Gestión de voluntarios y liderazgo

Neighborhood Watch

Aprendizaje a ritmo propio

Objetivos del curso

• Generalidades sobre los componentes de la gestión de voluntarios

• Ayudar a desarrollar las habilidades de liderazgo para apoyar al gerente de voluntarios

Proceso de gestión de voluntarios

Reclutamiento

Colocación

Formación de equipos

y liderazgo

Reconocimiento

Planeación

Gestión de voluntarios

Parte 1: Reclutamiento

Comprender los puestos y las responsabilidades de los

voluntariosAl reclutar y seleccionar voluntarios, es importante

conocer las motivaciones de los voluntarios.

También es vital reclutar y colocar a los voluntarios en los puestos que correspondan a

las habilidades que poseen.

Estructura de Neighborhood Watch

Enlace con las autoridades locales

Coordinador de vigilancia del área

Miembro de vigilancia

Capitán de cuadra

Tareas del Enlace con las autoridades locales

• Sirve como enlace entre las autoridades locales y los ciudadanos

• Ofrece capacitación e información sobre temas de interés o inquietud para los miembros

• Proporciona guía, apoyo y motivación a los grupos Neighborhood Watch

• Proporciona asistencia técnica

Tareas del Coordinador de vigilancia del área

• Sirve como enlace entre los miembros, las autoridades locales, los grupos cívicos y el capitán de cuadra

• Organiza la capacitación para la prevención de delitos en el barrio

• Obtiene y distribuye materiales para la prevención de delitos

• Involucra a otras personas en proyectos específicos de prevención de delitos

Tareas del Capitán de cuadra del área vecinal

• Sirve como portavoz del grupo• Organiza las reuniones• Mantiene una lista de participantes• Organiza los programas de capacitación• Designa las tareas• Distribuye materiales• Actúa como enlace entre los miembros del

grupo y las autoridades locales

Tareas de los miembros de NW

• Asistir a las reuniones

• Reportar actividades sospechosas o delictivas

• Ayudar a reclutar miembros nuevos

• Practicar medidas de seguridad en casa y en la comunidad

• Apoyar al capitán y a otros líderes en sus roles

Reclutamiento de voluntarios

Dos tipos de reclutamiento:

• Puestos de participación especializada

• Puestos de participación general

Puestos de participación especializada

La participación especializada se usa cuando:

• Las responsabilidades no son adecuadas para todas las personas

• Requiere habilidades, compromiso, características o rasgos específicos

Puestos de participación general

El reclutamiento para participación general se usa cuando:

• El puesto lo puede cubrir casi cualquier persona

• No se requieren habilidades especiales

Actividad #1

Revisar los diferentes puestos y responsabilidades dentro del programa de vigilancia vecinal.

¿Cuándo se usaría el reclutamiento para puestos de participación general? ¿El

reclutamiento para puestos de participación especializada?

Campaña de reclutamiento de voluntarios

Mensaje

Distribución

Preparación

Preparación

• Identifique y contacte a los líderes de su barrio

• Forme un pequeño comité de planeación para que le ayuden

Mensaje

Redacte un mensaje de reclutamiento que contenga la siguiente información:

Necesidad Beneficios para el barrio Temores Beneficio personal Detalle de las reuniones

(horario, ubicación, fecha)

Informar a los vecinos

Estrategias para distribuir su mensaje:

Volante sobre las reuniones

Noticias en los medios

Interacción personal

Otros

Volantes

Contenido de los volantes:• Logística

– Tiempo – Fecha– Ubicación– Otra información

• Propósito de la reunión• Frase que capte la atención

Noticias en los medios

Estrategias:

• Anuncio o artículo en el periódico

• Anuncio en el radio

• Canal de cable local

Interacción personal

Métodos de interacción:

• Llamada telefónica

• Visita en persona

• Evento en el barrio

Otras estrategias

Otras estrategias incluyen:• Uso de correo electrónico• Boletín de la asociación de vecinos• Pizarrón de eventos en la biblioteca• Boletines en la iglesia• Periódico de la escuela• Sitios Web locales• Folletos

Actividad #2

Utilizando la hoja de trabajo para Planeación de reclutamiento, empiece a identificar las estrategias que considere que sean más

efectivas en su ciudad o población.

¿Qué recursos tiene que lo puedan ayudar?

Evaluación de su Plan de reclutamiento

Dos niveles de evaluación:

• ¿Funcionó?

• Retroalimentación de otras personas

Gestión de voluntarios

Parte 2: Entrevistas y colocación

Pasos para la colocación de voluntarios

Paso 4: Colocación

Paso 3: Entrevista

Paso 2: Selección

Paso 1: Reclutamiento

Selección de voluntarios

• Llene las hojas de información para cada uno de los voluntarios vecinales

• Analice a fondo para determinar si el voluntario cuenta con las habilidades específicas que se requieren

• Cuando reclute para puestos específicos, realice entrevistas informales

Entrevistas con los voluntarios

Identifique:

• Motivación

• Habilidades

• Disponibilidad

Preguntas comunes para la entrevista

Preguntas directas• ¿Cómo supo acerca

de NW?• ¿Cuánto tiempo tiene

disponible para ofrecer a NW?

• ¿Qué conoce usted acerca de NW y de este puesto de voluntario?

Preguntas indirectas• ¿Cuáles son las

habilidades o experiencia que puede aportar a este puesto?

• ¿Por qué quiere ser voluntario?

• ¿Ha sido voluntario anteriormente? ¿Cómo fue esa experiencia?

Reúna los intereses con los beneficios

• Haga un resumen de la entrevista a este punto

• Comente de qué forma sería ideal este puesto de voluntario para él o ella

• Comparta historias positivas acerca de otros voluntarios y de sus experiencias

• Coloque al voluntario en un puesto

Gestión de voluntarios

Parte 3: Motivación

¿Qué motivación tiene su voluntario?

Afiliación

Poder O

InfluenciaLogro

Gestión de voluntarios

Motivación de Afiliación

Objetivo: Disfruta estar con otras personas y cultivar amistades

Características:Interesado en caer bien y ser aceptado

Orientado hacia las relaciones

Motivación de Logro

Objetivo: El éxito requiere un desempeño excelente

Características:Interesado en hacer su mejor trabajo

InnovadorDesea la retroalimentación concreta

Toma la responsabilidad personal de encontrar soluciones a los problemas

Motivación de Poder o influencia

Objetivo: Quiere impresionar e influir sobre los demás

Características: Interesado en la reputación o el puesto

El estatus y el prestigio son importantes

En ocasiones es franco y enérgico

Gestión de voluntarios

Parte 4: Liderazgo y formación de equipos

El éxito de un programa de Neighborhood Watch es a menudo

un reflejo de su liderazgo -

¿Qué tipo de líder es USTED?

Liderazgo

El liderazgo es la capacidad de motivar a otras personas para trabajar juntos a fin de

lograr un objetivo común.

Importancia del liderazgo

El líder proporciona:

• Estructura

• Un sentido de orden

• Guía para las acciones del grupo

Responsabilidades de un líder

Crear un entorno de confianza que sustente la comunicación abierta y el pensamiento creativo

Proporcionar una visión al equipo

Motivar e inspirar a los miembros del equipo

Servir como modelo a imitar

Orientar y ayudar en el desarrollo de los miembros del equipo

Responsabilidades de un líder

Facilitar la resolución de problemas

Buscar el consenso del equipo y los acuerdos de ganar-ganar

Resolver con éxito los conflictos que se presenten

Asegurar que los miembros del equipo tengan la capacitación necesaria

Fomentar la creatividad y la toma de riesgos

Reconocer y celebrar los éxitos

Estilos de liderazgo

Autocrático

DemocráticoLiberal

Autocrático

• Indica a los otros qué deben hacer

• Limita la discusión de ideas y la creatividad.

• Este estilo no promueve el trabajo en equipo.

Democrático

• Involucra a los miembros del equipo en la planeación y la realización de actividades

• Pregunta antes de indicar

• Comprometido con el desarrollo de un ambiente que promueva el trabajo en equipo

Liberal

• Proporciona poca o ninguna dirección al grupo

• La opinión del líder solamente se ofrece cuando se le pide

• El liderazgo no es fácilmente aparente

Estilos de liderazgo: Eficacia e ineficacia

AutocráticoEfectivo: cuando hay límite de tiempo, cuando los miembros no son muy

expertos, cuando no se conocen los miembros entre síNo efectivo: cuando los miembros tienen conocimiento, o buscan

espontaneidad

DemocráticoEfectivo: cuando hay tiempo disponible, sentido de trabajo en equipo, y los

miembros son conocedoresNo efectivo: cuando los miembros no están motivados o tienen conflictos

LiberalEfectivo: cuando los miembros están motivados, unidos, habitualmente

familiarizadosNo efectivo: cuando los miembros no son conocedores o interdependientes,

o cuando los miembros necesitan ser dirigidos

Actividad #3

¿Cuál es su estilo de liderazgo?

¿Utiliza usted diferentes estilos para diferentes situaciones?

Liderazgo + Trabajo en equipo = Éxito

Trabajo en equipo

Trabajo realizado por un número de asociados, generalmente cada

uno haciendo una porción claramente definida, pero todos apoyando la eficiencia del todo

Importancia del trabajo en equipo

El trabajo en equipo proporciona:• Mano de obra para completar la tarea• Una oportunidad para apoyar y alentar a

otras personas• Un ambiente que promueve la

creatividad

Beneficios del trabajo en equipo

• Amistades más profundas con los vecinos

• Responsabilidad compartida para el barrio

• Apoyo y seguridad en aumento• Comunicación mejorada e, idealmente,• Prevención de delitos

Etapas de la evolución del equipo

La tormenta

La cohesión

La calma

La organización

Etapa 1: La calma

• Cortés

• Impersonal

• Observador

• Cauteloso

 

Etapa 2: La tormenta

• Controlar los conflictos

• Confrontar a las personas

• Dificultades

• Sentirse atorados

Etapa 3: La organización

• Desarrollar destrezas

• Establecer procedimientos

• Brindar retroalimentación

• Confrontar los problemas

Etapa 4: La cohesión

• Ingenio

• Flexibilidad

• Franqueza y Solidaridad

• Efectividad

Claves para un trabajo en equipo efectivo

Claves para construir el trabajo en equipo:

• Cada uno de los miembros es importante y llena un nicho

• A medida que crecen las necesidades, crece la necesidad del trabajo en equipo

• Mantener la visión global en primer plano

Claves para un trabajo en equipo efectivo

• Para producir un impacto, los miembros deben trabajar juntos para lograr que las cosas sucedan

• Las actitudes negativas pueden arruinar su programa

• Es vital la comunicación• Los miembros deben poder contar con

los demás cuando las cosas se dificultan

El trabajo en equipo efectivo lleva al crecimiento

Cómo crecen los grupos de Neighborhood Watch:• Trabajan juntos para identificar y cumplir con los

objetivos• Se comunican con regularidad• Los miembros evalúan los objetivos y las actividades y

asignan prioridades a las inquietudes y problemas.• Los miembros pasan tiempo juntos, construyendo un

sentido de confianza• Los miembros ven hacia afuera de su barrio y se

movilizan con otras personas

El conflicto como una barrera

A fin de ser un líder y un equipo de éxito, necesitará enfrentar una de

sus barreras más difíciles:

El conflicto

Estilos para el manejo de conflictos

ColaboraciónColaboración

CompromisoCompromiso EvasiónEvasión

AdaptaciónAdaptación

Competencia Competencia

Estilos de conflictos

Estilos de conflictos

Competencia

• Se usa el poder para ganar su propia posición

• El objetivo está en competir y ganar, no en lo que es correcto.

Adaptación

• Lo contrario a competencia

• Cede ante el punto de vista de otro miembro

• Entorpece al grupo al no participar en la decisión

Evasión

• La persona no se involucra en el conflicto

• Esquiva el problema

• Pospone el problema

• Se retira de la situación

Compromiso

• Trabaja para encontrar la solución que satisfaga parcialmente a ambas partes

• Busca un término medio rápido

• Frustración de la parte que hizo la concesión

Colaboración

• Se busca una solución que satisfaga a todas las partes involucradas

• Se interesa en las metas individuales y las metas del grupo

• Trabaja para buscar el éxito del grupo

Actividad #4

¿Cuál es su estilo de manejo de conflictos? ¿Qué tanto éxito tiene usted

resolviendo conflictos? ¿Qué retroalimentación ha recibido de otras

personas?

Resolver los conflictos con éxito

• Comprender qué es un problema y qué no es un problema

• Mantenerse enfocados en los problemas, no en las personalidades

• Mantener una actitud positiva• No desviarse del rumbo• Discutir los problemas en privado• No tomar las cosas de manera personal• Mantener confidencial la discusión

Mantener abierta la comunicación

• Fomentar la comunicación regular

• Valorar las opiniones de los demás

• Pedir retroalimentación

• Escuchar

• Abordar el conflicto

Gestión de voluntarios

Parte 5: Reconocimiento, evaluación y retención de

voluntarios

Reconocimiento

• Parte continua, integral del proceso

• Debe ser significativo para el voluntario

• Puede ser formal o informal

• Puede ser divertido, creativo e inspirador

Tipos y formas básicos de reconocimiento

Tipos:• Incentivos

– Certificados

• Reconocimientos– Ascenso laboral– Desarrollo de nuevas

habilidades

Formas:• Formal

– Cena de reconocimiento

• Informal– Nota de

agradecimiento

Reconocimiento significativo

• Motivación de Afiliación

• Motivación de Logro

• Motivación de Poder/influencia

¿Qué tipos de reconocimiento piensa que serían más efectivos?

Evaluación de desempeño de los voluntarios

• Hace que los voluntarios se sientan importantes

• Una oportunidad para compartir el éxito y brindar retroalimentación

• Sirve de oportunidad para renegociar las asignaciones

• Tiempo para expresar las inquietudes• Oportunidad para dar de baja si es

necesario

Herramientas para evaluación de voluntarios

• Encuestas

• Aportación individual

• Aportación del supervisor

• Aportación de los compañeros

Pasos para abordar los problemas de rendimiento

• Determinar si se deberá reasignar o dar de baja al voluntario.

• Hacer notar el problema al voluntario en cuanto ocurre

• Si es apropiado, dar oportunidad al voluntario de corregir el problema

Comportamientos destructivos comunes

• Agresividad

• Competitividad

• Buscar simpatía

• Reconocimiento especial

• Retirarse

• Interferir

Documentación

• Use los mismos estándares para la documentación de voluntarios que usaría para sus empleados

• Sea concreto y objetivo

• Asegúrese de concretarse en los hechos

Gracias por participar en Neighborhood Watch.