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LIVRE BLANC
Enterprise Content Management ECM, un élément clé pour réussir votre transformation numérique
Réalisé par Nicolas Bürki , Vice-President and Market Leader, ECM
Octobre 2017
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 2
Table des matières
Contexte et méthodologie .............................................................................. 5 Introduction .................................................................................................................... 5 Méthodologie ................................................................................................................. 6
Principales conclusions................................................................................... 9
Les chiffres clés de l’enquête ....................................................................... 13
Usage et déploiement des solutions ECM ..................................................... 15 Forte maturité de l’ECM dans l’entreprise .................................................................. 15 Usage mobile et déploiement des solutions ECM ...................................................... 19 Tendances – Les nouveaux critères de séléction des solutions ECM ........................ 22
La transformation numérique ........................................................................ 24 Où les entreprises en sont-elles ? ................................................................................ 24 Retour d’éxperience - Les éléments clés pour réussir la transformation numérique ..................................................................................................................... 29
Conclusion .................................................................................................... 34
Annexes ........................................................................................................ 36 A propos de Hyland ..................................................................................................... 37 A propos de CXP Group ............................................................................................... 38 Clause de non-responsabilité, droits d'utilisation, indépendance et protection des données ................................................................................................................. 39
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 3
L’ECM, un projet clé pour la transformation numérique Nicolas Bürki Vice-President and Market Leader, ECM Septembre 2017
LIVRE BLANC La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour
répondre à ses cl ients, à ses partenaires et à ses fournisseurs, désormais
tous équipés de moyens informatiques, l’entreprise doit, el le aussi , se
numériser. Un des chantiers priori tai res consiste à numériser les flux
documentaires entrants et sortants de l’entreprise tout en assurant un
traitement interne fluide sans rupture. Ce projet à forte valeur ajoutée
accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches
répétitives et chronophages. Cependant, le marché de l’ECM -
Enterprise Content Management - est loin d’être un marché facile à
décrypter. On trouve sur ce marché des solutions ECM avec des
périmètres fonctionnels très variés : du spécialiste de la collaboration
en ligne aux acteurs qui couvrent toute la chaîne fonctionnelle de la
gestion de documents.
Le Groupe CXP expertise depuis de nombreuses années les solutions
de GED – gestion électronique de documents - aujourd’hui ECM, et
souhaitait prendre le pouls du marché auprès des uti l isateurs de ces
solutions sur les marchés français, allemand et suisse.
Cette enquête est riche d’enseignements : sur le projet de
transformation numérique, sur les processus impactés, sur
l’organisation du projet et sur les types de solutions retenues. Cette
enquête révèle aussi les différents usages des trois marchés analysés,
français, al lemand et suisse. Cette version du l ivre blanc se focalise
d’avantage sur le marché français et suisse romande.
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 4
PREFACE
Apparues dans les années 1990, les solutions ECM (Gestion de contenu d’entreprise) se sont enrichies et perfectionnées au fi l du temps. De nos jours, les solutions ECM deviennent indispensables aux entreprises pour leur permettre de répondre à leurs partenaires qui sont déjà équipés de moyens informatiques. Cette transformation des entreprises, cette « révolution numérique » concerne tous les secteurs sans distinction de marché ou d’activité. Quant aux solutions proposées, souvent complexes à appréhender et mettre en place, el les en font un marché compliqué à décrypter. Et pourtant, sur un marché en croissance constante, la transformation numérique est plus que jamais un véri table enjeu pour les entreprises. Depuis 2 ans déjà, 47% des entreprises se sont engagées vers cette transformation.
Hyland, régulièrement classé parmi les Leaders de l’ECM par des analystes indépendants de premier plan, notamment par Forrester ou encore Gartner, s’est penché sur le sujet avec l’aide du CXP Group (cabinet d’analyse et de conseil français). Les conclusions d’une étude menée par le CXP Group sont traduites au sein d’un Livre Blanc aujourd’hui disponible « L’ECM, un élément clé pour votre transformation numérique ».
Cet ouvrage apporte un nouvel éclairage sur le marché de l’ECM afin de comprendre les attentes ainsi que les usages en la matière, mais aussi afin de mesurer la maturi té des entreprises dans trois pays européens, à savoir la France, la Suisse et l’Allemagne. Cette enquête riche en enseignements, à la fois sur le projet de transformation numérique, sur les processus impactés, sur l’organisation du projet et sur les types de solutions retenus en général au sein de l’entreprise, n’oublie pas de nous rappeler que le marché des logiciels est un marché en constante évolution qui demande aux entreprises de s’adapter et de se réadapter régulièrement.
GÜRAY TURAN
Business Development Manager EMEA OnBaseT M d’Hyland
Les principales conclusions et l' infographie sont disponibles sur https://www.pac-online.com/AAA Pour télécharger le rapport complet d’analyse, merci de vous rendre sur le site de nos sponsors.
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 5
CONTEXTE ET METHODOLOGIE
INTRODUCTION
Apparues dans les années 1990, les solutions ECM se sont enrichies et
perfectionnées au fi l du temps. Aujourd’hui, les grands acteurs
présents sur ce marché sont en capacité d’adresser l’ensemble des
fonctionnalités suivantes ou proposent des connecteurs pour
s’interfacer avec des solutions tierces couvrant ces fonctionnali tés :
• Gestion des documents entrants dans l’entreprise (Input
Management)
• Gestion des courriels (E-mail Management)
• Gestion électronique des documents (GED)
• Archivage (RM, Records Management)
• Workflow et Case Management
• Collaboration
• Gestion de contenu Web (Web Content Management)
• Gestion de contenu multimédia (DAM, Digital Asset
Management)
• Editique 1 (Output Management)
Le choix de ces fonctionnalités dépend de l’activité de l’entreprise et
el les ne sont donc pas toutes nécessaires. Par exemple, le DAM ou
l’éditique correspond à des besoins spécifiques. Par contre, les autres
fonctionnalités forment le noyau fonctionnel des solutions ECM et
permettent de fluidifier les échanges au sein de l’entreprise et
d’automatiser et de fiabiliser les processus de l’entreprise.
Le marché de l’ECM a évolué, aussi les entreprises ont dû faire évoluer
leurs solutions ECM. Dans certains cas, elles ont comblé les manques
fonctionnels de leur solution ECM existante par des solutions tierces et
dans d’autres cas, el les ont opté pour une refonte totale afin de
pouvoir déployer une solution unifiée couvrant un large périmètre
fonctionnel.
La transformation numérique a accéléré ces projets de modernisation au cours des dernières années, et el le a tout particulièrement fédéré l’intégration des solutions ECM avec les applications métiers pour automatiser au maximum les flux documentaires.
Cette étude a été réalisée par CXP Group dans l’objecti f de mesurer la maturi té des entreprises françaises, al lemandes et suisses sur ce sujet, et d’identi fier leurs attentes pour les deux prochaines années dans ce domaine.
1 L’édit ique désigne l’ensemble des activités de production automatisée de documents au sein d’une entreprise ou organisation comme, par exemple, la production en masse des documents
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 6
METHODOLOGIE
La transformation numérique impacte tous les secteurs économiques :
industrie, banque, assurance, télécoms, secteur public, etc. Toutes les
entreprises sont amenées à mettre en place des solutions ECM. Ainsi ,
nous avons adressé l’enquête, sans distinction, aux entreprises de tous
les secteurs.
Les entreprises interrogées appartiennent à différents secteurs
d’activité :
F ig . 1 : Secteurs d’activité des entreprises sondées Les résultats présentés proviennent d’entreprises installées en France,
en Allemagne, en Suisse alémanique et en Suisse romande. Après
qualification, 335 réponses ont été validées, avec 128 réponses pour
l’Allemagne, 100 réponses pour la France, 57 réponses pour la Suisse
alémanique et 50 réponses pour la Suisse romande.
11%
2%
3%
3%
4%
6%
6%
7%
9%
14%
16%
18%
Autres services
Immobilier
Distribution
Utilities
Tourisme / Restauration
Conseil et services informatiques
Telecoms
Transport
Banque / Assurance
Secteur Public
Informatique / Edition de logiciels
Industrie
Vision consolidée – DE, FR, CH
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 7
Les entreprises qui ont répondu sont de tail les variées avec un léger
avantage au mid-market 300 - 2'499 collaborateurs qui réprésentent
59% des entreprises intérrogées. Le segment 300 – 499 collaborateurs
ne s’applique que pour le marché suisse.
Fig. 2: Taille des entreprises sondées
Les répondants se si tuent au niveau du senior voire de l’executive
management, avec 30% de DSI/Responsables informatiques, 19% de
PDG / DG / Gérants.
Fig. 3: Fonction des répondants
Selon les marchés, on constate des différences importantes chez les
répondants comme, par exemple :
• En France : les responsables métiers sont représentés par
seulement 5% des répondants alors que le profil PDG/ DG /
Gérant est retrouvé chez 33% d’entre eux.
4%
29%
26%
15%
14%
13%
300 - 499
500 - 999
1 000 - 2499
2 500 - 4 999
5000 - 9 999
>10 000
Vision consolidée – DE, FR, CH
7%
7%
7%
12%
17%
19%
30%
DRH / Responsable RH
DAF / Directeur financier
Directeur / Responsable Qualité
Directeur Stratégie Digitale
Responsable métier
PDG / DG / Gérant / Dirigeant
DSI / Responsable informatique
Vision consolidée – DE, FR, CH
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• En Suisse romande, les directeurs stratégie digitale sont
représentés par 24% des répondants.
Dans notre analyse, nous aborderons plusieurs thèmes :
Maturité, mode de déploiement (Cloud, mobile), usage de
solutions ECM
Tendances – projets à venir
Transformation numérique – état des l ieux : impact sur les
processus, impact sur la solution ECM, etc.
Eléments clés pour réussi r sa transformation numérique du
point de vue de l’ECM.
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 9
PRINCIPALES CONCLUSIONS
Les entreprises ont atteint une forte maturi té dans l’usage des solutions
ECM. On constate que plus de 90% des entreprises uti l isent l’intégralité
du périmètre fonctionnel. Pour atteindre un tel niveau de maturi té, les
entreprises ont adopté différentes approches.
• Certaines ont fait le choix d’une solution ECM avec un large
périmètre fonctionnel proposant comme base tous les blocs
fonctionnels,
• Les autres ont eu recours à différents fournisseurs pour
atteindre un périmètre fonctionnel plus large, soit en intégrant
les différents blocs fonctionnels, soit en les déployant en mode
si lo, c’est-à-dire non-intégrés avec les autres blocs.
Nous observons également que les entreprises ont de moins en moins
de si los de contenu non-intégrés, et que ces solutions, ne représentent
plus respectivement que 9% et 17% selon le bloc fonctionnel choisi .
Fig. 4: Couverture fonctionnelle ECM constatée dans les entreprises
Une minorité des entreprises (14%) bénéfice aujourd’hui d’une solution
unifiée qui propose comme base l’intégralité du périmètre fonctionnel.
Les autres entreprises composent leur solution ECM avec plusieurs
fournisseurs. La moitié des entreprises uti l isent entre 2 à 5 fournisseurs,
un quart des entreprises s’appuit sur 5 à 10 fournisseurs et 10% des
entreprises uti l isent plus de 10 fournisseurs pour composer leurs
solutions ECM. Ces entreprises doivent intégrer ces différents
fournisseurs afin d’assurer des flux documentaires sans rupture pour
atteindre une performance opérationnelle maximale.
35%
38%
40%
42%
42%
43%
47%
47%
50%
41%
38%
40%
37%
40%
42%
35%
37%
36%
14%
15%
11%
13%
12%
11%
17%
9%
10%
5%
7%
7%
6%
6%
3%
2%
3%
2%
4%
3%
2%
3%
4%
2
Réseau social d’entreprise
Collaboration
Workflow
Case Management (workflow dynamique)
Archivage
Capture / Input Management (Digital : Email, formulaire…
Gestion de Documents (GED)
E-mail management
Capture / Input Management (Papier)
Vision consolidée – DE, FR, CH Nativement disponible dans la solution ECM Intégration avec une solution tierce
Non-intégrée (déployée en mode silo) Fonctionnalité non-utilisée
Pas d’existant
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 10
L’usage de la solution ECM en mode mobili té devient une réali té. 58%
des entreprises offrent un accès de base pour rechercher et consulter
les documents dans la solution ECM via un smartphone ou une tablette.
51% des entreprises recherchent l’efficacité pour les collaborateurs qui
sont sur le terrain, en mettant à leur disposition des applications métiers
spécifiques pour facili ter la réalisation de leurs tâches en dehors du
bureau. Durant les 12 prochains mois, les entreprises continueront à
investi r dans un usage mobile de la solution ECM mais également pour
rendre les documents accessibles aux clients et partenaires via des
Extranets.
Fig. 5: Usage de la solution ECM en mode mobile
L’usage du Cloud a fait son entrée dans les entreprises. Aujourd’hui,
63% des entreprises déploient en moyenne 25% de leurs applications
en mode Cloud. 35% des entreprises hébergent déjà entre 25 et 50%
de leur applicati f dans le Cloud. Au cours des trois prochaines années,
les entreprises vont intensi fier cet usage du Cloud :
• 56% des entreprises déploieront leurs applications au moins
pour 50% dans le Cloud.
• 23% des entreprises déploieront leurs applications à 75%-100% en Cloud (comparé à 6% aujourd’hui) !
Les entreprises sont également de plus en plus soucieuses du temps
nécessaire au déploiement de leurs solutions. En fait, la réduction de
ce temps passe par le déploiement de solutions pré-packagées ou de
modules spécialisés. On note une forte uti l isation de modules
classiques pour les ressources humaines chez 66% des entreprises, pour
la gestion des factures chez 60% d’entre elles, pour la gestion de la qualité chez 57% ou pour la gestion des fournisseurs chez 54%. Au cours
des 12 prochains mois, les entreprises vont continuer à déployer des
modules pré-packagés.
La mobil ité et le Cloud sont deux facteurs importants de la
transformation numérique des entreprises pour deux raisons. Tout
d’abord, elles offrent une certaine agili té à l’entreprise qui peut
46%
47%
49%
51%
58%
42%
43%
41%
42%
37%
13%
9%
10%
6%
5%
Utilisation des formulaires Web en modedéconnecté
Rendre les documents accessibles pour vosclients et partenaires
Utilisation des formulaires Web en modeconnecté
Applications métiers spécifiques et accessiblespour vos collaborateurs sur le terrain
Rendre la solution ECM accessible
Vision consolidée – DE, FR, CH Déjà déployé Dans les 12 prochains mois Pas prévu/planifié
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 11
rapidement uti l iser des ressources accessibles en mobili té et déployer
des solutions pré-packagées optimisées pour l’accès distant. Mais
surtout, la mobil ité et le Cloud permettent aux acteurs extérieurs à
l’entreprise (cl ients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants) d’interagir
rapidement avec l’entreprise, dans un format électronique, ce qui
oblige celle-ci à accélérer sa transformation numérique.
La transformation numérique est bien engagée depuis plus de 2 ans
pour ¼ des entreprises et pour près de la moitié (47%) depuis 1 à 2 ans.
Fig. 6: Maturité des entreprises en matière de transformation numérique
Pour 34% des entreprises, l’objecti f primaire de la transformation
numérique est la recherche de performance opérationnelle. Cette
recherche d’efficacité n’est pas vraiment surprenante car la
transformation numérique impacte l’ensemble des processus
d’entreprise.
Fig. 7: Impact de la transformation numérique sur les processus de l’entreprise
Nous notons également que l’impact de la transformation numérique
commence à s’atténuer notamment pour le processus cl ient.
6%
21%
47%
25%
Pas encore
< 1 an
1 à 2 ans
> 2 ans
Vision consolidée – DE, FR, CH
32%
33%
37%
39%
40%
40%
42%
43%
47%
30%
30%
28%
26%
28%
27%
23%
28%
23%
23%
21%
22%
19%
20%
20%
21%
18%
17%
10%
10%
7%
13%
8%
8%
12%
9%
9%
5%
6%
6%
4%
5%
4%
2%
3%
3%
Processus RH
Processus de production
Processus qualité/procédure
Processus finances
Processus métier (au sein d’un seul service/direction)
Processus achat
Processus administratifs (back office)
Processus fournisseurs
Processus clients
Vision consolidée – DE, FR, CH
Aujourd’hui < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans Pas prévu
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 12
Si les processus à destination des acteurs externes à l’entreprise ont
été tout d’abord privi légiés (cl ients, fournisseurs, achats), les prochains
projets porteront sur les processus internes (quali té, production et RH).
Des projets de type Digital Workplace (Milieu de travail numérique)
devraient s’appuyer sur l’expérience acquise sur les projets ECM qui
proposent la fluidité d’accès à l’information « anytime, anywhere, any
device ».
D’autres processus tels que le processus RH ou le processus de
production continueront à être impactés lors des 12 prochains mois.
Sur l’ensemble de la transformation numérique les attentes des
entreprises sont assez concrètes. Plus de la moitié des entreprises
attendent une amélioration jusqu’à 50% sur la réduction des coûts, le
délai de commercialisation, les opérations internes, le traitement des
demandes clients et la fidélisation des clients.
Fig. 8: Attentes en matière de transformation numérique
16%
9%
10%
13%
11%
34%
33%
25%
26%
32%
29%
32%
34%
31%
29%
12%
16%
18%
18%
17%
6%
7%
9%
7%
7%
3%
4%
4%
4%
5%
Fidélisation des clients
Traitement des demandes clients
Opérations/fonctionnement internes
Délai de commercialisation (time-to-market)
Réduction des coûts
Vision consolidée – DE, FR, CH Pas de changement 0%- 25% 25%- 50% 50%- 75% 75%- 100% > 100%
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 13
LES CHIFFRES CLES DE L’ENQUETE
90 à 98% des entreprises déploient
l’intégralité du périmètre fonctionnel de
l’ECM.
50% des entreprises composent leur
solution ECM avec 2 à 5 fournisseurs
différents.
58% des entreprises offrent aux employés
un accès mobile à la solution ECM.
D’ici 3 ans :
• 56% des entreprises déploieront leurs
applications au moins pour 50% dans le
Cloud.
• 23% des entreprises déploieront leurs applications à 75%-100% dans le Cloud.
66% des entreprises déploient une solution
spécialisée pour les ressources humaines.
50% des entreprises considèrent une solution
unifiée avec un large périmètre fonctionnel
comme critère clé pour réussi r la transformation
numérique.
47% des entreprises se sont engagées depuis
1 à 2 ans dans la transformation numérique.
1 4
2
3 5
6
7
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 14
89% des entreprises françaises uti l iseront
le Case Management d’ici 2 ans.
Top 3 des déclencheurs de la transformation numérique :
1. La démarche quali té pour 53% des
entreprises.
2. La recherche de d’efficacité pour
51% d’entre elles.
3. La réduction des coûts pour 42%
d’entre elles.
59 à 63% des entreprises attendent des
programmes de transformation
numérique une amélioration allant jusqu’à 50%
en matière de réduction des coûts, de délai de
commercialisation et, concernant les opérations
internes, une amélioration du traitement des
demandes clients et de la fidélisation des clients.
Top 3 des challenges de la transformation numérique :
1. Pour 48% des entreprises, la complexité
de la mise en place de la solution est le
principal challenge à relever.
2. La complexité de l’intégration avec des
applications tierces pour 46% d’entre
elles.
3. La complexité de la migration des
documents pour 42% d’entre elles.
8 9
10
11
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 15
USAGE ET DEPLOIEMENT DES SOLUTIONS ECM
FORTE MATURITE DE L’ECM DANS L’ENTREPRISE
La majori té des entreprises, à savoir 90 à 98% d’entre elles, déploient
l’intégralité du périmètre fonctionnel de l’ECM, soit :
Nativement avec la solution ECM en place qui propose ces
fonctionnalités, voire l’intégrali té du périmètre fonctionnel.
Via l’intégration avec une ou plusieurs solutions tierces pour
couvri r le périmètre fonctionnel.
Soit en mode si lo, c’est-à-dire un ou plusieurs blocs
fonctionnels non intégrés avec la solution ECM. Le mode si lo
est équivalent à une rupture de processus, dans lequel les flux
documentaires sont interrompus ; i l nécessite des interventions
manuelles, autrement dit, une perte de performance
opérationnelle.
La capture des flux entrants (papier et E-mail) et la gestion des
documents (GED) sont les blocs fonctionnels les plus déployés
nativement au sein des entreprises, avec un déploiement de 50% pour
la capture et 47% pour l’E-mail management et la GED. Au cours des
années passées, les entreprises se sont investies dans l’optimisation de
ces flux entrants avec de multiples bénéfices ; réduction du temps de
Plus de 90 %
des entreprises déploient
l’intégralité du périmètre
fonctionnel de l’ECM
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 16
traitement, réduction des coûts, amélioration de la quali té, de la
traçabili té, etc.
La collaboration et le réseau social d’entreprise (RSE) sont les blocs
fonctionnels les moins disponibles dans les solutions ECM. Beaucoup
d’entreprises n’ont pas attendu que leur éditeur ajoute ces
fonctionnalités à leur solution ECM, et se sont tournées vers des
spécialistes pour proposer ces fonctionnalités à leurs employés. On
constate néanmoins que certains acteurs ECM enrichissent leur
solution avec des fonctionnalités de collaboration et de type RSE.
Q2.1 Quelles sont les fonctionnalités couvertes par votre principale solution ECM (nativement ou via une intégration d’une solution tierce) ?
Fig. 9: Couverture fonctionnelle ECM constatée dans les entreprises
Zoom sur les marchés FR et CH
• Les entreprises françaises préfèrent les intégrations avec un
taux moyen de 42% comparé aux autres marchés. El les
montrent, notamment, une forte préférence pour 52% d’entre
elles pour l’intégration de la fonctionnali té Capture / Input
Management (Digital) contre 37% plutôt favorables à un
déploiement nati f.
• Les entreprises romandes ont le taux le plus élevé en matière
de déploiement en mode si lo avec un taux de 17%.
35%
38%
40%
42%
42%
43%
47%
47%
50%
41%
38%
40%
37%
40%
42%
35%
37%
36%
14%
15%
11%
13%
12%
11%
17%
9%
10%
5%
7%
7%
6%
6%
3%
2%
3%
2%
4%
3%
2%
3%
4%
2
Réseau social d’entreprise
Collaboration
Workflow
Case Management (workflow dynamique)
Archivage
Capture / Input Management (Digital : Email, formulaire Web, etc.)
Gestion de Documents (GED)
E-mail management
Capture / Input Management (Papier)
Vision consolidée – DE, FR, CH Nativement disponible dans la solution ECM Intégration avec une solution tierce
Non-intégrée (déployée en mode silo) Fonctionnalité non-utilisée
Pas d’existant
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 17
Fig. 10: Taux moyens de déploiement natif ou, via il’ntégration ou le mode silo selon les marchés
I l existe un décalage important entre le temps nécessaire aux éditeurs
pour mettre à la disposition des entreprises de nouvelles
fonctionnalités et le besoin qu’ont celles-ci de déployer ces nouvelles
fonctions. Dans la majori té des cas, les entreprises ont besoin de ces
nouvelles fonctionnalités avant même que les éditeurs les mettent à
disposition - s’i ls le font ! Cela explique que la majori té des entreprises
soient contraintes de composer leurs solutions avec des fournisseurs
différents. La moitié des entreprises compose leur solution avec 2 à
5 fournisseurs, ¼ d’entre elles déploie 5 à 10 solutions différentes.
Seulement 14% des entreprises bénéficient d’une solution unifiée
couvrant la (quasi)-totali té des blocs fonctionnels. On constate que les
entreprises qui disposent aujourd’hui d’une solution ECM unifiée ont
consolidé, à un moment donné, leurs diverses solutions vers une seule
solution avec un périmètre fonctionnel couvrant l ’intégrali té de leurs
besoins. Bien évidemment, ces projets de consolidation demandent
beaucoup d’efforts - humainement et financièrement - mais, à long
terme, ces investissements importants sont rentables.
43%
50%
38%
12%
48%
59%
35%
12%
43%
49%
42%
11%
34%40%
45%
12%
36%
44%
34%
17%
Taux natif total: Taux natif (excluantcollaboration et RSE):
Taux d’intégration Taux déploiement silo:
Tous marchés Allemagne France Suisse Alémanique Suisse Romande
50% des entreprises
composent leur solution ECM
avec 2 à 5 fournisseurs
différents
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 18
Q2.2 De combien de fournisseurs différents disposez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM ?
Fig. 11: Nombre de fournisseurs nécessaires pour composer la solution ECM tous marchés confondus
Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, la taille de l’entreprise
n’a pas d’impact fort sur le nombre de fournisseurs retenus pour
composer sa solution ECM – excepté sur le segment des entreprises qui
déploient plus de 10 solutions différentes, essentiel lement (à 57%) des
entreprises de plus de 5'000 collaborateurs. Sur le segment des
entreprises ayant déployé une solution unifiée, on trouve à 20% des
entreprises de 500 à 999 collaborateurs, et à 28% des entreprises de
1000 à 2'499 collaborateurs.
14%
50%
25%
10%
Un seul fournisseur
2 à 5 fournisseurs
5 à 10 fournisseurs
Plus de 10 fournisseurs
Vision consolidée – DE, FR, CH
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 19
Q2.2 De combien de fournisseurs différents disposez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM par taille d’entreprise ?
Fig. 12: Nombre de fournisseurs différents déployés pour composer sa solution ECM par taille d’entreprise
USAGE MOBILE ET DEPLOIEMENT DES SOLUTIONS ECM
L’usage de l’ECM en mobilité comporte plusieurs facettes. Au premier
niveau, on y trouve la recherche et la visualisation des documents pour
les employés. 58% des entreprises proposent à ses employés un accès
au patrimoine documentaire d’entreprise via leurs smartphones ou
tablettes. Les entreprises qui recherchent l’efficacité, notamment pour
les collaborateurs sur le terrain, mettent à disposition de ces derniers
des applications métiers spécifiques, accessibles via des tablettes.
El les sont déjà 51% à le faire aujourd’hui ! Egalement, dans 47% de cas,
les cl ients ou partenaires peuvent accéder à leurs documents sur
l’Extranet de l’entreprise via un smartphone ou une tablette. L’usage
des formulaires Web en mode connecté ou déconnecté fait aussi son
entrée au sein des entreprises chez respectivement 49% et 46% d’entre
elles.
2%
4%
4%
20%
33%
31%
18%
28%
29%
22%
15%
26%
10%
22%
9%
11%
15%
8%
27%
13%
10%
13%
30%
Un seul fournisseur
2 à 5 fournisseurs
5 à 10 fournisseurs
Plus de 10 fournisseurs
Vision consolidée – DE, FR, CH 300 - 499 500 - 999 1 000 - 2499 2 500 - 4 999 5000 - 9 999 >10 000
58% des entreprises
offrent aux employés un
accès mobile à la solution
ECM
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 20
Q2.5 Pour quel usage avez-vous déployé (ou prévoyez-vous de déployer) des applications mobiles ?
Fig. 13: Usage de la solution ECM en mode mobile
Concernant les différences recensées entre les différents marchés, on
relève l’existence de deux couples :
• L’Allemagne et la Suisse alémanique qui privi légient la mise à
disposition des applications métiers spécifiques en mobil ité.
• La France et la Suisse romande qui se focalisent sur la mise à
disposition des documents à leurs clients via un Extranet.
L’usage du Cloud a bien fait son entrée dans les entreprises.
Aujourd’hui, 63% des entreprises déploient en moyenne 25% de leurs
applications en mode Cloud, 28% ont un taux d’usage Cloud inférieur
à 25% et 35% un taux d’usage compris entre 25% et 50%. Mais
seulement 6% des entreprises ont opté pour un déploiement « intégral »
à 75%-100% du mode Cloud et 1 entreprise sur 10 ne déploie pas du
tout ses applications en Cloud.
D’ici 3 ans :
• 56% des entreprises déploieront leurs applications au moins
pour 50% dans le Cloud.
• 23% des entreprises déploieront leurs applications à 75%-100% en Cloud.
46%
47%
49%
51%
58%
42%
43%
41%
42%
37%
13%
9%
10%
6%
5%
Utilisation des formulaires Web en modedéconnecté
Rendre les documents accessibles pour vosclients et partenaires
Utilisation des formulaires Web en modeconnecté
Applications métiers spécifiques et accessiblespour vos collaborateurs sur le terrain
Rendre la solution ECM accessible
Vision consolidée – DE, FR, CH Déjà déployé Dans les 12 prochains mois Pas prévu/planifié
1 entreprise sur 10 ne déploie pas
du tout ses applications en
Cloud
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 21
Q2.4 Quel est le pourcentage de vos applications d’entreprise déployées (ou que vous pensez déployer) en mode Cloud ?
Fig. 14: Taux d’usage du mode Cloud
Zoom sur les marchés FR et CH
• Les entreprises françaises monteront progressivement en
puissance sur le Cloud avec +17% sur le segment 50%-75% au
cours des prochains 12 mois et +23% sur le segment 75%-100%.
D’ici 12 à 36 mois, la France sera le pays le plus favorable à
l’usage du Cloud. D’ici 3 ans, 74% entreprises déploieront leurs
applications au moins pour 50% dans le Cloud et 34% d’entre
elles à 75%-100%.
• D’ici 3 ans ¼ des entreprises romandes déploieront leurs
applications à 75%-100%.
6%
6%
10%
12%
21%
28%
27%
32%
35%
33%
29%
19%
23%
12%
6%
Dans 12 à 36 mois
Dans les 12 prochains mois
Aujourd’hui
Vision consolidée – DE, FR, CH Pas d’usage de cloud 0-25 % 25%-50% 50%-75% 75%-100%
La France sera à terme le pays
le plus favorable à
l’usage du Cloud
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 22
TENDANCES – LES NOUVEAUX CRITERES DE SELECTION DES SOLUTIONS ECM
Pour réduire leur temps de déploiement, les entreprises recourent à
des solutions verticales ou à des modules spécialisés ou pré-packagés
pour les ressources humaines, la gestion des factures, la gestion de la
quali té, etc. On note une forte uti l isation des modules classiques pour
les ressources humaines à 66%, la gestion des factures à 60%, la gestion
de la quali té à 57% ou la gestion des fournisseurs à 54%. Au cours des
12 prochains mois, les entreprises continueront à déployer des modules
pré-packagés. Au cours de cette période, 87 à 95% des entreprises
bénéficieront de l’ensemble de ces modules.
Q2.6 Avez-vous déployé (ou pensez-vous déployer dans les prochaines années) des solutions / modules verticalisés ?
Fig. 15: Taux de déploiement des solutions / modules verticalisés
Zoom sur les marchés FR et CH
• L’usage de solutions spécialisées chez les entreprises françaises n’est pas encore aussi prononcé (environ 10%
comparé aux entreprises allemandes) mais el les rattraperont
leur retard d’ici 12 mois.
• Les entreprises romandes sont celles qui déploient le moins les
solutions verticalisées : la gestion des notes de frais n’est pas
prévue pour 24% d’entre elles, la gestion des achats et la
gestion des contrats ne sont pas prévues pour 18% d’entre
elles.
Si l’on se réfère aux figures précédentes, le taux moyen d’intégration
vs. le taux moyen de déploiement nati f, ou encore le nombre de
solutions retenues pour composer la solution ECM, on réalise sans
45%
49%
51%
54%
57%
60%
66%
42%
38%
36%
36%
38%
33%
30%
13%
13%
13%
10%
5%
7%
5%
Gestion des contrats
Gestion des notes de frais
Gestion des achats (Procurement &…
Gestion des fournisseurs
Gestion de qualité
Gestion de factures
Ressources humaines
Vision consolidée – DE, FR, CH
Aujourd’hui Dans les 12 prochains mois Pas prévu/planifié
66% des entreprises déploient une
solution spécialisée pour
les ressources humaines
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 23
ambiguïté qu’un des cri tères clés pour le choix d’une solution est de
disposer d’une solution unifiée. Ceci est exprimé par 50% des
entreprises, loin devant l’ergonomie dont le taux varie de 19 à 22%
selon le marché ou la capacité d’intégration dont le taux varie de 15
à 22% selon le marché.
Q2.3 Quels critères suivants considérez-vous comme critiques pour votre solution ECM ?
Fig. 16: Critères considérés comme critiques pour le choix d’une solution ECM
On trouve quelques différences selon les marchés :
1. Les entreprises romandes montrent une plus grande
préférence pour une solution unifiée avec un taux de 59%
comparé aux entreprises allemandes et françaises dont le taux
se situe à 48%.
2. Les entreprises françaises privi légient l’ergonomie à 24%
comparé aux entreprises allemandes et suisses à 16%.
5%
5%
6%
15%
19%
50%
10%
16%
19%
22%
22%
10%
18%
20%
13%
19%
14%
13%
Une seule plateforme capable de gérer les documents (GED) et lesdonnées (case management)
Un socle d’architecture technique homogène issue uniquement de la R&D de l’éditeur
Intégration avec le client de messagerie d’Outlook
Capacité d’intégration avec des solutions tierces
Ergonomie / facilité d’usage
Une solution unifiée couvrant nativement au moins les blocsfonctionnels
Vision consolidée – DE, FR, CH 1er critère 2ème critère 3ème critère
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 24
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
OU LES ENTREPRISES EN SONT-ELLES ?
La transformation numérique est bien engagée depuis plus de 2 ans
pour ¼ des entreprises et pour près de la moitié (47%) depuis 1 à 2 ans.
Q3.1 Depuis quand votre entreprise s’est-elle engagée dans sa transformation numérique ?
Fig. 17: Maturité des entreprises en matière de transformation numérique
Les entreprises françaises et allemandes affichent des taux très
similaires. Seul le marché suisse est légèrement en retard, notamment
6%
21%
47%
25%
Pas encore
< 1 an
1 à 2 ans
> 2 ans
Vision consolidée – DE, FR, CH
47% des entreprises
se sont engagées dans
la transformation numérique
depuis 1 à 2 ans
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 25
avec des entreprises qui n’ont pas encore démarré la transformation
numérique pour 10% d ‘entre elles. On constate également un taux
inférieur pour les entreprises suisses qui ont commencé leur
transformation numérique depuis plus de 2 ans avec 21% (comparé aux
entreprises françaises avec 27%, et aux entreprises allemandes avec
28%).
Les entreprises ont pris la mesure de la transformation numérique en
cours et ont lancé des programmes de modernisation de leur système
d’information. Ces nouveaux programmes incluent, bien entendu, les
projets ECM. Notamment, la gestion des flux entrants, en passant par
la capture, le routage des documents en interne, le workflow ou le
Case Management, le traitement des documents et, enfin, le stockage
dans la GED voire l’archivage. Au cours des 12 prochains mois, 67 à
74% des entreprises déploieront l’intégralité du périmètre fonctionnel
de l’ECM dans le contexte plus large de la transformation numérique.
D’ici 2 ans, on atteindra un taux de 85 à 91%, ce qui signifiera une forte
maturi té des entreprises dans l’usage de l’ECM, et surtout un fort
maillage des solutions ECM avec les applications tierces et métiers.
Q2.7 Quels sont les blocs fonctionnels ECM utilisés (ou à venir) dans le contexte de la transformation numérique ?
Fig. 18: Blocs fonctionnels ECM utilisés dans le contexte de la transformation numérique
Zoom sur les marchés, FR et CH
• Jusqu’à maintenant les entreprises françaises se sont surtout
focalisées sur la gestion des processus.
• Les entreprises suisses affichent un taux de maturi té moins
important en matière d’ECM (environ 10%) comparé aux entreprises allemandes et françaises. Ce retard devrait être
34%
38%
41%
40%
42%
43%
44%
44%
47%
33%
28%
26%
27%
26%
31%
29%
25%
23%
19%
19%
20%
19%
19%
16%
15%
22%
18%
10%
12%
10%
8%
8%
6%
9%
8%
10%
5%
4%
3%
6%
5%
3%
4%
2%
2%
Case Management
Collaboration
Extranet
Gestion des processus
Workflow
Gestion de Documents (GED)
E-mail management
Archivage
Capture / Input management
Vision consolidée – DE, FR, CH Aujourd’hui < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans Pas prévu
89% des entreprises françaises
utiliseront d’ici 2 ans le Case
Management
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 26
rattrapé par une montée en puissance progressive dans les
prochaines années.
• D'ici 2 ans :
• Tous les marchés seront quasiment identiques excepté
la Suisse romande qui est à la traîne en matière
d’usage de tous les blocs fonctionnels avec un retard
plus prononcé encore (>20%) en matière de gestion
des processus, de collaboration et de gestion des
workflows.
• La France sera le pays le plus avancé dans l 'usage du
Case Management avec un taux de 89%.
L’impact de la transformation numérique sur les processus au sein des
entreprises commence à s’atténuer. Pour certains processus tels que
les processus cl ients, les processus fournisseurs, les processus
administrati fs, ce phénomène est plus important comparé aux
processus qualité, de production voire même RH.
Fig. 19: Q3.5 Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la transformation numérique dans votre entreprise ?
Fig. 20: Impact de la transformation numérique sur les processus de l’entreprise
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel , les
entreprises ont déclenché leur transformation numérique pour
diverses raisons. En haut du tableau, on retrouve les déclencheurs
classiques tels que la démarche quali té pour 53% des entreprises,
suivie par la recherche de l’efficacité pour 51% d’entre elles et la
réduction des coûts pour 42%. L’innovation et la proposition de
nouveaux services aux clients – un déclencheur typique de la
transformation numérique – arrivent quand même en 4ème position
avec 38%. Reste à noter que 32% des entreprises ont choisi la
transformation numérique pour refondre leur système
d’information.
32%
33%
37%
39%
40%
40%
42%
43%
47%
30%
30%
28%
26%
28%
27%
23%
28%
23%
23%
21%
22%
19%
20%
20%
21%
18%
17%
10%
10%
7%
13%
8%
8%
12%
9%
9%
5%
6%
6%
4%
5%
4%
2%
3%
3%
Processus RH
Processus de production
Processus qualité/procédure
Processus finances
Processus métier (au sein d’un seul service/direction)
Processus achat
Processus administratifs (back office)
Processus fournisseurs
Processus clients
Vision consolidée – DE, FR, CH
Aujourd’hui < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans Pas prévu
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 27
Q3.3 – Quels sont les éléments déclencheurs de votre transformation digitale ?
Fig. 21: Eléments déclencheurs de la transformation numérique
Zoom sur les marchés FR et CH
• La France se distingue de l‘Allemagne sur plusieurs points : en
avance en matière d’amélioration du service client à 34% vs.
20%, de la conformité réglementaire à 41% vs. 35%, et en
retard en ce qui concerne la recherche d'avantages
concurrentiels à 28% vs. 39%.
• En Suisse, la conformité réglementaire n'est pas perçue
comme un élément déclencheur, important à 14% pour la
Suisse alémanique et 22% pour la Suisse romande.
• La refonte ou l’extension du système d’information consti tue
une priori té plus importante pour les entreprises romandes à
29% que pour les entreprises suisses allemandes à 23%.
Les objecti fs principaux de la transformation numérique sont communs
à tous les marchés : performance opérationnelle, réduction des coûts,
et traçabili té des opérations. Selon les pays, on constate des
différences importantes :
1. Les entreprises allemandes mettent davantage le focus sur la
performance opérationnelle que les entreprises françaises : 38% vs. 28%
2. En Suisse, une autre différence importante apparaît : les
entreprises romandes se focalisent sur la réduction des coûts
à 30% vs. 11% pour les entreprises de la Suisse alémanique.
25%
32%
32%
32%
38%
42%
51%
53%
Amélioration du service client
Refonte ou extension du SI
Recherche d’avantages concurrentiels
Conformité réglementaire
Innovation et proposition de nouveauxservices aux clients
Réduction de coûts
Recherche d’efficacité
Démarche qualité
Vision consolidée – DE, FR, CH
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 28
Q3.4 Quels sont les principaux objectifs de votre transformation digitale ?
Fig. 22: Priincipaux objectifs de la transformation numérique
Une fois la modernisation du système informatique lancée et les
objecti fs priori tai res définis, i l restait à déterminer et à gérer les
attentes en matière de transformation numérique. De façon générale,
la majori té des entreprises (59% à 63%) attend une amélioration jusqu’à
50% sur la réduction des coûts, le délai de commercialisation, les
opérations internes, le traitement des demandes clients et la
fidélisation des clients. 1 entreprise sur 3 attend une amélioration allant
de 25 à 50%. Par contre, 1 entreprise sur 10 n’attend aucune
amélioration.
Q3.7 Quelles sont vos attentes en matière de transformation numérique?
Fig. 23: Attentes en matière de transformation numérique
2%
4%
6%
8%
14%
16%
17%
34%
3%
9%
13%
10%
16%
17%
19%
13%
11%
16%
10%
15%
12%
13%
13%
8%
Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise
Suppression des systèmes documentaires de type « file system »
Transversalités entre les silos fonctionnels et informatiques
Amélioration du parcours et de l’expérience client
Gestion des risques
Traçabilité des opérations
Réduction de coûts
Performances opérationnelles
Vision consolidée – DE, FR, CH 1er critère 2ème critère 3ème critère
16%
9%
10%
13%
11%
34%
33%
25%
26%
32%
29%
32%
34%
31%
29%
12%
16%
18%
18%
17%
6%
7%
9%
7%
7%
3%
4%
4%
4%
5%
Fidélisation des clients
Traitement des demandes clients
Opérations/fonctionnement internes
Délai de commercialisation (time-to-market)
Réduction des coûts
Vision consolidée – DE, FR, CH Pas de changement 0%- 25% 25%- 50% 50%- 75% 75%- 100% > 100%
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 29
Zoom sur les marchés FR et CH
1. Les entreprises françaises affichent les espoirs d’amélioration
les plus élevés :
• 26 à 36% d’entre elles attendent une amélioration
supérieure à 50% dans toutes les fonctions de la figure
16.
• 16% des entreprises attendent une amélioration
supérieure à 75% en ce qui concerne le
fonctionnement interne.
1. Les entreprises suisses affichent les espoirs d’amélioration les
plus faibles : 14 à 27% d’entre elles n’attendent aucune
amélioration.
a. Les entreprises suisses romandes affichent les espoirs
d’amélioration les plus bas, 18 à 31% n’attendant
aucune amélioration.
RETOUR D’EXPERIENCE - LES ELEMENTS CLES POUR REUSSIR LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Les projets ECM sont, par nature, des projets d’entreprise transverses
entre les différents services et métiers pour assurer un flux
documentaire sans ruptures. Le périmètre fonctionnel des solutions
ECM nécéssite, dans la plupart des cas, une composition de la solution
ECM avec différents fournisseurs. Ce qui requiert, dans un premier
temps, une intégration entre ces différentes solutions. Dans certains
cas de figure, notamment lors de la refonte complète de la solution
ECM, pour déployer une solution avec un large périmètre fonctionnel
nati f – il est nécessaire de migrer les documents vers un seul (nouveau)
référentiel documentaire. Par la suite, i l faut intégrer la solution ECM
avec les applications métiers, afin d’optimiser et d’automatiser les flux
documentaires au sein de l 'entreprise, donc des projets d’intégration
soutenus.
Le retour d’expérience confi rme ces différents challenges en matière
d’intégration. Pour 48% des entreprises, la complexité de la mise en place de la solution est le premier challenge à relever, suivie de la complexité de l’intégration avec des applications tierces à 46%. Puis,
arrive en troisième position, la complexité de la migration des documents à 42% et à la quatrième place, le manque de compétences
internes à 37%. Le manque de compétences internes ne concerne pas
uniquement l ’expertise technique ou l’intégration, mais également la
vision, la stratégie, l’expression du besoin et le Change Management.
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 30
Q3.8 Quels sont les freins que vous rencontrez / avez rencontré lors de votre transformation numérique ?
Fig. 24: Les challenges de la transformation numérique
Les entreprises ayant démarré leur transformation numérique depuis 1
à 2 ans sont les plus nombreuses à constater :
• Le manque d’implication de la direction générale pour 51%
d’entre elles.
• Le manque de stratégie SI pour 48% d’entre elles.
Q3.8 vs 3.1 Quels sont les freins que vous rencontrez / avez rencontrés lors de votre transformation digitale croisés avec la maturité en matière de transformation digitale ?
Zoom sur les marchés FR et CH
3%
9%
6%
7%
5%
7%
5%
12%
19%
27%
22%
21%
22%
22%
48%
41%
51%
42%
47%
47%
49%
36%
31%
17%
29%
27%
25%
24%
Manque de stratégie SI
Manque d’accompagnement au changement
Le manque d’implication/support de la direction générale
Manque de compétences internes
Complexité de la migration des documents/contenus
Complexité de l’intégration avec des solutions/applications tierce Content migration
Complexité de la mise en place de la solution
Pas encore < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans
10%
23%
28%
37%
42%
46%
48%
Manque de stratégie SI
Manque d’accompagnement au changement
Le manque d’implication/support de la direction générale
Manque de compétences internes
Complexité de la migration des documents/contenus
Complexité de l’intégration avec des solutions/applications tierces
Complexité de la mise en place de la solution
Vision consolidée – DE, FR, CH
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 31
• Les taux sont assez identiques excepté pour la France où
l 'intégration avec des solutions tierces affiche le score le plus
élevé (51%) comparé à l’Al lemagne (43%).
• L’accompagnement au changement pose plus de problème en France (26%) comparé à l’Allemagne (15%).
• La Suisse est le seul marché où le manque de stratégie SI dépasse 10% : 16% pur la Suisse alémanique et 14% pour la
Suisse romande, comparé à l’Allemagne qui affiche un taux
de 9% ou la France dont le taux est de 6%.
• Le manque de compétences internes est plus prononcé dans
les entreprises suisses allemandes que dans les entreprises romandes : 37% vs. 33%.
Pour moderniser son système d’information et notamment la partie
ECM, plusieurs pistes peuvent être suivies :
• Mise en place d’une solution unifiée avec un périmètre
fonctionnel très large couvrant nativement les différents
besoins fonctionnels (ex. flux entrants dématérialisés, gestion
documentaire et cycle de vie, Case Management, archivage,
collaboration, etc.). Au cours des deux dernières années, nous
avons vu ce type de refonte totale à plusieurs reprises,
notamment dans les entreprises qui déployaient des anciennes
versions de GED, ou une multi tude de solutions ECM
concurrentes.
• Sélection des meilleures solutions en les intégrant, le « best-of-
breed ». Malgré le fait que cette approche requiert des
intégrations, el le offre cependant la possibil ité de déployer
des solutions spécialisées, les plus récentes intégrant les
fonctionnalités les plus innovantes.
• Adoption d’une approche hybride : déploiement d’un
ensemble de blocs fonctionnels pour partie sur si te et pour
partie dans le Cloud. Le patrimoine documentaire au sein de
l’entreprise est conservé alors que les fonctionnalités qui
nécessitent des interactions avec des personnes externes sont
déployées en mode Cloud.
A priori , pour 41% des entreprises, la meilleure stratégie serait
d’adopter une seule plateforme intégrée. Mais après analyse des
différents marchés, on constate que cette stratégie ne s’applique que
pour les entreprises allemandes et suisses. La France est le seul pays
qui préfère adopter une approche « best of breed » avec un taux de
40%, comparé aux autres pays tels que l’Allemagne dont le taux se
si tue à 28%, la Suisse alémanique à 17% et la Suisse romande à 13%.
Les entreprises allemandes privilégient une plateforme unifiée à 44%
comme d’ailleurs les entreprises suisses alémanique à 47%.
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 32
Q3.6 Quelle est votre meilleure stratégie en matière d’architecture pour réussir votre transformation numérique ?
Fig. 25: Meilleure stratégie en matière d’architecture pour réussir sa transformation numérique
Si on croise les réponses concernant la meilleure stratégie adoptée en
matière d’architecture et le nombre de fournisseurs nécessaires pour
composer sa solution ECM, on constate que les entreprises qui
travail lent avec 2 à 5 fournisseurs montrent une forte prédisposition à
choisir une solution intégrée pour 58% d’entre elles, et à s’orienter vers
une approche hybride pour 52% d’entre elles.
Q3.6 vs Q2.2 Quelle est votre meilleure stratégie en matière d’architecture pour réussir votre transformation digitale croisée avec le nombre de fournisseurs déployés pour composer la solution ECM?
La transformation numérique a besoin d’un leader fort, connaissant les
différents besoins et capable de dessiner le schéma directeur du futur
système d’information. La direction des services informatiques (DSI)
prend largement le lead dans la transformation numérique avec 60%
des entreprises concernées. En Allemagne, le lead de la transformation
numérique est même pris à 71% par les services informatiques vs. 65%
en France. Par contre, en Suisse, les services informatiques sont
8%
23%
28%
41%
Je ne sais pas
Approche hybride (sur site et dans le cloud)
Sélection des meilleures solutions en lesintégrant (« Best of breed »)
Une seule plateforme ECM intégrée couvrantun large périmètre fonctionnel
Vision consolidée – DE, FR, CH
27%
8%
20%
12%
36%
52%
43%
58%
27%
27%
25%
23%
9%
12%
11%
7%
Je ne sais pas
Approche hybride (sur site et dans le cloud)
Sélection des meilleures solutions en les intégrant (« Best ofbreed »)
Une seule plateforme ECM intégrée couvrant un large périmètrefonctionnel
Un seul fournisseur 2 à 5 fournisseurs 5 à 10 fournisseurs Plus de 10 fournisseurs
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 33
seulement 42% à prendre le lead dans la transformation numérique et
c’est la direction finance et les métiers qui prennent ensemble autant
de fois le lead que la DSI .
3.2 Quel service a pris le “lead” de la transformation digitale ?
Fig. 26: Leader organisationel de la tansformation numérique
3%
4%
5%
6%
11%
11%
60%
Marketing
Service commercial
Production
Ressources humaines
Division métier
Finance
Services informatiques
Vision consolidée – DE, FR, CH
Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 34
CONCLUSION
Les entreprises ont atteint une forte maturi té dans l’usage des solutions
ECM. Elles sont plus de 90% à uti l iser l’intégrali té du périmètre
fonctionnel de l’ECM. C’est-à-dire une couverture intégrale potentiel le
des flux entrants et sortants ainsi que toute la gestion documentaire
interne (stockage, workflow, Case Management, archivage,
collaboration, etc.). Cela ne veut pas dire que 90% des entreprises ont
tout dématérialisé, mais seulement qu’elles déploient l’intégrali té du
périmètre fonctionnel soit au niveau de l’entreprise, soit au niveau des
départements de l’entreprise pour des processus spécifiques. Les
solutions ECM en place sont composées avec plusieurs fournisseurs.
50% des entreprises déploient 2 à 5 solutions pour composer leur
solution ECM, et seulement 14% d’entre elles bénéficient d’une solution
unifiée, couvrant intégralement le périmètre fonctionnel. Si on analyse
le marché des solutions ECM, et notamment les blocs fonctionnels clés,
on peut déterminer les compositions fonctionnelles suivantes :
Solution ECM composée avec 3 à 4 fournisseurs :
1. Capture (flux entrant) : Les éditeurs ECM intègrent de plus en
plus la fonction ‘Capture’ dans leur solution.
2. Gestion documentaire (stockage, archivage, workflow, Case
Management).
3. Editique (flux sortant) : Concerne, en premier lieu, les secteurs
de la banque, de l’assurance ou du secteur public et ne
s’applique pas forcément avec le même enjeu pour d’autres
secteurs d’activité. Très peu d’éditeurs proposent la fonction
‘Editique’ dans leur solution.
4. RSE & Collaboration : La majori té des entreprises déploient ces
deux blocs fonctionnels séparément, soit avec une seule
solution, soit avec deux solutions distinctes. Certains éditeurs
ECM offrent déjà un bon niveau de collaboration dans leurs
solutions, mais la partie RSE reste encore absente chez la
majori té d’entre eux.
Les éditeurs ECM ayant tendance à intégrer de plus en plus les
fonctions ‘Capture’ et ‘Collaboration’ dans leurs solutions ECM, on
peut s’attendre, à moyen terme, à ce que le nombre de fournisseurs
qui composent une solution ECM, se stabilise autour de 3.
L’usage de la solution ECM en mobili té devient une réali té. En effet,
58% des entreprises offrent aux employés un accès mobile à la solution
ECM (recherche et affichage de documents, validation du workflow,
etc.). Les entreprises continuent d’investi r dans un usage mobile afin,
notamment, de mettre à la disposition de leurs collaborateurs sur le
terrain, des applications métiers accessibles sur tablette. I ls souhaitent
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aussi que leurs cl ients, partenaires et fournisseurs puissent accéder
facilement à leur Extranet via un smartphone ou une tablette.
Le Cloud a fait son entrée dans les entreprises. Aujourd’hui, 63% des
entreprises déploient, en moyenne, 25% de leurs applications en mode
Cloud, 28% ont un taux d’usage Cloud inférieur à 25% et 35% des
entreprises ont un taux d’usage du Cloud compris entre 25 et 50%.
Les entreprises sont de plus en plus soucieuses du temps nécessaire au
déploiement de leurs solutions. En fait, la réduction de ce temps passe
par le déploiement de solutions pré-packagées ou de modules
spécialisés. On note une forte uti l isation de modules classiques pour
les ressources humaines chez 66% des entreprises, pour la gestion des
factures chez 60% d’entre elles, pour la gestion de la quali té chez 57%
ou pour la gestion des fournisseurs chez 54%. Au cours des 12 prochains
mois, les entreprises vont continuer à déployer des modules pré-
packagés
La transformation numérique est bel et bien en marche, et les
entreprises ont fortement investi dans l’ECM pour accélérer cette
transformation. De très nombreuses entreprises ont placé l’ECM au
cœur de leur transformation numérique en déployant l’intégrali té
fonctionnelle de leur solution. Pour ti rer encore un meilleur parti de leur
solution ECM au cours des deux prochaines années, el les vont
désormais s’attacher à l’intégrer avec d’autres applications tierces ou
métiers pour obtenir des flux documentaires plus automatisés, un
chantier rentable car porteur de valeur, avec un retour
d’investissement très rapide.
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ANNEXES
Table des illustrations
F ig . 1 : Secteurs d’activité des entreprises sondées. ............................. 6 Fig. 2: Couverture fonctionnelle ECM constatée dans les entreprises 16 Fig. 3: Taux moyens de déploiement au niveau local, via l 'intégration
ou en mode silo selon les marchés............................................17 Fig. 4: Nombre de fournisseurs différents pour composer sa solution
ECM pour tous les marchés .......................................................18 Fig. 5: Nombre de fournisseurs différents déployés pour composer sa
solution d’ECM par tail le d’entreprise .......................................19 Fig. 6: Usage de la solution ECM en mode mobile ..............................20 Fig. 7: Taux d’usage du mode Cloud ...................................................21 Fig. 8: Taux de déploiement des solutions / modules verticalisés .......22 Fig. 9: Critères considérés comme critiques pour le choix d’une
solution ECM ..............................................................................23 Fig. 10: Maturité des entreprises dans la transformation numérique ..24 Fig. 11: Blocs fonctionnels ECM uti l isés dans le contexte de la
transformation numérique .........................................................25 Fig. 12: Q3.5 Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la
transformation numérique dans votre entreprise ? ...................26 Fig. 13: Impact de la transformation numérique sur les processus de
l’entreprise.................................................................................26 Fig. 14: Eléments déclencheurs de la transformation numérique .......27 Fig. 15: Principaux objecti fs de la transformation numérique .............28 Fig. 16: Attentes en matière de transformation numérique ................28 Fig. 17: Les challenges de la transformation numérique ....................30 Fig. 18: Meil leure stratégie en matière d'architecture pour réussi r la
transformation numérique .........................................................32 Fig. 19: Le leader organisationel de la tansformation numérique ......33
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A PROPOS DE HYLAND
Hyland est un éditeur leader de solutions logiciel les de gestion de
contenu, de processus et de cas, servant de nombreuses organisations
autour du monde. Pendant plus de 25 ans, Hyland a permis à plus de
19.000 organisations de numériser leurs environnements de travail et
de transformer fondamentalement leurs opérations. Nommée dans le
classement Fortune des entreprises où il fait bon travail ler (Best
Companies to Work For®) depuis 2014 par Fortune, Hyland est
largement connue comme à la fois un excellent environnement de
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A PROPOS DE CXP GROUP
Le Groupe CXP est le premier cabinet européen indépendant
d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services
informatiques et de la transformation numérique.
Il offre à ses cl ients un service complet d’assistance pour l’évaluation,
la sélection et l ’optimisation de solutions logiciel les et les accompagne
dans leur transformation numérique. Le CXP intervient dans plus d’une
dizaine de domaines (BI , gestion de contenu, ERP, finance, SIRH, CRM,
BPM, IT management, sécurité du SI , etc.).
Le Groupe CXP assiste également les DSI dans l 'évaluation et la
sélection des ESN et les accompagne dans l’optimisation de leur
stratégie de sourcing et dans leurs projets d'investissement.
Enfin, le Groupe CXP aide les éditeurs et les ESN à optimiser leur
stratégie et leur go-to-market à travers des analyses quantitatives et
quali tatives ainsi que des prestations de conseil opérationnel et
stratégique. Les organisations et les insti tutions publiques se réfèrent
également à nos études pour développer leurs poli tiques
informatiques.
Capitalisant sur 40 ans d’expérience, implanté dans 8 pays (et
17 bureaux dans le monde), fort de 140 collaborateurs, le Groupe CXP
apporte chaque année son expertise à plus de 1 500 DSI et directions
fonctionnelles de grands comptes et entreprises du mid-market et à
ses fournisseurs. Le Groupe CXP est composé de
3 fi l iales : le CXP, BARC (Business Application Research Center) et PAC
(Pierre Audoin Consultants).
CXP Group 8, avenue des Ternes 75017 Paris Pour toute information : Le Service Cl ients CXP relation_cl [email protected] Tel. : +33 (0)1 53 05 05 90 www.cxp.fr
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