Gestión de Costos€¦ · Gestión de los Costes Plan de Gestión de Costes puede establecer:...

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Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Gestión de Costos

Gestión de Proyectos

Guía de los Fundamentos para la

Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –

Cuarta edición, Project Management Institute, Inc.,

2008.

Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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La Gestión de los Costos del proyecto incluye los procesos

necesarios para que el proyecto se pueda completar dentro del

presupuesto aprobado.





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¿Nosotros controlamos los costos?...





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… ¿O los costos nos controlan a nosotros?





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Gestión de los Costes

Plan de Gestión de Costes puede establecer:

Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.

Unidades de medida, mediciones y recursos.

Enlaces con procedimientos de la organización, CAP’s y

cuentas contables.

Umbrales de control, variaciones permitidas.

Reglas de valor ganado, fórmulas, criterios, CAP’s.

Formatos de informe.

Descripciones de procesos.





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1. Pregunta de Certificación Project

Management Professional PMP®

Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP® es este caso? A. Emitir una solicitud de cambio. B. Reunirse con la Gerencia. C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte. D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo.





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Proceso 7.1:

Estimación de Costes





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Estimación de los Costes

Desarrollo de una

aproximación de los costes

de los recursos necesarios

para completar cada

actividad del cronograma.





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Factores Ambientales de la

Empresa

Condiciones del mercado:

productos, servicios, y

resultados disponibles

Bases de datos comerciales

ESTIMACIÓN DE COSTES






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Activos de los Procesos de la

Organización

Políticas de estimación de

costos

Plantillas de estimación de

costes

Información histórica

Archivos del proyecto

Conocimiento del equipo

Lecciones aprendidas







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Enunciado del Alcance del Proyecto.

Necesidad del negocio.

Justificación.

Requisitos.

Límites.

Restricciones.

Asunciones.

Lista de entregables.

Criterios de aceptación.







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CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

EDT

Suministra relación

entre todos los

componentes del

proyecto y los

entregables







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Diccionario de la EDT

Identificación de

productos entregables

Descripción del trabajo

en cada componente

de la EDT







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Plan de Gestión del Proyecto

Plan de gestión del

cronograma.

Plan de gestión de

personal.

Registro de riesgos.







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Estimación por analogía

Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como

base para estimar el coste del proyecto actual.

Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.

Utiliza el juicio de expertos.

Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.

Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y

no de apariencia, y cuando las personas que preparan las

estimaciones tienen la experiencia necesaria.







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Estimación por Analogía

CASA DE CAMPO


3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

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Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

Es una estimación de arriba a abajo





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Determinación de Tarifas de Costes de Recursos

Se deben conocer las tarifas de costes unitarios de cada

recurso

Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores de

escalamiento, bases de datos comerciales, y listas de precios

de los vendedores.







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Estimación ascendente

Estimación del costo de actividades individuales o paquetes

de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del

proyecto.

El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la

actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en

la medida que estas actividades o paquetes sean más

pequeños. Debe balancearse precisión adicional con costo

adicional.







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Estimación Ascendente

CASA DE CAMPO


3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

Es una estimación de abajo a arriba





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Estimación Paramétrica

Técnica que utiliza relación estadística entre datos históricos y

otras variables, para calcular una estimación de costes.

Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la

complejidad y la información de costes y recursos.







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Software de Gestión de Proyectos

Software de estimación de costes.

Hojas de cálculo.

Herramientas de simulación y estadística.







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Análisis de propuestas para licitaciones

Análisis de ofertas de proveedores.

Análisis de lo que debería costar el proyecto.







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Análisis de Reserva

Reservas o asignaciones para contingencias son costes

estimados que utilizará el PM para gestionar eventos

previstos, pero no ciertos.

Problema de posible exageración de estimación de costes.

Reservas no forman parte de la línea base de costos.







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Coste de la Calidad

Pueden utilizarse para preparar estimación de costes .







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Estimaciones de costes

Evaluaciones cuantitativas de

costes probables de los recursos.

Presentación resumen o detallada.

Se estiman costes para todos los

recursos, y categorías especiales

como asignación por inflación o

reserva de contingencia.







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Volquete de 10 TN 1 $100/día

Capataz 1 $ 20/día

Obreros (cuadrilla) 3 $ 5/día

Mameluco 3 $ 10/día

Par de botas 3 $ 15

Par de guantes 3 $ 10

Rastrillo 2 $ 15

Escoba 2 $ 5

Carretilla 1 $ 25

Desinfectante 10 glns $ 15

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3.

Limpiar

Terreno

Costos

estimados

Estimación de los Costes Ejemplo





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Volquete de 10 TN 1 $100/día

Costo servicio 1 $100/día

Costo contratación 1 $100

Costo supervisión 1 $ 25/día


Alternativa: contratación de compañía de limpieza

3.1.3.

Limpiar

Terreno

Costos

Estimados

alternativos

Estimación de los Costes Ejemplo





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Información de Respaldo.

Cantidad y tipo depende del área

de aplicación.

Debe proporcionar imagen clara,

profesional, y completa de cómo se

obtuvo la estimación.

Debe incluir:

Descripción de alcance de

trabajo.

Fundamentos de la estimación.

Asunciones y restricciones.

Rango de estimaciones.







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Cambios Solicitados.

Se pueden generar cambios que

afecten al plan de Gestión de Costes

o Requisitos de Recursos u otros

componentes del Plan de Gestión

del Proyecto.

Se procesan a través del Control

Integrado de Cambios.







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Plan de Gestión de Costes

(Actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio

son aprobadas se actualiza el

Plan de Gestión de Costes en

caso de ser necesario.







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2. Pregunta de Certificación PMP®

Cuando recién se está conceptualizando el proyecto, usted tiene un

intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de

estimación se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio

de expertos, pero el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo

mejor sería:

A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio experto.

B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.

C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta.

D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues

usualmente es más exacto.





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Proceso 7.2:

Preparación del Presupuesto de Costes





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Suma costes estimados

de las actividades o

paquetes de trabajo para

establecer una línea base

de coste total, a fin de

medir el rendimiento del

proyecto.

Preparación del Presupuesto





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PREPARACION DEL

PRESUPUESTO DE COSTES

Enunciado del Alcance del

Proyecto

Limitaciones periódicas

formales de gastos de

fondos del proyecto.






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EDT.

Diccionario de la EDT.

Estimaciones de Costes.

Información de Respaldo de la

Estimación de Costes.

Cronograma del Proyecto.

Calendarios de Recursos (De

procesos anteriores).

PREPARACION DEL







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Contrato

Información relacionada sobre

los productos o servicios

contratados se utilizan para

desarrollar el presupuesto.

PREPARACION DEL







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Componente del Plan de

Gestión del Proyecto.

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Suma de Costes

Las estimaciones de costes de actividades se suman hasta el

nivel paquete de trabajo.

Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el

nivel Cuenta de Control (CAP).

Las estimaciones de CAP’s se suman hasta el proyecto.

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Análisis de Reserva

Reservas para contingencias de gestión son presupuestos

reservados para cambios no planificados o incógnitas

desconocidas.

El Gerente de Proyecto debe obtener aprobación antes de

comprometer o gastar esta reserva.

No forman parte de la línea base del coste pero están incluídas

en el presupuesto del proyecto.


PREPARACION DEL






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Estimación Paramétrica

Usa características (parámetros) del proyecto dentro de un

modelo matemático para predecir los costes totales

Son mas fiables cuando:

La información histórica de base, es exacta.

Los parámetros son fácilmente cuantificables.

El modelo es escalable.


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Conciliación del Límite de la Financiación

Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son

deseables, por eso éstos se concilian con los límites de

financiación establecidos por el cliente o la organización.

La conciliación requerirá el ajuste del cronograma, lo cual se hará

aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de

trabajo, hitos, o componentes de la EDT.


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Línea Base de Coste

Presupuesto distribuido en el

tiempo que sirve como base para

medir, supervisar y controlar el

rendimiento.

Se desarrolla sumando los costes

por período y se representa por

una curva S.

Proyectos de gran magnitud

suelen tener múltiples líneas

base de coste.

PREPARACION DEL







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Línea Base de Costes - Presupuesto por

elemento EDT

CASA DE CAMPO


3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

$100 $100 $150

$200

$5200

$850

$50

$200





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FECHA VALORES ($) ACUMULADOS ($)

02-Ene 850 850

03-Ene 100 950

04-Ene 100 1,050

05-Ene 1,050

06-Ene 1,050

07-Ene 150 1,200

08-Ene 50 1,250


Línea Base de Costes – Acumulado en el Tiempo





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Línea Base de Costos – Curva S

Valores

acumulados

Tiempo





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uso

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Requisitos para la Financiación del

Proyecto

Los requisitos de financiación se

derivan de la línea base de coste y

pueden establecerse para excederlos

con el fin de responder al avance

temprano o los sobrecostes.

En general la financiación no es

continua y aparece como una función

escalonada.

Los fondos totales necesarios son la

línea base más las reservas de gestión.

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(Actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio son

aprobadas se actualiza el Plan de

Gestión de Costes en caso de ser

necesario.

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Cambios Solicitados

Se pueden generar cambios que

afecten al plan de Gestión de

Costes u otros componentes del

Plan de Gestión del Proyecto.

Se procesan a través del Control

Integrado de Cambios.

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EDT

Lista de Actividades Estándar

RECURSOS Estándar Costos Estándares

ESTRUCTURA SÓLIDA DE INTEGRACIÓN

ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO

Líneas Base del Proyecto





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EDT


RECURSOS Estándar

Costos Estándares

EL EDT ES LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE

ALCANCE LÍNEA BASE






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EDT


RECURSOS Estándar

Costos Estándares

EL CRONOGRAMA ES LA LÍNEA BASE DEL TIEMPO, Y HA SIDO

CONSTRUIDO EN BASE AL EDT Y LOS

RECURSOS ASIGNADOS

ALCANCE LÍNEA BASE

CRONOGRAMA LÍNEA BASE






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EDT


RECURSOS Estándar

Costos Estándares

EL PRESUPUESTO ES LA LÍNEA BASE DEL COSTO, Y HA SIDO

CONSTRUIDO SOBRE EL EDT Y EL CRONOGRAMA

ALCANCE LÍNEA BASE


PRESUPUESTO LÍNEA BASE






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EDT


RECURSOS Estándar

Costos Estándares

LAS TRES LÍNEAS BASES ESTÁN INTEGRADAS

SOLIDAMENTE

ALCANCE LÍNEA BASE


PRESUPUESTO LÍNEA BASE






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Recién ha completado la fase de iniciación de un pequeño proyecto y está próximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el presupuesto del proyecto y la línea base del costo. ¿Qué le debería responder? A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual ya está disponible. B. El presupuesto y la línea base no estarán terminados y aceptados hasta que termine la fase de planeamiento. C. El plan de proyecto no contendrá el presupuesto y la línea base pues éste es un proyecto pequeño. D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un plan de proyecto.





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Proceso 7.3:

Control de Costes





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Control de Costes





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CONTROL DE COSTES

Línea Base de Coste

Requisitos para la

Financiación del Proyecto

Control de Costes





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Informes de Rendimiento

Información sobre rendimiento del

coste y recursos.

Información sobre el Rendimiento del

Trabajo

Entregables completados.

Costes autorizados e incurridos.

Estimaciones al término.

Porcentajes físicamente completados.

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Control de Costes





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Solicitudes de Cambio Aprobadas.

Pueden incluir cambios en :

Términos de coste del contrato.

Alcance del Proyecto.

Línea Base de Coste.

Plan de Gestión de Costes.

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Plan de gestión de costes. Otros planes subsidiarios.

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Sistema de Control de Cambios del Coste.

Define los procedimientos por medio de los cuales será

modificada la línea base de coste.

Incluye formularios, documentación, sistemas de

seguimiento, y niveles de aprobación.

Integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.

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Análisis de Medición del Rendimiento

Técnica del valor ganado (EVT) es útil para control de

costes, gestión de recursos, y producción.

Se basa en PV, EV, y AC.

Calcula variaciones : CV=EV-AC y SV=EV-PV.

Calcula índices : CPI=EV/AC y SPI=EV/PV.

CONTROL DE COSTES

Control de Costes





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Proyecciones

ETC o estimación para concluir trabajo restante

Basada en una nueva estimación: ETC=nueva estimac.

Basada en variaciones atípicas: ETC=BAC-EV.

Basada en variaciones típicas: ETC=(BAC-EV)/CPI.

CONTROL DE COSTES

Control de Costes





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EAC con nueva estimación :

EAC = AC + ETC

Costo Real a la fecha más un

nuevo estimado para el

trabajo restante. Este enfoque

se usa cuando el rendimiento

pasado muestra que las

supuestos originales estuvieron

errados o ya no son válidos.

Budget =100

EAC = 30 + 90 = 120

AC 30

ETC 90

EAC = Estimate at Completion

AC = Actual Cost

ETC = Estimate to Completion

hoy





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EAC usando el presupuesto restante:

EAC = AC + (BAC – EV)

Costo Real a la fecha más el

presupuesto restante. Este

enfoque se usa cuando las

variaciones reales son atípicas

y no se espera que vuelvan a

ocurrir en el futuro. 100

EAC = 65 + (100-60) = 105

AC 65

BAC - EV 100 - 60

EAC = Estimate at Completion

AC = Actual Cost

BAC = Budget at Completion

EV = Earned Value

hoy





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EAC usando el presupuesto restante afectado por el CPI:

EAC= AC + (BAC – EV) /CPI

Costo Real a la fecha más el

presupuesto restante

modificado por un factor.

Este enfoque se usa cuando

las variaciones reales son

típicas y se espera que

vuelvan a ocurrir en el futuro.

100

EAC = 65 + (100-60)/(60/65) = 108.33

AC 65

(BAC–EV)/CPI (100 – 60)/(60/65)

EAC = Estimate at Complet.

AC = Actual Cost

BAC = Budget at Completion

EV = Earned Value

CPI = Cost Performance Index

= EV/AC

hoy





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Revisiones del Rendimiento del Proyecto

Comparan:

Rendimiento a lo largo del tiempo.

Actividades/paquetes por encima/debajo del presupuesto.

Hitos alcanzados o vencidos.

Se combinan con:

Análisis de variación.

Análisis de tendencias.

Técnica del valor ganado.

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Software de Gestión de Proyectos

Se usan para supervisar PV frente a AC o para

predecir efectos de los cambios o variaciones.

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Gestión de Variación

Plan de gestión de coste describe

como gestionar las variaciones.

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Estimaciones de Costes

(Actualizaciones)

Son modificaciones a la

información de costos

usada para gestionar el

proyecto.

Debe notificarse a los

stakeholders apropiados.

Puede o no implicar

ajustes a otros aspectos

del plan del proyecto.

CONTROL DE COSTES

Control de Costes





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Línea Base de Coste (Actualizaciones)

Cambios a línea base de coste.

En general solo responden a cambios

aprobados de alcance.

En algunos casos las variaciones

pueden ser tan grandes que se

necesita revisar totalmente la línea

base.

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Mediciones del Rendimiento

Los valores de CV, SV, CPI, SPI

se calculan y documentan para

los componentes de la EDT.

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Conclusión proyectada

Se documenta un valor de EAC y

ETC, calculado o proporcionado

por la organización ejecutante.

Se comunica a los interesados.

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Control de Costes





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Cambios Solicitados

Se pueden generar cambios

que afecten algún aspecto

del proyecto o del

presupuesto en particular.

Se procesan a través del

Control Integrado de

Cambios.

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Acciones correctivas

Todo aquello que se hace

para alinear el rendimiento

futuro esperado con el plan

de gestión del proyecto.

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Activos de los Procesos de la

Organización (Actualizaciones)

Lecciones aprendidas:

Causas raíz.

Razonamiento subyacente

a la acción.

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(Actualizaciones)

Estimaciones.

Línea base de coste.

Plan de gestión de costes.

Documentos del presupuesto.

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El project manager está asignando estimados de costos a las actividades individuales o a los paquetes de trabajo para establecer una línea base de medición de la performance del proyecto. ¿Qué proceso es éste? A. Gestión de los costos. B. Estimación de costos. C. Presupuesto de costos. D. Control de costos.





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Gestión de Costos

Gestión de Proyectos Guía del PMBOK®

(Respuesta a las preguntas)





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Respuesta: C Explicación: Ésta es una pregunta de responsabilidad profesional / procura / costos. La situación describe un reclamo. Lo mejor que se puede hacer es conseguir información de soporte para descubrir qué sucedió y tomar acciones correctivas. Después de C (documentación de soporte), una investigación y una negociación, puede ocurrir A (solicitud de cambio). La alternativa D (rechazo) no es ética y la alternativa B (reunión con la gerencia) no debe ocurrir hasta tener toda la información.





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Respuesta: A Explicación: Ésta es una pregunta capciosa. Para elegir la mejor respuesta necesitamos saber que la estimación análoga es una forma de juicio experto. Notar que la alternativa C (determinar por qué) suena como una buena idea, pero si analizamos el resto de la sentencia veremos que hay un contrasentido pues la estimación análoga no es exacta por naturaleza. La alternativa B (costeo de ciclo de vida) no tiene sentido. La alternativa D compara dos cosas que son lo mismo.





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Respuesta : B Explicación: El presupuesto global del proyecto (alternativa A) se puede incluir en el Project Charter, pero no los costos detallados . Aun los proyectos pequeños (alternativa C) deben tener un presupuesto y un Schedule. No es imposible estimar un presupuesto de proyecto antes de crear un plan de proyecto (alternativa D), simplemente no es conveniente, pues el presupuesto no será detallado ni exacto.





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Respuesta: C Explicación: La respuesta A (gestión de los costos) es muy general. Los estimados ya han sido creados de manera que la respuesta B (estimación de costos) no es correcta. La respuesta no puede ser D (control de costos) porque la línea base no ha sido creada aún.





© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y

PORTAFOLIOS

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•Estándares para la Gestión de Proyectos.

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HERRAMIENTAS

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•Curso Taller de MS Project 2010.

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Proyectos.





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