UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Departamento Académico de Ingeniería Industrial INFORME FINAL DE INFORME FINAL DE INFORME FINAL DE INFORME FINAL DE INVESTIGACION INVESTIGACION INVESTIGACION INVESTIGACION Título: “Propuesta del uso de Tecnologías Modernas (TICs) para la Modernización de la Administración Pública en el Perú” Responsable: Reucher Correa Morocho Docente Adscrito al Departamento Académico de Ingeniería Industrial Facultad de Ingeniería Industrial (Marzo, 2008)
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
Departamento Académico de Ingeniería Industrial
INFORME FINAL DE INFORME FINAL DE INFORME FINAL DE INFORME FINAL DE INVESTIGACION INVESTIGACION INVESTIGACION INVESTIGACION
Título:
“Propuesta del uso de Tecnologías Modernas (TICs) para la Modernización de la Administración Pública en el Perú”
Responsable:
Reucher Correa Morocho Docente Adscrito al Departamento Académico de Ingeniería Industrial
Facultad de Ingeniería Industrial
(Marzo, 2008)
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CONTENIDO DEL ESTUDIO
� INTRODUCCION
� RESUMEN
Capítulo I: EL PROBLEMA
1.1). Datos Generales 1.2). El Problema de la Investigación 1.3). Antecedentes relacionados a la investigación 1.4). Hipótesis 1.5). Objetivos Limitaciones, Alcances Y Producto A Obtener 1.6). Metodología 1.7). Justificación e Importancia
Capítulo II: PLANTEAMIENTO TEORICO
2.1. Las Tecnologías de la Información en la Administración 2.2). Reforma y Modernización 2.3). Avances en la Modernización de la Administración Pública en el Perú 2.4). El Objetivo de la reforma para modernización
Capítulo III: Propuesta de Uso de Tecnologías Modernas Basadas en TICs 3.1). Aspectos Conceptuales 3.2). Propuesta de Tecnología 3.3). Aplicación de las Tecnologías de la Información para alcanzar ventajas competitivas 3.4). Gestión privada contra Gestión Pública 3.5. Consideraciones de aplicación de las TICs. En la Administración Pública 3.6). Como Administrar la Tecnología
Capítulo IV: IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 4.1). El nuevo entorno empresarial 4.2). Impacto en la Implantación de las TICS en las Entidades del Estado 4.3). Relevancia dentro del contexto económico nacional e internacional de las TICs
� CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES
� BIBLIOGRAFIA
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INTRODUCCION
La base de este trabajo es el considerar a las TICs1 como herramientas con
un enorme potencial para configurar estructuras organizativas y modelos de
gestión pública que ofrezcan una respuesta única, ágil, eficiente, de calidad y
transparente a los ciudadanos. De esta manera la extensión y el uso de las TIC y
la creación de iniciativas y proyectos de Gobierno Electrónico, como anteriormente
pudieron serlo las ideas de receptividad de la Administración, orientación al
ciudadano, calidad y mejora continua en la prestación de servicios, podrían ser un
motor de cambio para las organizaciones (existiendo también la amenaza de que
sea o se convierta en una nueva moda).
Motor de cambio para los Gobiernos y las Administraciones Públicas
entendiendo como tal no sólo la modificación de los elementos técnicos
(tecnología, estructuras, procesos, etc.) sino también, lo que es más importante: el
cambio en los valores y comportamientos que configuran la cultura organizativa
existente. Y motor para el cambio que también podría reflejarse en la
transformación de la concepción ‘competencial’, ‘corporativista’, ‘sectorial’ de los
diferentes Departamentos, Unidades y Servicios de las organizaciones públicas
poniendo en evidencia la necesidad de articular políticas, procedimientos y
servicios integrados y transversales que respondan con coherencia a las
necesidades de los ciudadanos.
La sociedad actual se encuentra en un momento de profundos cambios, en donde
la administración pública debe jugar un papel importante como parte implicada en
el proceso dinamizador de la economía del país. Para ello es necesario cuanto
antes efectuar un proceso de cambio en la Administración Pública mediante una
redefinición de tareas, métodos y formas de hacer, implantando una gestión mas
orientada al resultado y unos nuevos métodos de management mas adecuados a
1 TICs: Tecnologías de Información y Comunicaciones
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los tiempos que vivimos. En definitiva, una nueva "Cultura" de Administración
Pública.
En una sociedad extraordinariamente competitiva, orientada al resultado y el
beneficio, en donde la capacidad de adecuación y toma de decisiones se ha
convertido en una máxima y en un factor diferenciador claro, la información y la
comunicación juegan un papel capital para el desarrollo de la misma.
Por ello, es imprescindible disponer de información y de vías de acceso a la
misma, que nos ayuden a tomar las decisiones mas acertadas y con el menor nivel
de incertidumbre posible, permitiendo así mecanismos de gestión y transparencia
más próximos al ciudadano. Lo que conlleva a realizar trabajos como la naturaleza
de la presente investigación.
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RESUMEN
Esta investigación es netamente descriptiva en base a la revisión de fuentes
documentarías oficiales donde registran resultados atinentes a los temas de la
presente investigación.
Para lograr contrastar la hipótesis y lograr con el objeto de la presente
investigación, hemos realizado:
1. Revisión de las teorías y experiencias existentes sobre el gobierno Electrónico.
2. Revisión de las Fuentes documentarias oficiales, para realizar un análisis
clasificado de la aplicación de Tecnologías Modernas para la Modernización de
la Administración Pública en el Perú.
3. Plantear propuesta dentro la modernización de la administración pública,
enfatizando en controles en la integración de los sistemas de información de
las entidades gubernamentales, para la lucha contra la corrupción.
Por otro lado se consideró información que se encuentra disponible a través del
WEB, así como en base a la experiencia del investigador, se realizó el presente
trabajo. Obteniendo conclusiones, como consecuencia del trabajo de investigación,
lográndose contrastar la hipótesis; los mismos que se condicen con los objetivos
que se pretendía alcanzar cuando se realizó el planteamiento de la investigación.
Por lo que se contrasta la HIPÓTESIS COMO:
“Es posible aplicar tecnología moderna para modernizar la administración y/o gestión
pública de las entidades estatales en el Perú, lo que conlleva a pensar en un plan de
TICs en donde se integren todos los recursos con que cuenta la entidad”.
Asimismo, se concluye que el papel de las administraciones públicas en nuestra
sociedad es realmente importante, ya que su influencia en la capacidad de
crecimiento de la economía de un país, es cada vez más decisiva. Por tanto, la
administración debe adecuarse a este nuevo papel más dinámico que demanda la
sociedad y ajustar tanto las maneras de dirigir, como las organizaciones a unas
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formas más eficaces y rentables, sobre plataformas de aplicación tecnológica
como las TICs.
Sin embargo desde un punto de vista técnico, se debe analizar los factores o
aspectos que definen la estrategia de una Corporación o administración desde la
perspectiva de oferta o servicio al ciudadano. Estamos hablando de una oferta
clara al ciudadano, en términos de servicios, prestaciones o soluciones, la cual
estará basada en la estrategia política, que a su vez determinará la imagen de la
oferta de cada administración. Siendo importante ejecutar acciones de inversión
en tecnología moderna basada en TICs.
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Capítulo I: EL PROBLEMA
1.1). Datos Generales
� Título:
“Propuesta del uso de Tecnologías Modernas (TICs) para la
Modernización de la Administración Pública en el Perú”
� Responsable:
Reucher Correa Morocho
� Lugar de desarrollo del Proyecto
Departamento Académico de Ingeniería Industrial, Facultad de
Ingeniería Industrial, Universidad Nacional de Piura
� Propósito General
Realizar Investigación docente, en el área de aplicación de las
Tecnologías Informáticas.
1.2). El Problema de la Investigación
Nuestra sociedad considerada una población que exige cambios en los
servicios que brindan las entidades del sector público, que esperan
resultados eficientes con beneficio, en donde la capacidad de adecuación y
toma de decisiones se convierta en clave para la aceptación y confianza de
dichas entidades. La información y la comunicación juegan un papel capital
para el desarrollo de la misma.
Por ello, es imprescindible disponer de información y de vías de acceso a la
misma, que nos ayuden a tomar las decisiones mas acertadas y con el
menor nivel de incertidumbre posible, permitiendo así mecanismos de
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gestión y transparencia más próximos al ciudadano. Por lo que es necesario
resolver el problema materia de la presente investigación:
¿…Con la aplicación de las Tecnologías Modernas basadas en TICs, se
contribuye a la modernización de la Administración Pública en el Perú... ?
1.3). Antecedentes relacionados a la investigación
A la fecha se tiene como antecedentes los estudios y publicaciones que viene
realizando la Presidencia del Consejo de Ministros en lo que respecta a
Modernización de la administración pública y esto lo realiza en coordinación
con los gobiernos regionales y gobiernos locales así como las otras
instituciones públicas como privadas.
1.4). Hipótesis
“Es posible el uso de las Tecnologías Modernas basadas en TICs para la
modernización de la Administración Pública en el Perú”
1.5). Objetivos Limitaciones, Alcances Y Producto A Obtener
1.5.1. Objetivo General
Elaborar una propuesta del uso de las Tecnologías Modernas basadas en
TICs para la modernización de la Administración Pública en el Perú.
1.5.2). Objetivos Específicos
� Definir el marco conceptual sobre reforma y modernización de la
administración pública.
� Presentar en forma clasificada y estructurada los avances actuales respecto
a la modernización de la administración pública.
� Definir los elementos básicos de una estrategia de Modernización de la
administración pública, basada en el uso de las TICs.
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� Elaborar una propuesta del uso de Tecnologías Modernas, modernizando la
administración pública en el Perú.
1.5.3). Limitaciones, Alcances y producto a obtener:
La presente investigación es exclusivamente descriptiva y analítica para
finalmente, obtener un producto, el mismo que es la Obtención de:
Elementos básicos del uso de la aplicación de las TICs en el proceso de la
Modernización de la Administración Pública en el Perú. Por lo que esta no
pretende realizar su aplicación y luego evaluarla, menos establecer un
modelo, y probar su funcionamiento. Por tanto esta propuesta queda
recomendada para una nueva investigación relacionada con la evaluación
propuesta planteada.
1.6). Metodología
Esta investigación es netamente descriptiva en base a la revisión de fuentes
documentarías oficiales donde registran estadísticas y resultados referente
a los temas de la presente investigación.
Para lograr que se cumpla con el objetivo en la presente investigación,
hemos considerado desarrollar los siguientes pasos fundamentales:
� Definir el marco conceptual sobre reforma y modernización de la
administración pública.
� Presentar en forma clasificada y estructurada los avances actuales
respecto a la modernización de la administración pública.
� Definir los elementos básicos de una estrategia de Modernización de la
administración pública, basada en el uso de las TICs.
� Elaborar una propuesta del uso de Tecnologías Modernas,
modernizando la administración pública en el Perú.
Asimismo se considera información que se encuentra disponible a través del
WEB, así como en base a la experiencia del investigador se realizará el trabajo en
mención. Ubicándose la presente investigación como una investigación aplicada
descriptiva.
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1.7). Justificación e Importancia
Como sabemos en los últimos años, el desarrollo de la tecnología de la
información, en especial, la amplia difusión de Internet, ha tenido una
influencia socio-económica que ha cambiado sustancialmente el giro de los
negocios y las diversas formas de llevar a cabo procesos de negocio.
Siendo esta perspectiva en nuestro país se están dando intentos de integrar
los sistemas de información de las entidades gubernamentales,
puntualizando en la Reforma del Estado y la Modernización de la
Administración Pública.
Mientras que con la celeridad de estas innovaciones, crece enormemente el
valor de la información, que provee la comunicación y el poder de análisis
que las organizaciones necesitan para su administración; y en este contexto
cumple un papel principal la Tecnología de Información. Es que hoy existe
una creciente interdependencia entre el destino de las empresas y el uso
que realizan de las TI.
Esta transformación tecnológica está expandiendo los límites de lo que las
organizaciones pueden hacer, generando más datos a medida que las
empresas desarrollan sus actividades y les está posibilitando capturar
información que antes no estaba disponible.
La TI no solamente afecta cómo son desarrolladas las actividades
individuales sino, a través de nuevos flujos de información, también
expande enormemente la habilidad de la empresa para explotar enlaces
entre actividades, tanto dentro como fuera de ella. Por ello, para el éxito de
una organización, la administración eficiente de los datos es sumamente
crítica. Este problema surge del aumento de la dependencia de la
información y de los sistemas que la proveen; del incremento de la
vulnerabilidad y del amplio espectro de las amenazas;
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De modo que la incorporación masiva y no planificada de equipos y
sistemas tanto en la empresa como en la administración pública, no produce
más que mejoras puntuales y por el contrario puede desarticular procesos
“manuales” eficaces.
Por otra parte, la cantidad de recursos materiales, económicos y humanos
que se inviertan no es una garantía para el crecimiento y la integración, ya
que la utilización impropia de ellos puede llevar incluso a un decrecimiento
del desarrollo de la organización. Por lo que es necesario seguir
investigando en temas de la aplicación y uso de las Tecnologías modernas
en el proceso de la Modernización de las Administración Pública.
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Capítulo II: PLANTEAMIENTO TEORICO 2.1. Las Tecnologías de la Información en la Administración La implantación de una nueva tecnología en cualquier tipo de organización,
supone necesariamente un impacto en mayor o menor medida, que puede incluso
alterar el desarrollo normal de las actividades que se venían llevando a cabo en la
misma hasta la fecha.
Tradicionalmente, las tecnologías de la información y de manera particular la
informática, se ha ido introduciendo en la administración como una herramienta
para resolver problemas muy puntuales (gestión de nóminas, cobros, impuestos,
etc.). Estas necesidades puntuales fueron creciendo hacia la resolución de
problemas departamentales, en donde la necesidad de integración de aplicaciones
venia a poner de manifiesto los problemas de coordinación y organización rígida
de la propia administración.
Tras estas necesidades departamentales, aparecen las institucionales o
interdepartamentales, en donde diferentes departamentos deben intercambiar
información relevante para varios a la vez. Siendo este el momento en donde se
produce la situación de caos total.
Tradicionalmente, los sistemas de información fueron concebidos para automatizar
procesos existentes, o dar soporte a una manera tradicional de realizar
determinadas tareas, sin aportar valor añadido alguno.
Hoy en día, la búsqueda de oportunidades, la mejora de resultados, la
incorporación de tecnologías que aportan valor en las cadenas de valor de los
clientes, son realmente un nuevo y apasionante escenario para la incorporación de
las nuevas tecnologías.
De esta manera, se pasa de ser sujetos pasivos a sujetos activos e integrantes del
proceso, creando y adecuando las infraestructuras necesarias para la generación y
proceso de información para la toma de decisiones de forma inmediata.
Uno de los problemas más importantes de la implantación de las TI en el pasado,
fue el fomento de compartimentos estancos o pequeñas islas de información. En
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donde los procesos comenzaban y finalizaban sin salida alguna al exterior (la
información es poder y el desconocimiento a mi alrededor provoca respeto).
Los Sistemas de Información como el resultado de crear infraestructuras de
información, susceptibles de ser tratadas por múltiples usuarios a través de
complejas redes de comunicaciones. El valor real esta en la información y no en
las inversiones en equipos. Por ello, se ha de prestar especial cuidado a las
infraestructuras, medio y métodos de acceso y comunicación de la información.
Bajo este enfoque, aparece un nuevo concepto de gestión pública integral, en
donde los distintos departamentos o áreas han de coordinar esfuerzos. Para ello,
hay que trabajar de una manera coparticipada, de forma que puedan ser
desarrollados una serie de servicios informáticos o aplicaciones que permitan
satisfacer las necesidades tanto internas como externas de los usuarios y
ciudadanos de una manera coherente y homogénea, permitiendo el libre acceso a
la información a través de las infraestructuras de comunicaciones adecuadas.
2.2). Reforma y Modernización
Tomando lo mencionado por NOVICK, (1988), BANEGAS, (2000) y MARSAL,
(2001), Los términos “reforma” y “modernización” connotan la incorporación de
concepciones, técnicas e instrumentos para que el Estado sirva más y mejor a la
Sociedad.
Dado que es usual distinguir entre “reforma del Estado” y “modernización2
administrativa”, delinearemos ambos conceptos:
a) La “reforma del Estado” (o “reforma estructural” o de “primera generación”) se
dirige a lograr un Estado más eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus
funciones “genuinas”, operándose comúnmente a través de recetas jurídicas y
financieras para recortar competencias y funciones, así como para privatizar,
desregular o descentralizar servicios.
2 RyM: Reforma y Modernización del Estado
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b) La “modernización administrativa” (o reforma de “segunda generación”), se
dirige a ubicar al usuario (“beneficiario”, “ciudadano” o “cliente”) como centro de la
gestión pública, procurando inducir lógicas gerenciales a través de recetas socio-
tecnológicas para racionalizar, reestructurar, reingenierizar, reinventar, realinear y
reconceptualizar prestaciones.
Con prescindencia de la referida distinción, en adelante hablaremos de “reforma y
modernización” (RyM) para referirnos a procesos relativamente orgánicos dirigidos
a aumentar la eficacia, eficiencia, calidad y controlabilidad de:
a) las competencias y funciones del Estado y sus instituciones,
b) las estructuras organizativas,
c) los sistemas de planeamiento, programación, presupuesto, control y evaluación,
d) la gestión de la capacidad y del potencial de los agentes estatales,
e) la gestión de información,
f) la gestión financiera,
g) los procesos y prestaciones,
h) la atención a usuarios,
i) las compras y contrataciones, y
j) los marcos normativos, regulatorios y reglamentarios
Así mismo, ORREGO (2004), Una mirada retrospectiva de la trayectoria de la
RyM, en varios de nuestros países, permite inferir que la mayor parte de las
iniciativas tuvieron el propósito implícito de sortear entornos turbulentos dentro de
la inercia político-administrativa. En general, su volátil ejecución no implicó
confrontaciones significativas entre: a) la “racionalidad técnica”, fundada en valores
como eficacia, eficiencia, equidad, calidad, responsabilidad, control, transparencia;
y b) la “racionalidad política” que, afín a las motivaciones del poder, suele priorizar
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la preservación de espacios de privilegio, arbitrariedad, opacidad, prebendismo y
clientelismo
Por otra parte, los sucesivos ciclos de RyM transcurrieron sin tan siquiera insinuar
problemas sistémicos de fondo, tales como: a) el constante deterioro de la
probidad pública, b) la continua pérdida del valor cívico de la función pública, y c)
la creciente indiferencia, resignación o tolerancia ciudadana respecto de los vicios
de la gestión pública.
Dado el profundo arraigo de la denominada “racionalidad política” en los elencos
gubernamentales, con la anuencia de vastos sectores sociales de nuestros países,
los intentos reformistas y modernizadores tendieron a diluirse una vez logrados
ciertos efectos escénicos resaltadores de cambios cosméticos (comúnmente de
alto costo) y encubridores de ineficacia, ineficiencia y arbitrariedad.
En estos escenarios se han venido aplicando una serie de aplicaciones de TICs
para llevar a cabo los diferentes sistemas administrativos de las entidades
públicas, buscando con ellos:
a) mejorar la información, la comunicación y la prestación de servicios a
través de las TICs y su convergencia (Internet, telefonía fija y móvil, fax,
correo postal, radio y TV).
b) proveer más y mejores prestaciones a los ciudadanos,
c) adicionar productividad, calidad y valor a los servicios,
d) reducir el costo (en dinero, tiempo y ánimo) de tramitaciones del público,
e) resolver trámites, consultas, reclamos y sugerencias “en línea”,
f) aumentar la transparencia de la gestión pública,
g) aumentar la participación ciudadana, y
h) aumentar la calidad y reducir el costo de las transacciones dentro del
Estado.
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La evidencia empírica, en varios de nuestros países, permite inferir que las
iniciativas de implementar sistemas computarizados como: el SIAF-SP3, el SIGA4,
tampoco habrían afectado la inercia administrativa, manteniéndose incólumes –
tras nuevos efectos escénicos- amplios espacios de ineficiencia, opacidad y
arbitrariedad.
Sin embargo se han venido considerando una serie de factores para la aplicación
de las Tecnologías de la Información dentro de los sistemas de la administración
pública, son los siguientes:
a).Reforma y Modernización de la gestión pública, Los programas de la
integración de los sistemas de información se insertan, como herramientas
estratégicas, en programas de Reforma y Modernización que promueven el
rediseño, la reorganización y la reingeniería de estructuras y procesos, y
que -a su vez- facilitan el desarrollo de aplicaciones tecnológicas.
b) Integridad, Las estrategias y programas de desarrollo de sistemas de
información, se integran en visiones político-estratégicas dirigidas a lograr
transformaciones sociales profundas y sustentables -“Sociedad de la
Información y del Conocimiento” (SIC) interactuando con estrategias de
desarrollo humano, integración social, inclusión digital, innovación,
competitividad, conectividad y participación ciudadana.
c) Liderazgo gubernamental, Las visiones y estrategias del gobierno
electrónico, como componente de la SIC, son promovidas –de manera
manifiesta y tangible- por un liderazgo gubernamental de alto rango y
prestigio.
d) Compromiso institucional, Los programas de desarrollo de sistemas
gubernamentales, se sustentan en compromisos institucionales y planes
concertados de mediano plazo, con participación del sector privado,
universidades y organizaciones de la sociedad civil.
3 SIAF-SP: Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público 4 SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa
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e) Centralidad del ciudadano, Los sistemas computarizados se encuadran
en un manifiesto compromiso por proveer prestaciones que respondan
auténticamente a las necesidades, preferencias y expectativas de los
destinatarios, con adecuada segmentación y participación.
f) Comunicación, Los sistemas de información de las entidades públicas,
son difundidos a través de acciones sistemáticas y perseverantes de
comunicación acerca de las visiones, estrategias y beneficios, así como de
evaluación, estímulo e intercambio de experiencias.
g) Democratización y participación, Las iniciativas de implementar
aplicaciones tecnológicas, se insertan en programas dirigidos a promover y
ampliar las posibilidades de participación ciudadana, mediante la
información, la consulta y la intervención en decisiones de política pública y
en la agenda legislativa.
Con base de evidencias empíricas, podemos afirmar que las iniciativas de
implementar aplicaciones de las TICs, no pueden alcanzar resultados significativos
si no están sustentadas en estrategias y acciones sistemáticas de Reforma y
Modernización del Estado.
Por ejemplo en un estudio de aplicación de estas teorías logramos notar que:
a) los mayores avances en términos de digitalización y acceso telemático se
verificaban en los sistemas de recaudación, en función de perentorias
exigencias fiscales,
b) las características de los procedimientos de tramitación, en la mayor
parte de los organismos, respondían notoriamente a compartimentos,
limitaciones, conveniencias y arbitrariedades burocráticas, por encima -o
con virtual prescindencia- de las necesidades de los usuarios; habilitando
implícitamente amplios márgenes de discrecionalidad y vías colaterales de
facilitación.
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c) la eventual aplicación de las técnicas de e-Gob5 sólo podía quedar
acotada a: i) informar la ubicación de las unidades de atención, sus
horarios, requisitos y aranceles, ii) asignar turnos para atención presencial;
iii) proveer digitalmente formularios o programas informáticos para iniciar los
trámites, y iv) emitir digitalmente constancias carentes de validez probatoria;
d) en la generalidad de los casos, la posibilidad de efectuar trámites por vía
iv) las pautas culturales de los agentes públicos y de los usuarios,
v) los incentivos y los intereses colaterales,
vi) los procesos y estructuras de prestación,
vii) los procedimientos de tramitación, y
viii) los sistemas informáticos.
Asimismo, toda iniciativa de reforma y Modernización del aparato estatal, se
constituyen en meros rituales cosmético-tecnológicos si no están integradas a una
auténtica evolución axiológica, ética, político-institucional y cultural que supedite la
Administración a los intereses y necesidades de los ciudadanos, y no a éstos a los
arbitrios y condicionamientos de los aparatos político burocráticos enclavados en el
Estado.
2.3). Avances en la Modernización de la Administración Pública en el Perú
Los avances en la Modernización de la Administración Pública, muestran
resultados y acciones en diversos ámbitos, entre los cuales podemos
destacar:
5 E-Gob: Gobierno Electrónico
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*). Institucionalidad central: se fortalece la institucionalidad asociada a las
políticas de extrema pobreza; se incorporan en los Servicios Sistemas de
Control de la gestión pública; se reorganiza el Sistema de Empresas
Públicas; se materializa la Modernización judicial, la cual contempla la
Reforma procesal civil y penal.
*). Descentralización: se rediseña el mecanismo de financiamiento y
redistribución de recursos municipales; se modernizan los Gobiernos
Regionales y se descentraliza la ejecución de programas sociales.
*). Servicios a los ciudadanos: se formaliza la Simplificación de
Procedimientos Administrativos; además de los documentos, firma y factura
electrónica.
*). Mejoras en la gestión servicios públicos: se implanta un esquema de
gestión orientada a los resultados y al servicio de usuarios; se introducen
Instrumentos de Gestión de amplio uso: Balances de Gestión; Sistema de
evaluación de control de gestión financiera; Sistema de Compras públicas
(SEACE6), y se profundiza el desarrollo del Gobierno electrónico.
*). RRHH del sector público: se profesionaliza el servicio público.
*). Orientación hacia las personas: se desarrollan Sistemas de Información
para las personas, a través de portales y sitios Web.
*). Transparencia en el Estado: se desarrolla el proyecto de financiamiento
de las campañas políticas; El órgano rector de control, puede realizar mejor
sus tareas de control, a través de sistemas como: Sistemas de Declaración
patrimonial.
2.4). El Objetivo de la reforma para modernización es un cambio
buscado; tema típico de sistemas de información; rol de las TIC; y términos
referencia:
6 SEACE: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado
20
1)- Fase de automatización. Supone los primeros pasos hacia la
informatización de la gestión de la organización. Los datos, una vez
recopilados después del trabajo de campo, son mecanografiados en el
ordenador por personal especializado, en lugar de ser mantenidos en papel,
gracias a la incorporación de los primeros ordenadores A su vez, el proceso
de tabulación se completa a través del ordenador y no a mano. El objetivo de
la reforma es la automatización; el cambio buscado es la transformación
tecnológica desde tecnologías manuales hacia la incorporación de las TIC,
mediante la automatización; el tema típico de sistemas de información
consiste en conseguir que los sistemas de información funcionen; el rol de las
TIC es el de suplantar; mientras el término de referencia en este momento es
la eficiencia: hacer las mismas cosas de la misma manera, aunque más
rápido y más barato.
2)- Fase de optimización. Los formularios de encuesta y las pantallas de
entrada de datos son simplificadas, mientras ordenadores interconectados
son situados en oficinas regionales. Esto permite la entrada de datos por
campo de actividad, en lugar de mantener un grupo especializado de carácter
centralizado y situado en la sede central de la organización. Aquí el objetivo
de la reforma es la optimización; el cambio buscado se asocia a la
transformación de las aplicaciones informáticas para la racionalización de la
estructura de los datos y de los procesos de trabajo; el tema típico de
sistemas de información es el control de los costes y personal relativo a los
sistemas de información; el rol de las TIC es de apoyo; finalmente, el término
de referencia es la efectividad en incremento: hacer las mismas cosas de
manera algo mejor.
3)- Fase de reingeniería. Las preguntas de los cuestionarios son rediseñadas
para proveer la información que es requerida por la Oficina y necesitan sus
clientes. Los sistemas de ordenadores de los diferentes departamentos son
también rediseñados e interconectados. Esto significa que todos los datos
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están disponibles a través de toda la organización y que existe escasa
duplicación de información entre los departamentos. El objetivo de la reforma
es la reingeniería; el cambio buscado supone una modificación de la
organización a través del rediseño de la estructura de los datos y de los
procesos de trabajo; el tema típico de sistemas de información es la
coordinación de los sistemas de información a través de toda la organización;
el rol de la TIC es el de innovación; mientras el término de referencia es la
efectividad radical: hacer las mismas cosas de una manera radicalmente
mejor.
4)- Fase de transformación. En esta etapa final, muchas de las tareas antes
desempeñadas por la organización son externalizadas, y se ha establecido
un departamento comercial para producir beneficios derivados de los
servicios estadísticos ofrecidos a empresas nacionales y extranjeras. El
objetivo de la reforma es la transformación; el cambio buscado supone
cambios de la organización a través de una completa transformación de las
estructuras de los datos y de los procesos de trabajo; el tema típico de
sistemas de información es aprovechar los sistemas de información para
adecuarse a las necesidades de los clientes de las organizaciones; el rol de
las TIC es la innovación; finalmente, el término de referencia es la
transformación: hacer cosas nuevas.
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Capítulo III: Propuesta de Uso de Tecnologías Modernas Basadas en TICs
3.1). Aspectos Conceptuales
Antes de realizar una propuesta de uso de las Tecnologías modernas basadas en
las TICs, es necesario mencionar que para lograr la deseada modernización de la
Administración Pública en el Perú, la Gestión Pública debe hacer un buen uso y
aplicación de la Tecnología. Para ello iniciaremos con una buena comprensión de
las palabras claves Gestión y Tecnología.
A). Gestión
En términos generales los conceptos de administración, gerencia y gestión, son
sinónimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos.
En la práctica se observa que el término management traducido como
administración pero también como gerencia. En algunos países la administración
está más referida a lo público y la gerencia a lo privado. En los libros clásicos se
toman como sinónimos administración y gerencia. En otros aparece gestión como
equivalente a administración.
Lo esencial de los conceptos administración, gestión y gerencia está en que los
tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar"
como lo planteara Henry Fayol al principio del siglo o Koontz.
Queremos destacar que en los textos de administración así como en sus funciones
prácticas no aparece la palabra ejecución, pues si somos esquemáticos podríamos
decir: unos hacen y otros administran. El gerente busca que los grupos y personas
logren objetivos específicos en desarrollo de la misión de la organización.
A pesar de la esencia común a los tres conceptos, algunas personas le dan un
alcance diferente a la administración, la gerencia y la gestión. A la gerencia,
muchos expertos le están dando una connotación más externa, más innovadora y
de mayor valor agregado en contraste con la administración que la consideran más
interna, más de manejo de los existente o de lo funcional.
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Por gestión se entiende el conjunto de diligencias que se realizan para desarrollar
un proceso o para lograr un producto determinado". Se asume como dirección y
gobierno actividades para hacer que las cosas funcionen, con capacidad para
generar procesos de transformación de la realidad.
Con una connotación más actualizada o gerencial la gestión es planteada como
"una función institucional global e integradora de todas las fuerzas que conforman
una organización" . En ese sentido la gestión hace énfasis en la dirección y en el
ejercicio del liderazgo.
B). Tecnología
Se refiere a los medios usados para producir, vender o usar un producto o servicio.
Es el conjunto organizado de conocimientos científicos y empíricos para su empleo
en la producción, comercialización y uso de bienes y servicios".
Existe una serie de clasificaciones que no se presenta acá por razones de espacio,
pero se refieren a criterios de: incorporación, modernidad, ambiental, adecuación,
entre otros.
Clasificación de la tecnología de acuerdo con el grado de incorporación. En
breve se pueden señalar los siguientes tipos:
� Hardware: Es la tecnología incorporada en máquinas.
� Software: Es la tecnología no incorporada y se presenta a través de
revistas, libros, manuales, videos, programas de computador.
� Orgware: Estructuras organizacionales.
� Humanware: Es la incorporada en personas, quienes tienen un "know how".
Cercanos a esa clasificación están los conceptos de tecnologías duras o sea las
que tienen que ver con los procesos físicos de la producción. En cambio las
blandas se asocian a procesos de organización y gerencia.
Clasificación de acuerdo con el grado de modernidad. En este sentido se puede
clasificar la tecnología así:
� Tecnología primitiva: Corresponde a las épocas primitivas, esclavistas y
feudales.
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� Tecnología moderna: En contraste con la primitiva es la producida en los
últimos decenios.
� Tecnología atrasada: Es aquella "que ha sido superada en algún factor", por
ejemplo la máquina de escribir eléctrica con relación a la de escribir con
memoria.
� Tecnología de punta: Es aquella que acaba de ser producida. Está "recién
sacada del horno".
C). Concepto de Tecnología de la Información
Es necesario establecer que la tecnología de la información (TI) se entiende como
"aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o
distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente
asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de
decisiones.
La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer
las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que
dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI
cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago
electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI
en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido
grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar
los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la
información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en
realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales
hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es
decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer
el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la
forma en la que las empresas compiten.
Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener
ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para
mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y
25
recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento,
pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene
que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas
competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede
proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus
recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Este
tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias,
como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten
producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor
tiempo que la competencia.
Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más
importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de
información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera
inmediata o a largo plazo. En la implementación de un sistema de información
intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es
previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a
adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo
a los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer
una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras
de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del
proyecto que deseamos.
Las tecnologías de la información y la comunicación modernas son una parte de
las tecnologías emergentes que habitualmente suelen identificarse con las siglas
TIC y que hacen referencia a la utilización de medios ofimáticos para almacenar,
procesar y difundir todo tipo de información o procesos de formación educativa.
Según la Asociación americana de las tecnologías de las información (Information
Technology Association of America: ITAA): sería «el estudio, el diseño, el
desarrollo, el fomento, el mantenimiento y la administración de la información por
medio de sistemas informáticos, particularmente software y hardware». En pocas
26
palabras, las Tecnologías de la información tratan sobre el empleo de
computadoras y aplicaciones informáticas para transformar, almacenar, gestionar,
proteger, difundir y localizar los datos necesarios para cualquier actividad humana
D). El desarrollo de la Tecnología de la Información.
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración
y convergencia de la computación microelectrónica, las telecomunicaciones y la
técnica para el procesamiento de datos, sus principales componentes son: el factor
humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura
material, el software y los mecanismos de intercambio electrónico de información,
los elementos de política y regulaciones y los recursos financieros.
¿Constituye la información entre computadoras, las redes integrales de servicios
digitales, la transmisión por satélite y el flujo de datos transfronteras un problema
global de la humanidad y una seria cuestión política de imprevisible conciencia
social y económica?
Si analizamos detenidamente estos componentes nos damos cuenta que son los
principales protagonistas del desarrollo informático, en una sociedad tanto para su
desarrollo como para su aplicación, además se reconoce como las tecnologías de
la información constituyen el núcleo central de una transformación
multidimensional que experimenta la economía y la sociedad, de aquí lo
importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformación
impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus
hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.
Los factores clave han sido:
� Las armas de la microelectrónica que han posibilitado el descomunal
avance en la potencia y capacidad de cómputo de los ordenadores.
� Los avances en las telecomunicaciones han provocado explosión del uso
de las redes de alcances locales y globales.
27
� El desarrollo acelerado de programas y aplicaciones que se generalizan
acercándose más al "gran publico" mediante interfaces de fácil
comunicación, agradables con el uso de las técnicas de multimedia.
Estos factores hacen que cada día los costos se reduzcan y por tanto se amplíe el
uso de estos medios en otros sectores, no sólo en la academia militar o industrial,
sino en el sector empresarial, en la salud, la educación, el ocio y los propios
hogares.
Se considera que en este sector se concentran las mayores inversiones a escala
mundial y hasta existen teorías de corrientes sociológicas, con enfoque idealistas,
que consideran como el elemento milagroso, catalizador a la solución de los
problemas económicos sociales.
E). Tecnologías de Información y Comunicación
Las TIC7 (Tecnologías de la Información y Comunicaciones) son las tecnologías
que se necesitan para la gestión y transformación de la información, y muy en
particular el uso de computadores y programas que permiten crear, modificar,
almacenar, proteger y recuperar esa información.
Según el PNUD8 las TIC se conciben como el universo de dos conjuntos,
representados por las tradicionales Tecnologías de la Comunicación (TC) -
constituidas principalmente por la radio, la televisión y la telefonía convencional - y
por las Tecnologías de la Información (TI) caracterizadas por la digitalización de
las tecnologías de registros de contenidos (informática, de las comunicaciones,
telemática y de las interfases).
Según la Wikipedia: ... se trataría de un concepto difuso que agruparía al conjunto
de tecnologías ligada a las comunicaciones, la informática y los medios de
7 Sociedad de la Información de Telefónica de España 8 PNUD: Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo
28
comunicación y al aspecto social de éstas. Dentro de esta definición general se
encontrarían los siguientes temas principales:
• Sistemas de telecomunicación
• Informática
• Herramientas ofimáticas que contribuyen a la comunicación
Las TIC agrupan un conjunto de sistemas necesarios para administrar la
información, y especialmente los computadores y programas necesarios para
convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. Los primeros
pasos hacia una Sociedad de la Información se remontan a la invención del
telégrafo eléctrico, pasando posteriormente por el teléfono fijo, la radiotelefonía y,
por último, la televisión. Internet, la telecomunicación móvil y el GPS pueden
considerarse como nuevas tecnologías de la información y la comunicación.
La revolución tecnológica que vive en la humanidad actualmente es debida en
buena parte a los avances significativos en las tecnologías de la información y la
comunicación. Los grandes cambios que caracterizan esencialmente esta nueva
sociedad son: La generalización del uso de las tecnologías, las redes de
comunicación, el rápido desenvolvimiento tecnológico y científico y la globalización
de la información.
29
3.2). Propuesta de Tecnología
La estrategia viene basada en dos pilares básicos:
1. Por un lado, es necesario redefinir una nueva Cultura Corporativa o mejor
dicho Institucional, en donde se integren de una forma global, personas e
instituciones.
2. Y por otro, el orientar la organización a los procesos y no a las tareas
especificas o funciones, de forma que la persona comience a ser valorada
por su aportación personal al resultado del proceso y no simplemente como
miembro responsable de una función (funcionario), sin visión global del
resto del proceso.
Que duda cabe, que esto no es una tarea fácil y conlleva importantes cambios en
el comportamiento humano, muchas veces reacio a asumir responsabilidades,
buscando más una situación o estatus de seguridad favorecida por la situación de
partida, que un cambio hacia algo desconocido, orientado a la eficiencia más que a
la función. Donde la iniciativa y capacidad personal en busca de un resultado,
fomentando los valores personales, priman sobre resultados individuales
arbitrarios y muchas veces inmedibles.
El sistema debe ser capaz de poner en marcha e implantar de forma gradual un
concepto de gestión territorial orientado a cubrir las necesidades de las distintas
áreas del ayuntamiento, sin olvidar la comunicación con otros organismos,
empresas u organizaciones que así lo requieran.
La implantación de un proyecto de estas características, ha de responderán lugar a
dudas, a resolver una problemática real de gestión del territorio municipal, desde
una perspectiva de eficacia y rentabilidad; mejorando la calidad del servicio al
ciudadano, mediante la optimización de métodos, procesos y herramientas al
servicio de los técnicos y funcionarios municipales.
La finalidad básica, será crear una plataforma de intereses comunes, donde se
localicen y encaucen de una forma coherente, todas aquellas actividades y tareas
30
de los distintos departamentos y/o oficinas, integrándolos bajo un mismo concepto
de gestión.
Con esto se pretende definir un modelo de operación ajustado a los procesos, de
forma que a través de la creación de una infraestructura nueva o redefiniendo los
medios y recursos existentes a estas necesidades, se definan e identifiquen
necesidades y aplicaciones a desarrollar ajustándose a los criterios de evaluación
definidos.
Para ello a continuación definiremos algunos aspectos y detallaremos la tecnología
propuesta para logras determinados objetivos en el proceso de modernización de
la administración pública en el Perú.
3.2.1) .USO de las Tecnologías de la Información
Las Tecnologías de la Información se refieren a todas las herramientas
relacionadas con la captura, transporte, procesamiento y uso de la información.
Involucra a los equipos de cómputo (hardware), programas y aplicaciones
(software) y las telecomunicaciones. Para aprovechar las oportunidades que
brindan las Tecnologías de la Información es necesaria una óptima planeación del
uso de las mismas dentro las organizaciones. Esta planeación debe estar guiada
por la condición estratégica y tecnológica del negocio.
Uno de los Sistemas de la administración pública que requiere de urgencia
automatización es el Sistema de Logística y Abastecimiento, y este se desarrolle
con énfasis en el uso de las TICs y permita a las entidades públicas realizar
compras haciendo uso de Internet.
Pensar en esto es implementar el abastecimiento electrónico, que consiste en
utilizar tecnología diseñada para facilitar la adquisición de bienes en el Internet o el
manejo electrónico de todas las actividades de abastecimiento.
Por ejemplo el sistema SEACE9 del CONSUCODE en el Perú, que es un claro
ejemplo de ese concepto. Pero mediante este sistema aún no se definen procesos
para realizar compras por Internet, las mismas que constituyen procedimientos
9 SEACE: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado
31
largos y engorrosos. Y no se tiene un control de la logística al interior de las
entidades del estado10.
Lo que significa que el uso de información y tecnologías como el Internet, por parte
del gobierno para tener relaciones de abastecimiento con proveedores, así como
compra de bienes, trabajos y servicios de consultoría que requiere el sector
público.
Esto es clave ya que el abastecimiento es parte fundamental en el desarrollo y
logro de los objetivos de todas las instituciones y organizaciones, debido a que
puede significar una reducción o aumento de costos, como se menciona a
continuación:
� Cuando se tiene un abastecimiento mal planeado, evita la competencia y
aumenta los costos.
� Cuando se solicitan y compran únicamente marcas específicas de ciertos
proveedores, se daña el mercado y se aumentan los precios, cerrando paso
a productos desarrollados con innovaciones tecnológicas y de calidad, por
consiguiente duraderos y de utilidad.
� Al tener una buena calidad y un aprovechamiento de los recursos eficiente,
se puede avanzar y competir con otras empresas e incluso naciones, de
manera más rápida.
Resulta necesario un sistema de E-procurement para trabajar e intercambiar
documentos, abrir cuentas y contratos, comprar de manera electrónica, pagar
electrónicamente y compartir información de bienes y servicios con los
participantes. Con esto se demuestra una completa integración de los procesos, en
función de disminuir los tiempos y costos, reflejándose en resultados como mayor
productividad y eficiencia.
Otros factores que influyen en el abastecimiento electrónico son: la firma digital
que reconoce al proveedor y al comprador para facilitar los procesos y evitar
fraudes, el e-mail para comunicación interna de las administraciones, conexión por
medio de banda ancha y computadoras personales para apoyar el trabajo y hacerlo
10 Aunque con la implantación del SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa, trata de realizar las tareas de
32
más fácil. Todos estos complementos facilitan y hacen más rápido el trabajo. Con
la implementación correcta y la utilización adecuada de estos recursos
tecnológicos se puede llegar a obtener muy buenos resultados en el proceso de
compras tanto en organizaciones privadas como en instituciones gubernamentales.
Por otra parte, de acuerdo a Transparencia Internacional la corrupción en la
industria de la construcción es el gran foco rojo a nivel mundial y sobre todo en el
Perú. Tiene el objetivo de mejorar la corrupción buscando tomar acciones eficaces
como el uso de nuevas tecnologías, por medio de la implementación y uso de las
Tecnologías de Información.
Esta medida demuestra que han ayudado a contribuir en el mejoramiento de
procesos y al aumento de la transparencia en todos los sectores tanto en
empresas como en instituciones.
Tecnologías de información, herramientas para la transparencia
La tecnología juega un papel importante, ya que reduce y facilita el trabajo. Debido
a los programas y simuladores que se utilizan se pueden tomar decisiones y hacer
planes de manera más rápida y segura.
El Internet es una herramienta muy poderosa que ha revolucionado el mundo. La
gente tiene mayor acceso a la información de todo el mundo, los consumidores
pueden comprar, conocer y comparar diversos productos, lo cual crea una mayor
competencia.
Por otra parte, los fabricantes pueden anunciar y vender sus productos en línea las
24 horas, los 365 días del año.
No se debe perder de vista que la tecnología es una herramienta que facilita las
operaciones y procesos. Esto no significa que resuelva todos los problemas y que
realice todo el trabajo; la tecnología es un apoyo o un complemento del trabajo, tal
como menciona en el siguiente párrafo:
contrataciones y adquisiciones, para atender los requerimientos de los usuarios al interior de las entidades estatales.
33
Las nuevas prácticas de abastecimiento público E-procurement representan una
forma de innovación gerencial para el gobierno. No se trata sólo de algo técnico,
también es un cambio organizacional en la forma de trabajar y hacer las
transacciones que antes eran cara a cara y ahora son de manera electrónica y de
esta forma se moderniza la Administración Pública.
Estos cambios requieren de ajustes institucionales, acostumbrarse a nuevos
procesos y varios cambios incluyendo la actualización de políticas y reglas con
liderazgo, nuevos fundamentos e innovación gerencial.
En un mundo de constante evolución es necesario buscar la actualización de
procesos, formar nuevas instituciones que estén acorde a las necesidades de los
ciudadanos.
Las corporaciones y los Gobiernos pueden estar en contacto con sus proveedores
intercambiando información en tiempo real, lo cual es un factor muy importante
porque no se tiene que esperar. También se logra una significativa reducción de
costos al no tener intermediarios y ahorros en las licitaciones y viajes. Con todo
esto, se puede llegar a la solución de problemas de manera más fácil y rápida.
Los retos que muchos gobiernos están enfrentando son técnicos, financieros,
legales y gerenciales. Para buscar resolverlos es necesaria la actualización de
tecnologías y normas que den paso a una nueva forma de gobernar.
En el Perú, es importante cambiar la manera en que se dirigen las instituciones a
una forma de liderazgo y compromiso con metas y objetivos más marcados. El
objetivo es lograr el éxito en la implementación y desarrollo de los nuevos sistemas
de abastecimiento.
3.2.2). Evolución de las Tecnologías de la Información
En los últimos veinte años la tecnología informática ha estado evolucionando de
forma tal que ha permitido automatizar de forma gradual tareas que anteriormente
eran relacionadas tediosamente por operarios u oficinistas. La velocidad en la
transformación de las Tecnologías de la Información en pocos años produjo no
34
sólo beneficios sino también modificaciones en la forma y el tiempo de evolución
de las organizaciones.
La necesidad de información es tan antigua como el ser humano, quien ha ideado
diversos medios a través del tiempo para comunicarla. De ser inicialmente una
simple automatización de tareas, las Tecnologías de la Información han
evolucionado, proporcionando mejores métodos de búsqueda y acceso a la
información y herramientas para el óptimo manejo de los recursos.
Dado el ritmo constante de cambio e innovación, las tecnologías se hacen
rápidamente obsoletas, por lo que es necesario al momento de establecer
estrategias dentro de la organización, no solo una simple adquisición de
tecnología, sino una completa armonía entre las estrategias, infraestructura y
procesos del negocio, asociados con los recursos tecnológicos. Las Tecnologías
de la Información han obtenido una relevancia estratégica, dado que cambia la
forma en que operan las organizaciones, en la redefinición de productos, servicios
y procesos.
3.2.3). Ventajas y Desventajas de las Tecnologías de la Información
Las oportunidades que ofrece el uso de las Tecnologías de la Información
dependen de la visión que se establezca dentro de las organizaciones, sobre qué
se espera de ellas, en conjunción con las estrategias de la organización.
La integración de la tecnología en la organización de manera complementaria con
el resto de los recursos hace que sea posible una continua revisión de las ventajas
tecnológicas.
3.2.4). Propuesta de Uso de las TICs y su relación con las entidades
estatales.
A). El e-procurement
Uno de los Sistemas de la administración pública que requiere de urgencia
automatización es el Sistema de Logística y Abastecimiento, y este se desarrolle
35
con énfasis en el uso de las TICs y permita a las entidades públicas realizar
compras haciendo uso de Internet.
Pensar en esto es implementar el abastecimiento electrónico, que consiste en
utilizar tecnología diseñada para facilitar la adquisición de bienes en el Internet o el
manejo electrónico de todas las actividades de abastecimiento.
Por ejemplo el sistema SEACE11 del CONSUCODE en el Perú, que es un claro
ejemplo de ese concepto. Pero mediante este sistema aún no se definen procesos
para realizar compras por Internet, las mismas que constituyen procedimientos
largos y engorrosos. Y no se tiene un control de la logística al interior de las
entidades del estado12.
Lo que significa que el uso de información y tecnologías como el Internet, por parte
del gobierno para tener relaciones de abastecimiento con proveedores, así como
compra de bienes, trabajos y servicios de consultoría que requiere el sector
público.
Esto es clave ya que el abastecimiento es parte fundamental en el desarrollo y
logro de los objetivos de todas las instituciones y organizaciones, debido a que
puede significar una reducción o aumento de costos, como se menciona a
continuación:
� Cuando se tiene un abastecimiento mal planeado, evita la competencia y
aumenta los costos.
� Cuando se solicitan y compran únicamente marcas específicas de ciertos
proveedores, se daña el mercado y se aumentan los precios, cerrando paso
a productos desarrollados con innovaciones tecnológicas y de calidad, por
consiguiente duraderos y de utilidad.
� Al tener una buena calidad y un aprovechamiento de los recursos eficiente,
se puede avanzar y competir con otras empresas e incluso naciones, de
manera más rápida.
Resulta necesario un sistema de E-procurement para trabajar e intercambiar
documentos, abrir cuentas y contratos, comprar de manera electrónica, pagar
11 SEACE: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 12 Aunque con la implantación del SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa, trata de realizar las tareas de contrataciones y adquisiciones, para atender los requerimientos de los usuarios al interior de las entidades estatales.
36
electrónicamente y compartir información de bienes y servicios con los
participantes. Con esto se demuestra una completa integración de los procesos, en
función de disminuir los tiempos y costos, reflejándose en resultados como mayor
productividad y eficiencia.
Otros factores que influyen en el abastecimiento electrónico son: la firma digital
que reconoce al proveedor y al comprador para facilitar los procesos y evitar
fraudes, el e-mail para comunicación interna de las administraciones, conexión por
medio de banda ancha y computadoras personales para apoyar el trabajo y hacerlo
más fácil. Todos estos complementos facilitan y hacen más rápido el trabajo. Con
la implementación correcta y la utilización adecuada de estos recursos
tecnológicos se puede llegar a obtener muy buenos resultados en el proceso de
compras tanto en organizaciones privadas como en instituciones gubernamentales.
Por otra parte, de acuerdo a Transparencia Internacional la corrupción en la
industria de la construcción es el gran foco rojo a nivel mundial y sobre todo en el
Perú. Tiene el objetivo de mejorar la corrupción buscando tomar acciones eficaces
como el uso de nuevas tecnologías, por medio de la implementación y uso de las
Tecnologías de Información.
Esta medida demuestra que han ayudado a contribuir en el mejoramiento de
procesos y al aumento de la transparencia en todos los sectores tanto en
empresas como en instituciones.
Tecnologías de información, herramientas para la transparencia
La tecnología juega un papel importante, ya que reduce y facilita el trabajo. Debido
a los programas y simuladores que se utilizan se pueden tomar decisiones y hacer
planes de manera más rápida y segura.
El Internet es una herramienta muy poderosa que ha revolucionado el mundo. La
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gente tiene mayor acceso a la información de todo el mundo, los consumidores
pueden comprar, conocer y comparar diversos productos, lo cual crea una mayor
competencia.
Por otra parte, los fabricantes pueden anunciar y vender sus productos en línea las
24 horas, los 365 días del año.
No se debe perder de vista que la tecnología es una herramienta que facilita las
operaciones y procesos. Esto no significa que resuelva todos los problemas y que
realice todo el trabajo; la tecnología es un apoyo o un complemento del trabajo, tal
como menciona en el siguiente párrafo:
Las nuevas prácticas de abastecimiento público E-procurement representan una
forma de innovación gerencial para el gobierno. No se trata sólo de algo técnico,
también es un cambio organizacional en la forma de trabajar y hacer las
transacciones que antes eran cara a cara y ahora son de manera electrónica y de
esta forma se moderniza la Administración Pública.
Estos cambios requieren de ajustes institucionales, acostumbrarse a nuevos
procesos y varios cambios incluyendo la actualización de políticas y reglas con
liderazgo, nuevos fundamentos e innovación gerencial.
En un mundo de constante evolución es necesario buscar la actualización de
procesos, formar nuevas instituciones que estén acorde a las necesidades de los
ciudadanos.
Las corporaciones y los Gobiernos pueden estar en contacto con sus proveedores
intercambiando información en tiempo real, lo cual es un factor muy importante
porque no se tiene que esperar. También se logra una significativa reducción de
costos al no tener intermediarios y ahorros en las licitaciones y viajes. Con todo
esto, se puede llegar a la solución de problemas de manera más fácil y rápida.
Los retos que muchos gobiernos están enfrentando son técnicos, financieros,
legales y gerenciales. Para buscar resolverlos es necesaria la actualización de
tecnologías y normas que den paso a una nueva forma de gobernar.
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En el Perú, es importante cambiar la manera en que se dirigen las instituciones a
una forma de liderazgo y compromiso con metas y objetivos más marcados. El
objetivo es lograr el éxito en la implementación y desarrollo de los nuevos sistemas
de abastecimiento.
B). Automatización de Oficinas (OA)
Algunos sistemas de OA son formales, en la medida en que se planifican y quizá
documentan con un procedimiento escrito. Estos sistemas formales se
implementan en el nivel de la compañía para satisfacer las necesidades de la
entidad pública.
La palabra clave que caracteriza la OA es comunicación. La intención de la OA es
facilitar todo tipo de comunicaciones, tanto orales como escritas.
Los sistemas de OA actuales facilitan la comunicación no sólo entre personas
dentro de la compañía, sino también entre esas personas y otras del entorno de la
compañía.
Todas las personas que trabajan en oficinas usan la OA. Básicamente hay cuatro
categorías de usuarios: gerentes, profesionales, secretarios y oficinistas.
La capacidad de la OA para vincular a las personas electrónicamente ha abierto
nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha
capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una
oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el
empleado se encuentre. El nombre que se da a esta capacidad es el de oficina
virtual, termino que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente
en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los
sitios fijos de la compañía por medio de algún tipo de comunicación electrónica.
39
La oficina virtual supera las restricciones físicas del lugar de trabajo con la ayuda
de la electrónica y así hace posible lograr varias ventajas reales como:
� Menor costo de instalaciones: La compañía no tiene que contar con tanta
capacidad de oficinas, ya que algunos empleados están trabajando en otro
lado. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas.
� Menor costo de equipo: En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada
empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del
equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus
recursos.
� Red formal de comunicaciones: Puesto que los trabajadores a distancia
deben mantenerse informados y recibir instrucciones específicas, se está
concediendo más atención a la red de comunicaciones que la que se le
presta ordinariamente. En el ambiente de oficina tradicional, una buena
parte de la información se comunica mediante conversaciones casuales y
por observación.
� La creciente atención a las necesidades del trabajador a distancia podría
producir mejores sistemas de comunicación que cuando todos los
empleados trabajan en sitios fijos.
� Menos interrupciones del trabajo: Cuando se presentan fenómenos
naturales y cosas por el estilo impiden a los empleados viajar al lugar de
trabajo, la actividad de la compañía puede paralizarse. En un ambiente de
oficina virtual, gran parte de la actividad puede continuar.
� Contribución social: La oficina virtual permite a la compañía contratar
personas que de otra manera no tendrían oportunidad de trabajar. Las
personas con discapacidades, los ancianos y los padres con hijos pequeños
pueden trabajar en casa. Así, la oficina virtual ofrece a la compañía una
oportunidad de expresar su conciencia social.
Estas ventajas lo son del punto de vista de la compañía. Sólo la ventaja de
contribución social beneficia también a los empleados, que de otro modo no
tendrían trabajo.
40
Es importante mencionar algunas aplicaciones a considerar en la OA aplicación de
OA:
� Procesamiento de Datos
� Correo Electrónico
� Correo de Voz
� Agenda Electrónica
� Audioconferencias
� Videoconferencias
� Conferencias por computadora
� Transmisión por facsímil (FAX)
� Videotex
� Manejo de Imágenes
� Autoedición
Entre las aplicaciones más conocidas de automatización de oficinas se
encuentran:
� Microsoft Office
� Microsoft Office es la suite ofimática creada por Microsoft y la más utilizada
en la actualidad. Funciona bajo los sistemas operativos Microsoft Windows
y Apple Mac OS.
Además de aplicaciones incluye servidores y servicios basados en Web.
Microsoft Office es considerado el estándar de facto en programas de
productividad y tiene muchas características no presentes en otras suites. Aunque
lo contrario también es cierto, otros programas tienen características que Office no
posee.
� Microsoft Office incluye:
� Microsoft Word (procesador de texto)
� Microsoft Excel (planilla de cálculo)
� Microsoft Powerpoint (programa de presentaciones)
41
� Microsoft Access (programa de bases de datos)
� Microsoft Outlook (agenda y cliente de correo electrónico)
� Microsoft Frontpage (editor de páginas web visual)
� Microsoft Photo Editor (editor fotográfico)
� Microsoft InfoPath (formularios dinámicos)
� Microsoft OneNote (block de notas electrónico)
� Microsoft Project (planificador de actividades y administrador de recursos)
� Microsoft Publisher (materiales de publicidad y marketing)
� Microsoft Visio (diagramador técnico y profesional)
� Microsoft Live Meeting (herramienta para conferencias por internet)
Es multiplataforma, existe entre otros para Microsoft Windows, GNU/Linux, Solaris
y Mac OS X.
Deriva a su vez de una versión comercial, StarOffice de Sun Microsystems todavía
existente. Las más recientes versiones de StarOffice están basadas en el código
base de OpenOffice.org; de forma similar a la relación existente entre Netscape
Navigator y Mozilla.
Entre las herramientas con que cuenta OpenOffice están:
� Writer (procesador de textos)
� Editor (creación de HTML)
� Calc (hojas de cálculos)
� Draw (para dibujos, con posibilidad de exportar al formato estándar SVG)
� Impress (presentaciones visuales)
� Math (editor para fórmulas matemáticas)
OpenOffice se integra además con bases de datos como MySQL y PostgresSQL,
con una funcionalidad similar o superior a Microsoft Access.
Sun está incluyendo OpenOffice con GNOME, aunque este entorno gráfico intenta
crear una suite similar con Gnome Office. Mediante un asistente o piloto, es
posible descargar diccionarios adicionales para mucho idiomas, incluídos el
42
español. Esta tarea puede realizarse, también, manualmente de manera sencilla,
pero si se dispone de una conexión a internet el uso del asistente lo convierte en
una herramienta simple pero muy útil.
Se cuenta con diccionarios de palabras para corrección ortográfica, de separación
silábica, y de sinónimos.
C). Herramientas Data Mining
Data mining es una categoría de herramientas de análisis open-end. En lugar de
hacer preguntas, se toma estas herramientas y se pregunta algo "interesante", una
tendencia o una agrupación peculiar, por ejemplo. El proceso de data mining
extrae los conocimientos guardados o información predictiva desde el data
warehouse sin requerir pedidos o preguntas específicas. Las herramientas Mining
usan algunas de las técnicas de computación más avanzadas para generar
modelos y asociaciones como redes neurales, detección de desviación,
modelamiento predictivo y programación genética. Mining es un dato-conducido,
no una aplicación conducida.
D). Sistemas de gestión de Bases de Datos
Estos software proporcionan procesamiento en paralelo y algo fuera de los
aspectos ordinarios, que puedan ser especialmente interesantes para la gente de
desarrollo de data warehouse y de sistemas de soporte de decisiones.
La utilización de Data Warehouse en las entidades públicas proporcionarían una
serie de ventajas:
� Proporciona un gran poder de procesamiento de información.
� Permite una mayor flexibilidad y rapidez en el acceso a la información.
� Facilita la toma de decisiones en los negocios.
� Las empresas obtienen un aumento de la productividad.
43
� Proporciona una comunicación fiable entre todos los departamentos de la
empresa.
� Mejora las relaciones con los proveedores y los clientes.
� Permite conocer qué está pasando en el negocio, es decir, estar siempre
� enterado de los buenos y malos resultados.
� Transforma los datos en información y la información en conocimiento
� Permite hacer planes de forma más efectiva.
� Reduce los tiempos de respuesta y los costes de operación.
Finalmente, el DataWarehouse proporciona una información de gestión accesible,
correcta, uniforme y actualizada. Proporciona un menor coste en la toma de
decisiones, una mayor flexibilidad ante el entorno, un mejor servicio al cliente y
permite el rediseño de los procesos.
Para su aplicación en las entidades públicas debemos:
� Realizar una revisión del modelo de datos, objetos, transacciones y además
del almacenamiento.
� Tener un diseño complejo y multidisciplinar.
� Hacer una reestructuración de los sistemas operacionales.
� Desarrollar sistemas, aplicaciones y almacenamiento específico.
E). Data Mining
Data Mining, cocmo la extracción de información oculta y predecible de grandes
bases de datos, es una poderosa tecnología nueva con gran potencial para ayudar
a las entidades a concentrarse en la información más importante de sus Bases de
Información (Data Warehouse). Las herramientas de Data Mining predicen futuras
tendencias y comportamientos, permitiendo en los negocios tomar decisiones
proactivas y conducidas por un conocimiento acabado de la información
(knowledgedriven).
44
Los análisis prospectivos automatizados ofrecidos por un producto así van más
allá de los eventos pasados provistos por herramientas retrospectivas típicas de
sistemas de soporte de decisión.
Entidades como el RENIEC, SUNAT, Poder Judicial, ONPE, JNE entre otros,
colectan y refinan cantidades masivas de datos. Las técnicas de Data Mining
pueden ser implementadas rápidamente en plataformas ya existentes de software
y hardware para acrecentar el valor de las fuentes de información existentes y
pueden ser integradas con nuevos productos y sistemas pues son traídas en línea
(online).
Una vez que las herramientas de Data Mining son implementadas en
computadoras cliente servidor de alta performance o de procesamiento paralelo,
pueden analizar bases de datos masivas para brindar respuesta a preguntas tales
como, "¿Cuáles clientes tienen más probabilidad de responder al próximo mailing
promocional, y por qué? y presentar los resultados en formas de tablas, con
gráficos, reportes, texto, hipertexto, etc.
Data Mining está listo para su aplicación en entidades públicas porque está
soportado por tres tecnologías que ya están suficientemente maduras:
� Recolección masiva de datos
� Potentes computadoras con multiprocesadores
� Algoritmos de Data Mining
La tecnología de Data Mining puede generar nuevas oportunidades en el
mejoramiento de servicios al ciudadano al proveer estas capacidades:
� Predicción automatizada de tendencias y comportamientos.
� Data Mining, automatiza el proceso de encontrar información predecible en
grandes bases de datos.
� Preguntas que tradicionalmente requerían un intenso análisis manual, ahora
pueden ser contestadas directa y rápidamente desde los datos.
45
� Data Mining usa datos en mailing promocionales anteriores para identificar
posibles objetivos para maximizar los resultados de la inversión en futuros
mailing.
Otros problemas predecibles incluyen pronósticos de problemas financieros futuros
y otras formas de incumplimiento, e identificar segmentos de población que
probablemente respondan similarmente a eventos dados.
El punto de inicio ideal es un data warehouse que contenga una combinación de
datos de seguimiento interno de todos los clientes junto con datos externos de
mercado acerca de la actividad de los competidores. Información histórica sobre
potenciales clientes también provee una excelente base para prospecting. Este
warehouse puede ser implementado en una variedad de sistemas de bases
relacionales y debe ser optimizado para un acceso a los datos flexible y rápido.
F). Sistemas de Apoyo al Control de Gestión
Para lograr una eficiente distribución y administración de los recursos de las
entidades públicas y para evaluar inversiones, gestión de procesos, entre otros, se
deben desarrollar sistemas de apoyo al control de gestión.
G). Sistemas de Administración de Procesos de Negocios
(BPMS: Business Process Management System)
Los Sistemas BPMS o más tradicionalmente conocidos como WorkFlow, van
adquiriendo mayor importancia en las organizaciones estatales, debido a que los
recursos bien integrados son los que mejoran las organizaciones.
El WorkFlow es la automatización de los procesos de negocio durante el que los
documentos, información y tareas son pasados de un participante a otro, de
acuerdo a un conjunto de reglas. Es un sistema que da beneficios tanto a
trabajadores como a organización ya que las tareas de éstos se realizan más
46
fácilmente y la organización las conoce y las controla. El objetivo de un sistema de
WorkFlow es gestionar de forma automatizada (por medio de un motor) los
procesos y flujo de actividades.
Los beneficios de esta tecnología son muchos, por ejemplo: el trabajo no se
extravía, los jefes pueden centrarse más en los problemas del negocio y del
personal, los trabajos más importantes o urgentes son asignados al personal
correspondiente primero, se logra el procesamiento paralelo donde actividades
independientes pueden ser realizadas a la vez, reduciendo el tiempo de los
procesos y costes.
Estas son importantes toda vez que permiten asignar actividades al personal
automáticamente, según criterios o cargas de trabajo, recordar a las personas sus
actividades y optimizar la colaboración entre ellas, automatizar y controlar el flujo
de documentos, datos e imágenes, proveer de todos los recursos necesarios a las
personas que realicen las actividades, integrarse con otros sistemas, aplicaciones
y ERPs.
WorkFlow está evolucionando muy rápidamente gracias a las nuevas tecnologías.
Aunque la contribución del WorkFlow tradicional de producción es amplia, hay una
nueva generación que nace de la unión entre lo mejor de estos sistemas y otro tipo
de tecnologías. Las empresas al estar orientándose especialmente hacia los
procesos de e-Business, están provocando que la nueva generación de tecnología
BPMS (Business Process Management System) esté siendo más investigada y
perfeccionada. Costo Total de Propiedad (TCO: Total Cost Ownership)
El principio básico del TCO es que los costos de propiedad de cualquier bien que
se adquieran tienen componentes más allá de los estipulados en el precio de
compra del mismo, costos en los cuales se debe incurrir para garantizar el
funcionamiento correcto del bien o conjunto de bienes, durante la vida útil del
mismo. Esta medida surgió por la necesidad de comparar equitativamente
47
propuestas que incluyen valores de cobro permanente al igual que valores de pago
único.
En el caso de los sistemas de información es palpable la diferenciación de los
diferentes rubros que se pueden incluir en la evaluación de los costos totales de
propiedad, que de no ser así, es bien factible se evalúe bajo el concepto de precio
inicial en vez del costo total de la solución.
H). CMI: Cuadro de Mando Integral
(BSC: Balanced Score Card)
Esta tecnología es una filosofía práctica de gerenciamiento y fue desarrollada Su
principal característica es que mide los factores financieros y no financieros del
Estado de Resultados de la empresa.
El Cuadro de Mando provee una estructura para centrarse en los indicadores de
cada proceso crítico tales como: plan de negocio, distribución de recursos,
estrategias y retroalimentación, aprendizaje, comportamiento ante los clientes
internos y externos y hacia acciones comunitarias.
El Cuadro de Mando Integral es un instrumento muy útil para la dirección de las
empresas en el corto y largo plazo, porque al combinar indicadores financieros y
no financieros permite adelantar tendencias y realizar una política estratégica
proactiva, además porque ofrece un método estructurado para seleccionar los
indicadores guías que implican a la dirección de la empresa. En esto radica
precisamente el valor diferencial y característico del CMI.
Para entidades desconcentradas y/o con presencia nacional sería un poderoso
instrumento para medir el desempeño corporativo y se ha demostrado que es la
herramienta más efectiva para enlazar la visión, misión y la estrategia a cinco
medidas de desempeño que son:
� Resultados Financieros
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� Satisfacción de Clientes (Internos y Externos)
� Operación Interna Procesos
� Creatividad, innovación y satisfacción de los empleados
� Desarrollo de los empleados (competencias)
Cada entidad debe contar con un instrumento que permite ofrecer una visión
completa de la organización, siendo el elemento esencial del sistema de
información que sirve de apoyo al sistema de control de gestión en su misión de
mejorar su nivel de competitividad en el largo plazo.
Por lo que el Sistema de Control de Gestión debe tener la capacidad de generar
información de carácter predictivo, para enfrentar el actual reto estratégico al que
se enfrentan las empresas, que consiste en adaptarse a un mundo nuevo, global y
competitivo.
Para diseñar un sistema de indicadores de control de gestión se debe partir de los
factores claves de negocio, enlazar los indicadores con la estrategia de la empresa
es uno de los principales objetivos en el diseño de un sistema de indicadores. Este
enlace puede conseguirse mediante la descomposición de los factores claves de
negocios, en los objetivos estratégicos, y estos, a su vez, desglosándolos en las
diferentes actividades y procesos de negocio que son necesarios acometer para su
consecución.
Lo anteriormente planteado puede resumirse de forma esquemática de la siguiente
manera: un factor clave es aquel que se considera crítico para la empresa en el
largo plazo, permitiéndole aumentar y/o mantener su ventaja competitiva.
I). COACH (Cognitive Adaptive Computer Help):
Nos permite crear ayuda personalizada al usuario. Es un observador de las
acciones del usuario que está aprendiendo a operar un ambiente, y en base a ellas
construye un modelo adaptativo del usuario.
Aplicaciones que en un principio eran de exclusividad de grandes entidades muy
avanzadas en informática, tales como fotocopiadoras, impresoras, cámaras web,
49
correo electrónico, planillas electrónicas, procesadores de texto, y por supuesto,
Internet, ahora son de uso masivo, y están al alcance de cualquiera a un muy
módico precio en el mercado. Esto ha facilitado el hecho de que las funciones que
los usuarios de los sistemas puedan realizar sus labores a distancia, con los
mismos resultados que si los hicieran en la oficina, con las ventajas que conlleva
eso para las partes involucradas. De todos modos, lo que ha hecho surgir
definitivamente estos sistemas ha sido el que las organizaciones han encontrado
el cómo aprovechar tales aplicaciones en conjunto, que por separado parecen
innecesarias, de modo de poder lograr un mejor aprovechamiento de sus recursos,
agilizar sus procesos e incluso mejorar el ambiente laboral.
J). SCM (Supply Chain Management)
Las aplicaciones orientadas a proveedores se denominan, y se especializan en
todo lo que refiere a la relación y comunicación entre la empresa y sus
proveedores. Utiliza medios como el correo electrónico, ordenes de compra,
reportes internos, informes de seguimiento, los cuales son rápidamente
compartidos, haciendo más eficiente el proceso de compras para la empresa.
K). ERP (Enterprise Resource Planning)
Las aplicaciones orientadas a procesos internos. Con las que buscamos realizar
todo lo correspondiente a procesamiento y análisis de la información y recursos
recibidos de los proveedores de manera uniforme para toda la organización,
llevando un claro registro y control de las transacciones realizadas por la empresa
en un determinado período de tiempo, lo cual además permite utilizar estas
estadísticas como información para los centros de mando, y por consiguiente,
reforzar la toma de decisiones estratégicas.
L) CRM ( Costumer Relationship Management )
Son aplicaciones orientadas a clientes. Permiten fortalecer todo lo que tenga que
ver con el proceso de ventas a clientes, servicio post-venta, seguimiento de las
ventas, entrega de garantías, devoluciones, gastos de publicidad y marketing, etc.
50
Se utilizan herramientas similares a las del SCM, agregando también posibilidad
de videoconferencias, acuerdos con documentación digital, etc. Suelen integrarse
con los SCM.
Cada una de estas aplicaciones tiene integrados distintos módulos, en especial los
ERP, donde se subdividen las distintas funciones de la empresa, tales como
contabilidad, finanzas, remuneraciones, inventario, etc.
M). JD Edwards EnterpriseOne
Es una completa suite de aplicaciones modulares y pre-integradas para negocios
específicos diseñada para un rápido despliegue y una mayor simplicidad de la
administración. Está creada idealmente para organizaciones que manufacturen,
construyan, distribuyan servicios o que administren productos o activos físicos.
Administración del Ciclo de Vida de Activos: Entrega las herramientas para
controlar directamente el desempeño de la compañía para saber con lo que ésta
cuenta hoy. Administración de la Relación con Clientes: Apoya y sincroniza todos
los procesos de negocios desde el contacto inicial con clientes hasta servicios post
ventas.
Administración Financiera: Las soluciones que entrega están pre-integradas, y
vinculadas con todas las otras soluciones de JD Edwards EnterpriseOne.
Administración de Capital Humano: Entrega un servicio a cliente más efectivo a la
fuerza de trabajo a través de sus aplicaciones para empleados basados en red, y
de autoservicio de administración, así como flujos de trabajo cooperativos que
alinean los procesos de aprobación y de transacciones.
Administración de Manufactura y de la Cadena de Valor: Apoya a los procesos que
promueven el aumento de los ingresos, reducción de inventarios, mejor utilización
de activos, y mejoras en el manejo de los costos de los bienes mediante el uso de
mejores procesos de negocios.
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Administración de Proyectos: Las aplicaciones de web entregan a los profesionales
y a sus proyectos lo que ellos puedan necesitar para su labor.
Administración de la Provisión: Administra los procesos de negocios a través de
colaboración en tiempo real en el transcurso de la planificación de diseño,
demanda, producción y de producción.
Herramientas y Tecnología: Esta tecnología provee las bases de conexión para la
gente, los procesos, y la información en tiempo real.
N). SAP R/3
Es una aplicación cliente-servidor que utiliza un modelo dividido en tres divisiones:
Una pantalla de presentación, clientes, interfaces con usuarios. La pantalla de
presentación reúne todos los registros de los negocios específicos, y la base de
datos, y almacena toda la información respecto al sistema, incluyendo información
transaccional y de configuración.
R/3 también ofrece un completo ambiente de desarrollo donde los especialistas
pueden
� modificar el código SAP existente para cambiar las funcionalidades
existentes
� desarrollar sus propias funciones, para reportes o completos sistemas
transaccionales en el ámbito SAP.
La más difícil parte es la de la implementación. Se deben considerar las
necesidades y recursos de la empresa. Algunas compañías podrían preferir
implementar solo unos pocos módulos SAP mientras otras pueden quererlos
todos.
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SAP tiene muchas capas. El sistema de base es el corazón de la operación de
información y debiese no ser evidente para altos niveles o usuarios
administrativos.
También existen otras herramientas de personalización e implementación. El
corazón del sistema desde un punto de vista administrativo, son los módulos de
aplicación. Esos módulos puede que no estén completamente implementados en
una típica compañía.
Ñ). Sistemas de Información
Durante mucho tiempo, la función de la informática dentro de las empresas fue
considerada como una herramienta para soportar funciones operativas.
Actualmente los sistemas de información son vistos además como áreas de
oportunidad para lograr ventajas en el terreno de los negocios. Son considerados
como una herramienta para mejorar la estructura competitiva del negocio. Los
sistemas de información determinan la demanda de aplicaciones de la
organización, y pueden clasificarse de diversas formas:
• Por el nivel de automatización alcanzado;
• Por la naturaleza de sus entradas y salidas;
• Por su relación con la toma de decisiones;
• Por el valor que representan para la organización.
Entre los beneficios que proporcionan los Sistemas de Información se encuentran:
• Incremento de los volúmenes de atención de servicios.
• Incremento y mejora del nivel de servicio al ciudadano.
• Incremento de la productividad y reducción de costos por los servicios
públicos.
• Mejora en la eficiencia en el manejo de los recursos económicos de las
entidades públicas.
O). Sistemas de Información Estratégicos
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Los sistemas de información estratégicos pueden ser considerados como el uso de
las Tecnologías de la Información para soportar o dar forma a la estrategia
competitiva de la organización. Los sistemas de información estratégicos ayudan a
obtener o mantener una ventaja competitiva, establecen un enlace entre la
organización y su medio ambiente a fin de lograr la información que se requiere
para la formulación, implementación y seguimiento de las estrategias. Además
proveen de un mecanismo para la planeación y toma de decisiones estratégicas.
Los beneficios que se pueden obtener de este tipo de sistemas son:
• Establecer una clara diferenciación en el producto o servicio ofrecido.
• Crear barreras de entrada para competidores, sustitutos o posibles nuevos
entrantes a una industria determinada.
• Crear barreras de salida para los ciudadanos usuarios de los servicios
públicos.
• Cambiar de manera significativa las bases de la competencia.
• Establecer dependencias funcionales en la relación Estado-Ciudadano.
• Lograr una posición estratégica anticipándose a la competencia.
P). El Gobierno electrónico: Tecnología y Democracia
El gobierno electrónico, por que es la aplicación de las tecnologías de información
y comunicación para mejorar la interacción entre los ciudadanos y el gobierno,
para simplificar procesos y así, para llevar el vocablo democracia más cerca del
ciudadano común. Como corolario del éxito del gobierno electrónico se ha definido
el término democracia electrónica.
Como meta superior del gobierno electrónico en democracia electrónica, se
resumen en brindar acceso a los ciudadanos a la información y el conocimiento
sobre los procesos políticos, los servicios y las opciones disponibles, por un lado, y
motivar la transición desde al acceso pasivo a la información a la participación
activa de los ciudadanos.
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Como ejemplo de ello podemos citar la rápida declaración de impuesto a la renta y
declaraciones juradas mensuales y/o anuales que realizan los contribuyentes a la
SUNAT, así como la rápida entrega del documento de identidad nacional DNI, por
parte de la RENIEC.
Considerado el gobierno electrónico como una oportunidad para profundizar la
democracia. Pero también existen riesgos que no podemos obviar:
• la ausencia de instituciones que regulen el uso de la información privada;
• la intrusión desmedida en la privacidad de los ciudadanos;
• el uso irregular de la información de los individuos; y
• la ausencia de control judicial sobre el uso policial de la información, son sólo
algunos de los riesgos del gobierno electrónico.
Finalmente respecto al gobierno electrónico, es habitual ver referencias a
actuaciones vinculadas a las nuevas tecnologías o Internet utilizando términos
como gobierno electrónico e-goverment, administración abierta, administración
online, entre otros.
Q). Elementos De La Tecnología De La Comunicación
a). Red Informática.
Se puede definir una red informática como un sistema de comunicación que
conecta ordenadores y otros equipos informáticos entre sí, con la finalidad de
compartir información y recursos.
A través del proceso de compartir información y recursos en una red, los usuarios
de los sistemas informáticos de una organización podrán hacer un mejor uso de
los mismos, mejorando de este modo el rendimiento global de la organización.
Las entidades del estado obtendrían ventajas al tener instalada una red, tales
como:
� Mayor facilidad en la comunicación entre usuarios
� Reducción en el presupuesto para software
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� Reducción en el presupuesto para hardware
� Posibilidad de organizar grupos de trabajo
� Mejoras en la administración de los equipos y programas
� Mejoras en la integridad de los datos
� Mayor seguridad para acceder a la información
b). Topología de Redes
Cuando hablamos de topología de una red, hablamos de su configuración. Esta
configuración recoge tres campos: físico, eléctrico y lógico. El nivel físico y
eléctrico se puede entender como la configuración del cableado entre máquinas o
dispositivos de control o conmutación. Cuando hablamos de la configuración lógica
tenemos que pensar en como se trata la información dentro de nuestra red, como
se dirige de un sitio a otro o como la recoge cada estación.
Así pues, para ver más claro como se pueden configurar las redes como:
Topología en estrella, Topología en bus, Topología en anillo.
3.2.5). Impulsos estratégicos
Se denomina “impulsos estratégicos” todo aquello que implica la interfase crítica
que relaciona la estrategia de la organización y las Tecnologías de la Información.
Existen cinco categorías de impulsos estratégicos:
• Diferenciación: Se refiere a la diferenciación de los productos o servicios a
través de precios, plazas y promociones.
• Costo: Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa para reducir
sus costos o bien provocar la reducción de costos a proveedores o clientes a fin
de obtener un trato preferencial.
• Crecimiento: Permite la consecución de ventajas competitivas, mediante el
incremento del volumen de operación del negocio.
• Alianza: Combinación de dos o mas grupos de individuos para alcanzar un bien
común.
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• Innovación: Para que un proceso de innovación tenga éxito se requiere
respuestas rápidas a las oportunidades que se presentan. Apoyo en las
Tecnologías de la Información.
3.2.6). Resistencia al Cambio
En un entorno competitivo, las entidades del estado deberán tener más
conocimiento acerca de: clientes (ciudadanos), mercados, competidores,
tecnologías y procesos. Sin embargo existen muchas organizaciones que oponen
resistencia a la adopción de nuevas tecnologías, por pensar que es riesgoso y
prefieren aguardar y ver, mejor que experimentar de una manera activa. Esto se
debe al miedo a lo desconocido, incertidumbre, falta de información, beneficios no
percibidos, etc. Es recomendable tomar en cuenta las siguientes observaciones
para disminuir la resistencia al cambio y darle importancia a las Tecnologías de la
Información:
• Tener bien claros los objetivos y metas de la organización.
• Mantener una comunicación estrecha con los empleados.
• Definir áreas de oportunidad dentro del negocio.
• Capacitación constante.
• Aumento de los niveles de participación en las decisiones de la
organización.
• Visualizar la importancia de las Tecnologías de la Información.
• Automatizar las áreas y procesos críticos de la organización.
• Dar atención al cliente y asegurarse de su completa satisfacción.
3.2.7).Calidad en el servicio como ventaja competitiva
El medio ambiente competitivo en el que se desenvuelven las organizaciones
exige cada vez más la búsqueda de nuevas formas para satisfacer a los clientes y
a la vez obliga día con día a pedir mas de nuestros proveedores de bienes o
servicios, todo esto puede ser posible a través del uso adecuado de las
Tecnologías de la Información.
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La calidad en el servicio ha sido descrita como una forma de actitud, relacionada
pero no igual al concepto de satisfacción, que resulta de la comparación de las
expectativas del cliente con lo que recibe de un servicio determinado. Para lograr
que la calidad en el servicio sea una ventaja competitiva para la organización, se
requiere de acciones definidas y factibles que se apoyen en el uso de las
Tecnologías de la Información, tomando en cuenta las siguientes consideraciones:
• Conocer lo que el cliente quiere.
• Definir normas de servicio.
• Analizar los procesos involucrados para proporcionar dicho servicio.
• Establecer sistemas, métodos y procedimientos.
• Compromiso del personal.
• Capacitación al personal.
• Trabajo en equipo.
• Evaluación y adecuación continúa.
3.3). Aplicación de las Tecnologías de la Información para
alcanzar ventajas competitivas
La aplicación y el uso de las Tecnologías de la Información en las organizaciones
públicas, no es una tarea sencilla. La evolución que han tenido éstas, así como el
entorno en el que se encuentran inmersas las organizaciones crea retos
importantes para la función tecnológica.
Las entidades estatales, deben operar sobre un esquema que incluya la habilidad
de diseñar, producir, cotizar y entregar productos y servicios para satisfacer una
demanda dinámica de clientes particulares a bajo costo, rescatando así las
ventajas que se tenían en entornos estables con la producción en masa. Este
mismo requerimiento aplica a la función informática, que debe ser capaz de
responder a necesidades dinámicas de la organización en forma rápida, flexible y
con bajo costo.
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Para lograr lo anterior, es imperativo que las entidades del estado, logren
instrumentar una administración estratégica de la tecnología, e identifiquen las
áreas de oportunidad que existen para generar ventajas competitivas mediante el
uso de las Tecnologías de la Información.
Por ejemplo, para analizar la estructura competitiva de la entidad, se supone la
existencia de fuerzas fundamentales que se encuentran presentes en toda la
estructura competitiva.
• Entrada de nuevos competidores. La solidez de esta fuerza depende
primordialmente de las barreras de entrada construidas alrededor de una
organización. En la medida en que un negocio pueda ser copiado o imitado
fácilmente, ya sea con poco esfuerzo innovador o baja inversión económica,
será más vulnerable al ataque de nuevos inversionistas. Una misión
fundamental de las Tecnologías de la Información es apoyar el establecimiento
de procesos, procedimientos y técnicas que permitan evitar o frenar la entrada
de nuevos competidores al negocio.
• Poder de negociación de los compradores. Los compradores de un negocio
constituyen una fuerza que modifica la estructura competitiva. Son los
compradores quienes presionan los precios a la baja, demandan servicios o
productos diferenciados o de mayor calidad. Las Tecnologías de la Información
tienen mucho que aportar para mejorar los servicios y productos que se ofrecen
en el mercado; por ejemplo la implantación de un centro de Información que
permita a los clientes obtener información relevante de sus pedidos, precios,
saldos, inventarios, etc, puede ser ejemplo de un Sistema de Información
estratégico que apoye a los clientes, cambiando la estructura competitiva en un
segmento de mercado determinado.
• Productos o Servicios sustitutos. Los productos o servicios sustitutos son
aquellos que pueden desplazar a otros, sin ser exactamente iguales, pero que
ofrecen al consumidor un producto o servicio equivalente. En el campo de las
Tecnologías de la Información existe una variedad de ventajas para ofrecer
estos productos o servicios. Por ejemplo, la tecnología de comunicaciones y las
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facilidades de correo electrónico pueden sustituir el uso de la papelería
convencional para el uso de la correspondencia.
• Poder de negociación de los Proveedores. Los proveedores compiten entre sí
para lograr mejores condiciones de venta con sus clientes, tales como precios,
servicios y calidad. El uso de la Tecnologías de la Información puede ayudar en
forma determinante a las actividades de una industria. Por ejemplo a través del
EDI, un proveedor puede permitir a sus clientes la consulta de información
relevante acerca de inventarios, ofertas, programas de producción, etc. Así
mismo, el envío de facturas y confirmación de pedidos puede hacerse por
medios electrónicos.
3.3.1). Alineando las Tecnologías de la Información a la estrategia del
negocio
El buen desempeño del uso de Tecnologías de Información en una
organización depende de la armonía entre estrategias, infraestructura y
procesos del negocio asociados con los recursos tecnológicos.
La evolución y amplia aplicación de las tecnologías de la Información obligan a
que se revisen a conciencia las estrategias de los negocios. Las organizaciones
interesadas en aplicar las Tecnologías de la Información deben revisar sus
estrategias de comercialización, producción y distribución para implementar
una adecuada estructura tecnológica, que tome en cuenta las tendencias
tecnológicas y la visión de lo que se quiere en el futuro.
El objetivo de las Tecnologías de la Información es mejorar el desempeño de la
empresa, el enfoque está en el recurso humano y la fuente de estos
mejoramientos está en la tecnología. Por otro lado debe considerarse la
estrategia organizacional como un medio para accionar las estrategias y
tácticas de la empresa, por lo que es primordial el utilizar las Tecnologías de la
Información.
La formulación de la estrategia empresarial se realiza mediante el análisis de
las entradas internas y externas, empleando diversas técnicas para generar los
objetivos, las políticas y los planes de acción. Algunos de estos procesos
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precisarán el desarrollo o mejora de los sistemas de información. Esta
definición de requerimientos (qué es preciso hacer) debe entonces trasladarse
a soluciones basadas en tecnología (cómo satisfacer las necesidades).
Muchas veces esta simple relación no está presente en la realidad de la
planificación de los sistemas de información y las tecnologías de la información
de muchas organizaciones. Tanto los sistemas de información como las
tecnologías de Información pueden y deben ser tenidos en cuenta en el
proceso de formulación de la estrategia empresarial; pues puede hacer de ésta
una realidad.
El impacto potencial de las tecnologías de la información sobre la empresa y su
entorno no sólo dependerá de lo que ésta desee hacer, sino también de lo que
los demás estén haciendo o de lo que sean capaces de hacer. La integración
de los Sistemas de Información y la estrategia empresarial debe, por tanto,
incorporar métodos para evaluar el impacto potencial que pueden tener los
SI/TI sobre la organización y su entorno. Esto es tan primordial como el
considerar otros factores ambientales externos para la formulación de la
estrategia empresarial.
El análisis estratégico de la empresa debería identificar las áreas en las cuales
se podrían hacer inversiones en sistemas de información. La ejecución de
estas inversiones dependerá de la habilidad de traducir estos requisitos
empresariales en sistemas de información concretos y de la capacidad de la
estrategia de las Tecnologías de la Información para proporcionarlos. De
acuerdo a estos planteamientos se derivan la estrategia de los sistemas de
información y la estrategia de las tecnologías de la información.
Dado que el proceso de planificación estratégica de SI/TI es continuo e
iterativo, es importante disponer de un marco de trabajo coherente que sea
comprendido por todo el persona implicado. Los resultados finales de este
proceso son, por un lado, las estrategias de Sistemas de Información de la
empresa, que definen sus necesidades y prioridades de información, y, por
61
otro, las estrategias de Tecnologías de Información que describen la
infraestructura de medios y los servicios de distribución necesarios.
La implantación de un proceso de planificación de las Tecnologías de la
Información, impulsado por una permanente orientación hacia el negocio, debe
ser recurrente, y actualizado continuamente, de acuerdo a la evolución de la
organización. En la mayoría de los casos, la duración adecuada de un plan
estratégico de SI/TI sería de dos a tres años, enmarcado en un horizonte de
planificación empresarial.
Las Tecnologías de la Información deben estar unidas a los procesos de la
organización como uno de los insumos de control de los mismos. Para la
definición de las necesidades de información y de sistemas, deben
identificarse ciertas directrices; así mismo se deben identificar oportunidades
con base en la creación de ventajas competitivas, modificaciones a la base de
la competencia y cambios en la fuerza del mercado.
Determinar el papel de la tecnología en la estructura del sector. Es conveniente
examinar el probable efecto de la tecnología de la información en la estructura
del sector en el que la entidad opera.
Una vez identificados los procesos que pueden apoyarse en las Tecnologías de
la Información, es necesaria la evaluación de los mismos para saber que tan
efectivo es su funcionamiento, y qué tan factible es el uso de las Tecnologías
de la Información en ellos. La tecnología permitirá entonces rediseñar los
procesos actuales, mediante nuevas y más modernas técnicas.
Es necesaria la gestión que asegure un entorno de aplicación de las
Tecnologías de la Información dentro de la organización, que tenga resultados
exitosos. Para ello se debe garantizar que la estrategia de las Tecnologías de
la Información refleje la estrategia de la organización, así como que la
demanda de las diferentes aplicaciones ha de reflejar la necesidad real y crítica
62
de la empresa. Por lo tanto la oferta de sistemas y tecnología ha de ser
adecuada para esta demanda.
Existen oportunidades en cada uno de los componentes de las Tecnologías de
la Información para apoyar la estrategia corporativa, mas importante es el
hecho de que sin una adecuada tecnología de información apoyando la
estrategia de la empresa, ésta no podrá competir en el mundo globalizado.
3.4). Gestión privada contra Gestión Pública
El habitual debate acerca del mejor método para gestionar los diferentes servicios
que existen en la vida económica ha girado siempre en torno al aspecto privado o
público de éstos, pero siempre de forma reduccionista.
Cuando hablamos de gestión privada hacemos referencia a aquella organización
administrada por personas o entes cuyo único fin es la maximización de
beneficios. Así, se funciona bajo este criterio tanto en la pequeña empresa de
distribución de alimentos como en la multinacional de confección de ropa.
De acuerdo con esto, si ofrecer bienes y servicios con un mínimo de calidad no es
rentable, sencillamente no se hace.
Cuando hablamos de gestión pública, en cambio, estamos hablando de la
organización que dirige su actividad productiva en función del interés social,
entendido éste como el deseo de aquel colectivo bajo la tutela del Estado.
La diferencia salta a la vista: mientras la gestión privada obedece al crecimiento
económico, siempre obteniendo más dividendos por ello, la gestión pública
obedece a las necesidades sociales de un colectivo que, al fin y al cabo, conforma
la vida económica.
Una empresa pública puede, no obstante, desviarse de sus objetivos y perseguir
fines que en modo alguno responden a las demandas de la población. Sin
63
embargo, esto no es atinado al carácter público en sí mismo, sino al
funcionamiento interno de la organización, es decir, a una falta de democracia en
la gestión.
64
3.5. Consideraciones de aplicación de las TICs. En la
Administración Pública
Dando una mirada puesta en el futuro y con el objetivo de mejorar el servicio al
ciudadano, evitándole paseos innecesarios, recorridos maratonianos por
ventanillas diversas, etc. se fueron diseñando unas nuevas estrategias mas
acordes con una sociedad más moderna y tecnológicamente avanzada. Todo esto
pasaba por la coordinación de esfuerzos e intereses con un fin común, el servicio
al ciudadano.
Con el paso del tiempo y la perspectiva de los anos, se vio que la puesta en
marcha de aquellos sistemas informáticos no habían conseguido hacer variar las
cosas ni en la forma ni en el método tal como se esperaba. Ya que no sólo
además de no resolver los problemas planteados, aparecían otros nuevos hasta
ahora desconocidos para una organización tan lenta y compleja como es la
administración.
Muchas son las teorías y estudios realizados a este respecto, sin embargo nos
fijaremos en aquellas que puedan aportarnos algo en base a una experiencia que
sea valida para nuestro caso.
En un primer lugar, en algunas organizaciones y administraciones públicas, la
informatización de muchas organizaciones se hizo más con una afán de estar a la
última y basado en criterios de decisión política de modernización, que con fines
de eficacia y rentabilidad municipal.
Por otro lado, la falta de soluciones orientadas a la administración local, ponían de
manifiesto, la inmadurez del sector particular en aquel momento.
Con el paso del tiempo y el análisis detenido y pormenorizado de la problemática
municipal, se ponen de manifiesto, que la incidencia de las nuevas tecnologías en
65
una organización tradicionalmente conservadora, causa unos trastornos
importantes y si esto no se lleva a cabo modificando hábitos y métodos de trabajar,
obteniendo una rentabilidad real a los procesos informáticos, el fracaso esta
garantizado.
Así las cosas, cada corporación decidió por resolver de forma particularizada su
problemática puntual, optando cada una por las soluciones mas diversas.
Aplicaciones propias desarrolladas por organizaciones internas, con un elevado
coste de desarrollo; aplicaciones llave en mano contratadas a proveedores que
muchas veces tenían un desconocimiento de la organización importante,
soluciones mixtas, etc.
Y nos encontramos en el momento actual, con unas corporaciones más modernas
y democráticas, si bien con una rigidez organizativa aun importante y cierto exceso
de burocracia, en donde la cultura y conciencia sobre la información, claridad y
servicio al ciudadano, se ha convertido en una demanda social.
La aplicación de las nuevas tecnologías de la información, independientemente de
las funciones que cubra, de las necesidades que satisfaga o del tipo de
organización en el que se implanten, tiene un objetivo común: ser útiles y
rentables.
Este proceso de implantación puede llegar a ser tan interesante y motivador como
confuso, en especial cuando tenemos que enfrentarnos a nuevas tecnologías que
necesariamente, implican nuevas formas de trabajar.
La implantación de un nuevo sistema de información en una organización, no debe
ser capricho de una decisión coyuntural o política, si no esta basada en un análisis
serio de objetivos a cumplir, ante lo cual nos podemos hacer una serie de
preguntas como:
* ¿Cuanto va a costar?
66
* ¿Cuando esta a operativo?
* ¿Funcionara tal y como yo quiero?
* ¿Qué beneficios y mejoras obtendrá en mi día a día?
* ¿Qué costes ocultos voy a tener?
* ¿Cual será la dedicación adicional que tendrá que invertir?
* ¿Se me tendrá en cuenta a la hora de decidir como tiene que funcionar y que
cosas debe hacer?
* ¿Cual será el beneficio que obtendrá el ciudadano y si estará dispuesto a pagar
por ello?
Toda metodología de trabajo debe responder a estas y otras preguntas y definir las
tareas, documentos y reglas de validación para comprobar en todo momento que
se avanza en la dirección y velocidad adecuada.
Para ello, consideramos como herramienta de especial apoyo y ayuda a la
implantación del proyecto, el definir una metodología base que permita cumplir con
estos requisitos, de manera que será necesario poner especial atención en los
siguientes puntos:
� Diagrama de fases de proyecto en donde se definen las tareas, secuencia,
objetivos y productos que se obtienen de cada una de ellas.
� Modelo de organización del proyecto, en donde se define que personas y
con que perfil profesional y personal deben participar en el mismo como
integrantes del equipo de trabajo.
� Documentación de trabajo asociado a cada una de los procesos que deben
acometerse. Definiendo igualmente, responsables para su elaboración y
revisión, así como archivo y custodia.
� Mecanismos de control y seguimiento del grado de avance del proyecto, así
como los costes del mismo.
� Procedimientos para asegurar la calidad de los productos obtenidos de cada
una de las fases.
67
Por otro lado, hemos de tener en cuenta una serie de criterios eminentemente
prácticos, mediante los cuales seamos capaces de contemplar las siguientes
consideraciones:
� Cada proyecto es diferente y ha de tratarse de forma personalizada y
ajustada a la organización donde la vamos a implantar.
� El coste del proyecto es un factor clave, ya que muchas veces, por una
mala valoración, por la no correcta identificación de los procesos o por la
inexperiencia en la implantación de proyectos de esas mismas
características, nos aparecen unos costes ocultos o no previstos, que
pueden llegar a superar en mucho las previsiones iniciales.
� El dimensionar y ajustar los costes a unos presupuestos realistas, conforme
a unos resultados tangibles, serán algunos de los puntos claves a
considerar para implantar con éxito el proyecto.
� Hay que hacerlo bien la primera vez, siempre que sea posible. El rehacer un
proyecto, es una de las tareas más frustrantes que puede encontrarse un
equipo. Por ello, es fundamental el comprobar periódica y sistemáticamente
la bondad de los resultados, evitando el acelerar o improvisar
innecesariamente tareas. Ya que esto nos añade un factor de incertidumbre
importante en el resultado global y final.
� El comienzo de un proyecto de una manera clara y metodológica nos
supondrá un ahorro a largo plazo y evitar inversiones posteriores que
pueden desequilibrar de manera importante el coste total y posiblemente
hacerlo inviable.
La falta de coordinación entre distintas áreas dentro de una organización, es un
factor que influye negativamente a la hora de implantar cualquier tipo de
tecnología. Esta situación puede resolverse de una manera relativamente sencilla
cuando la organización en donde se implanta, es una organización moderna, con
una estructura poco rígida y una vocación de trabajo orientada al proceso.
68
Pero cuando hablamos de una organización rígida y jerarquizada, como es el caso
de la administración, donde las tareas se resuelven por departamentos que
pertenecen a concejalías, las parcelas de poder están claramente acotadas y
actúan de forma negativa hacia la transmisión fluida de información y
procedimientos. Resultando muy complicado el establecer procesos de operación
que faciliten la integración.
El establecimiento de unos cauces de comunicación y un "modus operandi" más
dinámico y menos rígido, que permita en un primer lugar el flujo rápido de
información, es una de las claves para el éxito en la implantación de los sistemas
de información en la administración.
Hoy en día, es necesario modificar este planteamiento en una dirección de mejora
del servicio al ciudadano, mejorando la oferta de servicios mediante el
establecimiento de unos métodos más eficaces de actuación, en donde el factor de
integración es un factor clave, dibujándose un nuevo escenario de actuación.
A lo largo de estos últimos anos, el desarrollo tecnológico llevado a cabo por los
fabricantes y desarrolladores de sistemas de información ha sido realmente
espectacular; ofertando a los usuarios un abanico de soluciones que hasta la fecha
parecía inimaginable, y permitiendo así el poder diseñar herramientas más
potentes e integradoras.
No obstante, la informática como herramienta pura de ayuda a la gestión, es un
concepto obsoleto. Hemos de hablar de sistemas integrados de gestión, de
sistemas de ayuda para la toma de decisiones, etc., esto es, soluciones eficaces y
globales para problemas integrados de gestión, de los que un claro ejemplo, la
gestión de entidades estatales.
69
3.6). Como Administrar la Tecnología
En toda entidad del estado, la administración de la tecnología, debe estar
focalizada en la optimización de los costos de los dominios tecnológicos,
asimismo, los componentes de la tecnología estén entrelazados dentro de los
Servicios y en la entrega exitosa del Servicio al ciudadano.
Sin embargo, El manejo efectivo del recurso tecnológico debe realizarse mediante
actividades gerenciales y la toma de decisiones tecnológicas dentro de la
estrategia competitiva empresarial.
Mientras que el desarrollo de sistemas de información y aplicaciones distribuidas
propician ambientes multiplataformas con tecnologías abiertas y con distintos
paradigmas de administración, lo que conllevará a una alta complejidad y una serie
de tareas desgastantes para solucionar los problemas técnicos y de gestionar los
servicios.
Es difícil unificar criterios y políticas de administración importantes para conservar
la seguridad e integridad de la información, así también se complican los
esquemas de operación entre las distintas plataformas. Desde luego mantener
servicios de archivos, impresión, bases de datos y red de manera confiable y con
una alta disponibilidad es de suma importancia con la llegada del comercio
electrónico.
Este conjunto de necesidades conlleva a buscar herramientas de administración
útiles para resolver y prever problemas, capturar los eventos de sistemas, facilitar
parámetros de rendimiento, analizar el desempeño de nuestros sistemas y
dispositivos, administrar usuarios, definir accesos a recursos y servicios, y muchas
tareas más mediante un sólo punto de administración.
Cada OTI13 de las entidades del estado, tendrá que ejecutar una serie de servicios
y procesos de administración de tecnología, tales como:
13 OTI: Oficina de Tecnología de la Información
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� Monitoreo de sistemas y aplicaciones
� Negociar y transferir tecnología mediante selección, análisis de propiedad
intelectual y licenciamiento.
� Asimilar, adaptar y optimizar tecnología con técnicas como
Administración Total de la Calidad, Benchmarking, Tecnologías de
información, Reingeniería, entre otras.
� Organizar y efectuar la planeación tecnológica en las organizaciones,
acorde a la misión y los planes estratégicos de la organización y
adquisición de soluciones tecnológicas Definición de políticas y
procedimientos a realizar con base tecnológica.
� Definición de ambientes de producción y desarrollo
� Afinación de procesos Generación, distribución y almacenamiento de
información
� Definición de planes de contingencia
� Análisis de rendimiento (performance)
� Solución integrales de seguridad
� Aseguramiento de su recursos de cómputo
� Respaldo y recuperación de información
� Detectar y promover oportunidades de desarrollo industrial y de negocios,
a través del aprovechamiento de recursos existentes.
� En el mundo globalizado de hoy, se destaca la tecnología. El conjunto de
conocimientos y técnicas aplicadas a procesos productivos como
elemento de la competitividad es crucial.
71
Capítulo IV: IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
4.1). En el nuevo entorno empresarial
Hoy por hoy, las organizaciones se enfrentan a características muy particulares del
entorno de negocios, caracterizado por lo que se denomina la era de la
información o del conocimiento. Ha surgido un nuevo paradigma o modelo
denominado “modelo post-capitalismo”, cuyas características más relevantes son
el conocimiento, las personas y la tecnología.
Factores como la globalización de los mercados, la competitividad, la calidad
marcan pautas, que obligan a las organizaciones a tomar la necesidad del cambio
en cuanto a manejo de estructuras y herramientas para competir en esta nueva
dinámica.
Los tópicos de la nueva economía corresponden a las áreas del conocimiento, la
digitalización, la virtualización, integración, innovación, inmediatez, el capital
intelectual, manejo de información en forma oportuna (en cantidad, calidad y
tiempo) y la consideración efectiva del cliente como una parte esencial del proceso
de negocio. El ritmo acelerado de cambio, exige a las organizaciones verificar la
condición de adaptabilidad a las nuevas situaciones, así como las de agilidad y
rapidez de respuesta, una administración efectiva de sus recursos humanos y de
información, que les permita ser más competitivos y efectivos.
Ante estas características las organizaciones deben dirigir sus estrategias a fin de
alcanzar niveles de competencia, debe existir una coordinación efectiva entre las
funciones de planeación, diseño, distribución y entrega. El desarrollo de un óptimo
proceso de planificación estratégica asegura la competitividad futura y presente de
la organización, analizando la situación interna y anticipando la evolución del
entorno.
72
La planificación estratégica concreta las ideas en planes y programas de
actuación, definidos en el tiempo y en el espacio, formulados en términos
objetivos, medibles y verificables, cuantificados en términos de costo, inversión y
resultados, lo que la convierte en generadora de ventajas competitivas para la
organización. A este proceso pueden contribuir notablemente las tecnologías de la
información.
Para alcanzar el verdadero potencial de las tecnologías de la información se
requiere poseer una clara visión del negocio, que comprenda las estrategias
competitivas y las ideas de la organización.
La implantación exitosa del uso de las tecnologías de la información debe incluir
un análisis organizacional que responda a las siguientes preguntas: ¿qué rumbo
tomará la organización?, ¿Qué información requiere la empresa?, ¿La manera en
que se están desarrollando los procesos es la más efectiva y eficiente?
A lo largo del presente trabajo, hemos analizado el nuevo escenario de las
tecnologías de la información, las tendencias organizativas en la administración
pública, el impacto de la TI en las organizaciones y la necesidad de redefinir un
nuevo marco institucional más dinámico y orientado a la satisfacción del ciudadano
por un servicio de calidad.
La orientación de la organización a los procesos, definiendo equipos de trabajo
multidisciplinares, en donde la asunción de papeles y responsabilidades es labor
de todos y cada uno de los miembros del equipo, es tarea clave.
4.2). Impacto en la Implantación de las TICS en las Entidades del
Estado
La implantación de una nueva tecnología en las entidades públicas, debe estar
basada en una estrategia clara y apoyada en una decisión y voluntad política.
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El sistema que se implante ha de ser corporativo, de manera que todo el mundo
está informado de la existencia del mismo e igualmente puedan beneficiarse de
sus servicios, esto es, debe ser de uso general de toda la entidad.
Será un sistema integrado que permita la definición de un modelo de gestión
orientada al territorio, de manera que la gestión y el tratamiento de la información
se realicen de una forma integrada. La información de cada entidad y los
ciudadanos han de estar referenciados en un entorno homogéneo.
Y finalmente, debe ser sencillo y modular, de manera que permita el crecimiento
gradual, evitando la proliferación de islas o núcleos aislados de información y
aplicaciones. Por lo que a la hora de realizar la implantación, se llevara a cabo de
una manera gradual.
El sentido final de las Modernas Tecnologías de la Información es aplicarlas para
aportar a la generación de valor en las Organizaciones y Administraciones.
Las Nuevas Tecnologías de la Información, son parte fundamental del cambio en
las organizaciones. Ello significa no sólo el dar soporte al negocio, el automatizar
procesos manuales y tediosos que siempre se desarrollaron de la misma manera,
o elaborar complejas aplicaciones que nadie emplea por su complejidad o
ineficacia. Implantar una Moderna Tecnología Informática sin capacidad o voluntad
de cambio, es absolutamente imposible, de aquí el fracaso producido en gran
cantidad de organizaciones.
Para realizar este cambio, debemos tener la capacidad de aprender a definir el
nuevo modelo, en el cual seamos participes y sentirnos involucrados de principio a
fin. Para ello será necesario llevar a cabo una transición manteniendo aquellos
procesos que funcionen y rediseñando o mejorando el resto.
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No debemos olvidar nunca, que unas infraestructuras y equipos altamente
sofisticados, si carecen de la información necesaria en cada momento, con la
precisión requerida, el grado de homogeneización preciso, es un mal gasto y
nunca una inversión. Y la información está viva, es parte de la vida misma de la
Ciudad.
4.3). Relevancia dentro del contexto económico nacional e
internacional de las TICs
Las denominadas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)
ocupan un lugar central en la sociedad y en la economía del fin de siglo, con una
importancia creciente. El concepto de TIC surge como convergencia tecnológica
de la electrónica, el software y las infraestructuras de telecomunicaciones. La
asociación de estas tres tecnologías dan lugar a una concepción del proceso de la
información, en el que las comunicaciones abren nuevos horizontes y paradigmas.
Las TIC están transformando las distintas esferas de la economía y la sociedad.
Se están propiciando cambios en el funcionamiento de las empresas, en los
métodos de aprendizaje de los estudiantes, en los medios de investigación de los
científicos y en la forma en que los gobiernos prestan sus servicios a los
ciudadanos.
Sin embargo, el desigual acceso a las TIC a nivel individual y la falta de
infraestructura a nivel social están generando una brecha digital, un rezago que
parece formidable, entre los países desarrollados y los países en vías de
desarrollo. Esa brecha digital también se está produciendo al interior de los países;
en la medida en que el acceso a equipos y servicios de las TIC tiene costos
individuales relativamente altos amplios grupos de población están quedando al
margen.
Desde la perspectiva de las teorías del desarrollo económico, las innovaciones en
general y el cambio tecnológico, en particular, han sido considerados factores que
explican el crecimiento. Es claro que quien o quienes introducen una innovación o
patentan una nueva tecnología llevan una ventaja sobre sus competidores y sobre
75
quienes tienen que recurrir a contratos de transferencia de tecnología para acceder
a esos nuevos procesos y maquinarias. En ese sentido se produce un avance
productivo desigual entre aquellas sociedades que generan conocimiento y nuevas
tecnologías y las sociedades que son meras usuarias de la ciencia y la tecnología.
El crecimiento económico desigual, en el ámbito internacional, se ha explicado en
diversas épocas a partir de diferentes factores: la cultura asociada al
protestantismo, la dotación relativa de factores de producción, el sistema
educativo, la inversión en investigación y desarrollo tecnológico, el desarrollo de
las instituciones, las prácticas democráticas, la corrupción, etc. En el caso
particular de las TIC, el crecimiento desigual responde a un patrón histórico de
apropiación del conocimiento y la concentración de la investigación científica y el
desarrollo tecnológico en los países centrales. Incluso se ha puesto en duda el
futuro de la sociedad de la información, ya que el sistema de patentes y de la
protección industrial sustrae del dominio público los avances científicos y
tecnológicos más significativos y económicamente más redituables. Es inmensa la
información a la que se puede tener acceso vía Internet, pero también es muy alta
la actividad de registro de patentes en los países desarrollados. De esta suerte se
puede llegar a la afirmación de que habrá un desarrollo desigual en la sociedad
global de la información entre las diferentes naciones, ya que el acceso al nuevo
conocimiento y a las nuevas tecnologías (conocimiento aplicado con valor
económico) seguirá siendo privatizado y su circulación restringida.
El régimen de propiedad intelectual y el sistema de patentes adquieren de nuevo
una importancia estratégica, tan o más alta que en la época del modo de desarrollo
industrial. La corriente de pensamiento tradicional sobre el derecho a la propiedad
considera que la protección que otorga la patente y el derecho a la
comercialización de la tecnología son incentivos que promueven la investigación y
el descubrimiento. Sin embargo, desde la perspectiva de la sociedad del
conocimiento, todo factor que disminuya las posibilidades de la libre circulación de
ideas, de la información y del conocimiento básico o aplicado, inhibe y retrasa los
procesos de invención e innovación.
76
Se prevé entonces que las presiones tradicionales de acceso a la información
tenderán a extenderse hacia demandas por el libre acceso al conocimiento y a las
tecnologías reservadas o privatizadas. Esta tendencia iría en contra del
reconocimiento del valor económico de la información. En estas circunstancias, el
interés público empuja por su lado hacia la libre circulación de información e ideas,
en tanto que el interés privado busca generar incentivos económicos y protección
legal a la invención. Un asunto relevante en esta materia es el relativo al software
(elemento fundamental en la informática); de manera paralela al desarrollo de
software con propósitos mercantiles o de comercio se está desarrollando un
software de acceso libre. El software comercial se protege con patentes y su uso
se autoriza mediante el otorgamiento de licencias, en tanto que el software libre
puede ser de acceso gratuito y está abierto a las mejoras que puedan desarrollar
los propios usuarios. Hasta la fecha no se ha inhibido el desarrollo de ninguno de
los dos tipos de software.
Podría decirse que América Latina, como el Perú, en lo específico, llegan tarde
otra vez o se han quedado rezagados en la formación de la capacidad social para
manejar las TIC y en la construcción de las supercarreteras de la información,
factores centrales del crecimiento económico ligado a la sociedad de la
información y del conocimiento. Sin embargo, hay formas y posibilidades para que
estos países puedan ser parte y beneficiarse, como lo han hecho algunos de los
países asiáticos, del avance de las TIC y el modo de desarrollo de información.
Así como la globalización de los procesos económicos se percibe como un
proceso en marcha, si no es que inexorable, se puede afirmar que todos los países
caminan rumbo a la sociedad de la información: compete a cada uno definir sus
prioridades y trazar su ruta.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Las conclusiones, son consecuencia del trabajo de investigación, lográndose
contrastar la hipótesis; los mismos que se condicen con los objetivos que se
pretendía alcanzar cuando se realizó el planteamiento de la investigación. Por lo
que se contrasta la HIPÓTESIS como:
“Es posible aplicar tecnología moderna para modernizar la administración
y/o gestión pública de las entidades estatales en el Perú, lo que conlleva a
pensar en un plan de TICs en donde se integren todos los recursos con que
cuenta la entidad”.
Asimismo podemos concluir en:
1. El papel de las administraciones públicas en nuestra sociedad es realmente
importante, ya que su influencia en la capacidad de crecimiento de la
economía de un país, es cada vez más decisiva. Por tanto, la
administración debe adecuarse a este nuevo papel más dinámico que
demanda la sociedad y ajustar tanto las maneras de dirigir, como las
organizaciones a unas formas más eficaces y rentables, sobre plataformas
de aplicación tecnológica como las TICs.
2. Desde un punto de vista técnico, se debe analizar los factores o aspectos
que definen la estrategia de una Corporación o administración desde la
perspectiva de oferta o servicio al ciudadano. Estamos hablando de una
oferta clara al ciudadano, en términos de servicios, prestaciones o
soluciones, la cual estará basada en la estrategia política, que a su vez
determinará la imagen de la oferta de cada administración. Siendo
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importante ejecutar acciones de inversión en tecnología moderna basada
en TICs.
Recomendaciones:
1. A los responsables y/o titulares de las diferentes entidades públicas:
Promover el USO de las Tecnología de Información y Comunicaciones para
Modernizar el Estado Peruano.
2. A los responsables y/o titulares de las diferentes entidades públicas:
Considerar y aplicar esta investigación en procesos de decisión que buscan
la mejora y/o modernización de la gestión de entidades públicas.
3. A los investigadores: Realizar investigación relacionada a temas atinentes a
la inversión en TICs a nivel de las entidades del sector público en los
últimos cinco años y como estas han impactado en el mejoramiento del
aparato estatal.
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BIBLIOGRAFIA • ABBATE, J. (2000): Inventing the Internet. The MIT Press, Cambridge.
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Problemas y Perspectivas', Gestión y Análisis de Políticas Públicas, 15, pp. 3-
17.
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the Virtual Workplace’, Administration & Society, 29, 4, pp. 412-439.
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Principios y Péndulos', en Brugué, Quim y Subirats, Joan (Comps.) Lecturas de
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• BANEGAS, J. (2000): ‘Definición y Concreción del Hipersector de las
Tecnologías de la Información en España’. Economía de Europa 0100, Madrid,
Instituto Universitario Ortega y Gasset.
• BAÑÓN, R. y CARRILLO, E. (Comps.) (1997) La Nueva Administración
Pública, Madrid, Alianza Editorial.
• BOBADILLA S., Alejandro Alcocer, Santiago Alonso, Abraham Gutiérrez,
“HTML Dinámico, ASP, Java Script a través de ejemplos” Editorial Alfaomega
