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FATURAÇÃO ELETRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (B2G) Miguel Zegre Diretor BU EDI & Electronic Invoicing
FATURAÇÃO ELETRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (B2G)
Miguel Zegre
Diretor BU EDI & Electronic Invoicing
1. ENQUADRAMENTO
PROCESSO AQUISITIVO
Pre Award Post AwardContract
eSourcing eTendering eAwarding eOrdering eShippingNotice
eInvoiceeAward + eContract
SaphetyDocFaturação Eletrónica
SaphetyGovContratação Pública
ATORES
DIRETIVA EUROPEIA 2014/55/EU
…obstáculos às trocas comerciais transfronteiriças…
…promoverá a adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos…
…uma recomendação sobre a utilização de um modelo de dados
semânticos para apoiar a interoperabilidade da faturação eletrónica…
…a fim de impedir que os fornecedores de países terceiros encontrem
entraves técnicos de acesso ao mercado e de facilitar aos fornecedores
europeus o envio de faturas eletrónicas aos compradores em países
terceiros…
NORMA EUROPEIA EN 16931
CORE
CIUS – Core Invoice Usage Specification
Extensions – Country or Sector specific information
Full CORE vs. CIUS
Common CIUS
FACTURA ELECTRÓNICA???
Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.
2. COMO FUNCIONA
EDIGLN
XML
EDIFACT
UBL
CARDEXMESSAGE STATUS
ACK
HTTP
AS2
WEBSERVICES
ERPencomenda
Fatura
guia de remessa
SAF-Tmapear
transformar
validar
EDI.
Electronic Data Interchange
Comunicação eletrónica de dados tradicionalmente comunicados
em papel, sobretudo em documentos de negócio tais como o
Pedido de Compra e a Fatura.
Existe há mais de 30 anos, e existem muitos padrões EDI (incluindo
X12, EDIFACT, ODETTE, etc.), alguns dos quais abordam as
necessidades específicas de indústrias ou regiões.
GLINTT
SAGE
SAP
PRIMAVERA
MEDIDATA
NAVISION
ST+I
PHC
AIRC
Saphety
QUIDGEST
ERP X
ERP AComprador
ERP BFornecedor
Saphety
ERP AComprador
ERP BFornecedor
Mapeamento & TransformaçãoRegras de ValidaçãoComunicaçãoArquivo
encomendaresposta à encomenda
alteração à encomendaprogramação de entrega
guia de remessaguia de receção
faturalista de preços
…
Saphety
MAPEAMENTO & TRANSFORMAÇÃO.
REGRAS DE VALIDAÇÃO.
NIF’s válidosDocumentos duplicadosData do documento vs Data de emissão…
LEGAIS
Referência a contrato/requisiçãoDocumento relacionado (NC com Fatura)Data de Vencimento…
NEGÓCIO
COMUNICAÇÃO.
WEBSERVICESAS2FTP…
MEIO
Retorno (Message Status) Rastreabilidade e Controlo Atualização de estados (erro, integrado, pago…)…
DEVE GARANTIR
3. ONDE ACTUAMOS
DESAFIOS.
Equipas de projeto dedicadasInvestimento (financiamento)
PROJETO
Adequação dos sistemas (ERP)Específico entidade vs Standard mercado
SISTEMAS
Revisão/otimização de processosEvitar tentação “colar” papel ao eletrónicoGestão da mudança
PROCESSOS
Estratégia de on-boardingManual de FEEvolução da legislação
PARCEIROS (FORNECEDORES)
O PROCESSO DE INTEGRAÇÃO DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA | 27 de Fevereiro de 2018 | Centro de Congressos de Lisboa
Comunicação de status das
mensagens (recebido, integrado, erro)
Comunicação de estados de negócio
(contabilizado, aprovado, pago)
COMUNICAÇÃOConvergência de Artigos/Catálogo:
Unidades de Medida
Códigos e Descrições
ALINHAMENTO DE DADOS (BENS)
Nº Compromisso
Nº Requisição Externa/Pedido Compra
CPE (Código Ponto Entrega » Energia).
REGRAS DE NEGÓCIORelacionamento de documentos
Eficiente contabilização
(patrimonial, orçamental, analítica)
CONTABILIZAÇÃO
ALGUMAS ÁREAS DE ATUAÇÃO.
4. EXEMPLO PRÁTICOEDP>MUNICIPIOS
LIGAÇÃOEDP » MUNICÍPIOS.
120 Municípios Produção, Ativação, Testes
ENTIDADES
86.295Faturas e Notas de CréditoFaturação Uniponto e Multiponto
VOLUME (2017)
+140 Milhões Euros
VALOR (2017)
5. CEF TELECOM
CEF TELECOM HEALTHCARE.
7 Centros Hospitalares (17 Hospitais)2 Fornecedores piloto28 Fornecedores roll-out
ENTIDADES
Pedido de CompraGuia de RemessaFatura
MENSAGENS DE NEGÓCIO
12 meses
PRAZO
Saphety
CHLNSanta Maria | SAP
5 sistemas3 mensagens14 ligações42 fluxos
CHLOS. Francisco Xavier | Glintt
CHPSanto António | ST+I
CHLCS. José | Glintt
HSJS. João | Glintt
HFFAmadora Sintra | SAP
PMHPHC
VYGONM3
IDIPAZLa Paz Madrid | SAP
CEF TELECOM HEALTHCARE.
PILOTO
CEF TELECOM
Em Produção desde 31 de Maio, de acordo com o planeado
em âmbito de Consórcio:
7 Hospitais
22 Fornecedores (após desistência de 5 Fornecedores)
7.192 documentos (Encomendas, Guias de Remessa e Facturas)
HIGHLIGHTS | CEF TELECOM.
O PROCESSO DE INTEGRAÇÃO DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA | 27 de Fevereiro de 2018 | Centro de Congressos de Lisboa
PLANO DE Projeto
29 de Setembro ‘17
Ligação entre 7 centros hospitalares e 2 fornecedores
KICK-OFF1 de Fevereiro ‘18
Arranque em Produção.
GO-LIVE31 de Maio 2018
Ligação dos 7 hospitais com +28 fornecedores.
ROLL-OUT
CEF TELECOM HEALTHCARE.
FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
Adoção de formatos, mensagens de negócio e arquitetura técnica standards;
Adoção de Controlo de Qualidade standard (resultante de diretiva prevista pela União Europeia);
Adoção do standard GLN (GS1) para identificação fiscal e pontos de entrega das entidades;
Adoção de unidades de medida e códigos standard dos fornecedores, convertidas pelos hospitais.
CEF TELECOM HEALTHCARE.
SAPHETY
CHLNSanta Maria | SAP
CHLOS. Francisco Xavier | Glintt
CHPSanto António | ST+I
CHLCS. José | Glintt
HSJS. João | Glintt
HFFAmadora Sintra | SAP
IDIPAZLa Paz Madrid | SAP
22 fornecedores
38 ligações
8 fornecedores
7 fornecedores
4 fornecedores
6 fornecedores
4 fornecedores
9 fornecedores
4 fornecedores
HIGHLIGHTS | CEF TELECOM.
