Date post: | 31-Mar-2016 |
Category: |
Documents |
Upload: | femke-migneau |
View: | 264 times |
Download: | 11 times |
0
Femke Migneau
“Bachelor in het
communicatiemanagement”
Academiejaar 2013-2014
FIRE DAYS
EVENT-COMMUNICATIE: EVENTRAPPORT
Arteveldehogeschool | Hoogpoort 15 | 9000 Gent
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
1
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ...................................................................................................................................... 1
LIJST VAN FIGUREN .................................................................................................................................... 3
BRIEFING OPDRACHTGEVER ...................................................................................................................... 4
DEBRIEFING ............................................................................................................................................... 4
RANDVOORWAARDEN .................................................................................................................................. 6
CREATIEF CONCEPT .................................................................................................................................... 6
PLAN VAN AANPAK ................................................................................................................................... 7
ACTIEPUNTENLIJST .................................................................................................................................... 8
PRIORITERING ............................................................................................................................................ 9
SELECTIE TOELEVERANCIERS ........................................................................................................................... 9
Locatie ............................................................................................................................................... 9
Catering / Drank .............................................................................................................................. 10
Entertainment: Vuurspektakel ......................................................................................................... 12
Techniek .......................................................................................................................................... 13
Decoratie ......................................................................................................................................... 13
Deelnemers ...................................................................................................................................... 14
Experts ............................................................................................................................................. 14
Verzekeringen / subsidies / Vergunningen / Sponsors ...................................................................... 14
Communicatie .................................................................................................................................. 15
Personeel ......................................................................................................................................... 16
HAALBAARHEIDS- EN RISICO-ANALYSE .................................................................................................... 17
COMMUNICATIEVE ONDERSTEUNING VAN HET EVENEMENT ................................................................. 19
HET EVENT BEKEND MAKEN ......................................................................................................................... 19
COMMUNICATIE TIJDENS HET EVENT .............................................................................................................. 21
COMMUNICATIE MET DE LEVERANCIERS VAN VANASSCHE: .................................................................................. 21
COMMUNICATIE MET DE TOELEVERANCIERS VAN HET EVENEMENT ........................................................................ 22
COMMUNICATIE NA HET EVENEMENT ............................................................................................................. 22
INDICATIEVE BEGROTING ........................................................................................................................ 22
STRUCTUUR VAN HET PROJECT ............................................................................................................... 22
PLANNING OPSTELLEN ................................................................................................................................ 22
UITNODIGINGEN- EN DEELNEMERSTRAJECT ..................................................................................................... 23
Stap 1: Database ............................................................................................................................. 23
Stap 2: Uitnodigingentraject ............................................................................................................ 23
Stap 3: Deelnemerstraject ................................................................................................................ 26
Stap 4: Aftersales ............................................................................................................................. 26
UITVOERING VAN HET PROJECT .............................................................................................................. 28
TECHNISCH DRAAIBOEK ............................................................................................................................... 28
Draaiboek voorafgaand aan het event ............................................................................................. 28
OPBOUW ......................................................................................................................................... 29
EVENTSHEET .................................................................................................................................... 30
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
2
afbouw ............................................................................................................................................ 33
REFERENTIELIJST ...................................................................................................................................... 34
REFERENTIELIJST – PERSOONLIJKE COMMUNICATIE .............................................................................. 35
BIJLAGE .................................................................................................................................................... 36
ZAALPLAN ............................................................................................................................................... 36
TENTEN - VANNIEUWENHUYZE .................................................................................................................... 37
CATERING ............................................................................................................................................... 40
Mini lucifers van mora – Spuntini ..................................................................................................... 40
Welkomstdrankje ’T pompierke - Nevejan ........................................................................................ 40
Luciferbier – de bierschuur ............................................................................................................... 41
Wijnen – wijnhandel Vanassche ....................................................................................................... 41
overige dranken – drankenservice rudy ampe .................................................................................. 42
Gebak – Ranson Cannière ................................................................................................................ 42
lunch – Traiteur Watteyne ............................................................................................................... 42
Crewcatering – broodje-epress......................................................................................................... 43
ijs – distri-ice .................................................................................................................................... 44
ENTERTAINMENT ...................................................................................................................................... 45
Vuurspuwer ..................................................................................................................................... 45
Brandend logo – vuurkunst Annemarie ............................................................................................ 46
TECHNIEK ................................................................................................................................................ 47
muziekinstallatie – Arnout ............................................................................................................... 47
DECORATIE/AANKLEDING - FEMAT ................................................................................................................ 47
zweedse vuurblokken – decoaction .................................................................................................. 52
BADGES DEELNEMERS – BADGEHOUDER.NL ..................................................................................................... 53
HOTEL EXPERTS – PARKHOTEL IZEGEM ........................................................................................................... 54
VERZEKERINGEN/SUBSIDIES/VERGUNNINGEN .................................................................................................. 55
Vecta-garantiefonds ........................................................................................................................ 55
Sabam ............................................................................................................................................. 55
COMMUNICATIE ....................................................................................................................................... 56
drukwerk – flyer.be .......................................................................................................................... 56
advertentie in de vaktijdschriften ..................................................................................................... 57 De brandweerman .................................................................................................................................................57 Le sapeur-pompier belge .......................................................................................................................................59 Fire forum magazine ..............................................................................................................................................60
website fire days – wix.com ............................................................................................................. 62
PERSONEEL .............................................................................................................................................. 63
rood jersey kleedje van kiomi – zalando ........................................................................................... 63
bedankje personeel Vanassche – pascogifts ..................................................................................... 63
BEGROTING.......................................................................................................................................... 64
UITNODIGING .......................................................................................................................................... 70
REMINDER E-MAIL .................................................................................................................................... 71
nederlandstalig ................................................................................................................................ 71
franstalig ......................................................................................................................................... 72
LEVERANCIERS .......................................................................................................................................... 73
e-mail Engelstalig ............................................................................................................................ 73
replyform op de website van fire days .............................................................................................. 74
3
LIJST VAN FIGUREN FIGUUR 1: LOGO INTERSCHUTZ .......................................................................................................................... 4
FIGUUR 2: BEDRIJFSTEREIN VAN VANASSCHE FFE ................................................................................................... 4
FIGUUR 3: LOGO FOD BINNENLANDSE ZAKEN ....................................................................................................... 5
FIGUUR 4: LOGO FIREDAYS ............................................................................................................................... 6
FIGUUR 5: VOORBEELD WITTE KADERTENT ......................................................................................................... 10
FIGUUR 6: MARNICK WATTEYNE AAN HET WERK. ................................................................................................. 10
FIGUUR 7: MINI LUCIFERS VAN MORA .............................................................................................................. 11
FIGUUR 8: LUCIFERBIER .................................................................................................................................. 11
FIGUUR 9: APERITIEFDRANK ’T POMPIERKE ......................................................................................................... 11
FIGUUR 10: VUURSPUWER AAN HET WERK ......................................................................................................... 12
FIGUUR 11: EEN PROJECT VAN VUURKUNSTENARES ANNEMARIE ............................................................................. 12
FIGUUR 12: DE FIESTA LEDBAR DIE OOK IN DE TENT VAN VANASSCHE ZAL GEPLAATST WORDEN ....................................... 13
FIGUUR 13: ROOD JERSEY KLEEDJE VAN ZALANDO ................................................................................................ 16
FIGUUR 14: DE SCHORT VOOR DE WERKNEMERS .................................................................................................. 16
FIGUUR 15: EEN EDITIE VAN DE BRANDWEERMAN ................................................................................................ 19
FIGUUR 16: EEN EDITIE VAN 'LE SAPEUR-POMPIER BELGE' ...................................................................................... 19
FIGUUR 17: VOORBEELD HOE DE INSCHRIJFPAGINA VOOR DE LEVERANCIERS OP DE WEBSITE ER KAN UITZIEN ……………………..21
FIGUUR 18: E-MAIL NAAR DE LEVERANCIERS ....................................................................................................... 21
FIGUUR 19: HET UITNODIGINENTRAJECT ............................................................................................................ 23
FIGUUR 20: VOORZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................... 24
FIGUUR 21: ACHTERZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................ 24
FIGUUR 22: VOORBEELD VAN DE AANMELDINGSMAIL ........................................................................................... 25
FIGUUR 23: ZAALPLAN ................................................................................................................................... 36
FIGUUR 24: VOORZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................... 70
FIGUUR 25: ACHTERZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................. 70
FIGUUR 26: VOORBEELD AANMELDING .............................................................................................................. 71
FIGUUR 27: AANMELDING FRANSTALIG ............................................................................................................. 72
FIGUUR 28: MAIL LEVERANCIERS ( ENGELSTALIG) ................................................................................................. 73
FIGUUR 29: VOORBEELD INSCHRIJVINGSFORMULIER LEVERANCIERS OP DE WEBSITE ...................................................... 74
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
4
BRIEFING OPDRACHTGEVER
DEBRIEFING
TYPE EVENEMENT: BEURS / PRODUCTVOORSTELLING
De concrete vraag van de organisatie bestaat erin om een opvolgingsevent te organiseren naar
aanleiding van Interschutz Rote Hahn 2015. Interschutz is een vakbeurs die elke 5 jaar
plaatsvindt in Duitsland. In 2015 is de gaststad Hannover. De beurs vindt plaats van 8 tot en met
13 juni. (Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)
Weinig Belgische brandweerlieden maken de verplaatsing om Intershutz te bezoeken wegens te
hoge kosten. Omdat Intershutz de belangrijkste Europese beurs is in het vakgebied van brand-
en reddingsmateriaal wil Vanassche de brandweerlieden, die de trip niet kunnen of willen
maken, helpen door de nieuwe producten die door de leveranciers op Interschutz worden
voorgesteld naar België te halen. De producten worden dan exclusief voorgesteld aan het
klanten. Op die manier wil het de bestaande connecties met de klanten nog versterken en de
klanten de mogelijkheid geven om uitgebreid en met de nodige experts ter plaatse de
producten te testen. (Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)
LOCATIE
De locatie mag vrij gekozen worden. Toch gaat de voorkeur uit naar het bedrijventerrein van
Vanassche zelf omdat een deel van het personeel aanwezig moet zijn maar tussendoor nog de
mogelijkheid moet hebben om enkele lopende of dringende zaken af te werken in de burelen.
De site omvat enkele grote parkings waar ruimte is om bijvoorbeeld een tent te plaatsen.
Organiseer een event in navolging
van ‘Interschutz’, waar de nieuwe
producten van onze leveranciers
exclusief aan het klantenbestand
wordt voorgesteld.
Figuur 1: Logo Interschutz (z.j.). Geraadpleegd op 18 januari 2014 via
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/8/85/Interschutz_logo.svg
Figuur 2: Bedrijfsterein van Vanassche FFE (z.j.). Geraadpleegd op 20 september 2013 via
http://www.hulste.info/BEDRIJVEN/afbeeldingen/vanasschecompleet_w520.jpg
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
5
De laatste jaren is er een evolutie aan de
gang bij de brandweerkorpsen. De officieren
zijn nu meestal beroepsbrandweer en niet
langer vrijwillige brandweerman. Ze komen
dan ook liever tijdens de werkuren. Op
vrijdag vertrekken ze meestal iets vroeger
naar huis. (Vanassche, 2013, 15 september –
persoonlijke communicatie)
DATUM
Het evenement moet snel na de eigenlijke Interschutzbeurs plaatsvinden. De leveranciers
moeten de producten die ze er voorstelden opsturen naar Vanassche. Omdat het over
meerdere internationale leveranciers gaat, is het belangrijk dat dit onmiddellijk na Intershutz
gebeurd. Het moet ook snel omdat het toch een opvolgingsevenement is, het moeten geen
vijgen na Pasen zijn. Je stelt ook geen nieuwe auto voor als hij een halfjaar eerder op het
autosalon stond. (Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)
2 weken na Intershutz
Meerdaags evenement. Om een optimale ervaring aan de klanten te geven, wil
Vanassche werken in kleinere groepen. Het aantal deelnemers moet min of meer 25
personen per dag zijn. Vier dagen
in totaal.
Tijdens de week, niet op vrijdag
DOELSTELLINGEN
Sales genereren ( L.T.)
Persoonlijke relatie met de klanten verbeteren
Drive voor kwaliteit en innovatie illustreren
DOELGROEP
Alle brandweerkorpsen van België
FOD Binnenlandse zaken
Bedrijven met een eigen brandweerdienst
Arcelor Mittal, Audi Vorst, Umicore, P&O
North Sea Ferries LTD e.a.
BUDGET
Max. 75.000€
Figuur 3: Logo FOD Binnenlandse zaken (z.j.).
Geraadpleegd op 25 januari 2014 via
http://www.lemento.com/portfolio/ibz_logo_860x2
40.jpg
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
6
RANDVOORWAARDEN
Vanassche is actief in beide landsdelen en mikt dus ook op de Franstalige/Waalse
markt.
Het is zeer moeilijk om bij demonstraties en productuitleg telkens te vertalen daarom
wil Vanassche een apart event voorzien voor de Vlaamse en Waalse markt. Twee dagen
voor de Vlamingen, twee dagen voor de Walen.
Tussen de twee evenementen moet voldoende, ongeveer één week, tijd zitten zodat
eventuele aanvragen en gegevens al kunnen verwerkt worden. Zo wordt chaos na de
beide events vermeden.
Zoveel mogelijk personeel van Vanassche inzetten, bijvoorbeeld voor bediening.
Wijnen, mousserende wijnen en Champagne moeten aangekocht worden bij wijnhandel
Ward Vanassche. Verder ook voorkeur voor de vaste toeleveranciers van Vanassche.
(Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)
CREATIEF CONCEPT
Figuur 4: Logo Firedays ( eigen ontwerp)
WAT IS FIRE DAYS?
De Vanassche ‘Fire Days’ is een beurs waar de vaste partners van Vanassche hun nieuwe
producten aan de Belgische klanten komen voorstellen.
Voor het concept koos ik één centraal thema: VUUR.
Vuur staat centraal in de relatie tussen Vanassche en de klanten. Het is wat het bedrijf en de
klanten bindt: Fire Fighting. Beiden gaan de strijd aan met branden; Vanassche door het
technisch hoogstaande en betrouwbare materiaal te leveren, de brandweermannen leveren de
manschappen.
Vuur is dus waar alles om draait, daarom besloot ik om het op deze beurs daar rond te werken.
Maar er is meer, vuur kan ook erg entertainend zijn. Deze beurs draait in de eerste plaats om
het voorstellen van nieuwe producten aan de hand van demonstraties en de deskundige uitleg
van experts. Omdat dit een vrij serieuze en professionele aangelegenheid is gaan we ook de
entertainende factor van vuur niet onbenut laten. Op het einde van elke beursdag wordt de dag
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
7
afgesloten met een vuurspektakel. De gasten komen binnen in een aparte donkere ruimte waar
ze opgewacht worden door het logo van Vanassche die letterlijk in vuur en vlam staat, daarna
volgt een vuurshow gebracht door de vuurspuwer. Iemand die net als de brandweermannen
elke dag met vuur bezig is. Zij het dan dat hij het niet in de kiem smoort om mensen te redden,
maar net opwekt om mensen te entertainen. Het is een leuk fiats divers om de om de dag vol
vuur op een ontspannen en luchtige manier af te sluiten. We trekken hiermee de kaart van de
beleveniscommunicatie. Zo herinneren de brandweermannen zich deze dag nog net iets
‘vuriger’.
Er worden verschillende productvoorstellingen en demonstraties georganiseerd in de voor- en
namiddag. De gasten worden in kleine groepjes verdeeld om het contact persoonlijk te houden.
Zo kan iedereen zijn vragen stellen en de productdemonstraties zorgvuldig volgen. In de
namiddag houden we een koffiepauze met een versnapering.
Het concept trekken we door naar zoveel mogelijk aspecten van het evenement.
De communicatie: We kiezen ervoor om met ‘vlammen’ te werken en de rode kleur,
tevens de kleur van de huisstijl van Vanassche. Ook de vlammen komen sowieso al voor
in de huisstijl van Vanassche.
Dresscode van de hostessen
De Catering: Maaltijd die bereidt wordt op de barbecue.
Dranken & hapjes met een link naar vuur
Decor: De tent wordt aangekleed in het wit met rode accenten ( rood tapijt, rode
glazen, rode lampen). Vuurfakkels die de weg naar de ingang aanduiden.
PLAN VAN AANPAK Het gewenste projectresultaat:
Meerdaagse beurs waar de nieuwe producten van de leveranciers van Vanassche worden
voorgesteld aan de klanten. Er moet op voorhand ingeschreven worden. ‘s Middags wordt er
voor alle bezoekers/deelnemers een warme, vurige, maaltijd voorzien. De dag vol
productvoorstellingen en demonstraties wordt afgesloten met een vuurspektakel.
Welke belangrijke beslissingen moeten nog genomen worden?
Een geschikte locatie zoeken
De beursdata vastleggen VL: 24-25 juni WA: 1-2 juli
Zijn er bepaalde no go-momenten?
Te weinig geïnteresseerden ( min. 10)
Te weinig leveranciers kunnen hun producten en experts laten langskomen
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
8
ACTIEPUNTENLIJST LOCATIE
Zoeken locatie waar 35 à 40 personen kunnen lunchen
Infostandjes kunnen opgesteld worden
Productdemonstraties kunnen gehouden worden [ buitenlocatie / loods; veelvuldig
gebruik van vuur en water mag geen probleem zijn ]
Ruimte waar vuurspektakel kan doorgaan
Moet meerdere dagen beschikbaar zijn! ( 24/25 juni, 1/2 juli)
CATERING
Cateraar zoeken die gerecht wil bereiden op de barbecue voor 35 à 40 personen
Hapjes op de tafels voorzien bij aankomst
Voldoende personeel voorzien voor de bediening aan tafel
Dranken voorzien, link met vuur proberen leggen.
ENTERTAINMENT
Vuurspuwer boeken
offertes aanvragen
Technische voorwaarden bekijken
Brandend logo: offerte aanvragen
TECHNIEK
Beamer om tijdens de lunch productfilmpjes of demonstratiefilmpjes te tonen
Achtergrondmuziek versterker, boxen
Elektriciteit voorzien
DECORATIE
Voldoende tafels en stoelen voor de lunch: grondplan opmaken.
Receptietafels voor de ontvangst en de koffiepauze
Bar / onthaal
Glazen
Kaarsjes voor op de tafels / kaarshouders
Waar mogelijk zorgen voor rode accenten ( kleurthema rood/wit )
Vuurfakkels
DEELNEMERS
Persoon die instaat voor de ontvangst van de deelnemers ( +- 25).
Badges voorzien voor alle deelnemers.
Presentatiemap voor alle deelnemers met daarin onder meer het programma.
EXPERTS
Hotelkamer voorzien / boeken
Document opstellen met wat welke expert nodig heeft + wie demonstraties kan doen
VERZEKERINGEN
Checken welke verzekeringen nodig zijn
SUBSIDIES EN VERGUNNINGEN
Checken indien een vergunning nodig is voor de vuurspuwer.
Sabam aangeven.
SPONSORS: niet van toepassing.
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
9
COMMUNICATIE: uitnodigingen deelnemers, opvolging deelnemers, uitnodiging
experten en leveranciers, badges, advertenties in vaktijdschriften, de aftersales,
communicatie naar de pers.
PERSONEEL
Bedankje voor het personeel van Vanassche
Rode, sexy, kleedjes voor de hostessen kopen
PRIORITERING
Hoge prioriteit Lage prioriteit
Locatie! TOPPRIORITEIT decoratie Catering Deelnemers Entertainment Experts techniek
SELECTIE TOELEVERANCIERS
Uit de offertes werd een kleine selectie gemaakt die u in bijlage kan terugvinden. Een deel van
de offertes werd ook telefonisch gemaakt of via de website.
LOCATIE
BEDRIJVENTERREIN VANASSCHE: ·Een locatie zoeken waar je zowel kan lunchen als
productdemonstraties houden is erg moeilijk. Die productdemonstraties kunnen bijvoorbeeld
het demonstreren van zware waterpompen zijn. Een grote buitenlocatie is dus een must. De
bedrijventerreinen van Vanassche zijn uiterst geschikt hiervoor. Ze beschikken inmiddels over
een teststation voor zware pompen. Daarnaast beschikken zij ook over opleidingslokalen waar
enkele productdemo’s of uitleg van experts zou kunnen georganiseerd worden op de beursdag.
Er kan ook een loods vrijgemaakt worden waar het vuurspektakel kan doorgaan. Waarover zij
niet beschikken is een grote ruimte waar de lunch kan voorzien worden. Dit kan makkelijk
opgelost worden; op de grote asfaltparking kan een tent geplaatst worden voor de lunch.
(Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)
Pluspunt van deze locatie?
Terugkoppeling naar de missie en waarden van Vanassche. Door het organiseren van event op
de bedrijfsterreinen zelf en de demo’s onder meer te houden in het testcentrum en de
opleidingslokalen kan Vanassche onbewust nog eens etaleren hoe sterk zij investeren in
innovatie, opleiding en kwaliteit.
Neutraliteit van de locatie?
Deze locatie is geen neutraal terrein maar omdat enkel leveranciers op deze productvoorstelling
afkomen die al exclusief partner zijn van Vanassche is dit geen probleem. Hier worden geen
merken voorgesteld die ook samenwerken met de concurrentie van Vanassche FFE.
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
10
Figuur 5: Voorbeeld witte kadertent (z.j.).
Geraadpleegd op 15 januari 2014 via
http://www.tentenvannieuwenhuyze.be/
4all_fotozoom.asp?foto=imgsite/luxekade
rtent2.jpg&h=450&b=600
TENT:
Mogelijke leveranciers: Tenten Vannieuwenhuyze, Tenten
Snoeck.
Vanassche werkt voor andere gelegenheden al samen met
Tenten Vannieuwenhuyze. (Vanassche, 2013, 15 september –
persoonlijke communicatie)
We kozen in samenspraak met de leverancier voor een
luxekadertent, wit, met afmetingen van 30 op 16m. De
betalingsvoorwaarden staan vermeldt in de offerte.
(Dejonckheere, 2014, 21 januari – persoonlijke communicatie)
Ik maakte een zaalplan van de tent op met alle tafels, bar, e.a.
Dit plan kan u terugvinden
in bijlage.
Opmerking: De tent kan geplaatst worden door de firma, mits de huurder 8 helpers voorziet. De
tent kan ook volledig zelf geplaatst worden door de huurder. In samenspraak met Vanassche is
gekozen om de tent volledig te laten plaatsen door de verhuurder zelf. Zo kan het personeel van
Vanassche de eigen activiteiten in deze drukke periode langer verderzetten.
(Dejonckheere, 2014, 21 januari – persoonlijke communicatie)
o Website: www.tentenvannieuwenhuyze.be
CATERING / DRANK
CATERING :
Cateraars selecteren die werken met barbecue of speenvarken aan
het spit.
Traiteur Watteyne
o Specialiteit: grillades
o Website: www.traiteurwatteyne.be
Ik koos in samenspraak met Vanassche voor traiteur Watteyne die
gespecialiseerd is in grillades en speenvarken aan het spit. Ik koos
voor het speenvarkentje. Brandweermannen zijn stevig gebouwde
mannen die tegen een stootje kunnen en dus een stevige maaltijd
prefereren. Een bord Vlaamse kost zal geapprecieerd worden.
Opmerking: Een speenvarkentje kan aangekocht worden vanaf 40
personen. Gasten, experten en de directie samen komen op een kleine 40 personen.
(Watteyne, 2014, 19 januari – persoonlijke communicatie)
Figuur 6: Marnick Watteyne aan het
werk. (z.j.). Geraadpleegd op 19 januari
2014 via
http://www.traiteurwatteyne.be/uploa
ds/fotos/marnick.jpg
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
11
WELKOMSTHAPJE RECEPTIE :
Mora: Mini lucifers
o Pikante kleine snack in een bijpassend luciferdoosje,
elke gast krijgt een doosje op de receptie.
o Geleverd door groothandel Spuntini
( Dhosse, 2014, 5 februari – persoonlijke
communicatie)
Website: www.spuntini.be
DRANK:
Welkomstdrankje: Aperitief ’t pompierke
o Verschillende varianten/kleuren
verkrijgbaar, om in het thema te
blijven wordt de rode variant
besteld.
o Geleverd door: Nevejan webshop
Website: www.nevejan.eu
(Aperitief cocktail maison, 2014)
Speciaal Belgisch biertje bij de lunch: Lucifer
o Geleverd door de bierschuur
o Website: www.debierschuur.be
( De bierschuur catalogus, 2014)
Wijnen
o geleverd door Wijnhandel Vanassche
o Website: www.wijnenvanassche.be
( Assortiment, 2014)
Frisdranken + bier: geleverd door Drankenservice Rudy Ampe
( Ampe, 2013, 12 november – persoonlijke communicatie)
GEBAK:
Trio van gebakjes met koffie. Elke beursdag zijn er 3 platen voorzien: boerenrijstaart,
appelfrangipane en Normandische kriekentaart. Uit elke plaat kunnen 40 stukken gesneden
worden. De 2 personeelsleden die de bar bedienen kunnen in de tijd tussen de lunch en de
koffiepauze deze platen versnijden. Die zal op de bar uitgestald worden zodat de deelnemers
zelf hun geprefereerde stukje kunnen nemen. Uiteraard mag men ook van de 3 soorten taart
proeven.
Figuur 7: Mini lucifers van Mora (z.j.).
Geraadpleegd op 4 februari 2014 via
http://www.mora.be/media/NEWS_
02.jpg
Figuur 9: Aperitiefdrank ’t pompierke (z.j.). Geraadpleegd op
5 februari 2014 via
http://nevejan.static.tastetheconcept.com/media/catalog/p
roduct/cache/1/image/500x/bfbbae0f7b44241d93c8a1fedc2
b5942/p/o/pompierke_maison.jpg
Figuur 8: Luciferbier (z.j.). Geraadpleegd op 5 februari
2014 via
http://m.hetanker.be/sites/default/files/ankr_0011_LUCI
FER.jpg
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
12
Het gebak op plaat worden geleverd door industriële bakkerij Ranson-Cannière. ( Ranson, 2013,
13 november – persoonlijke communicatie)
o Website: www.ranson-canniere.be
CREWCATERING:
De broodjes moeten voor 6 dagen gerekend worden: opbouw, fire days zelf, afbouw.
Broodje-express
o Levert aan huis
o Website: http://www.broodje-express.be/
( Broodjes, 2013)
ENTERTAINMENT: VUURSPEKTAKEL
VUURSPEKTAKEL:
Vuurspuwer
o Website: www.vuurspuwer.be
Omdat we toch een echt vuurspektakel wilden brengen, de
brandweermannen zijn inmiddels wel wat vlammetjes gewend,
zocht ik een vuurspuwer die toch nét dat ietsje meer kan
brengen. Vuurspuwer belooft een totaalspektakel van 25
minuten. De offerte vindt u in de bijlage.
( Vuurspuwer Praktisch, 2013)
BRANDEND LOGO:
Vuurkunst Annemarie
o Website:
http://vuurkunst.net23.net/index.html
Deze vuurkunstenares maakt vuurkunst op maat. Het logo
van Vanassche zal nagemaakt worden in brandbare
materialen. Ook muziek wordt hierbij voorzien.
(Schoonens, 2014, 22 januari – persoonlijke
communicatie)
Figuur 10: Vuurspuwer aan het werk
(z.j.) Geraadpleegd op 10 november
2014 via
http://vuurspuwer.be/index.php?o
ption=com_content&view=article&i
d=7&Itemid=7
Figuur 11: Een project van vuurkunstenares
Annemarie (z.j.). Geraadpleegd op 19 januari
2014 via
https://plus.google.com/u/0/photos/10995800
3276679034520/albums/595402234969667012
9/5954022842897686050?authkey=CI23yLHSm
4DeiAE&pid=5954022842897686050&oid=1099
58003276679034520
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
13
TECHNIEK
VERLICHTING:
10 uplighters + 6 sfeerlampen.
De kabels worden gedeeltelijk gehuurd bij de tentenleverancier.
(Dejonckheere, 2014, 21 januari – persoonlijke communicatie)
( Femat, 2014)
ELEKTRICITEIT:
Een generator huren is niet nodig, de elektriciteit kan gewoon afgetapt worden van de
bedrijfsgebouwen. Kabels heeft Vanassche zelf ter beschikking. ( Vanassche, 2014, 20 januari –
persoonlijke communicatie)
MUZIEKINSTALLATIE:
De firma Arnout levert een muziekinstallatie en draadloze microfoon om de presentaties vlot te
laten verlopen. Tijdens het diner kan achtergrondmuziek afgespeeld worden. De huurperiode
bedraagt 9 dagen. ( Arnout, 2014, januari 21 – persoonlijke communicatie)
Vanassche zelf heeft projector / laptop om demonstratiefilmpjes tijdens de lunch te
projecteren. ( Vanassche, 2014, 20 januari – persoonlijke communicatie)
WATERVOORZIENING:
Er moet een waterleiding gelegd worden naar de afwastent.
Hiervoor moet geen materiaal voorzien worden, Vanassche beschikt over al het nodige
materiaal. Arbeiders van Vanassche zullen deze leiding aansluiten.(Vanassche, 2014, 20 januari
– persoonlijke communicatie)
DECORATIE
Alle decoratiematerialen en aankledingsmaterialen
worden gehuurd bij Femat uit Izegem. Ik opteerde voor
voornamelijk witte elementen zoals de tafels, stoelen,
verlichte ledbar e.a. met enkele rode accenten. (Femat,
2014) De combinatie wit en rood staat enerzijds voor de
huisstijl van Vanassche die uit dezelfde kleuren bestaat.
Anderzijds staat het rode accent ook voor het vuur.
o Website: www.femat.be
De zweedse vuurblokken, die langs de rode loper worden
geplaatst, worden geleverd door DecoAction.
(Decoaction, 2014)
o Website: www.decoaction.nl
Figuur 12: De fiesta ledbar die ook in de tent van
Vanassche zal geplaatst worden (z.j.).
Geraadpleegd op 25 januari 2014 via
http://www.femat.be/viepic.asp?picture=rmmfe
est4.jpg
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
14
DEELNEMERS
BADGES:
Standaardbadge met clip.
Elke bezoeker / deelnemer krijgt bij aankomst, omstreeks 9 uur, een congresbadge met daarop
hun naam, titel en bedrijf of brandweerkorps. Badges worden geleverd door een internetbedrijf
badgehouder.nl met bijhorende vellen om de gepersonaliseerde badges op te printen.
(Badgehouder, 2014)
Badges worden geprint met het logo van Fire Days, de naam en voornaam van de gast, titel en
de naam van het korps waarvoor ze werken.
EXPERTS
HOTEL:
Vanassche werkt voor andere gelegenheden samen met het parkhotel in Izegem. Dus kunnen
ook nu de leveranciers en experts daar overnachten. ( Booking parkhotel Izegem, 2013)
MATERIAAL:
De experts / leveranciers worden gecontacteerd om te vragen welk materiaal er moet voorzien
worden om bepaalde demonstraties te laten doorgaan. Dat materiaal moet dan voorzien
worden, evenals een plaats gegeven worden.
De leveranciers worden gecontacteerd per email en daarin doorwezen via een link naar een
pagina op de website, enkel toegankelijk via de toegestuurde link, waarop zij dan kunnen
inschrijven en de nodige informatie betreffende hotel en materiaal doorgeven.
VERZEKERINGEN / SUBSIDIES / VERGUNNINGEN / SPONSORS
Verzekering:
o Eventuele ongevallen vallen onder de verzekering van het bedrijf omdat het op
het bedrijventerrein en in de gebouwen van Vanassche plaatsvindt.
Demonstraties, tests en opleidingen zitten in de huidige verzekering.
o Bijkomende eventverzekering voor het afgelasten van het event:
VECTA-garantiefonds. ( Vecta-garantiefonds, 2014)
Subsidies: Er kunnen geen extra subsidies gekregen worden.
Vergunningen:
o De vuuract vereist geen extra vergunning
o Sabam: voor het afspelen van achtergrondmuziek tijdens het de lunch moet er
sabam betaald worden. ( E-licensing, 2014)
Sponsors: niet van toepassing.
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
15
COMMUNICATIE
DRUKWERK:
2 beachvlaggen: bedrukt met het Firedayslogo, komen aan de ingang van de tent te
staan. Deze hebben dus ook een functie als wegwijzer.
Presentatiemap: Map die wordt uitgedeeld wanneer de gasten zich aanmelden. De
map bevat de groepsindeling, het programma en extra informatie over de leveranciers
en Vanassche zelf.
Blocnotes: bedrukt met transparant logo van de Fire Days. Zit in de presentatiemap.
Uitnodiging + klanten
Het drukwerk wordt allemaal uitbesteed aan flyer.be. De offerte steekt in bijlage.( Flyer.be,
2014)
ADVERTENTIE IN DE VAKBLADEN:
De brandweerman
Le sapeur-pompier
Fire forum magazine
Voor de drie magazines vroeg ik de plaatsingskosten voor een advertentie op. Deze kan u
terugvinden in bijlage. Er wordt geopteerd voor een advertentie van 1/1 pg, telkens in full color.
Ik kies deze 3 magazines omdat zo bijna een volledige dekking van onze doelgroep krijgen,
zowel in Vlaanderen als Wallonië. Ook na het evenement wordt er geopteerd om in de drie
magazines een advertentie te plaatsen als ‘verslagje’, een soort advertorial over hoe het
evenement verlopen is. De advertenties dienen niet enkel om naambekendheid en buzz rond
het event te creëren, maar kaderen ook in de imagobuilding van het bedrijf. Meer info kan u
vinden bij het volgende hoofdstuk over de ondersteunende communicatie van het evenement.
WEBSITE FIRE DAYS:
Aparte website voor het evenement via wix.com voor 250€. Eenvoudig zelf te maken. ( Wix
upgrade website, 2014)
Wix.com
PERS:
In de aanloop naar de Fire Days moet ook een social media persbericht opgesteld worden met
foto’s en filmpjes. Dit bericht zal uitgestuurd worden naar de pers. Het social media persbericht
zal ook op de website te vinden zijn onder de tab ‘pers’.
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
16
PERSONEEL
KLEDING HOSTESSEN:
Sexy rood kleedje
o Geleverd door Zalando
o Website: www.Zalando.be
( Zalando, 2014)
BEDANKJE PERSONEEL:
Cadeautje voor alle personeelsleden van Vanassche:
barbecueschort met materiaal ( tang, vork, e.a. ) met het
logo van Fire Days opgedrukt.
o Geleverd door Pascogifts
o Website: www.pascogifts.com
(Pascogifts, 2014)
Figuur 13: Rood jersey kleedje
van Zalando (z.j.).
Geraadpleegd op 7 februari
2014 via
http://www.zalando.be/kiomi-
jerseyjurk-rood-k4421c00d-
302.html
Figuur 14: De schort voor de
werknemers ( z.j.).
Geraadpleegd op 7 februari
2014 via
http://www.pascogifts.com/nl
/promotiemateriaal/promotie
kleding/schorten/barbecuesch
ort-met-keukengerei
17
HAALBAARHEIDS- EN RISICO-ANALYSE
Persoon raakt verbrand bij het vuurspektakel
Bijna zeker
Te verwachten
Mogelijk
Onwaarschijnlijk
Nooit
PREVENTIE-MAATREGELEN
Zeer ernstig X X Veiligheidsperimeters afspannen Kritisch X
Marginaal X
Iemand raakt gewond bij de opbouw/afbraak
Bijna zeker
Te verwachten
Mogelijk Onwaarschijnlijk nooit PREVENTIE-MAATREGELEN
Zeer ernstig X Enkel arbeiders die ervaring hebben met dit soort zaken
Kritisch X Marginaal X
Persoon raakt gewond bij demo
Bijna zeker
Te verwachten
Mogelijk Onwaarschijnlijk Nooit PREVENTIE- MAATREGELEN
Zeer ernstig
X Aanmanen voldoende afstand te houden
Kritisch X Marginaal X
18
Personeel of
gast raakt
gewond door
glasbreuk
Bijna
zeker
Te
verwachten
Mogelijk Onwaarschijnlijk Nooit PREVENTIE-
MAATREGELEN
Zeer ernstig X EHBO
materiaal
voorzien
Kritisch X
Marginaal X
19
COMMUNICATIEVE ONDERSTEUNING
VAN HET EVENEMENT
HET EVENT BEKEND MAKEN
ADVERTENTIE:
Om het event bekend te maken plaats ik in de voorafgaande editie van 3
vakbladen een grote advertentie van 1 volledige pagina. In België zijn er 3
belangrijke brandweermagazines die elk een verschillende doelgroep
bereiken. Door in elk magazine te adverteren bereiken we zo de
volledige doelgroep.
De brandweerman
o Gaat uit van de Vlaamse brandweerfederatie: Brandweer
Vereniging Vlaanderen
o Oplage: 13.500 exemplaren, full color, Nederlandstalig
o Doelgroep: BVV-leden, ministeries, bedrijfsbrandweer
e.a.
o 5 edities per jaar
o Belangrijk voor “Fire Days”: Materiaal moet ingeleverd
worden tegen 8 maart, magazine verschijnt op 19 april.
( Brandweer Vlaanderen, 2013)
Le Sapeur-pompier
o Gaat uit van de Waalse brandweerfederatie: Fédération
Royale des Corps de Sapeurs-pompiers de Belgique – Aile
Francophone et Germanophone
o Oplage: 5800 exemplaren
o 4 edities per jaar
( Requette, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)
Fire forum magazine
o Oplage: 12.000 exemplaren waarvan 75%
Nederlandstalig, de overige 25% Franstalig.
o Doelgroep: de federaties, leden van interventieploegen,
officiers van de federale politie, brandweermannen,
openbare besturen e.a.
o 5 edities per jaar
o Belangrijk voor “Fire Days”: de exacte data voor 2015 zijn nog niet bekend.
De Advertentie moet staan in de editie die eind april verschijnt. De aanvraag
Figuur 15: Een editie van de
Brandweerman (z.j.).
Geraadpleegd op 20 januari
2014 via http://sphotos-
e.ak.fbcdn.net/hphotos-ak-
ash2/t1/s720x720/482705_4
80643931984458_795172087
_n.jpg
Figuur 16: Een editie van 'Le
Sapeur-pompier belge' (z.j.).
Geraadpleegd op 20 januari
2014 via
http://www.frcspb.be/le_sa
peur_pompier_belge.htm
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
20
daarvoor moet tegen half maart ingediend worden. De drukklare advertentie
tegen het einde van de maand.
( Janssens, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)
Deze advertenties zijn belangrijk om het event meer naambekendheid en aanzien te geven, ze
kaderen ook in de imagobuilding van het bedrijf.
UITNODIGING:
Naast de advertentie krijgen alle klanten van Vanassche Fire ook een persoonlijke uitnodiging in
de bus. In de uitnodiging wordt doorverwezen naar de website van Fire Days om in te schrijven.
Meer informatie hierover vindt u terug bij het Uitnodigingentraject verder in dit dossier.
BANNER OP DE WEBSITE:
Op www.vanassche-fire.be wordt het event aangekondigd. Het wordt onder de rubriek ‘nieuws’
gepubliceerd en er komt een verticale banner. Deze banner gaat online wanneer de advertentie
in de vakbladen verschijnt. Wanneer je op de banner klikt, zal je doorgestuurd worden naar de
website van Fire Days zelf.
WEBSITE FIRE DAYS:
Omdat de Fire Days als een soort apart merk wordt gelanceerd kies ik om ook een aparte
website enkel en alleen rond dit evenement op te bouwen. Leveranciers die toezeggen zullen
op de website aangekondigd worden, samen met andere teasers over het programma van de
Fire Days. Ook voor de aftersales zal de website van pas komen, meer hierover vindt u bij het
onderdeel over de aftersales.
Daarnaast zal de website ook gebruikt worden om in te schrijven. Wie naar de Fire Days wil
komen kan zich met enkele muisklikken inschrijven voor dit evenement. Ook voor de
leveranciers zal deze methode gebruikt worden. De website zal gelinkt worden aan een
database zodat op elk moment een overzicht op de inschrijvingen kan geraadpleegd worden.
Meer informatie hierover kan u terugvinden bij het uitnodigingentraject.
Als laatste zal de website ook gebruikt worden voor de pers. Een apart tabblad zal voorzien
worden met een social media persbericht, met onder meer foto’s, filmpjes en informatie over
het evenement.
De website zal gelanceerd worden in drie talen: Nederlands, Frans en Engels. Op de
aanmeldingspagina van de site zal de bezoeker zijn keuze kunnen maken.
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
21
COMMUNICATIE TIJDENS HET EVENT
Bij aankomst op het evenement worden presentatiemappen uitgedeeld met daarin het
programma van de dag, informatie over de verschillende leveranciers en de producten die
worden voorgesteld en uiteraard ook nog wat informatie over Vanassche Fire zelf.
Tijdens de receptie, lunch en koffiepauze is er mogelijkheid tot netwerken.
COMMUNICATIE MET DE LEVERANCIERS VAN VANASSCHE:
Naast communicatie met de klanten moet er ook gecommuniceerd worden met de leveranciers
van Vanassche die een stand hebben op Interschutz.
Zij moeten op de hoogte gebracht worden van het initiatief “Fire Days”. Er moet om hun
medewerking gevraagd worden want zonder deze leveranciers heeft de beurs geen nut en
kunnen de “Fire Days” niet plaatsvinden.
Zij worden per e-mail gecontacteerd. In de email worden zij doorverwezen naar de website van
Fire Days via een persoonlijke link. Via de link komen zij op een pagina waar zij alle informatie
kunnen doorgeven.
Figuur 18: E-mail naar de leveranciers ( eigen ontwerp) Figuur 17: Voorbeeld hoe de inschrijfpagina voor de leveranciers
op de website er kan uitzien ( eigen ontwerp)
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
22
COMMUNICATIE MET DE TOELEVERANCIERS VAN HET EVENEMENT
In de maanden vooraf moet contact opgenomen worden met de verschillende toeleveranciers
van het evenement. De exacte tijdstippen kan u terugvinden in de planning verderop in dit
dossier.
Eerst dienen offertes aangevraagd te worden. Daarna kunnen zij verder meedenken en worden
bepaalde afspraken gemaakt over bijvoorbeeld tijdstip van aankomst, materiaal die moet
voorzien worden door de organisator enzovoort.
COMMUNICATIE NA HET EVENEMENT
INDICATIEVE BEGROTING De indicatieve begroting bedraagt: € 49.009,35 inclusief BTW en FEE.
De volledige indicatieve begroting kan u vinden in bijlage.
Opmerking: Personeelskosten van Vanassche zijn hierin niet meegerekend.
STRUCTUUR VAN HET PROJECT
PLANNING OPSTELLEN
Planning eind 2014-2015 om project om te zetten in realiteit.
november december januari
Week 1 Week 1 Week 1
Debriefing opdrachtgever
Akkoord opdrachtgever Bevestigen toeleveranciers
Implementeren draaiboek
Rest Week 2 – 3 - 4 Resttijd
Concept uitwerken Aanvragen offertes toeleveranciers Locatie bezoeken
Onderhandelen offertes toeleveranciers
Concept & aanbod leveranciers op elkaar afstemmen
Definitieve offertes en toeleveranciers selecteren
Draaiboek schrijven
Draaiboek volgen!
Communicatie opzetten
Vergaderingen met leveranciers; concrete afspraken maken
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
23
UITNODIGINGEN- EN DEELNEMERSTRAJECT
STAP 1: DATABASE
Voor dit evenement hebben we 2 belangrijke databases nodig.
De database met leveranciers en de database met alle klanten. Naar deze beide groepen moet
op voorhand gecommuniceerd worden.
Deze databases moeten niet worden opgesteld aangezien Vanassche over een database
beschikt van de leveranciers én van de klanten. Er hoeven geen extra variabele gegevens
opgenomen te worden, voor de “Fire Days” is dit niet van toepassing. ( Vanassche, 2013, 15
september – persoonlijke communicatie)
De database wordt automatisch gekoppeld aan het inschrijvingsformulier op de website van
Fire Days. De database wordt op die manier automatisch bijgehouden en is zo op elk moment
accuraat en raadpleegbaar. Er moet worden bijgehouden wie aanwezig zal zijn, op welke dag en
door hoeveel personen hij/zij vergezeld zal worden en de namen van die personen. Dit is
belangrijk om een overzicht te hebben op het aantal, dat komt, maximum 25 per dag. Dit aantal
is belangrijk om te communiceren naar de cateraar maar ook om de indeling van de groepen te
bepalen.
Voor de database van de leveranciers geldt hetzelfde principe.
STAP 2: UITNODIGINGENTRAJECT
De “Fire Days” is een zakelijk evenement. Het uitnodigingstraject verloopt dus anders dan bij
een publieksevenement. Ik koos om gebruik te maken van een drietrapsuitnodigingstraject.
Bestaande uit een aankondiging, de feitelijke uitnodiging met antwoordmogelijkheid en de
bevestiging van aanmelding. ( Kuiper, 2008, 119-120)
Figuur 19: Het uitnodigingentraject
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
24
AANKONDIGING: 3 maanden voor het evenement, vanaf eind maart, wordt er aan alle
uitgaande e-mails naar klanten een automatisch attachment bijgevoegd om hen op de
hoogte te brengen van het evenement. Veel informatie wordt hier niet gegeven. Enkel
de naam van het event, de data en de vermelding dat de nieuwe producten van de
leveranciers in navolging van Interschutz zullen worden gedemonstreerd.
UITNODIGING: 2 maanden voor het evenement, eind april, wordt de uitnodiging naar
de klanten verstuurd per post. Dit is de enige uitnodiging per post, de andere
communicatie wordt via mail en de website verzorgd. Het is de feitelijke uitnodiging. De
geïnteresseerden kunnen via de website het inschrijvingsformulier invullen met enkele
simpele muisklikken. Op de uitnodiging wordt voor inschrijving naar de website
verwezen. maakte al al een ontwerp op met een bijpassend logo.
In bijlage vindt u enkele grotere versies. De uitnodiging moet zowel in het Nederlands
als het Frans worden opgesteld met de bijhorende beursdata.
Figuur 20: Voorzijde uitnodiging ( eigen ontwerp)
Figuur 21: Achterzijde uitnodiging ( eigen ontwerp)
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
25
BEVESTIGING VAN AANMELDING:
Wanneer Interschutz op zondagavond 13
juni op zijn einde loopt moet de dag erna,
maandag 14 juni, een reminder e-mail
uitgestuurd worden naar alle personen die
zich inschreven. In deze e-mail wordt meer
informatie gegeven over welke
leveranciers aanwezig zullen zijn op de
“Fire Days” en welke producten exclusief
zullen voorgesteld worden. Er wordt ook
meer informatie meegegeven over de
exacte plaats waar de klanten verwacht
worden en op welk tijdstip. De bevestiging
van aanmelding, in het Frans en in het
Nederlands, kan u raadplegen in de bijlage.
Als extra zal nog verwezen worden naar de
website waar nog meer informatie te
vinden is.
De laatste aanmeldingen moeten ten laatste binnen zijn 1 week voor het evenement, 17
juni. Dit is van belang omdat de tafelschikking en de indeling van de groepen dan nog
kan aangepast worden en ook de cateraar moet 5 dagen voor het event de definitieve
aantallen weten.
Figuur 22: Voorbeeld van de aanmeldingsmail ( eigen
ontwerp)
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
26
Aflsluitend vuurspek-
takel
bedrijfs- bezoek
koffiepauze
demo's + presentaties
in kleine groepen
lunch met de grote
groep
demo's + presentaties
in kleine groepen
Welkom + receptie
Ontvangst + Badge
STAP 3: DEELNEMERSTRAJECT
De deelnemers worden ontvangen door 2, vrouwelijke, personeelsleden van Vanassche.
Zij bemannen de onthaalbalie die gepositioneerd is vlak bij de ingang van de feesttent.
Daar moeten de deelnemers hun naambadge afhalen en krijgen zij ook een
presentatiemap met daarin het programma van de dag, informatie van de leveranciers
en ook informatie over Vanassche zelf. 2 ‘hostessen’ is ruim voldoende voor de 25
gasten.
De deelnemers worden enkele meters verderop verwelkomd door iemand van de
directie en krijgen bij de receptietafeltjes een glas Pompierke en een doosje Mora Mini
lucifers aangeboden. Wanneer alle deelnemers gearriveerd zijn heet gedelegeerd
bestuurder Jan Vanassche iedereen welkom op deze
“Fire Days” en geeft wat extra uitleg bij het programma. In de presentatiemap staan
ook de verschillende groepsindelingen, belangrijk om het programma te volgen,
opgesteld.
Na de korte receptie wordt gevraagd om bij je groep te gaan staan. Bij iedere groep zit 1
directielid of verkoper van Vanassche. De verschillende groepen volgen het
vooropgestelde programma zodat iedereen elke demo en expert kan zien.
Rond de middag volgt de lunch met alle deelnemers samen in de feesttent. Aansluitend
kunnen ook enkele presentaties volgen in de tent zelf, voor de hele groep.
Na de middag gaan de demo’s in de kleine groepen verder.
Tussen 14 en 15 uur wordt een koffiepauze gehouden.
Na de koffiepauze volgt een bedrijfsbezoek van 1 uur.
De intensieve en informatieve dag wordt om 16.30 u. afgesloten met een vuurspektakel
van 35 minuten. Daarna kan nog even nagepraat worden in de tent en zit de dag erop.
De volledige planning kan u terugvinden in het draaiboek in bijlage.
STAP 4: AFTERSALES
Een evaluatie door de deelnemers wordt niet meteen noodzakelijk geacht voor dit evenement.
Deelnemers hebben niet altijd zin om na te kaarten over de details van evenementen, zeker niet
na een lange dag.
Indien de deelnemers vragen hebben over bepaalde producten, nog meer informatie willen of
een bestelling plaatsen worden zij de weken na het evenement opnieuw gecontacteerd. De
vraag van de opdrachtgever bestond er ook in enkele dagen tussen de Vlaamse editie en de
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
27
Waalse editie te laten zodat zij alle aanvragen kunnen verwerken vooraleer de volgende groep
te ontvangen. ( Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)
WEBSITE
Tijdens het evenement zal ook een fotograaf rondlopen die van het evenement een
fotoreportage maakt. Deze foto’s zullen na het event te bezichtigen zijn op de website van
Fire Days. De foto’s zullen ook gedeeld kunnen worden op de sociale media. Zo wordt de
levensduur van het evenement verlengd en wordt er ook achteraf nog over gepraat.
ADVERTENTIE
In de drie vakbladen zal de editie die volgt na de Fire Days een advertorial van 1 pagina
gepubliceerd worden met enkele foto’s en een verslag van het event. Zo zien degene die er niet
bij waren dat ze het de volgende keer zeker niet mogen missen.
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
28
UITVOERING VAN HET PROJECT
TECHNISCH DRAAIBOEK
DRAAIBOEK VOORAFGAAND AAN HET EVENT
Januari
Week 1
Week 2
Februari
Week 1
Week 2
Week 3 Ontwerpen advertenties pg 1/1, full color
Maart
Week 1 Vergadering met alle toeleveranciers
Indienen definitieve advertentie bij de vakbladen
Week 3 Aan alle e-mails van Vanassche wordt een bijlage gekoppeld die het event bekend maakt
Bestellen kleedjes hostessen bij zalando + speciaal bier lucifer + 't pompierke bestellen
April
Week 3 Uitnodigingen naar de klanten worden verstuurd
Mei
week 3 overleg cateraar, drankleverancier, wijnleverancier
week 4 Brief experts / leveranciers Vanassche met hotelinfo, plaatsinfo, uur van aankomst
Juni
8/jun Uitsturen persbericht met aankondiging event
8-13 juni Interschutz vindt plaats
14/jun Uitsturen aanmeldingsbrief
17/jun uiterste datum inschrijving
18/jun doorgeven exacte aantal catering
19/jun Contact met alle toeleveranciers, details overlopen ( uur van levering e.a. )
groepen indelen
exacte programma samenstellen in overleg met Vanassche
Vanaf dan database "aanwezigheid" van het evenement bijhouden
d.m.v. teruggestuurde antwoordkaarten / fax'en / e-mails
DRAAIBOEK / PLANNING
Hotel leveranciers boeken
Ontwerp drukwerk + leveranciersmail
E-mail leveranciers Vanassche versturen
Aanvragen advertenties in de vakbladen
Drukwerk Flyer.be afhalen in een afhaalpunt
Drukwerk inleveren bij Flyer.be
Databases aanvullen ( klanten + mogelijke leveranciers)
Ontwerpen Website
Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau
29
OPBOUW
LEVERANCIER WIE OPMERKINGEN
08.30 u. BRIEFING Projectmanager Iedereen die aangesteld is om te helpen AANWEZIG
09.00 u. Levering Tent Vannieuwenhuyze Vannieuwenhuyze Tent volledig door verhuurder opgebouwd, incl. vloer + tapijt
Kurt Vanassche +
projectmanager
aanwezig om plaats aan
te wijzen 1/3 contant te betalen bij levering
Broodjes bestellen Broodje-express projectmanager op de briefing ieders voorkeur vragen
13.00 u. Plaatsen afwastent Vanassche zelf
13.30 u.
elektriciteits kabels
klaarleggen Vanassche
15.30 u.
watervoorziening
klaarleggen Vanassche
08.30 u. BRIEFING projectmanager
09.00 u.
Levering aankleding
+ decoratie FEMAT Helpen lossen --> Benodigdheden: transpaletten
10.00 u. Start aankleding Toog + frigo's plaatsen
Verlichting installeren
tafels + stoelen plaatsen
Benodigdheden: grondplan tent ( projectmanager !)
12.00 u. PAUZE
12.45 u. BRIEFING projectmanager
13.00 u. tent verder aankleden tot alles klaar is
projector ophangen
Levering frigo's +
dranken Rudy Ampe installeren frigo's
levering wijnen +
cava + glazen Wijnhandel Vanassche
levering Spuntini
Presentatiemappen
vervolledigen,
badges klaarleggen 2 personen Vanassche
materiaal experten
uitstallen in de
tent,
opleidingslokaal,
proefstation,
parking
Kurt Vanassche + 2
werknemers Materiaal werd na Interschutz opgestuurd
dak loods
verduisteren met
zeilen nodig: zeilen ( Vanassche zelf ) + ladder ( Vanasche zelf )
terrein in loods
afbakenen voor de
vuurspuwer 7 op 7m
publiek
op 2 m
afstand nodig ? Lint ( Vanassche zelf )
16,00 u. Frigo's vullen 2 personen Vanassche
Begeleiding Opbouw
6 personen Vanassche
2 personen Vanassche
glazen klaarzetten op tafel( gobelet +
wijnglazen ) + deel achter de toog (
6 personen Vanassche
DATUM
MAANDAG 22 JUNI
DINSDAG 23 JUNI
30
EVENTSHEET
UITVOERINGSHEET WANNEER WAAR WAT WIE STANDBY Tent
verantwoordelijke geluid Vanaf 07,30 u.
STANDBY Tent Runner
STANDBY Overal Fotograaf 1 persoon Vanassche
07.30 u. Tent BRIEFING projectmanager alle helpers aanwezig
08.00 u. Ingang Tent Vlaggen plaatsen + rode loper uitrollen + fakkels langs de rode loper plaatsen 2 personen Vanassche
ontvangst experts / leveranciers ontvangst experts / leveranciers Vanassche Jan, Kurt
08.30 u. onthaal tent presentatiemappen klaarleggen + badges 2 personen Vanassche
iedereen die in de bediening staat moet het rode kleedje aanhebben
( 4 personen )
Bar flessen pompierke in de punchkoelers op de toog leggen, vullen met ijs 2 personen Vanassche
09.00 u. Onthaal tent Gasten aanmelden aan de balie, krijgen presentatiemap + badge 2 personen Vanassche
receptieruimte Ontvangst gasten Jan, Lode, Kurt
bar + receptieruimte
Pompierke uitschenken + ronddelen + Mora mini lucifers frituren en uitdelen in de luciferdoosjes 2 personen Vanassche
broodjes bestellen Projectmanager
09.30 u. receptieruimte welkomstwoord + uitleg programma Jan Vanassche
10.00 u. Tent AANKOMST TRAITEUR Projectmanager wijst de weg
AANKOMST VUURKUNSTENARES
10.00 u.
START DEEL 1 Tent Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche
Proefstation Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche Opleidingslokaal Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur Parking Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde
10.30 u. Tent Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde
31
Proefstation Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche Opleidingslokaal Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche Parking Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur
11.00 u. Tent Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur Proefstation Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde
Opleidingslokaal Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche Parking Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche
11.30 u. Tent Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche Proefstation Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur
Opleidingslokaal Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde Parking Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche
12.00 u. Tent LUNCH Traiteur staat buiten voor de afwastent
Gasten mogen aanschuiven, bord + bestek nemen bij de traiteur
BEDIENING dranken / wijnen/ bieren 2 personen Vanassche 2persoon Vanassche
13. 00 u. Tent + Afwastent
Einde Lunch Glazen afwassen, tafels schoonmaken. Koffie maken + taart snijden en uitstallen op de toog 2 personen Vanassche
2 persoon Vanassche
Traiteur ruimt op + neemt vuile borden en bestek terug mee! Traiteur
DEEL 2: Presentaties starten opnieuw Tent groep 1 Kurt Vanassche
Proefstation groep 2 Jan Vanassche Opleidingslokaal groep 3 Lode Wyseur Parking groep 4 David van den Eynde
13.25 u. Tent groep 4 David van den Eynde Proefstation groep 1 Kurt Vanassche
Opleidingslokaal groep 2 Jan Vanassche Parking groep 3 Lode Wyseur
13.50 u. Tent groep 3 Lode Wyseur Proefstation groep 4 David van den Eynde
Opleidingslokaal groep 1 Kurt Vanassche
32
Parking groep 2 Jan Vanassche
14.15 u. Tent groep 2 Jan Vanassche Proefstation groep 3 Lode Wyseur
Opleidingslokaal groep 4 David van den Eynde Parking groep 1 Kurt Vanassche
14.40 u. Tent KOFFIEPAUZE 2 personen Vanassche delen koffie uit
1 persoon Vanassche
AANKOMST VUURSPUWER Projectmanager wijst de weg
15.10 u. Afwastent Koffietassen + taartschoteltjes afwassen 2 personen Vanassche
tafels tent opruimen 1 persoon Vanassche
DEEL 3 Bedrijfsgebouwen Rondleiding door de gebouwen van Vanassche
Groep 1 + 2 Begeleidt door Kurt & Lode eindigen rondleiding in verduisterde loods
Groep 2 + 3 Begeleidt door Jan & David
16. 10u. Loods DEEL 4
Vuurspektakel
tot 16.20 u: brandend logo vuurkunstenares
16.20 u - 16.45 u. : vuurspuwer vuurspuwer
16.45 u.
Voorzien einde
frigo's aanvullen
Vlaggen + klein materiaal wegsteken
Kledingruimte / wachtruimte Sanitair
VUURKUNSTENARES Refter Vanassche Services bedrijfsgebouw Services
VUURSPUWER Refter Vanassche Services bedrijfsgebouw Services
GASTEN / bedrijfsgebouw Services
33
AFBOUW
Vrijdag 3 juli
WAT WIE
09.00 u. Frigo's leeghalen
Bar afbreken 6 personen Vanassche
Materiaal Femat samenzetten, klaar voor transport
Elektriciteit weghalen
Watervoorziening weghalen
Broodjes bestellen bij broodje-express projectmanager
13.00u. FEMAT: komt materiaal ophalen 6 personen Vanassche helpen inladen
nodig: transpaletten
14.00 u. RUDY AMPE: ophalen frigo's + rest dranken projectmanager
WIJNHANDEL VANASSCHE: ophalen glazen + volle kartons wijn projectmanager
15.00 u.
Drink met alle personeelsleden in de kantine + uitdelen van het
cadeautje + bedankingswoordje Jan Vanassche
Iedereen ( ook wie niet rechtstreeks
meehielp )
MAANDAG 6 juli
09.00u. VANNIEUWENHUYZE: komt tent afbreken projectmanager
AFBOUW
34
REFERENTIELIJST Aperitief cocktail maison. (z.j.). http://www.nevejan.eu/nl/aperitieven-likeuren/bereide-aperitieven-en-
cocktails/aperitief-cocktail-maison-t-pompierke-rood-1l-15-smeets.html. Geraadpleegd op 3 februari
2014.
Assortiment. (2014). http://www.wijnenvanassche.be/docs/assortiment.pdf. Geraadpleegd op 17
januari 2014.
Badgehouder.nl (z.j.). http://www.badgehouder.nl/shop/badgehouders/pvc-
badgehouders/.Geraadpleegd op 18 januari 2014.
Booking Parkhotel Izegem (z.j.). http://www.booking.com/hotel/be/parkhotel-
izegem.nl.html?aid=356261;label=1298879%3Fredirect%3D1;sid=54369defeb97e757762bd50fe6cbae6
9;dcid=1. Geraadpleegd op 10 december 2013.
Brandweer Vlaanderen (2013).
http://www.brandweervlaanderen.be/Home/Diensten/VakbladDeBrandweerman.aspx. Geraadpleegd
op 10 december 2013.
Broodjes. (z.j.). http://www.broodje-express.be/bestelling.php?lang=nl. Geraadpleegd op 10 november
2013.
De bierschuur catalogus. (z.j.). http://www.debierschuur.be/catalog/products/2/20/nl?curPage=24.
Geraadpleegd op 3 februari 2014.
DecoAction (2014). http://www.decoaction.nl/zweedse-fakkel-middel-50-cm-esschert-
design.html?utm_source=beslistslimmershoppen&utm_medium=cpc&utm_campaign=beslist&utm_con
tent=default1. Geraadpleegd op 3 februari 2014.
E-licensing ( z.j.). http://www.sabam.be:8080/esabam/pages/wizard.faces. Geraadpleegd op 19 januari
2014.
Femat. (2014). http://www.femat.be/. Geraadpleegd op 18 januari 2014.
Flyer.be. (2014). http://www.flyer.be/benl. Geraadpleegd op 28 januari 2014.
Kuiper, G. ( Red.). (2008). Eventmanagement: van concept naar realisatie. Bussum: Coutinho
Vecta-garantiefonds. (z.j.). http://www.clcvecta.nl/vecta-garantiefonds. Geraadpleegd op 20 januari
2014.
Pascogifts. (z.j.).
http://www.pascogifts.com/nl/promotiemateriaal/promotiekleding/schorten/barbecueschort-met-
keukengerei. Geraadpleegd op 30 januari 2014.
Vuurspuwer praktisch. (z.j.).
http://vuurspuwer.be/index.php?option=com_content&view=article&id=4&Itemid=4. Geraadpleegd op
25 oktober 2013.
35
Wix Upgrade website. (z.j.). http://www.wix.com/upgrade/website. Geraadpleegd op 30 januari 2014.
Zalando. (z.j.). http://www.zalando.be/kiomi-jerseyjurk-rood-k4421c00d-302.html. Geraadpleegd op 30
januari 2014.
REFERENTIELIJST –
PERSOONLIJKE COMMUNICATIE Ampe, R. (2013, 12 november). ( Zaakvoerder drankenservice Rudy Ampe). ( offerte dranken).
Persoonlijke communicatie [telefoongesprek].
Arnout ( 2014, 21 januari). (medewerker). ( prijsaanvraag muziekinstallatie + draadloze microfoon).
Persoonlijke communicatie [telefoongesprek].
Dhosse, D. (2014, 5 februari). ( medewerker Spuntini). (prijsaanvraag mini lucifers Mora). Persoonlijke
communicatie [e-mail].
Dejonckheere, A. (2014, 21 januari). (medewerkster Tenten Vannieuwenhuyze ). ( prijsaanvraag tent).
Persoonlijke communicatie [e-mail].
Janssens, L. (2014, 27 januari). (Medewerker Fire Forum magazine). (prijsaanvraag advertentieruimte).
Persoonlijke communicatie [e-mail].
Ranson, M. (2013, 13 november). ( Zaakvoerder Ranson-Cannière). (prijsaanvraag gebak op plaat).
Persoonlijke communicatie [telefoongesprek].
Requette, D. (2014, 27 januari). ( Medewerker Fédération Royale des corps de sapeurs-pompier
belgique). ( Prijsaanvraag advertentieruimte). Persoonlijke Communicatie [e-mail].
Schoonens, A. (2014, 22 januari). (Offerte vuurlogo). Persoonlijke communicatie [e-mail].
Vanassche, K. (2013, 15 september). (directeur/hoofdaandeelhouder Vanassche FFE).(debriefing).
Persoonlijke communicatie [gesprek].
Vanassche, K. (2014, 20 januari). (directeur/hoofdaandeelhouder Vanassche FFE). (info
watervoorziening en elektriciteit). Persoonlijke communicatie [telefoongesprek].
Verstraeten, K. (2014, 24 januari). (medewerkster Distri-ice). ( prijsaanvraag ijs). Persoonlijke
communicatie [e-mail].
Watteyne, M. (2014, 19 januari). (traiteur). ( prijsaanvraag speenvarken aan het spit). Persoonlijke
communicatie [telefoongesprek].
36
BIJLAGE
ZAALPLAN
Figuur 23: Zaalplan
37
TENTEN - VANNIEUWENHUYZE
(Dejonckheere, 2014, 21 januari – persoonlijke communicatie)
38
(Dejonckheere, 2014, 21 januari – persoonlijke communicatie)
39
(Dejonckheere, 2014, 21 januari – persoonlijke communicatie)
40
CATERING
MINI LUCIFERS VAN MORA – SPUNTINI
Femke Migneau <[email protected]>
mini lucifers prijs
Dieter Dhossche <[email protected]> Wed, Feb 5, 2014 at 6:02 PM To: Femke Migneau <[email protected]>
Prijs mini lucifer 80 stuks: 18,07 Euro excl. BTW
Dieter Dhossche
Spuntini Group
Roterijstraat 145
8790 Waregem
056/61.11.55
( Dhosse, 2014, 5 februari – persoonlijke communicatie)
WELKOMSTDRANKJE ’T POMPIERKE - NEVEJAN
( Aperitief
cocktail
maison, z.j.)
41
LUCIFERBIER – DE BIERSCHUUR
(De bierschuur catalogus, z.j.)
WIJNEN – WIJNHANDEL VANASSCHE
42
Volledige prijslijst op http://www.wijnenvanassche.be/docs/assortiment.pdf
(Assortiment, 2013)
OVERIGE DRANKEN – DRANKENSERVICE RUDY AMPE
Geen offerte beschikbaar, enkel telefonisch contact. ( Ampe, 2013, 12 november – persoonlijke
communicatie)
GEBAK – RANSON CANNIÈRE
Geen offerte beschikbaar, enkel telefonisch contact. ( Ranson, 2013, 13 november – persoonlijke
communicatie)
LUNCH – TRAITEUR WATTEYNE
Geen offerte beschikbaar, enkel telefonisch contact. ( Watteyne, 2014, 19 januari – persoonlijke
communicatie)
43
CREWCATERING – BROODJE-EPRESS
( Broodjes, z.j.)
44
IJS – DISTRI-ICE
Femke Migneau <[email protected]>
Re: WWW: Vraag prijzen
1 message
KARINE VERSTRAETEN <[email protected]> Fri, Jan 24, 2014 at 2:16 PM To: Migneau Femke <[email protected]>
Goede namiddag , Dank u wel voor uw prijsaanvraag een zak ijsblokjes 10 kg 9€ / zak vanaf 50 kg 8,5 € / zak een zak schilferijs 10 kg voor het koelen van de drankjes 6,5 € / zak een zak crushed 10 kg 10 €/ zak vanaf 50 kg 9,5 € / zak Graag een seintje wanneer heeft u het ijs nodig Vriendelijke groeten Karine
( Verstraeten, 2014, 24 januari – persoonlijke communicatie)
45
ENTERTAINMENT
VUURSPUWER
| Spectaculaire vuurshow (bekijk de technische fiche)
Vuurspuwer show 25' 350€
Vurige Piratenshow 25' ... 350€
| Vuuranimatie
Vuuranimatie 1 uur 300€
Vuuranimatie 2 x 1 uur 500€
| All-round animatie (te kiezen uit ontvangstcomité, jongleeract, steltloper, ballondraaier,
circusinitiatie)
tot 1 uur 175€
van 1 tot 3 uur prijs o.t.k.
| Celtic Fire (totaalspektakel voor groter publiek, 4 muzikanten en 2 vuurkunstenaars)
30' 1600€
| Combinatiepakket (all-round animatie + vuurshow als apotheose)
tot 2 uur 500€
( Vuurspuwer praktisch, z.j. )
46
BRANDEND LOGO – VUURKUNST ANNEMARIE
Femke Migneau <[email protected]>
Re: Subject: Vuurkunst website
4 messages
[email protected] <[email protected]> Wed, Jan 22, 2014 at
3:10 PM
Goedendag,
Dank voor uw interesse. Een eenvoudig logo/naamgeving, cijfers en letters en deze op meerdere
dagen, behoren tot de mogelijkheden.
Dit met een vanaf kostprijs van 400euro excl. BTW, Transportkosten en muziekinstallatie (groot).
Er wordt hiermee op maat gewerkt waardoor de specifieke kostprijs nog bepaald moet worden. Dit
hangt echter af van de complexiteit (welk logo, de grote,staand,liggend en/of op water).
Voor vragen en/of meer gegevens met elkaar uit te wisselen kunt u mij vrijblijvend contacteren.
Met vriendelijke groet,
Annemarie Schoonens
te Oostham BE
tel; 0476062527
mail; [email protected]
site; www.vuurkunst.net23.net
( Schoonens, 2014, 22 januari – persoonlijke communicatie)
47
TECHNIEK
MUZIEKINSTALLATIE – ARNOUT
Enkel telefonisch contact. ( Arnout, 2014, 21 januari – persoonlijke communcatie)
DECORATIE/AANKLEDING - FEMAT
1030 Barkruk Liberty wit
Aantal Totaal
36 x € 7,00 = €252
1123 Stretchtafel wit
Aantal Totaal
6 x € 21,00 = €126
1182 Pi - tafel 180 x 70 x 110 cm H
Aantal Totaal
6 x € 60,00 = €360
1414W Plexiwand wit
Aantal Totaal
1 x € 100,00 = €100
1508 Diepvriezer klein 220V - 350W
Aantal Totaal
1 x € 30,00 = €30
48
1517 Vitrinefrigo in meubel antoine
Aantal Totaal
2 x € 60,00 = €120
1520 Koelcel 5000 liter 195x165x225 cm h
Aantal Totaal
1 x € 130,00 = €130
1548 boogbar light 173x43x100Hcm
Aantal Totaal
1 x € 90,00 = €90
1594R Crosslight Rood
Aantal Totaal
7 x € 30,00 = €210
1660 Fiesta Led-bar gebogen omtrek
250cmx60x120cm H
Aantal Totaal
1 x € 180,00 = €180
1662 Fiesta Led-Bar recht 180 x 60 x 120 cm
Aantal Totaal
4 x € 160,00 = €640
4010R Gobelet hoog Rood
Aantal Totaal
60 x € 0,30 = €18
4026 Witte wijnglas cristal "pure"
Aantal Totaal
50 x € 0,30 = €15
49
4027 Rode wijnglas cristal "pure"
Aantal Totaal
50 x € 0,30 = €15
4038 Champagneglas poppy
Aantal Totaal
40 x € 0,23 = €9,2
4107 Karaf pure
Aantal Totaal
6 x € 2,00 = €12
5031 Pepervat inox "pure"
Aantal Totaal
6 x € 0,35 = €2,1
5032 Zoutvat inox "pure"
Aantal Totaal
6 x € 0,35 = €2,1
5037 Punch coupe inox 10 liter
Aantal Totaal
2 x € 10,00 = €20
6016 Koffieperculator 90 tassen
Aantal Totaal
1 x € 17,00 = €17
6116 Spoeltafel inox
Aantal Totaal
1 x € 38,00 = €38
6117 Werktafel inox Aantal Totaal
3 x € 30,00 = €90
50
geen foto
beschikbaar 7115 Vaathanddoek
Aantal Totaal
4 x € 0,55 = €2,2
geen foto
beschikbaar 8110 Rode loper 1,3m breed (prijs per lm)
Aantal Totaal
30 x € 3,20 = €96
PRIJS EXCL. BTW EN TRANSPORT: € 2574.6
Prijs exclusief transport en 21% BTW Totaal : € 2574,6
51
150
1 Flessenfrigo 100x65x105 cm h 230L
Aantal Totaal
1 x € 30,00 = €30
233
3 Servetring rood
Aantal Totaal
40 x € 0,40 = €16
240
9 Tapasbord vierkant wit 31x3cm H
Aantal Totaal
5 x € 1,00 = €5
415
3 Moodlight rood
Aantal Totaal
2 x € 1,20 = €2,4
416
4 T-licht rood
Aantal Totaal
30 x € 0,40 = €12
706
0 Servet wit
Aantal Totaal
160 x € 0,70 = €112
803
5 Theelicht .lange brandtijd (75st)
Aantal Totaal
2 x € 8,00 = €16
52
ZWEEDSE VUURBLOKKEN – DECOACTION
( DecoAction, 2014)
( Femat, z.j.) Prijs exclusief transport en 21% BTW Totaal : € 193,4
53
BADGES DEELNEMERS – BADGEHOUDER.NL
( Badgehouder.nl., z.j.)
54
HOTEL EXPERTS – PARKHOTEL IZEGEM
De prijzen waren nog niet beschikbaar voor 2015. Ik baseerde mij dus op de prijzen van dezelfde
periode in 2014. (Booking parkhotel Izegem, z.j.)
55
VERZEKERINGEN/SUBSIDIES/VERGUNNINGEN
VECTA-GARANTIEFONDS
(Vecta-garantiefonds, z.j.)
SABAM
Sabam werd berekend voor 2 opeenvolgende dagen. Dit bedrag moet dus 2 keer aangevraagd worden
en betaald worden. ( E-licensing, z.j.)
56
COMMUNICATIE
DRUKWERK – FLYER.BE
(Flyer.be, 2014)
57
ADVERTENTIE IN DE VAKTIJDSCHRIFTEN
DE BRANDWEERMAN
( Brandweer Vlaanderen, 2013)
58
(Brandweer Vlaanderen, 2013)
59
LE SAPEUR-POMPIER BELGE
( Requette, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)
60
( Requette, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)
FIRE FORUM MAGAZINE
( Janssens, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)
61
( Janssens, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)
( Janssens, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)
62
WEBSITE FIRE DAYS – WIX.COM
( Wix upgrade website, z.j.)
63
PERSONEEL
ROOD JERSEY KLEEDJE VAN KIOMI – ZALANDO
( Zalando, z.j.)
BEDANKJE PERSONEEL VANASSCHE – PASCOGIFTS
( Pascogifts, z.j.)
64
BEGROTING
BEGROTING
Naam opdrachtgever: Vanassche FFE Naam evenement: Fire Days
Datum uitvoering: 24-25/06/2015 en 2-3/07/2015
Begroting versie: 1 - opgesteld op 23/01/2014
Algemene Checklist Extra Inkoop / huur BTW Leverancier Belangrijk
LOCATIE
Alu-kadertent 30x12m (360m²)
€ 3.118,00 € 654,78 Hoog Vannieuwenhuyze volledig geplaatst door de verhuurder . Opbouw en afbraak op respectievelijk maandag en vrijdag. 1/3
contant betalen bij levering!
huurprijs 2de weekend € 950,00 € 199,50 hoog Vannieuwenhuyze
Uitbouw 30x4m (120m²)
€ 1.030,00 € 216,30 hoog Vannieuwenhuyze
huurprijs 2de weekend € 340,00 € 71,40 hoog Vannieuwenhuyze
Tapijt ( rood ) altijd nieuw
€ 1.440,00 € 302,40 hoog Vannieuwenhuyze
Transport
€ 190,00 € 39,90 hoog Vannieuwenhuyze
Afwastent
€ 0,00 € 0,00 geen
voorzien door Vanassche
INRICHTING / DECORATIE
Meubilair ( tafels, stoelen, bar, ... ) aantal
barkruk Liberty wit 36 € 504,00 € 105,84 hoog femat prijzen voor de volledige huurperiode !
( 2x de catalogusprijs ) stretchtafel wit 6 € 252,00 € 52,92 hoog femat
pi-tafel 6 € 360,00 € 75,60 hoog femat
plexiwand 1 € 200,00 € 42,00 hoog femat diepvriezer klein 1 € 60,00 € 12,60 hoog femat virtrinefrigo 2 € 240,00 € 50,40 hoog femat fiesta led-bar gebogen 1 € 360,00 € 75,60 hoog femat fiesta led-bar recht 4 € 1.280,00 € 268,80 hoog femat gobelet hoog rood 60 € 36,00 € 7,56 hoog femat Karaf pure 6 € 24,00 € 5,04 hoog femat Pepervat inox 'pure' 6 € 4,20 € 0,88 hoog femat
65
zoutvat inox 'pure' 6 € 4,20 € 0,88 hoog femat tapasbord vierkant wit 6 € 12,00 € 2,52 hoog femat servetten 160 € 224,00 € 47,04 hoog femat servetring rood 40 € 32,00 € 6,72 hoog femat T-licht rood 30 € 24,00 € 5,04 hoog femat moodlight rood 2 € 4,80 € 1,01 hoog femat theelicht lange brandtijd (75 stuks) 3 € 32,00 € 6,72 hoog femat Punch coupe inox 10 liter 2 € 40,00 € 8,40 hoog femat koffieperculator ( 90 tassen) 1 € 34,00 € 7,14 hoog femat koffietassen 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat ondertassen 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat taartvorkjes 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat koffielepels 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat werktafel inox 3 € 180,00 € 37,80 hoog femat vaathanddoek 4 € 4,40 € 0,92 hoog femat Rode loper 30m € 192,00 € 40,32 hoog femat Dubbele friteuse
€ 80,00 € 16,80 hoog femat
transport femat 8 km € 60,00 € 12,60 hoog
• Transporttarieven zijn aan
€ 0,90 per gereden kilometer met
een minimum van € 60,00. • In het transporttarief zijn 15 minuten laad- en lostijd
inbegrepen. • Extra laad- en lostijden
worden afzonderlijk berekend aan
€ 30,00 per persoon per uur. • Voor prestaties buiten de
werkuren wordt een toeslag aangerekend.
aangepaste glazen ( drank)
€ 0,00 € 0,00
Rudy Ampe gratis meegeleverd bij drank
66
zweedse vuurfakkels 24 stuks aan €10,95/stuk incl. btw € 262,80 € 55,19 hoog
Decoaction
CATERING
Catering gasten
Speenvarken aan het spit 17 € p/p ( incl. btw 12%) € 2.393,60 € 287,23 12% Traiteur Watteyne op basis van 160 personen
gebak 19,26 € / plaat btw. Incl. € 231,12
Ranson-Cannière 4 X 3 platen gebak
mini lucifers van Mora ( snack)
80 stuks aan €18,07 excl. Btw --> 640 stuks nodig = 8 dozen € 144,56 € 30,36
Spuntini
per persoon 1 luciferdoosje ( meegeleverd) met 4 lucifers
Crewcatering
Broodjes gem. €3,50 € 140,00
laag broodje-express gebaseerd op 40 broodjes
aan €3,50
Dranken
Pompierke + luciferbier aantal
Pompierke 7 dozen van 6 flessen € 269,99 € 326,69 hoog Nevejan
Luciferbier 250 flesjes aan €1,40/stuk incl. btw € 350,00
hoog de bierschuur
leeggoed luciferbier €0,10/flesje € 25,00
terugvorderbaar bedrag
wijnen + cava
Rode wijn [Château Le Bourdieu Cru Bourgeois]
€9,60/fles excl. Btw 30 flessen € 288,00 € 60,48 hoog
Wijnen Vannassche glazen worden gratis
meegeleverd Witte wijn [Laurent Miquel - Chardonnay/Viognier - 2012]
€5,50/fles excl. Btw 30 flessen € 165,00 € 34,65 hoog
Wijnen Vannassche
frisdrank + bier aantal
Stella ( vat 30l) 4 € 229,76 € 48,25 hoog Drankenservice
Rudy Ampe
bijpassende glazen + spoelbak + tapinstallatie
worden gratis meegeleverd
Leffe bruin (bak 24) 1 € 22,85 € 4,80 hoog Drankenservice
Rudy Ampe
Hoegaarden (bak 24) 1 € 14,01 € 2,94 hoog Drankenservice
Rudy Ampe
straal bruisend (bak 6) 8 € 46,80 € 2,81 laag Drankenservice
Rudy Ampe
67
straal niet-bruisend (bak 6) 8 € 46,80 € 2,81 laag Drankenservice
Rudy Ampe
coca-cola (bak 6) 10 € 165,10 € 9,91 laag Drankenservice
Rudy Ampe
coca-cola light ( bak 6) 2 € 33,02 € 1,98 laag Drankenservice
Rudy Ampe
fanta orange 3 € 29,16 € 1,75 laag Drankenservice
Rudy Ampe
koffie jacmotte 500gr. 4 € 22,40 laag Colruyt btw incl.
ijs aantal
Ijsblokjes ( zak 10kg) 4 € 36,00 distri-ice
schilferijs ( zak 10kg) 8 € 52,00 distri-ice
!! Om de cava in de punchcoupe op de bar te
koelen !!
ENTERTAINMENT
Vuurspektakel
€ 1.400,00 € 294,00 hoog vuurspuwer voor de 4 dagen
transport 0,25€/km vanuit Gent
(= 50km) € 100,00
4 keer heen en terug
Vuurlogo
€ 1.600,00 € 336,00 hoog vuurkunstenares
Annemie voor de 4 dagen
transport 0,25€/km vanuit Oostham (= 158km) € 316,00
4 keer heen en terug
TECHNIEK
elektriciteit
kabels
€ 0,00 € 0,00
voorzien door Vanassche
verlichting aantal
uplighters 300 W + kabels 8 € 160,00 € 33,60 hoog Vannieuwenhuyze crosslight rood 4 € 420,00 € 88,20 hoog femat waterleiding/aansluiting
waterleiding/aansluiting € 0,00 € 0,00 voorzien door Vanassche
audiovisueel materiaal
muziekinstallatie met draadloze micro voor presentaties € 1.214,50 € 255,05 hoog Arnout
huur voor 9 dagen, montage/demontage +
transport inbegrepen
68
sabam €115,96 ( 2 dagen) € 231,92 € 13,92 laag
PERSONEEL
Kleding personeel V
Rood jersey kleedje van Kiomi 4 stuks €39,95 / stuk € 159,80
hoog Zalando gratis verzending
Bedanking personeel
BBQ-schort met opdruk en materiaal 60 stuks aan €16,99 € 1.064,40 € 223,53 hoog Pascogifts gratis verzending, €45
instelkosten
OVERIGE KOSTEN
drukwerk aantal
uitnodiging 750 € 121,00 € 25,41 hoog flyer.be
gratis afhalen in een flyerstore / afhaalpunt
antwoordkaart uitnodiging 750 € 98,00 € 20,58 hoog flyer.be
envelop uitnodiging ( bedrukt ) 750 € 74,00 € 15,54 hoog flyer.be
presentatiemappen 200 € 267,00 € 56,07 hoog flyer.be
blocnotes 200 € 228,00 € 48,88 hoog flyer.be
in de presentatiemap steken bedrukt ( logo fire days
transparant )
beachvlag basic 2 € 285,00 € 59,85 hoog flyer.be
congresbadges 200 € 64,00 € 13,44 hoog badgehouder.nl naamkaartjes ( vellen met 10 kaartjes
) 25 € 17,50 € 3,70 hoog badgehouder.nl verzendkosten
€ 8,50 € 1,80 hoog badgehouder.nl
Overnachtingskosten
85€ standaard eenpersoonskamer incl. btw. Berekend op 12 overnachtingen ( 2x6) € 1.020,00
laag parkhotel Izegem gerekend op juni 2014!!
Website
Website Fire Days unlimited programma
€ 149,04
Wix.com advertentie in vakbladen
de brandweerman 1/1 pg. (180x257mm) incl. btw € 1.828,00
hoog BVV 2 edities ( 1 voor én na fire days )
le sapeur-pompier 1/1 pg. Btw excl. € 1.100,00 € 231,00 hoog FRCSPB 2 edities ( 1 voor én na fire days )
69
fire forum magazine 1/1 pg. (210x297mm) excl. btw € 1.990,00 € 417,90 hoog Fire Forum 2 edities ( 1 voor én na fire days )
Verzendingskosten
uitnodiging --> port betaald 750 X 0,65€ € 487,50
Bpost SUBTOTAAL € 30.561,89
verzekeringen VECTA-garantiefonds € 1.500,00 € 315,00 hoog
evenementenverzekering
organisatiekosten 25% over de totale kosten € 7.640,47
€ 1.604,50 hoog
onvoorziene kosten 5% over de totale kosten € 1.528,09 € 320,90 hoog
SUBTOTAAL Excl. BTW € 41.230,46
SUBTOTAAL Incl. BTW €
49.009,35
70
UITNODIGING
Een voorbeeld hoe de Nederlandstalige uitnodiging er uit zou zien:
Figuur 24: Voorzijde uitnodiging
Figuur 25: Achterzijde uitnodiging
71
REMINDER E-MAIL
NEDERLANDSTALIG
Figuur 26: Voorbeeld aanmelding
72
FRANSTALIG
Figuur 27: Aanmelding Franstalig
In beide uitnodigingen moet als extra nog verwezen worden naar de website van Fire Days.
73
LEVERANCIERS
E-MAIL ENGELSTALIG
Figuur 28: Mail leveranciers ( Engelstalig)
Deze e-mail wordt bijkomend ook in het Nederlands opgesteld.
74
REPLYFORM OP DE WEBSITE VAN FIRE DAYS
Figuur 29: Voorbeeld inschrijvingsformulier leveranciers op de website