FECHA: 01/04/2015 MANUAL - THONA seguros · 2015-04-08 · FECHA: 01/04/2015 MANUAL CÓDIGO:...

FECHA: 01/04/2015 MANUAL

CÓDIGO: MAN-COI-SER-

O1 Contratación de Servicios con Terceros

VERSIÓN: 1.0 ÁREA: Jurídico Página 1 de 19

PARA USO EXCLUSIVO DE THONA SEGUROS, S.A. DE C.V. DERECHOS RESERVADOS

MAN-COI-SER-01 Contratación de Servicios con Terceros CONTROL DE FIRMAS

Nombre Funcionario que contrata a un tercero

Nombre Funcionario de C.I.

Nombre

Nombre

SOLICITÓ Jurídico

Dir. ÁREA Responsable AUTORIZÓ

REVISÓ






CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA dd/mm/aa

DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS ELABORADO POR

1.0 Elaboración AH






ÍNDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. LINEAMIENTOS

a. DE LAS DISPOSICIONES GENERALES b. DE LOS SERVICIOS c. DE LOS CONTRATOS CON TERCEROS






1. OBJETIVO Implementar y mantener las políticas y procedimientos adecuados a la Contratación de

Servicios con Terceros que permitan a Thona Seguros dar cumplimiento a las

obligaciones previstas en la LISF, en las disposiciones legales, reglamentarias y

administrativas aplicables.

Se establece que como parte del Sistema de Gobierno Corporativo, las instituciones

deben definir dichas políticas y procedimientos para que con aprobación del Consejo de

Administración se garantice que las funciones operativas relacionadas con la actividad

de la institución que sean contratadas con terceros, cumplan en todo momento con las

obligaciones previstas en la LISF.

2. ALCANCE

Las normas, políticas y procedimientos contenidas en este Manual deberán ser acatadas

por todos y cada uno de los colaboradores, siendo la Dirección General la responsable

de instrumentar y dar seguimiento en conjunto con el Consejo de Administración quien

a su vez es el responsable del Sistema de Gobierno Corporativo mismo al que pertenece

el presente Manual.

De manera trimestral, en la junta de consejo se reportarán al Comité de Auditoria, un

informe detallado sobre la contratación de los servicios y operaciones con terceros, que

deberá apegarse a las disposiciones contempladas en el presente manual. De manera

que el control y seguimiento de los servicios contratados con terceros sean






considerados dentro de los sistemas de administración integral de riesgos, contraloría

interna y auditoría interna.

La evidencia de las entregas de los reportes siempre estará disponible para efectos de

auditorías internas y/o externas, así como también para los fines de inspección y

vigilancia en los que la autoridad lo solicite.

3. LINEAMIENTOS

DEFINICIONES

Contrato: Acuerdo de dos o más personas que crea o extingue derechos y obligaciones,

para efectos de esta política, THONA Seguros será siempre una de las partes.

CUSF: Circular Única de Seguros y Fianzas

Conflicto de Interés: Se entenderá que existe un conflicto de interés entre THONA y el

proveedor cuando: i) en caso de personas físicas tenga parentesco por afinidad,

consanguineidad o civil hasta el cuarto grado con Los funcionarios y empleados de la

Institución, y ii) en caso de personas morales cuando cualquiera de sus funcionarios,

consejeros o socios tenga relación de Parentesco por afinidad, consanguineidad o civil

hasta el cuarto grado con los funcionarios y empleados de la Institución.

Impedimentos: Se entenderá que hay impedimento para la contratación cuando el

proveedor, sus funcionarios o empleados sean o tengan: Conflicto de interés, personas

que tengan litigio pendiente con THONA, personas sentenciadas por delitos

patrimoniales, personas sujetas a un procedimiento penal acusatorio, las inhabilitadas

para ejercer el comercio, funcionarios públicos.






LISF: Ley de Instituciones de Seguros y Fianzas

Proveedor: Persona física o moral que presta un servicio. Para efectos de esta política

solo podrán ser considerados proveedores que: i) cuenten con experiencia mínima

acreditada de dos años en el campo de los servicios que prestan ii) estén debidamente

constituidos en caso de personas morales y su objeto social les faculte para prestar los

servicios iii) Cuenten con la infraestructura necesaria para prestar a THONA los servicios

solicitados iv) No tengan conflicto de interés con THONA v) cuenten con lineamientos

en materia de prácticas anticorrupción, confidencialidad y uso de datos personales.

Responsable de Contrato: Funcionario de THONA Seguros de nivel: Subdirección,

Dirección y Dirección General que identifica la necesidad de contratar un servicio y es

responsable de la validación del proveedor, el precio pactado y verificar el cumplimiento

del mismo.

Servicios: Para efectos de esta política se consideran todos los servicios profesionales

que presten personas físicas o morales que conforme a la ley estén facultados para

brindar, a excepción de los señalados en este Manual.

DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

Por medio del presente manual se establecen las siguientes disposiciones en materia de

contratación de servicios con terceros:

I. Identificación de la necesidad del servicio. El responsable de Contrato

identificará la necesidad de contratar a un tercero para la prestación de un

servicio, debiendo contar con la justificación legal u operativa necesaria para

efectos de control interno, así como contar con al menos dos cotizaciones de

proveedores.






II. Autorización de la contratación de los servicios y operaciones con terceros. La

autorización de contratos con terceros se llevará a cabo en dos niveles

a) Cuando el servicio y costo haya sido presupuestado y el presupuesto

aprobado se requiere aprobación del Director de Área. La aprobación a la

que se refiere este numeral es independiente de las autorizaciones

requeridas por el área de finanzas para realizar los pagos que correspondan.

b) Cuando el servicio y costo estén fuera de presupuesto. Invariablemente y sin

considerar el importe deberá contar con la autorización de la Dirección de

área y la Dirección General.

c) Cuando el servicio implique delegar en un tercero funciones en materia de

suscripción, cambio de sistema base de operaciones o finanzas, compra

venta de bienes inmuebles o muebles con valor superior a dos millones de

pesos, delegar en un tercero facultades de inversión en valores de renta

variable, y cualquier otro no mencionado en este inciso cuyo valor exceda en

uno o varios pagos de tres millones de pesos se deberá contar con la

aprobación del comité de auditoría.

III. El Responsable de Contrato deberá verificar que los terceros con los que se

contrate cuenten con la experiencia y capacidad técnica, financiera,

administrativa y legal, así como con los recursos materiales, financieros y

humanos necesarios para garantizar niveles adecuados de desempeño, control,

confiabilidad y seguridad en la prestación de dichos servicios, y en caso de la

naturaleza del servicio lo requiera, se deberá verificar que el tercero cuente con

sistemas de control interno y de administración integral de riesgos.

Para poder contratar un producto o servicio se deberá tener como mínimo dos

propuestas de proveedores.






La selección del proveedor será decisión del área interna de THONA que esté

solicitando el servicio y será autorizada de acuerdo a los niveles establecidos en

el presente manual.

En caso de que por el grado de especialización o producto solicitado, solamente

exista un proveedor en el mercado, se deberá de elaborar una carta indicando la

razón por la cual fue seleccionado de manera directa.

En caso de que sea necesario y posible, el Responsable de Contrato podrá visitar

las instalaciones para validar las condiciones establecidas en esta política, así

como entrevistar al personal que brinde sus servicios.

IV. En todo momento la contratación de los servicios y operaciones con terceros se

deberá apegar al Código de Ética, Integridad y Conducta, y así evitar conflictos de

intereses.

V. Es obligación de las áreas internas de THONA que opten por la contratación de

los servicios y operaciones con terceros establecer planes de continuidad y

contingencia para hacer frente a las posibles eventualidades derivadas del

incumplimiento por parte de los terceros.

VI. Es obligación del Responsable de Contrato verificar que los terceros reciban

periódicamente una adecuada capacitación en relación con los servicios

contratados, considerando para ello la naturaleza y relevancia de dichos

servicios.

DE LOS SERVICIOS

THONA contempla como operaciones que podrían ser contratadas con terceros para

llevar a cabo su operación a las siguientes:






I. Suscripción.

Los servicios de apoyo que requiera la THONA orientados a la selección y análisis de los

riesgos, por medio de los cuales se determina si procede o no la aceptación de un riesgo

o responsabilidad y bajo qué bases se determina dicha procedencia, así como los

servicios relativos a los procesos administrativos relacionados con la aceptación de

dicho riesgo o responsabilidad.

II. Servicio a clientes.

Los servicios relativos a consultas que efectúen contratantes, asegurados, o

beneficiarios, sobre información de los productos contratados, servicios operativos y

manejo de siniestros y reclamaciones.

III. Administración de riesgos.

Los servicios de apoyo que requiera THONA para llevar a cabo la administración de los

riesgos asociados a su operación, tales como:

i. Los sistemas para la identificación, administración, seguimiento, medición y

control de los riesgos a los que está expuesta, y

ii. Los sistemas de identificación y conocimiento del cliente.

IV. Administración de activos.

Los servicios de apoyo que requiera THONA para la administración de los activos, tales

como el manejo de inversiones, incluyendo el manejo de tesorería, valuación de activos

y emisión de reportes.






V. Actuariales.

Los servicios de apoyo de índole técnico-actuarial que requiera THONA relacionados

con el desarrollo de notas técnicas, cálculo de límites máximos de retención, cálculo de

sus reservas técnicas, análisis de suficiencia de primas y con la determinación del RCS,

así como la preparación de reportes sobre los mismos.

VI. Sistemas y tecnologías de la información.

La prestación de servicios o administración de sistemas informáticos y de redes para la

operación y funcionamiento de THONA.

VII. Servicios jurídicos.

La prestación de servicios jurídicos relacionados a la operación y actividades de THONA.

VIII. Servicios administrativos.

La prestación de servicios relacionados con los recursos humanos, financieros y

materiales necesarios para el funcionamiento de THONA.

DE LOS CONTRATOS CON TERCEROS

THONA establece mediante el presente manual que todos los contratos que celebre con

terceros deberán prever de manera explícita lo siguiente:

I. Los términos y condiciones para garantizar el cumplimiento de los servicios

contratados.






II. Los términos y condiciones sobre la propiedad, salvaguarda y confidencialidad

de la información y recursos que maneje el tercero, así como cláusulas de

responsabilidad a cargo del tercero, relativas a la protección y respaldo de la

información y recursos que le sean proporcionados por THONA.

III. Los términos y condiciones relativos a los derechos de propiedad intelectual o de

propiedad industrial, en su caso, de los servicios contratados.

IV. Los términos y condiciones por cuanto a la verificación del cumplimiento de los

servicios contratados.

V. Los términos y condiciones en los que el tercero implementará planes de

contingencia para hacer frente a problemas en el cumplimiento de los servicios

contratados.

VI. Los lineamientos para verificar que el tercero reciba periódicamente una

adecuada capacitación e información, en relación con los servicios contratados,

considerando para ello la naturaleza y relevancia de dichos servicios.

VII. Los requisitos de los procesos técnicos, operativos y de control que el tercero

debe cumplir para garantizar que la prestación del servicio contratado se haga

observando lo que las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas

aplicables exigen a THONA.

VIII. La aceptación del tercero para:

i. Apegarse a lo establecido en los artículos 268, 269 y 359 de la LISF;

ii. Recibir visitas domiciliarias por parte del auditor externo independiente

o, en su caso, de los actuarios independientes que dictaminen sobre la

situación y suficiencia de las reservas técnicas de THONA, a solicitud de

ésta, a efecto de llevar a cabo la supervisión correspondiente sobre los






registros, la información y el apoyo técnico respecto de los servicios

señalados en el presente manual.

iii. Permitir el acceso al auditor externo independiente que dictamina los

estados financieros de THONA o, en su caso, a los actuarios

independientes que dictaminen sobre la situación y suficiencia de las

reservas técnicas de la misma, a los libros, sistemas, registros, manuales y

documentos en general, relacionados con la prestación de los servicios

señalados en el presente manual.

iv. Informar a THONA, con por lo menos cuarenta y cinco días naturales de

anticipación, respecto de cualquier reforma a su objeto social o en su

organización interna que pudiera afectar la prestación del servicio objeto

de la contratación.

LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN:

A. Previa a la celebración de un contrato que con su firma obligue a THONA, el

Administrador del contrato, deberá someter el mismo a la revisión del área

jurídica, con los comentarios que al caso considere, a efecto de que jurídico

tenga elemento de juicio para la mejor protección de los intereses de

THONA.

B. Cada Administrador de contrato únicamente podrá obligar a THONA en los

términos y con los alcances de los poderes conferidos por THONA. Cualquier

exceso de facultades será responsabilidad del Administrador del contrato.

C. El Administrador de contrato será responsable del cumplimiento de las

obligaciones contraídas por las partes, así como de la forma y términos de los

compromisos adquiridos, en tanto que el área jurídica validará que el






contrato no contravenga disposiciones legales, disposiciones administrativas

impuestas por órganos reguladores del sector financiero y políticas y

procedimientos internos de THONA.

D. El área jurídica realizará una revisión de las obligaciones y compromisos que

se plasmen en el contrato externando al Administrador de contrato los

comentarios respecto a tales obligaciones a efecto de que éste último

ratifique, modifique o revoque las obligaciones establecidas y alertadas por

el área jurídica.

E. Cualquier desviación a lo establecido en la presente política, deberá ser

informada al responsable de Control Interno y al responsable del área de

administración de riesgos a efecto de que se apliquen las medidas de

corrección que se estimen pertinentes.

EXCEPCIONES al procedimiento

Son excepción del presente procedimiento los contratos de seguro (pólizas), los de

carácter mercantil para agentes autorizados por la CNSF, los contratos que THONA

celebre con sus empleados y los contratos celebrados con profesionistas independientes

que presten sus servicios en las instalaciones de THONA.

1. En los casos de contratos de seguro y demás documentación contractual, se

aplicarán lo establecido en la Circular Única de Seguros. Toda la documentación

contractual que utilice el personal o agentes debe estar registrada ante la

Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.

2. En los casos de contratos mercantiles para agentes, se utilizarán los modelos de

contratos enviados por el área jurídica y cualquier modificación a los mismos

deberá ser previa validación del área jurídica, será responsabilidad del área de

agentes conservar estos contratos así como los expedientes internos de los

agentes. El área de Agentes deberá enviar a la Subdirección Jurídica de manera

trimestral una relación de los contratos vigentes a la fecha del reporte.






3. Los contratos de préstamo, en cuyo caso únicamente se proporcionará la

instrucción al área jurídica sobre el monto, fecha de otorgamiento, fecha de

pago, intereses, garantía negociada, así como la autorización del préstamo

debidamente firmado por la Dirección General.

4. En los casos de contratos con empleados o aquellos celebrados con

profesionistas independientes que presten sus servicios en las instalaciones de

THONA, se utilizarán los formatos diseñados por el área jurídica para dicho

servicio y cualquier modificación a los mismos deberá ser previa validación del

área jurídica. Será responsabilidad del área de Recursos Humanos conservar

estos contratos así como los expedientes internos correspondientes.

Operación

Entradas Responsable Actividades y criterios de análisis Salidas

Contrato Administrador

del contrato

1. Recibe Contrato para firma

2. Entrega al área jurídica junto con una copia de

los siguientes documentos:

a. En caso de persona moral:

Copia de acta constitutiva,

RFC

Poder del representante legal que firma el

contrato con las facultades que de acuerdo

al contrato se requieran.

Copia de identificación oficial del

representante

Copia de comprobante de domicilio de la

empresa.

b. En caso de persona física,

Copia de RFC,

Documentos

Persona






Copia de identificación oficial con fotografía

Copia de comprobante de domicilio y en su

caso

Copia de cédula,

Permiso o licencia para prestar los servicios

que se contratan.

c. En caso de ser persona física extranjera

Copia de pasaporte.

Forma migratoria mediante la cual se

identifique y acredite su nacionalidad.

Comprobante de domicilio o contrato de

arrendamiento que acredite, esté

establecido en una casa habitación (propia

o rentada)

Comprobante de la fuente de ingresos

(recibos de sueldos u honorarios,

facturación o última declaración de

impuestos).

En todos los casos:

Autorización correspondiente, que podrá consistir

en correo electrónico o rubrica del funcionario

autorizado.

Contrato Área Jurídico 3. Recibe contrato y documentos para su revisión

4. Revisa contrato y documentos correspondan

con el tipo de personalidad que acredita

5. Aclara los puntos de comentario (cuando

aplique)

6. Rubricará el contrato y da a éste un número de

control, que consistirá en al menos 12

Control de

contratos






caracteres en el siguiente orden: número de

área (2) persona física o persona moral (2) fecha

día mes y año (6) número consecutivo (2 al

menos)

7. Inserta sello de jurídico en el contrato

8. El área de finanzas o tesorería encargada de

realizar los pagos a proveedores deberá

verificar que se cuente con número de control,

sello y rubrica.

Administrador

del contrato

9. Recibe Contrato con los elementos descritos

10. Recaba firmas necesarias para la validez del

contrato

Tres tantos del mismo:

o Envía original al área jurídica,

o Conserva el administrador otro

original

o Entregando el restante a la otra

parte.

En caso de que se requiera apoyo para la elaboración de un contrato

Entradas Responsable Actividades y criterios de análisis Salidas

Contrato

Administrador

del contrato

1. Solicita al área jurídica elabore contrato,

mediante correo electrónico, proporcionando

por escrito:

Tipo de contrato

Información de las partes que intervendrán

(nombres completos, domicilios, RFC,






nombres de representantes, etc.)

Objeto del contrato. Especificando

claramente todos los puntos que se deben

contemplar y cuestiones negociadas con la

contraparte. En caso de tratarse de

comodato, arrendamiento, préstamo o

similares, se requerirá la descripción

detallada de los bienes.

Vigencia (fecha de inicio, fecha de

terminación y fecha de firma)

Contraprestación (contemplando en su

caso prestaciones extraordinarias, bonos o

cualquiera otro que se haya negociado).

Garantía particular (en caso de requerir)

Cualquier otro documento e información

necesaria para su elaboración.

Informaci

ón del

contrato

Área jurídica 2. Recibe información del administrador del

contrato

3. Revisa toda la documentación

En caso de requerir algún dato

complementario lo solicita al administrador

para que a su vez lo solicite

4. Elabora proyecto de contrato para discusión y

aprobación por parte del Administrador de

contrato y se asegura contenga:

Las partes son empresas legalmente

constituidas y que tienen facultades legales

para celebrar contratos.

Se especifique claramente el objeto y

duración o vigencia del contrato.

Proyecto de

contrato






Se establezca la jurisdicción del contrato.

Solamente el Director Jurídico de THONA

puede aceptar someterse a jurisdicciones

extranjeras.

Se establezca el monto de la prestación del

servicio y las formas de pago.

Se establezca la moneda que se utilice para

el pago de productos o servicios objeto del

contrato.

Se indique la responsabilidad laboral en

caso de controversias con las personas que

presten los servicios.

Se delimite la confidencialidad y propiedad

de la información revelada como objeto del

contrato, así como la transferencia de datos

personales.

Se establezca el domicilio fiscal de los

prestadores de servicios y el lugar donde se

prestarán los mismos.

Se indiquen las causas de rescisión o

terminación anticipada.

Se establezcan las sanciones en caso de

incumplimiento y/o garantías.

5. Rubricará el contrato y da a éste un

número de control, que consistirá en al

menos 12 caracteres en el siguiente orden:

número de área (2) persona física o

persona moral (2) fecha día mes y año (6)

número consecutivo (2 al menos)

6. Inserta sello de jurídico en el contrato

Control de

contrato






7. El área de finanzas o tesorería encargada

de realizar los pagos a proveedores deberá

verificar que se cuente con número de

control, sello y rubrica.

Administrador

de contrato

8. Recibe contrato

Elaboró Autorizó

Adriana Hernández

Directora Jurídico

Consejo de Administración con fecha 29 de enero de

2015, según acta de esa misma fecha.

Date post:	29-Mar-2020
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