FY2015CoC Program Grant

Application Workshop

FY2015CoC Program Grant

TX600 RFAhttp://www.mdhadallas.org/dallascollin‐county‐coc‐tx‐600/fy2015‐coc‐

competition/

FY2015 Funds Available $19,422,758

• 15% of ARD for Bonus: $2.5 Million

• Only Bonus Chronic Homeless OR Rapid Re‐housing for households with children

• Reallocation of renewal funds allowed for New PSH CH, RRH Family, HMIS and Coordinated Assessment System

Tier System Competetive CoC vs CoCTier 185% of Renewal =  $14,355,952Tier 215% of Renewal $2,533,40315% Renewal Bonus $2,533,403 TOTAL FY15 =  $19,422,758

Subject to high CoCapplication score.

Subject to high CoCapplication score AND project score

Local Competition – Transparency and Fairness

• Any projects that are rejected in whole by the CoCmust be notified in writing with an explanation for the decision to reject the projects by November 4

• Complete CoC Application must be available for the community for inspection by EOB November 17 and posted 2 days before the submission deadline, November 18 accessible for persons with disabilities and persons with limited English proficiency.

National CompetitionCoC Application Scoring Structure

Scoring is 200 points

Point StructureBonus Points ‐ 3 points• Submit the Application on November 19

Point StructureCoC Coordination & Engagement  ‐ 49 points• 7 Inclusive Structure and Participation• 2 Commitment to Opening Doors• 8 Coordination with Con Plan, ESG and other Organizations 

– 2 Coordinate with HOPWA RHY TANF Head Start, etc.– 6 Coordinate with Consolidated Plan cities/counties and ESG Consultation

• 3 Needs of DV• 3 PHA Coordination• 2 Discharge Planning• 3 Coordinated Assessment System• 6 Reduce Barriers to Housing (low barrier)• 2 Outreach• 2 Mainstream Benefits systematic• 1 Leveraging at least 150%

Point StructureProject Ranking, Review and Capacity  ‐ 26 points

• 16 Objective Criteria and Past Performance• 10 Written documentation of objective criteria to review rank and select

• 3 considered past performance in criteria• 3 served most vulnerable and highest service needs

• 3 Ranking and Selection Process  publically announced process and documented in governance documents

• 4 Recipient Performance Monitoring• 1 Accuracy of GIW• 2 Accuracy of Project Submissions

Point StructurePoint in Time ‐ 9 points• 3 HDX PIT and Annual PIT• 2 PIT methodology for counting sheltered HMIS• 2 PIT methodology for unsheltered• 2 2016 PIT Count

Point StructureHMIS ‐ 18 points• 2 CoC Governance Charter• 3 HMIS Policies and Procedures• 1 HIC on time• 4 Bed Coverage 86%• 4 Data Quality• 4 HMIS reports ( including all AHAR)

Point StructureSystem Performance ‐ 38 points• 9 Overall Reduction in Homelessness• 2 Reduction in First Time Homeless• 6 Length of Time Homeless• 8 Exits to Permanent Housing  Exits at least 80% from CoCTH, RRH and 80% of PSH remain at least 12 months.

• 5 Reduce returns to homelessness and demonstrate evidence in HMIS

• 5 Jobs and Income Growth – employment and mainstream benefit 

• 3 Thoroughness of Outreach

Point StructurePerformance and Strategic Planning ‐ 60 points• 15 Ending Chronic Homelessness

– 2 Accomplished FY2013 goals– 6 CH prioritized in CoC beds (3 for CPD Notice Adoption, 3 points for 85%

– 2 Increase in PSH Beds 2014 HIC to 2015 HIC– 5 reducing CH homeless

• 15 Ending Homelessness Households with Children– 3 prioritize vulnerable families– 3 rapidly house families in 30 days– 5 Increase RRH beds in HIC – 2 ES don’t separate families/age – 2 reduce number of families PIT

Point StructurePerformance and Strategic Planning• 15 Ending Youth Homelessness

– 5 Youth Needs– 5 improved street outreach (HMIS Data)– 3 increase funding for youth in CY2016– 1 Education collaboration to ID homeless children– 1 Educational cross training COC/ISDs

• 15 Ending Veteran Homelessness– 7 Decrease in Vet PIT – 3 75% reduction in Vet Homelessness 2010 to 2015 (58%)– 2 Refer Vets to VASH and SSVF– 3 Prioritize ineligible Vets

Category Points Possible EXAMPLE

CoC Coordination and Engagement 49 41

Project Ranking, Review and Capacity 26 23

Point In Time 9 6

HMIS 18 12

System Performance 38 30

Performance and Strategic Planning 60 45

Bonus 3 3

TOTAL 200 160 (80%)

Point Structure – Tier 2 ProjectsEach Tier 2 Individual Project is scored up to 100 points

60 – proportional to CoC Application Score60 x 80% = 48 points each

20 – CoC Project Ranking10 – Project Type 

10 for New PSH RRH, Renewal Safe Haven, HMIS, CAS, TH for Youth3 for TH not dedicated to Youth

10 – Commitment to Priorities PH Housing First, TH that are low barrier w/ rapid rehousing model; HMIS and CAS

Tier System Competetive CoC vs CoCTier 185% of Renewal =  $14,355,952Tier 215% of Renewal $2,533,40315% Renewal Bonus $2,533,403 TOTAL FY15 =  $19,422,758

Subject to high CoCapplication score.

Subject to high CoCapplication score AND project score

IRC Baseline Ranking of Renewals

• The 85/15 split and Tier 1 Tier 2 funding line

GO TO Priority List

Independent Review Committee Preliminary Ranking of CoC Renewal Projects ‐ FY2015 Competition 

IRC Priority Ranking

Housing Type Project Name(s)

Self‐Assessment Totals as of 06_10_15

Financial Totals

Total Points

Maximum Score Possible 

(Self Weighted Score (SA 80% FS 20%)

Renewal Grant Amount

Running Total

1 PSH LifeNet 15 72 5 77 79 85.4% $178,757  178,757

2 RRH Housing Crisis Center from TH to RRH 65 7 72 79 83.3% $501,598  680,355

3 PSH City of Irving S + C 61 8 69 79 81.8% $107,518  787,873

4 PSH LifeNet 160 68 5 73 79 81.4% $1,401,419  2,189,292

5 PSH Housing Crisis Center VHP Vets singles/families PSH 62 7 69 79 80.3% $578,589  2,767,881

6 PSH Dallas County TRAC PH 57 8 65 79 77.7% $261,072  3,028,953

7 PSH Family Gateway Community Housing PSH 18 57 8 65 79 77.7% $282,475  3,311,428

8 PSH ABC Apartments I 69 3 72 79 77.4% $416,873  3,728,301

9 PSH Housing Crisis Center ACE PSH Families 59 7 66 79 77.2% $351,407 4,079,708

10 PSH Housing Crisis Center PSH/singles 58 7 65 79 76.2% $360,781  4,440,489

11 PSH City of Dallas S + C 60 6 66 79 75.8% $1,449,970  5,890,459

12 PSH City of Dallas Hillcrest House S + C 60 6 66 79 75.8% $373,041  6,263,500

13 RRH City of Dallas My Residence Program 59 6 65 79 74.7% $467,500  6,731,000

14 PSH ABC Apartments II 65 3 68 79 73.3% $361,854  7,092,854

15 PSH Metrocare EASH 62 4 66 79 72.8% $847,454  7,940,308

16 RRH Nexus Reallocation from PSH to RRH / HCC 61 4 65 79 71.8% $438,015 8,378,323

17 PSH City of Dallas Gateway to PSH 56 6 62 79 71.7% $790,960  9,169,283

18 PSH ABC Homes 63 3 66 79 71.3% $61,727  9,231,010

19 PSH AIDS Services Hillcrest House SHP 60 4 64 79 70.8% $606,449  9,837,459

20 PSH DHA Shelter + Care 52 7 59 79 70.2% $158,522  9,995,981

21 PSH Metrocare Opportunity First  58 4 62 79 68.7% $347,166  10,343,147

22 PSH City of Dallas ORC S + C Vets 53 6 59 79 68.7% $93,248  10,436,395

23 PSH CitySquare DH  57 4 61 79 67.7% $1,565,228  12,001,623

24 PSH Metrocare POSH 57 4 61 79 67.7% $292,776  12,294,399

25 PSH Family Gateway FY2013 79 0.0% $414,011 12,708,410

26 PSH LifeNet 30 79 0.0% $341,185 13,049,595

27 PSH Metrocare Opportunity First II ‐ Vets  79 0.0% $87,529 13,137,124

28 SH Metrocare Safe Haven 50 4 54 79 60.6% $420,901  13,558,02529 TH CitySquare TRAC 63 4 67 78 74.6% $188,644  13,746,669

30 TH Promise House TLP III 59 6 65 78 75.5% $274,879  14,021,54831 TH Promise House Wesley Inn 59 6 65 78 75.5% $225,224  14,246,772 14,355,952$      

32 TH Family Place Safe Campus  65 8 73 78 86.7% $999,931  15,246,703

33 TH Hope's Door TH Consolidated  60 8 68 78 81.5% $235,618  15,482,321

34 TH New Beginning Center Suburban Homeless Outreach 68 4 72 78 79.7% $196,712  15,679,033

35 TH Brighter Tomorrows Transitional Housing 60 4 64 78 71.5% $180,304  15,859,337

36 TH Interfaith Housing CoalitionTransitional Housing 64 8 72 78 85.6% $355,530  16,214,867

37 TH Family Gateway Apartments 62 8 70 78 83.6% $153,572  16,368,439

38 TH Family Gateway Center (22 BR) 56 8 64 78 77.4% $201,811  16,570,250

39 TH Family Gateway Center (8 BR) 51 8 59 78 72.3% $43,246  16,613,496

40 TH Shared Housing HomeShare 58 4 62 78 69.5% $95,172  16,708,668

41 HMIS MDHA HMIS $180,687  16,889,355$16,889,355

 TIER TWO 

New projects that have not completed a full year APR and Self Assessment in which to score.

Continuum of Care Committee of the Board Renewal Projects Base Line Ranking

TIER ONE

MDHA Tiering Example September 28, 2015

Reallocation Decisions

• New PSH, RRH, HMIS and Coordinated Assessment System projects can be funded through Reallocation

• Reallocation is when the CoC Committee of the Board reduces in part OR completely eliminates a grant and allocates those funds to the new project

Reallocation

Grants that are eliminated must receive notice by November 5.  If applicable, these notices will be done on November 2 following the  9:00 am Special Meeting of the CoC /MDHA Board of Directors to accept the final ranking and funding report of the CoC Committee of the board. This is an open meeting

CoC Project ApplicationsLocal Competition

Preparations• Read the NOFA

https://www.hudexchange.info/resources/documents/Revised‐FY‐2015‐CoC‐Program‐NOFA.pdf

• Read the eSNAPS Instructional GuidesNEW Projects 

https://www.hudexchange.info/resources/documents/New‐Project‐Application‐Instructional‐Guide.pdfRENEWAL Projects

https://www.hudexchange.info/resources/documents/Renewal‐Project‐Application‐Instructional‐Guide.pdfAll Projects BUDGET Guidehttps://www.hudexchange.info/resources/documents/Budgets‐Project‐Application‐Instructional‐Guide.pdf

The RFA Parts

• Cover Sheet• eSNAPS Application COMPLETE • Narratives• Match and Leverage Commitment  Letters• Renewals:  last four HUD‐LOCCS payment summaries

• Eviction Prevention / Participant Termination Policy

• Housing First Commitment Check List (eSNAPS 3B 5.)

Scoring• All projects are on a 50 point scale

15 points  for Application Completeness 35 points for Application Narratives

• The scoring rubric to be used by the CoC Committee of the Board  will be reviewed at the open training meeting on Monday, Oct. 26 

• MDHA staff will score Application Completeness• MDHA staff will score the simple Y/N sections of the RFA 

and the ranges of the renewal project unit utilization rate,  and CoC Participation in advance of the Oct. 26 meeting

• CoC Committee of the Board will score the qualitative narratives examining the overall effectiveness of the project and how it addresses the policy priorities listed in the HUD NOFA

Application Completion

• Everything on the Check List• Form HUD‐2880, Applicant/Recipient Disclosure/Update Report must be attached for each project. Form HUD‐2880 must include the correct $$ amount of HUD assistance requested and must be dated between July 1, 2015 and November 20, 2015

• Form HUD‐50070, Certification for a Drug‐Free Workplace dated no earlier than July 1, 2015.

• Form HUD‐2991 –MDHA will secure this  

Renewal Applications

• Budget line item totals CAN NOT change from the HUD approved Grant Inventory Work Sheet

• Even though you can charge up to 10% for admin in this cycle, you CAN NOT increase your set admin rate approved in the GIW 

RFA Walk Through

Go to the RFA pdf file

eSNAPS Help

October 5 and 6  8‐11:00 amAt MDHA Offices 

Application and RFA HelpStart with Cindy Crain and may forward to other MDHA teamCindy.Crain@MDHAdallas.org

Any immediate questions? USE GOTOWEBINAR CHAT