8/2/2019 Gestion de as_comunicaciones

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Sesin 6Gestin de Comunicaciones

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.pe

Gestin de Proyectos

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Agenda

Caso: Vickers, Inc.: TerraCog Global PositioningSystems

Importancia

Gestin de los interesados Plan

Reuniones

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TerraCog Global PositioningSystems

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Importancia de lascomunicaciones

Una de las causas principales del fracaso de losproyectos es la falta de una buenacomunicacin

Muchos buenos profesionales no son buenoscomunicadores Habilidades de comunicacin son factores

claves para el progreso profesional

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Qu informacin se necesitadistribuir en el proyecto?

Status

Problemas

xitos

Actualizaciones

Rendimiento del equipo

Nuevos riesgos encontrados

Hito terminado

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Gestin de las comunicacionesdel proyecto

Incluye los procesos requeridos para garantizarque la generacin, recopilacin, distribucin,almacenamiento, recuperacin y la disposicin

final de la informacin del proyecto seanadecuados y oportunos.

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Gestin de las comunicacionesdel proyecto

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Identificar los interesados

Identificar a todas las personas uorganizaciones involucradas en el proyecto, yen documentar informacin relevante relativa a

sus intereses, participacin e impacto en el xitodel proyecto.

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Identificar los interesados

1. Acta deconstitucin delproyecto

2. Documentos deadquisicin

3. Factoresambientales dela empresa

4. Activos de los

procesos de laorganizacin

Entradas

1. Anlisis de losinteresados

2. Juicio deexpertos

Herramientas ytcnicas

Salidas

1. Registro deinteresados

2. Estrategia degestin de losinteresados

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Matriz de poder/inters de losinteresados

Alto

Poder

Bajo

IntersBajo Alto

A

B

H F

D

G CE

Mantenersatisfecho

Gestionaratentamente

Monitorear(esfuerzomnimo)

Mantenerinformado

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Planificar las comunicaciones

Es el proceso para determinar las necesidadesde informacin de los interesados en el proyectoy para definir cmo abordar las comunicaciones.

Factores que pueden afectar el proyecto:

La urgencia de la necesidad de la informacin

La disponibilidad de la tecnologa

El personal previsto para el proyecto

La duracin del proyecto

El entorno del proyecto

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Planificar las comunicaciones

1. Registro deinteresados

2. Estrategia degestin de losinteresados

3. Factoresambientales dela empresa

4. Activos de los

procesos de laorganizacin

Entradas

1. Anlisis derequisitos decomunicaciones

2. Tecnologa delascomunicaciones

3. Modelos decomunicacin

4. Mtodos decomunicacin

Herramientas ytcnicas

Salidas

1. Plan de gestindecomunicaciones

2. Actualizacionesa losdocumentos delproyecto

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Planificar las comunicaciones

Mtodos de comunicacin: Comunicacin interactiva: Entre dos o ms partes

que realizan un intercambio de informacin tipo

multidireccional. Comunicacin tipo PUSH: Enviada a receptores

especficos.

Comunicacin tipo PULL: Utilizada para grandes

volmenes de informacin o para audienciasgrandes.

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Distribuir la informacin

Es el proceso que consiste en colocar lainformacin relevante a disposicin de losinteresados en el proyecto de acuerdo con el

plan establecido.

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Distribuir la informacin

Tcnicas: Modelo emisor-receptor

Eleccin del medio

Estilo de redaccin Tcnicas de gestin de reuniones

Tcnicas de presentacin

Tcnicas de facilitacin

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Distribuir la informacin

1. Plan para ladireccin delproyecto

2. Informes dedesempeo

3. Activos de losprocesos de laorganizacin

Entradas

1. Mtodos decomunicacin

2. Herramientaspara ladistribucin dela informacin

Herramientas ytcnicas

Salidas

1. Actualizacionesa los activos delos procesos dela organizacin

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Gestionar las expectativas delos interesados

Es el proceso que consiste en comunicarse ytrabajar en conjunto con los interesados parasatisfacer sus necesidades y abordar los

problemas a medida que se presenten. Implica actividades de comunicacin dirigidas a

los interesados del proyecto, para influir en susexpectativas, tomar sus inquietudes y resolver

temas.

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Gestionar las expectativas delos interesados

1. Registro deinteresados

2. Estrategia degestin de losinteresados

3. Plan para ladireccin delproyecto

4. Registro de

incidentes5. Registro decambios

6. Activos de losprocesos de laorganizacin

Entradas

1. Mtodos decomunicacin

2. Habilidadesinterpersonales

3. Habilidades degestin

Herramientas ytcnicas

Salidas

1. Actualizacionesa los activos delos procesos dela organizacin

2. Solicitudes decambio

3. Actualizacionesal plan para ladireccin del

proyecto4. Actualizacionesa losdocumentos delproyecto

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Anlisis de comunicaciones delos stakeholders

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Informar el desempeo

Es el proceso de recopilacin y distribucin deinformacin sobre el desempeo, incluidos informes deestado, menciones del avance y proyecciones.

Los informes de desempeo deben suministrarinformacin en un nivel adecuado para cada audiencia. El anlisis del desempeo pasado

El estado actual de los riesgos e incidentes

El trabajo completado durante el perodo

El trabajo que se completar a continuacin

El resumen de los cambios aprobados del perodo

Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada

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Reuniones efectivas

Son necesarias?

Definir los objetivos

Determinar quienes deberan atender

Preparar la agenda

Llevar las reuniones profesionalmente

Utilizar las reuniones para construir relaciones

Evaluacin de la efectividad de las reuniones

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Informar el desempeo

1. Plan para ladireccin delproyecto

2. Informacinsobre eldesempeo deltrabajo

3. Mediciones deldesempeo deltrabajo

4. Proyeccionesdel presupuesto

5. Activos de losprocesos de laorganizacin

Entradas

1. Anlisis devariacin

2. Mtodos de

proyeccin3. Mtodos de

comunicacin4. Sistemas de

informes

Herramientas ytcnicas

Salidas

1. Informes dedesempeo

2. Actualizacionesa los activos delos procesos dela organizacin

3. Solicitudes decambio