ENSAYO COMPARATIVO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PODER JUDICIAL DEL PERÚ

GOBIERNO ELECTRÓNICO EN EL PERÚ: PODER JUDICIAL IMPLEMENTA EXPEDIENTE DIGITAL

Estudiante : Paulo Sergio Flores Vargas

“El futuro es el expediente electrónico, sin papel”- dijo al resaltar el apoyo del Banco Mundial para iniciar el desarrollo de la primera fase el expediente electrónico, que abarcará, en primer término, toda la materia laboral del Distrito Judicial de Lima Norte. “Sin duda –añadió- esto será un hito fundamental en la historia del Poder Judicial. Un antes y un después en el devenir de nuestra institución”.

El expediente digital judicial permitirá reemplazar los documentos y expedientes en papel por documentos electrónicos, asimismo muchos de los procedimientos que ahora se utilizan para la tramitación de los procesos judiciales y para comunicarse con las partes y los operadores de justicia, serán reemplazadas por acciones realizadas a través de un sistema informático seguro e interactivo.

Actualmente en el Perú el rubro de los expedientes está contenido en la Sección tercera, título II del Código Procesal Civil, artículo 136 que a la letra dice: Artículo 136.- Los Auxiliares jurisdiccionales son responsables de la formación, conservación y seguridad de los expedientes. Cuidarán, además, de la numeración correlativa y sin interpolación de los folios, que las actas que contienen actuaciones judiciales sean suscritas por el Juez y por los que intervengan en ellas, dando fe de la veracidad de su contenido y las demás responsabilidades que la ley les señala. La interpolación en la numeración correlativa sólo es procedente por resolución autoritativa del Juez y bajo su responsabilidad”.

Cuartos hacinados, miles de folios y papeles superpuestos llenaban decenas de oficinas en las múltiples oficinas del Poder Judicial. El conocido papeleo entrampa los procesos judiciales gracias a la cantidad de documentos que se tienen que recibir, registrar, archivar y trasladar. Al parecer y aunque no lo crea, esto formará parte del pasado.

IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE DIGITAL

El expediente digital consiste en la conversión de documentos y procedimientos físicos a digitales, mediante el uso de un sistema virtual seguro e interactivo. Todas las partes tendrán acceso permanente utilizando una firma digital certificada de acuerdo a los estándares vigentes y a través de una casilla electrónica. El sistema del Expediente Digital utilizará dos sistemas que existen en el Poder Judicial: el Sistema de Información Judicial (SIJ) y el Sistema de Notificaciones Electrónicas. Este proyecto permitirá que algunos procesos físicos se realicen de manera inmediata, como la recepción de la demanda en despacho del juez que antes demoraba tres días; así como el traslado de la demanda, traslado de la contradicción y notificación de convocatoria de la audiencia, los cuales antes demoraban 30 días. De 151 días que es un promedio de tiempo para los procesos comerciales, se pasará a 28 días.

En los próximos seis meses se capacitará a jueces y secretarios judiciales y se instalará módulos de asesoría para orientar a los litigantes sobre este nuevo mecanismo. En mayo del 2011 se empezará a usar el Expediente Digital como proyecto piloto en los juzgados comerciales.

¿Qué es el expediente electrónico?

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente están en soporte digital, estamos frente a un expediente electrónico.

Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar una gran cantidad de similitudes entre ambos.

¿Cuáles son las principales características de un expediente electrónico?

DESCENTRALIZACIÓN.

VALIDEZ LEGAL.

TRANSPARENCIA.

INTEROPERABILIDAD E INTERCAMBIO DE

EXPEDIENTES.

DEL PAPEL AL DIGITAL.

RÁPIDA LOCALIZACIÓN Y FÁCIL

ALMACENAMIENTO.

HETEROGENEIDAD DOCUMENTAL.

COPIAS FIELES

SEGURO.

FIRMA ELECTRÓNICA.

ALGUNAS VENTAJAS MÁS ASOCIADAS AL USO DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

Además de lo dicho, es claro que el expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores), cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a sus documentos.

Asimismo, la información que el software del expediente electrónico brinda respecto al proceso documental puede ser utilizada por los propios organismos y empresas para identificar fallas, “cuellos de botellas” donde se entorpece el funcionamiento, etapas innecesarias o pasibles de ser simplificadas. Contar con información actualizada y completa propicia la generación de conocimiento sobre cómo mejorar la administración en procura de mayor eficiencia y rentabilidad.

La generación de datos aporta un pleno conocimiento de la gestión pudiéndose elaborar estadísticas sobre, por ejemplo, la cantidad de expedientes que se iniciaron en torno a un mismo tema, o cuántos corresponden a determinada oficina, se puede también cuantificar los tiempos totales o parciales que insume cada trámite, o elaborar índices de eficiencia a partir de indicadores cuantificables.

ANÁLISIS COMPARADO DEL PODER JUDICIAL ELECTRÓNICO EN AMÉRICA LATINA.

El Gobierno Electrónico y América Latina

El gobierno electrónico ha sido definido como el uso de las Tics (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para promover el más eficiente y efectivo gobierno. Esto es: para facilitar el más accesible servicio gubernamental, a través del mayor acceso público a la información y para hacer el gobierno más prestador de cuentas ante los ciudadanos. Involucra información y servicios no sólo en la esfera del gobierno (G2G), sino también hacia los ciudadanos y el mundo de los negocios.(G2C y G2B).Es importante distinguir el gobierno electrónico de la democracia electrónica. La democracia electrónica ha sido definida4 como todos los medios de comunicación que permiten empoderar al ciudadano en su esfuerzo para volver a los gobiernos más prestadores de cuentas de sus acciones. Dependiendo de qué aspectos de democracia estén siendo promovidos, la democracia electrónica puede emplear diferentes técnicas. A saber: Incrementar la transparencia del proceso político.Elevar el involucramiento directo y participativo de los ciudadanos. Mejorar la calidad en la formación de opinión abriendo nuevos espacios de información y deliberación.

El Poder Judicial Electrónico en América Latina

En la primera parte definimos el gobierno electrónico como el uso de las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para promover el más eficiente y efectivo gobierno, por lo cual la e-justicia podría conceptualizarse como el uso de las TICs para promover la más eficiente y efectiva administración de justicia. De otra manera, la administración de justicia y su incorporación de las TICs de la información es una dimensión del gobierno electrónico. Por lo tanto, al igual que el gobierno electrónico que involucra información y servicios no sólo en la esfera del gobierno (G2G), sino también hacia los ciudadanos y el mundo de los negocios.(G2C y G2B), la e-justicia podría ser estudiada como una política pública en por lo menos esas tres dimensiones.

El Expediente Judicial Electrónico en Perú.

El Poder Judicial da un nuevo paso en el desarrollo de la justicia digital y emprende la migración al expediente electrónico, una plataforma online destinada al registro y ejecución, sin uso del papel, de flujos procesales.

“Los juicios en el Perú serán hasta un 70% más rápidos con el expediente digital, cuya implementación se inició en la Corte de Lima Norte, ahora se extenderá a todo el país”, aseguró el titular de la judicatura, Enrique Mendoza, quien agregó que este proceso se realizará en seis años.

Al presentar esta nueva plataforma informática, la autoridad afirmó que el salto a la digitalización de la administración de justicia implicará múltiples beneficios para los litigantes. “Estamos en la segunda generación de reformas destinadas a mejorar todos nuestros procedimientos”.