Future Leaders- TLP recruitment booklet

Team leader programme

standardization

Tlp profiles 1. General profile (LDM) 2. Functional profiles (FL + functional areas)

The value proposition of Team Leader Program is based in Leadership Development Model. Thus, the candidates for TLP positions should potentially be able to develop these 4 behavours / attitudes to enhance even more the leadership qualities by adding the responsibility of team members. In order to assess this potential, we ask LDM-based questions during the first stage of the TLP Review Board.

1. General profile

1. General profile

EMPOWERING OTHERS You are able to communicate clearly. You can work in a team. You want to

develop not only yourself but also other people.

SOLUTION ORIENTED You can react to changes. You look for

the cause of a problem and its solution in order to reach the set goal.

WORLD CITIZEN You are open-minded about work in an

international environment. You are responsible for the world and make a

positive impact on it.

SELF-AWARE You want to work on your weak sides.

You know how to receive feedback. You understand, that leadership

position is connected with responsibility.

The description of behaviours / attitudes we are looking for in TLP candidate:

2. Functional profiles International Operations

(OGX)

International Operations

(ICX delivery) Sales

Marketing Talent Developmnent

Finance & Legality

Selection process

Selecting OP on EXPA

Review Board Test Environment

sensing Selection & allocation Transition




Step 1 – selecting op on expa A) LCVP TM needs to create TLP OP on EXPA. B) LCVP TM needs to prepare information booklet before the recruitment begins. In the booklet there should

be a list of available positions (divided into Future Leaders programmes), timeline of TLP recruitment and links to OP on EXPA.

C) Each candidate needs to apply for more than 1 position (recommended: each candidate applies for min. 3 positions within min. 2 Future Leaders programmes, e.g. OCP Global Citizen & OCP Career Days).

5 days

Step 2 – review board




Review Board consists of 2 main parts: Part 1 – general questions & questions based on LDM Part 2 – functional questions Role of RB: assess the potential of the candidates for TLP generally and for functional areas they applied for. Review Board should be condacted after the candidate applies on EXPA. Each Review Board should not last longer than 1 hour (including both parts).

Simultanously – 7 days for RB, Test and Environment sensing

TLP REVIEV BOARD – PART 1 Ask general questions:

QUESTIONS WHAT DO WE ASSESS

1) Dlaczego postanowiłeś aplikować na pozycję liderską?* motywacja

2) Jakie 2 cechy chciałbyś rozwinąć w sobie poprzez realizację doświadczenia TLP i dlaczego?* motywacja + zorientowanie na rezultaty

3) Jak postrzegasz kulturę komitetu? Jakie widzisz mocne i słabe strony w jego funkcjonowaniu? (wymień po 2)

zaangażowanie w życie komitetu + feedback odnośnie funkcjonowania LC

4) Opisz swoje zaangażowanie w życie komitetu - wymień 3 wydarzenia, w jakich brałeś udział i dokonaj ich ewaluacji.

zaangażowanie w życie komitetu + znajomość obecnej sytuacji w LC

5) Uszereguj w kolejności preferencji pozycje, począwszy od tej, którą najbardziej chciałbyś pełnić.* preferencje (do 5 pozycji)

6) W jakich projektach chciałbyś działać? Wymień trzy i uszereguj w kolejności preferencji. Podaj projekt, w którym na pewno nie chciałbyś działać (jeżeli taki istnieje)

preferencje (powyżej 5 pozycji)

7) Jaki będzie twój wkład w komisję MM?* zaangażowanie i odpowiedzialność

8) Wymień co najmniej 1 rzecz w działce, w której pracowałeś, jaką należy poprawić i utwórz action plan na jej poprawę.

zorientowanie na rezultaty + zrozumienie procesów.

9) Dlaczego nadal jesteś w organizacji?* zaangażowanie i odpowiedzialność

*Pytania obowiązkowe

Review Board – Part 1

EMPOWERING OTHERS 1. Czym różni się rola lidera od roli szefa? 2. Przypomnij sobie sytuację, w której komuś pomogłeś. Jaka to była sytuacja? Jak się czułeś? 3. Po co delegujemy zadania? 4. Z jakimi osobami dobrze Ci się współpracuje? Podaj 3 cechy. 5. Z jakimi osobami źle Ci się współpracuje? Podaj 3 cechy. 6. Co możesz zrobić jako lider w przypadku, gdy widzisz, że twój zespół traci motywację?

TLP REVIEV BOARD – PART 1 Ask min. 2 questions based on Leadership Development Model:

SOLUTION ORIENTED 1. Podaj przykład problemu, z którym ostatnio zmierzyłeś się w projekcie lub prywatnie. Jak sobie z tym

poradziłeś? 2. Podaj 1 rzecz, którą być poprawił lub kompletnie zmienił w pracy Twojego obecnego lidera. 3. Czego najbardziej się obawiasz w pracy lidera? Jak możesz sobie z tym poradzić? 4. Co jest Twoim zdaniem największym sukcesem lidera? 5. Co jest dla Ciebie ważniejsze – ludzie czy rezultaty? 6. Z kim kontaktowałeś się, przygotowując się do aplikacji i rozmowy?


SELF-AWARE 1. Podaj przykład celu personalnego (w AIESEC lub poza AIESEC), który udało Ci się osiągnąć. Jak to

zrobiłeś? 2. Podaj swoje 3 mocne i 3 słabe strony. W jaki sposób doświadczenie w AIESEC pomaga Ci nad nimi

pracować? 3. Jakie cechy Twoim zdaniem posiada dobry lider? Które z nich Ty posiadasz, a nad którymi jeszcze

musisz pracować? 4. Gdybyśmy zadzwonili teraz do Twojego obecnego lidera, co by nam o Tobie powiedział? 5. Podaj sytuację, w której ktoś zwrócił Ci na coś uwagę. W jaki sposób zareagowałeś? Jak się z tym

czułeś? 6. Która z wartości AIESEC jest CI najbliższa? Podaj przykład, jak zrealizowałeś ją w ciągu ostatniego

tygodnia (w AIESEC lub poza AIESEC).

WORLD CITIZEN 1. Jaka jest Twoim zdaniem wartość dodana wynikająca z angażowania się w pracę recepcji iGCDP? Jak do

tej pory angażowałeś się w recepcję? 2. Co dla Ciebie oznacza stwierdzenie, że AIESEC jest organizacją międzynarodową? W jaki sposób

możesz z tego korzystać? 3. Dlaczego w AIESEC kładziemy tak duży nacisk na realizowanie wymiany? W jaki sposób i dlaczego ją

realizujemy? 4. W jaki sposób F / TM / BD / MKT (wybierz 1) wspierają wymianę? 5. W jaki sposób projekty iGCDP / OGX (wybierz 1) wpływają pozytywnie na nasze środowisko lokalne? 6. Co dla Ciebie oznacza sformułowanie „obywatel świata”?


TLP REVIEV BOARD – PART 2 Ask min. 2 questions for functional areas the candidate applied for (min. 2 areas):

Inte

rnat

iona

l Ope

ratio

ns

(OGX

)

Skills needed Exemplary questions Cases

Systematyczność

1. Jak się czujesz, gdy musisz wykonywać systematyczną pracę?

2. Czy wolisz podejmować decyzje spontanicznie, czy dokładnie je przemyśleć? Podaj przykład z przeszłości.

Cierpliwość i determinacja

1. Podaj przykład sytuacji, kiedy musiałeś dążyć do jakiegoś celu. W jaki sposób to zrobiłeś?

2. Jakie masz / miałeś hobby? W jaki sposób je realizujesz / realizowałeś?

1. Wyobraź sobie, że EP odrzuca wszystkie oferty, które jej przesyłasz, a jednocześnie sam(a) nie szuka ofert. Jak zareagujesz i co możesz zrobić, żeby nakłonić tę osobę do wyjazdu?

Umiejętność motywowania

1. Co Cię motywuje? 2. Co Cię demotywuje?

1. Wyobraź sobie, że Twoje OC jest zdemotywowane, bo w ostatnim miesiącu nikt nie zaaplikował na praktykę. W jaki sposób zmotywujesz świeżynkę?

International Operations – OGX


Inte

rnat

iona

l Ope

ratio

ns

(IC

X d

eliv

ery*

) Szybkie reagowanie 1. Przypomnij sobie sytuację spoza AIESEC, kiedy musiałeś nagle zmienić swoje plany? Jak się z tym czułeś? Jak zareagowałeś?

2. Opisz sytuację z obecnego projektu, kiedy musiałeś szybko zareagować. Jak się wtedy czułeś?

1. EP z Twojego projektu nagle zachorował, a następnego dnia ma prowadzić zajęcia w szkole. Co robisz? Z kim się skontaktujesz?

2. Wyobraź sobie, że 2 EP z Twojego projektu ma konflikt między sobą i nie chcą pracować w parze. Co robisz, by załagodzić sytuację?

Empatia 1. Jak myślisz, czego powinna nauczyć się osoba, która przyjeżdża do Polski?

2. 2.Jakie cechy powinna mieć osoba, które będzie prowadziła zajęcia z dziećmi?

1. Podczas trwania projektu jeden z Twoich EPsów dowiaduje się o wypadku przyjaciela, który trafił do szpitala w sąsiednim państwie. EP chce pojechać tam na tydzień, aby wesprzeć przyjaciela w trudnej chwili. Jak zareagujesz?

Znajomość języka angielskiego

/ 2 pytania w języku angielskim – np. jedno z wcześniejszych pytań przetłumaczone na język angielski /

International Operations – ICX delivery

*Przy iGIP delivery warto sprawdzić też takie umiejętności jak: cierpliwość i determinacja oraz umiejętność motywowania


Sale

s Skills needed Exemplary questions Cases

Wysokie umiejętności autoprezentacji

1. Przekonaj mnie do swojego hobby, którym jest… (wybieramy losowe hobby, hodowanie dyń na wystawy, łowiectwo itp.)

2. Masz 60 sekund. Zaprezentuj siebie jako najlepszego kandydata na LCPa etc,

Umiejętność budowania relacji z

klientem

1. Jak Twoje dotychczasowe doświadczenie pomoże Ci być dobrym sprzedawcą?

2. Jakie kroki podejmiesz, aby nawiązać partnerstwo z firmami z regionu dla swojego projektu?

1. Przeglądając market research Twoich poprzedników zauważasz, że utrzymywaliście doskonałą współpracę z firmą X do poprzedniego roku. Okazuje się, że firma rezygnowała z partnerstwa, ponieważ jeden z członków organizacji zachował się wulgarnie w stosunku do pracowników a następnie rozsiewał fałszywe plotki o funkcjonowaniu firmy. W jaki sposób odbudujesz relacje z firmą?

Elastyczność i komunikatywność

1. Firma, z którą współpracujesz, zobowiązała się na cykl szkoleń dla członków oddziału w zamian za promocję. Dwa dni przed rozpoczęciem szkoleń firma zgłasza, że pojawi się jeden prowadzący zamiast dwóch. Na szkolenia u drugiego prowadzącego zgłosiło się 20 osób. Co robisz?

2. Szkoła językowa, w której miały odbywać się warsztaty językowe, wycofuje się 2 dni przed rozpoczęciem projektu. Co robisz?

sales Review Board – Part 2

Mar

ketin

g Skills needed Exemplary questions Cases

Komunikatywność w mowie i piśmie

1. W jaki sposób wyjaśnisz rodzicom, czym zajmuje się organizacja?

1. Przeredaguj ten post / tę ulotkę (dajemy kandydatowi post z błędami lub starą ulotkę).

2. Wygłoś powitanie na LCC skierowane do nowych członków naszego oddziału na plenarce otwierającej. Masz 60 sekund.

Myślenie analityczne 1. Jak sądzisz od czego zależy dobra opinia organizacji na uczelni? Które z naszych obecnych działań najbardziej na to wpływają?

2. Jakie elementy trzeba uwzględnić przy planowaniu kampanii promocyjnej?

3. Czym się różni marketing od PRu?

Kreatywność 1. Podaj pomysł, żeby więcej osób przychodizło na LCMa?

2. W jaki sposób możemy promować Global Citizena?

1. Jestem studentem informatyki na 2 roku, świetnie radzę sobie z programowaniem i programami graficznymi. Interesuje mnie dołączenie do jakiejś organizacji studenckiej, ale dużo czasu poświęcam na gry. W jaki sposób przekonasz mnie do dołączenia do organizacji?

marketing


Tale

nt D

evel

opm

ent Skills needed Exemplary questions

Zrozumienie procesów kierujących organizacją

1. Jakie czynniki wpływają na zadowolenie OC z ich doświadczenia TMP? 2. Które obszary w naszym KLu nalezą do back office, a które do front office? W jaki sposób back

office wspiera front office? 3. Jaki jest największy bottleneck w tym momencie w naszym komitecie? Podaj 3.


2. Jakie elementy trzeba uwzględnić przy planowaniu projektu?

Systematyczność 1. Jak się czujesz, gdy musisz wykonywać systematyczną pracę? 2. Czy wolisz podejmować decyzje spontanicznie, czy dokładnie je przemyśleć? Podaj przykład z

przeszłości.

Talent development


Fina

nce

& Le

galit

y Skills needed Exemplary questions Cases

Zrozumienie procesów kierujących

organizacją

1. Jakie czynniki wpływają na kondycję finansową komitetu? 2. Które obszary w naszym KLu nalezą do back office, a które do

front office? W jaki sposób back office wspiera front office? 3. Jaki jest największy bottleneck w tym momencie w naszym

komitecie? Podaj 3.


2. Jakie elementy trzeba uwzględnić przy planowaniu budżetu?

Skrupulatność i odpowiedzialność

1. Podaj sytuację z AIESEC lub spoza AIESEC, kiedy nie dotrzymałeś jakiejś obietnicy lub terminu. Jak się wtedy zachowałeś, jak się czułeś?

1. Wyobraź sobie, że odpowiadasz za korektę. Co zmieniłbyś w tym poście / w tej ulotce (dajemy kandydatowi post z błędami lub starą ulotkę). Wyobraź sobie, że OCP, z którym współpracujesz, kolejny raz nie uzupełnił budżetu w terminie. Jak zareagujesz?

Finance & legality Review Board – Part 2

Step 3 – test




Role of the test: Assessing willingness to learn, understanding of the organization and preparation for the process

Recommendations: A) Test should consist of basic questions about the organization. It should not contain questions from finance and legality (this knowledge should be provided to OCPs during transition process). B) Test should consist of min. 12 questions. C) The min. result to pass the test should be 70%.


o Wymień wszystkie wartości AIESEC. o Z jaką z wartości AIESEC najbardziej się utożsamiasz i

dlaczego? o Jak rozumiesz wartość: "Striving for excellence"? o Jak rozumiesz wartość: "Activating leadership"? o Jak rozumiesz wartość: "Enjoying participation"? o Jak rozumiesz wartość: "Living diversity" o Jak rozumiesz wartość: "Demonstrating integrity"? o Jak rozumiesz wartość: "Acting sustainably"? o Podaj wizję AIESEC. o Podaj BHAG naszej organizacji. o W jaki sposób AIESEC realizuje swoje cele?

o Wymień skład Rady Wykonawczej. o Wymień 5 obowiązków OCP. o Wymień 3 projekty i opisz czym się zajmują. o Jakie mamy programy wymianowe i czym się różnią? o Wymień programy w ramach Future Leaders? o Kim są Alumni? o Jaka jest rola Rady Wykonawczej? o Wymień cechy AIESEC jako organizacji. o Dlaczego powstało AIESEC? o Kiedy powstało AIESEC?

Step 3 – recommended questions

Step 4 – environment sensing




Role of the environment sensing: Assessing performance and attitude of the candidate during their previuos experience (in their natural work environment), assessing the ability to receive feedback and the influence of the candidate on the atmosphere within a team.

Recommendations: A) Environment sensing can be conducted online, especially when we have many applications for TLP. B) This step could be conducted in the same time when the test. C) This step is supposed to collect real information based on facts – we need to inform all the surveyed members about it.


Questions to OCP Questions to OC What to we assess

Opisz jak OC realizował swoje zadania?

Czy wykonywał zadania w terminie?

Odpowiedzialność, zorientowanie na rezultaty Czy nie wchodził w kompetencje innych członków zespołu?

Czy jest samodzielny w wykonywaniu zadań? Czy potrafił wyznaczyć sobie priorytety?

Jak buduje relacje i atmosferę w zespole?

Czy interesuje się pracą innych?

Zorientowanie na ludzi Czy wdaje się w sytuacje konfliktowe z innymi? Czy ma problemy w zrozumieniu się z innymi? Czy postawą motywuje innych do działania?

Jak OC przyjmował feedback?

Czy wyciągał wnioski z feedbacku?

Chęć do nauki Czy zaimplementował wnioski w działaniu?

Czy przyjmował feedback z pokorą? Czy potrafi przyznać się do błędu?

Jak OC radzi sobie z sytuacjami trudnymi? Czy potrafi szybko podejmować decyzje? Zorientowanie na dzialanie i rozwiazania,

odpowiedzialność Czy przejmuje inicjatywę w sytuacjach trydnych?

Step 4 – recommended questions

Recommendations: LCVP TM should consult the decision with other EB members / LCP. Remember to adjust the profiles to your local reality and personal preferences of the candidates. If some position don’t qualify in any Future Leaders programme (e.g. OCP LCC), we select the right programme based on what is our focus (e.g. OCP LCC – we want to focus on profit or education?)

Step 5 – selection & allocation




General profile Functional profiles

selection allocation

2 days

Step 6 - transition




Individual meeting with mentor from EB

Individual meeting with previous OCP

Conference for OCPs

LCC

Planning process

Recommendations: Transition for OCPs should be considered as a part of Local People Education Cycle (PEC) which should be created based on national PEC. National PEC is going to be divided by functional priofiles and will be created till the end of July.

7 days

Individual meeting with mentor from EB Role: Setting the rules of cooperation, introduction into transition and planning process.

What should be provided? 1. G2KEO 2. Rules and expectations 3. Presenting transition flow 4. Delivering basic information about the project 5. Delivering knowledge about planning process and first action steps 6. Setting the date of the next meeting

Follow up: Planning

Transition – Part 1

Individual meeting with previous OCP Role: Sharing knowledge and experience connected with leading a similar project. Ensuring smooth take over of the project.

What should be provided? 1. Analysing transition of previous OCP and defining elements which could be improved 2. After Action Review analysis – causes, results, Good Case Practice, Bad Case Practice 3. Team Minimums tracking tool – evaluation and advices on what to improve 3. Tips about working with a team – evaluation of performance of prevous OCP 4. Sharing useful contacts (e.g. stakeholders, other LCs etc.) 5. History of communication between MM and EB 6. Tips about planning process of this particular project 7. Sum up – what is the current state of the project, what could be improved / developed, what could be the focus

Needed tools: Masterfile of previous OCP, AAR


Conference for ocps

Role: Sharing functional and cross-functional knowledge. Ensuring closer cooperation between MM and EB. Building understanding of MM role in LC and in AIESEC in Poland. Feedback of project plans.

Which sessions should be delivered? 1. Why of AIESEC, How of AIESEC (including explaination of LDM) 2.. Functional sessions (based on FL programmes) about the structure OCP will work in 3. Basic functional knowledge (delivered to everyone not depending on FL programme) about exchange, finance and legality, sales and marketing) 4. Team minimums 5. LEAD 6. Presentation of project planns + feedback 7. Time for integration between MM and EB 8. Cross-functional knowledge (recommended)

Follow up: Second individual meeting with mentor from EB Transition –

Part 3

LOCAL COMMITTEE CONFERENCE Role of the track: Shaping managerial and leadership skills

Which sessions should be delivered? 1. Leadership – what it is 2.. Team management – team lifecycle, team roles 3. Team building – how to integrate a team 4. Team motivating 5. Me as a leader – how does my personality influence the way I work with/in a team 6. Skills training 7. First team meeting

Follow up: Second team meeting (after LCC), first MM meeting


Planning process MoS + KPI (with team goals and

purpose)

Team structure, JD of team members

Retention rate TLP pipeline

Project timeline Project budget Promotion calendar* Project PEC


Transition tools OCP transition tool OCP masterfile AAR frame

Date post:	16-Apr-2017
Category:	Recruiting & HR
Upload:	aiesecpoland
View:	323 times
Download:	0 times

Future Leaders- TLP recruitment booklet

Recruiting & HR