СЭД №1 на платформе SharePoint

EOS for SharePointкомплексная система управления документами и бизнес-процессами

Электронные Офисные Системы

1000 000 рабочих мест

6500заказчиков

260 партнёров в

России и СНГ

21 год на

рынке СЭД

3 центра разработки:o Москваo Ковровo Минск

Профиль компании ЭОС

Разрабатываем и поставляем системы управления электронными документами

Оказываем услуги по установке и настройке

Оказываем консультационные услуги

Обучаем персонал

Разрабатываем национальные стандарты и т.д.

О системе

За рамками СЭД вместе с EOS for SharePoint

Вы сможете:

• управлять электронным документооборотом

• организовать электронный архив

• управлять совещаниями и заседаниями

• организовать хранилище файлов

• работать на мобильных устройствах

• оказывать государственные и муниципальные услуги

• автоматизировать сопутствующие бизнес-процессы.

EOS for SharePoint — это российская система электронного документооборота

на платформе Microsoft SharePoint.

Смотрите видео на YouTube!

EOS for SharePoint совмещает

возможности платформы Microsoft SharePoint

и 21-летний опыт компании ЭОС в области документооборота и

делопроизводства.

Видео по системе на YouTube

EOS for SharePoint содержит готовые средства для автоматизации

сложных процессов подготовки, согласования и исполнения документов,

это результат многолетнего опыта внедрений в совершенно разных

отраслях и правильного методологического подхода к разработке

системы.

Один из главных принципов данной методологии – это обеспечение

максимальной гибкости СЭД, что позволяет использовать ее практически

в любых организациях.

Типовой портрет клиента

1. Средний и крупный бизнес или гос. учреждение

2. Территориально-распределённая структура

3. Большое количество документов, требующих согласования

4. Сложные процессы согласования документов

5. Большие сроки согласования документов

6. Отсутствие должного контроля исполнительской дисциплины

Решения линейки EOS for SharePoint

+

ПорталФайловое хранилище

Совещания

Windows-приложение

iPAD-приложение

СЭД

Android-приложение

+

Скоро

Возможности СЭД

Согласование Входящие Контроль

Хранилище iPAD Удобство Исходящие

Подписание Шифрование ПорученияWorkFlow Приказы Windows-приложение

Сканирование Архив Совещания

ЭЦП Договора Гибкость Факс Поиск

Android Исполнение Маршруты

Производительность Надёжность

Интеграция Штрих-кодыМобильные приложения

Процессы согласования

• договоры

• организационно-распределительная документация (ОРД)

• нормативно-регламентная документация (НРД)

• расчётно-платёжные документы

• проектная документация

• заявки

• техническая документация

• и любая другая

Подготовка и согласование любого типа документа, как то

Видео процесса согласования на YouTube

Возможности настройки Workflow

• любое количество этапов

• индивидуальные настройки для

каждого этапа

• назначение пользователей по ролям

• длительность этапа

Возможности настройки Workflow

• порядок назначения задач на каждом

этапе

• условия прерывания

• возврат на этап

• настройка условий

• обязательность заполнения полей

• запуск других рабочих процессов

• настройка уведомлений

• пересылка на мобильные приложения

• длительность всего процесса

• и пр.

Регистрация документов

Система поддерживает регистрацию

• входящих

• исходящих

• внутренних

• электронных документов (из MS Outlook)

• документов по факсу

• по каналам СМЭВ и МЭДО

Видео регистрации документов на YouTube

Поручения

Система поддерживает следующие виды поручений:

• резолюция

• пункт

• периодическое поручение

• поручение без документа

• подчинённое поручение

• проекты поручений и подчинённых поручений

Видео работы с поручениями на YouTube

Архив

• Поддержка принятой номенклатуры дел

• Механизм списания документа в дело

• Просмотр перечня документов, списанных в дело

• Поддержка работы с многотомными делами

• Возможность закрыть дело и открыть его снова для поступления в него

новых документов

Поддержка принятого в организации порядка ведения

архивного фонда документов:

Управление архивным фондом предприятия

1. Отдельная подсистема

2. Поиск документов и дел

3. Формирование дел

4. Классификация документов

5. Топографирование архива

6. Учёт и контроль движения дел

7. Контроль сроков хранения

8. Экспертиза ценности

9. Выделение дел к уничтожению

10. Веб-доступ к архиву

11. Поточное сканирование и штрих-кодирование

12. Передача на гос. хранение в систему «АРХИВНЫЙ ФОНД»

Архивное дело

Видео по «Архивное дело» на YouTube

Дополнительные модули и подсистемы

Поточное сканирование и штрих-коды

Сканирование и распознавание

Windows-приложение

ЭЦП и шифрование

iPAD-приложение Архивное дело

Управление совещаниями

Хранилище файлов

Android-приложение

Государственным и муниципальным органам

EOS for SharePoint идеально подходит для автоматизации документооборота государственных и муниципальных органов власти.

Наличие готовых опций и решений:

Оказание услуг в электронном виде (СМЭВ)

Взаимодействие с МЭДО

Обращения граждан

Автоматизация зак.собраний

Видео по госуслугам на YouTube

Широкие возможности по интеграции

другое

Прочие офисные процессы

Вы сможете использовать нашу систему как конструктор для решения

других бизнес-задач, в процессе которых используются:

• Совместная работа

• Согласование

• Исполнение и контроль задач

• Хранение & Поиск

• Управление совещаниями

• Интеграция с другими системами

• Электронная подпись или шифрование файлов и др.

Например,

• Офисные заявки

• Заявки на отпуск и прочие

кадровые заявки

• ИТ-заявки

• Заявки на ТМЦ

• База знаний

• Управление проектами

• Совещательная деятельность и

пр.

Производительность

Система EOS for SharePoint построена на платформе Microsoft SharePoint, и

оптимизирована ЭОС для больших нагрузок:

• 60 миллионов элементов в одной БД

• Поддержка БД до 4 ТБ

• До 2 млн. пользователей

• Поддержка работы нескольких БД

• Внешняя поисковая БД, обеспечивающая максимальную производительность

• Часть компонентов платформы, вызывающие проблемы с производительностью,

заменено на собственные

• Оптимизирован пользовательский интерфейс – обработка на стороне пользователя

• Ведение архива, выгрузка в отдельную систему «Архивное дело»

Безопасность

Обеспечение безопасности

• Поддержка Active Directory (AD)

• Использование электронной подписи

• Шифрование файлов на уровне БД

• Защита от НСД

• Использование шифрованного канала связи для мобильных приложений

• Сертификаты ФСБ РФ и ФСТЭК

Электронная подпись (ЭП)

В EOS for SharePoint электронная подпись применяется для:

Регистрации документов

Согласования, визирования документов и поручений

Шифрования данных

Использование квалифицированной электронной подписи, в том числе в мобильных приложениях

Любой криптопровайдер с поддержкой Microsoft CryptoAPI - в СЭД и Windows-приложениях.

Возможность использования Smart-карт

Сертификаты ФСБ РФ и ФСТЭК

• Сертификат самой платформы SharePoint, (основа EOS for SharePoint) от ФСТЭК России SharePoint Server 2013 (сертификат № 3231)

• Лицензия ООО «ЭОС ПВ» на осуществление разработки и производства средств защиты конфиденциальной информации

• Лицензия ООО «ЭОС ПВ» на осуществление разработки, производства, распространения шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств

• Лицензия ООО «ЭОС Софт» на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств

• Лицензия ООО «ЭОС Софт» на осуществление распространения шифровальных (криптографических) средств

Преимущества EOS for SharePoint

EOS for SharePoint VS не платформенная СЭД

1. Ещё большая гибкость системы и простота обслуживания силами штатного системного администратора

2. Настройка интерфейса системы под требования и дизайн клиента

3. Полная интеграция с пакетом Microsoft Office

4. Мультиязычность (русский, украинский, английский и французский языки).Возможность перевода на другие языки

5. Возможность решения других бизнес-задач: хранилище, корп. портал, офисные заявки и др.

6. Возможности объединить данные из разных ИТ-систем: ERP, CRM, Project и т.д.

EOS for SharePoint VS другие СЭД на SharePoint

1. Полноценная СЭД на SharePoint с учётом всей специфики управления документами в России

2. Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок

3. Высокое быстродействие и масштабирование

4. Система полностью реализована на SharePoint

5. Наличие приложений под все мобильные платформы

6. Удобный и современный интерфейс как самой системы, так и приложений

7. Лицензии ФСБ (ФСТЭК)

8. Поддержка бесплатного SharePoint Foundation

9. Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и государственных структурах

10. Широкая партнёрская сеть по России и СНГ

Важно ИТ-специалистам

«Коробочное», а не заказное решение – сокращение рисков и времени внедрения

Простота обслуживания и доработки, т.к. система построена на SharePoint

Высокое быстродействие и масштабирование

Подходит для крупных, территориально-распределённых компаний

Гибкие возможности по настройке и кастомизации

Интеграция СЭД с другими ИТ-системами: ERP, CRM, Project пр.

Важно руководителям

Прозрачные бизнес-процессы и контроль работы

Автоматизация не только документооборота, но и других процессов

Экономия времени сотрудников

Быстрое реагирование ИТ-службой на потребности бизнеса

Экономия на внедрении, скидки по миграции, гибкое лицензирование

Важно пользователям

Удобный и современный интерфейс

5 типов рабочих столов под разные группы и задачи пользователей

Мобильные приложения

Мультиязычный интерфейс

Единый рабочий стол для СЭД, совещаний, хранилища, портала

Гибкая система уведомлений

Опыт администрирования

Понимание бизнес-процессов

Главные требования к ИТ-специалисту:

Обслуживайте и развивайте систему

силами штатного системного администратора!

Интерфейс

Удобство работы для каждой группы пользователей

Работа с задачами: согласовать, ознакомиться, исполнить и т.д.

1. Руководителя

2. Пользователя

3. Контролёра

4. Регистратора

5. Универсальное РМ

Карточки документов

5 готовых рабочих мест СЭД:

Удобство работы для каждой группы пользователей

1. Интерфейс системы спроектирован совместно с компанией UI Design, он оптимизирован под ежедневные задачи и большой объём

документов

2. В базовой поставке уже имеется 5 готовых шаблонов рабочих мест, оптимизированных под задачи разных групп пользователей

3. Интерфейс системы полностью настраиваемый от фонового рисунка на рабочем месте и цветового оформления до названия и

расположения всех элементов

4. Пользователи могут работать как через браузер, так и с мобильных приложений

5. Пользователям – задачи, делопроизводителям – карточки документов - это новый подход в российских СЭД, позволяет

минимизировать выполняемые пользователями действия и сделать работу более эффективной и удобной.

ТОП5 преимуществ интерфейса EOS for SharePoint:

Регистрация электронных писем в СЭД из Outlook

+ уведомления на почту

Уведомления по E-MAIL

Информер в трее

1. Удобное информирование пользователей СЭД о поступивших задачах

2. Возможность исполнения задача прямо из информера!

Работать через информер удобнее и проще, чем в Outlook!

Мобильные приложения

iPAD-приложение - iEOS

1. Приложение для iPAD

2. Удобное и простое рассмотрение документов/согласование/подписание документов

3. Работа с поручениями

4. Работает OFFLINE

5. Безопасность данных: защищённый канал связи (TLS/SSL), электронная подпись

Скачать

ЭЦП на iPAD

Безопасность: защищенное соединение с сервером по протоколу HTTPS

Электронная подпись:

• Усиленная квалифицированная подпись• Нет привязки к версии iOS• СКЗИ от Алладин: ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001.• Канал защиты информации: TLS/SSL

Состав решения: 1. Ридер 2. Smart-карта (хранит криптографический ключ и сертификат)

• Может быть одним ключом как для iEOS, так и для СЭДSmart-карта:• Электронный пропуск • Для строгой аунтификации в корпоративной среде• Карта может содержать платежное приложение

Windows-приложение – «АРМ Руководителя»

1. Отдельная подсистема для Windows 8 – 10

2. Можно использовать на ПК, планшете или ноутбуке

3. Работает OFFLINE

4. Удобное и простое рассмотрение документов/согласование/подписание документов

5. Работа с поручениями: резолюции по документу, инициативные поручения, утверждение проектов резолюций, контроль исполнения поручений, отчёты

6. Поиск по тексту документа и по реквизитам документа

7. Безопасность данных: защищённый канал связи (https), шифрование документов и электронная подпись (усиленная квалифицированная)

Скачать

Android-приложение – EOSMobile

1. Работает OFFLINE

2. Удобное и простое рассмотрение документов/согласование/подписание документов

3. Работа с поручениями: резолюции по документу, инициативные поручения, утверждение проектов резолюций, контроль исполнения поручений, отчёты

4. Поиск по тексту документа и по реквизитам документа

5. Безопасность данных: защищённый канал связи (https), шифрование документов и электронная подпись (усиленная квалифицированная)

Управление совещаниями

«Управление совещаниями» обеспечивает соблюдение установленных регламентов, а также прозрачность и управляемость всех работ по подготовке и проведению совещаний.

Состав работ, проводимых на каждом этапе, может быть настроен под конкретные процессы организации.

О модуле «Управление совещаниями»

Видео управления совещаниями на YouTube

Модуль «Управление совещаниями»

Планирование

Календарь совещаний

Проведение

Оповещение участников

Оформление

Протокол совещания

Исполнение

Поручения по совещанию

Планирование и подготовка совещания

планирование даты и времени совещания (в том числе периодических совещаний

– «планерок»)

согласование даты и времени проведения совещания с его участниками

определение списка участников заседания

возможность коллективного обсуждения пунктов повестки

рассылка уведомлений (приглашений) участникам совещания по электронной

почте

планирование ресурсов (помещений, компьютеров, проекторов и пр.).

Планирование

Проведение совещания и оформление результатов

Проведение отметка присутствия участников (регистрация)

фиксация хода обсуждения и принятых по вопросам повестки решений

автоматическое формирование протокола совещания с возможностью отправки

его на согласование

Организация исполнения принятых решений

автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании, и

рассылка заданий на исполнение

рассылка протокола совещания по электронной почте участникам и

заинтересованным лицам

контроль исполнения решений совещаний через «рабочий стол» пользователя в

EOS for SharePoint, а также с помощью отчетов в системе

обеспечение исполнителям доступа к материалам совещания, относящимся к

заданию

формирование отчетов (в формате MS Excel) по результатам совещаний.

Исполнение

Планирование совещания

Для планирования совещания пользователь открывает соответствующую вкладку рабочего стола

Планирование совещания

Открывается календарь совещаний

Планирование совещания

В карточке совещания можно планировать повестку мероприятия, добавлять необходимые файлы для предварительного ознакомления участников.

Контроль поручений

По результатам мероприятия создается протокол совещания, который в дальнейшем можно распечатать

Шаблон протокола совещания

Шаблон протокола совещания в Excel

Контроль поручений

Все поручения из протокола совещания, в режиме онлайн поступают на рабочие места исполнителей

Хранилище файлов

Модуль «Хранилище файлов»

Функциональные возможности:

• Структурированное хранилище

• Распределение доступа

• Ручной или автоматический ввод данных

• Полная интеграция с СЭД

• Единое место поиска для всех пользователей

• Гибкая настройка прав доступа

Видео «Хранилище документов» на YouTube

Нормативно-правовые акты

ОРД

Внутренние документы

Область применения:

Любые документы

на корп. портале

Основные возможности

Хранилище файлов

Управление доступом

Взаимодействие с СЭД

Структуризация данных

Единое место поиска для всех пользователей на РМ

Использование справочников для настройки доступа

Делегирование прав управлением доступом

Возможность автоматического предоставления прав доступа

Ручное создание наборов файлов

Запуск публикации

Панель инструментов карточки документа содержит кнопку, которая позволяет запустить публикацию

Форма публикации

Форма публикации позволяет указать вид публикуемого документа, публикуемые файлы, заполнить дополнительные реквизиты

Карточка набора файлов

Содержит основные реквизиты, файлы, ссылки, журналы ознакомления и пересылки

Основные реквизиты

Файлы

Вкладки

Наборы файлов на Рабочем месте

Дополнительный раздел

Область поиска

Перечень представлений Область работы с

наборами файлов

Создание набора

Успей внедрить СЭД по акции!

Действующие акции

«Спеццены – 2015» - сэкономьте на лицензиях до 40%! Подробнее >>

«Миграция» - есть старая СЭД? Обменяйте её лицензии на лицензии EOS for SharePoint! Подробнее >>

«Академическая лицензия» - скидка 50% на лицензии EOS for SharePoint для учебных заведений. Подробнее >>

Как внедрять?

1Внедряет клиент 2Внедряют партнёры 3Внедряет ЭОС

Получите демо-версию БЕСПЛАТНО

и закажите презентацию СЭД у вас в офисе!

www.eos.ru

Россия, Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр. 1

+7 (495) 221-24-31