Preparing for the Next Generation of College Health RNs

Paula Jessen RN MPADonna Vose RN BC             Mary Bey RN  BSN

Learning Objectives• Identify the importance of re‐evaluating the RN orientation needs of the next generation of college health nurses

• Define the concept of adult learning principles in relation to its importance with developing an orientation process

• Provide examples of how to develop components of a competency‐based RN orientation for student health services

• Describe important outcomes of a structured orientation program

Our Dilemma

• The demographics of our staff are similar• All staff have many years of experience• Rare turnover• Retirement incentives creating need to recruit and develop new staff

• Salary was not a motivating factor• No formal consistent clinical nursing orientation program and it varied with the preceptor

What was motivating us to change

• Strong new recruits came and left even before orientation was completed which impacted staffing and had budgetary implications

• Remaining staff frustrated and upset• Difficult to identify why people were honestly leaving

• Hiring outcomes were not always beneficial

What was motivating us to change

Staffing SHS was a nightmare

UConn SHS NEEDED to SET the STAGE for Change

Setting the Stage• Historical Background: what works, what does not, cost, required competencies(can differ by organization)

• Organizational  Climate: change readiness of staff and management

• Fact Finding: Why are good candidates leaving? Why is this different from previous recruitment efforts?

• Explore common… isms

Evaluate for Change: TRUE OR FALSE?

• If it ain’t broke don’t fix it• This is the way we have always done it• A RN is a RN is a RN• They don’t make RNs the way they used to• New blood creates new ideas to grow an organization

• Nursing behavioral competencies are up to date

Time for Change Not all was broken; identify what is good and 

KEEP IT!

A RN is a RN

• College Health Nursing is different…not better just different. 

• The consequences of the wrong fit can be devastating…. 

Hiring is Not an Exact Science

IT IS A BALANCING ACT

• Senior staff are rich in knowledge and experience• They know what works and what has not worked• They are invested in the organization and know the resources available

• Have a history of appreciating the students we serve

• New blood creates new ideas to grow Nursing Practice.  

• Why not have both?

They do not make RNs like they use toThis can be a rose colored perception• Roles have changed• Procedures have changed • Practice expectations have changed which may not be aligned with present staff

• How do you align these for consistency?

HILDA FELT THE SAME WAY

Open letter to our colleagues…they  knew the answers

• Describe what the practice of a newly oriented employee to college health  should look like

• List what are the important elements a new orientation e.g. identifying demonstrated competency, accountability etc.

• What works in our present system• What needs to be changed

Structured Outcomes we wanted… Behavioral Competencies

Practice is comprehensive, knowledgeable and focused on the student

Priorities of care based on acuity and the student’s needs

Skillfully interviews, performs the PE and analyzes the information to ID the problem and individualize care needed

Provides age‐specific and culturally sensitive care based on the nursing process, performs needed technical skills, and confidently seeks assistance when needs are beyond scope of own experience

Structured Outcomes Wanted Implements evidenced‐based care that recognizes when 

and how to make changes in the plan of care/observation Excellent communicator to all Complies with established policies; respects privacy 

needs/requirements; adjusts teaching strategies Serves as the student’s advocate Astute awareness of the orientation process and 

recognizes his/her responsibility for achievement of positive outcome

Can complete process within an acceptable timeframe

We knew we needed to Change

• Someone needs to own the process and be its shepherd and is accountable for the process

• Lack of standardization– content, expectation

Needed Orientation Changes• Time needs to be focused on clinical care vs nice to

• Demonstrate critical equipment/procedure competency 

• Resources readily available• Develop specific timeframes for completion of requirements with accountabilities for the preceptor and employee

• New employee has responsibilities• Need instructional format for preceptors

Needed Orientation Changes

• Meet and greet• References readily available 

Needed Orientation Outcomes

• At the end of the structured orientation time the nurse needs to be able to function competently.  

• Orientation is an ongoing process and may extend to one year…Follow‐up is needed to shepherd the process

Something was missing

The major missing pieces

Adult learning concepts

Novice to expert concepts

Adult Learning Concepts

• Come in with experience and knowledge to build upon; are self‐directed.

• May also have misconceptions and /or are  set in their ways

ADULT LEARNING CONCEPTS

The importance of the process and how it relates to their success in their role—what do I need to know.  Need to see the  relevancy

ADULT LEARNING CONCEPTS

They want to be actively involved in the process and thrive in collaborative relationships.

Adult Learning Concepts

• Appreciate independent learning• Provide a learning environment

Adult Learning Concepts

• Self‐Identity is attached to experiences• Help them grow from their baseline

Adult Learning Concepts

• Beneficial for adult learners to reflect on what they have achieved  

Adult Learning Concepts

• Compartmentalizing the process may assist the employee with processing the information

Novice to Expert

Benner :Nurses entering a new area in which they have no experience are a novice and limited to the performance at this levelIt is frustrating for them as they are accustomed to functioning at an expert level

Novice to Expert

2004 American Holistic Nurses’ Association • Lesson to be learned is the need to recognize the transition in role identity from expert to novice

• Expert knowledge is not automatically transferable

• This can be a potentially ego‐deflating experience

Feelings Challenge their Comfort Zone

• What they are feeling is normal and they need to deal with it.  This is their journey We are the mentors and can support them through the process.  Excuses do not add value

Novice to Expert

Novices are still expected to practice within one’s scope of practice and bring along with them their nursing experienceThe nurse’s past experiences are still there and  accompany his/her ability to critically think and react. 

Professional Role CompetencyCompetency is the ability to do something 

successfully and/or efficiently

ANA Position Paper 5/28/08• The public has a right to expect nurses will demonstrate competence

• Competence is definable, measurable and can be evaluated. 

• Employers are responsible and accountable to provide the environment conducive to competent practices

Where we were …College Health NurseWhere will we be?

DESCRIPTION 1979 RN JOB updated 1985

• Duties• Responsibilities• Requirements

14 RN’S 

• Diploma/AD/BSN/MSN/MPA• Years of Experience combined total• Age Range• Shifts/Areas covered in SHS

Clinical Ladder Program

• 3 levels–All nurses start at Level 1 Competent– Level 2 Advanced Practice– Level 3 Excellence in Practice

Old Orientation Program

• Same as nursing description ‐ not updated• Protocol book/procedures• Increased time meeting with departments and learning the building

• University Departments resources• Phone system • SOAP charting• Different staff daily for guidance• No follow‐up after orientation• Probationary period x 1 year

CHANGES

• Technology• Equipment• Internet for healthcare information• Diverse student population• Insurance/Fee for service• EMR• Appointment driven facility

Generational Harmony• 4 generations working together 

– Traditionalists 1925‐1942– Baby Boomers 1943‐1960– Generation X 1961‐1981– Millennial 1982‐2000

Challenges

• Most nurses across all generations want– Respect– To be lifelong learners– A strong sense of team– To improve the profession of nursing

How do we do this????• Develop the role and content• The right person needs to be selected to shepherd this process

• Develop an interactive learning environment• Decide what needs to be included

Preceptor role

• Promote an organized approach• Evidence‐based process• Outcome‐Driven• Guide new nurse to college health to competency

• Partner with staff nurse for success• Assure safety of patients and new staff nurse

Preceptor Qualities

• Teacher/Evaluator • Leader/Mentor

Preceptor Qualities

• Communicator/Listener

• Clear specific goals/expectations

Preceptor Qualities

• Socialization Agent• Role Model

Learning environment

• Create environment conducive to learning• Science and art of teaching• Learning space• Concrete illustrations• Manage opportunities and pace• Allow time for review and reflection

Preceptor Success

• Nurse feels competent and confident to meet the demands of the job

• Nurse feels supported to succeed• Retention rate increases• Cost effective • Succession planning• Employee Satisfaction • Team Building

Millenials

• What is next?• Todays nursing students • Who will train them?• What new challenges will emerge 

• Today’s nursing students • What is next?• Who will train them?• What new challenges will emerge? 

Characteristics

Strengths• Relish electronic media• Short snippets• Self focused• Global experiences• Well educated• Team oriented

Challenges• Prefer to not have to attend 

class • Focused leaning….need to 

know• Change in balance of personal 

and professional life• Crave instant feedback for 

success• Will challenge educational 

modalities

The Future

Total Success Together

The Making of a College Health Nurse

The Nuts  and Bolts

It begins before they arrive

Set the Expectations

• Initial letter from the Director of Nursing

• The letter sets the tone for mutual expectations

Developing Timeline for Orientation

Timeline Orientation Component Responsible Person

Prior to orientation DON welcoming letter with skill matrix to be returned within one week

DON Office

Prior to orientation Preceptor(s) selected DON Office

Prior to orientation RN to complete matrix.  This will allow preceptor to identify specific skills that need to be included

New employeePreceptor

Prior to orientation Preceptor to review above and develop orientation plan with schedule  

Preceptor

First Day½ hour

Welcome. Meet with DON to discuss goals, mission, four Cs(competence, compassion, caring and customer service, overview of orientation, HIPPA/FERPA 

DON

Timeline Continued½ hour Visit One Card Office

5‐6 hours Orientation Human Resources Human Resources

2nd Day‐1/2 hour

3 hours

2.5 hour

1 hour

Tour of building, Meet and greet,

Discussion role of modules scavenger check list, mini manualClinical practice with preceptor. Review of pt prep, vital signs, history taking, assessment documentationPyramed orientation, computer security Power point, password creationPOC validation, Infection Control

Preceptor

Art

Eileen

Orientation Process

• During the  orientation process we expect the 

nurse to be a proactive participant in the their orientation process.

Preceptor Program    

• Each nurse has their own special needs to develop their practice and attain the standard level of practice for college health nursing

Selection of the Preceptor

• The Coordinator responsible for the new employee should select the preceptor that he/she feels would compliment the learner.

• Qualifications:–Minimum of 3‐5 years college health experience

– Demonstrates a level of excellence in care within his/her practice

Nursing Skill Matrix

• Most competencies identified before they begin• Matrix sent with Director of Nursing letter

Mini Orientation Manual

WELCOME Cathy

To UConn and

Nursing at Student Health Services

Module Development

• Modules were mostly developed by RN‐2 and RN‐3’s

• Similar formats • Contains post testing

Examples of Self Learning Modules General Overview of Nursing Approach to the Care of the Students at SHS Care of the Student with Mouth and Throat Conditions Care of the Student with Ear Problems Cultural Diversity and Competence Food Bourne Illnesses Women’s and Men’s Health Musculoskeletal and Orthopedic Conditions Caring for the Student with Suspected Concussion The Transgender Student Introduction to Endocrine Disorders Hydrofluoric Acid Commonly Used Injectable Drugs/Medications

Use of Clinical Modules

• Provides standardization of information• Benefits the new nurse and the preceptor• Supports our Clinical Ladders Program

SELF LEARNING MODULE FOR 

THE TRANSGENDER STUDENT

DirectionsThis self‐learning module will provide you with information on the care of selected clinical topics.  Depending upon your own clinical background you may elect to read the accompanying information as it  will prepare you for the post‐test or you may proceed to the test.  You will need to complete the post‐test successfully to meet the requirements of this module.After you complete the post test, turn this into your preceptor to discuss any questions you have on this content.

Transgender Module Questions

1. What are some of the terms transgender students call themselves?

2. Name a few of the theories about why some people are transgender.

3. T or F  many of the transgender students have experienced discrimination, shaming or violence.

4. What are some of the resources/referrals that are available to the transgender student at UCONN?

Develop TimeframesRecognize timeframes vary by 

RN and Organization

• Tour• Meet and Greet• Get to patient care quickly

Beginning Interactions

• Review of specific rooms and scavenger hunt• Clinical Care• Point of care competency by the lab• Department and Organization Orientation• End of Week Recap with Employee, Preceptor and Management

Department and Organization Orientation

• Telephones• Computers• Email• Card Access• Hours of Operation• Emergency • SHS Web page• Organizational Chart• Division of Student Affairs• Personal Safety Devices

• TQI• Medical Records• HIPPA Training, Privacy 

and Security• Infection Prevention• Employee Health• Internal/External Disaster 

Plan• Pharmacy/Labs Radiology• Business Office

Next• Patient care, patient care, patient care……• Modules, modules, modules……Testing• Scenario discussions• Priority setting, Managing flow• Identify competencies• Meet with DON• Follow‐up evaluation

Continuation

• Patient Care• Completion of modules, scenarios and most of skill matrix

• Completes level 1 standards of practice for the Clinical Ladders

• Final summary of orientation

Injury Scenario

Summary of Nursing Orientation

Preceptor Evaluation Form

The Orientation Continues….

Interactive Learning Environments

• Contains specific components that are measurable and based on outcomes

• Provide for self‐directedness of the new person

• Identifies current strengths/limitations  of the nurse and is used to develop the orientation plan

nteractive Learning EnvironmentsFocus changes from instilling information of content to application of knowledge with specific outcomesBoth the nurse and preceptor are engaged together to make this happen.  The relationship continues outside of orientation

Our Challenges

Look back to our original “to do list” and make correctionsImplement our Preceptor Course with staff who are new to the processRefine, Refine, RefineBegin to look at how we can meet the different needs of the upcoming generations

ORIENTATION COMPONENTS STAFF FEEL ARE CRITICAL TO SUCCESS CONGRUENT WITH EXPECTATIONS/COMMENTS

Content inclusive and focused on the student Includes age‐specific and cultural competencies as well as gender issues

Addresses needs of the patient not just the presenting complaint Completes a thorough history and physical exam Utilizes additional resources as needed i.e. manuals, consults with peers

Proficient with pyramid system to enter patients and add appropriate information

Successfully uses the telephone system with excellent customer service skills

Recognizes acutely ill students and responds to immediate needs of

Documents consistently and accurately and on the appropriate forms

Knowledgeable of time sensitive nature of needle stick protocol Delegates to student staff appropriatelyCompetent with giving meds and performing PPDs and sc/im meds

Recognizes potentially infectious students and implements appropriate actions 

Completes orientation process within acceptable timeframe.  If not a decision is made re continuing

Successfully completes the initial standard of level 1 of the clinical ladder process within one year

Functions independently and as part of a team Same person should conduct most of the individual’s orientation All competencies completed for each orientee noting that some will be completed after orientation

Orientation content should be standardized so that each person gets the same content

Should be definite timeframes for completion of the different competencies

Each orientee needs to identify their own strengths and limitations which are then recognized in the orientation process

Critical competencies need to be completed before completing the initial orientation and 

COMPARISON OF DRAFT ORIENTATION TO STAFFS’ RECOMMENDATIONSmments fall into two categories.  There were concrete categories that were pertinent to the actual components rientation process and personal qualities of  a nurse who has successfully completed the nursing orientation.

IN SUMMARY

Orientation is competency‐based and recognizes the needs of the adult learner; is conducted within a standardized framework of assigned responsibility for the the nurse being orientated and his/her preceptor.

Requirements

Commitment by both management and staffRecognizes what needs to be changedIdentifies nursing behavioral objectivesAscertains what learning modalities to useDevelops manuals for the preceptor and RNFormulates an individualized timeframeCompletes required documentationContinually improving the process

And over and over again……

Routinely Update Orientationue Needed Change Responsible Person Completion Date

flow Change to new flow Paula 5/12/16

ick look munization

Update flow chart with new requirements

Mary 5/2/16

po protocol Update guideline and date it

Donna 5/1/16

ound care Needs to be reviewed and updated, Add silvadene not on face or if allergic to keflex

Sara 1/6/16

odborne illness  Review and update Kelly

Never underestimate the importance of the role you play in students’ academic success, and possibly in their lives overall.

WE LOVE OUR STUDENTS 

Nearly 3800 first‐year UConn Huskies will arrive in the Fall

Thank you!