Definir tipos de documento

16/02/2004

Alterao em 21/04, para suportar o Mdulo PWFC

Guia de Configurao

Definir Intervalo de numerao para documentos

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1. Propsito

Resumo do Processo

De seguida, criar os intervalos de numerao para os documentos. Indicar para cada intervalo o seguinte:

um intervalo de nmeros, do qual devero ser selecionados os nmeros de documentos

o tipo de distribuio de nmeros (interna ou externa)

Atribuir cada intervalo de numerao a um ou mais tipos de documento. O intervalo de numerao ativado na entrada e lanamento de um documento, atravs do tipo de documento.

O usurio pode utilizar um intervalo de numerao para vrios tipos de documentos. Assim tem a possibilidade de diferenciar documentos de acordo com o seu tipo, reunindo-os no entanto de novo no arquivo dos documentos originais, na condio de o usurio gravar os documentos originais no nmero de documento do processamento eletrnico de dados.

NotaO tipo de distribuio dos nmeros de extrema importncia. Assim, o usurio deve verificar para cada tipo de documento se ter que ser utilizado um intervalo de numerao prprio e que tipo de distribuio de nmeros faz sentido.

A distribuio externa de nmeros faz, por exemplo, sentido quando os documentos vm do sistema anterior. A condio os nmeros serem unvocos. Na distribuio externa de nmeros, o nmero atual no exibido. Na inscrio manual de um nmero de documento tem portanto que ser garantida a organizao perfeita de uma distribuio de nmeros.

A distribuio interna de nmeros faz sentido quando, por exemplo, os documentos originais no tm nenhum nmero de documento unvoco. Isto verifica-se no caso das faturas de fornecedores.

Os intervalos de numerao para os documentos so dependentes da empresa. O usurio ter portanto que criar os intervalos de numerao para cada empresa na qual utilizado o tipo de documento, com a mesma chave de intervalo de numerao.

Os intervalos de nmeros no podem estar sobrepostos. Caso utilize intervalos de numerao dependentes do ano, poder indicar o mesmo intervalo vrias vezes com a mesma chave para "Bis-Exerccios" diferentes (fronteira de validade at qual o intervalo de numerao vlido). Caso queira definir intervalos de numerao independentes de "Bis-Exerccios", inscrever 9999 no campo para "Bis-Exerccios".

AtenoUtilizar um intervalo de numerao sob a chave X2 para documentos modelo e sob a chave X1 para documentos padro para lanamento peridico. Estas chaves no podem ser utilizadas para outros intervalos de numerao.

RecomendaoArquivar os documentos originais (Documentos em papel) sob o nmero de processamento eletrnico de dados do sistema SAP. Dever tambm escrever o nmero do processamento eletrnico de dados no documento original.

Assim garantido que o documento original de uma trasao contbil possa ser encontrado em qualquer momento.

Atividades1. Determinar como dever ser efetuada a arquivao do documento nas empresas.

2. Definir, de acordo com a arquivao, os intervalos de numerao.

3. Garantir que os intervalos de numerao sejam atribudos aos respectivos tipos de documemto.

Notas sobre o transporteOs objetos de intervalo de numerao podem ser transportados da seguinte forma:

Selecionar na tela "Intervalo de numerao" para o documento contbil Intervalo -> Transportar .

Ter em considerao que no sistema destino so eliminados primeiramente todos os intervalos dos objetos de intervalo de numerao selecionados, de forma a que depois da importao s existam ainda os intervalos exportados. Os nveis do intervalo de numerao so importados com o valor que tm na altura da exportao.

As tabelas dependentes no so transportadas nem convertidas.

2. Configurao da Organizao

Transao: FBN1IMG > > Contabilidade financeira > Configurao contabilidade financeira > Doc. > Interv.numerao doc > Definir intervalos de numerao de documentos

Procedimento

Alterao em 21/04, para suportar o Mdulo PWFC:

Criao dos Intervalos abaixo:

CampoDescrioR/O/CAes do usurio / contedoComentrios

No.Cdigo do intervaloRInformar o cdigo Z0 e Z1Foram cadastrados novos intervalos de numerao

AnoAno de vigncia da numeraoRInformar 9999

Do No.Vai ser do nmero xxRInformar 9900000000 e 9800000000

At No.At o nmero XXRInfomar 9999999999 e 9899999999

R/C/O: Indica a caracterstica de preenchimento do campo. Requerido, mandatrio (aparece nas telas representado por um ponto de interrogao). Opcional. Condicional.

N intervalo de numerao

Identifica de forma unvoca um intervalo consecutivo de numerao dentro De um objeto ou subobjeto.

Procedimento

Indicar qualquer sigla de duas posies.

Do n

O n de o limite inferior de um intervalo.

Utilizao

Em intervalos internos o n de o primeiro n a atribuir.

Em intervalos externos o limite inferior.

Dependncias

Intervalos externos s podem conter caracteres ou ns, visto que a ordenao pode ser diferente nas diversas plataformas (code page):

Possvel: 000001 at 999999

AAAAAA at ZZZZZZ

No permitido: AAAAAA at 999999

N at

Limite superior de um intervalo.

Utilizao

Em intervalos internos o n at o ltimo n atribudo.

Em intervalos externos este n o limite superior.

Dependncias

Intervalos externos s podem conter caracteres ou ns, visto que a

ordenao pode ser diferente nas diversas plataformas (code page):

Possvel: 000001 at 999999

AAAAAA at ZZZZZZ

No permitido: AAAAAA at 999999

Posio do intervalo de numerao

Contm nos intervalos consecutivos de numerao internos o ltimo n atribudo.

Cdigo p/interv.numerao interna (' ') ou externa ('X')

Cdigo que determina se o intervalo consecutivo de numerao externo ou interno.

Utilizao

Nos intervalos consecutivos de numerao internos a atribuio de ns efetuada atravs do sistema SAP. A atribuio de um n automtica. O n atribudo automaticamente situado entre o 'de n' e 'at n'. O ltimo n atribudo registrada em log na posio do intervalo de numerao.

Na atribuio externa de ns o usurio tem de entrar um n. O n entrado tem de ser situado entre o 'de n' e 'at n',

Dicas

A estrutura de numerao de escolha do cliente. No nosso exemplo iremos utilizar um intervalo de numerao para cada tipo de documento.

aconselhvel criar intervalos de numerao por ano.

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