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8/3/2019 Escritorio de processos
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Escritrio de Projetos e
Escritrio de Processos:
Diferenas e Tendncias
ELO [email protected]: 21 2561-5619
8/3/2019 Escritorio de processos
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Agenda
Algumas confuses prticas
As funes bsicas do(s) escritrio(s) de processos e/ou projetos
Modelo geral de insero dos escritrios A proposta do CPIO: alm da integrao entre Processos e Projetos
Os diferentes modelos de insero do Esc. de Processos
Questes prticas para implantao
O outsorcing do escritrio de processos... uma tendncia
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Objetivos da discusso
Promover uma discusso prtica:
das principais diferenas entre os escritriosde projetos e os escritrios de processos
dos diferentes modelos de escritrio deprocessos e da possibilidade e dos desafiosda incorporao destes pelo escritrio deprojetos
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Algumas confuses prticas
os processos...
os projetos...os processos de projeto...
e os projetos de processos...
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...os projetos e os processos...
Um projeto um empreendimento temporriocom o objetivo de criar um produto ou servio
nico.PMBOK
Uma cooperao de atividades distintas para arealizao de um objetivo global, orientado para ocliente final que lhes comum. Um processo
repetido de maneira recorrente dentro da
empresa.SALERNO
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...os processos de projeto...
IniciaoIniciao
PlanejamentoPlanejamento
ExecuoExecuo
ControleControle
EncerramentoEncerramento
Compras Finanas Produo Marketing Distribuio
Projeto
CEO
Projeto
Projeto
Projeto
Organizaesorientadas projetos
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...os projetos de processos...
Processo
Melhoria
Ao recorrenteno dia a dia
Ao recorrenteno dia a dia
ProjetoProjeto
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As funes bsicas do(s) escritrio(s) de processos e/ou projetos
Treinamento e desenvolvimento depessoal nas melhores prticas de gesto
de projetos Guardio da metodologia de gesto deprojetos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)
Consolidao dos registros,documentaes, avaliao de melhoresprticas e difuso de aprendizados
Apoio ao gestor do projeto noacompanhamento e avaliao do projeto
Avaliar e gerir o portflio de projetos e asua governana
Realizar a interlocuo entre os gerentesde projetos e a alta administrao
Integrao dos mltiplos projetos egestores de projetos, consolidando suasinformaes
Treinamento e desenvolvimento de pessoalnas melhores prticas de gesto de
processos Guardio da metodologia de gesto deprocessos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)
Consolidao dos registros,documentaes, avaliao de melhoresprticas e difuso de aprendizados
Apoio ao gestor do processo noacompanhamento e avaliao do processo
Avaliar e gerir o portflio de processos e asua governana
Realizar a interlocuo entre os gerentesde processos e a alta administrao
Integrao dos mltiplos processos egestores de processos, consolidando suasinformaes
Escritrio de Projetos Escritrio de Processos
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As funes bsicas do(s) escritrio(s) de processos e/ou projetos
Treinamento e desenvolvimento depessoal nas melhores prticas de gesto
de projetos Guardio da metodologia de gesto deprojetos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)
Consolidao dos registros,documentaes, avaliao de melhoresprticas e difuso de aprendizados
Apoio ao gestor do projeto noacompanhamento e avaliao do projeto
Avaliar e gerir o portflio de projetos e asua governana
Realizar a interlocuo entre os gerentesde projetos e a alta administrao
Integrao dos mltiplos projetos egestores de projetos, consolidando suasinformaes
Treinamento e desenvolvimento de pessoalnas melhores prticas de gesto de
processos Guardio da metodologia de gesto deprocessos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)
Consolidao dos registros,documentaes, avaliao de melhoresprticas e difuso de aprendizados
Apoio ao gestor do processo noacompanhamento e avaliao do processo
Avaliar e gerir o portflio de processos e asua governana
Realizar a interlocuo entre os gerentesde processos e a alta administrao
Integrao dos mltiplos processos egestores de processos, consolidando suasinformaes
Escritrio de Projetos Escritrio de Processos
Funes semelhantes, mas sobreobjetos distintos...
...exigindo competncias muito
diferenciadas para cada um...
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Modelo geral de insero dos escritrios
reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing Distribuio
VP de
ComprasCFO COO
VP de
Marketing
VP de
Distribuio
CEO
Escritrio deProjetos e/ou
Processos
GPj
GPj
GPc
GPcGerente de Processo
Gerente de Projeto
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Modelo geral de insero dos escritrios
reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing Distribuio
VP de
ComprasCFO COO
VP de
Marketing
VP de
Distribuio
CEO
Escritrio deProjetos e/ou
Processos
GPj
GPj
GPc
GPcGerente de Processo
Gerente de Projeto
As responsabilidades dos escritrios podem variardesde um simples suporte at uma atuao
executiva, com responsabilizao pelos resultados
As responsabilidades dos escritrios podem variardesde um simples suporte at uma atuao
executiva, com responsabilizao pelos resultados
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Institucionalizando a gesto dos processos e dos projetos
Proposta de resposta necessidade de institucionalizar agesto dos processos e/ou dos projetos tornando-as, deforma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da
cultura da organizao. H necessidade de internalizao na estrutura do negcio,
de forma a buscar resultados organizacionais concretos,
como ganhos de eficincia, qualidade, custos e prazos,atravs da adoo de prticas uniformes, controles,consolidao e anlise de informaes, indicadores ecapacitao.
Seu maior desafio a permanncia Busca manter que algica da gesto de processos e projetos vo continuarinternalizadas e atualizadas na organizao.
(Grupo de Produo Integrada, 2004)
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Definindo a atuao do Escritrio de Processos
Unidade normativa e coordenadora, Prescreve mtodos e ferramentas que orientem o gerenciamento dos
processos-chave da organizao atua como elo de comunicao e negociao entre os diferentes
departamentos envolvidos nos processos gerenciados.
A viso sistmica do Escritrio sobre o processo permite umaanlise mais eficaz e integrada Recebe sugestes de melhoria que beneficiem o processo como um
todo. Instncia organizacional responsvel por inserir e gerir a prtica degesto de ou por processos no escopo de atuao e na cultura daorganizao.
Promove o consecuo dos objetivos da Engenharia e Gesto de
Processos, Integrao atravs da uniformizao do entendimento da forma detrabalho,
anlise e melhoria do fluxo de informaes e explicitao do conhecimento sobre os processos, armazenando know
howorganizacional. (Grupo de Produo Integrada, 2004)
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A proposta do CPIO: alm da integrao entreProcessos e Projetos
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Atuao do Escritrio de Processos
Gerenciando o Ciclo do Processo Identifica o processo; Modela, estuda, analisa e identifica problemas;
Identifica formas de melhorar o processo; Projeta um processo melhorado; Implanta o novo processo; Implementa o novo processo; Registra e avalia os resultados; Acompanha os resultados; Registra os caminhos percorridos e gera aprendizado.
Atuando de forma normativa e coordenadora
No executa os processos; Prescreve os mtodos e ferramentas que orientam a atuao
durante o Ciclo do Processo; Representa o elo de comunicao entre os diferentes
departamentos envolvidos nos processos gerenciados.(Grupo de Produo Integrada, 2004)
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O Escritrio de Processos em uma organizao(completamente) funcional
reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRHTI
Presidncia
Escritrio deProcessos
Processo 1
Processo 2
Processo N
GF1 GF2 GF3 GF4
GF5 GF6 GF7
GF = Gestores Funcionais
GF8 GF9 GF10
reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRHTI
Presidncia
Escritrio deProcessos
Processo 1
Processo 2
Processo N
GF1 GF2 GF3 GF4
GF5 GF6 GF7
GF = Gestores FuncionaisGF = Gestores Funcionais
GF8 GF9 GF10
(Grupo de Produo Integrada, 2004)
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O Escritrio de Processos em uma organizao matricial
Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRH TI
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo N
Presidncia
Escritrio deProcessos
Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRH TI
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo N
Presidncia
Escritrio deProcessos
(Grupo de Produo Integrada, 2004)
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reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing Distribuio
VP deCompras
CFO COOVP de
MarketingVP de
Distribuio
Gestor deProcesso
Gestor deProcesso
Gestor deProcesso
Gestor deProcesso
CEO
CPIO
RHEscritrio deProcessos
TI
Modelo 1
(Grupo de Produo Integrada, 2004)
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reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing Distribuio
VP deCompras
CFO COOVP de
MarketingVP de
Distribuio
Gestor de
Processo
Gestor deProcesso
Gestor deProcesso
Gestor deProcesso
CEO
CPIO
RHEscritrio deProcessos
TI
Modelo 2
(Grupo de Produo Integrada, 2004)
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O Escritrio de Processos em uma organizao funcional
reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRHTI
Presidncia
Escritrio deProcessos
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo N
GP = Gestores de Processos
GP
GP
GP
GP
reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRHTI
Presidncia
Escritrio deProcessos
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo N
GP = Gestores de Processos
GP
GP
GP
GP
(Grupo de Produo Integrada, 2004)
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O funcionamento do Escritrio de ProcessosProcessos Gerenciais
Definio do escopo deatuao do escritrio
Definio do Oramentodo escritrio
Definio do Plano deAo do escritrio
Definio dos nveis deservio do escritrio
Gesto do escritrio(definio de cargas de
trabalho, prioridades, etc)
Gesto de relacionamentocom a alta direo da
empresa
Processos FinalisticosDefinio de mtodos,
padres para modelagem,melhoria e gesto d...
Gesto dos projetos demelhoria dos processos
Gesto de compliance eatendimento a certificados
de quali dade, SOX, etc.
Suporte aos gestores nagesto dos processos
(clculo dos indicadores deprocessos, anlise dos resultados,
identificao de pontos de melhoria)
Gesto da qualidade elayout dos modelos
Avaliao da maturidadedos processos
Capacitao daorganizao nos temas
afetos gesto d...
(projeto de melhoria, tcnicasde anlise e melhoria deprocessos, Six Sigma,
Modelagem, etc.)
Promoo da difuso dasmelhores prticas (entre
reas)
Prospeco e apoio aadoo de modelos de
referncia (ITIL,SCOR,etc.)
Divulgao dos processospara a organizao
(intranet, etc.)
Processos de suporteCriao dos artefatos para
a aplicao na gesto(templates, formulrios...
Organizao de workshopse eventos
Seleo e prospeco deferramentas de
modelagem de processos
Organizao e Controle dereunies
Gesto de verses ediretrios do projeto
Gesto de recursos(alocao de pessoas,
etc.)
Registro de liesaprendidas
Gesto da Interface entreProcessos
Gesto da Mudana
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Questes prticas para implantao
importante que seja bem definido (e comunicado) opapel do escritrio !
A seleo de profissionais com perfil alinhado ao papel
desejado crucial para o sucesso ! O escritrio deve ficar em uma posio de linha,permitindo um bom trnsito com todas as reas daorganizao !
Apesar de atribuies gerais semelhantes, osconhecimentos necessrios para os escritrios deprocessos e projetos so distintos! Os objetos sodiferentes!
Os escritrios de processos e projetos podem compor a
mesma unidade organizacional, mas cuidado, cadaobjeto exige conhecimentos especficos. Garanta acapacitao necessria !
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O outsorcingdo escritrio de processos... uma tendncia
O que a organizao deseja? Documentao de processos e
procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco
atualizadas Processos, modelos e
documentao compliance
Planos de Ao para melhoria
Benefcios para a organizao Foco no core business !! Reduo de custos para
manuteno do staff para gestode processos Acesso a competncia
especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de
referncia e melhores prticas
O que a Process Factory pode fazerpara sua organizao?
Atualizao da Base de Modelos deProcessos
Atualizao dos Controles Internose Matrizes de Risco Adequao aos modelos de
referncia Anlise de Resultados Acompanhamento dos planos de
ao
ProcessProcess FactoryFactoryClienteCliente
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O outsorcingdo escritrio de processos... uma tendncia
O que a organizao deseja? Documentao de processos e
procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco
atualizadas Processos, modelos e
documentao compliance
Planos de Ao para melhoria
Benefcios para a organizao Foco no core business !! Reduo de custos para
manuteno do staff para gestode processos Acesso a competncia
especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de
referncia e melhores prticas
O que a Process Factory pode fazerpara sua organizao?
Atualizao da Base de Modelos deProcessos
Atualizao dos Controles Internose Matrizes de Risco Adequao aos modelos de
referncia Anlise de Resultados Acompanhamento dos planos de
ao
ProcessProcess FactoryFactoryClienteCliente
uma tendncia !!
Outsourcing das atividades do
escritrio de processos
uma tendncia !!
Outsourcing das atividades do
escritrio de processos
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O que a ELO pode fazer por voc...
Modelo de referncia do escritrio de processos Processos mapeados do escritrio de processos que servem como referncia
para a implantao de um escritrio de processos na sua organizao.
Projeto e implantao do escritrio de processos Definio de atribuies para o Escritrio Organizao interna do Escritrio Implantao de artefatos (templates, ferramentas etc.) para suporte as aes do
escritrio de processos Relacionamento com demais reas da organizao
Definio de mecanismos de governana
Capacitao da equipe do escritrio de processos Outsourcingda gesto de processos
Lgica de relacionamento
Fbrica de processos Service level agreements
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Estratgiade BPM
Projeto dos
processos
Controle dos
processos
Implantaodos processos
Execuo ecoordenao
Governan
aesuporte
gestodo
sprocessos
Suportada pelo ELO BPM Framework
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ELO BPM Framework
Estratgiade BPM
Projeto dosprocessos
Controle dosprocessos
Implantaodos processos
Execuo ecoordenao
Governa
naesuporte
gesto
dosprocessos
Desdobrar estratgia de negcios Definir a cadeia de valor Definir a identidade de processos Definir os direcionadores de
desempenho Mapear objetivos organizacionais
Definir poltica de risco
Mapear e documentar os processos Diagnosticar os processos Priorizar processos Avaliar modelos de referncia Elaborar as matrizes de risco
Redesenhar processos Simular e selecionar processos ideais
Garantir a gesto da mudana Adequar estrutura organizacional Adequar sistema de indicadores e incentivos Adequar os sistemas de TI Adequar competncias Capacitar os profissionais nos novos processos
Promover a coordenao do processo Garantir a integrao entre as reas Acompanhar a execuo de ponta a
ponta
Acompanhar medidas de desempenho Auditar o compliance dos processos Monitorar os riscos e perdas Registrar lies aprendidas Divulgar processos e resultados
Definir governana deprocessos (atores eresponsabilidades)
Avaliar maturidade no BPM Definir mtodos e padres Coordenar as aes de
alinhamento (TI, RH etc.) Planejar e gerir projetos de
BPM Manter documentao do
BPM
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Principais produtos e servios
Estratgiade BPM
Projeto dosprocessos
Controle dosprocessos
Implantaodos processos
Execuo ecoordenao
Governanaesupor
te
gesto
dosprocess
os
Roadmappara implantaode poltica de risco
Elo strategy matrix
Elo process identity
ELO process
framework
ITIL / ISO 20.000 - Gesto deServios de TI
Implantao de escritriode processos
ELO project planning
BPM outsourcing
Process factory
Modelagem e redesenho
de processos
BPM Risk
Process PerformanceManagement
BPM compliance
Mapeamento de riscos eprojeto de controles
Implantao de elementosde coordenao lateral
Framework deintegrao
Automao deprocessos
BPM Maturity Model
Riscos emoutsourcing
Process factory e BPMoutsourcing
ELO strategy matrix
ELO process identity
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OBRIGADO !!!
ELO Group
[email protected]: 21 2561-5619