EVENTI COI SOCIAL MEDIA L’importanza di integrare Social Media ai vostri eventi e stringere mani!

Andrea Alfieri@GeomAlfieri

Gestione Social di un EventoGestione Social di un Evento

Quali opportunità?Quali opportunità?

“Ricorda che una stretta di mano vale molto più che cento “Like” sulla tua pagina Facebook”.

Social media amplificano la velocità, l'intensità e il diluvio di informazioni.

Rendono pressoché impossibile consolidare veramente relazioni. Difficile l’umanizzazione di dialoghi (relazioni personali). Difficile la connessione significativa, la fidelizzazione. Difficile la fiducia tra persone e brand.

Evento:Opportunità di creare e consolidare relazioni significative, e perseguire

degli obiettivi concreti, misurabili e significativi.

Tutto nasce da un’idea Tutto nasce da un’idea

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Un’idea deve divenire realizzabile Un’idea deve divenire realizzabile

LEARNING EDUCATI

ON NETWORK

Ogni evento ha 4 fasiOgni evento ha 4 fasi

Standardizzare: modularità del servizioStandardizzare: modularità del servizio

Le 4 figure fondamentali in un Social Media team

Standardizzare:Standardizzare:fasi, competenze e professionalitàfasi, competenze e professionalità

Il modello è semplice e trae ispirazione dalle imprese eroiche dell’A-TEAM

Schieriamo in campo quindi 4 profili professionali per le 4 fasi cruciali dell’evento, ognuno con competenze e responsabilità specifiche, ma in grado di operare insieme in perfetta sintonia:

1. Hannibal - PLAN (pianificazione)2. Sberla - BUZZ (Community, lancio e promozione) 3. PA Baracus - LIVE (diretta social)4. Murdock - FOLLOW UP (resoconto dell’esperienza)

Lo StrategaLo Stratega

HANNIBAL: Studia e pianifica la strategia dell’evento definendo obiettivi, risorse e kpi (indicatori di performance) da raggiungere

Competenze: Project management, Analisi, visione,

esperienza pregressa con eventi, gestione cliente, capacità di presentazione, definizione obiettivi e KPI, conoscenze canali e dinamiche social, ottima reputazione e doti di leadership, teamwork, capacità di storytelling, listening, gestione ed organizzazione risorse, contrattualistica, negoziazione

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Cosa fa Lo Stratega?Cosa fa Lo Stratega?

HANNIBAL SMITH:Con intervento spot e supervisione continuata in appoggio al community manager. Colui che individua la strategia social

È la mente ingegnosa, il leader carismatico ideatore dei piani con cui l’A-Team porta a compimento le sue imprese. Coordina l’intero processo di socializzazione dell’evento ed è responsabile del raggiungimento dei KPI previsti e del follow up di progetto oltre che del rispetto dei tempi previsti e dei rapporti con eventuali fornitori. Per tale grado di responsabilità, è anche colui che prende decisioni in ultima istanza.

Cura il BRIEFINGSi interfaccia al cliente, raccogliendo tutte le informazioni utili per l’elaborazione della strategia che affinerà con tutti i membri del team.

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ANALISYSAnalizza il contesto, scruta il nemico (competitor), intercetta il target e le sue conversazioni in rete, identificando opportunità e minacce che potrebbero ostacolare l’ottimale riuscita dell’evento.

STRATEGYSulla base delle valutazioni SWOT, dei risultati ottenuti dal listening e delle indicazioni fornite dal brief, definisce nel dettaglio ogni operazione da svolgere, tenendo conto degli obiettivi, delle tempistiche e delle risorse richieste e disponibili.

L’outcome di questo processo, è un documento progettuale dettagliato con allegato un piano editoriale, ed ogni specifica sulle operazioni di follow-up successive. L’hashtag, key referenziante scelta in questa fase, farà da filo conduttore dell’intera strategia social.

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Cosa fa Lo Stratega?Cosa fa Lo Stratega?

Il SeduttoreIl Seduttore

SBERLA: Si infiltra in diversi contesti social e col suo savoir fair, incuriosisce e conquista attenzioni per promuovere nel modo più efficace l’evento.

E’ il responsabile della Fase 2 BUZZ

Competenze: Strategy & Content, community engagement and

management, Reputation management, Crisis Management, Piani Editoriali social media, capacità di approcciare VIP e Influencer, Conoscenze dinamiche Press, Copywriting pre-evento, Copywriting post-evento, formatore e animale da palco.

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Cosa fa il Seduttore?Cosa fa il Seduttore?

Risorsa interna dedicata a tutta la gestione quotidiana e continuativa del piano di social media marketing, con la supervisione dello stratega e un rapporto diretto con grafico e sviluppatore.

Conosce (o si studia per bene) l’azienda e le dinamiche in cui si inserisce.

Lavora a stretto contatto con HANNIBAL ed è il responsabile esecutivo della fase di buzz.

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Cosa fa il Seduttore?Cosa fa il Seduttore?

Ci sa fare con le parole, le utilizza infatti, come armi di seduzione per catalizzare attenzione e interesse verso l’evento.

Sa inserirsi in molteplici contesti social ed alimentare conversazioni, ha infatti maturato esperienza in attività di community infiltration ed è un diplomatico community manager che ha già gestito progetti di comunicazione complessi.

È presente ed attivo su Instagram, Twitter, Facebook e G+ ed ha una community a seguito di almeno 1000 follower su Twitter, 500 su Facebook e 600 su Instagram.

Ha un blog ed è competente in editing e grafica.

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Il PicchiatoreIl Picchiatore

PA BARACUS: Si lancia nel vivo dell’esperienza documentandola in tempo reale e sferra tutta la sua abilità di storyteller per coinvolgere emotivamente il pubblico.

E’ il responsabile della Fase 3 LIVE

Competenze: Abilissimo e rapido nell’utilizzare Social networks,

fotografia reflex professionale e smartphone, video maker, behind the scene (documentazione “the making of..”) twitter, Instagram, live posting, storify, back-stages, pubblicazione in real time, creazione e gestione photo album, contest management

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Cosa fa il Picchiatore?Cosa fa il Picchiatore?

Se Hannibal è la mente, lui è il braccio forte dell’A-Team, l'attore principale nella fase live. Nessuno gli impedirà mai di entrare nel backstage dell’evento, carico di fotocamere, smartphone e di ogni tipo di attrezzatura tecnologica che gli sarà utile per documentare in tempo reale ciò che accade.

Con le sue abilità di social media manager e storyteller saprà scuotere la community dell’evento, coinvolgerla attivamente ed emotivamente, aumentando il reach dei canali.

Ha già avuto esperienze da socializer e gestisce attivamente account Instagram, Twitter, Facebook e G+. Ha almeno 1000 follower su Twitter, 650 su Facebook e 600 su Instagram, e nessuno di questi osa contraddirlo.

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Cosa fa il Picchiatore?Cosa fa il Picchiatore?

“SOCIAL FAN CARE”Nelle ore che precedono l’inizio dell’evento, offre un supporto concreto al pubblico: info logistiche ed assistenza.

BACKSTAGERacconta l’attesa e ciò che accade dietro le quinte, raccogliendo foto, video, e interviste ai protagonisti dell’evento.

LIVECoglie i momenti più salienti dell’esperienza in corso di svolgimento. Catalizza l’interesse e l’entusiasmo dei partecipanti che non sono solo spettatori ma a loro volta storyteller: condividono immagini, video, emozioni, divulgando spontaneamente il brand

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Il CreativoIl Creativo

MURDOCK: Realizza un résumé creativo con le storie, le foto e i video raccolti, con uno sguardo ai risultati conseguiti, ai legami instaurati e ai traguardi futuri.

Cura ogni aspetto tecnico e logistico. Sa dunque utilizzare action cam, radio portatili, app, fra un battibecco e l’altro con PA. Se la cava benissimo anche con Photoshop ed Illustrator, e da abile videomaker è il regista finale di ogni successo della squadra.

E’ il responsabile della Fase 4 FOLLOW-UP

Competenze: Logistics, connectivity, filming, recording, streaming, right

of use, disclaimer, service, graphics, post production, video editing, equipment & technical support

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Cosa fa il Creativo?Cosa fa il Creativo?

Folle, poliedrico e creativo, è la ciliegina sulla torta di ogni impresa A-Team!

RÉSUMÉ DELL’ESPERIENZAAd evento concluso, elabora il materiale fotografico e video raccolto. Mette insieme anche tutte le conversazioni e le storie che la rete ha generato e che sono referenziate dall’hashtag scelto in partenza. Uno sguardo ai risultati, ed ecco il resoconto di tutta l’esperienza.

LOGISTICASi occupa dello streaming, della connettività, dei processi di registrazione e di tanti altri aspetti tecnici che contribuiscono alla perfetta riuscita dell’evento.

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Cosa fa il Creativo?Cosa fa il Creativo?

FOCUS SUI PARTECIPANTIA fari spenti avrà ancora molto da fare per mantenere vivi i legami instaurati coi partecipanti: dovrà ad es. premiare i vincitori di un contest, invitare tutti i followers dell’evento a taggarsi in album, o a caricare in appositi spazi foto o video che documentano la loro partecipazione, enfatizzando così l’esclusività di quell’esperienza (“I was there”).

GESTIONE DATI: Se sono state raccolte email in fase di registrazione, dovrà

procedere, come dettagliato nel plan, all’invio di una newsletter di ringraziamento che invita tutti gli iscritti, a tenersi informati sulle future edizioni dell’evento.

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Standardizzare:Standardizzare:attrezzatura e modalità d’usoattrezzatura e modalità d’uso

App smartphone/tablet Fotocamera e Videocamera digitale Storytelling e mobilità Video e photo Editing Uso dei Social network Regole Branding, Tone & language Websites, landing pages, Area

Registrazione Connettività, Streaming

Standardizzare:Standardizzare:KPI e risultati misurabiliKPI e risultati misurabili

Misurabilità KPI SocialMisurabilità KPI Social

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Reach

Reach è il numero di individui o account unici che hanno avuto la

possibilità di vedere un certo oggetto sociale. É un dato netto nel

senso che considera la persona e non le volte che ha visto il contenuto,

magari da più dispositivi.

Engagement

Engagement

il grado interazione e coinvolgimento degli utenti che seguono i brand su

Facebook o altri social network

il grado interazione e coinvolgimento degli utenti che seguono i brand su

Facebook o altri social network

Conversion

Il conversione rate [o tasso di conversione] è la percentuale di

visitatori unici di un sito o landing page che hanno compiuto l’azione [call to action] presente sul sito

stesso

Impression

Impression rappresenta il numero di volte che un certo oggetto sociale (post, tweet, foto, video) ha avuto la possibilità di essere visto da un certo pubblico. Esprime un valore potenziale, potremmo dire lordo, nel senso che non tiene

conto della frequenza del messaggio pubblicato, dei metodi di visualizzazione dello stesso, della duplicazione dell’audience. Esempio: se il brand X che ha

100.000 follower scrive due tweet, il numero di impression è dato dalla moltiplicazione di due per il numero dei suoi follower ossia 200.000. Se poi

viene retwittato da un account che ha 50.000 follower, il numero di impression salirà a 250.000

Unique Impression

Unique Impressions che non considera le duplicazioni di audience. Esempio: se il brand X che ha 100.000 follower scrive due tweet, il numero di unique

impression è 100.000.

TrafficTraffico su un sito od una landing page generato dalle interazioni sui social

network

Leads

Raccolta di dati profilati (indirizzi email, collegamenti business profilati, Linkedin, cv, gruppi Linkedin). Si tratta di un lavoro qualitativo (non quantitativo)

contatti considerati interessanti per l'azienda per sviluppare business. Ad esempio, Si lavora sia in ambito di registrazione per-evento ma anche in loco. Si

possono creare App o web app o siti specializzati.

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Altri KPI da considerareAltri KPI da considerare

Online purchases Incremento acquisti online da landing page specifica e tracciata

Filled-out contact form

Acquisizione dati mediante iscrizione volontaria e accettazione della privacy (aree registrazioni, newsletter etc)

Link clicks Numero di utenti che cliccano su un determinato pulsante, link

Newsletter signups

Acquisizione dati mediante iscrizione volontaria e accettazione della privacy (aree registrazioni, newsletter etc)

PDF downloadNumero di download (scaricamenti) di file o materiale

multimedialeVideo views Numero di visualizzazioni di un contenuto video

Social mentionSocial Mention è una piattaforma che aggrega contenuti "user generated" su più di 80 piattaforme social in rete. Questo dato

determina la Social interaction

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Altri KPI da considerareAltri KPI da considerare

Standardizzare:Standardizzare:gestione cliente e reportisticagestione cliente e reportistica

Google Alert & Google Analytics WolframAlpha

http://www.wolframalpha.com/input/?i=facebook+report

Hootsuite http://hootsuite.com/ TweetDeck http://tweetdeck.com/ Tagboard https://tagboard.com/ Facebook Insight Twitter counter

http://twittercounter.com Statigram http://statigr.am/ Topsy http://topsy.com/ Mention http://www.socialmention.com/ Klout http://klout.com

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3 parole da tener bene a mente - #13 parole da tener bene a mente - #1

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3 parole da tener bene a mente - #23 parole da tener bene a mente - #2

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Network Community professionaleNetwork Community professionalereciprocità, regole chiare, fiducia e rispettoreciprocità, regole chiare, fiducia e rispetto

Manifesto Divertimento ma risultatiFormazione continuaVisibilità Brand personaleLavoro su base meritocraticaSolo con requisitiReciprocità e fiduciaSpecial treats - Regali/CadeauDisponibilità a Potenza di fuoco

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Puoi candidarti!

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Checklist: Prima di Partire… Checklist: Prima di Partire…

Idealmente entro 3 settimane dell’evento:• Creare Team Evento (chi fa cosa)• Confermare Venue (dove)• Confermare speakers (chi e cosa)• Confermare ospiti (chi e per cosa)• Finalizzare Programma • Area iscrizioni online• Definire Catering • Definire attività correlate (video, foto, materiali etc)• Definire Team tecnico per sopralluoghi (WI.FI., connessione web,

mobile)• Preparare materiale divulgativo offline (press, news, locandine)• Definire area Accoglienza Evento (chi –cosa – dove)

Linkografia Casi studio:Linkografia Casi studio:

FacebookCoca Cola (timeline) https://www.facebook.com/cocacola Fanta (contenuti) https://www.facebook.com/fanta Disney (emozioni) https://www.facebook.com/Disney GFF (copertina integrate con immagine profilo)https://www.facebook.com/GiffoniExperience Linea D’Ombra (manca copertina) https://www.facebook.com/lineadombrafestival Ravello Festival (profilo e pagina, copertina, contenuti, nome url)https://www.facebook.com/ravellof https://www.facebook.com/pages/Ravello-Festival/252680548091039 Ferrero Rocher (pagina inattiva) https://www.facebook.com/FerreroRocher Anni 60 Produzioni (contenuti) https://www.facebook.com/anni60produzioni Barilla (policy) https://www.facebook.com/Barilla/app_141925492543612

Twitter#meetfs (giugno 2012)https://twitter.com/x_marlene_x/status/215441427864358912 https://twitter.com/MatteoBianx/status/215439045407416320 https://twitter.com/federchicca/status/215396445841399808 https://twitter.com/FranMattia/status/304962554684399616 #mcdstories (gennaio 2012)#trombati di Palazzo Chigihttp://www.repubblica.it/speciali/politica/elezioni2013/2013/02/26/foto/tweet-gaffe_di_palazzo@infoatac (customer care) https://twitter.com/InfoAtac InstagramAnni 60 http://www.instagram.com/anni60produzioni Tuscanygram http://instagram.com/tuscanygram Rugbygram http://www.rugbygram.com/ Aversagram http://www.aversagram.it/

Linkografia Casi studio:Linkografia Casi studio:

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