GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS I.

PorErica Yaneth Guisao GiraldoErica Yaneth Guisao GiraldoAdministradora de EmpresasAdministradora de Empresas

Especialista en Gerencia de Negocios InternacionalesEspecialista en Gerencia de Negocios InternacionalesCandidata a Magíster en Ing. Admitiva.Candidata a Magíster en Ing. Admitiva.

Qué significan altos inventarios?

Esconden ineficiencias gerenciales. Esconden problemas de procesamiento. Amarran capital.( capital cautivo ). Generan lucro cesante. Consumen espacio en el piso. Se tienen que administrar, mantener, manejar,

contar, almacenar y vigilar. Generan los llamados costos ocultos de inventario. Generan obsoletos, caducados, roturas, robos. Pierden valor en el tiempo.

Algunas de estas frasesle son comunes?...

El inventario esta muy alto?

Tendrá alguien la bolita mágicaPara el manejo de inventarios

Tenemos una gran cantidad de obsoletos.

Esos productos llevan años ahí, son de muy lenta rotación.

Entonces que pido?Cuál es el mínimo?, cual es el máximo?

Será que asistimos a otro seminario de inventarios.

Qué es un stock?

El stock de una empresa puede definirse como el conjunto de materiales y artículos que la empresa almacena en espera de su utilización o venta posterior. Casi la totalidad de las empresas tienen que mantener un inventario o stock de distintos tipos de bienes o artículos para su funcionamiento y desarrollo de su actividad económica.

Stock industrial.

En el caso de empresas industriales, se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a elaboración posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus clientes.

Stock comercial.

Cuando la actividad de la empresa es sólo comercial, el stock se limita a mercaderías que se almacenan desde que se reciben del proveedor hasta que se venden a los clientes.

Objetivos de una Gestión de Stocks.

La Gestión de Stocks es la parte de la función logística que se encarga de administrar las existencias de la empresa, los objetivos fundamentales que se persiguen para que la gestión de stocks sea lo más eficiente y eficaz posible son:

Almacenar la menor cantidad posible de artículos. Atender el mayor grado de servicio y disponibilidad, requerido

por el mercado. Reducir las inversiones de Capital Circulante al mínimo posible,

sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado.

Evitar las roturas de stocks. Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en

stocks.

Impacto Financiero. ! (ROI).

Dado el impacto económico-financiero, que los inventarios representan, conviene advertir el concepto del R.O.I (Return On Investment).

Mejorar la gestión de stocks implica necesariamente una mejora

del R.O.I, debido: a . Disminución del costo de inventarios permanentes. b. Al incrementar el grado de servicio, incrementamos la

“Demanda Atendida”, con la consiguiente mayor absorción de gastos indirectos.

c. En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva, debido a una disponibilidad correcta de los materiales y componentes necesarios en la producción.

Equilibrio en la Gestión de Stocks.

La gestión de stocks tiene la difícil misión de encontrar un equilibrio entre los distintos objetivos. Para ello tendrá que determinar variables tales como:

El nivel de stock de cada artículo. (Unidades que se almacenarán de cada artículo.

Momento de emitir los pedidos. Es lo que se denomina el punto de pedido o nivel de stock a partir del cual emitiremos un nuevo pedido.

Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido (Q). Cuanto más grande sea el lote menos pedidos haremos al año, y viceversa.

Es lograr un equilibrio entre:El nivel de servicio al cliente (Entregas) El nivel de los inventariosY los costos de servir

UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS EFECTIVO LOGRA EL EQUILIBRIO ENTRE EL SERVICIO DE LA ENTREGA, EL NIVEL Y LA DISPONIBILIDAD DE LOS INVENTARIOS, Y EL COSTO

¿Cuál es el propósito de un Sistema de G I ?

Optimizar los Costos

Optimizar la gestión de Inventarios

TRIÁNGULO LOGÍSTICO

Optimizar las

Entregas

Rentabilidad

Justo a Tiempo

MargenRotación

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

Según su función: - Stock normal o de ciclo Es el stock necesario para atender la demanda normal de la

empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el siguiente.(Lead time de aprovisionamiento).

- Stock de seguridad o protección Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por

encima del necesario (stock normal o de ciclo) para atender la demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como finalidad evitar las roturas de stock en caso de que se produzcan:

- Por retrasos de los proveedores. - Por fluctuaciones de la demanda.

.Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks. - Stock de especulación y anticipación En ocasiones las empresas compran y

almacenan más de lo habitual para aprovechar precios bajos, cuando se piensa que estos precios no se mantendrán en el futuro.

También es el caso del stock que se constituye para atender la demanda de productos de venta estacional (productos de temporada).

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

Según su naturaleza física. - Según su vida útil• -Artículos perecederos: Son aquellos que se deterioran

con el paso del tiempo. Normalmente son productos alimentarios, el factor tiempo es fundamental en la gestión de este tipo de artículos.

- Artículos no perecederos: Casi todos los productos sufren con el paso del tiempo. Se consideran no perecederos aquellos productos en los que el tiempo de almacenaje no es una variable primordial.

- Artículos con fecha de caducidad: Son aquellos que no se pueden vender tras una fecha determinada.

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.- Según la actividad de la empresa. En empresas comerciales encontramos stocks de:

- Mercaderías: Artículos que suponen la venta normal de la empresa.

- Artículos complementarios: Son aquellos que aun no siendo esenciales, si son necesarios para proporcionar una mejor atención al cliente.

- Artículos obsoletos, defectuosos y deteriorados: Son aquellos que proceden de periodos de venta anteriores, y aquellos que han sufrido alguna rotura o defecto de fábrica.

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

En empresas industriales, los productos en stocks son:

- Materias primas y otros aprovisionamientos.

- Productos Semiterminados.- Productos terminados.- Repuestos.- Suministros Industriales.

Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC En un almacén se encuentran multitud de

artículos distintos y no todos ellos tienen la misma importancia para la empresa, debido a que cada uno supone una cantidad distinta de inversión inmovilizada o porque cada uno tiene una utilidad distinta en el funcionamiento de la empresa. Por este motivo, los procedimientos que se emplean para la gestión de stocks de cada tipo de artículos no tiene por que ser la misma.

Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC ¿Qué factores afectan a la importancia de un producto, desde

el punto de vista de la Gestión de Stocks? Venta anual en pesos Costo unitario del producto Escasez de material o dificultad de adquisición. Disponibilidad de recursos para fabricarlos. Período de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros. Condicionantes de almacenaje. Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto. Costo del stock Grado de servicio requerido. Grado de disponibilidad.

Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC El criterio ABC clasifica los productos según su porcentaje de

inversión inmovilizada que cada uno representa sobre el total de las existencias. Esta clasificación divide los stocks en tres grupos:

Grupo A: Representan un porcentaje reducido de las unidades físicas (aproximadamente un 10-20%), pero un gran porcentaje en cuanto el valor total del stock, ( en torno al 80-90%).Por ello, la gestión de este grupo se basa en:

- Grado de control máximo. - Sistemas de revisión continua, revisando el sistema cada

cierto tiempo. - Recuentos periódicos frecuentes para subsanar errores. - Pedidos frecuentes de pocas unidades. Hay que tener en

cuenta que son artículos de gran valor unitario, por lo que se intentará no almacenar demasiadas unidades.

Evaluación mensual de las previsiones de venta o inclusión de fórmulas de Forecast para previsión automáticas de las mismas, con revisiones periódicas de los resultados.

Actualización diaria de los registros de stocks, con frecuentes recuentos cíclicos para comprobar que las existencias de almacén concuerdan con los valores registrados.

Revisión frecuente de las necesidades y cantidades pedidas.

Recalculo periódico del stock de seguridad. Vigilancia permanente de los plazos de entrega.

Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC

Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC Grupo B: Suponen un porcentaje medio en cuanto a unidades

físicas (en torno al 30%) y en cuanto a su valor (10-15%). Para este grupo hay que hacer un seguimiento intermedio entre los grupos A con menos frecuencia de revisión.

Grupo C: Representa el grupo más numeroso en cuanto a numero de unidades almacenadas (sobre un 50-60%), pero en total solo representan un 5-10% de la inversión total en existencias. Para gestionar este grupo se suelen emplear:

- Controles sencillos. Hay que centrar los recursos en los grupos anteriores.

- Amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Dado su escaso valor no es tan relevante el almacenar muchas unidades.

- Gestión de stocks basada en sistemas de revisión continua o periódica,(semestrales o anuales), con errores aceptables, revisando y actualizando el sistema menos frecuentemente que entre los otros dos grupos.

Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC En definitiva el criterio ABC nos permite

centrar la gestión en el grupo A y en menor medida en el grupo B. De esta forma, gestionando una pequeña porción de las existencias tendremos controlada casi la totalidad de la inversión en existencias.

El esfuerzo y costo de gestión, debe ser proporcional a la importancia del producto

El concepto de rotación y cobertura de stocks. La Rotación de stocks nos da una noción, en

términos de promedio, del número de veces que un artículo se renueva en el almacén al cabo de un año; así por ejemplo, un artículo con una rotación de 12 significa que el artículo se renovaría como promedio 12 veces al año, mientras que cobertura es una noción más bien comercial que nos indica el número de días que con el referido stocks podemos atender a la venta prevista.

Costos Involucrados en los Modelos de Inventarios

Costo de Mantenimiento: Este se efectúa desde el momento en que se almacena el artículo en donde podemos encontrar arrendamiento, almacenaje, salarios de personal de vigilancia y administración de almacenes, seguros, impuestos, mermas, pérdidas y servicios públicos entre otros.

Costos Involucrados en los Modelos de Inventarios

Costo de Penalización: Este inicia con el pedido o la orden de compra de un cliente que no se pueda satisfacer, son costos asociados a la oportunidad de la no satisfacción del cliente, dentro de este podemos clasificar utilidades dejadas de percibir, pagos de salarios o sobrecostos extras para poder cumplir.

Costos Involucrados en los Modelos de Inventarios

Costo por Ordenar o Fijo: En este se incurre cuando hay que realizar un tipo de acondicionamiento especial para iniciar la producción si no hay inventario disponible, aquí clasifican preparación de máquinas, combustibles, alistamiento de materia prima, papelería y salarios involucrados.

Costos Involucrados en los Modelos de Inventarios

Costo Variable: Este depende de la cantidad producida ó comprada por ejemplo si se producen tres unidades de este artículo, el costo se causa tres veces, si se compran, es lo que cobra el proveedor por cada artículo entregado.

Costos de mayor impacto en la gestión de inventarios

• Aprovisionamiento (costos de emisión y del pedido): Este se genera cada vez que se realiza un pedido de un artículo.

• Costos de Almacenaje: Son los costos generados para conservar las existencias, esto incluye obsolescencia, robos y desperfectos, seguros, almacén y capital.

• Costo asociado a la existencia de demanda insatisfecha: es la rotura de existencia, cuando no se puede atender la demanda por falta de producto.

Sistemas Básicos de Planificación de Inventarios

El modelo de cantidad de orden fijo: Política de inventarios de las empresas que emplean el modelo de cantidad de orden fija, es pedir una cantidad estándar cuando se alcanza el punto de reaprovisionamiento sin importar cuando éste ocurre. Este modelo es aplicable a: Artículos costosos y artículos importantes/críticos.

Sistemas Básicos de Planificación de Inventarios

El modelo de período de tiempo fijo: Es un método en el que la política de inventarios es hacer el pedido de materiales o partes en ciertos momentos designados, sin importar si se ha alcanzado el punto de reaprovisionamiento.

Administración de Inventarios

Se centra en cuatro aspectos básicos:

• Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

• En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

• Que artículos del inventario merecen una atención especial.

• Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario

Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento

Estos modelos se utilizan para el diseño de políticas de inventario, teniendo presente los cambios en la demanda (variabilidad) y los tiempos de suministros.

Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento

Modelos de Aleatoriedad de la Demanda: Se utilizan diferentes métodos como sistemas de pronósticos por medio de la suavización exponencial, modelos de control de inventarios periódicos, modelos determinístico, modelación estocástica.

Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento

Modelos de Aleatoriedad de los Tiempos de Reposición: La modelación de la aleatoriedad de fenómenos como la demanda y los tiempos de reposición ha sido trabajada exitosamente, con modelos estadísticos sencillos que asumen variables aleatorias independientes e idénticamente distribuidas, incluso en el diseño de cadenas de abastecimiento globales.

Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento

Modelos de Políticas de Inventario: Para que las empresas mantengan su competitividad, es necesario definir una metodología que permita estimar las políticas de control de inventarios de productos terminados y materias primas a lo largo de su cadena de abastecimiento, considerando la naturaleza aleatoria de la demanda de productos terminados y de los tiempos de suministro entre las etapas de la cadena.

Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento

Modelos Integrados para la Gestión de los Inventarios: La evaluación y comparación de las políticas de control básicas mediante indicadores como el costo total, el nivel de servicio y diversos indicadores logísticos y financieros que pueden ser fundamentales para la empresa, tales como la rotación del inventario, el porcentaje de inventario pagado y el retorno sobre la inversión en inventarios.

Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento

Modelos Integrados para la Gestión de los Inventarios: La evaluación y comparación de las políticas de control básicas mediante indicadores como el costo total, el nivel de servicio y diversos indicadores logísticos y financieros que pueden ser fundamentales para la empresa, tales como la rotación del inventario, el porcentaje de inventario pagado y el retorno sobre la inversión en inventarios.

Política de Inventarios

Es la que permite fijar parámetros para el control de la inversión con la implementación de todas aquellas medidas de control operativo que salvaguarden los activos y el patrimonio de los socios o accionistas, manteniendo así su funcionalidad e integridad y satisfaciendo las necesidades de los clientes, mediante el establecimiento de niveles de inventarios máximo, mínimos, de seguridad, punto de reorden y lote óptimo de compra, partiendo de la rotación y el nivel de servicio que defina la compañía.

Política de Inventarios

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:Definir el nivel deseado de inversión en inventarios.Mantener los niveles del inventario físicos  tan cerca como sea posible de lo planificado.

Política de Inventarios

Los pasos para realizar la política de inventarios son:•Se debe clasificar el inventario por categoría y por método ABC.

•Se debe definir la forma de colocación y entrega de la orden de compra, si es por medio de ordenes o pedidos fijos (se ordenara siempre las mismas cantidades, tiempo de poner la orden puede variar de acuerdo a las fluctuaciones en el uso de material. El objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es suficiente para cubrir la demanda máxima) o resurtidos periódicos (se utiliza cuando se tiene un control perpetuo de inventarios y trabaja sobre el punto de reorden).

Política de Inventarios

• Se debe identificar cual es el ritmo de consumo lineales, estaciónales o periódicos de los 12 meses anteriores.

• Se define cual es la capacidad de capital para realizar las compras.

• Si se tiene productos perecederos se debe determinar cuál es el tiempo máximo que puede estar en las bodegas.

• Se debe establecer cual es lead time de respuesta de los proveedores.

• Se debe definir cuál es la capacidad de almacenamiento que tiene la compañía, y cuál es la suficiencia de capital para financiar el inventario, teniendo en cuenta que el inventario produce un costo.

Política de Inventarios

Se debe montar un control para vigilar las ventas reales, demanda (pronósticos de ventas) y existencias, para garantizar que siempre se tenga los inventarios establecidos, y no tener agotados, por ejemplo: Para los productos tipo A mediante una administración personalizada, con el mínimo de almacenaje, sin retraso y a una gestión de calidad integrada en materia prima, procesos y productos terminados, además de productos de compra-venta.

Política de Inventarios

Cuando se fija una política de inventarios la empresa debe tener en cuenta diversos factores como:

• Ritmo de los consumos: A través de la experiencia, determinar cómo es el consumo de materia prima durante el año, clasificándolos de la siguiente manera:

Lineales: La producción y/o consumo se comporta siempre de la misma manera.

Estacionales: Hay periodos donde la producción y /o consumo es bajo y periodos donde es alto.

Combinados: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacionales.

Impredecibles: la producción no se puede planear, depende de factores externos no controlables.

Política de Inventarios

• Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.

 • Carácter perecedero de los artículos: La duración de los productos

es fundamental para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el inventario en bodega.

 • Tiempo de respuesta del proveedor: Este se refiere al

abastecimiento instantáneo (justo a tiempo) y el abastecimiento demorado (niveles altos de respuesta).

 • Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de

las bodegas, se podrá mantener más o menos unidades en inventario, teniendo como alternativas el alquiler de bodegas y acuerdos con proveedores para entregas periódicas.

Política de Inventarios

• Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.

Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo.

Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.

 • Costos asociados a mantener el inventario: Manejo, seguros,

depreciación, arriendos.

 • Protección: Contra posible escasez del producto, contra la

demanda intempestiva y contra un aumento de precios.

 • Riesgos incluidos en los inventarios: Disminución de precios,

deterioro de los productos, pérdidas accidentales, robos y falta de demanda.

MUCHAS GRACIAS !!!!!!