Step1 メールの仕組みを確認しよう………………………… 1Step2 宛先の種類を使い分けよう…………………………… 4Step3 メールを送受信しよう………………………………… 5Step4 メールに返信しよう…………………………………… 8Step5 メールを転送しよう………………………………… 10Step6 添付ファイルを扱おう ……………………………… 11Step7 アドレス帳や署名を利用しよう …………………… 13
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【対象書籍】情報リテラシー（型番：FPT1917）
情報リテラシー 入門編（型番：FPT1918）
情報リテラシー 総合編（型番：FPT1919）
情報リテラシー アプリ編（型番：FPT1920）
メールの基礎知識
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Step1 メールの仕組みを確認しよう
1 メールとは「メール」とは、パソコンや携帯電話でやり取りする手紙のことです。「電子メール」や「eメール」ともいいます。文字をやり取りするだけでなく、写真やWordで作成した文書、Excelで作成したファイル、PDFファイルなどもやり取りできます。メールには、次のような特長があり、多くの人に愛用されています。
●距離に関係なく、世界中の人々と手軽にやり取りができる●相手の都合に関係なく、自分の好きなときに送ることができる●文字だけでなく、写真や文書などのファイルもやり取りできる
いつでも大丈夫 ！
Excelファイル
2 メールアドレスとはメールをやり取りするには「メールアドレス」が必要です。メールアドレスは、メールを利用するときの郵便物の住所や宛名に相当するものです。世界中のどこからでも特定の相手にメールが届けられるのは、メールアドレスが世界に1つだけで、同じものが2つと存在しないためです。メールアドレスは、次のように構成されています。
メールアドレスの例
❶アカウント名＠の左側は「アカウント名」といい、ユーザーの名前を識別します。
❷@メールアドレスは「@（アットマーク）」という記号で区切られています。
❸ドメイン名＠の右側は「ドメイン名」といい、メールアドレスの発行元を識別します。ユーザーはドメイン名を変更できません。
❶ ❸❷
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メールアドレスの取得メールアドレスは、携帯電話や「プロバイダー」と契約したときに発行されたり、所属している学校や会社から支給されたり、フリーメールサービスを利用して取得したりすることができます。
プロバイダー「プロバイダー」とは、個人宅からインターネットに接続するために必要なサービスを提供している会社のことです。パソコンとインターネットをつなぐ役割を果たします。プロバイダーには、「Yahoo!BB」や「So-net」、「@nifty」などがあります。
フリーメール「フリーメール」とは、無料で利用できるメールサービスのことです。フリーメールには、Googleが提供している「Gmail」やYahoo!が提供している「Yahoo!メール」などがあります。
3 メールの仕組みメールを送ることを「送信」、メールを受け取ることを「受信」といいます。また、メールを相互にやり取りすることを「送受信」といいます。メールは、直接相手のパソコンや携帯電話に届けられるわけではありません。それぞれのメールアドレスを管理しているメールサーバを経由してやり取りされます。メールを送信すると、送信者のメールサーバに届けられます。そこから、メールの宛先に指定されているメールアドレスのドメイン名をもとに、受信者のメールサーバを探し、メールを送信します。受信者のメールサーバは、メールアドレスのアカウント名をもとに各ユーザーのメールボックスにメールを届けます。メールボックスは、自分専用の私書箱のようなものです。受信者は自分のメールボックスに届けられたメールを読みます。
メールボックス
メールアドレスは…。
あそこだ！
送信者のメールサーバ
受信者のメールサーバ
メールボックス
送信者 受信者
送信受信
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4 メールソフトメールをやり取りするためには、「メールソフト」が必要です。メールソフトはメールをやり取りしたり、保存・管理したりするためのソフトウェアで、「メーラー」ともいいます。「Windows10」には、「Mail」（メール）というメールソフトがあらかじめ入っているので、それを利用すれば手軽に始められます。Mailを利用するには、メールアドレスやパスワードなどの情報を設定する必要があります。ほかにも、メールサーバの種類やユーザー名などが必要になることもあるので、必要に応じてプロバイダーのマニュアルなどを参照するとよいでしょう。
Webメールメールのやり取りは、ブラウザを使って行うことも可能です。ブラウザ上でやり取りするメールを「Webメール」といいます。GoogleやYahoo！JAPANなどのホームページでは、登録するとすぐに使える無料のメールアドレスを提供しています。
パスワードメールアドレスとパスワードは対になっており、本人確認の役割を果たしてくれます。パスワードは、生年月日や電話番号など推測されやすいものは避け、英字・数字・記号を組み合わせた推測されにくいものにしましょう。パスワードが覚えられないからといって、メモにしてパソコンに貼っておくと、勝手にメールが見られてしまう可能性もあるので、注意しましょう。
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Step2 宛先の種類を使い分けよう
1 TO、CC、BCCの使い分けメールを送信するには、メールの宛先にメールアドレスを入力します。宛先は、目的に応じて次のように使い分けます。
❶宛先（TO）メールの正規の受信者を指定します。❷CC正規の受信者以外に、参考として読んでほしい受信者のメールアドレスを指定します。ほかの人にメールの内容を知っておいてもらう場合などに使います。❸BCCBCCに指定したメールアドレスは公開されません。メールをほかの人に送ったことを知られたくない場合や、メールを送る相手同士が面識のない場合などに使います。受信者は、メールを受け取ったとき、BCCに指定されている人を確認することはできません。
To斎藤君
BCC三輪さん
BCC矢田さん
BCC小野さん
CC田中君
富士君 富士君
写しとして届く
同じゼミで全員知り合い 講演会の招待者でそれぞれ面識がない
❶❷❸
❶❷❸
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Step3 メールを送受信しよう
1 メールの作成メールを作成するときは、内容をわかりやすく伝えるために次のようなことに注意しましょう。
❶宛先受信者のメールアドレスを正確に入力します。1文字間違えただけでも、相手に届かないので注意しましょう。
❷件名メールの内容を簡潔に表現した件名を記載します。メールの受信者が最初に目にする重要な部分です。
❸本文受信したメールは、忙しい合間を縫ってチェックすることも多いため、相手が短時間で必要な内容を把握できるように工夫します。最後まで読まないと用件が伝わらないようなメールは、後回しにされてしまう可能性があります。メールの本文では、最も伝えたいことを最初に持ってくるようにしましょう。また、だらだらと長い文章は、あとで読もうと思われてしまうかもしれません。1文の長さをできるだけ短くし、簡潔な文章を心がけます。
❸
❶
❷
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2 メールの送信メールを送信すると、送信したメールは「送信済みアイテム」に保存されます。
メールを送信するときは、次のようなことに注意しましょう。
●送信前に必ず確認するメールは一度送信してしまうと、取り戻すことができません。送信する前に、入力した内容を丁寧に確認しましょう。特に宛先を間違えると、重要な情報がまったく関係のない他人に知られてしまう危険性があるため、十分注意が必要です。
●初めて送る人には自己紹介するホームページで公開されているメールアドレスに問い合わせのメールを送ったり、友人から紹介を受けた人に、会う前にメールを送ったりする場合など、面識がない人にメールを送ることがあります。このようなときは、最初に簡単な自己紹介をし、できるだけ丁寧な文章で書くようにします。特に、初めてメールを送る人に何かを依頼する場合は、相手に失礼のないように十分注意しましょう。
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3 メールの受信受信したメールは「受信トレイ」に保存されます。メールサーバに届いたメールは手動で受信することもできますが、メールソフトによっては起動時に自動的にメールを受信したり、定期的に新着メールを確認したりします。
迷惑メールウイルスメール、広告メール、いたずらメール、読むつもりもないメールが頻繁に送信されてくることがあります。このようなメールを「迷惑メール」といいます。メールソフトによっては、メールソフト側でメールの件名や内容などを総合的に判断し、迷惑メールと判定したメールを「迷惑メール」フォルダーに振り分ける機能があります。ただし、オンラインショッピングなどの「自動返信メール」を迷惑メールと判定するなど、正確に判定できないこともあるので、必要なメールが「迷惑メール」フォルダーに振り分けられてしまっていないか、定期的に「迷惑メール」フォルダーの中を確認するとよいでしょう。
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Step4 メールに返信しよう
1 メールの返信受信したメールに返事を出すことを「返信」といいます。メールソフトの返信機能を使うと、受信したメールの送信者のメールアドレスが自動的に宛先に表示され、入力ミスを防ぐことができます。また、件名には、受信したメールの返信であることを示す「RE：」が表示されます。
メールを返信するときは、次のようなことに注意しましょう。
●早めに返信する返事が必要なメールには、できるだけ早く返信します。受信者からなかなか返事が来ないと、送信者は届いたのか、読んでもらえたのかもわからず不安になってしまいます。忙しかったり、確認や検討が必要だったりしてすぐに回答できない場合でも、現在の状況を伝え、いつまでに回答できそうかを伝えるとよいでしょう。
●CCの指定があれば全員に返信する受信したメールにCCに指定されている人がいたら、送信者は、これらの人と情報を共有しておきたいのだと考えましょう。したがって、返信する際には送信者だけでなく、CCに指定されている人も含めて全員に返信します。ただし、CCに含まれている人はCCのまま返信します。
受信メールの送信者
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●引用文を活用するメールを返信するときは、新規に返信用のメールを作成するのではなく、受信したメールを使用して返信するのが一般的です。これを「引用」といいます。引用を活用すると、送信側は効率よく返信メールを作成でき、受信側は自分が書いた文章を同時に確認することで、内容をすばやく理解できます。引用を活用する際は、受信したメールの文章に対応させて返事を書くと、会話のように受け答えができ、何に対する返事なのかがわかりやすくなります。回答すべき内容が複数あるか、それぞれの回答が長くなりそうな場合などには、この方法を使うとよいでしょう。
●引用を繰り返さない引用を使った返信を繰り返すと、「＞」などの引用記号が多くなって読みにくくなるので、引用は2回程度で終わらせるようにします。また、引用文は必要に応じて削除するのはかまいませんが、文章そのものを変更してはいけません。
携帯電話への返信相手がメールを携帯電話で受信することがわかっている場合は、文章を引用しないように配慮します。文章が長いと確認が大変になるだけでなく、受信できる文字数に制限がある場合は、すべてを表示できない可能性があります。
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Step5 メールを転送しよう
1 メールの転送受信したメールを第三者に送信することを「転送」といいます。メールの内容を知らせたい人へ転送すると、簡単に情報を共有することができます。メールソフトの転送機能を使うと、件名には、受信したメールの転送であることを示す「FW：」が表示されます。
メールを転送するときは、次のようなことに注意しましょう。
●むやみに転送しない送信者に断りもなく、転送しないようにします。送信者の名誉が傷ついたり、個人情報が漏れたりして、迷惑がかかるおそれがあります。転送する場合は、送信者の承諾を得るようにしましょう。
●転送する文章を変更しない転送する相手に知らせる必要がない文章は、削除してもかまいません。ただし、転送する文章そのものを変更してはいけません。転送する文章に間違いがあった場合は、修正せずに間違っているという事実を伝え、正しい内容を補足します。
●コメントを一言添える転送とはいえ、受信者の名前や前文なしに送りつけるのは失礼です。どのような意図で転送されたのかがわからず、読んでもらえない可能性もあります。本文の最初に、転送した理由や補足したいことなど、コメントを一言添えて転送するようにします。
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Step6 添付ファイルを扱おう
1 添付ファイルの送受信メールは文字によるメッセージだけでなく、デジタルカメラで撮影した写真やWordで作成した文書、Excelで作成した表など、パソコンで扱えるファイルを送受信することができます。メールに付けて一緒に送るファイルのことを「添付ファイル」といいます。
2 ファイルやフォルダーの圧縮と解凍添付するファイルのサイズが大きいと、送信するメールサイズも大きくなります。ファイルのサイズが大きいメールは、相手のメールボックスの容量を圧迫したり、メールサーバの制限により送受信できなかったりすることがあります。そのようなことを防ぐためにも、サイズが大きなファイルは「圧縮」してメールに添付するとよいでしょう。圧縮されたファイルは、もとのファイルよりもサイズが小さくなります。また、複数の写真やファイルを送信するときは、フォルダーにまとめて圧縮して送信するとよいでしょう。
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圧縮されたファイルを受信したら、「解凍」して圧縮フォルダーをもとの状態に戻す必要があります。解凍は「展開」ともいいます。
1通あたりのメールの容量メッセージの容量と添付ファイルの容量を合計したものが、メールの容量です。1通あたりのメールの容量には制限があり、制限を超える添付ファイルは送信できません。制限の範囲内であれば、複数の添付ファイルを同時に送信できます。1通あたりのメールの容量は、メールサーバによって異なるので、メールアドレスの発行元に確認しましょう。また、自分が送信できても、相手が容量オーバーで受信できない場合も考えられるので、相手の状況を確認するようにしましょう。
メールでの失敗と対応例メールでよくありがちな失敗と対応例は、次のとおりです。
メールが戻ってきたとき宛先不明や容量オーバーなどでメールが戻ってくることがあります。宛先不明でメールが戻ってきたら、まずはメールアドレスに間違いがないかどうかを確認します。間違っていないようであれば、メールアドレスが変わっていないかどうかなど、本人や共通の知人に確認します。容量オーバーの場合は、添付ファイルを分割したり、ファイル転送サービスを利用したりするとよいでしょう。
間違った相手に送信したとき間違えて送信した相手にお詫びをしたうえで、削除してもらいます。重要な情報が漏れてしまわないように、重要なメールを送るときは宛先に十分注意しましょう。
添付ファイルを忘れて送信したとき同じ件名に「（再送）」と付け加え、添付し忘れたことだけを書いて再送信します。
受信したメールを削除したとき送信者にお詫びをして再送信してもらいます。
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Step7 アドレス帳や署名を利用しよう
1 アドレス帳よくメールをやり取りする相手のメールアドレスを「アドレス帳」に登録しておくと、一覧から選択するだけで宛先を指定できるので、入力の手間が省けるうえ、入力ミスを防ぐこともできます。アドレス帳は、よく電話する相手の電話番号を携帯電話の電話帳に登録するのと同じような機能です。※メールソフト「Mail」を使う場合は、Windows 10の「People」を使ってアドレス帳を管理できます。
2 署名メールの本文の最後には、自分の名前や連絡先などの情報を「署名」として記入します。署名は記号などを使って線を引き、本文と区別します。メールソフトに署名を登録しておくと、作成したメールに自動的に署名が追加されるので、入力する手間を省くことができ効率的です。
署名
● Microsoft、Windowsは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。● その他、記載されている会社および製品などの名称は、各社の登録商標または商標です。● 本資料では、TMや®は省略しています。● 本資料は、構成・文章・データなどのすべてにおいて、著作権法上の保護を受けています。本資料の一部あるいは全部について、いかなる方法においても複写・複製など、著作権法上で規定された権利を侵害する行為を行う ことは禁じられています。● 本資料のスクリーンショットは、マイクロソフトの許可を得て使用しています。● 本資料のデータファイルで題材として使用している個人名、団体名、商品名、ロゴ、連絡先、メールアドレス、場所、出来事などは、すべて架空のものです。実在するものとは一切関係ありません。
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特典メールの基礎知識【対象書籍】 情報リテラシー （FPT1917） 情報リテラシー 入門編 （FPT1918） 情報リテラシー 総合編 （FPT1919） 情報リテラシー アプリ編 （FPT1920）
2020年2月
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