ELIZABETH RAMIREZ

ANTONIO DIAZ

ANDREA PAZ

Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también

único.

Un proyecto siempre tiene una duración y un trabajo a

realizar, pero, una planificación y análisis previos son

fundamentales, dado que el éxito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontáneo. Por lo tanto, lo primero y

más importante es planificar: Crear un plan de proyecto

Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareasse solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hastaalcanzar una tras otra, la finalización del proyecto. Todoproyecto esta compuesto por tareas. A lo largo del proyectose pueden establecer unos hitos.

Hito: Tarea de duración cero que sirve para evaluar objetivosparciales dentro del proyecto antes de que éste concluya.Son como puntos de control o marcadores situadosestratégicamente en momentos importantes del proyecto.

Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materialesempleados en la realización de las tareas.

Garantizar la satisfacción del cliente y darle una solución.

No sólo es necesario aportarle una solución sino que ésta solución debe implantarse en un tiempo y con unos costos

acordados.

Para asegurar estos plazos y costos se realizan una serie de

actividades relacionadas con la gestión del proyecto.

OBJETIVOS DE LA GESTION DE PROYECTOS

Áreas a gestionar

Personas

Procesos

Tecnología

FACETAS DE UN PROYECTO

Todo proyecto tiene tres aspectos diferentes que es necesario

armonizar para la consecución del resultado deseado:

Dimensión técnica: necesario aplicar los conocimientos

específicos de cada área de trabajo, cumpliendo con unaforma de trabajar y unos requisitos

Dimensión humana: un proyecto es un complejo entramado de

relaciones personales

Variable gestión: De gestionar bien o mal depende en gran

medida el éxito o no de la operación

El primero es asegurarse de que el proyecto sea entregadodentro de los parámetros definidos.

El segundo es la asignación y la integración de las entradas

necesarias para resolver esos objetivos predefinidos.

La planificación, el seguimiento y control de las actividades

de los recursos humanos y materiales que intervienen en el

desarrollo de un SI.

Saber que problemas se producen y resolverlos de manera

inmediata.

Existen múltiples herramientas que podemos utilizar en la gestión de proyectos. En la mayoría de los casos facilitarán nuestra

labor, pero lo que nunca podemos perder de vista, es que son

simplemente eso: herramientas. La gestión de proyectos

efectiva dependerá más de una elección adecuada, de la

correcta aplicación y uso, que de la propia herramienta en sí .

Las herramientas de gestión de proyectos dan soporte de forma

integral a la gestión y sirven para subrayar los procesos que se

llevan a cabo, entre ellos:

Soporte a la gestión del proyecto, a través de laplanificación del proyecto.

Ofrecer un entorno colaborativo sobre el que llevar a cabo

la gestión del proyecto.

Gestión del portafolio de proyectos.

Generación de informes, incluyendo informes de proyecto,

del portafolio de proyectos y ofreciendo perspectivas decuadro de mando.

Generalmente los gestores de proyectos son responsables

de algunas o todas las siguientes actividades:

Actividades de Inicio del Proyecto (GPI):Las

actividades al inicio de un proyecto tienen un doble

objetivo: estimar el esfuerzo a realizar para desarrollar el

sistema y planificar las actividades de dicho desarrollo.

Para ello, tomando como punto de partida la Solución

Propuesta en el Estudio de Viabilidad del Sistema

Estimación de esfuerzo :El objetivo de esta actividad es

conocer el tamaño aproximado del sistema a desarrollar, y

establecer el coste, la duración y los recursos necesarios

para conseguir desarrollarlo.

Planificación: El objetivo de esta actividad es definir y

preparar las condiciones de trabajo, estableciendo recursos,

fechas y costes, para lograr los objetivos que se persiguen

con el proyecto.

Actividades de Seguimiento y Control (GPS): El seguimiento y

control del proyecto tiene como objetivo fundamental la

vigilancia de todas las actividades de desarrollo del sistema.

Es una de las labores más importantes en todo desarrollo de

sistemas, ya que un adecuado control hace posible evitar

desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlascuanto antes.

Asignación Detallada De Tareas: El objetivo de estaactividad es la asignación de tareas a los miembros delequipo de proyecto, documentando los datos necesariospara su control posterior.

Comunicación Al Equipo Del Proyecto: Una vez que el Jefede Proyecto dispone de la asignación de tareas, convocauna reunión para informar al equipo de proyecto de lascaracterísticas del mismo y comunicar a cada miembro lastareas específicas que va a desarrollar.

Informar al Equipo del Proyecto: El Jefe de Proyecto informaa los integrantes del equipo de las características delproyecto, haciendo especial énfasis en sus característicasparticulares

Seguimiento De Tareas: Esta actividad tiene como objetivoel control de todas las tareas que están siendo desarrolladas,revisando con cada uno de los responsables de las tareascuál es su estado en el momento del seguimiento, suevolución previsible y los problemas que están encontrandopara su desarrollo.

Gestión De Incidencias: Dentro de las actividades de Seguimiento y Control se trata de manera especial la Gestión de Incidencias, que puede ser la clave del éxito o fracaso de un proyecto. Incidencias son aquellos hechos inesperados y anómalos que se presentan durante la realización de las actividades y tareas del proyecto, y que producen desviaciones en la planificación.

Actividades de Finalización del Proyecto: Por último, al concluir el proyecto se realizan las tareas propias de cierre del Proyecto y Registro de la Documentación de Gestión. No se puede considerar terminado un proyecto hasta que el cliente o usuario expresa su conformidad con el sistema de Información (MSI) implementado.

Cierre Del Proyecto: El objetivo de esta actividad es concluir el proyecto, para lo que será necesario registrar toda la información que aún no lo esté, realizar el balance final del proyecto y extraer toda la documentación para archivarla adecuadamente.

17

Componentes del Plan de Proyecto :

• El Plan de Proyecto es un conjunto de planes para cada elemento a

gestionar, controlados cada uno bajo su propio “versionado”, cada

plan tiene anexados un conjunto de documentos que demuestran la

aplicación del mismo.

Comunica-ciones

Calidad Alcance

Planificación

RiesgoFinanzas

Contrato

Recursos

18

Definición del ámbito del Proyecto :

• Determinar la dimensión de los tres ejes que definen el objetivo

de un proyecto. Se debe tomar como punto de partida el

contrato con el Cliente (si existe), o en su defecto el acta de la

reunión de lanzamiento/aprobación del proyecto.

COSTE

TIEMPO

REQUISITOS

OBJETIVO

• Han de quedar perfectamente

identificados los objetivos de negocio

que han decidido la realización de

dicho proyecto:

– Expectativas y Requisitos del cliente

– Fecha límite de implantación asociada a

motivos de negocio.

– Presupuesto aprobado para este proyecto.

• Sobre todo, objetivos que no son misión de

este proyecto su consecución

19

Gestión Requerimientos :

• Recoger de una manera formal los requerimientos del cliente que

conforman el objeto del proyecto, así como cuales han sido los

cambios posteriormente solicitados y aprobados de estos

requerimientos originales, son la base que facilita una gestión exitosa.

• En el Plan de Proyecto deben recogerse:

– Documentos, o ubicación física o electrónica, que indican cuales son los

requisitos originalmente aprobados por el “cliente”, así como los cambios

posteriormente solicitados/aprobados.

– Documentos, o ubicación física o electrónica, que recogen la

transformación de estos requerimientos en diseño físico, tanto de datos

como procesos. Por ejemplo, donde encontrar el modelo conceptual de

datos y de procesos, o el modelo lógico de procesos, ...

– Ubicaciones de los diferentes conjuntos de software y BB.DD.,tanto para el

desarrollo, como para la pre-producción (entorno integración).

– Versiones de software que hay en producción, indicando el nexo de unión

entre cada versión de software con los requerimientos originales del

“cliente”.

20

Una buena gestión de requerimientos, y en función de la envergadura

del proyecto, necesitará disponer de una serie de herramientas

fundamentales:

– Herramienta que facilite de manera formal el diálogo „‟cliente‟‟ – equipo

gestor del proyecto

– Herramienta CASE adecuada a la metodología seleccionada, y que

permite un control de versiones de los diferentes elementos implicados

– Herramienta de control de configuración del software y de las BB.DD.

– Matriz trazabilidad Requerimientos

21

Gestión Riesgos

– Riesgo

• Un posible evento futuro que, si ocurre, puede provocar resultados

inesperados.

– Riesgos del Proyecto

• Efecto acumulado de los sucesos con resultado incierto que afectan

negativamente a los objetivos del proyecto.

– Gestión del riesgo

• Conjunto de actividades realizadas para la identificación, análisis y control

de los riesgos de un proyecto.

22

• Por que es necesaria la gestión del Riesgo?

– Los proyectos tienen tendencia a complicarse y a crecer

– Cada vez son necesarias más y diversas tecnologías

– El número de usuarios es mayor

– Los cambios en los negocios cada vez son más radicales

• Hechos que afectan a la gestión del Riesgo

– Construir software es un negocio arriesgado.

– Es estándar de la industria es ignorar los riesgos.

– La gestión de riesgos cuesta dinero y no se puede demostrar, de

antemano, que sea necesaria.

– La tendencia natural es posponer las partes más complejas del proyecto.

23

Valoración y Control :

Gestión de

Riesgos

Valoración

de Riesgos

Control de

Riesgos

Identificación de Riesgos

Análisis de Riesgos

Priorización de Riesgos

Planificación de la Gestión

Resolución de Riesgos

Monitorización de Riesgos

24

Gestión Calidad :

Dentro del Plan de Proyecto de calidad deben contemplarse tres aspectos

básicos:

– La definición de los estándares seleccionados, los cuales han de

cubrir desde el ciclo de vida / metodología que se va a utilizar para

el proyecto, hasta aspectos fundamentales de diseño,

programación, documentación…

– El plan de control de configuración, tanto del software como de la

documentación utilizada. Es fundamental tener una eficiente gestión

de cambios, y poder asociar cada versión de software/documento

con el requerimiento aprobado por el “cliente”.

– El plan de revisiones de conformidad, así como el resultado de su

ejecución, para validar que:

• la ejecución del proyecto se ciñe a los estándares elegidos

• se está

diseñando/programando/probando/implantado/manteniendo

exclusivamente en base a los requerimientos formalmente

aprobados.

25

Actual Futuro

Fallos100

80

60

40

20

0

Defectos

Testing

Prevención

Ahorro

Tiempo,

Coste,

Esfuerzo

• ¿Cuál es el coste de la Inversión? • ¿Vale la pena para este proyecto?

26

C

O

S

T

E

De Proyectos

De Implantación Calidad

Costes de un proyecto =

Del desarrollo +

De la implantación +

Del mantenimiento

Porque es necesario una buena gestión de la cualidad:

• no repetir el mismo error más de una vez

• seguir unos estándares del proyecto o del cliente, previenen defectos

• minimizar los costes/tiempo/esfuerzo a consumir en el tiempo

• es clave para conseguir el objetivo del proyecto

27

Para poder evaluar la calidad del proyecto es necesario disponer de

medidas que no puedan ayudar a ver si se están consiguiendo los objetivos

del proyecto.

Las métricas más usuales en la gestión de proyectos son:

– Número de Recursos

– Tamaño o estimación del proyecto

– Defectos, que incluyen los resultados de las revisiones de calidad de

los productos

– Cambios

Definir la lista de tareas e Hitos.Consiste en acotar los trabajos a realizar. Para realizar lostrabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habrá quedefinirlas como algo concreto y no como algo general.

Estimar la duración de cada tarea.

La duración de una tarea, es el periodo de tiempo entre lafecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización.

Existen tareas cuyo margen de demora tiene que ser cero, es

decir que no admiten demoras en absoluto ya que dichos

márgenes incidirían en la duración final y total del proyecto.

Estas tareas definen lo que MS Project denomina RUTA CRÍTICA.

Las tareas que definen dicha ruta crítica se denominan TAREAS

CRÍTICAS.

Determinar las relaciones entre las tareas.Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Lastareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, esdecir, tienen que tener un vínculo. Los vínculos establecenrelaciones de orden entre las tareas

MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entre las

tareas:

FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la

tarea actual Comienza (este tipo de vínculo es el más común yel que MS Project establece de forma predeterminada cuando

se vinculan dos tareas).

COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una

tarea, Comienza la tarea actual.

FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea

actual.

Construir la estructura de descomposición detrabajo.

Para que esta estructura quede representada gráficamente MSProject dispone de la vista de diagrama de PERT (además deotras vistas). Mediante este diagrama, las tareas se representanen rectángulos relacionados mediante flechas de enlace queidentifican las relaciones. En este tipo de vista (diagrama dePert), las tareas que constituyen la ruta crítica aparecen con unformato diferente para destacar (generalmente en color rojo).

Evaluación de los recursos del proyecto.Identificar personas o grupos de personas, el equipamientonecesario para cada tarea así como las instalacionesnecesarias para la realización de cada tarea.

Asignación de recursos a las tareas.

Se trata de asociar a cada tarea los materiales, personal yequipamiento de que se dispone, es decir los recursosanteriormente definidos.

Optimizar la estructura.Para optimizar la estructura del proyecto, es preciso

determinar y modificar los márgenes de demora de las tareas.

GRACIAS POR SU ATENCION