu yang telah disepakati atau direncanakan; membatalkan.Captain's protest : suatu deklarasi yang dibuat oleh kapten kapal yang memberikan perincian
kerusakan atau kecelakaan terhadap kapal ataupun muatannya.Cargo : barang yang dikirimkan dengan kereta api, kapal, dan sebagainya.Cargo capacity : jultah maksimum barang yang bisa diangkat.Carferry : pengangkutan mobil melintasi perairan sempit.Cash discount : diskon yang diberikan atas pembayaran yang cepat dilakukan.Cash on delivery :pelayananyang memungkinkan pedagang mengirim parcel dan ongkosnya akan
ditagih dari si penerima lewat pos.Cashier : kasir; orang yang menerima dan membayarkan uang.Catalog : daftar barang-barang yang dijual, biasanya disertai dengan harganya.Certificate of origin : suatu dokumen yang memberi perlakuan khusus pada importir atas bea cukai
tertentu.Chamber of commerce: asosiasi para pengusaha lokal atau perusahaan-perusahaan yang mereka wakili,
biasanya dibentuk demi pengaturan dan perlindungan secara cepat atas keuntungan perusahaan umum.
Charges forward : istilah yang dipakai dalam perdagangan, yang menyatakan kapan biaya pengangkutan dan biaya-biaya lainnya harus dibayar oleh pembeli kalau barang sudah diterima.
Clear a balance : membayar hutang.Clear one's account : membayar saldo terutang.Clearing agent : orang yang mengurus barang-barang pada saat barang tersebut tiba.Comission : biaya dengan persentase tertentu yang ditarik oleh agen untuk pembelian dan
penjualan barang bagi orang lain atau untuk transaksi berbagai bisnis.Comission agent : agen yang membeli dan menjual barang bagi orang lain atau perusahaan bisnis
asing dan menerima komisi tertentu.Comission house : agen-agen komisi yang dikelola sebagaimana perusahaan pada umumnya.Commitment : kewajiban yang diterima atau yang harus dipenuhi.Compensation : sejumlah uang untuk mengganti barang-barang yang hilang.Competitor : pesaing.Compliment slips : selembar kertas bertuliskan ucapan formal "With compliments" dan nama serta
alamat pengirim.Complimentary reference: kata-kata pujian.Comply with : melaksanakan.Concession : hak untuk menggunakan properti orang lain untuk tujuan-tujuan bisnis; biaya
pengganti.Concise: singkat ; padat (ringkas)Carriage : biaya transportasi barang dari satu tempat ke tempat lain. Conclusive : akhir.Confidential : rahasia; hanya untuk pengirim dan penerima.Confine : membatasiConfirmation letter : surat yang menyatakan bahwa booking telah dilakukan.
22
Confirmed credit: L/C; kredit yang dibuka oleh seorang importir dengan memberitahukan kepada eksportir asing bahwa dalam kondisi tertentu banknya akan membayar sejumlah yang tertera.
Confirm : mengatakan atau menjelaskan yang sebenarnya.Conform to : meniru; sesuai dengan.Consecutive : terus-menerus (rangkaian hari).Consignee : penerima barang.Consignment : pengiriman barang kepada seseoftmg untuk dijual.Consignment note : catatanyang menyebutkan bahwa barang telah dikirim.Consignor : pengirim barang.Consular invoice : faktur yang ditandatangani oleh konsul negara tujuan ekspor.Consultant : penasihat profesional; konsultan.Container : segala sesuatu yang bisa memuat barang; peti kemas.Convenient : menyenangkan.Cost, insurance, and freight (C.I.F.): harga yang mencakup biaya pengangkutan dan asuransi.Cost and freight (price): harga yang mencakup biaya pengangkutan, tetapi tidak termasuk berbagai polis
asuransi.Counter proposal : altematif dari proposal seseorangCouriers : kurir.Courteous : sopan; bijaksana.Covering letter : surat pengantar yang menyertai dokumen-dokumen.Credit note : dokumen yang dikirim kepada seseorang yang menyebutkan bahwa dia diberi
kredit sebanyak yang tercantum.Credit standing : posisi keuangan.Credit transfer : suatu sistem yang bisa memindahkan uang dari rekening nasabah bank tertentu
kepada rekening nasabah lainnya.Creditor : orang yang memberikan pinjaman kepada orang lain atas barang-barang yang
dikirimkan atau pelayanan yang diberikan krediturCredit-worthy : bisa dipercaya secara finansial.Currency of a bill : periode antara tanggal pemerolehan bill sampai jatuh tempo.Currency rate : kurs mata uang. Cut losses : mengurangi kerugian.
D Dating forward : pemberian tanggal pada faktur sebelum barang-barang dikirim.Days after sight : beberapa hari setelah penerimaan B/E.Deadline : tanggal terakhlir pembayaranDebit note : suatu pemyataan yang menyebutkan bahwa rekening seseorang telah dipotong.Debit "to debit someone" berarti membebankan biaya kepada orang tersebut atau kepada rekeningnya.Debitor : seseorang yang meminjam uang orang lain.Decline : menolak.Default : tidak mernenuhi tanggung jawab sebagaimana yang ditetapkan dalam persetujuan.Defer : menangguhkan.Defer payment : menunda pembayaranDemand draft : B/E yang dapat dibayar bila diminta, yaitu setelah B/E tersebut ditunjulkan dan
dengan demikian tidak perlu adanya penandatanganan forrnal.Demand : keperluan; kebutuhan.Demi pension : akomodasi di hotel yang meliputi makan pa$ dan makan malam.Demonstration : peragaan.Diplomatic : diplomatis.Discount a bill : mendapat uang dari bank untuk B/E sebelum jatuh tempo. Jumlah yang , diterima
untuk nilai bill tersebut dikurangi persentase tertentu. .pishonored a bill tidak membayar bill.
Dispatch note : surat yang menyebutkan bahwa barang-barang telah dikirim.Dispose of the consignment: menjual barang.Dispute : ketidaksepakatan.Document against acceptance (D/A) term: dokumen diberikan hanya apabila B/E telah diterima.Document against payment @/P): dokumen diberikan apabila pembayaran telah dilakukan.Documentary credit : Ietter of credit (L/C).Draft : B/E sebelum ditandatangani.Draw on us : mengirim B/E untuk ditandatangani.Drawee : orang atau bank yang diminta oleh drawer untuk melakukan pembayaran.Drawer : orang yang menulis cek atau bill yang meminta dratyee mernbayar sejumlah uang.
23
Due date : jatuh tempo.Durable : tahan lama.
EElaborate : rumit.Endorse a bill : menandatangani bagian belakang B/E (untuk dijual, didiskonkan, atau diuangkan).Ensure : menyakinkan.Executive : orang yang bertanggung jawab atas administrasi bisnis.Exporter : eksportir; orang yang menjual barang ke luar negeri.Ex-works : harga yang tidak mencakup biaya pengangkutan dari pabrik.
FFavorable : nyaman.Ferry : kapal yang membawa penumpang atau barang melintasi perairan.Firm : perusahaaan.Finn condition : persyaratan pasti.Firm offer : penawaran untuk periode tertentu yang di dalamnya terdapat syarat-syarat bisnis
yang tidak akan diubah.Firm order : permintaan pasti.Firm price : harga yang tidak berubah dalam jangka waktu tertentu.Firmer in tone : ungkapan yang lebih keras.Fixed terms : syarat yang tidak bisa ditawar.Formal Forwarding agent: agen yang mengatur transportasi barang.Fragile : mudah pecah. Franco : bebas biaya, istilah yang menunjukkan bahwa pembeli barang tidak akan diminta
membayar biaya-biaya selain harga pembelian.Free alongside ship (F.A.S): istilah yang menunjukkan bahwa pemasok barang akan membayar
pengangkutan barang hanya sampai di samping kapal.Free on board (F.O.B): istilah yang menunjukkan bahwa penjual bertanggung jawab mangangkut barang
sampai dalam kapal.Free overside (F.O.) : istilah yang menunjukkan bahwa penjual tidak bertanggung jawab lagi setelah
barang dimuat ke dalam kapal.Freight rate : biaya tansportasi.Freight : biaya pengiriman barang.Frustrated : rusak; kalah.Full board : termasuk seluruh makan (makan pagi, makan siang, dan makan malam).Full pension : full board
GGood merchantable quality and condition: frase yang dipakai dalarn penyusunan kontrak Untuk
menunjukkan bahwa barang-barangyang dipasok harus sesuai dengan standar kualitas dan dalam keadaan baik.
Goodwill : reputasi bisnis yang baik.Goodwill : keinginan untuk menolong orang lain.Gross weight : berat barang total termasuk kemasannyaGuarantee : dokumen resmi yang menjanjikan bahwa barang tertentu berkualitas bagus;
jaminan.Habitual : biasanya.Half board : hanya termasuk dua kali makan (makan pagt dan makan malam).Holding company : perusahaan yang memegang lebih dari 50% nilai nominal dari perusahaan lain dan
mengatur susunan jajaran direksi.Hold-ups : penangguhan.Honored : dibayar saat jatuh tempo.
IImporter : importir; orang yang membeli barang dari negara lain.In bond : gudang barang yang terkena bea cukai dalam gudang pabean, sampai cukai
dibayar.In duplicate : rangkap dua.In full settlement : pembayaran hutang secara penuh.In proportion : sesuai dengan.In strict rotation : sesuai urutannya.In the long run : pada akhirnya.
24
In triplicate : rangkap tiga.Inconvenience : kondisi yang tidak menyenangkan.Indent : pesanan, khususnya dari luar negeri.Indent : pesanan yang diterima pedagang dari pelanggannya di luar negeri yang meminta
jenis barang tertentu.Indispensable : sangat penting.Individual items : satu macam saja.Individually examined: masing-masing diperiksa secara terpisah.Inducement to buy : alasan membeli.Initial order : permintaan pertama.Installation : pemasangan alat- alatInstallment : angsuran.Insurance cover : perlindungan kerugian.Investigation: penelitian.fraktur; catatan yang memuat kuantitas, kualitas, harga barang yang dijual, isi masing-masing
kemasan,harga,dan sebagainya.Catatan ini dikirim oleh pemasok barang kepada pembeli.
Leaflet: selebaran yang memberi informasi, dipakai untuk mempropagandakan sesuatu.Legal action: "to take a legal action" berarti memeja-hijaukan.Letter of apology: surat permintaan maaf.Letter of credit (LlC): surat yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan nasabah yang menunjukkan
bahwa bank tersebut berkehendak untuk memberikan kredit untuknya guna membayar pemasok barang.
Liabilities: jumlah pinjaman seseorang.Lines: barang-barang; jenis bisnis.Longdated bill: B/E yang memiliki periode panjang, contohnya six months after sight atau before reaches
maturity.Look into the matter: menyelidiki masalah untuk menemukan penyebab kesalahan.MManifest: keterangan rinci tentang muatan kapal, dikirim oleh pemilik barang di tempat pengapalan
kepada agennya di luar negeri. Salinannya harus dikirim ke bea cukai dalam waktu enam minggu setelah kapal berangkat.
Maturity: tanggal B/8, promissory notes, dan dokumen jatuh tempo lain atau yang secara resmi dapat dibayar.
Merchandise: barang-barang perdagangan.Minimum: paling sedikit.NNegotiable terms: syarat-syar at yang dapat berubah (melalui perundingan).Net price: harga yang tidak dapat dikurangi oleh diskon;harga bersih.Net profit: laba bersih; segala pemasukan setelah dikurangi semua biaya atau pengeluaran.Net sales: penjualan dikurangi kerusakan atau barang yang dikembalikan.Notary public: notaris.Note of hand: istilah umum untuk promissory note (dokumen yang menyatakan bahwasejumlah uang yang disebutkan pada tanggal tertentu bisa dibayarkan).Notiff : memberitahukan.OObsolete: kuno.On account: pembayaran sebagian.On approval: untuk pemeriksaan dan dikembalikan jika tidak diinginkan.On consignment: barang on consignment 'dikirim sebagai spekulasi kepada agen yang akan menjualnya.On time: tepat waktu.Open account term: syarat kredit dengan pembayaran periodik.Order form: formulir resmi yang bisa dipakai perusahaan untuk menulis permintaan atau pesanan.Out standing: tetap belum terbayar.Out-of-date: kuno.Overcharge: biaya yang lebih tinggr dari yang semestinyaOverdue: tetap tak terbayar.Oversight: penghilangan secara tidak sengaja.Overall cost: biaya total.PPari passu: dalam proporsi seimbang.
25
Pattem: pola; cara umum terjadinya sesuatu.Payment against document term: pembayaran dilakukan hanyaa pabila dokumen diserahkan.Payment due: pembayaranm yang harus ditakukan karerna batas atkhir telah terlewati.Payment on account: pembayaran sebagian.Payment on invoice: pembayaran dilakukan jika faktur diserahkan.Penalty clause: klausa yang diselipkan dalam kontrak yang menyatakan jumlah uang yang harus dibayar
oleh pihak tersebut jika dra gagaL memenuhi perjanjian.Plant: pabrik.Precaution: pencegahan.Precise: akurat.
Preference rate system: sistem yang menawarkan biaya muatan yang lebih rendah kepada anggota konferensi.
Preliminary: pendahuluan; awal.Premise: kantor pusat.Premium: pembayaran untuk asuransi.Prestige: pengaruh; reputasi.Price list: daftar harga.Principal: pimpinan perusahaan; uang untuk pembayaran bunga; seseorang yang mernberi kuasa kepada
agen.Prior to: sebelum.Pro forma invoice: faktur yang dikirim hanya untuk memberikan informasi, biasanya dikirimkan sebelum
pengiriman barang.Profit margin: perbedaan antara pendapatan dari penjualan dan biaya penjualan.Prolonged: berlangsung lama.Promissory note: surat atau janji yang ditulis oleh seorang pembeli yang menyatakan bahwa dia akan
mernbayar sejumlah uang baik atas permintaan maupun bila waktunya tiba.Prompt: tepat waktu.Properties: perumahan atau gedung-gedung lainnya.Prospective: diharapkan.Prospectus: dokumen yang memberikan informasi guna menarik pembeli atau pelangganProspect: harapan. Protest a bill: meminta kembali dokumen untuk membuktikan bahwa B/E belum dibayarProvisional order: pesanan sementara.Provisional reservation: pemesanen tempat tergantung pada konfimrasi.Provisionally: sementara bisa direvisi.Provisions: persyaratan; peraturan untuk memberi petLlnjuk dalam suatu perjanjian.RReady sale: penjualan cepat.Reassuring : meyakinkan.Rebate: pembayaran kenrbali; pengembalian uang.Reciprocate: membalas pelayanan serupa.Recourse to law: mengambil tindakan hukum.Referee: orang yang dapat memberikan laporan atau informasi tentang karakter atau kemampuan kerja
seseorang.Reference: seseorang atau perusahaan yang dapat dijadikan rujukan.Refund: uang kembalian.
Remic: mengirim uang.Renew a bill "to renew a bill" berarti mengganti B/E lama dengan BIE baru karena debitor tidak dapat
membayar sampai B/E tersebut jatuh tempo.Renumerative: menguntungkan.Representative: wakil perusahaan.Representative selection: seleksi yang mencakup semua jenis barang.Resenting: merasa terhina karena.Reservation: pemesanan tempat duduk atau kamar; booking.Reservation fee: biaya pemesanan tempat.Resort to: mengambil; mengajakResources: posisi finansial.Reshaint: konfrol atau pengawasan menyeluruh.
26
Retail : eceran.Retail price: harga eceran.Retailer: orang yang menjalankan bisnis eceran, menjual barang langsung kepada masyarakat.Retire a bill: membayar pada saat jatuh tempo.Reveal: mengungkap; menunjukkan.Revocable: bisa dibatalkan atau diubah.Round off: mengakhiri dengan rapi.Round voyage: perjalanan pulang pergi.SSample: contoh; sebagian kecil barang yang digunakan untuk menunjukkan gambaran keseluruhan barang.Selling point: kelebihan suatu produk.Separate post: kiriman pos lain.Set or bill: bill asli dan salinannya (biasanya ada dua atau tiga salinan).Settlement: pelunasan pembayaranShip broker: agen yang ditunjuk oleh pemiliknya unhrk melakukan fiansaksi bisnis kapal dan mendapat
barang dan penumpang.Shipping agent: agen yang mengatur transportasi barang melalui laut.Short bills: B/E yang bisa dibayar apabila diminta atau dilakukan kurang dari sepuluh hari sebelum jatuh
tempo.Show room: ruang pamer.Sight bills: B/E yang bisa dibayar atau diserahkan ke bank.Sight draft: B/E yang bisa dibayar pada waktu tertentu setelah ditandatangani.Sixty days sight: untuk pembayaran dalam jangka waktu 60 hari setelah penandatanganan.Specification: deskripsi atau keterangan rinci.Specimen: contoh.Standing credit : kredit dengan jumlah pasti.Standing: status; reputasi.Status enquiry : sebuah permohonan, biasanya kepada bank, tentang keadaan finansial seseorang
atau perusahaanSubsidiary company : suatu perusahaan yang dikontrol oleh holding company (perusahaan pemegang
lebih dari 50% nilai nominal perusahaan lain).Substitute : penggantian.
TTanker : kapal khusus untuk membawa cairan (misalnya minyak).Tariff : daftar harga dan biaya.Tenor of a draft : periode untuk penarikan B/E.Term of bill : waktu untuk penarikan B/E, misalnya:30 days afier sight (30 d/a).Territory : wilayah.Testimony : bukti.Time basis : penarikan biaya berdasarkan waktu yang telah dipakai; scheduled: terdaftarTrade discount : diskon khusus yang diberikan oleh pemasok barang kepada pembeli yang membeli
barang-barang itu dengan tujuan untuk dijual.Trade price : harga pasar barang dikurangi diskon grosir yang diberikan pada pengecer yang
harus menjualnya lagi.Transit shed : gudang yang dilalui barang.Transit : pengangkutan.Trial order : pesanan dilakukan sebagai percobaan.Trunks : kotak/peti untuk mewadahi barang/pakaian selama perjalanan.UUndercharge : memberi harga lebih rendah daripada yang seharusnya. VValid : ikatan secara legal.Venture : perjalanan dan risikonya.Vital : penting sekali.Voluntary : sukarela.WWay bilt : dokumen yang berisi daftar penumpang atau muatan yang dibawa.Wholesale price : harga yang diberikan kepada pedagang yang membeli barang-barang dari
pedagang partai besar, biasanya ada trade discount.Wholesaler : tengkulak, yaitu seseorang yang membeli barang dari pabrik dan menjualnya
