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Gestion messagerie

Date post: 06-Apr-2018
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  • 8/3/2019 Gestion messagerie

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    Application sur Outlook

    Gestion du Mailing Professionnel

    Ralis par : MmeBADISSY

    SUPTEM

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    Plan du cours Introduction : Culture Multimdia en Entreprise

    Sinitier sur les outils informatiques utiliss dans les fonctions transversalesde lentreprise

    Sapproprier des logiciels informatiques couvrant la gestion totale delentreprise

    Gestion de la planification sur MS Project

    Gestion de la messagerie lectronique sur Outlook Gestion de la comptabilit dentreprise sur SAGE Comptable Gestion dapplications diverses sur Excel

    Maitriser les formules de niveau avanc : Index, Equiv Raliser des requtes de niveau avanc : Tableaux Croiss Dynamiques,

    Macros Gestion dapplications sur Access Gestion documentaire

    Gestion du Web Cration de sites internet avec Filezilla FTP Cration de blogs sur Wordpress Cration de profils CV sur Doyoubiz

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    Plan de la prsentation

    Les Webmail et les logiciels de

    messagerie

    Configuration dOutlookCourriers

    Contacts

    Calendrier

    Exercices de TP3

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    Diffrence entre logiciel demessagerie WebMail

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    Le logiciel de messagerie est un logiciel installsur un ordinateur. Il vous permet de recevoir etd'envoyer du courrier. Il existe de nombreuxlogiciels de messagerie en particulier Outlook,

    Mozilla Thunderbird, etc...

    Le webmail est le courrier lectroniqueaccessible depuis un site web (par exemple :

    http://www.yahoo.fr) en utilisant seulement unnavigateur Internet.

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    Configuration

    dOutlook

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    Pour que Outlook fonctionne avecGmail

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    1. Activez le protocole POP dans votre compte Gmail. N'oubliez pas de cliquersur Enregistrer les modifications lorsque vous avez termin.

    2. Ouvrez Outlook ou Outlook Express.3. Dans le menu Outils, choisissez Comptes...4. Cliquez sur Ajouter, puis sur Courrier....5. Entrez votre nom dans le champ Nom complet : et cliquez sur Suivant.6. Entrez votre adresse Gmail complte ([email protected]) dans lechamp Adresse de messagerie : et cliquez sur Suivant.

    7. Entrez pop.gmail.com dans le champ Serveur de courrier entrant (POP3,IMAP ou HTTP) : . Entrez smtp.gmail.com dans le champ Serveur demessagerie pour courrier sortant (SMTP) : .8. Cliquez sur Suivant.9. Entrez votre nom d'utilisateur Gmail ("@gmail.com" compris) dans le champNom du compte Entrez votre mot de passe Gmail dans le champ Mot de passe :et cliquez sur Suivant.10. Cliquez sur Terminer.

    11. Mettez en surbrillance pop.gmail.com sous Comptes et cliquez surProprits.12. Cliquez sur l'onglet Avanc.13. Fournissez les informations suivantes :*Sous Courrier sortant (SMTP), cochez la case Ce serveur ncessite uneconnexion scurise (SSL).

    Sous Courrier entrant (POP3), cochez la case Ce serveur ncessite uneconnexion scurise (SSL). Le port est remplac par 995.

    14. Cliquez sur OK.

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    Etapes de ConfigurationdOutlook Dmarrer>>Microsoft Office>>Outlook

    Cochezici

    7

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    Etapes de ConfigurationdOutlook

    Cochezici

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    Etapes de ConfigurationdOutlook

    9

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    Etapes de ConfigurationdOutlook

    Accdez

    ici

    10

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    Serveur SMTP et POP

    11

    A quoi sert un serveur SMTP ?Le serveur SMTP sert envoyer les mails sur lerseau local ou sur Internet. En rgle gnrale, vousutilisez le SMTP que propose votre FAI (Fournisseur

    dAccs Internet) et non celui de votre hbergeur.

    A quoi sert un serveur POP ?Un serveur POP assure la rception et la

    consultation des messages. Le protocole POP3 grel'authentification. Cest--dire la vrification des nomsd'utilisateurs et des mots de passe.

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    - Je dispose d'un e-mail Gmail et je me rendschez un ami abonn chez Hotmail, commentpuis-je envoyer un e-mail ?

    En modifiant le serveur SMTP

    Lorsque vous disposez d'un compte e-mail chezun Fournisseur d'Accs Internet comme Hotmailou Gmail, vous devez modifier votre serveur(SMTP) pour envoyer des e-mails lorsque vousn'tes pas sur une connexion gre par votre FAI.Par contre si vous modifiez le serveur POP, vousne pourrez plus recevoir d'e-mails et vous neparviendrez toujours pas en envoyer !

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    Etapes de ConfigurationdOutlook

    Cochezici

    Et

    ici

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    Etapes de ConfigurationdOutlook

    Cochezici

    14

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    Etapes de ConfigurationdOutlook

    15

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    Modification /Installation de nouveaucompte

    Outils>>Options..>>Onglet Messagerie>>Comptes de la messagerie

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    Courriers

    Gestion de la messagerie

    Cration des signatures

    Classement des messages

    Envoie de rponses

    automatiques17

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    Gestion de la messagerie Envoyer / Rpondre (Objet : RE:)/ Transfrer (Objet

    :TR:) des messages avec PJ (fichiers, carte visite,calendrier..)

    La fonction Supprimer ne signifie pas que vous allez

    dtruire dfinitivement votre e-mail. Il serasimplement plac dans la Corbeille du logiciel et vouspourrez le restaurer tout moment.)

    Envoie en copies conformes / copies invisibles

    Appliquer une priorit haute/faible au message ! Marquer des messages avec des indicateurs

    Demander une confirmation de rception/lecture

    Trie des lments envoys par Objet/Date/PJ

    Trie du dossier Bote de rception par Expditeur.18

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    Utilit du brouillon

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    Le mode brouillon est avant tout utile pourconserver un message que je n'ai pas le tempsde finaliser. Il permet galement de reporter unenvoi que je souhaite diffrer. Si je souhaite

    disposer d'un modle, je peux utiliser lessignatures

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    Formes denvoies (, Cc, Cci) : Liste des destinataires cc copie conforme/carbone : Pour infos, personnes non

    directement destinataires du mail. En gnral,aucune rponse nest exige.

    ccc copie conforme cache ou cci copie carbone invisible: ledestinataire direct ne voit pas que le mail est envoy uneautre personne qui est en ccc. On envoie le mail quelqu'unsans que le destinataire direct le sache. Il est gnralement

    recommand lors de l'envoi de mail de nombreusespersonnes de les mettre en Copie Carbone Invisibleafind'viter qu'un des destinataires ne rponde tout le monde oubien ne constitue une liste d'adresses.

    20

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    Formes denvoies (, Cc, Cci)

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    Exemple : On envoie un tat d'avancement du PFE

    lencadrant acadmique pour avoir

    dventuelles remarques (c'est le destinatairedirect: A)

    On envoie le mme message en cc pourlencadrant industriel pour qu'il suive la

    conversation et une ccc pour nous mme (une autre

    adresse) pour s'assurer que le mail a t bienenvoy

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    Recommandations Confirmer la rception dans les cas importants Extraire et stocker les pices jointes la rception

    Supprimer rgulirement les fichiers qui encombrentinutilement le serveur

    Exemple de mails conserver les changes contractuels (acceptation de la proposition,

    autorisation de dmarrage), les changes internes avec le service commercial,

    les besoins du client (complment ou prcision dexigence), accus rception d une livraison validation, approbation des documents projets contractuels

    Tout mail envoy une adresse de messageriepersonnelle du hirarchique est rput inexistant. Enentreprise, tout est professionnel.

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  • 8/3/2019 Gestion messagerie

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    Abrviations communes au Mailingprofessionnel

    FYI : For Your Information FYA : For Your Action

    FYR : For Your Reference / For Your Records

    ASAP : As Soon As Possible COB : Close Of Business

    WRT : With Reference To

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  • 8/3/2019 Gestion messagerie

    24/37

    Cration de signatures

    Crez des signatures professionnelle et privecontenant votre nom et prnom, adresse et vosnumros de tlphone..

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  • 8/3/2019 Gestion messagerie

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    Classement des messages

    Crez dans la Bote de rception un dossiernomm Priv. Crez dans ce dossier deux sous-dossiers nomms Famille et Amis.

    Classer les messages manuellement

    Classer les messages automatiquement laidede rgles laide de lassistant Rgles et Alertespour ce: Courriers>>Outils>>Rgles etAlertes>>Nouvelle rgle>>Suivre lassistant

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    Rponse d'absence du bureau

    Si on dispose dun compte de messagerie ExchangeServer Outils>>Gestionnaire d'absence du bureau

    Sinon, Crer un modle de rponseFichier>>Nouveau>>Message>>Taper le contenu du

    message Enregistrer sous Modle Outlook *.oft tout en

    nommant le modle (Rponse-absence)

    Crer une rgle pour envoyer une rponse

    automatique aux nouveaux messages:Outils>>Rgles et Alertes>>Nouvelle rgle>>Etape1: Dmarrer partir dune rgle vide>>Vrifier lesmessages leur arrive>>Condition1: Dont je suis le

    destinataire unique+Condition2: Reu dans unela e de date s cifi ue>>Action: R ondre en26

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    Contacts

    Cration dun contactCration dune liste de

    distribution

    Classement des messages

    Envoie de rponses27

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    Cration dun contactMthode 1 :Nouveau >> Contact >> Saisir les coordonnes

    Mthode 2 :

    1- Depuis la bote de rception, slectionnez unemail reu.

    2- Dplacez cet email depuis la bote de rceptionvers la zone "Contacts".

    3- Remplissez correctement les champs "Titre","Prnom" et "Nom"

    5- Cliquez sur "Enregistrer et Fermer".

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    Cration dune liste dedistribution

    1- Crez 3 contacts dune mme socit (mmepage web)

    Pour ce, Crez le premier contact et cliquerNouveau contact dans la mme socit pourajouter les 2 autres

    2- Crez une liste de distribution contenant les 3personnes travaillant chez cette mme socit.(Nouveau >> Liste de distribution >> Slectionner

    les membres et nommer la liste)

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  • 8/3/2019 Gestion messagerie

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    Affichage du Calendrier

    Personnalisez laffichage par jr/sm/mois Affichez une date / priode prcise

    Affichez simultanment 3 jours non successifs

    Ajouter un second fuseau horaireOutils>>Options>>Options du calendrier>>FH

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  • 8/3/2019 Gestion messagerie

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    Planification des runions

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    Planifier une runion Fichier>>Nouveau>>Demande de runion>> Saisir lemplacement,Salle, Participants, Heure dbut/fin ou activer lacase cocher journe entire(trouver les plages

    de temps vides avec lassistant planification),rgler la priodicit

    Mettre jour des runions

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    Exercices

    1-Messagerie/CC/Signature/PJ

    2- Rponse/Classementautomatique

    3- Planification de Rendez-33

  • 8/3/2019 Gestion messagerie

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    Exercice 1

    Crez un message votre professeur, avec copieconforme vos amis. Insrez votre signatureprofessionnelle. Insrez nimporte quelle picejointe ainsi que la carte d'un contact. Demandez

    un accus de rception. Envoyez le message.

    [email protected]

    m

    34

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    Exercice 2

    Vous tes le charg de recrutement dans uneentreprise , et le trie des candidatures compteparmi vos missions.

    Concevez une bote spcialement ddie aux

    candidatures

    Editez une rponse automatique de confirmationde rception et de remerciement toutecandidature entrante

    Editez un classement automatique par rfrencedoffre demploi en objet

    Testez loprationnalit de votre opration

    35

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    Exercice 3

    Crez un rendez-vous priodique que vousprogrammerez le mardi de chaque semaine compterde la semaine suivante et ce pendant 4 semaines. Lecontenu de ce rendez-vous priodique doit tre le

    suivant:- l'objet du rendez-vous priodique est "Sance de

    travail".- l'endroit o doit se drouler le rendez-vous est "mon

    bureau".- l'heure de dbut du rendez-vous est "9h" et l'heure defin est prvue "10h30".

    - Configurez un rappel de 10 minutes avant l'heure dudbut du rendez-vous.

    - Invitez des participants y compris votre professeur36

  • 8/3/2019 Gestion messagerie

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    Exercice 4

    1. le 1/11/2011 17h, un ami passera la radio,pendant une demi-heure. Vous aimeriez l'coutergrce au poste de radio du bureau. Crez un rendez-vous.2. Votre prochain cours d'informatique commence le07/11/2011 de 9h 11h. Il y aura en tout 5 leons quiauront lieu une semaine sur 2. Crez un rendez-vouspriodique.3. Le passage la radio de votre ami est avancd'une heure. Modifiez le rendez-vous.4. La dernire sance du cours d'informatique est

    repousse d'une semaine. Modifiez la date de ladernire leon.5. Vous avez reu une invitation pour le Salon de laPublication a lieu du 12 et 13/11/2011. Convertissezle message en RDV en glissant le message sur lecalendrier.

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