ERP Configuración del Sistema

ERP

PLANECAIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

KEEP IT SIMPLE, MAKE IT POWERFUL.

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Configuración: CONFIGURACIÓN: .......................................................................................................... 4 1. Actualizar mi Perfil: ..................................................................................................... 4 2. Configuración del Sistema .......................................................................................... 7 General: ............................................................................................................................................... 7 Ordenes de Venta: ........................................................................................................................... 8 Generalidades: ........................................................................................................................................... 9 ERP (Enterprise Application Suite): ................................................................................................ 11 Punto de Venta ........................................................................................................................................ 12 Devoluciones: .......................................................................................................................................... 13

Envíos: .............................................................................................................................................. 13 General ...................................................................................................................................................... 14 Excepciones del Valor Global de Envío: .......................................................................................... 15 UPS .............................................................................................................................................................. 17 FedEx .......................................................................................................................................................... 17 BOL y UCC128 ......................................................................................................................................... 17

Facturación: .................................................................................................................................... 18 General ...................................................................................................................................................... 19 Impuesto y Descuento: ......................................................................................................................... 20 Impuesto sobre las ventas para los estados .................................................................................. 20 Encabezados y Notas de pie de Pagina: .......................................................................................... 20 ERP(Idioma): ........................................................................................................................................... 21 POS(Idioma) ............................................................................................................................................. 21 Web(Idioma) ........................................................................................................................................... 22

Procesamiento de Pagos: ........................................................................................................... 24 Procesamiento de Tarjetas de Crédito ............................................................................................ 24 Configuración del Procesador de Tarjetas de Crédito ............................................................... 24 Authorize.net ...................................................................................................................................... 24 FirstData.com ..................................................................................................................................... 24

Depósitos Bancarios .............................................................................................................................. 25 PayPal ........................................................................................................................................................ 25 Pagos Online ............................................................................................................................................ 26

Ordenes de Compra: .................................................................................................................... 26 Productos ........................................................................................................................................ 27

2. Editar Lista de Precios: .............................................................................................................. 27 EDI: .................................................................................................................................................... 31 Web ................................................................................................................................................... 32 General: ..................................................................................................................................................... 33 Nombre de la Tienda: ...................................................................................................................... 33 Teléfono: .............................................................................................................................................. 33 Tienda Privada: ................................................................................................................................. 33 Dir.Envío igual Dir.Facturación: ................................................................................................... 34 Capturar Compañía: ......................................................................................................................... 34 Mostrar botón 'Me gusta' de Facebook: ..................................................................................... 34 Administración de la Plantilla: ..................................................................................................... 34


Fondo: ........................................................................................................................................................ 35 Color de Fondo: ................................................................................................................................. 35

Productos: ................................................................................................................................................ 36 Listar los productos de las subcategorías: ............................................................................... 36 Ver Carrito Envío Calculado: ......................................................................................................... 36 Ver Carrito Fecha Envío: ................................................................................................................. 36 Cantidad de Productos por Página: ............................................................................................. 36 Mostrar Disponibilidad de Productos: ....................................................................................... 36 Mostrar productos agotados: ........................................................................................................ 36 Vender Productos Agotados: ......................................................................................................... 36 Un SKU por Orden: ........................................................................................................................... 36

Precios y Tarjetas de Regalo: ............................................................................................................. 37 Códigos Descuento: .......................................................................................................................... 37 Opción Tarjeta de Regalo: .............................................................................................................. 37 Longitud Max Texto Regalo: .......................................................................................................... 37 Mostrar los precios con los impuestos: ..................................................................................... 37 Mostrar Productos sin Precio: ...................................................................................................... 37 Lista Precios: ...................................................................................................................................... 37

Despacho: ................................................................................................................................................. 37 Escoger Tipo Destino: ...................................................................................................................... 37 Tipo de Destinatario por Defecto: ............................................................................................... 38 Permitir Recoger: .............................................................................................................................. 38 Bodega Num: ...................................................................................................................................... 38 Permitir al Cliente Seleccionar Transportadora: ................................................................... 38 No Hay Envíos en Fin de Semana: ............................................................................................... 38 Escoger Fecha Envío: ....................................................................................................................... 38 Entregar Antes de (dias): ............................................................................................................... 38

Tamaños de las Imágenes de Productos: ........................................................................................ 39 3. Administrar Usuarios ............................................................................................... 39 Usuarios Activos: .......................................................................................................................... 39 Usuarios Eliminados: .................................................................................................................. 46 Representantes Activos: ............................................................................................................. 47 Representantes Eliminados: ..................................................................................................... 48

4. Administrar Bodegas: ............................................................................................... 49 5. Alarmas EDI ................................................................................................................ 52 6. Notificaciones EDI ..................................................................................................... 52


CONFIGURACIÓN: El menú principal de configuración le permite establecer valores predeterminados en todo el sistema, modificar el perfil de cada usuario, configurar Ordenes de Venta, Envíos, Facturación, Procesamientos de Pagos, Ordenes de compra, Productos, Cuentas EDI (Intercambio electrónico de datos), la tienda Web, configurar bodegas, usuarios, permisos de cada usuario, controlar notificaciones y alarmas en las cuentas EDI.

1. Actualizar mi Perfil: El submenú actualizar mi perfil se puede editar en cada usuario que ingrese al sistema, puede crear o modificar sus datos personales, cambiar color de la aplicación y su contraseña de acceso, excepto el nombre del usuario que solo puede ser modificado por las personas que estén autorizadas. Correo Electrónico y Departamento son los datos indispensables para actualizar el perfil, mantenga actualizados los datos de los usuarios teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

ü El usuario no puede ser modificado.


ü El Correo electrónico, preferiblemente ingrese el correo electrónico para recibir información relacionada con el sistema.

ü Teléfono, escriba el número telefónico de contacto, éste campo no es indispensable pero es muy útil para emergencias.

ü Departamento, seleccione la división dentro de la empresa a la que pertenece el usuario presionando el botón desplegable y dando clic sobre la división de la empresa que se desea.

Si no aparece en la lista desplegable la sección a la que usted pertenece, de clic sobre la opción Otro… y aparecerá una casilla donde podrá ingresar el nombre del departamento de la empresa, verifique que no exista ya en su lista para evitar crear departamentos innecesarios.

ü El cargo que desempeña, escriba el cargo que a sido asignado en su contrato.


ü Idioma, seleccione el tipo de idioma en el que éste usuario desea observar la aplicación.

ü Fondo, Defina la imagen que aparece en la parte superior detrás del nombre de la empresa.

ü Color, modifica el color de toda la aplicación para ese usuario, esto

puede ser útil para identificar rápidamente el tipo de usuario.

ü Contraseña, ingrese la nueva contraseña de acceso del usuario si

desea cambiarla, no olvide que debe tener mínimo 6 caracteres.

ü Confirmar nueva contraseña, ingrese la misma contraseña que escribió en el campo anterior para evitar que por errores de mecanografía, el usuario no pueda ingresar al sistema. Si no coinciden éstos campos es recomendable escoger otro tipo de contraseña e intentar de nuevo.


Recomiende a todos los usuarios que la contraseña debe ser personal e intransferible lo que permitirá un mejor seguimiento de las actividades hechas por cada usuario. Finalmente no olvide guardar los cambios dando clic en el botón Guardar Cambios, para mantener los cambios hechos en el formulario.

2. Configuración del Sistema La configuración del Sistema le permite establecer los valores que por defecto en cada sección del sistema se visualizarán, administrar todo el sistema activar o desactivar opciones sobre las ordenes de venta, reglas de envío, cuando y cómo enviar sus facturas, indicar el procesamiento de pagos, qué método se va a usar cuando recibe pagos, establecer la cuenta bancaria a la que deben llegar esos pagos, establecer alarmas para las Ordenes de Compra, editar lista de precios, Ajustar configuraciones de las transacciones hechas con EDI y finalmente todas las configuraciones de la tienda Web.

General:

En la ventana inicial del menú aparece la opción general en la que deberá completar los campos que se observan en la imagen a continuación:

Datos de la Compañía

En la sección Datos de la Compañía, ingrese el nombre de su compañía tal como desea que se observe en el titulo de la aplicación y como aparecerá en sus relaciones comerciales con FedEx, UPS, Bill of Lading, y en el UCC-128 de sus paquetes de envío.


El NIT es el Número de identificación tributario de la compañía ingréselo completo, incluyendo el guion y el digito de identificación.

Generalidades

Cantidad de Cifras decimales: En la sección de Generalidades identifique la cantidad de cifras decimales que necesita que el sistema utilice en los cálculos y en los datos que se muestran en toda la aplicación. Puede tener máximo 2 cifras decimales. Ejemplo: Al ingresar el numero 2 las cantidades de dinero quedaran escritas en todo el programa con dos cifras decimales, si el valor es 100 queda escrito como sigue $ 100.00, si ingresa el 0 los montos quedaran escritos como sigue $100. Borrar números inactivos después de (horas) Indique la cantidad de horas que estarán activas las ordenes de venta POS (Punto de venta) que no se hayan guardado, después de este tiempo sin usarlas las borrara.

No olvide dar clic en éste botón para salvar los cambios hechos en la aplicación.

Ordenes de Venta:

El menú se divide en 4 secciones Generalidades, ERP, Punto de venta (POS) y Devoluciones, como se observa en la siguiente imagen:


Generalidades:

1. Ver listados por: Seleccione la forma en la que desea que sea agrupada la lista de las ordenes de venta, puede ser por el Número de las ordenes de venta o por el numero de la orden de compra (O.C.) de los clientes.

2. Alerta fecha limite: Seleccione la cantidad de días previos a las fechas limites de entrega de las ordenes de venta, en las que desea que se genere una alarma en el sistema.

Cambia a Rojo cuando la fecha limite ha pasado o es igual al día actual.

Cambia a Naranja cuando la cantidad de días previos a la fecha limite, ingresados en ésta casilla, es menor a la fecha actual.

Cambia a Verde cuando la fecha de inicio de la entrega de la orden es anterior o igual al día actual


Ejemplo: La fecha de inicio de recepción de mercancía del cliente es el día 1 de Abril, el limite de recepción de la orden es el día 15 de Abril, si se desea que se muestre la alarma 3 días antes por defecto, se debe ingresar el numero 3 en éste campo, lo cual genera la alarma visual en los listados de las ordenes abiertas, empacadas y liberadas así:

Desde el 1 al 11 de Abril se muestra en Verde

Del 12 al 14 de abril se Muestra en Naranja

El 15 de Abril se muestra en Rojo hasta que se marque como enviada la orden.

3. Bodega por defecto: Seleccione la bodega que desea que aparezca por defecto en toda la aplicación, es recomendable que en este campo seleccione la bodega más utilizada en su empresa. 4. Permitir Ajustes de Inventario al Empacar: Seleccione ésta casilla si desea que se puedan hacer ajustes y modificaciones al inventario en el momento de empacar, ya que permite ajustar el inventario en los BIN cuando no se encuentra la totalidad de los productos al hacer un pick ticket. 5.Envio a un solo país: Al habilitar la casilla esta indicando que los envíos solo se harán a un país, y quedará por defecto el país que seleccione en el campo de la derecha. 6.Pais por defecto: Para agilizar el diligenciamiento de los datos de sus clientes (Específicamente en las direcciones de envío), usted puede seleccionar el país por defecto que utiliza su compañía. 7. Correo de ventas: Ingrese el correo al cual desea que le lleguen las copias de las facturas que son enviadas a los clientes vía correo electrónico. 8. Asignación automática de Productos (Días): La asignación automática de productos de cada orden se hará cuando la diferencia de días entre la fecha en la que se crea la orden y la fecha limite, sea menor o igual a la cantidad de días que se indique en ésta casilla.


Ejemplo: Si digitó en ésta casilla el numero 10 (días) y tiene las siguientes fechas:

Creación de la Orden (dd/mm/yy)

Limite de entrega de la orden (dd/mm/yy)

Diferencia (Días)

Asignación Automática de Productos.

05/03/12 14/03/12 9 SI 05/03/12 15/03/12 10 SI 05/03/12 16/03/12 11 NO

El sistema intenta hacer la asignación automática de los productos si se encuentran en el inventario, de lo contrario deben asignarse manualmente, igual que las ordenes que no se encuentran en el rango de días definido en éste campo.

ERP (Enterprise Application Suite):

1. Canal por Defecto: Seleccione de la lista desplegable el medio por el cual se reciben las solicitudes de ordenes de venta, puede ser telefónicamente, por correo electrónico, fax o personalmente.

2. Términos de Pago por Defecto: En éste campo usted puede seleccionar de la lista desplegable el termino de pago que será el valor por defecto al momento de crear facturas de clientes o de proveedores en caso de que estos no lo tengan definido.

Usted puede elegir los términos del pago que pueden ser:

ü Prepago, si se paga por adelantado la orden. ü Net D, el pago se realiza después de los D días, donde D representa el

cantidad de días en los que el pago neto se hará y las opciones van desde 7 hasta 150 días.

3. Descuentos libres: Al habilitar esta casilla permite modificar manualmente los valores de descuento al crear y editar ordenes de venta ERP.


4. Lista de precios: Seleccione la lista de precios que desea que aparezca por defecto al crear una orden de venta. Recuerde que los valores por defecto agilizaran su operación en el momento de crear una orden de venta, por lo que se le aconseja elegir la lista más utilizada.

Punto de Venta

1. Lista Precios: Lista de precios por defecto que será utilizada al crear una nueva orden en un Punto de venta (Point Of Sale).

2. Número máximo de turnos: En el POS usted puede asignar turnos cuando

se están creando ordenes de venta, indique aquí la cantidad de ordenes que pueden estar simultáneamente abiertas y que se guardarán según el turno que se les asigne.

3. Vender productos sin precio: deshabilite ésta casilla si desea que todos

sus productos cuando se encuentran en un punto de venta no se puedan vender si no tiene precio, exceptuando los que son de tipo “Muestra” que son muestras gratuitas.

Ejemplo: Si a algún producto no se le ha asignado el precio, es importante que en el momento de crearse la orden no me permita vender el producto porque seria gratuito.

Los campos que habilite en la siguiente sección, serán requeridos al momento de crear la orden de venta POS.

4. Requerir ID del Cliente: Selecciónelo si es necesario que el campo de identificación del cliente haya sido ingresado cuando se crea una nueva orden de venta POS.

5. Requerir Teléfono del Cliente: Selecciónelo si es necesario que el campo de teléfono del cliente haya sido ingresado cuando se crea una nueva orden de venta POS.


6. Requerir Correo Electrónico del cliente: Controla al momento de crear

cliente en las ordenes de venta POS si es requerido el campo del correo electrónico del cliente cuando se crea un nuevo cliente.

7. Requerir Representante de ventas: Controla al momento de crear las

ordenes de venta POS, si es requerido el campo de representante de ventas.

8. Ajuste Automático de productos Finales: Cuando el producto final no esta

en stock y ésta opción esta seleccionada, se ajustan los materiales que componen el producto final en el inventario, pero si no está seleccionada la opción, se crea el producto final en el inventario para que se pueda vender.

Devoluciones:

1. Máximo Porcentaje Monetario de Devolución: Indique el máximo porcentaje del precio del producto que puede ser entregado a su cliente, cuando se esta haciendo una devolución, si esta en cero o vacío se toma como una devolución del 100%.

2. Aviso para devoluciones abiertas: Es una alarma en el listado de devoluciones, donde cambia de color la fecha de la devolución para que sea atendida lo antes posible, esto ocurrirá según la cantidad de días que se definan en éste parámetro.

No olvide dar clic en éste botón para salvar cualquier modificación que haya hecho en la aplicación.

Envíos:

Tenga en cuenta que los costos de envío se ajustan automáticamente cuando es posible acceder al sistema de calculo de envíos de las transportadoras.


General

1. Transportadora y Servicio por defecto: Seleccione la transportadora y el servicio que usualmente maneja en el envío de productos con la mayoría de sus clientes, para que aparezca por defecto cuando se crean las ordenes de venta y por ende facilitar la creación de las mismas.

2. Valor de Envío por defecto: Valor por defecto del envío cuando no es posible cargar automáticamente el costo del servicio de la transportadora seleccionada en la orden de venta.


3. Agregar a Cotización de Transportador (%): Ingrese el porcentaje que cubre los sobrecostos que se puedan generar en los envíos.

Excepciones del Valor Global de Envío:

En ésta tabla se ingresan y visualizan las excepciones que se deben tener en cuenta al momento de hacer un envió.

Para crear una nueva excepción de clic sobre el botón al final de la tabla llamado Nuevo, complete los campos teniendo en cuenta las siguientes especificaciones:

1. En el campo Ciudad, es importante que ingrese el nombre completo de la ciudad, con el acento apropiado y sin siglas para que el sistema pueda encontrar todas las excepciones creadas por usted para la misma región.

2. Ingrese el nombre completo del Estado o departamento de la ciudad que usted ingresó anteriormente, recuerde que debe escribirlo sin siglas y con la acentuación apropiada.

3. Los campos Min. Peso y Max. Peso se deben indicar en Kilogramos, y hacen referencia al rango de peso de los productos, que tendrán una excepción y un valor especifico al momento de ser enviados.

En el rango se compara si el peso total de la orden es mayor al peso ingresado en Min. Peso y si el peso total de la orden es menor al valor


ingresado en el Max. Peso, entonces se aplica el precio ingresado en la Tasa de envío. Ejemplo:

Si los

rangos de peso se escriben como se hace en la excepción 1 y en el 2 para los pesos de 10Kg en adelante quedará en $2000 la tasa de envío mientras si se escribe el rango como en el 2 y en el 3, las ordenes que se encuentren en 20.01 Kg o en 20.99Hg no serán tenidas en cuenta para ninguno de los dos valores de tasa de envío.

4. Indique en el ultimo campo Tasa de Envío, la tarifa que se le asigna a la nueva excepción para ajustar el precio en las ordenes de venta cuando se va a efectuar el envío.

Guardar: Completados los campos de clic en el botón actualizar y se guardaran los cambios y actualizaciones hechas en las excepciones en el listado.

Borrar: Si desea borrar alguna excepción basta con dar clic sobre la caja o cajas de chequeo que desee y dé clic en el botón Remover, tenga en cuenta que una ves eliminadas no se pueden recuperar.

Editar: Para modificar algún campo de las excepciones ya creadas de clic sobre el ID de la excepción y automáticamente podrá hacer las

Nº Ciudad Estado Min.Peso Max.Peso Tasa de Envío 1 Bogotá 0 10 $1.000 2 Bogotá 10 20 $2.000 3 Bogotá 21 30 $3.000


modificaciones que desee, de clic en el botón actualizar y se guardaran los cambios hechos.

UPS

UPS (United Parcel Service Inc.) es una empresas transportadora, de gran trayectoria por lo cual si usted desea que sus envíos utilicen UPS, ingrese los datos solicitados a continuación, los cuales usted conoce en el momento de solicitar el servicio de UPS, datos con los cuales el sistema se enlaza automáticamente con la transportadora y determinar las tarifas de envío apropiadas, estos datos son entregados a usted en el momento de establecer una relación comercial con UPS.

Requerir Firma de Quien Recibe: Si habilita la casilla de chequeo indicará que el envío debe ser recibido y confirmado con la firma de la persona que recibe el envío de otra forma no se puede entregar.

FedEx

Los siguientes campos debe completarlos tal y como aparece en su suscripción a la empresa transportadora FedEx. FedEx Meter FedEx Cuenta FedEx Clave FedEx Contraseña


BOL y UCC128

Prefijo UCC128 (6 Caracteres): Prefijo de 6 caracteres usado para crear los códigos SSCC (Serial Shipping Container Code) el Código Seriado de Contenedor de Embarque de las etiquetas UCC 128. Ver http://www.totalcode.com/UCC128 Descripción Producto en UCC128: Descripción que aparece del producto en las etiquetas UCC 128. Para más información remítase a la siguiente página Web: http://www.totalcode.com/UCC128 Prefijo BOL: Prefijo de los códigos de los Bill Of Lading.

Facturación:

En éste módulo usted puede ajustar el encabezado y notas al pie que desea en sus facturas, en el idioma que elija y según el tipo, si es de ERP (Enterprise Application Suite ), Punto de venta (Point of Sale) y/o Tienda Web, impuestos, descuentos y datos específicos de la factura se pueden ingresar en el formulario que se observa a continuación:


Se encuentran 6 secciones como sigue:

General

Prefijo de la Factura: Ingrese el prefijo de sus facturas si lo tiene, para controlar sus facturas por cada sucursal o almacén, tenga en cuenta que éste dato es alfanumérico.

Nota: No olvide que los prefijos, igual que la numeración de las facturas, deben ser autorizados por la Dian. Para ello, en el formato dispuesto por la Dian, hay un espacio para los prefijos que se pretendan utilizar.

Número de Dígitos: Cantidad de dígitos que podrá tener el código de la factura, es decir, se Completa con ceros a la izquierda según la cantidad de dígitos que pueden tener sus facturas. . Ejemplo: La Factura No. 546 con 5 dígitos quedara de la siguiente manera, Factura No. 0000546.


Crear Factura Cuando la Orden se ha: Defina cuando se crean las factura, en el momento de empacar o después de haber enviado los productos. Correo de Contabilidad: Indique el correo electrónico al cual debe llegar información sobre los resultados de los procesos de pago hechos con tarjetas de crédito.

Impuesto y Descuento:

Aplicar Impuesto de Venta: Indica la manera en la que los impuestos se deben aplicar definiendo si es para todo el sistema (Global), por departamentos o por categoría de los productos. Impuesto de Ventas Global %: Porcentaje de impuestos para todo el sistema, este porcentaje es valido únicamente cuando se aplica el impuesto de venta global. Aplicar descuentos: Indica si los descuentos en las ordenes de venta se realizaran antes o después de impuestos, tenga en cuenta que si usted esta utilizando aplicar impuestos de Venta por categoría únicamente puede aplicar los descuentos después de impuestos.

Impuesto sobre las ventas para los estados

Estos impuesto se deben indicar en porcentaje para los diferentes estados o departamentos de su región y solo es posible aplicarlos cuando la opción por Departamentos en la sección anterior llamada Aplicar impuesto de venta se encuentra seleccionada.

Encabezados y Notas de pie de Pagina:

En las secciones siguientes, usted puede crear sus encabezados y Pie de Pagina como lo desee, puede subir imágenes y escribir textos tal y como desea que aparezcan en la facturación.


ERP(Idioma):

Usted debe diligenciar los siguientes campos con la información correcta, recuerde que aparecerá en sus facturas por lo que es importante que mantenga actualizada y correcta la información que ingrese aquí:

Para visualizar imágenes que estén precargadas en el encabezado y pie de Pagina de clic en la lupa que aparece en el Banner de la cabecera y del pie respectivamente. Para hacer cualquier modificación presione el Botón Editar y allí podrá cambiar la imagen que desea cargar tanto en la parte superior como en la parte inferior, la fotografía saldrá justificada a la izquierda y solo puede seleccionar archivos en formato .jpg, tenga en cuenta esto en el momento de crear su imagen. Para cargar la imagen de clic en el Boton Examinar, seleccione el archivo que desea cargar y de clic en aceptar, cuando cree sus facturas podrá pre visualizar la manera como quedara impresa y las modificaciones solo se podrán crear en ésta sección. Encabezado: El texto se debe ingresar teniendo en cuenta que aparecerá debajo de la imagen justificado a la izquierda. Pie de Pagina: El texto que escriba en éste campo aparecerá en la parte superior de la imagen y estará justificado a la izquierda.

POS(Idioma)

Usted debe diligenciar los siguientes campos con la información correcta, recuerde que todo lo que ingrese aquí aparecerá en sus facturas, por lo que es importante que mantenga actualizada y correcta la información que ingrese:


Para visualizar imágenes que estén precargadas en el encabezado y pie de Pagina de clic en la lupa que aparece en el Banner de la cabecera y del pie respectivamente. Para hacer cualquier modificación presione el Botón Editar y allí podrá cambiar la imagen que desea cargar tanto en la parte superior como en la parte inferior, la fotografía saldrá justificada a la izquierda y solo puede seleccionar archivos en formato .jpg, tenga en cuenta esto en el momento de crear su imagen. Para cargar la imagen de clic en el botón Examinar, seleccione el archivo que desea cargar y de clic en aceptar, cuando cree sus facturas podrá pre visualizar la manera como quedara impresa y las modificaciones solo se podrán crear en ésta sección. Encabezado: El texto se debe ingresar teniendo en cuenta que aparecerá debajo de la imagen justificado a la izquierda. Pie de Pagina: El texto que escriba en éste campo aparecerá en la parte superior de la imagen y estará justificado a la izquierda.

Web(Idioma)

Para la página web se crean facturas para ser enviadas por correo electrónico, si así lo desea. Tiene la misma funcionalidad que los dos anteriores:


Para visualizar imágenes que estén precargadas en el encabezado y pie de Pagina de clic en la lupa que aparece en el Banner de la cabecera y del pie respectivamente. Para hacer cualquier modificación presione el Botón Editar y allí podrá cambiar la imagen que desea cargar tanto en la parte superior como en la parte inferior, la fotografía saldrá justificada a la izquierda y solo puede seleccionar archivos en formato .jpg, tenga en cuenta esto en el momento de crear su imagen. Para cargar la imagen de clic en el botón Choose, seleccione el archivo que desea cargar y de clic en aceptar, cuando cree sus facturas podrá pre visualizar la manera como quedara impresa y las modificaciones solo se podrán crear en ésta sección. Encabezado: El texto se debe ingresar teniendo en cuenta que aparecerá debajo de la imagen justificado a la izquierda. Pie de Pagina: El texto que escriba en éste campo aparecerá en la parte superior de la imagen y estará justificado a la izquierda.


Procesamiento de Pagos:

Procesamiento de Tarjetas de Crédito

Método: Seleccione cual procesador usted utiliza para pagos con tarjeta de crédito, con el ERP.

Configuración del Procesador de Tarjetas de Crédito

Dependiendo del método seleccionado en la sección anterior, usted deberá diligenciar los datos exigidos en los campos a continuación mostrados:

Authorize.net

Escriba su Usuario y contraseña.

FirstData.com


Ingrese sus datos de identificación con los que creó la cuenta y busque el archivo en su computador dando clic en el botón Choose File, suba el archivo generado por FirstData.com y para terminar de clic en Subir Archivo.

Depósitos Bancarios

Si selecciona la opción Activar depósitos bancarios, cuando usted esté usando la tienda Web, la orden de venta queda en espera de autorización por parte de un usuario del sistema que confirme que el pago se realizó en la cuenta. Ingrese los datos de Banco, Número de cuenta y Titular de la cuenta para enviar una notificación al cliente y que pueda hacer el pago, por lo que es necesario que mantenga actualizados los datos y corrobore que el número de cuenta sea correcto.

PayPal

Al dar clic sobre la caja de chequeo, Activar PayPal le permite que los pagos a su tienda Web sean por éste medio, por lo cual debe diligenciar los datos tal y como PayPal se los ha suministrado, para que las transacciones sean correctas.


Pagos Online

Pagos Online se activan solo al dar clic sobre la casilla de chequeo llamada Activar PagosOnline diligencie su usuario y contraseña para que el sistema permita el funcionamiento de ésta herramienta. No olvide guardar los cambios, dando clic en el botón al final de la pagina, para conservar las actualizaciones que usted haga sobre los Procedimientos de Pago.

Ordenes de Compra:

Alarma para Confirmación Proveedor Tarde: Cantidad de días después del envío de la Orden de compra al proveedor, que sin recibir confirmación de llegada de la orden a éste, se encenderá una alarma en la Orden de Compra, mostrándola de color rojo. Warn Before Late Order (days): Ingrese la cantidad de días, anteriores a la fecha en la que se debe recibir la mercancía enviada por el proveedor, para generar una alerta hasta que sea recibida la mercancía. Sobrepago Max. vs OC Original (%): Cuando el proveedor envía más mercancía de la ordenada y solo se quiere pagar un porcentaje adicional por la mercancía que no se solicitó, indique en éste campo el valor máximo (en porcentaje) que estaría dispuesto a pagar. Tenga en cuenta el valor a pagar de la mercancía solicitada es del 100%, así que el valor ingresado debe ser mayor a éste.


Auto Marcar Remesa Directa Enviada: Si da clic en la casilla de chequeo indica que se da por recibida por el cliente la orden de venta, ya que se hace un envío directo desde el proveedor hasta el cliente final. Si la casilla no queda activada, significará que se le hará seguimiento a la orden de venta hasta que el cliente final confirme le recepción de la mercancía. Finalmente no olvide guardar todos los cambios efectuados dando clic en el botón guardar.

Productos

En ésta pestaña usted puede administrar los productos y establecer algunas configuraciones especiales:

1. Usar UPC como SKU: Si da clic en la casilla de chequeo hará que en el momento de crear un nuevo producto o editarlo, el valor ingresado en UPC sea copiado o sobre escrito en el SKU. Únicamente funciona si el UPC es modificado, porque cuando se digita el SKU no cambia el UPC.

2. Editar Lista de Precios:

En éste menú puede crear nuevas listas de precios e incluso modificarlas.


Para crear una nueva lista de precios siga las siguientes instrucciones: 1.De clic en el botón resaltado en verde, llamado Nuevo. 2. Se abre la ventana llamada Nuevo y a continuación puede ingresar el nombre de la nueva lista de precios, fíjese que en la parte superior de ésta ventana hay un botón de idiomas, usted debe crear el nombre de la lista de precios en los dos idiomas que aparecen, para poderla guardar.

Nota: Para cambiar el idioma solo debe dar clic en el botón de idiomas, se despliega un menú con los dos idiomas, selecciona el que le hace falta crear y digita el nombre de la lista y ya queda guardado para ese idioma.

3. De clic en Guardar Cambios y creará lista de productos existentes pero con precio cero en toda la lista. Fíjese que en el momento de guardar cambios, si escribió el nombre de la lista en los dos idiomas, aparecerá un submenú que le permitirá terminar de configurar la nueva lista creada como se observa a continuación:


4. En la sección COPIAR, usted puede copiar los precios de una lista creada anteriormente y hacerle ajustes a esos precios. De clic en Procesar y la información de la lista que se quiere copiar quedara cargada exitosamente.

5. En el submenú Ajustar precios, ingrese un porcentaje e indique cómo desea que se haga el ajuste de precios, incrementando el valor o haciendo un descuento en los precios, por categoría, por especificaciones o incluso por tipo.

6. Redondear a múltiplos de $: escriba el valor al que desea que se redondeen los precios para la lista de precios creada.

7. El redondeo puede hacerse de tres maneras:

Normal: Según la cifra que ingrese, se hará el redondeo que se aplica al decimal situado en la siguiente posición. Si el siguiente decimal es menor que 5, el anterior no se modifica. Si el siguiente decimal es mayor o igual que 5, el anterior se incrementa en una unidad. Por ejemplo, si usted ingresa la cifra 1000, selecciona la opción normal y el precio de algún producto es 12.500 o 12.510 el valor redondeado será 13.000


Si el valor es 12.499 el valor redondeado será 12.000

Hacia arriba: Cuando se selecciona ésta opción, siempre se aumenta el valor. Ejemplo: si el valor escrito es 1000 y el precio del producto es de 12.200 y la opción seleccionada es hacia arriba, entonces el precio se redondea a 13.000. Hacia abajo: Si ésta opción es la seleccionada, hará que siempre se redondee al valor más bajo. Ejemplo: si el valor escrito es 1000 y el precio del producto es de 12.900 y la opción seleccionada es hacia abajo, entonces el precio se redondea a 12.000.

Aplicar a: Seleccione la categoría a la cual desea que se le apliquen los cambios de ajuste de porcentaje y redondeo hechas en la parte superior de ésta sección. Especificaciones: Seleccione de la lista de especificaciones de los productos a cuales desea hacerle los cambios (La lista de especificaciones debe ser creada por usted en el momento de crear productos variantes, o productos contenedores). Tipo: Según la especificación seleccionada usted podrá observar los valores de esa categoría y seleccionar alguna clase, por ejemplo si la especificación es el color del producto, usted puede seleccionar cualquier tipo de color de la lista desplegable y hacer algún ajuste de precio o redondeo solo para los productos seleccionados. No olvide que para que los cambios tengan efecto debe presionar el botón procesar, cada vez que cambie algún parámetro.

Redondear a múltiplos de 1.000

Tipo de redondeo

Precios Normal Hacia arriba Hacia abajo 12.999 13.000 13.000 12.000 12.500 13.000 13.000 12.000 12.499 12.000 13.000 12.000


3. Copiar nombre del contenedor a nuevas variantes: Al crear un nuevo producto variante copia automáticamente el nombre de su producto contenedor. Para entender mejor estos conceptos remítase al glosario o a la sección de creación de productos.

EDI:

Es la manera estructurada de hacer Intercambio electrónico de datos de su compañía, con otras organizaciones que tengan la misma forma de transmisión, y éste es el estandarizado para mercados globales. Usted puede registrar su cuenta EDI y el ERP automáticamente enviará sus facturas y recibirá ordenes de compra de sus clientes para empacarlas según el estándar y generar la factura 810 después del envío de la mercancía.

ID EDI x12: Escriba el número identificador de su registro EDI para poder hacer las transacciones automáticas, recuerde que el formato que se maneja es x12. Contacto EDI: Seleccione de la lista de usuarios del sistema, la persona encargada de las cuentas EDI en su empresa, para que su cliente pueda contactar a esa persona, si en el listado no aparece el usuario encargado de las cuentas EDI, debe crear un usuario en el sistema para poder seleccionarlo.


Validar Precios: cuando usted de clic en la casilla de chequeo, el sistema verifica si al recibir una orden de compra a través de EDI, el precio de los productos están por debajo de la lista de precios designados para ese cliente, y si es así rechaza la orden de Compra. De lo contrario procesa la solicitud normalmente. Mantener Precio: Cuando usted selecciona la casilla de chequeo, hace que la orden mantenga el precio que el cliente envía. Cuando las dos opciones están activas, rechaza la transmisión si el precio del cliente es menor. Enviar Descuento en Forma 810: La forma 810 es la factura electrónica que se genera en EDI, que permite mayor velocidad en el proceso de ingreso de datos, envío y recepción de las facturas, seleccione ésta opción si desea incluir el descuento en la Forma 810 de EDI.

Web

En ésta sección usted puede configurar todos los parámetros de la tienda web, los parámetros que ajuste aquí serán visibles en su página y le permitirán manejar cómodamente el sistema como se observa en la siguiente imagen:


La configuración de la tienda Web se encuentra dividida por secciones para tener claro los parámetros a configurar así:

General:

Nombre de la Tienda: Ingrese el nombre que desea que le aparezca a todos sus clientes en el momento de enviar un correo electrónico, de la Tienda

Teléfono: Aparecerá el numero en la Pagina Web y en el envio de correos electrónicos hacia los clientes.

Tienda Privada: Al habilitar la tienda de manera privada, solo los clientes han iniciado sesión con usuario y contraseña podrán ver los productos de la tienda web, de lo contrario todos los clientes que ingresen a la página podrán visualizar toda la tienda.


Dir.Envío igual Dir.Facturación: Cuando da clic en la casilla de chequeo deja por defecto seleccionada la opción que completa los campos cuando son iguales las direcciones de envío y de facturación, de lo contrario deja la opción por defecto sin seleccionar.

Capturar Compañía: De clic en la casilla de chequeo si desea que se le solicite al cliente el nombre de la compañía desde la cual esta haciendo la compra.

Mostrar botón 'Me gusta' de Facebook: Con éste botón habilitado usted podrá observar la cantidad de personas a quienes les gusta cada uno se sus productos.

Administración de la Plantilla: En la sección administrar plantilla seleccione las imágenes que desea dejar como fondo, los banners que se muestran tano en la página Web como los que se enviaran vía correo electrónico a sus clientes, no olvide que las imágenes que se pueden cargar deben estar en formato *.jpg. A continuación se observa el formulario para cargar en el sistema las imágenes de la pagina Web:


Para cargar las imágenes de fondo de la Tienda Web y las de los banners usted debe dar clic en el botón Choose File, o seleccionar, según aparezca en su navegador de internet, luego indique en el explorador que aparece el archivo que desea cargar, de clic en aceptar y quedará cargada la imagen seleccionada. Si desea corroborar cual es la imagen que se encuentra cargada, de clic en el link que tiene una lupa, al lado del botón borrar, que dice (Haga clic para ver la imagen) y aparecerá la imagen en una nueva pestaña o ventana según el navegador en el que se encuentre. No olvide dar actualizar en la nueva pestaña o ventana cada vez que desee pre visualizar una imagen para que usted observe la imagen correcta y no una anteriormente cargada.

Fondo:

Color de Fondo: Ingrese el código del color en formato hexadecimal, para identificar el código del color deseado, ingrese al menú principal de Word, y en editar el color de la fuente, aparece el menú para seleccionar más opciones de colores así:

De Clic en Más colores, se despliega la ventana llamada Colores, o Colors en ingles, seleccione con el mouse el color que desea, luego de Clic en la pestaña superior marcada con el símbolo # y podrá encontrar el código que debe ingresar en la casilla. Nota: El código hexadecimal debe contener 6 caracteres y debe ser ingresado sin el símbolo #.


O con el valor de RGB que aparece al hacer el cambio de color personalizado, puede usar cualquier buscador en línea para definir el código hexadecimal que usted desea.

Productos:

Listar los productos de las subcategorías: Muestra por categoría todos los productos que se encuentran en cada subcategoría cuando selecciona ésta opción.

Ver Carrito Envío Calculado: Muestra la opción del costo del envío, según el peso y el Zip code o la ciudad a la que debe llegar la mercancía. El valor se puede ajustar en la configuración de envíos.

Ver Carrito Fecha Envío: Cuando en su tienda web se observa el carro de compras, si habilita ésta opción mostrará la fecha de entrega de la compra.

Cantidad de Productos por Página: Define cuántos productos se muestran por página en las listas de productos de la tienda web.

Mostrar Disponibilidad de Productos: Si se habilita ésta opción muestra en cada producto su disponibilidad, mostrando un mensaje de agotado si no hay existencias o en inventario si esta disponible el producto según sea el caso.

Mostrar productos agotados: Muestra los productos aunque no se encuentran en el stock

Vender Productos Agotados: Cuando ésta opción esta habilitada permite vender productos aunque no estén en stock.(Revisar regla de stock)

Un SKU por Orden: Si marca ésta opción hará que solo se pueda crear una orden por producto, es utilizado cuando en una lista de productos, no todos son enviados al mismo lugar, es preferible por producto crear una sola orden de venta.


Precios y Tarjetas de Regalo:

Códigos Descuento: Al finalizar la compra en la tienda web, si habilita ésta opción, le permitirá al cliente digitar en una casilla un código de descuento dado por su empresa, de lo contrario no se muestra ésta opción.

Opción Tarjeta de Regalo: Al seleccionar ésta opción usted muestra en su tienda web la posibilidad de comprar una tarjeta de regalo física, de lo contrario no aparece en el formulario de compra de productos.

Longitud Max Texto Regalo: Defina la cantidad de caracteres que puede escribir su cliente en la tarjeta de regalo, la longitud máxima es de 2.000 caracteres. Ésta opción solo es valida si la opción de regalo esta activa.

Mostrar los precios con los impuestos: Si desea mostrar los precios con impuestos en la web, habilite esta casilla y verifique en la configuración de Facturación en la sección Impuesto y Descuento, que en Aplicar Impuesto de Venta se encuentre seleccionada cualquier opción diferente a “Por Estado”, para que los precios se muestren con impuestos en la Tienda Web.

Mostrar Productos sin Precio: Si desea habilitar esta casilla, se mostraran en su página web los productos sin precio pero tenga en cuenta que pueden ser vendidos sin precio.

Lista Precios: Seleccione la lista de precios que se desea mostrar en la pagina web.

Despacho:

Escoger Tipo Destino: Si habilita ésta opción usted mostrará en su tienda web, el mensaje para que indique lugar a donde llegarán sus compras, que puede ser residencial o de negocio.


Tipo de Destinatario por Defecto: Indique cual es el destinatario que más usa su empresa, puede ser de tipo residencial o negocio, para que aparezca por defecto en el formulario de información del cliente, cuando la opción de mostrar este activa.

Permitir Recoger: Esta opción da autorización para que el cliente, si lo desea, pueda ir a mi tienda y recoger la mercancía comprada en la tienda web.

Bodega Num: Seleccione la Bodega desde donde se enviarán las ordenes de venta al cliente.

Permitir al Cliente Seleccionar Transportadora: Cuando el cliente esta haciendo la solicitud de un producto, si habilita esta casilla le permitirá seleccionar de la lista predeterminada del sistema, la transportadora que le entregará su compra.

No Hay Envíos en Fin de Semana: Si activa ésta casilla indicará que no se harán envíos de mercancía ni el sábado ni domingo, los días festivos si se pueden hacer ventas. Tenga en cuenta que al activar ésta casilla tiene prelación y los clientes si esta habilitada la casilla de escoger fecha de envío, no podrán escoger los días de fin de semana.

Escoger Fecha Envío: Al seleccionar Escoger Fecha de Envío, mostrará una casilla en la que aparece el calendario y le permitirá a su cliente escoger la fecha en la que desea que sea enviada la compra, de lo contrario oculta la opción. No olvide que si se encuentra habilitada la opción de No hay envíos en Fin de semana, su cliente no podrá seleccionar ni los sábados ni los domingos.

Entregar Antes de (dias): Cuando el cliente no elige la fecha de entrega, usted puede dejar por defecto la cantidad máxima de días en la que se debe entregar la compra hecha por el cliente.


Tamaños de las Imágenes de Productos:

Cada vez que se carga una imagen en el sistema se crean tres tipos de imágenes para la visualización de la tienda web, las cuales quedaran definidas por los tamaños en pixeles que se pueden modificar en los campos que se observan en ésta sección.

3. Administrar Usuarios En éste menú de Configuraciones usted podrá establecer el tipo de servicios que le dará a cada usuario del sistema así como crear usuarios y borrarlos, para tener control total sobre el sistema.

Como se observa en la imagen anterior, al ingresar a éste menú, usted podrá observar los usuarios que se encuentran activos, usuarios que usted ha eliminado, representantes de ventas activos y Representantes de ventas Eliminados del sistema con lo cual usted administrará fácilmente a todos y cada uno de los usuarios del sistema. La diferencia entre crear un usuario como representante de ventas activo y un usuario activo es que el primero solo tiene premiso para crear ordenes y visualizar las ordenes de venta de los clientes que tenga a cargo ese usuario específicamente, mientras que los segundos usted podrá configurarlos con los permisos que desee y tendrán acceso a toda la aplicación.

Usuarios Activos:

Usted observará dos tipos de botones en ésta sección con los cuales puede Borrar o Crear un nuevo usuario y configurar de la siguiente manera:


1. Borrar: Para borrar de clic sobre la casilla de chequeo, en la primera columna de cada usuario y puede seleccionar uno o la cantidad de usuarios que usted dese dejar inactivos.

2. Crear Nuevo Usuario: De clic en el Botón Nuevo Usuario y aparecerá el

siguiente formulario.

Usted debe ingresar el Nombre Completo de quien será responsable del usuario que se ésta creando, usted puede incluir espacios y tildes, pero evite escribir símbolos como &@.

En el campo de Usuario usted puede crear un nombre de usuario con números y caracteres de la A a la Z exceptuando la ñ, pueden ser escritos en mayúscula o minúscula, las palabras pueden ser separadas por punto, guion o raya al piso. Evite tildes, espacios, símbolos adicionales y nombres repetidos, tenga en cuenta que el usuario después de ser ingresado se validará para evitar nombres repetidos y crear exitosamente su usuario. La contraseña para cada usuario debe ser privada para evitar suplantaciones y tener mayor seguridad en el sistema, mínimo debe contener 6 caracteres y pueden ser de cualquier tipo, se recomienda utilizar diferentes símbolos números y letras, debe digitar de nuevo su clave para confirmarla.


Si ya creó el usuario y desea cambiar la contraseña solo debe dar clic en el link configurar del usuario que desea editar y deberá escribir su nueva contraseña en los dos campos asignados para tal fin. El correo electrónico es indispensable para crear el usuario, permitirá visualizarlo en el directorio de usuarios y para que el sistema lo pueda contactar cuando sea necesario. Especifique el teléfono, el departamento de la empresa al cual pertenece y el nombre del cargo que ocupa ese usuario, defina el idioma en el que ese usuario utilizará toda la aplicación y especifique la bodega que por defecto desea que le aparezca a ese usuario. Finalmente decida si quiere mantener activo el registro creado o si por el momento lo desea inhabilitar mientras le crea todos los permisos correspondientes. De clic en el botón Agregar Nuevo Usuario y verifique que aparezca correctamente en la lista de Usuarios Activos o en la lista de Usuarios Eliminados según sea el caso.

3. Configurar: Para editar el perfil y los permisos de cualquier usuario del sistema usted debe entrar en el link subrayado en la ultima columna de cada usuario llamado Configurar.

Se observará la imagen que aparece arriba y tendrá abierta la pestaña llamada Permisos, se encuentran clasificados los permisos de acuerdo al menú principal. Lea atentamente cada etiqueta y habilite la casilla de chequeo si desea dar permisos a ese usuario para realizar las tareas que se especifican en cada menú, de lo contrario déjela desactivada.


Recuerde que si ya ha creado los permisos para algún otro usuario los podrá copiar dando clic en el menú desplegable Copiar Permisos de, seleccionando alguno de los usuarios ya creados, así se encuentren activos o no.

Ordenes de Venta: Actualizar el embarque BLs: Ajustar Precios de los Productos: Habilite esta opción si desea que el usuario pueda cambiar los precios de los productos en la creación o edición de las ordenes de venta. Asignar / Reasignar: Habilite la opción si quiere que el usuario pueda asignar los productos para cada orden de venta y/o reasignarlos entre ordenes de venta ya creadas, es decir, tomar los productos asignados a una orden y reasignarlos a otra orden. Permitir cerrar caja en el POS: Si ésta habilitado autoriza a los usuarios para la administración de la caja, podrán hacer el cierre de ésta, realizar arqueos, ingresar los datos que aparecen físicamente, verificar si, el monto esperado corresponde con el balance real, hacer retiros y depósitos a la caja. Independientemente de la cantidad de cajas que usted maneje en el POS, cuando da clic en cerrar caja, no debe estar creando ninguna orden de venta en los puntos de venta. Autorizar Ordenes de Venta: Si selecciona la casilla, permite autorizar ordenes de venta por valores de crédito superiores al máximo establecido para cada cliente.

Empaque automático de Ordenes de venta: Habilita ésta opción para los usuarios que pueden generar un empaque. Cancelar los Pick Tickets: Permisos para cancelar los pick Tickets determine los usuarios que pueden cancelar las listas de recolección de mercancía para ser enviada al cliente. Cancelar artículos abiertos: Cancelar los artículos que han sido abiertos en una orden de venta para ser usados en otra orden.


Cancelar artículos liberados: Cuando se libera un articulo para sacarlo de la bodega deben existir usuarios que puedan autorizar la cancelación de la liberación del artículo que se encontraba en la bodega, para mantener el control sobre los productos que se encuentran en la Bodega.

Cancelar Embarques BLs: Para cancelar todo el embarque debe tener una autorización de personas que se encarguen de éste tipo de envíos. Cancelar artículos de embarque: Cancela solo algunos artículos que se encuentran en el listado de embarque.

Cerrar Embarques: Existen usuarios que deben estar encargados de completar y cerrar un embarque cuando sea necesario. Crear Ordenes de envío Directas: Cuando se necesita hacer un envío directo desde su proveedor hasta su cliente final es importante que haya un control especifico y solo ciertas personas estén autorizadas para crearlas. Crear/Editar descuentos: Habilite esta casilla si el usuario puede crear o editar los descuentos que se hagan en todo el sistema. EDI Notificación de la Orden: Tendrá permiso quienes estén autorizados podrán recibir las notificaciones de la transmisión por EDI. Ingresar Ordenes de Venta: Solo las personas con este tipo de autorización podrán crear ordenes de venta en ERP. Ingresar Ordenes de Venta (POS): Solo a las personas encargadas de los puntos de venta se les permitirá crear este tipo de ordenes. Empacar Pick Tickets: Registrar los productos que se deben empacar según el pickticket Imprimir los Pick Tickets:


Recuperar los artículos cancelados: Permite recuperar al inventario los artículos de ordenes que han sido canceladas. Liberar Ordenes de Venta: Al habilitar ésta casilla le permite al usuario sacar de la bodega los productos de una orden de venta.

Contabilidad: Agregar/Editar/Borrar Contra cargos del cliente: Cuando habilita ésta opción el cliente puede ingresar y editar todos los campos disponibles en la sección de contra cargos. Agregar/Editar/Borrar Facturas de Clientes Agregar/Editar/Borrar Pagos del cliente Agregar/Editar/Borrar abonos al crédito del cliente Agregar/Editar/Borrar Pagos salientes del cliente Agregar/Editar/Borrar devoluciones del proveedor Agregar/Editar/Borrar Facturas del proveedor Agregar/Editar/Borrar Pagos al proveedor Crear Facturas en consignación Exportar todos los datos Exportar a QuickBooks Ver datos Financieros

Ordenes de Compra: Cancelar Ordenes de Compra Crear Ordenes de Compra Marcar POS como enviadas Recibir Ordenes de Compra Recuperar Artículos Cancelados Actualizar Ordenes de Compra

Productos: En ésta sección usted podrá asignar al administrador de los productos del inventario en las bodegas y editar sus especificaciones. Agregar/Editar/Borrar Productos


Ajustar el inventario/ Costos Ajustar Precios Mover contenido de los Bins

Devoluciones: Solamente los usuarios autorizados podrán recibir devoluciones y editarlas según sea el caso. Crear una devolución Editar devoluciones Sobre escribir el limite de devoluciones: (puede redefinir los precios de las devoluciones)

Clientes: Agregar/Editar/Borrar Clientes: Administre quienes pueden manipular las bases de datos, cambiando datos importantes, borrando y actualizando todos los datos de sus clientes. Agregar/Editar/Borrar Códigos de descuento: Los códigos de descuento que se pueden aplicar en las ordenes de venta serán modificadas por un usuario especifico.


Configuraciones: Permita modificar estas opciones a los usuarios que se encuentren administrando el sistema ya que la mayoría de las configuraciones que se encuentran por defecto en el ERP se modifican en éste lugar. Agregar/Editar/Borrar Bodegas: Administración de Bodegas. Configuraciones del sistema: Configuración del sistema.

Proveedores: Autorice a los usuarios que desea que puedan administrar las transportadoras y los Proveedores. Agregar/Editar/Borrar Transportadoras Agregar/Editar/Borrar Proveedores

Usuarios: Habilite a los usuarios que pueden administrar a todos los usuarios y representantes de ventas respectivamente. Agregar/Editar/Borrar Representantes de ventas Agregar/Editar/Borrar Usuarios

Nota: Tenga en cuenta que siempre debe quedar algún usuario con permisos para editar a los usuarios y poder hacer modificaciones en el sistema.

Usuarios Eliminados:

En ésta sección se pueden visualizar todos los usuarios que han sido eliminados, modificarles su configuración y si es le caso se pueden volver a activar, habilitando la casilla que se encuentra en la primera columna del usuario eliminado, e incluso desde éste menú usted puede ingresar un nuevo usuario de la misma forma como se realizó en el menú anterior.


Representantes Activos:

Al dar clic en éste menú se observa la lista de representantes de ventas activos, el nombre, el teléfono, correo Electrónico e Idioma. Se pueden crear nuevos representantes de ventas y editar solo la información de registro inicial. Los permisos no se pueden modificar porque están preestablecidos de tal manera que el representante de ventas solo vea a los clientes que tiene asignados y pueda crear ordenes de venta.

Al dar clic en nuevo representante de venta, aparece el siguiente formulario:


Tenga en cuenta que el formulario se debe llenar de la misma manera como se realiza en la creación de usuarios activos y le único espacio adicional que debe llenar es del porcentaje por defecto que puede ganar el representante de ventas por venta.

Representantes Eliminados:

En ésta sección se pueden visualizar todos los representantes de ventas que han sido eliminados, modificarles su perfil y activarlos, habilitando la casilla que se encuentra en la primera columna del usuario eliminado, e incluso desde éste menú usted puede ingresar un nuevo usuario dando clic sobre el botón Nuevo Rep. Ventas y completando el formulario.


4. Administrar Bodegas: En la administración de bodegas usted puede visualizar las diferentes bodegas que se tiene disponibles, su abreviatura le servirá para su fácil identificación en las listas de todo el sistema.

Adicionalmente usted puede definir si la bodega se encuentra congelada, es decir, si se está haciendo inventario y no puede ni entrar ni salir nada de la ella y especificar si en esa bodega se pueden utilizar puntos de venta o no. Se pueden editar las bodegas para cambiar las especificaciones dando clic sobre cualquiera de los links que se observan en el listado. Así mismo se pueden organizar las bodegas por ciudad, país, Estado, Nombre, código postal e incluso por el usuario que se encuentra encargado de la bodega, dando un clic sobre el título de la columna sobre la cual se desea organizar el listado. Para poder crear una nueva bodega basta con dar clic en el botón nuevo que se encuentra en la parte superior derecha y completar el formulario que allí aparece.


Ingrese los datos completos como desea que aparezca el nombre de la bodega en todo el sistema. Indique la abreviatura con la que desea que sea conocida su bodega cuando se visualice en los diferentes listados de ordenes de compra y de venta. En Nombre de la dirección Indique la dirección de la Bodega, especificando el sector al que pertenece. Ejemplo: Santa Paula En Dirección línea 1 indique la dirección bien sea calle, carrera, transversal o avenida, y el numero. Ejemplo: Cr15 Nº104-30 edificio Cosmo104 En Dirección línea 2 indique exactamente el piso, el interior, la oficina y todos los datos que hagan falta para determinar la locación especifica. Ejemplo: Oficina 412 Indique la ciudad en la que se encuentra la bodega, el departamento, el código postal y el País. Indique si la Bodega se encuentra congelada y no se pueden hacer ni envíos ni recepción de mercancía. Seleccione si, si en la bodega se pueden hacer ventas de tipo POS (Point of sale) Punto de venta.


Indique el nombre del usuario que se encuentra encargado de la Bodega que se esta creando, si no se encuentra en el listado puede ser que el usuario no esta activo o no se ha creado por lo que debe remitirse al administrador de usuarios y verificar si el usuario ya se encuentra en el sistema o no. De Clic en el botón guardar cambios y recuerde que los campos Nombre, Abreviación, Sector, Dirección línea 1 y la ciudad son requeridos para poder crear la nueva Bodega, de lo contrario no podrá finalizar exitosamente la creación de la Bodega.


5. Alarmas EDI Las Alarmas EDI (Intercambio Electrónico de datos), EDI las genera y el sistema hace una recepción de éstos datos para mostrarlos organizadamente según los parámetros que usted conozca para hacer la búsqueda, por ejemplo las fechas en las que usted desea buscar alarmas detectadas por fallos en la transmisión, las alarmas que se hayan solucionado satisfactoriamente o que han terminado, el tipo de EDI que se esta usando, por el cliente con el que tengo relación EDI e incluso por el nombre del archivo especifico que se envió.

6. Notificaciones EDI Indique los usuarios de la aplicación ERP que están habilitados para recibir notificaciones sobre las transacciones EDI hechas.

Para más información sobre las cuentas EDI contáctenos y lo guiaremos en el proceso de Creación de cuentas EDI y a enlazar sus proveedores y clientes con el sistema ERP.


Date post:	30-Mar-2016
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ERP Configuración del Sistema

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