Excel Paradocentes IRFE

Generalidades de Excel

INTRODUCCIÓN

Microsoft

Windows

Office

XP

VISTA

7

Word

Excel

PowerPoint

2003

2007

2010

2013

8

Panorámica Microsoft

20072003 2010, 2013

Versiones de Excel

¿Qué es y para qué sirve?

• Hoja de cálculo:– Trabajar con números de forma simple– Realizar desde simples sumas hasta

complejos cálculos– Representar datos de forma gráfica

• Recálculo automático:– Al cambiar cualquier dato, todo se

modifica automáticamente– Realizar simulaciones

Comencemos

• Iniciar Excel:– Desde el botón Inicio– Desde un ícono en el escritorio– Desde un ícono en la barra de tareas– Desde un archivo Excel existente

• Cerrar Excel:– Desde la x ubicada arriba, der.– Desde el botón de Office arriba izq.

La pantalla inicial

• Ubicar en la pantalla:– La barra de título– La barra de acceso rápido

• Personalizable

– La banda de opciones• Acceso por teclado ALT• Ocultar para ocupar menos espacio

La pantalla inicial

– El botón de Office• Operaciones con archivos• Opciones de Excel

– La barra de fórmulas– La barra de etiquetas– Las barras de desplazamiento– La ayuda

La pantalla inicial

Conceptos de Excel

• Libro: archivo de Excel (.xlsx, .xls)• Un libro está compuesto de Hojas

– Por defecto 3, pueden ser hasta 255• Hoja: formada por columnas y filas

– 16.384 columnas y 1.048.576 filas• Columnas: A, B, C, … AA, AB, AC• Filas: desde 1 hasta 1.048.576

Conceptos de Excel

• Celda: intersección de fila y columna– A3, B7, G121, BD38, etc.– Celda activa: remarcada

• Fila activa, columna activa

• Rango: bloque rectangular de 1 o más celdas que Excel trata como una unidad– G1:H15, B3:E10

Seleccionar

• Celdas: clic• Rango de celdas: mouse + shift o

mouse + ctrl• Columna: en la letra• Fila: en el número• Hoja entera: en la esquina

Rangos

Cortar, copiar, pegar

• Con el portapapeles• Con el teclado (CTRL+C, CTRL+V)• Con el mouse

• Pegado especial– Sin formato– Valores, fórmulas, etc.

• Mover celdas

Borrar celdas

• Utilizando la tecla SUPR– Borra sólo el contenido de la celda)

• O bien

Movimientos hoja/libro

• Mouse• Teclado

– Flechas de desplazamiento– Av Pág, Re Pág– Celda A1: CTRL + Inicio

• Barra de Nombres• Barra de etiquetas, entre hojas

Inserta automáticamente.

Agregar hojas al libro

Botón derecho en hoja existente, y aparecen opciones, verlas.

Haciendo click con el botón derecho sobre la hoja que se desee copiar o mover y seleccionando la opción Mover o copiar.

Luego se selecciona al lugar donde se desea mover y si se desea hacer una copia:

Mover o copiar hojas

Corresponde a la definición de un nombre personalizado para una hoja en particular, con el fin de diferenciarla de las otras existentes.

Cambiar nombre a hoja

Corresponde a quitar o remover una hoja de cálculo, incluyendo todo su contenido y formato, del libro sobre el cual se está trabajando.

Esta acción no se puede deshacer.

Eliminar hojas

• Color de etiqueta• Ocultar• Mostrar• Seleccionar todas las hojas

Otras acciones con hojas

Guardar el libro

En el caso de que sea la primera vez que se guarde el documento, se pedirá un nombre para asignar.  

Guardar el libro

• Entre los formatos ofrecidos las opciones más comunes son:–  XLSX: Libro de Excel. Compatible solo

con la versión 2007.– XLS: Libro de Excel. Compatible con la

versión 2007 y desde la 97 a la 2003.– HTML: Formato de página Web.– XML: Formato de datos XML.

Guardar como, Tipo

Herramientas de guardar

Otras operaciones• Cerrar (el libro, sin salir de Excel)• Nuevo:

– En blanco, o usar plantillas• Abrir

– Desde una unidad– Desde la lista de recientes– Como de sólo lectura (pide nuevo

nombre al guardarlo)• Fijar el libro en los libros recientes

Tipos de datos: constantes

Textos (A-Z)

Numéricos (0-9)

Fechas y horasdd-mm-aaaahh:mm:ss,dd/mm/aaaahh:mm:ss

Todos estos son valores constantes, se introducen directamente en una celda.

Introducir/Modificar datos

• Introducir:– Tecla Intro– Flechas de desplazamiento– Tic de aceptación en barra de fórmulas

• Modificar:– En la barra de fórmulas

• Observar barra de estado, que cambia de Listo – Introducir - Modificar

Tipos de datos: fórmulas

• Fórmula: secuencia formada por :– Valores constantes– Referencias a otras celdas– Nombres– Funciones– Operadores

• Se escribe en la barra de fórmulas y debe comenzar por =

Operadores

• Aritméticos ^ * / + -– Se resuelven con la prioridad indicada,

deben usarse ( ) para lograr otro orden• Comparación = <> < > <= >=

– Tienen todo la misma prioridad• Texto &

– Concatenar celdas que tengan texto• Referencia : , ;

Principales operadoresSIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICA

/ DIVIDE

^ EXPONENCIACIÓN

& UNIÓN / CONCATENAR

= Comparación IGUAL QUE

> Comparación MAYOR QUE

< Comparación MENOR QUE

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE

<= Comparación MENOR IGUAL QUE

<> Comparación DISTINTO

Funciones

• Función: fórmula preestablecida por Excel, que acepta valores, realiza cálculos y devuelve resultado.

Funciones

=SUMA(A1;B1) equivale a =A1+B1

=SUMA(A1:B3) equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Sin el signo =, Excel no reconoce fórmulas ni funciones

Funciones

• Tienen una sintaxis específica que de no respetarse, arroja error.

• Los argumentos:– Van entre paréntesis, sin espacios

previos ni posteriores– Pueden ser valores constantes

(número o texto), fórmulas o funciones– Deben separarse por punto y coma “;”

FORMATEANDO CELDASMuy necesario, muy útil

Ver cada una de las pestañas:• Número• Fuente• Alineación• Bordes• Relleno• Proteger

Formato de celda

Formatos rápidos

Proteger celdas

• Además de proteger un libro con contraseña, pueden protegerse celdas para que no se modifiquen. 1. Desbloquear las celdas que se

pueden manipular

2. Proteger la hoja.• Esta protección funciona por Hojas

Puede añadir pequeñas anotaciones a cada celda, solo visibles al posicionarse sobre la celda comentada.

Para ingresar, se debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opción Insertar comentario.

Agregar comentarios

• Seleccionar la celda con el botón derecho del mouse e ir a la opción Hipervínculo, o bien ir a la pestaña Insertar y seleccionar Hipervínculo.

• Pueden agregarse hipervínculos a otros archivos o sitios Web existentes, o bien a otras hojas del libro.

Hipervínculos

Las series son listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrón común, rellenando el resto de los componentes de forma automática.

(Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se creará una enumeración automática del largo que se indique). Verificar!

Series

Cambios de estructura

• Alto de fila– Botón derecho en la fila– Mouse– Autoajustar

• Ancho de columna– Botón derecho en la columna– Mouse– Autoajustar

Cambios de estructura

• Ocultar/Mostrar filas y/o columnas– Al ocultar la primera fila o la primera

columna, es más difícil volverlas a mostrar.

• Insertar filas/columnas/celdas• Eliminar filas/columnas/celdas• Combinar celdas: en formato de

celdas, alineación

Ejercitación

FÓRMULAS Y FUNCIONESSólo las más usadas…

Recordemos

• Función– Fórmula predefinida en Excel que opera

con uno o más valores y devuelve un resultado.

• Sintaxisnombre_funcion (argumento1;argumento2;…argumentoN)

• Debe comenzar por el signo =

Funciones

SUMA(A1;D8)

; se usa para separar argumentos

SUMA (A1:D8)

:identifica un rango

Ejercicio:

Generar un rango de datos desde A1 hasta D8 y verificar lo anterior.

Funciones

• Las fórmulas pueden contener más de una función:

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)• Excel cuenta con 329 funciones,

organizadas en 10 categorías.– Verlas desde la barra de fórmulas– Verlas desde la pestaña Fórmulas,

Biblioteca de funciones

Para introducir fórmulas

• Pestaña Fórmulas, Insertar función.• O bien, con el botón fx de la barra de

fórmulas– Se abre cuadro de diálogo

• Si nos sabemos la función, sólo la escribimos directamente.

• Pregunta: ¿Qué funciones conoce/se sabe de memoria?

Botón Autosuma

• Suma, Promedio (media aritmética, contar números, máximo y mínimo)

Ejercitación

• Realizar el Ejercicio N° 1.• Realizar el Ejercicio N° 2.

Referencias

• Referencias a una o más celda.• 3 tipos de referencias:

– Relativa– Absoluta– Mixta

Relativa/Absoluta/Mixta

• Relativa: referencias de filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda. Opción por defecto.

• Absoluta: referencias de filas y columnas no cambian si se copia la fórmula en otra celda.– La celda se fija con el símbolo $

(escribir a mano o bien con la tecla F4)• Mixta: se fijan las columnas o las filas

Referencia a otras hojas

• Escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas del mismo libro

• Ejemplo: Hoja2!A2, se está referenciando a la celda A2 de la Hoja A2.

Ejercitación

• Realizar el Ejercicio N° 3.• Realizar el Ejercicio N° 4.

Funciones más usadas

• De fecha y hora– AHORA () devuelve la fecha y la hora

actual– HOY() devuelve la fecha actual

• De texto– CONCATENAR(texto1;texto2;textoN)– MAYUSC(texto)– MINUSC(texto)– NOMPROPIO(texto)

Funciones más usadas

• CONTAR.SI(rango;criterio)• Ejemplo:

– En una encuesta, contar cuántas personas opinaron “SI” y calcular %.

(CONTAR.SI(), CONTARA())

• Y una infinidad de funciones más, revisar las más importantes según su criterio.

Funciones más usadas

• SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

• Ejemplo:– Si Nota final >= 4,0 llenar columna con

“Aprobado”– Si nota final < 4,0, llenar columna con

“Reprobado”

Ejercitación

• Realizar el Ejercicio N° 5.• Realizar el Ejercicio N° 6.• Realizar el Ejercicio N° 7.

Funciones más usadas

• De búsqueda– BUSCARH(valor

buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

– BUSCARV(valor buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

• Busca un valor en la primera fila o columna y devuelve el resultado

EjemploBúsqueda y Referencia           

Vendedor Código artículo Cantidad artículos Descripcion

Juan 1 10  Pamela 1 14  Marcelo 2 28  Pablo 3 16  

María José 4 22  Alejandra 4 8  Macarena 5 6  

Julio 5 5    Total general 109

              

Código Artículo    1 Polera   Cantidad de Poleras

2 Pantalones    

3 Chaqueta    4 Traje de Baño    5 Zapatillas    

Ejercitación

• Realizar el Ejercicio N° 8.

IMPRESIÓN Y CONFIGURACIÓN

Evitando las sorpresas…

Impresión

• Vista preliminar– Visualizar la hoja antes de imprimirla

• Vista Diseño de página – Muestra los saltos de página,

márgenes, encabezado, pie de página y el formato completo de la hoja.

• Configurar la página– Definir tamaño de papel, márgenes,

orientación, escala, etc.

Impresión

GRÁFICOS

Representando nuestros datos

Gráficos en Excel

• Son la representación gráfica de nuestros datos y facilitan su interpretación

• Se pueden crear gráficos– Como gráfico incrustado en la misma

hoja– Como hoja de gráfico

Planificar el gráfico

• Antes de crear un gráfico es fundamental considerar cual será su utilidad, y definir su objetivo.

Elementos de los gráficos

Elementos de los gráficos

1.El área del gráfico

2.El área de trazado

3.Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico.

4.Los ejes horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.

5.La leyenda del gráfico.

6.Un título de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico.

7.Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

Crear un gráfico

• Gráficos de la pestaña Insertar

– Recomendable tener seleccionado el rango de celdas que participarán en el gráfico, y Excel podrá generarlo automáticamente. Caso contrario el gráfico se creará en blanco.

Tipos de gráficos

Herramientas

Herramientas

• Diseño– Cambiar tipo– Cambiar entre filas y columnas– Diseño– Estilos– Ubicación

Herramientas

• Presentación

• Formato

Modificar gráficos

• Añadir una serie

Ejercitación

• Realizar Ejercicio N° 9.

Imágenes

• Igual que en otras aplicaciones Office, se pueden insertar imágenes:– Desde archivo– Prediseñadas– Autoformas– SmartArt– WordArt

Vistas

• Normal• Diseño de página• Saltos de página• Dividir

– Aparecen dos barras para ajustar la división, las áreas se moverán de manera independiente

• Inmovilizar paneles

FILTROS Y AUTOFILTROS

Simplificando el análisis

Filtro automático

• Ir a EJERCICIO 5 y aplicar autofiltro. Practicar filtrando los datos.

• Los filtros nos permiten encontrar y organizar la información de mejor forma.

Autofiltro

Ordenar

• Ascendente• Descendente• Según criterios (EJERCICIO 1)

Tablas o listas

• Crear tabla– Indicar rango de datos, encabezados

• Pulsar en icono Formulario– Botón de Office, Opciones de Excel,

Personalizar, Comandos que no están en la cinta de opciones, Formulario, Agregar

Formato condicional

• Dependiendo del valor de la celda, Excel aplica formatos distintos sobre las celdas.

Formato condicional

• >= 4,0 verde, <4,0 rojo

Ejercitación

• Aplique formato condicional a los ejercicios 1, 6 y 7 que ya ha realizado.

• Realizar el Ejercicio N° 10 que se encuentra en el archivo que se le entregó.